Dieser Marktbericht bündelt die wichtigsten Erkenntnisse zur HR-Software für KMU in Deutschland: Preisbänder, Funktionsschwerpunkte, Anbieterauswahl und konkrete Empfehlungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen – vom Micro-Business bis zum international wachsenden Mittelständler. Grundlage ist eine strukturierte Datenerhebung mit >100 Funktions-IDs je Anbieter (eigene Datenbank, 2025), ergänzt um öffentlich verfügbare Preis- und Produktinformationen.
Wenn du die Auswahl direkt angehen willst, empfehlen wir unseren Leitfaden zur HR-Software-Auswahl sowie die Übersicht der HR-Software-Funktionen. Für generelle Softwareauswahl (auch jenseits von HR) lohnt zudem find-your-software.de und für ERP-Fragen der Find-Your-ERP Blog.
Datenbasis & Methodik
Unsere HR-Software für KMU-Analyse basiert auf einem strukturierten Vendor-Datenmodell für den deutschen Markt (eigene Datenbank, Stand: 23.08.2025). Pro Anbieter erfassen wir Funktionsabdeckung (100+ Funktions-IDs), Zielsegmente nach Mitarbeitendenzahl, Branchenfokus, Preislogiken, Integrationen (z. B. DATEV, SSO/SCIM, Webhooks), Sicherheits- und Compliance-Aspekte sowie Kontaktdaten. Öffentliche Preis- und Produktseiten wurden ergänzend herangezogen und im Bericht verlinkt (Auswahl siehe Quellen).
- Funktions-IDs: Recruiting/ATS, Core HR & Digitale Personalakte, Zeit & Abwesenheit, Onboarding, Payroll-Export/-Hub, Performance/Learning, Analytics.
- Marktfokus: DACH, EU, Global; Zielgrößen: 1–50, 51–250, 251–1000, 1000+ Mitarbeitende.
- Preise: modulare Abrechnung (PEPM), Staffeln und Grundgebühren; Setup/Enablement separat.
Marktüberblick: Segmente, Preise, Funktionen
Der KMU-Markt ist heterogen, aber klar fokussiert: 65 % der Anbieter adressieren Micro/kleine Unternehmen (1–50 MA), 85 % den Kernbereich 51–250 MA, 45 % zielen auf 251–1000 MA, und 25 % bedienen zusätzlich Enterprise-Anforderungen (1000+). Preislich reichen die Einstiegsangebote typischer KMU-Lösungen von 0,50–4,00 € pro Nutzer/Monat, Mid-Tier von 4,00–15,00 €, Suites von 15,00–50,00 €; typische Setup-/Schulungspakete liegen zwischen 1.550–4.480 € (eigene Datenbank, 2025).
Öffentliche Preisangaben stützen diese Spannen exemplarisch: HRworks führt 9,90 € pro Nutzer/Monat zzgl. Grundgebühr aus (ab 20 Nutzer, keine Mindestlaufzeit). HRlab weist modulare Preise u. a. für „Core“ mit 5 €/Nutzer/Monat (min. 20) aus. Anbieter mit sehr niedrigem Einstieg für Teilmodule (z. B. Abwesenheit/Zeiterfassung) ergänzen den Markt; absence.io hebt günstige modulare Tarife und Integrationen (Google/Microsoft/Slack, SSO/SCIM) hervor.
International wachsende KMU benötigen oft EOR-/Global-Payroll-Funktionalität: EOR-Preise liegen branchenweit um 599 USD/MA (jährlich) – bestätigt u. a. von Deel und Remote.
Preisband & TCO: Was KMU realistisch budgetieren
Preise sind nur der Anfang. Für eine belastbare TCO-Betrachtung (3–5 Jahre) kalkulierst du neben Lizenzen auch Implementierung/Migration, Integrationen (z. B. DATEV), Enablement, Betrieb (Admin/Support) und mögliche Zusatztools (DMS, Signatur, iPaaS). Für KMU lohnt ein „Small-Start“-Ansatz: Kernmodule zuerst, Erweiterungen später – mit klaren Gateways (KPI/ROI).
- Lizenzen: je nach Suite/Modulen 0,50–50 € PEPM; Staffeln/Grundgebühren beachten (z. B. HRworks).
