Dieser Marktbericht bündelt die wichtigsten Erkenntnisse zur HR-Software für KMU in Deutschland: Preisbänder, Funktionsschwerpunkte, Anbieterauswahl und konkrete Empfehlungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen – vom Micro-Business bis zum international wachsenden Mittelständler. Grundlage ist eine strukturierte Datenerhebung mit >100 Funktions-IDs je Anbieter (eigene Datenbank, 2025), ergänzt um öffentlich verfügbare Preis- und Produktinformationen.
Wenn du die Auswahl direkt angehen willst, empfehlen wir unseren Leitfaden zur HR-Software-Auswahl sowie die Übersicht der HR-Software-Funktionen. Für generelle Softwareauswahl (auch jenseits von HR) lohnt zudem find-your-software.de und für ERP-Fragen der Find-Your-ERP Blog.
Datenbasis & Methodik
Unsere HR-Software für KMU-Analyse basiert auf einem strukturierten Vendor-Datenmodell für den deutschen Markt (eigene Datenbank, Stand: 23.08.2025). Pro Anbieter erfassen wir Funktionsabdeckung (100+ Funktions-IDs), Zielsegmente nach Mitarbeitendenzahl, Branchenfokus, Preislogiken, Integrationen (z. B. DATEV, SSO/SCIM, Webhooks), Sicherheits- und Compliance-Aspekte sowie Kontaktdaten. Öffentliche Preis- und Produktseiten wurden ergänzend herangezogen und im Bericht verlinkt (Auswahl siehe Quellen).
- Funktions-IDs: Recruiting/ATS, Core HR & Digitale Personalakte, Zeit & Abwesenheit, Onboarding, Payroll-Export/-Hub, Performance/Learning, Analytics.
- Marktfokus: DACH, EU, Global; Zielgrößen: 1–50, 51–250, 251–1000, 1000+ Mitarbeitende.
- Preise: modulare Abrechnung (PEPM), Staffeln und Grundgebühren; Setup/Enablement separat.
HR Software für KMU: Marktüberblick
Der KMU-Markt ist heterogen, aber klar fokussiert: 65 % der Anbieter adressieren Micro/kleine Unternehmen (1–50 MA), 85 % den Kernbereich 51–250 MA, 45 % zielen auf 251–1000 MA, und 25 % bedienen zusätzlich Enterprise-Anforderungen (1000+). Preislich reichen die Einstiegsangebote typischer KMU-Lösungen von 0,50–4,00 € pro Nutzer/Monat, Mid-Tier von 4,00–15,00 €, Suites von 15,00–50,00 €; typische Setup-/Schulungspakete liegen zwischen 1.550–4.480 € (eigene Datenbank, 2025).
Öffentliche Preisangaben stützen diese Spannen exemplarisch: HRworks führt 9,90 € pro Nutzer/Monat zzgl. Grundgebühr aus (ab 20 Nutzer, keine Mindestlaufzeit). HRlab weist modulare Preise u. a. für „Core“ mit 5 €/Nutzer/Monat (min. 20) aus. Anbieter mit sehr niedrigem Einstieg für Teilmodule (z. B. Abwesenheit/Zeiterfassung) ergänzen den Markt; absence.io hebt günstige modulare Tarife und Integrationen (Google/Microsoft/Slack, SSO/SCIM) hervor.
International wachsende KMU benötigen oft EOR-/Global-Payroll-Funktionalität: EOR-Preise liegen branchenweit um 599 USD/MA (jährlich) – bestätigt u. a. von Deel und Remote.
Preisband & TCO: Was KMU realistisch budgetieren
Preise sind nur der Anfang. Für eine belastbare TCO-Betrachtung (3–5 Jahre) kalkulierst du neben Lizenzen auch Implementierung/Migration, Integrationen (z. B. DATEV), Enablement, Betrieb (Admin/Support) und mögliche Zusatztools (DMS, Signatur, iPaaS). Für KMU lohnt ein „Small-Start“-Ansatz: Kernmodule zuerst, Erweiterungen später – mit klaren Gateways (KPI/ROI).
- Lizenzen: je nach Suite/Modulen 0,50–50 € PEPM; Staffeln/Grundgebühren beachten (z. B. HRworks).
- Setup/Training: 1.550–4.480 € typisch (eigene Datenbank); Remote-Trainings sparen Reisekosten.
