Wie gelingt eine belastbare DATEV-Integration aus der HR-Welt in die Lohnabrechnung – ohne „Retro-Chaos“ und Ticketlawinen? Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie du Stammdaten, Zeit & Abwesenheit, Zuschläge und Dimensionen/Kostenstellen so modellierst und prüfst, dass sie in DATEV (z. B. LODAS, Lohn und Gehalt) first-time-right ankommen: delta-basiert, idempotent und auditfähig. Direkt zu Beginn und zum Schluss der Lektüre hast du die Abkürzung zur passenden HR-Lösung: das Find-Your-HR Matching – für eine passgenaue Shortlist in Minuten.
Zielbild: Warum eine saubere DATEV-HR-Integration so viel bewirkt
Die beste HR-Software ist wenig wert, wenn Werte und Ereignisse in der Abrechnung nicht „first-time-right“ ankommen. Eine robuste Lohnabrechnung-Schnittstelle reduziert manuelle Nacharbeit, beschleunigt Monatsabschlüsse, entlastet Steuerkanzleien und schafft Vertrauen (Lohnschein, Jahresbelege). Ebenso wichtig: Kostenstellen und Reporting-Dimensionen laufen sauber in Finance/ERP, was Forecasts und Rückstellungen verlässlicher macht.
Das Zielbild beruht auf drei Bausteinen: (1) ein sauberer Datenkern (Stammdaten, Zeit/Abwesenheit, Konten), (2) eindeutige Mappings (Lohnarten/Zuschläge/Kontenplan) und (3) harte Quality-Gates mit klaren Cutoffs & Freigaben. Für den strategischen Rahmen zur Anbieterauswahl lohnt ein Blick auf die aktuellen Beiträge bei Find-Your-HR, u. a. Shortlist-Leitfaden, People Analytics & Reporting sowie Payroll in HR-Software.
Architekturvarianten: Von CSV/ASCII bis API & Cloud-Services
1) Datei-Export (CSV/ASCII) + sFTP/Upload
Der Klassiker: Die HR-Software erzeugt strukturierte Pakete (Stammdaten, Bewegungsdaten, Abwesenheiten, Zuschläge). Transport via sFTP/Upload, Import in DATEV. Pros: einfach, prüfbar, reproduzierbar. Cons: Fehler fallen oft erst beim Import auf. Best Practice: Delta-Pakete mit Prüfsummen & Manifest, stabile Feldreihenfolge, UTF-8, idempotente Keys.
2) API-/Cloud-Integration (wo verfügbar)
Immer mehr Datenflüsse laufen über Online-Datenservices, allen voran der neue Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) als bidirektionales Rückgrat zwischen HR & DATEV (z. B. pilotiert mit HR WORKS). Parallel existieren Lohnergebnisdatenservice (Rücklauf von Auswertungen) und Lohnimportdatenservice (Vorwärtsfluss). Pros: schnell, weniger Medienbrüche, Validierungen im Fluss. Cons: saubere Authentisierung, Rechte & Wiederanlauf erforderlich.
3) Hybrid (Datei + API)
Volumen (Zeit/Abwesenheit) weiterhin als CSV, sensible Stammdaten/Protokolle via API – in vielen Mittelstands-Setups praxistauglich.
4) Service-Outsourcing
Payroll-Dienstleister (z. B. ADP, SD Worx) betreiben die Abrechnung (ggf. mit DATEV-nahen Formaten). Vorteil: Governance & SLAs, Nachteil: Abhängigkeit & geringere Sichttiefe in die Engine.
Hinweis: DATEV modernisiert sein Produktportfolio; perspektivisch wird eine cloudbasierte Lohnlösung die On-Premise-Produkte LODAS und Lohn und Gehalt ablösen (Roadmap). Für Integrationsarchitekturen lohnt daher API-First-Denken und sauber definierte Deltas.