- Setup/Training: 1.550–4.480 € typisch (eigene Datenbank); Remote-Trainings sparen Reisekosten.
- Integrationen: E-Sign, SSO/MFA, SCIM, DATEV, Webhooks/iPaaS – Aufwand variiert je Tool-Landschaft.
- Betrieb: Admin- und Line-Owner-Zeit für Stammdatenqualität, Audit-Trail, Rollen/Reviews.
Tipp: Verlange bereits in der Auswahl Export-/API-Nachweise (z. B. Delta-Exports an DATEV, SCIM-Provisionierung, Webhook-Signaturen) – diese reduzieren Implementierungsrisiken und vermeiden teure Scope-Änderungen.
Top-Funktionen für KMU: Was wirklich wirkt
Im KMU-Kontext zahlen besonders fünf Bereiche auf Effizienz und Compliance ein. Wähle bewusst – weniger ist oft mehr, wenn Prozesse Ende-zu-Ende sauber laufen.
- Digitale Personalakte & Core HR: Pflichtfelder, Validierungen, Dublettencheck; revisionssichere Ablage; Aufgaben & Erinnerungen.
- Zeit & Abwesenheit: mobile Erfassung, Kontingente, Feiertagskalender, Zuschlagslogik; Plausibilisierung vor Payroll.
- Payroll-Export/Hub: Stichtage/Cutoffs, Vier-Augen-Prinzip, Delta-Exporte; DATEV-Integrationen/Exports.
- Recruiting/ATS: Kanäle, Multiposting, strukturiertes Screening, DSGVO-konforme Talente-Pools.
- Self-Services & E-Sign: Mitarbeiter- und Manager-Services, Onboarding-Drehbuch, digitale Signaturen.
Vertiefungen findest du im Blog (Auswahl): Onboarding, Stammdaten & Digitale Akte, Zeit & Abwesenheit, People Analytics & Reporting.
Empfehlungen nach Größe & Internationalität
Aus der Datenauswertung ergeben sich klare Startpunkte pro Segment. Nutze sie als Orientierung für deine Shortlist – final entscheidet der PoV mit deinen Szenen und KPIs.
So nutzt du die Empfehlungen
- Startpunkte, keine Endpunkte: Die genannten Tools sind bewährte Default-Optionen für das jeweilige Reifestadium.
- PoV first: Entscheide nach 30–60 Tagen Praxis („Proof of Value“) auf Basis echter Team-Szenen und Zahlen.
- Fit vor Feature: Datenmodel, Integrationen (DATEV/SSO/SCIM) und Admin-Ergonomie sind wichtiger als selten genutzte Features.
- Skalierbarkeit: Denke 12–24 Monate voraus (Teamwachstum, mehrere Standorte, Compliance), aber bezahle nicht für ungenutzte Tiefe.
Micro-Business (1–20 Mitarbeitende)
- Start klein: absence.io für Abwesenheit/Zeiterfassung (sehr günstiger Einstieg, modulare Erweiterung).
- Alternative: Calamari (Time-off/Time Tracking, schneller Start).
- Vorgehen: Digitale Akte & Self-Services „lean“ pilotieren; DATEV-Export vorbereiten.
PoV-Plan (0–60 Tage)
- Woche 1–2: Stammdaten bereinigen (Namen, Rollen, Kostenstellen), Urlaubsrichtlinien vereinheitlichen, einfache Rollen/Rechte definieren.
- Woche 3–4: Abwesenheiten & Zeiterfassung live für 1–2 Teams, erster DATEV-CSV-Export als „Trockenlauf“.
- Woche 5–8: Digitale Akte (Verträge, Bescheinigungen), Self-Service für Urlaubsanträge & Stundennachweise, Mini-Reportings (Fehlzeitenquote, Überstunden).
KPIs & Zielwerte
- Adoption Self-Service: >80 % Anträge digital nach 30 Tagen
- Payroll-Vorbereitung: <1 h/Monat Zeitaufwand, 0 Rückfragen von der Lohnbuchhaltung
- Fehlzeiten-Transparenz: Monatsreport automatisch <5 Minuten
Integrationen & IT
- DATEV-Export (Probeexport + Abnahme mit Steuerkanzlei)
- Kalender-Sync (Abwesenheiten), E-Mail-Benachrichtigungen
- Basis-Rollen (Admin, Führungskraft, Mitarbeitende); DSGVO: Aufbewahrungs- & Löschkonzept
Risiken & Gegenmaßnahmen
- „Excel-Reflex“: Früh konsequent nur noch im System buchen; zwei parallele Wahrheiten vermeiden.
