Solide HR-Softwareanforderungen sind das Fundament jeder erfolgreichen Auswahl. Wenn Muss/Soll/Kann, Rollen, Sprachen und Integrationen sauber beschrieben sind und von messbaren KPIs begleitet werden, werden Demos vergleichbar – und Entscheidungen belastbar. In diesem Leitfaden zeigen wir dir einen schlanken, praxiserprobten Aufbau, inklusive Beispielen, Formulierungen und einem Scoring-Ansatz für Demos/PoV. Für den Gesamtprozess empfehlen wir den Leitfaden zur HR-Software-Auswahl und die Übersicht HR-Software-Funktionen.
HR-Softwareanforderungen: Inhaltsverzeichnis
- Zielbild & Scope: Worauf zahlen die Anforderungen ein?
- Muss/Soll/Kann: Anforderungen präzise formulieren
- Rollen & RACI: Wer entscheidet, wer liefert?
- Sprachen & Lokalisierung: UI, Inhalte, Recht & Format
- Integrationen: SSO, SCIM, Webhooks & Payroll
- KPIs & Demo-Scoring: Objektiv vergleichen, Zeit sparen
- Praxisbeispiel: Von Anforderungen zum PoV-Ergebnis
- Vorlagen & nächste Schritte
Zielbild & Scope: Worauf zahlen die HR-Softwareanforderungen ein?
Bevor du Felder und Funktionen sammelst, definiere Outcomes. Was soll messbar besser werden – und für wen? Typische Ziele: „First-time-right Pre-Payroll ≥ 99 %“, „Time-to-Onboard ≤ 10 Tage (Median)“, „Self-Service ≥ 70 %“, „Integrationsfehler ≤ 3/Woche (kritisch = 0)“. Dieses Zielbild lenkt die HR-Softwareanforderungen und liefert die KPIs, mit denen du Demos/PoV bewertest. So vermeidest du Feature-Shopping und priorisierst, was Wirkung hat.
Halte die Ziele als kurze, überprüfbare Statements fest (Definition, Messmethode, Zielwert, Owner). Danach leitest du Muss/Soll/Kann ab – und zwar pro End-to-End-Szene (Hire→Onboarding, Change, Zeit→Payroll, Leave, Reporting).
HR-Softwareanforderungen: Muss/Soll/Kann präzise formulieren
„Kann Export“ reicht nicht. Präzise Formulierungen machen Demos konkret und PoVs prüfbar. Nutze eine schlanke Matrix mit Kategorie, Anforderung (prüfbar!), Nachweis (Screen, Export, API-Call), Priorität (Muss/Soll/Kann) und Bewertungslogik.
| Kategorie | Beispiel-Anforderung (prüfbar) | Nachweis in Demo/PoV | Priorität |
|---|---|---|---|
| Core HR | Pflichtfelder für IBAN, Kostenstelle, Arbeitszeitmodell; Validierungen (Länge/Pattern), Dublettencheck. | Admin-Flow live, Validierungsfehler gezeigt; DQ-Report. | Muss |
| Onboarding | Hire-Event triggert digitale Signatur + SCIM-Provisionierung + Rollen-Set; Status-Dashboard. | Webhook-Log, Signaturstatus, SCIM-Create im Audit-Log. | Soll |
| Zeit & Abwesenheit | Feiertags-/Kontingentlogik pro Standort; Zuschläge parametrierbar; Delta-Export für Payroll. | Regelwerk live, Ampel-Plausibilisierung, Export-Datei. | Muss |
| Payroll-Export | Stichtags-/Cutoff-Verfahren; Vier-Augen-Freigabe; Export-Fehlerquote ≤ 1 % im PoV. | Prozesslauf, Export-Log, Fehlerreport. | Muss |
| Reporting | Standard-KPIs (Headcount, Fluktuation, Abwesenheitsquote) als Live-Dashboards + CSV/JSON-Export. | Dashboard-Demo, Export-Download. | Soll |
| Datenschutz | DSGVO-Exports (maschinenlesbar), Lösch-/Sperrkonzept, vollständiger Audit-Trail High-Risk-Events. | Export-Beispiel, Policy, Protokolle. | Muss |
| Usability | Mobil nutzbare Self-Services (Adresse, Bank, Abwesenheit); In-App-Micro-Guides. | Mobile-Flow, Guide-Beispiel. | Kann |
Tipp: Vermeide „Roadmap“-Zusagen bei Muss-Kriterien. Lasse dich stattdessen auf aktuellem Produktstand überzeugen – und dokumentiere jeden Nachweis (Screenshot, Export, API-Trace).