Datenmodell & Mappings: Was DATEV wirklich braucht
Bevor du die erste Zeile Schnittstellencode schreibst, definiere den Datenvertrag: Felder, Pflichtattribute, Code-Listen, Validierungen, Effective-Dating, Idempotenz. Ohne diese Klarheit bleibt jeder Export Zufall.
Kritische Entitäten
- Person/Employment: person_id, employment_id, Eintritt/Austritt, Beschäftigungsart (VZ/TZ, Mini/Midi), Arbeitszeitmodell, Bank, Steuer-ID, SV-Nr., Adresse, ELStAM-Status.
- Organisation/Dimensionen: Kostenstelle(n), Standort, Abteilung, optionale Dimensionen (Profit Center, Projekt, Mandant).
- Vergütung & Lohnarten: Grundentgelt, Zulagen, Boni, Sachbezüge, BAV – je mit Codes, steuer-/sv-Behandlung und Kontierung.
- Zeit & Abwesenheit: Arbeitszeiten (Plan→Ist), Pausen, Krank (mit/ohne Attest/eAU), Urlaub, Sonderurlaub; Bewertung in Stunden/Tagen und Zuschlagsfähigkeit.
- Konten & Zuschläge: Gleitzeit/Überstunden, Nacht/Sonntag/Feiertag; Regeln (Grenzwerte, Rundungen) dokumentieren.
Mapping-Grundsätze
- Eindeutige Schlüssel: künstliche IDs/UUIDs; Personalnummern und Namen sind keine Primärschlüssel.
- Effective-Dating: Änderungen mit valid_from/valid_to, keine stillen Überschreibungen.
- Normierte Code-Listen: Abwesenheiten, Zuschläge, Lohnarten, Kostenstellen, Währungen – zentral gepflegt & versioniert.
- Delta-Exports: nur Änderungen seit letztem Stichtag; Idempotenzschlüssel pro Event.
Typische Stolpersteine
- Pflichtfelder (Bank, Steuer-ID, SV-Nr.) fehlen – vor Export blockieren.
- Abwesenheitstypen ohne eindeutiges Mapping → falsche Lohnfortzahlung/Abzug.
- Zuschläge ohne Plan→Ist-Abgleich → Nacht/Sonntag/Feiertag fehlerhaft.
- Excel-Sonderfälle außerhalb des Systems → Audit-Lücken & Retro-Berechnungen.
Tabellen-Snippet: Funktionen ↔ Nutzen (für bessere SERP-CTR)
| Funktion | Was passiert technisch? | Nutzen für HR/Payroll |
|---|---|---|
| Delta-Export | Nur geänderte Daten mit Idempotenz-Key senden | Weniger Fehler & Doppelbuchungen, schnellere Läufe |
| Effective-Dating | Änderungen mit Gültigkeitszeitraum versionieren | Saubere Prorationen, revisionsfeste Historie |
| LAUDS-Anbindung | Bidirektionaler Austausch via Online-Service | Weniger Medienbrüche, Validierung im Datenfluss |
| Pre-Payroll-Checks | Pflichtfelder, Grenzwerte, Rundungen, eAU | „First-time-right“, weniger Nachberechnungen |
| Protokolle | Run-Log, Checksummen, Freigaben | Schnelleres Troubleshooting, Audit-Sicherheit |
Integrationsmatrix: HR-Core, Zeit, Abwesenheit, Zuschläge, ERP/BI
Die Payroll HR-Anbindung ist Teamarbeit. Die Matrix hilft, Brücken sauber zu planen:
| System | Schnittstelle | Zweck | Hinweise |
|---|---|---|---|
| HR-Core/HCM | REST/Webhooks, CSV | Stammdaten, Verträge, Vergütung, Kostenstellen | Pflichtfelder, Audit-Trail, Effective-Dating |
| Zeiterfassung | Events/Delta | Arbeitszeiten, Pausen, Projekte/Dimensionen | Rundungen, Offline-Fälle, Mobile/App |
| Abwesenheit | Events | Urlaub/Krank, Lohnfortzahlung/Abzüge | Type-Mapping, eAU, Nachweise |
| Schichtplanung | Plan→Ist-Sync | Zuschlagsgrundlage, Umplanungen | Qualifikationen, Ruhezeiten |
| DATEV (Payroll) | CSV/ASCII, Online-APIs | Lohnlauf, Meldungen, Lohnscheine | Delta-Exports, Protokolle, Rückläufer |
| ERP/Finance | CSV/JSON | Buchungen, Rückstellungen | Kontenplan, Stichtage, FX-Regeln |
| BI/Analytics | Standard-Feeds | Kosten, Overtime, Trends | Semantik, Historisierung |
| Identity/SSO | SAML/OIDC, SCIM | Zugänge, Rollen, Offboarding | Least-Privilege, Rezertifizierung |
Vertiefung angrenzender Prozesse findest du in Zeit & Abwesenheit und Arbeitszeitkonten & Überstunden.