- Chaos bei Regeln: Vor Go-Live Richtlinien festziehen (Urlaub, Überstunden, Krankheit, Homeoffice).
Kleine Unternehmen (21–50 Mitarbeitende)
- HRlab: deutscher DACH-Fit, modulare Erweiterung (Core, Time, Talent).
- HRworks: Suite mit Grundgebühr/Staffeln – transparentes, KMU-taugliches Modell.
- Vorgehen: End-to-End-Flows definieren (Hire→Onboarding→Pre-Payroll), KPI-Deck, Demo-Drehbuch.
PoV-Plan (0–90 Tage)
- Phase 1 – Core (0–30): Org-Struktur, Rollen/Standorte, Genehmigungsflüsse, Dokumentvorlagen (Onboarding-Paket).
- Phase 2 – Time/Expenses (31–60): Zeiterfassung, Reisekosten, Spesenrichtlinien; erste Monats-Pre-Payroll aus dem System.
- Phase 3 – Talent (61–90): Onboarding-Checklisten, Zielvereinbarungen, Feedback-Zyklen; einfache ATS-Anbindung falls vorhanden.
KPIs & Zielwerte
- Onboarding-Durchlaufzeit: <5 Tage bis „arbeitsfähig“
- Payroll-Korrekturen: <0,5 % der Datensätze pro Monat
- Reise-/Spesen-Durchlauf: >90 % in <7 Tagen genehmigt und abgerechnet
Integrationen & IT
- SSO/SCIM (Microsoft 365, Google Workspace) für Identity-Lifecycle
- DATEV-Schnittstelle (Strukturierung von Lohnarten, Kostenstellen, Personengruppen)
- Teams/Slack-Benachrichtigungen für Urlaubs- und Genehmigungsflows
Risiken & Gegenmaßnahmen
- „Feature-Creep“: Scope eng halten; klare „Wave 2“-Liste erstellen.
- Betriebsrat/Datenschutz: Frühzeitig unterrichten; TOMs, Zweckbindung, Löschkonzept dokumentieren.
Mittlere Unternehmen (51–250 Mitarbeitende)
- HRworks Standard/Advanced: breiter Funktionsumfang, DACH-Fokus.
- HiBob: modernes HRIS mit starker UX/Analytics (Preis via Angebot).
- Vorgehen: Integrationen (SSO/SCIM, DATEV) früh verproben; Reporting/BI-Exports klären.
PoV-Plan (0–120 Tage)
- Phase 1 – Architektur (0–30): Datenmodell, Rollen-/Rechte-Matrix, Mandanten/Standorte; Autoritätsmodell („Single Source of Truth“).
- Phase 2 – End-to-End-Flows (31–60): Recruiting→Onboarding→Core→Time→Pre-Payroll→DATEV; Ausnahmebehandlung definieren.
- Phase 3 – Analytics (61–90): Standard-Deck (Headcount, Turnover, Time-to-Fill, Abwesenheiten); BI-Export (CSV/ODBC/API).
- Phase 4 – Governance (91–120): Rollenrezension, Rezertifizierung, Löschläufe, Notfallprozesse.
KPIs & Zielwerte
- Time-to-Hire: –20 % ggü. Baseline innerhalb 2 Quartalen
- Reporting-Zeit: Monatsreport in <10 Minuten, 100 % automatisiert
- SSO-Abdeckung: >95 % der Nutzer im IdP gemappt; SCIM-Provisionierung fehlerfrei
Integrationen & IT
- Identity & Berechtigungen: SSO/SCIM, rollenbasierte Administration, Rezertifizierungsprozess
- Payroll: DATEV Lodas/LODAS/LODAS-Nachfolger oder Lohn & Gehalt – Mapping von Lohnarten
- BI/Datenaustausch: geplante Exporte, Webhook/API für Delta-Änderungen
Risiken & Gegenmaßnahmen
- Doppelte Datenhaltung: API-Policy („write in one, read in many“) festschreiben.
