Crew-OS

Crew-OS ist eine webbasierte Komplettlösung für Betriebe mit Schichtpersonal, die Planung, Arbeitszeiterfassung, Personalunterlagen und die Vorbereitung der Lohnabrechnung in einem System zusammenführt – vom Einladungslink für neue Mitarbeitende bis zum Abgleich der Überweisung mit dem Kontoauszug. Die wichtigsten Kernfunktionen: - Dienstplanung: Wochenpläne mit frei definierbaren Bereichen, offenen Schichten und Skill-Abgleich; Teams melden Verfügbarkeiten und tauschen Dienste untereinander, genehmigte Abwesenheiten sperren die Einteilung automatisch. - Arbeitszeitgesetz-Prüfung: Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Pausenpflichten werden bei Planung und Stempelung kontrolliert, Abweichungen lassen sich dokumentieren. - Zeiterfassung: Stempeln per iPad-Terminal mit persönlichem Code und optionalem Live-Foto, per Smartphone-App mit zuschaltbarer Standortprüfung oder im Browser; das Terminal arbeitet auch offline und überträgt Buchungen später automatisch. - Nachträge und Nachvollziehbarkeit: Vergessene Buchungen werden mit Freigabe nachgetragen, jede Änderung bleibt in einer lückenlosen Historie sichtbar. - Urlaub und Abwesenheiten: Anträge, Genehmigungen, Krankmeldungen und Sonderurlaub inklusive Wirkung auf das Monatssoll und Übersicht über den Resturlaub. - Digitale Personalakte: Arbeitsverträge aus eigenen Vorlagen, Personalfragebögen, Pflichtunterlagen mit Ampelstatus, Ablaufhinweise für befristete Dokumente sowie digitale Unterweisungen und Belehrungen. - Monatsabschluss und Lohnvorbereitung: Stundenkonten, Zuschläge, Boni, Vorschüsse und Sachbezüge werden zusammengeführt, Mitarbeitende bestätigen ihre Stundennachweise digital, anschließend folgt der DATEV-Export für den Steuerberater. - Lohnabrechnungen und Kontoabgleich: Fertige Abrechnungen werden zurück ins System importiert und persönlich bereitgestellt; per Kontoauszug-Import lässt sich prüfen, ob Zahlung und Soll übereinstimmen, SEPA-Dateien für Abschlag und Restzahlung sind möglich. - Standorte, Rollen und Zusammenarbeit: Mehrere Standorte mit eigenen Plänen und Terminals, abgestufte Rechte für Administration, Standortleitung und Team sowie ein integrierter Team-Chat mit Aufgaben und Checklisten. - Trinkgeld und Kassenabschluss: Zählprotokoll am Abend, Umschlagverwaltung mit Vier-Augen-Prinzip und faire Trinkgeldverteilung nach Stunden, Prozent oder Kopfzahl. Crew-OS ist im eigenen Betrieb des Herstellers Doc Phone GmbH aus Darmstadt entstanden und richtet sich an Unternehmen ohne eigene Personalabteilung, typischerweise mit etwa 5 bis 250 Mitarbeitenden und vielen Teilzeit-, Aushilfs- und Minijob-Kräften. Typische Einsatzfelder sind Gastronomie, Hotellerie, Bäckereien, Catering und Events, Einzelhandel, Fitness- und Freizeitbetriebe sowie Friseur- und Beauty-Salons. Die Lösung hilft dabei, Arbeitszeiten prüffest zu dokumentieren und Entgeltunterlagen rechtzeitig vor der Pflicht zur elektronischen Führung ab 2027 digital vorzuhalten.