- Integrationen: E-Sign, SSO/MFA, SCIM, DATEV, Webhooks/iPaaS – Aufwand variiert je Tool-Landschaft.
- Betrieb: Admin- und Line-Owner-Zeit für Stammdatenqualität, Audit-Trail, Rollen/Reviews.
Tipp: Verlange bereits in der Auswahl Export-/API-Nachweise (z. B. Delta-Exports an DATEV, SCIM-Provisionierung, Webhook-Signaturen) – diese reduzieren Implementierungsrisiken und vermeiden teure Scope-Änderungen.
HR Software für KMU: Top-Funktionen und was wirklich wirkt
Im KMU-Kontext zahlen besonders fünf Bereiche auf Effizienz und Compliance ein. Wähle bewusst – weniger ist oft mehr, wenn Prozesse Ende-zu-Ende sauber laufen.
- Digitale Personalakte & Core HR: Pflichtfelder, Validierungen, Dublettencheck; revisionssichere Ablage; Aufgaben & Erinnerungen.
- Zeit & Abwesenheit: mobile Erfassung, Kontingente, Feiertagskalender, Zuschlagslogik; Plausibilisierung vor Payroll.
- Payroll-Export/Hub: Stichtage/Cutoffs, Vier-Augen-Prinzip, Delta-Exporte; DATEV-Integrationen/Exports.
- Recruiting/ATS: Kanäle, Multiposting, strukturiertes Screening, DSGVO-konforme Talente-Pools.
- Self-Services & E-Sign: Mitarbeiter- und Manager-Services, Onboarding-Drehbuch, digitale Signaturen.
Vertiefungen findest du im Blog (Auswahl): Onboarding, Stammdaten & Digitale Akte, Zeit & Abwesenheit, People Analytics & Reporting.
Empfehlungen nach Größe & Internationalität
Aus der Datenauswertung und Projekterfahrungen ergeben sich belastbare Startpunkte pro Segment. Nutze sie für deine Shortlist – die finale Entscheidung triffst du im praxisnahen PoV (Proof of Value) mit deinen Szenen, Daten und KPIs. Für den übergreifenden Auswahlfahrplan inkl. Vorlagen: Leitfaden zur HR-Software-Auswahl. Ergänzend für Markt- und Toolrecherche: find-your-software.de, ERP-Kopplung über find-your-erp.de, ESG-Reporting via find-your-esg.de.
So nutzt du die Empfehlungen
- Startpunkte, keine Endpunkte: Die genannten Tools sind bewährte Default-Optionen für das jeweilige Reifestadium – nicht „die“ Wahrheit.
- PoV first: 30–60 Tage echte Nutzung schlagen jede Funktionsliste. Entscheide anhand von deinen KPIs und Edge-Cases.
- Fit vor Feature: Datenmodell, Integrationen (z. B. DATEV, SSO/SAML, SCIM) und Admin-Ergonomie sind kritischer als selten genutzte Zusatzmodule.
- Skalierbarkeit mit Augenmaß: 12–24 Monate vorausschauen, aber keine Lizenztiefe bezahlen, die ihr nicht nutzt.
Micro-Business (1–20 Mitarbeitende)
- Start klein: absence.io für Abwesenheit/Zeiterfassung (schneller, günstiger Einstieg, modulare Erweiterung).
- Alternative: Calamari (Time-off & Time Tracking, sehr schneller Start ohne Implementierungsballast).
- Vorgehen: Digitale Akte & Self-Services „lean“ pilotieren; DATEV-Export vorbereiten; einfache Rollen/Workflows definieren.
| Kriterium | Empfohlener Start | Warum | Risiko bei Lücke |
|---|---|---|---|
| Abwesenheit & Zeit | absence.io / Calamari | SOFORT-Prozessentlastung, sauberer Urlaubs-/Zeit-Record | Excel-Drift, Streitfälle ohne Belege |
| Pre-Payroll | DATEV-CSV Trockenlauf | Früh Fehler finden (Lohnarten, Kostenstellen) | Korrekturschleifen, Mehrkosten Steuerkanzlei |
| Self-Service | Urlaub/Adresse/Bank | Datenqualität & Geschwindigkeit | HR als Bottleneck, Alt-Daten |
PoV-Plan (0–60 Tage)
- Woche 1–2: Stammdaten bereinigen (Person, Rolle, Kostenstelle), Urlaubsregeln vereinheitlichen, Basisrechte (Admin/Lead/Employee).