- Shadow-IT: Rollen klar trennen (HR vs. Finance vs. IT); Change-Log & Audit aktiv nutzen.
International wachsende KMU
- Deel/Remote: EOR/Global Payroll ab 599 USD/MA (jährlich) – ideal für erste Auslandsteams.
- Kombination: Lokale HRIS-Lösung für DE (z. B. HRlab/HRworks) + EOR-Plattform für Non-DE Teams.
- Vorgehen: Daten-/Prozesshoheit definieren (Truth Source), Rollen/Rechte global/ lokal trennen.
Operating-Model & Compliance
- EOR vs. lokale Entities: EOR für Speed & Risiko-Outsourcing; später ggf. Umzug auf eigene Gesellschaften.
- Worker Classification: Prüfpfade dokumentieren (Contractor vs. Employee), lokale Benefits/Leave-Regeln beachten.
- Datenresidenz: PII-Flüsse kartieren; Auftragsverarbeitungsverträge, TOMs, Transfer Impact Assessment.
PoV-Plan (0–90 Tage)
- Woche 1–2: Globales Rollenmodell (Global HR, Country Admin, Manager, Employee); Zugriffsdomänen je Land.
- Woche 3–6: Pilot mit 1–2 Auslandsteams (Onboarding, Payroll-Zyklus, Benefits); Wechselkurse & Vergütungsbänder definieren.
- Woche 7–12: Daten-Handover zwischen HRIS (DE) und EOR automatisieren, internes Playbook („Country Pack“) erstellen.
KPIs & Zielwerte
- Global Payroll-Pünktlichkeit: 100 % termingerecht, <0,3 % Korrekturen
- Time-to-Onboard (Cross-border): <15 Arbeitstage bis „Day-1-ready“
- Audit-Trail-Vollständigkeit: 100 % genehmigungspflichtige Änderungen protokolliert
Kostenrahmen & Vertragsgestaltung (Daumenregeln)
- Preislogiken verstehen: Pro-Mitarbeitenden-Gebühr, Modul-Aufpreise, Grundgebühr/Staffeln, Mindestabnahmen, Einmalige Implementierung.
- Transparenz schaffen: TCO über 36 Monate modellieren (Lizenz, Implementierung, interne Zeit, Integrationen, Wechselkosten).
- Kündigungs-/Ausstiegsklauseln: Datenexport (vollständig & maschinenlesbar), Migrations-Support, Preisfixierung & Indexierung.
Entscheidungs-Checkliste (1-Seiter)
- „Must-have“ vs. „Nice-to-have“ pro Prozess (Hire, Onboard, Core, Time, Travel, Pre-Payroll, Analytics)
- Datenmodell-Fit (Standorte, Kostenstellen, Rollen, Lohnarten) & Single Source of Truth
- Integrations-Pflicht (DATEV, SSO/SCIM, Kollaboration, ggf. ATS/BI)
- Security/DSGVO (Auftragsverarbeitung, TOMs, Löschkonzept, Audit-Trail)
- Change-Management (Training, Admin-Playbooks, Support-SLA, Rezertifizierung)
Red Flags
- Kein vollständiger Datenexport möglich oder proprietäre Sperren
- Unklare Lohnarten-Mappings / fehlende DATEV-Testläufe
- Fehlende SSO/SCIM-Unterstützung ab 50+ Mitarbeitenden
- Kein revisionssicherer Audit-Trail für Stammdatenänderungen
Hinweis: Für DACH-Unternehmen mit Mitbestimmung frühzeitig den Betriebsrat einbinden (z. B. technische Überwachung, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) und die Datenschutzfolgeabschätzung dokumentieren.
Anbieter-Profile (KMU-Fokus)
Alle Anbieter sind direkt verlinkt; Preise/Modelle entsprechen dem öffentlichen Stand zum 23. 08. 2025. Für verbindliche Angebote bitte beim Anbieter anfragen.
HRlab All-in-One HR (DACH)
Warum für KMU? Modulare Preislogik, starker Deutschland-Fit (z. B. DATEV), transparente Add-ons. Gute Wahl für Teams, die zügig mit Digitalakte, Self-Service und vorbereitender Payroll starten wollen.