Rollen & RACI: Wer entscheidet, wer liefert?
Gute HR-Softwareanforderungen sind Teamarbeit. Damit Feedback nicht im Kreis läuft, klärst du Verantwortlichkeiten früh: Responsible (führt aus), Accountable (entscheidet), Consulted (liefert Input), Informed (bleibt auf Stand). Lege RACI pro Phase (Vorbereitung, Auswahl/PoV, Vertragsabschluss) fest – und dokumentiere Entscheidungen im Decision-Log.
- Projekt-Sponsor (A): Zielbild, Budget, Priorisierung, Eskalationen.
- Product Owner HR (A/R): Anforderungen, Bewertungsmatrix, Abnahmen.
- HRIS/Process Lead (R): Datenmodell, Prozesse, Konfiguration.
- IT/Security (C/R): Architektur, SSO/MFA, SCIM, Webhooks, Monitoring.
- Payroll & Zeit (C/R): Regelwerk, Pre-Payroll, Exporte (DATEV u. a.).
- DSB/Betriebsrat (C): DSGVO, TOMs, Mitbestimmung.
- Finance/Controlling (C): TCO, Vertragslogik, Preisgleitklauseln.
Fixiere Meeting-Rhythmen (Steering monatlich, Projektrat 14-tägig, Streams wöchentlich) und Eskalationspfade (48–72 h). So bleiben Entscheidungen handlungsfähig.
Sprachen & Lokalisierung: UI, Inhalte, Recht & Format
Sprache ist mehr als Übersetzung. Sie betrifft UI, Systemtexte, Dokumentvorlagen, Support-Artikel und regulatorische Inhalte. Definiere deshalb Anforderungen getrennt nach: UI-Sprachen (z. B. DE/EN/FR), Inhalts-Sprachen (Verträge, Policies, Mails) und Format-Lokalisierung (Datum, Zahlen, Währung). Prüfe in Demos zudem Rechts-/Payroll-Lokalisierung (Feiertage, Kontingente, Zuschläge).
- UI: Sprache pro Nutzer umschaltbar; Admin- und Mitarbeiteroberflächen vollständig abgedeckt.
- Inhalte: Vorlagen pro Sprache; Versionierung; Platzhalter (Name, Rolle, Standort).
- Formate: Datum (TT.MM.JJJJ), Währung (€, Dezimaltrennzeichen), Adressformate.
- Recht: Standortbezogene Kalender/Kontingente, Zuschlagslogik, Exportformate.
Formuliere Muss/Soll/Kann pro Aspekt und fordere konkrete Nachweise (z. B. DE/EN-UI im Admin, zweisprachige Vertragsvorlage, Feiertagskalender live).
Integrationen: SSO, SCIM, Webhooks & Payroll
Integrationen sind der Nutzen-Multiplikator. Definiere Mindeststandards vorab – und verlange den Nachweis im PoV. Für Identity gilt: SSO (SAML/OIDC) und SCIM (Create/Update/Deactivate, Gruppen-/Rollenlogik). Für Ereignisse brauchst du Webhooks (z. B. hire.created, person.changed, absence.approved), Idempotenz, Retry-Strategien und Monitoring. Für Payroll/Finance zählen deltafähige Exporte (z. B. DATEV), Stichtage/Cutoffs und Vier-Augen-Freigaben.
- Identity: SSO/MFA, SCIM mit Gruppen/Teams/Orgs, Just-In-Time Provisioning.
- Events: Webhooks signiert, Replay-Schutz, Rate-Limits dokumentiert.
- Data: REST-API (Filter, Paging, Timestamps), CSV/JSON-Exporte, iPaaS-Optionen.
- Payroll: DATEV/andere Formate, Delta-Logik, Protokolle, Rückmeldungen.
Für den Deep-Dive siehe HR-Software API & Integrationen – Best Practices. Auch jenseits von HR lohnt ein Blick auf find-your-software.de und für ERP-Kontexte auf den ERP-Blog.
Anforderungen & KPIs: Muss / Soll / Kann, Rollen & Integrationen
Entscheidungen werden besser, wenn alle dasselbe Bild und dieselben Zahlen sehen. Deshalb werden die HR-Softwareanforderungen sauber priorisiert, Rollen klar benannt und Integrationen messbar gemacht – mit KPIs, die jede Demo objektiv bewertbar machen.