- Woche 3–4: Abwesenheit/Zeiterfassung live in 1–2 Teams; erster DATEV-CSV-Trockenlauf mit Steuerkanzlei.
- Woche 5–8: Digitale Akte (Verträge, Bescheinigungen), Self-Service Anträge, Mini-Reports (Fehlzeiten, Überstunden).
KPIs & Zielwerte
- Adoption Self-Service: > 80 % Anträge digital nach 30 Tagen
- Payroll-Vorbereitung: < 1 h/Monat, 0 Rückfragen der Lohnbuchhaltung
- Fehlzeiten-Transparenz: Monatsreport automatisch in < 5 Minuten
Integrationen & IT
- DATEV-Export: Probeexport + Abnahme mit Steuerkanzlei
- Kalender-Sync (Abwesenheiten), E-Mail/Teams-Benachrichtigungen
- DSGVO-Basics: Aufbewahrungs- & Löschkonzept, Rechte-Matrix (Minimalprinzip)
Risiken & Gegenmaßnahmen
- „Excel-Reflex“: Ab Go-Live nur noch im System buchen; Alttabellen einfrieren.
- Uneinheitliche Regeln: Richtlinien (Urlaub, Krankheit, Überstunden, Homeoffice) vor Go-Live finalisieren.
Kleine Unternehmen (21–50 Mitarbeitende)
- HRlab: HRlab (DE-Fokus), modular (Core, Time, Talent), pragmatische Admin-Workflows.
- HRworks: HRworks als Suite mit transparenter Staffelung; solide Reise-/Spesenprozesse.
- Vorgehen: End-to-End definieren (Hire→Onboarding→Pre-Payroll); KPI-Deck; Demo-Drehbuch mit 8–10 Szenen.
| Prozess | Minimal-Setup | Prüfpunkt | Abnahme |
|---|---|---|---|
| Hire→Onboarding | Checklisten, Doku-Templates | Day-1-Readiness < 5 AT | 3 Pilotfälle, 0 offene Tasks |
| Time/Expenses | Richtlinien, Genehmigungsbaum | > 90 % in < 7 AT | 3 Stichproben vollständig |
| Pre-Payroll | DATEV-Mapping, Cutoff-Tag | Fehlerquote < 0,5 % | Lohnbüro „grünes Licht“ |
PoV-Plan (0–90 Tage)
- Phase 1 – Core (0–30): Org/Standorte, Rollen, Genehmigungen, Dokumentpakete.
- Phase 2 – Time/Expenses (31–60): Zeiterfassung, Spesen; erste Monats-Pre-Payroll aus dem System.
- Phase 3 – Talent (61–90): Onboarding-Checklisten, Zielvereinbarungen, Feedback-Cycle; einfache ATS-Anbindung.
KPIs & Zielwerte
- Onboarding-Durchlaufzeit: < 5 AT bis „arbeitsfähig“
- Payroll-Korrekturen: < 0,5 % Datensätze/Monat
- Reise/Spesen: > 90 % in < 7 AT genehmigt & abgerechnet
Integrationen & IT
- SSO/SAML mit Microsoft 365/Google Workspace; SCIM für Provisioning
- DATEV-Schnittstelle (Lohnarten/Kostenstellen/Personengruppen)
- Teams/Slack-Benachrichtigungen für Anträge/Genehmigungen
Risiken & Gegenmaßnahmen
- Feature-Creep: Minimal Scope; „Wave 2“ Liste gepflegt.
- Mitbestimmung/DSGVO: Betriebsrat & DSB früh einbinden; TOMs, Zweckbindung, Löschkonzept dokumentiert.
Mittlere Unternehmen (51–250 Mitarbeitende)
- HRworks (Standard/Advanced): Breiter Funktionsumfang, DACH-Fit; starke Reise/Spesen/Zeiten.
- HiBob: HiBob als modernes HRIS mit guter UX/Analytics (Preis via Angebot, PoV obligatorisch).