- Preismodell (öffentlich): Compact 4 €/Nutzer/Monat; Core 5 €; Add-ons: Time & Absence 2 €, Talent 2 €, Recruitment 1 € (je mind. 20 Nutzer; Laufzeiten variabel).
- Integrationen: u. a. DATEV/ADDISON; API Import/Export, Reporting.
- Geeignet für: 20–250 MA; deutschsprachige Belege/Support.
HRworks (HR WORKS) Suite für KMU
Warum für KMU? Breites Funktionsspektrum (Personal, Zeit, Reisen, vorbereitende Lohnabrechnung) und keine Mindestlaufzeit. Transparentes, einfaches Lizenzmodell plus Grundgebühr.
- Preismodell (öffentlich): 9,90 € pro Nutzer/Monat (ab 20 Nutzern) + Grundgebühr (60 €/90 €/150 €/300 € je Staffel).
- Integrationen: vielfältige Schnittstellen, starker DACH-Fokus.
- Geeignet für: 20–300+ MA; kombinierte HR-Prozesse in einem Tool.
absence.io Module: Urlaub/Time/Personalakte
Warum für KMU? Sehr niedrige Einstiegskosten, „pick-what-you-need“-Module und Hosting in Deutschland. Ideal als leichter Einstieg oder als gezielte Ergänzung (z. B. nur Zeiterfassung).
- Preismodell (öffentlich): 1 Modul 2 €; 2 Module 3,50 €; 3 Module 5 € p. Nutzer/Monat; „absence Complete“ 8 €.
- Integrationen: Microsoft/Google/Slack, SSO/SCIM, offene API.
- Geeignet für: 5–250 MA; auch als Add-on zu bestehender HRIS.
Kenjo Deskless-& Schicht-Fokus
Warum für KMU? Besonders in Retail, Produktion, Healthcare im Einsatz (Schichtplanung, Kiosk/App). Preisfindung über Rechner/Angebot; kostenlose Testphase verfügbar.
- Preismodell: Preisrechner + Sales (variabel nach Umfang & MA-Zahl), keine belastbare „0 €“-Freemium-Liste; es gibt eine Testphase.
- Integrationen: u. a. DATEV, Workflows, E-Signaturen.
- Geeignet für: 25–500 MA; frontlinelastige Organisationen.
Timecount Workforce & Disposition
Warum für KMU? Starke Dispo-/Planungs-Fähigkeiten (Zeitarbeit, Pflege, Gastro, Security) mit mobiler Mitarbeiter-App, Tariflogiken, Bruttolohn-Exports.
- Preismodell: Preise auf Anfrage (Testzugang verfügbar).
- Integrationen: u. a. DATEV, REST-API, Exportpipelines.
- Geeignet für: 50–1.000+ MA; personalintensive Branchen.
Haufe (HR-Software) | Abacus Umantis DACH-Ökosystem
Warum für KMU? Breites Portfolio (digitale Personalakte, HR-Assistant/Chatbot, Talent/Recruiting), tiefer DACH-Fit, starker Content-/Lern-Backbone.
- Preismodell: Preis auf Anfrage (je nach Lösung/Modul).
- Integrationen: breite Landscape, E-Sign, Kollaboration, Payroll-Anbindungen.
- Geeignet für: 50–500+ MA; auch für wachsende Mittelständler.
Deel Global Hiring/EOR
Warum für KMU? Internationale Beschäftigung ohne eigene Landesgesellschaft; EOR/Payroll/Contractor aus einer Hand – ideal für erste Auslandsteams.
- Preismodell (öffentlich): Contractors ab $49; Global Payroll ab $29; EOR ab $599 p. MA/Monat (USD).
- Integrationen: internationale Compliance, lokale Benefits.
- Geeignet für: 10–500 MA mit Auslands-Setups.
Remote EOR & Global Payroll
Warum für KMU? Transparente EOR-Modelle, klares Pricing zwischen jährlicher Bindung und monatlicher Flexibilität – einfacher Einstieg in internationale Beschäftigung.
- Preismodell (öffentlich): EOR $599 (jährlich) bzw. $699 (monatlich) p. MA/Monat (USD); weitere Dienste optional.
- Integrationen: HRIS-Anbindungen, FX-Handling, lokaler Payroll-Support.