Muss / Soll / Kann (Beispiele)
Muss
- Identität & Sicherheit: SSO (OIDC/SAML), SCIM 2.0, RBAC, Audit-Trail 100 %.
- Onboarding: Pflichtfelder & Validierungen, Time-to-Onboard ≤ 10 Tage, E-Signatur.
- Datenflüsse: Delta-Export mit Stichtag, idempotente APIs, signierte Webhooks (HMAC).
- Compliance: DSGVO/DSAR SLA ≤ 7 Tage, Lösch-/Aufbewahrungsregeln konfigurierbar.
- Transparenz: Fehlerkategorien & -codes, Retry-Logik, Status-Dashboard.
Soll
- Automatisierung: No-/Low-Code-Workflows, Ereignis-Trigger, Genehmigungsstufen.
- Integrationen: Standard-Konnektoren (Payroll, Zeit, ERP), Sandbox-Umgebung, Testdaten.
- Benutzererlebnis: Self-Service für Mitarbeitende & Manager, Mobile-First.
- Reporting: Export-Vorlagen (CSV/JSON), API-Filter, geplante Exporte.
Kann
- Collaboration: Benachrichtigungen in Slack/Teams, Kommentar-Threads.
- UX-Komfort: Inline-Hilfen, Checklisten, Vorlagen-Bibliothek.
- Erweiterbarkeit: Webhook-Beweise (Replays), Event-Schema-Versionierung.
Rollen & RACI
Wer entscheidet was? Klare Zuständigkeiten verkürzen den Auswahlprozess.
| Arbeitspaket | HR Ops | IT/Identity | Payroll | Legal/DSB | Finance | Führung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anforderungskatalog | R | C | C | C | C | A |
| Security & SSO/SCIM | C | R/A | I | C | I | I |
| Payroll-Exports | C | C | R/A | I | C | I |
| Datenschutzprüfung | I | C | I | R/A | I | I |
| TCO/Vertragsentscheidung | C | C | C | C | R | A |
Integrationen & technische Leitplanken
- Identity: SSO (OIDC/SAML), SCIM 2.0 für Provisionierung/De-Provisionierung.
- Payroll/ERP: Delta-Exports (CSV/JSON), feste Schemas, Stichtags-Logik.
- Events: Webhooks mit HMAC-Signatur, Exponential Backoff, Dead-Letter Queue, Replays.
- Idempotenz:
Idempotency-Keyje Write-Operation, 24h-Window. - Beobachtbarkeit: Metriken, strukturierte Logs, Korrelations-IDs, Status-Page.
KPIs & Demo-Scoring: Objektiv vergleichen, Zeit sparen
Demos leben von Bildern – Entscheidungen von Zahlen. Verknüpfe die HR-Softwareanforderungen mit einem kompakten KPI-Deck und einer Bewertungsmatrix. Jede Szene erhält Akzeptanzkriterien, Punkte-Logik und Beleg-Artefakte (Screens, Exporte, Logs). So vergleichst du Anbieter fair – und sparst Diskussionen.
KPI-Deck (Beispiele + Definitionen)
- Qualität: „First-time-right“ Pre-Payroll ≥ 99 % (korrekte Läufe ohne manuelle Nacharbeit / Gesamtläufe), Export-Fehlerquote ≤ 1 %.
- Zeit: Time-to-Onboard (Median) ≤ 10 Tage; Provisionierung ≤ 4 Std. ab Vertragsstart.
- Adoption: Self-Service ≥ 70 %, Manager-Usage ≥ 80 % (MAU/Monat).
- Integrationen: Webhook-Trefferquote ≥ 95 %, Integrationsfehler/Woche ≤ 3 (kritische = 0).
- Compliance: DSAR-SLA ≤ 7 Tage; Audit-Trail-Vollständigkeit 100 %.
Bewertungsmatrix (Gewichtung & Punkte)
- Gewichte: Fach (40 %), Technik (25 %), Recht (15 %), Kosten/TCO (20 %).
- Punkte je Kriterium: 0 = nicht erfüllt, 1 = Workaround, 2 = Teilabdeckung, 3 = erfüllt (belegt).
- Artefaktpflicht: Punkte zählen nur mit Beleg (Screen/Export/API-Trace).