- Vorgehen: Integrationen (SSO/SCIM, DATEV) früh im PoV; Reporting/BI-Exports (CSV/API) klären; Governance aufsetzen.
| Architektur-Punkt | Soll-Entscheidung | Begründung | Test im PoV |
|---|---|---|---|
| System of Record | HCM = Person/Vertrag, ERP = Kostenstelle | Konflikte vermeiden | Stichtagstest, Delta-Export |
| Provisioning | SCIM (IdP <–> HCM) | Lebenszyklus verlässlich | Hire/Move/Exit-Drill |
| Pre-Payroll | Cutoff + Deltas + Quittungen | Fehlerarme Übergabe | Retro-Fall, Zuschläge |
| Analytics | Standarddeck + BI-Feed | Monatsreport < 10 Min | CSV/API-Lasttest |
PoV-Plan (0–120 Tage)
- Phase 1 – Architektur (0–30): Datenmodell, Rollen/SoD, Mandanten/Standorte, SoR-Festlegung.
- Phase 2 – E2E-Flows (31–60): Recruiting→Onboarding→Core→Time→Pre-Payroll→DATEV; Ausnahmebehandlung.
- Phase 3 – Analytics (61–90): Deck Headcount/Turnover/Abwesenheit; BI-Export.
- Phase 4 – Governance (91–120): Rezertifizierung, Löschläufe, Notfallprozesse/Drills.
KPIs & Zielwerte
- Time-to-Hire: −20 % ggü. Baseline in 2 Quartalen
- Reporting-Zeit: Monatsdeck < 10 Min, 100 % automatisiert
- SSO-Abdeckung: > 95 % Nutzer dem IdP gemappt; SCIM fehlerfrei
Integrationen & IT
- Identity: SSO/SAML, SCIM; Admin-SoD, quartalsweise Rezertifizierung
- Payroll: DATEV (LODAS/Lohn & Gehalt); Lohnarten-Mapping & Testlauf
- BI/Datenaustausch: geplante Exporte, Webhooks für Deltas
Risiken & Gegenmaßnahmen
- Doppelte Datenhaltung: API-Policy „write in one, read in many“.
- Shadow-IT: Rollen trennen (HR/Finance/IT), Change-Log & Audit aktiv nutzen.
International wachsende KMU
- EOR/Global Payroll: Deel oder Remote (EOR, Global Payroll; zügiger Start für erste Auslandsteams; Preismodelle i. d. R. pro Mitarbeitendem, z. T. ab 599 USD/MA/Jahr).
- Kombination: Lokales HRIS (DE) wie HRlab/HRworks + EOR-Plattform für Non-DE-Teams; klare Datenhoheit & Synchronisationsregeln.
- Vorgehen: Rollen/Rechte global/lokal trennen; Country-Packs (Onboarding, Benefits, Leave-Regeln) dokumentieren; Wechselkurse/Comp-Bänder festlegen.
| Baustein | Entscheidung | Kontrolle | Artefakt |
|---|---|---|---|
| EOR vs. Entity | EOR für Speed, später Entity | Kosten/Nutzen + Risiko | Country-Pack, Exit-Plan |
| Worker Classification | Pfad dokumentiert (Contractor/Employee) | Auditierbar | Checkliste je Land |
| Datenresidenz | Subprozessoren/Transfers sichtbar | TIA + TOMs | AVV/DPA + SCC/DPF |
| Payroll-Pünktlichkeit | Monatlicher Cutoff/Delta | 0,3 % Korrektur-Limit | Quittungen, Fehlerlog |
Operating-Model & Compliance
- EOR für schnelle Länderöffnungen & Risikoteilung; bei stabilen Headcounts Umzug auf eigene Gesellschaften erwägen.
- Country-Admins benennen; globale HR-Policies lokalisieren (Leave, Benefits, Dokumentpflichten).
- Transfer Impact Assessment (Drittländer), AVV/TOMs, SCC/DPF prüfen; SSO/MFA/SCIM global konsistent.
PoV-Plan (0–90 Tage)
- Woche 1–2: Globales Rollenmodell (Global HR, Country Admin, Manager, Employee), Domänen je Land.
- Woche 3–6: Pilot mit 1–2 Auslandsteams (Onboarding, Payroll-Zyklus, Benefits); Wechselkurse & Vergütungsbänder definieren.
- Woche 7–12: HRIS (DE) ↔ EOR Datenhandshake automatisieren; Country-Pack/Playbook finalisieren.
