Erfolgreiche HR-Digitalisierung beginnt mit Klarheit: Rollen in HR-Projekten müssen früh definiert, transparent kommuniziert und konsequent gelebt werden. Ohne saubere Zuständigkeiten entstehen Entscheidungsstau, Schattenprozesse und teure Schleifen in Auswahl, Implementierung und Betrieb. In diesem Leitfaden strukturieren wir Governance, RACI und Kernrollen – von HR bis IT, von Datenschutz bis Betriebsrat – und verlinken auf erprobte Vorlagen und Deep-Dives in unserem Blog. Für die methodische Systemauswahl empfehlen wir den Leitfaden zur HR-Software-Auswahl, für den Funktionsüberblick die Seite HR-Software-Funktionen.
Warum klare Rollen in HR-Projekten entscheidend sind
HR-Projekte berühren sensible Daten, viele Stakeholder und kritische Prozesse wie Payroll, Zeit & Abwesenheit, Onboarding oder Reporting. Je mehr Personen beteiligt sind, desto wichtiger ist eine belastbare Governance mit eindeutigen Zuständigkeiten. So werden Entscheidungen schneller, Risiken planbar und Ergebnisse messbar – von der Auswahl bis zum Go-Live.
Für den strukturierten Start in die Auswahlphase: HR-Software-Checkliste (inkl. Matrix). Für die spätere Einführung: Die ersten 100 Tage.
Governance & RACI für Rollen in HR-Projekten
Eine praxistaugliche Governance kombiniert Steering, Projektrat und Working Streams. Das RACI-Modell (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) schafft Klarheit, wer handelt, wer final verantwortet, wer gehört wird und wer informiert bleibt. Wichtig ist, die RACI-Matrix pro Phase (Auswahl, Implementierung, Stabilisierung) zu pflegen.
Rollen in HR-Projekten:Steuerungsebene (Steering)
- Projekt-Sponsor (Accountable): Budget & Zielbild, Eskalationen, Prioritäten.
- HR-Leitung / CHRO (Consulted/Accountable): People-Ziele, Richtlinien, Ressourcen.
- IT-Leitung / CIO (Consulted): Architektur, Security, Integrationen.
Rollen in HR-Projekten: Projektrat (Decision Board)
- Product Owner HR (Accountable): Backlog & Priorisierung, Abnahme fachlicher Ergebnisse.
- Projektleitung (Responsible): Planung, Meilensteine, Risiko- & Stakeholder-Management.
- Datenschutz (Consulted): DSGVO, AVV, TOMs, Lösch-/Aufbewahrungskonzept – vertieft in HR-Software & Datenschutz.
- Betriebsrat (Consulted): Mitbestimmung, Transparenz, Regelungen zu Kontrolle/Leistung.
Rollen in HR-Projekten: Working Streams (Delivery)
- Core HR / Stammdaten (Responsible): Datenmodell, Pflichtfelder, Qualität – vgl. Core HR.
- Payroll (Responsible): Pre-Payroll, Exporte, Stichtage, Vier-Augen-Prinzip.
- Zeit & Abwesenheit (Responsible): Regeln, Zuschläge, Kontingente – siehe Zeit & Abwesenheit.
- Integrationen (Responsible): HRIS, ATS, Finance/ERP, IDP/SSO – Patterns in API & Integrationen.
- Change & Enablement (Responsible): Kommunikation, Schulungen, Guides, Adoption.
- Vendor / Implementierungspartner (Responsible/Consulted): Konfiguration, Migrationspfad, Best Practices.
Kernrollen & Verantwortlichkeiten im HR-Projekt
Nicht jedes Projekt hat alle Rollen – aber jede Verantwortung braucht eine:n klare:n Owner. Die folgenden Profile haben sich in HR-Einführungen bewährt und lassen sich je nach Größe bündeln.
Product Owner HR
- Definiert Nutzen, priorisiert Backlog, entscheidet über Scope & Abnahmen.
- Übersetzt HR-Ziele in Anforderungen (User Stories, Akzeptanzkriterien).
- Verzahnt Auswahl/Implementierung mit Linien-HR und Führungskräften.
Rollen in HR-Projekten: Projektleitung
- Plant Releases, steuert Ressourcen & Budget, managt Risiken/Eskalationen.
- Moderiert Entscheidungen, stellt Informationsfluss sicher.
- Berichtet an Steering & Projektrat, pflegt Roadmap & Status.
HRIS / Process Lead
- Verantwortet Datenmodell, Prozesse & Konfiguration im HR-System.
- Stimmt Schnittstellen-Felder, Validierungen und Governance ab.
- Pflegt Doku/Guides; betreibt „Admin Community of Practice“.
IT-Integration & Security
- Architektur, SSO/MFA, SCIM-Provisionierung, Webhooks/ETL.
- Non-Prod/Prod-Trennung, Testkonzept, Monitoring, Backup/Restore.
- Security Reviews, Pen-Test-Koordination, Secrets-Management.
Payroll Lead
- Pre-Payroll, Delta-Reports, Stichtage, Exportformate & Rücklauf.
- Vier-Augen-Freigabe, Journal-/Belegablage, Jahresabschluss-Prozesse.
- KPIs: First-time-right, Korrekturrate, Durchlaufzeit – mehr im Beitrag Budget ohne Kostenfalle.