Quality-Gates: Pre-Payroll-Checks, Cutoffs & Delta-Strategie
„First-time-right“ ist weniger Magie als Disziplin. Diese Checks gehören vor jeden Export:
- Pflichtfelder erfüllt? Bank, Steuer-ID, SV-Nr., Beschäftigungsart, Kostenstellen.
- Zeiten bestätigt? Offene Korrekturen, Regelverstöße (Pausen/Ruhezeiten), mobile Nachträge synchron.
- Abwesenheiten geklärt? eAU/Attestpflicht, Lohnfortzahlung, Sichtbarkeit, Nachweise.
- Zuschläge plausibel? Plan→Ist vorhanden, Rundungen konsistent, Grenzwerte eingehalten.
- Konten stabil? Salden im Rahmen, Ausgleichs-/Auszahlungsanträge genehmigt.
- Organisation korrekt? Kostenstellen gültig, Mandanten/Mandate sauber zugeordnet.
Definiere einen Pre-Payroll-Kalender mit Cutoff, Vorab-Lauf (Simulation) und finalem Lauf. Nutze Delta-Exports pro Zeitraum mit Idempotenz-Key und dokumentiere jede Freigabe (Vier-Augen) pro Bereich/Kostenstelle.
Technische Umsetzung: Formate, Idempotenz, Sicherheit, Protokolle
Dateiformate & Pakete
CSV/ASCII mit Kopfzeilen, stabiler Feldreihenfolge, UTF-8. Jedes Paket enthält ein manifest.json mit Timestamp, Export-Quelle/Version, Checksumme (z. B. SHA-256) und Dateiliste. So werden Wiederanläufe & Audits einfacher.
Idempotenz & Wiederanlauf
Jeder Datensatz erhält einen event_id/dedupe_key. Der Import darf das gleiche Event mehrfach sehen, ohne Doppelbuchung („at-least-once“). Fehler wandern in eine Dead-Letter-Queue – mit präziser Ursache und Korrekturhinweis.
Transport & Sicherheit
Übertragung via sFTP/HTTPS mit aktuellen Cipher Suites. Ruhdaten verschlüsseln (Server-Side Encryption), sensible Felder (Bankdaten) in Logs maskieren. Prüfe Anbieter auf ISO/IEC 27001 und AICPA SOC 2. ELStAM-Prozesse und Rollen sind sauber zu dokumentieren (siehe BZSt-Info).
Protokolle & Nachweise
Jede Exportwelle erzeugt ein Run-Log: Zeitraum, Anzahl Datensätze, Absender, Empfänger, Prüfsummen, Fehlerlisten, Freigaben. Für die Steuerkanzlei ist das Gold wert.
DE-Spezifika: Mini/Midijob, Zuschläge, BAV, eAU & Co.
- Minijob/Midijob: Beschäftigungsart kennzeichnen, korrekte SV-/Steuerbehandlung anwenden. Grenzwerte (2025: Minijob 556 € mtl.) prüfen – verlässliche Quellen u. a. Minijob-Zentrale oder TK Überblick.