KPIs & Zielwerte
- Global Payroll-Pünktlichkeit: 100 % fristgerecht, < 0,3 % Korrekturen
- Time-to-Onboard (Cross-border): < 15 AT bis „Day-1-ready“
- Audit-Trail: 100 % genehmigungspflichtige Änderungen protokolliert
Upper-Mid (251–1.000 Mitarbeitende) – wachsend, teil-international
- HiBob + Time/Payroll-Partner: Moderne UX, starke People-Features; Payroll via DATEV/Partner; gute APIs.
- UKG / Dayforce (prüfen): UKG / Dayforce – interessant bei Workforce-Management-Tiefe (Schicht/Compliance), PoV für DACH-Payroll-Integrationen Pflicht.
- Time & WFM (DACH-stark): ATOSS für komplexe Schichtmodelle, wenn WFM Kernproblem ist.
| Szenario | Tool-Kombi (Start) | Integrationsfokus | PoV-Edge-Cases |
|---|---|---|---|
| Schichtlastig (Fertigung/Logistik) | HiBob + ATOSS + DATEV | Saldo, Zuschläge, Retro | Feiertagstabellen, Nachtzuschlag, Retro M-2→M-0 |
| SaaS/Tech (Hybrid/Remote) | HiBob + LXP + EOR (punktuell) | SCIM, Org-Wechsel, Levels | Mid-month Contract Change, Equity-Events |
| Retail/Filialen | UKG/Dayforce + DATEV | Time→Payroll, Mehrländer | Mehrere Steuerzonen, Zuschlagslogik |
Risiken & Gegenmaßnahmen
- Insel-Lösungen: iPaaS oder klare Runbooks (Delta/Idempotenz/Quittung), Monitoring (MTTD/MTTR) definieren.
- Komplexe Schichten: WFM zuerst stabilisieren, dann Talentmodule.
Enterprise/ERP-nah (1.000+ Mitarbeitende, oft 10+ Länder)
- SAP-Zentriert: SAP SuccessFactors mit S/4-Nähe; Integrationsdesign (Cost Center/Profit Center, BTP/iPaaS) ist erfolgskritisch.
- Cloud-first, einheitliches Datenmodell: Workday (Business Process Framework, einheitliches Objektmodell, Prism/Sheets für Analytics).
- Oracle-ERP-Schwerpunkt: Oracle Cloud HCM (OTBI/BI Publisher, starke Kopplung an Oracle ERP).
- Global Payroll-Connectoren: CloudPay, ADP Celergo, Neeyamo – für Mehrländer-Payroll.
| Kernfrage | Workday | SuccessFactors | Oracle Cloud HCM |
|---|---|---|---|
| ERP-Nähe (S/4/Oracle) | Neutral, API-fokussiert | Sehr hoch zu S/4 | Sehr hoch zu Oracle ERP |
| Workflow-Logik | Business Process Framework | Workflow + BTP-Extensions | Konfig. Workflows, APEX/Integration |
| Analytics | Prism/Sheets | People Analytics | OTBI/BI Publisher |
| Release-Governance | Quartalsweise, Opt-Ins | Halbjährlich/Q-Takt, Opt-Ins | Quartalsweise, Test-Windows |
| Payroll-Anbindung | Connectors/Partner | EC Payroll/Partner | Fusion Payroll/Global Partner |
Enterprise-PoV-Szenen (30 Tage)
- Delta & Idempotenz: mid-month Contract Change; Retro M-2→M-0; Return from Leave; Zuschlag + Grenzfall KPI.
- ERP-Sync: Kostenstellen-Wechsel mit Stichtag; Cross-Company Move; Budget-Block.
- Security/SoD: Vier-Augen bei Gehaltsänderung; SCIM Deprovisioning; Admin-Audit.
- Release-Test: Sandbox-Regression (30–50 Flows), Freeze vor Payroll, Backout-Plan.
Partnerwahl & Betrieb
- Integrator-Mix: Großintegrator + Spezialisten für Payroll/Time (z. B. Gavdi, Zalaris, SpinifexIT).
- iPaaS/Monitoring: Dead-Letter-Queues, Retries,
correlation_id, Alerting (MTTD/MTTR). - Runbook & RACI: Owner je Schnittstelle, Cutoff-Kalender, Incident-Drills (72-h-Regel).