Definition of Done (DoD) je Demo-Szene
- Akzeptanzkriterium dokumentiert (gegeben/ungültig/nicht gezeigt).
- Beweis angeheftet (Screenshot, Export, API-Trace, Log-Ausschnitt).
- Punkte vergeben & begründet.
Dokumentiere jede Entscheidung im Decision-Log (Ziel, Optionen, Bewertung, Risiko, Beschluss). Eine Demo-Aufzeichnung plus Fragenprotokoll verhindert Missverständnisse.
Demo-Skript: gleiche Daten, gleiche Aufgaben
| # | Szene | Akzeptanzkriterium | Artefakt | Punkte (0–3) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | SCIM-Provisionierung | Benutzer in < 4 Std. erstellt, deaktiviert, Gruppen gesetzt | SCIM-Trace, Admin-Screen | |
| 2 | Onboarding-Drehbuch | Pflichtfelder, Validierungen, E-Signatur | Checkliste, Audit-Trail | |
| 3 | Delta-Export Payroll | Stichtag, idempotenter Export | CSV/JSON, Schema | |
| 4 | Webhook-Ereignisse | HMAC-Signatur, Retry mit Backoff | Webhook-Logs, Replay | |
| 5 | DSAR-Prozess | End-to-End ≤ 7 Tage, Vollständigkeit 100 % | Ticket/Report |
Praxisbeispiel: Von Anforderungen zum PoV-Ergebnis
Ein 180-MA-Tech-Unternehmen priorisiert „Time-to-Onboard < 10 Tage“ und „First-time-right Pre-Payroll ≥ 99 %“. Die HR-Softwareanforderungen fokussieren Muss-Kriterien: Pflichtfelder/Validierungen, Onboarding-Drehbuch mit Signatur & SCIM, Delta-Export mit Stichtagen. Zwei Anbieter liefern Demos; beide erhalten identische Testdaten.
- Demo: Anbieter A zeigt flüssige UI, aber kein SCIM-Live-Beispiel; Anbieter B liefert Live-Provisionierung & signierte Webhooks.
- PoV (2 Wochen): Anbieter A erreicht Webhook-Trefferquote 82 % ; Anbieter B 97 % (0 kritische Fehler). Export-Fehlerquote: A 2,4 % , B 0,8 %.
- Entscheidung: Trotz ähnlicher Optik gewinnt B klar – belegt durch KPIs & Artefakte.
Ergebnis: Einführung startet mit messbaren Zielen, definierter Schnittstellenqualität und reduziertem Risiko. Genau dafür lohnen sich saubere Anforderungen plus KPIs.
Kosten & TCO (kurz & knackig)
- Lizenz & Module: pro Nutzer/Monat, jährliche Preisgleitklausel, Kündigungsfristen.
- Implementierung: Setup, Migration, Integrationen, Schulung (Festpreis/Bucket).
- Run-Kosten: Support-Plan, Sandbox, Monitoring, Änderungsaufwände.
Decision-Log (Template)
- Zielbild: Was soll besser werden? (z. B. FTR ≥ 99 %, Onboarding ≤ 10 Tage)
- Optionen: Anbieter A/B, Status quo
- Bewertung: Matrix-Score, Risiken, Annahmen
- Beschluss: Entscheidung + Gültigkeit + Nächste Schritte
- Belege: Demos, Artefakte, Verträge, Risiken
Vorlagen & nächste Schritte
Du willst direkt loslegen? Starte mit Zielbild & KPI-Deck, fülle die Muss/Soll/Kann-Matrix pro Szene und erstelle ein Demoskript mit Akzeptanzkriterien. Danach folgt ein kurzer PoV mit identischen Testdaten – inklusive Export-/API-Qualitätsgates. Vertiefende Beiträge:
- HR-Software-Demo richtig nutzen
- People Analytics & Reporting
- HR-Auswahl – Risiken erkennen & vermeiden
- Core HR (Stammdaten)
- Zeit- & Abwesenheit
Du willst schneller zur Shortlist und gleichzeitig kollaborativ, transparent und prüfbar arbeiten? Unsere automatisierte Matching-Engine erstellt in Minuten eine passgenaue Shortlist; das Selection-Portal bündelt Bewertungsmatrizen, Demo-/PoV-Vorlagen, Risiko-Heatmap, KPI-Deck und Decision-Log. Für Softwareauswahl jenseits von HR: find-your-software.de; für ERP-Insights: find-your-erp.de/blog.