- Zuschläge (Nacht/Sonntag/Feiertag): Regelbasiert bewerten (Plan→Ist), Rundungen/Grenzwerte dokumentieren.
- BAV: Abzugslogik (prozentual/fix), Zuschuss-Regeln und Anbieterfeeds trennen; eigene Lohnarten.
- eAU: eAU-Workflow sauber einbinden (Abfrage über Online-Services), Nachweise versioniert archivieren.
- Ein-/Austritt im Monat: Proration, Resturlaub, Kontenabschlüsse als Pre-Payroll-Pflichtfall.
Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei: RACI & Übergaben
Mit Kanzlei-betriebenen DATEV-Umgebungen steht und fällt der ruhige Lohnlauf. Vereinbart klare Verantwortlichkeiten und ein gemeinsames Pre-Payroll-Protokoll:
| Rolle | Verantwortung | Artefakte |
|---|---|---|
| HR-Ops (Responsible) | Datenqualität, Pre-Payroll-Checks, Freigaben | Checklisten, Änderungsprotokolle |
| Payroll Lead (Accountable) | Schnittstellenhoheit, Exportfreigabe, Eskalation | Export-Run-Log, Dedupe-Regeln |
| Steuerkanzlei (Responsible/Consulted) | Import, Lohnlauf, Behördenmeldungen, Rückläufer | Import-Protokolle, Auswertungen |
| Finance (Consulted) | Konto/Kostenstellen, Buchungen | Kontenplan, Buchungsjournal |
| IT/InfoSec (Consulted) | SSO/SCIM, sFTP/Keys, Rechte | Schlüsselverwaltung, Rezertifizierung |
Anbieter-Vergleich & Beispiele: DATEV vs. Alternativen – plus kleinere Player
DATEV-Kanzleimodell: De-facto-Standard in Deutschland, besonders im Mittelstand. Geeignet für Unternehmen mit enger Kanzlei-Zusammenarbeit. Produktinfos: Lohn und Gehalt, LODAS (Shop-Suche), APIs im DATEV Developer Portal. Strategischer Blick: Modernisierung Richtung Cloud-Payroll.
Alternative Payroll-Provider: ADP (u. a. PAISY/AdvancedPay) und SD Worx – sinnvoll bei Multi-Country-Setups, strengen SLAs oder Outsourcing-Zielen.
HCM-nahe Lohnlösungen (DE): Sage Lohnabrechnung, Lexware Lohn & Gehalt – häufig in KMU-Setups.
Kleinere/aufstrebende Player mit DATEV-Fokus: HR WORKS (tiefe DATEV-Datenservices inkl. LAUDS), Personio ↔ DATEV (beachte, dass DATEV die Marktplatz-Partnerschaft beendet hat, die technische Integration bleibt je nach Setup nutzbar), Factorial ↔ DATEV, TimeTac ↔ LODAS, Kenjo ↔ DATEV. Für Integrationsprojekte mit Unified-APIs sind spezialisierte Connector-Anbieter (z. B. Kombo) interessant.
Für die übergreifende Softwareauswahl lohnt zusätzlich ein Blick zu Find-Your-Software (allgemein), Find-Your-ERP (ERP-Kernprozesse) und Find-Your-ESG (Nachhaltigkeits-/ESG-Tools).
KPIs & Monitoring: Integration messbar steuern
- Exportfehlerquote Zeit/Abwesenheit→Payroll (Ziel: < 1 %).
- Abschlussdauer Cutoff→Zahlung (Ziel: Stunden statt Tage).
- Nachberechnungsrate (Ziel: < 5 %).
- Offene Korrekturen vor Cutoff nach Fehlerklasse (Stamm/Zeit/Abwesenheit/Zuschläge).
- Ticketvolumen je 100 MA zum Lohnschein (Ziel: sinkend, > 70 % Self-Service gelöst).