Kostenrahmen & Vertragsgestaltung (Daumenregeln)
- Preislogiken: Pro-Mitarbeitenden-Gebühr (monatlich/jährlich), Modul-Aufpreise, Grundgebühr/Staffeln, Mindestabnahmen; einmalige Implementierung (Partner/Anbieter).
- TCO-Modell (36 Monate): Lizenzen + Implementierung + interne Aufwände + Integrationen + Tests/Regression + Change + Hypercare + Datenmigration + Exit-Optionen.
- Schutzklauseln: Vollständiger Datenexport (maschinenlesbar), Migrations-Support, Preisfixierung/Indexierung, SLA mit Pönale, Security-Anhänge (ISO 27001/BSI C5), Subprozessor-Transparenz.
| Vertragsfeld | Minimal | Good Practice | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Datenexport | CSV/JSON je Objekt | Versionierte Schemas + Beleg | Export-Samples |
| SLA | Verfügbarkeit & Supportzeiten | Priorisierung + Pönalen | SLA-Dokument |
| Security | ISO 27001-Zertifikat | BSI C5 / SOC2 Type II | Zertifikate + Prüfberichte |
| Subprozessoren | Liste + Benachrichtigung | Opt-out/Exit-Option | Aktuelle URL/Liste |
Entscheidungs-Checkliste (1-Seiter) – „grün“ oder „rot“ je Feld
- „Must-have“ vs. „Nice-to-have“ je Prozess (Hire, Onboard, Core, Time, Travel, Pre-Payroll, Analytics)
- Datenmodell-Fit (Standorte, Kostenstellen, Rollen, Lohnarten) & Single Source of Truth
- Integrationen (DATEV, SSO/SAML, SCIM, Kollaboration, ggf. ATS/BI/iPaaS)
- Security/DSGVO (AVV/TOMs, Löschkonzept, Audit-Trail, DLP, MFA)
- Change & Betrieb (Training, Admin-Playbooks, Support-SLA, Rezertifizierung, Release-Regression)
Red Flags
- Kein vollständiger Datenexport oder proprietäre Sperren
- Unklare/fehlerhafte Lohnarten-Mappings, keine DATEV-Testläufe
- Fehlende SSO/SAML oder SCIM bei > 50 MA
- Kein revisionssicherer Audit-Trail für Stammdatenänderungen
- Keine klare Release-Governance (Sandbox, Regression, Freeze)
Hinweis: In DACH mitbestimmungspflichtige Themen (z. B. technische Überwachung, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) frühzeitig adressieren; Datenschutzfolgeabschätzung dokumentieren; Löschkonzept und Rollen/SoD mit Betriebsrat/DSB abstimmen.
Wie du die Empfehlungen operationalisierst (30-Tage-Sprint)
- Tag 1–3 – Scoping: Minimal-Scope je Prozess festlegen; „Wave 2“ Liste erstellen; KPI-Deck (3–5 Kennzahlen).
- Tag 4–10 – Daten & Regeln: SoR je Feld (Person/Vertrag/Kostenstelle), Cutoff-Kalender, Lohnarten-Mapping, Rechte-Matrix.
- Tag 11–20 – Integrationen: SSO/SAML, SCIM-Pilot, DATEV-Trockenlauf; Benachrichtigungen (Teams/Slack); Audit-Log prüfen.
- Tag 21–30 – PoV-Szenen: 8–12 Edge-Cases (mid-month Change, Retro, Zuschläge, Ausland, Elternzeit) inkl. Abnahme-kriterien und Go/No-Go-Board.
Wenn du Shortlist, PoV-Drehbücher und Team-Scoring effizient aufsetzen willst, helfen die kompakten Übersichten auf find-your-software.de und – für ERP-Schnittstellen und Kostenstellen-Logik – der Begleitpfad über find-your-erp.de. Den vollständigen, anbieterneutralen Auswahlfahrplan inkl. Vorlagen findest du im Leitfaden zur HR-Software-Auswahl.
HR Software für KMU: Anbieter-Profile (KMU-Fokus)
Alle Anbieter sind direkt verlinkt; Preise/Modelle entsprechen dem öffentlichen Stand zum 23. 08. 2025. Für verbindliche Angebote bitte beim Anbieter anfragen.
