Core HR Stammdaten – das Herz deiner HR-IT

Die Core HR Stammdaten sind das zentrale Verzeichnis aller Mitarbeiter- und Organisationsinformationen – die „Single Source of Truth“ für HR. Es versorgt Payroll, Zeitwirtschaft, Recruiting, Learning, Performance und Analytics mit korrekten, versionierten Daten. Ohne stabiles Core HR entstehen Medienbrüche, Fehler und Audit-Risiken. Für einen schnellen Überblick, welche Module darüber hinaus wichtig sind, lohnt unser Beitrag „Funktionen moderner HR-Software 2025“ oder auch ein Blick in den Leitfaden für HR Software Auswahl.

Definition & Abgrenzung: Was gehört zu Core HR (Stammdaten)?

Core HR Stammdaten verwalten personenbezogene und organisatorische Kerndaten mit Historien und Gültigkeiten: Person (Identität, Vertrag), Beschäftigung (FTE, Arbeitszeitmodell), Stelle/Position, Organisationseinheit, Zeit- & Vergütungsprofile sowie Compliance-Felder (z. B. Einwilligungen, Löschfristen). Talentfunktionen (Recruiting, Performance, Learning) sind nicht Core HR, hängen aber eng daran – deshalb ist ein sauberes Datenmodell entscheidend. Wie du daraus eine belastbare Auswahlmethodik machst, zeigen wir in „HR-Software-Auswahl: Wie geht das eigentlich?“.

Das Datenmodell: Von Person bis Stelle – die kritischen Objekte

Ein tragfähiges Core-HR-Datenmodell bildet Beziehungen und Verantwortlichkeiten eindeutig ab. Diese Objekte sind in nahezu allen Systemen Standard:

• Person & Beschäftigung: Identität, Personalnummer, Vertragsart, Eintritt/Austritt, FTE, Probezeit, Benefits, Kostenträger.
• Stelle & Organisation: Stelle/Position (Level, Aufgaben), Zuordnung zu Organisationseinheit, Kostenstelle, Berichtslinie.
• Zeit- & Vergütungsprofile: Arbeitszeit-/Schichtmodell, Abwesenheitsrechte, Entgeltgruppen, Zulagenrahmen.
• Compliance & Historien: Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO), Aufbewahrung/Löschung, Änderungs- & Genehmigungsprotokoll.

Beispielsysteme mit Core-HR-Schwerpunkt sind u. a. SAP SuccessFactors Employee Central, Personio Core, Workday HCM, DATEV Personal-Managementsystem und rexx systems.

Kerngeschäftsprozesse im Core HR

Die Core HR Stammdaten orchestrieren den kompletten „Hire-to-Retire“-Lebenszyklus. Jeder Schritt löst valide Folgeaktionen aus – in Payroll, Zeitwirtschaft, Berechtigungen und Reporting. Ein klarer, mehrstufiger Prozess senkt das Risiko von Fehlentscheidungen; jede Phase liefert belastbare Ergebnisse für die nächste Stufe.

• Eintritt & Onboarding: Stammdatenerfassung, Vertrags-/Positionszuordnung, Zugänge, Pflichtunterweisungen – ideal per Self-Service.
• Versetzung & Änderung: Stellenwechsel, Gehalts-/Arbeitszeitänderungen, Organisation; immer mit Wirksamkeitsdatum und Audit-Trail.
• Abwesenheit & Zeit: Urlaube, Krankheit, Elternzeit, Schicht-/Kontingentlogik; korrekte Übergabe an Payroll & Planung.
• Austritt & Nachlauf: Offboarding, Accounts/Assets entziehen, Bescheinigungen, Aufbewahrung & Löschfristen anstoßen.

Warum ein strukturierter Prozess gerade in HR-Projekten unverzichtbar ist, diskutieren wir im Beitrag „HR-Softwareauswahl: Probleme, Prozess & Lösungen für KMU“.

DSGVO, Sicherheit & Nachweise: Was ein Core-HR-System bieten muss

Stammdaten sind personenbezogen – die Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage (z. B. Vertrag, gesetzliche Pflicht). Pflichtdisziplin: Rollen/Rechte, Protokollierung, Datenminimierung, Aufbewahrungs- & Löschkonzepte sowie Auskunftsfunktionen. In Cloud-Umgebungen erhöhen Prüfstandards (z. B. BSI C5, ISO/IEC 27001) und klare AV-Verträge das Vertrauen.

Eine kompakte Checkliste zur vertraglichen und finanziellen Absicherung findest du im Artikel „Kostenfalle vermeiden: HR-Software-Budget“. Den Technologievergleich adressiert „Cloud vs. On-Premise“.