- Geeignet für: 10–400 MA mit internationalem Footprint.
HiBob (Bob) Modernes HRIS
Warum für KMU? Moderne UX, starke People-Analytics & Employee-Experience; oft bei dynamischen, wachsenden KMU im Einsatz.
- Preismodell: Preis auf Anfrage (Custom-Plan); zentrale Module inkl. Core HR.
- Integrationen: u. a. Payroll-Hub & viele Drittsysteme.
- Geeignet für: 50–500+ MA; skaliert mit Wachstum/Internationalisierung.
Calamari Time-off & Time Tracking
Warum für KMU? Schlank, schnell eingeführt, modulare Abrechnung (Time-off / Time & Attendance / Core HR). Eignet sich als Spezialtool oder Ergänzung.
- Preismodell (typisch): ab ~$2 (Time-off) bzw. ~$2.50 (Time & Attendance) p. User/Monat; Free-Trial verfügbar. (Regionale Abweichungen möglich.)
- Integrationen: Slack, Kalender, Mobile Apps, Exporte.
- Geeignet für: 5–150 MA; Teams mit klarem Fokus auf Zeit/Abwesenheiten.
So wählst du richtig: Von Shortlist bis PoV
Erfolgreiche HR-Software für KMU-Projekte starten mit klaren Outcomes (z. B. „First-time-right Pre-Payroll ≥ 99 %“, „Time-to-Onboard ≤ 10 Tage“, „Self-Service ≥ 70 %“). Daran koppeln wir Must-have-Szenen und eine Bewertungsmatrix – dann folgen Demo-Drehbuch (identische Daten!) und ein kurzer Proof-of-Value (2–4 Wochen) mit Export-/API-Qualitätsgates.
- Zielbild & KPI-Deck: 3–5 Outcomes mit Definition/Messung/Owner.
- Anforderungen & Matrix: Muss/Soll/Kann – je Szene prüfbar formuliert (Nachweis: Screen/Export/API).
- Demo-Drehbuch: identische Daten, Akzeptanzkriterien, Aufzeichnung, Fragenprotokoll.
- PoV: Testmandant, Admin-Tasks selbst, Exporte (z. B. DATEV), SCIM/SSO/Webhooks belegen.
Orientierung und Vorlagen: Leitfaden HR-Software-Auswahl und weitere Deep-Dives im Blog.
DATEV, DSGVO & Integrationen: Wichtige Hinweise
Für deutsche KMU ist die „Payroll-Kette“ entscheidend: Zeit/Abwesenheit → Pre-Payroll → Export (Delta/Stichtag) → Lohnlauf. Prüfe, ob dein Kandidat DATEV-Exports oder -Services (z. B. Lohnimport-/Lohnauswertungs-/Lohnergebnis-/Lohnaustauschdatenservice) unterstützt – viele Anbieter dokumentieren das transparent. HRworks und Factorial führen explizit den Lohnaustauschdatenservice bzw. LODAS-/LuG-Exporte an.
In internationalen Setups sind EOR/Global-Payroll-Preise/Modelle früh zu klären (Deel/Remote ab 599 USD). Für DSGVO/InfoSec empfehlen wir: AVV/TOMs, Subprozessorliste, Datenstandorte (EU), SSO/MFA, Audit-Trail, DSAR-Export, Lösch-/Sperrkonzepte. Nachweise sollten vor der Entscheidung geprüft werden.
Quellen & weiterführende Links
- HRlab Preise/Module (Core, Add-ons): hrlab.de/pricing.
- HRworks Preis & Grundgebühr (keine Mindestlaufzeit): hrworks.de/preise.
- absence.io Integrationen/SCIM/Slack: absence.io/pricing.
- Deel EOR Preise (ab 599 USD): deel.com/pricing.
- Remote EOR Preise (599/699 USD): remote.com/pricing.
- Umantis/Haufe Produktinfos: umantis.com.
- Calamari Produkt/Preise: calamari.io.
- Timecount Produktseite: timecount.com.
Mehr Kontext, Checklisten und Vorlagen: Leitfaden HR-Software-Auswahl, Find-Your-HR Blog, find-your-software.de (Allgemeine Softwareauswahl) und ERP-Blog.