HRlab All-in-One HR (DACH)
Warum für KMU? Modulare Preislogik, starker Deutschland-Fit (z. B. DATEV), transparente Add-ons. Gute Wahl für Teams, die zügig mit Digitalakte, Self-Service und vorbereitender Payroll starten wollen.
- Preismodell (öffentlich): Compact 4 €/Nutzer/Monat; Core 5 €; Add-ons: Time & Absence 2 €, Talent 2 €, Recruitment 1 € (je mind. 20 Nutzer; Laufzeiten variabel).
- Integrationen: u. a. DATEV/ADDISON; API Import/Export, Reporting.
- Geeignet für: 20–250 MA; deutschsprachige Belege/Support.
HRworks (HR WORKS) Suite für KMU
Warum für KMU? Breites Funktionsspektrum (Personal, Zeit, Reisen, vorbereitende Lohnabrechnung) und keine Mindestlaufzeit. Transparentes, einfaches Lizenzmodell plus Grundgebühr.
- Preismodell (öffentlich): 9,90 € pro Nutzer/Monat (ab 20 Nutzern) + Grundgebühr (60 €/90 €/150 €/300 € je Staffel).
- Integrationen: vielfältige Schnittstellen, starker DACH-Fokus.
- Geeignet für: 20–300+ MA; kombinierte HR-Prozesse in einem Tool.
absence.io Module: Urlaub/Time/Personalakte
Warum für KMU? Sehr niedrige Einstiegskosten, „pick-what-you-need“-Module und Hosting in Deutschland. Ideal als leichter Einstieg oder als gezielte Ergänzung (z. B. nur Zeiterfassung).
- Preismodell (öffentlich): 1 Modul 2 €; 2 Module 3,50 €; 3 Module 5 € p. Nutzer/Monat; „absence Complete“ 8 €.
- Integrationen: Microsoft/Google/Slack, SSO/SCIM, offene API.
- Geeignet für: 5–250 MA; auch als Add-on zu bestehender HRIS.
Kenjo Deskless-& Schicht-Fokus
Warum für KMU? Besonders in Retail, Produktion, Healthcare im Einsatz (Schichtplanung, Kiosk/App). Preisfindung über Rechner/Angebot; kostenlose Testphase verfügbar.
- Preismodell: Preisrechner + Sales (variabel nach Umfang & MA-Zahl), keine belastbare „0 €“-Freemium-Liste; es gibt eine Testphase.
- Integrationen: u. a. DATEV, Workflows, E-Signaturen.
- Geeignet für: 25–500 MA; frontlinelastige Organisationen.
Timecount Workforce & Disposition
Warum für KMU? Starke Dispo-/Planungs-Fähigkeiten (Zeitarbeit, Pflege, Gastro, Security) mit mobiler Mitarbeiter-App, Tariflogiken, Bruttolohn-Exports.
- Preismodell: Preise auf Anfrage (Testzugang verfügbar).
- Integrationen: u. a. DATEV, REST-API, Exportpipelines.
- Geeignet für: 50–1.000+ MA; personalintensive Branchen.
Haufe (HR-Software) | Abacus Umantis DACH-Ökosystem
Warum für KMU? Breites Portfolio (digitale Personalakte, HR-Assistant/Chatbot, Talent/Recruiting), tiefer DACH-Fit, starker Content-/Lern-Backbone.
- Preismodell: Preis auf Anfrage (je nach Lösung/Modul).
- Integrationen: breite Landscape, E-Sign, Kollaboration, Payroll-Anbindungen.
- Geeignet für: 50–500+ MA; auch für wachsende Mittelständler.
Deel Global Hiring/EOR
Warum für KMU? Internationale Beschäftigung ohne eigene Landesgesellschaft; EOR/Payroll/Contractor aus einer Hand – ideal für erste Auslandsteams.
- Preismodell (öffentlich): Contractors ab $49; Global Payroll ab $29; EOR ab $599 p. MA/Monat (USD).
- Integrationen: internationale Compliance, lokale Benefits.
- Geeignet für: 10–500 MA mit Auslands-Setups.
Remote EOR & Global Payroll
Warum für KMU? Transparente EOR-Modelle, klares Pricing zwischen jährlicher Bindung und monatlicher Flexibilität – einfacher Einstieg in internationale Beschäftigung.
- Preismodell (öffentlich): EOR $599 (jährlich) bzw. $699 (monatlich) p. MA/Monat (USD); weitere Dienste optional.