Use Cases & Fallstudie
Use Cases (Auswahl)
Filial-Retail (200–800 MA): Hoher Anteil an Teilzeit/Minijob, wechselnde Schichten, Zuschläge an Wochenenden. Knackpunkt: saubere Schicht-Plan→Ist-Synchronisation, mobile Zeiterfassung (Geofencing), automatische Zuschlagsbewertung. Lösung: Zeit/Abwesenheitssystem mit Zuschlagsregeln, Delta-Exports an DATEV (Lohnarten codiert), Pre-Payroll-Check auf fehlende Konten & eAU.
Produzierendes Unternehmen (500–1.500 MA): 3-Schicht, Nacht-/Feiertagszuschläge, Werksstandorte. Knackpunkt: Zuschlagslogik (Grenzwerte, Rundungen), Kostenstellen-Splits, Mehrfach-Mandanten. Lösung: Schichtplanung integriert, Idempotenz-Key pro Zuschlags-Event, Rücklauf der Lohnergebnisdaten in HR/BI zur Plausibilisierung.
Skalierendes Tech-Unternehmen (100–400 MA): Remote-Work, internationale Mitarbeitende, BAV-Anbieter, flexible Bonusmodelle. Knackpunkt: sauberes Effective-Dating bei Gehaltswechseln, ELStAM-Handling, BAV-Abzüge. Lösung: HR-Core als „single source of truth“, automatische Prüfungen (Pflichtfelder/ELStAM), DATEV-Import via Lohnimportdatenservice, Dokumentrücklauf via Lohnergebnisdatenservice.
Fallstudie: Mittelständischer Hersteller (750 MA, 3 Standorte)
Ausgangslage: HR-Core & Zeiterfassung historisch gewachsen, CSV-Exporte an Kanzlei, hohe Nachberechnungsquote (~11 % der Löhne), viele Sonderfälle via Excel. Ticketvolumen zum Lohnschein: 0,9/MA.
Vorgehen (12 Wochen bis Go-Live):
1) Datenvertrag definiert (Stammdaten, Lohnarten, Abwesenheiten, Zuschläge, Dimensionen).
2) Mappings gemeinsam mit Kanzlei validiert (Testfälle für Minijob, Midijob, Teilzeit, Zuschläge).
3) Quality-Gates implementiert (Pflichtfelder-Blockaden, eAU-Prüfung, Grenzwerte/Rundungen).
4) Delta-Exports mit Idempotenz eingeführt; Paketstruktur (manifest.json, Checksummen).
5) LAUDS-Pilot (HR WORKS) für Stammdaten- und Bewegungsdatenfluss; Lohnergebnisdatenservice für Rückläufe.
6) Shadow-Runs (2 Monate) inkl. Abweichungsanalyse & Regression-Suite (Joiner/Leaver, Zuschlags-Extrema, Retro).
Ergebnis (nach 3 Monaten Betrieb): Nachberechnungsrate 3,2 % (−71 %), Exportfehlerquote 0,6 %, Abschlussdauer Cutoff→Zahlung von 2,5 Tagen auf 10 Stunden reduziert, Tickets zum Lohnschein 0,3/MA (−67 %). Finance kann Kostenstellenberichte am +1 Werktag bereitstellen; Audit-Rückfragen werden via Run-Log in Minuten geklärt.
Rollout in 10 Schritten: Von Sandbox zu Live
- Scope & Ziele: Mandanten, Headcount, Länder, KPIs fixieren.
- Datenvertrag: Felder, Code-Listen, Effective-Dating, Idempotenz-Keys dokumentieren.
- Mappings: Lohnarten, Abwesenheiten, Zuschläge, Kostenstellen mit Kanzlei verproben.
- Integrationen: HR, Zeit, Abwesenheit, Schicht, DATEV-Datenservices (LAUDS, Lohnergebnis, Lohnimport), ERP/BI.
- Quality-Gates: Pre-Payroll-Checkliste („rote Liste“), harte Cutoffs, Vier-Augen-Freigaben.