Time & Absence Lead
- Regelwerk (Zuschläge, Pausen, Feiertage), Geräte/Terminals, Mobile.
- Plausibilisierung vor Payroll, Abgleich mit Schicht/Einsatzplanung.
- KPIs: Datenfrische, Korrekturen, genehmigte Abwesenheiten p. M.
Datenschutz & Betriebsrat
- Rechtsgrundlagen (DSGVO), AVV, TOMs, Lösch-/Sperrkonzept; Mitbestimmung.
- Transparenz: Information der Beschäftigten, Einsichts-/Korrekturrechte.
- Begleitet Tests/Go-Live; bewertet Auswertungen/Reporting auf Fairness – siehe DSGVO-Konform.
Change, Training & Kommunikation
- Stakeholder-Analyse, Kommunikationsplan, Micro-Guides in der App.
- Training on the Job, „What’s in it for me?“-Formate; Support-Rituale.
- Adoption-Messung (Logins, Self-Service-Quote, Ticketreduktion) – Inspiration in Demos richtig nutzen.
Rollen & Verantwortlichkeiten je Projektphase
Verantwortlichkeiten verschieben sich über den Projektverlauf. Ein Phasenmodell verhindert Lücken zwischen Auswahl, Implementierung und Stabilisierung – und sorgt dafür, dass Ergebnisse „in Betrieb“ wirken.
Phase 1 – Auswahl & Entscheidung
- PO HR, Projektleitung, HRIS: Anforderungen, Shortlist, Bewertungsmatrix, Referenzen.
- IT/Security: Architektur, Integrations-Machbarkeit, SSO/SCIM, Datenschutz-Vorprüfung.
- Fach-Leads: Demo-Drehbuch, Use-Cases, Entscheidungsempfehlung – siehe Demo-Leitfaden.
Phase 2 – Implementierung & Migration
- HRIS/IT: Konfiguration, Datenmigration, Schnittstellen, Rollen/Rechte, Tests.
- Payroll/Time: Regelwerke, Pre-Payroll, Parallel-Läufe, Cutoffs & Freigaben.
- Change/Training: Kommunikationspaket, Admin/Manager-Guides, Supportmodell.
Phase 3 – Go-Live & Stabilisierung
- Runbook, Hypercare, KPI-Deck (z. B. First-time-right, Ticketreduktion, Adoption).
- Governance „im Betrieb“ (Change Requests, Release-Plan, Security-Reviews).
- Quartals-Retro mit Maßnahmenplan; verknüpft mit 100-Tage-Plan.
Entscheidungswege & Eskalation in HR-Projekten
Entscheidungen brauchen Tempo und Nachvollziehbarkeit. Ein „Decision Log“ mit Owner, Deadline, Optionen und Auswirkungen vermeidet Endlosschleifen. Für Streitfälle lohnt ein klarer Eskalationspfad über Projektrat → Steering – mit definierten SLAs.
Best Practices
- „One-pager pro Entscheidung“: Ziel, Optionen, Bewertung, Empfehlung, Risiko.
- Time-boxed Reviews (z. B. 48–72 Std.) mit Standard-Entscheiderkreis.
- Transparenter Log – verlinkt in wöchentlichen Statusreports.
Anti-Pattern: Was Rollen in HR-Projekten ausbremst
Häufige Bremsklötze sind altbekannt – und vermeidbar, wenn sie früh adressiert werden. Nutze sie als Checkliste für Kick-off & Health-Checks.
Typische Stolpersteine
- „Alle machen alles“: Keine Owner → keine Verantwortung → kein Fortschritt.
- Schattenentscheidungen: Gremien werden nachträglich „informiert“ statt beteiligt.
- Späte Security/BR-Einbindung: DSGVO & Mitbestimmung erst zum Go-Live – teure Schleifen. Siehe DSGVO.
- Integrations-Blindflug: „CSV wird’s schon richten“ – spätere Automatisierung wird doppelt teuer. Besser: API-Patterns nutzen.
- Kein Enablement: Ohne Micro-Guides & Training keine Adoption – siehe Onboarding.
Vorlagen & Checklisten für Rollen in HR-Projekten
Gute Vorlagen sparen Zeit und verhindern Lücken. Nutze sie als Startpunkt – und passe sie an deine Organisation an. Für tiefergehende Kriterienkataloge empfehlen wir die HR-Checkliste 2025.
RACI-Starter (Auszug)
- Datenschutzfolgeabschätzung (DPIA): R=DSB/IT-Sec, A=PO HR, C=BR/Vendor, I=Steering.
- Pre-Payroll Setup: R=Payroll Lead, A=PO HR, C=Finance/IT, I=Steering.
- SSO/SCIM: R=IT-Integration, A=CIO/IT-Lead, C=Vendor, I=Projektleitung.
- Demo-Drehbuch: R=Fach-Leads, A=PO HR, C=IT/BR/DSB, I=Steering – Leitfaden: Demo richtig nutzen.
KPI-Deck für Go-Live
- Adoption (Logins, Self-Service-Quote), Ticketreduktion, „First-time-right“ in Payroll.
- Datenqualität (Pflichtfelder, Dubletten), Integrations-Fehlerrate (Webhooks/ETL).
- DSGVO-Indikatoren (Audit-Trail-Vollständigkeit, DSAR-SLA).