- Integrationen: HRIS-Anbindungen, FX-Handling, lokaler Payroll-Support.
- Geeignet für: 10–400 MA mit internationalem Footprint.
HiBob (Bob) Modernes HRIS
Warum für KMU? Moderne UX, starke People-Analytics & Employee-Experience; oft bei dynamischen, wachsenden KMU im Einsatz.
- Preismodell: Preis auf Anfrage (Custom-Plan); zentrale Module inkl. Core HR.
- Integrationen: u. a. Payroll-Hub & viele Drittsysteme.
- Geeignet für: 50–500+ MA; skaliert mit Wachstum/Internationalisierung.
Calamari Time-off & Time Tracking
Warum für KMU? Schlank, schnell eingeführt, modulare Abrechnung (Time-off / Time & Attendance / Core HR). Eignet sich als Spezialtool oder Ergänzung.
- Preismodell (typisch): ab ~$2 (Time-off) bzw. ~$2.50 (Time & Attendance) p. User/Monat; Free-Trial verfügbar. (Regionale Abweichungen möglich.)
- Integrationen: Slack, Kalender, Mobile Apps, Exporte.
- Geeignet für: 5–150 MA; Teams mit klarem Fokus auf Zeit/Abwesenheiten.
So wählst du richtig: Von Shortlist bis PoV
Erfolgreiche HR-Software für KMU-Projekte starten mit klaren Outcomes (z. B. „First-time-right Pre-Payroll ≥ 99 %“, „Time-to-Onboard ≤ 10 Tage“, „Self-Service ≥ 70 %“). Daran koppeln wir Must-have-Szenen und eine Bewertungsmatrix – dann folgen Demo-Drehbuch (identische Daten!) und ein kurzer Proof-of-Value (2–4 Wochen) mit Export-/API-Qualitätsgates.
- Zielbild & KPI-Deck: 3–5 Outcomes mit Definition/Messung/Owner.
- Anforderungen & Matrix: Muss/Soll/Kann – je Szene prüfbar formuliert (Nachweis: Screen/Export/API).
- Demo-Drehbuch: identische Daten, Akzeptanzkriterien, Aufzeichnung, Fragenprotokoll.
- PoV: Testmandant, Admin-Tasks selbst, Exporte (z. B. DATEV), SCIM/SSO/Webhooks belegen.
Orientierung und Vorlagen: Leitfaden HR-Software-Auswahl und weitere Deep-Dives im Blog.
DATEV, DSGVO & Integrationen: Wichtige Hinweise
Für deutsche KMU ist die „Payroll-Kette“ entscheidend: Zeit/Abwesenheit → Pre-Payroll → Export (Delta/Stichtag) → Lohnlauf. Prüfe, ob dein Kandidat DATEV-Exports oder -Services (z. B. Lohnimport-/Lohnauswertungs-/Lohnergebnis-/Lohnaustauschdatenservice) unterstützt – viele Anbieter dokumentieren das transparent. HRworks und Factorial führen explizit den Lohnaustauschdatenservice bzw. LODAS-/LuG-Exporte an.
In internationalen Setups sind EOR/Global-Payroll-Preise/Modelle früh zu klären (Deel/Remote ab 599 USD). Für DSGVO/InfoSec empfehlen wir: AVV/TOMs, Subprozessorliste, Datenstandorte (EU), SSO/MFA, Audit-Trail, DSAR-Export, Lösch-/Sperrkonzepte. Nachweise sollten vor der Entscheidung geprüft werden.
Quellen & weiterführende Links
- HRlab Preise/Module (Core, Add-ons): hrlab.de/pricing.
- HRworks Preis & Grundgebühr (keine Mindestlaufzeit): hrworks.de/preise.
- absence.io Integrationen/SCIM/Slack: absence.io/pricing.
- Deel EOR Preise (ab 599 USD): deel.com/pricing.
- Remote EOR Preise (599/699 USD): remote.com/pricing.
- Umantis/Haufe Produktinfos: umantis.com.
- Calamari Produkt/Preise: calamari.io.
- Timecount Produktseite: timecount.com.
Mehr Kontext, Checklisten und Vorlagen: Leitfaden HR-Software-Auswahl, Find-Your-HR Blog, find-your-software.de (Allgemeine Softwareauswahl) und ERP-Blog.