- Shadow-Runs: Parallelabrechnungen mit Abweichungsanalyse; Regression-Testset (Joiner/Leaver, Minijob/Midijob, Zuschläge, Retro).
- Payroll-Kalender: Offizielle Feiertage, Verschiebungen, Notfallpfad (Fallback auf CSV).
- Enablement: Manager-Guides, FAQ, Self-Service (Dokumente via Arbeitnehmer-Portal).
- Go-Live & Hypercare: Woche 1–4 enges Monitoring, tägliche Fehler-Standups, SLA-Matrix.
- Continuous Improvement: Quartals-Retro, Automationshebel (mehr Delta, weniger manuell), Dashboard-Iterationen.
Hilfreich dazu: Rollen & Verantwortlichkeiten in HR-Projekten sowie die HR-Software-Checkliste.
Troubleshooting & Anti-Pattern
Häufige Fehlerbilder
- „Unbekannte Lohnart“: Mapping fehlt/alt → zentrale Code-Liste & Regression-Tests prüfen.
- „Abwesenheit unplausibel“: Typen vertauscht, eAU fehlt → HR-Workflow schärfen, Pflichtfelder.
- „Zuschlag falsch“: Plan→Ist oder Rundungen inkonsistent → Schicht/Zeitsystem & Grenzwerte prüfen.
- „Doppelbuchung“: Delta/Idempotenz fehlt → dedupe_key/event_id einführen, Dead-Letter sauber verarbeiten.
- „Kostenstelle falsch“: Änderung ohne Stichtag → Effective-Dating & Freigaben erzwingen.
Anti-Pattern, die du vermeiden solltest
- Excel-Zwischenstufen in der „letzten Meile“.
- „Soft Cutoffs“ – Daten ändern sich noch nach Export.
- Hidden Overrides ohne Begründung im Audit-Trail.
- Keine klaren Owner je Fehlerklasse.
FAQ
Was umfasst eine „DATEV-HR-Integration“ konkret?
Datenvertrag, Mappings (Lohnarten, Abwesenheiten, Zuschläge), Quality-Gates, Export/Transport (CSV/API), Idempotenz & Protokolle, Rückläufer-Handling – plus klare RACI mit Kanzlei/Finance.
Wie verhindere ich Nachberechnungen?
Harte Pre-Payroll-Checks, Cutoffs, Delta-Exports mit Idempotenz, Vier-Augen-Freigaben, Regression-Tests (Joiner/Leaver, Mini/Midijob, Zuschläge, Retro).
Wann lohnt sich ein alternativer Payroll-Provider statt DATEV?
Bei hoher Internationalität, strengen SLAs oder wenn du eine zentral gemanagte Multi-Country-Payroll brauchst (z. B. ADP, SD Worx). Für rein deutsche Setups mit Kanzleibindung ist DATEV oft optimal.
Wie binde ich Zeit/Abwesenheit sauber ein?
Plan→Ist-Abgleich, saubere Typ-Codes, definierte Rundungen/Grenzwerte, eAU-Handling und delta-basierte Events; Schichtänderungen zeitnah synchronisieren.
Welche Sicherheitsanforderungen gelten?
Transportverschlüsselung (sFTP/HTTPS), Ruhdatenverschlüsselung, Rollen/Least-Privilege, Rezertifizierung; Anbieter mit ISO/IEC 27001 & SOC 2 bevorzugen.
Fazit: Eine stabile DATEV-Integration ist kein Hexenwerk – sie ist das Ergebnis aus klaren Datenverträgen, verlässlichen Mappings, disziplinierten Quality-Gates und gelebter Zusammenarbeit mit der Kanzlei. Den passenden HR-Stack findest du schneller mit dem Find-Your-HR Matching. Für angrenzende Entscheidungen lohnt außerdem der Blick auf Find-Your-Software, Find-Your-ERP und Find-Your-ESG.