Integrationen: Warum Core HR ohne Schnittstellen keinen Wert entfaltet

Der Mehrwert entsteht durch verlässliche Integrationen: Payroll (Stamm-/Bewegungsdaten), Zeitwirtschaft, Finance (Kostenstellen), Identity (SSO/IDP), Collaboration/ITSM und BI/Analytics. Achte auf zertifizierte Connectoren, stabile APIs, eindeutige Mapping-Tabellen (Org/Cost Center), saubere Referenzwerte und End-to-End-Tests vor jedem Monatsabschluss.

Wie du Schnittstellen bereits in der Auswahlphase berücksichtigst, zeigen wir im Leitfaden „HR-Software-Auswahl: Wie geht das eigentlich?“.

Beispiele & Einsatzkontexte: Welche Core-HR-Lösung passt?

Die „beste“ Lösung hängt von Größe, Komplexität, Regionen und vorhandenen Systemen ab – nicht vom Logo. Drei häufige Pfade aus Projekten:

• KMU (bis ~300 MA): Fokus auf schnelle Einführung, ESS/Mobile, schlanke Prozesse. Häufig eingesetzt: Personio Core, rexx systems oder DATEV. Wann sich der Umstieg von Excel lohnt, erklärt „HR-Software vs. Excel“.
• Mid-Market (200–1.500 MA): API-starke Cloud-Suiten mit breiter Modulabdeckung; z. B. SAP SuccessFactors Employee Central als Core, Payroll/Zeiterfassung integriert. Passende Tipps stehen im Beitrag „Kollaborative HR-Softwareauswahl“.
• Enterprise/International: globaler Datenhaushalt, Release-Kadenz, Analytics. Typisch: Workday HCM oder EC im Verbund mit landesspezifischer Payroll. Marktentwicklung beleuchtet „HR-Software-Markt 2025“.

People Analytics: Wert entsteht durch verknüpfte Stammdaten

Erst wenn verlässliche Stammdaten mit Prozess- und Leistungsdaten verbunden werden, entfalten Analytics Wirkung – z. B. bei Fluktuationsprognosen, Skill-Gaps oder Headcount-Forecasts. Core HR liefert die Datengrundlage; Standard-Kennzahlen und klare Verantwortlichkeiten (Data Owners) sind Pflicht. Einen praxisnahen Einstieg in priorisierte Funktionen findest du im Funktionen-Überblick.

Best Practices: So bleiben deine Core HR Stammdaten sauber und auditierbar

Mit einigen Grundsätzen wird Core HR vom „Telefonbuch“ zum strategischen HR-Backbone:

• Daten-Governance: Feldkatalog, Datenwörterbuch, Data Owner je Objekt, Vier-Augen-Prinzip für kritische Änderungen.
• Versionierung & Gültigkeiten: Änderungen ausschließlich mit Wirksamkeitsdatum; Massenimporte protokollieren.
• DSGVO by Design: Rechtsgrundlagen dokumentieren, Aufbewahrungs- & Löschkonzepte automatisieren, Auskunftsfunktionen testen.
• Integrationshärtung: Referenzwerte (Org/Cost Center), Mapping-Tabellen & E2E-Tests vor Monatsabschluss.
• Release-Management: Cloud-Releases früh prüfen (Sandbox), „Snack“-Trainings für HR/Manager bereitstellen.

Viele dieser Punkte sind Teil unserer Auswahl-Guides und Budgettipps (Kostenfalle vermeiden).

Core HR Stammdaten in 4 Schritten: Vom Ist-Datenchaos zur stabilen Basis

Schlank, nachvollziehbar und kollaborativ – so gelingt der Start in die Stammdaten-Stabilität:

1. Datenaufnahme & Zielbild: Feldkatalog, Muss/Soll/Kann, Rollen/Rechte, Aufbewahrungs- & Löschfristen (DSGVO) definieren.
2. System & Schnittstellen planen: Core-HR-Lösung wählen; Payroll/Finance/IDP priorisieren; Zertifikate, AV-Vertrag & Datenresidenz prüfen.
3. Migration & Workflows: Datenbereinigung, Mapping, Import; Genehmigungswege & Audit-Trails testen; Parallel-Run mit Payroll.
4. Go-Live & Analytics: ESS ausrollen, Schulungen durchführen, Dashboards & Löschprozesse aktivieren; Release-Zyklus etablieren.

Für methodische Tiefe: Kollaborative Auswahl, Cloud vs. On-Premise und Budgetplanung.

Mit Find-Your-HR schneller zur passenden Core-HR-Basis

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