HR-Software Shortlist: Von der Shortlist zum geeigneten System

Zielbild präzisieren: Outcomes, Scope & Messbarkeit

Jede erfolgreiche HR-Software Auswahl beginnt mit einem klar definierten Zielbild. Anstatt eine bloße Wunschliste an Funktionen zu sammeln, geht es darum, konkrete, messbare Outcomes zu formulieren. Diese Outcomes stellen sicher, dass die ausgewählte Software nicht nur gut aussieht, sondern echten Mehrwert in den HR-Prozessen schafft.

Typische Outcome-Ziele sind z. B. eine Reduzierung der Onboarding-Zeit, eine Verbesserung der Datenqualität oder eine höhere Self-Service-Quote bei den Mitarbeitenden. Wichtig ist dabei, dass diese Ziele mit klaren Kennzahlen und Verantwortlichkeiten verbunden sind.

• Outcomes: „First-time-right Pre-Payroll ≥ 99 %“, „Time-to-Onboard (Median) ≤ 10 Tage“, „Self-Service-Quote ≥ 70 %“.
• Scope: Welche Module werden in Phase 1 benötigt (z. B. Core HR + Onboarding + Abwesenheiten + Payroll-Export)? Was wird später ergänzt?
• Messbarkeit: Jede Kennzahl wird mit Zielschwelle, Verantwortlichem, Datenquelle und Reporting-Intervall dokumentiert.

Unser Tipp: Ergänze diese Arbeit mit People-Analytics-Praktiken. In unserem Beitrag People Analytics & Reporting erfährst du, wie du KPIs nicht nur definierst, sondern im System auch dauerhaft verankerst.

Projektteam & Governance: RACI, Decision-Log, Stakeholder

Die HR-Software Auswahl ist keine Aufgabe einer Einzelperson, sondern eine Teamleistung. Damit Rollen und Verantwortlichkeiten klar sind, empfiehlt sich das RACI-Modell. Es definiert, wer verantwortlich (Responsible), wer entscheidungsbefugt (Accountable), wer beratend (Consulted) und wer informiert (Informed) ist.

Zusätzlich sollte ein Decision-Log eingeführt werden, in dem alle Entscheidungen dokumentiert sind. So bleibt der Prozess auditierbar, transparent und nachvollziehbar – auch Monate später.

• Sponsor: verantwortet Zielbild, Budget und Eskalationen.
• HR/HRIS: erstellt Kriterienkatalog, Bewertungsmatrix und Abnahmen.
• IT/Security: prüft Architektur, SSO/MFA, Monitoring.
• Payroll/Time: definiert Regeln für Pre-Payroll und Exporte (z. B. DATEV).
• DSB/Betriebsrat: achtet auf DSGVO, TOMs und Mitbestimmung.
• Finance/Legal: bewertet TCO, Vertragsinhalte, Exit-Rechte.

Vertiefende Informationen findest du im Beitrag Rollen in HR-Projekten.

HR-Software Shortlist & Ausschlusskriterien

Nach der ersten Marktsondierung folgt bei der HR-Software Auswahl die Shortlist-Phase. In der Regel umfasst diese Liste drei bis fünf Systeme, die realistisch zum Unternehmen passen. Um die Auswahl stringent zu halten, sollte die Shortlist dokumentieren, warum bestimmte Tools aufgenommen wurden und warum andere bereits ausgeschieden sind. So verhinderst du, dass im Laufe des Projekts „alte Bekannte“ ohne objektive Grundlage wieder zurück auf den Tisch kommen.

Wichtig ist es, Ausschlusskriterien transparent zu machen. Diese Kriterien ergeben sich häufig aus rechtlichen, technischen oder funktionalen Anforderungen, die nicht verhandelbar sind.

• Fit-Kriterien: Unternehmensgröße, Standort, Payroll-Setup, Integrationsmöglichkeiten, regulatorischer Rahmen.
• Ausschlussgründe: fehlende SCIM-Unterstützung, keine Audit-Logs, ungeklärte Subprozessoren, fehlender Payroll-Export.
• Dokumentation: kurze Recaps pro Anbieter mit Quellen (z. B. Security-Seiten, Referenzen, öffentliche Funktionslisten).

Ein gutes Beispiel für Transparenz findest du bei Bitkom, die in Studien zeigen, wie Marktübersichten systematisch aufbereitet werden können.

HR-Software Shortlist: Bewertung – Muss/Soll/Kann, Gewichte & Scores

Die HR-Software Auswahl gewinnt an Objektivität, wenn du eine klare Bewertungsmatrix einsetzt. Sie definiert, welche Kriterien unverzichtbar sind (Muss), welche wichtig, aber nicht zwingend (Soll) und welche wünschenswert (Kann). Zusätzlich bekommt jedes Kriterium ein Gewicht und eine Bewertungsskala.

Muss-Kriterien sind dabei harte Filter: Wenn ein System sie nicht erfüllt, ist es unabhängig vom Rest ausgeschlossen. Soll- und Kann-Kriterien sorgen für Differenzierung und helfen, die Anbieter mit den besten Gesamtpunkten zu identifizieren.

Kategorien und Beispiele

• Fachlich: Core HR, digitale Personalakte, Onboarding, Zeit/Abwesenheit, Payroll-Export, Recruiting.
• Technik: SSO (SAML/OIDC), MFA, SCIM, Webhooks, Exportformate (CSV/JSON).
• Sicherheit/DSGVO: AVV, TOMs, Datenstandorte, Löschkonzepte, Audit-Trails.
• Kosten & Vertrag: Lizenzmodell, Setup-Kosten, Exit-Fähigkeit, Service-Level.

Eine Bewertungsmatrix könnte z. B. so aussehen:

Weitere Inspiration für die Gestaltung findest du in unserer Übersicht HR-Software-Funktionen.

Demo-Drehbuch: Gleiche Daten, gleiche Szenen

In der HR-Software Auswahl sind Demos ein kritischer Schritt. Doch anstatt Anbietern freie Bühne für Marketing-Slides zu lassen, solltest du ein klares Demo-Drehbuch entwickeln. Nur so sind die Ergebnisse vergleichbar und nachvollziehbar.

Ein gutes Demo-Drehbuch enthält identische Testdaten, einheitliche Szenen und klare Bewertungskriterien. Jede Abweichung oder offene Frage sollte dokumentiert werden, um später im Proof of Value erneut geprüft zu werden.

• Standard-Szenen: Neueinstellung → Onboarding mit E-Signatur, Zeitbuchung → Pre-Payroll, Änderung von Vertragsdaten, DSGVO-Auskunft, Reporting-Export.
• Bewertung: Jeder Anbieter erhält Punkte nur auf Basis von Evidenz (Screenshots, Exporte, Tests).
• Fairness: Gleiche Dauer, gleiche Agenda, gleiche Daten – Bias durch Showeffekte wird vermieden.

Ein hilfreicher Artikel dazu ist HR-Software-Demo richtig nutzen.

Proof of Value (PoV): Nachweise statt Folien

Während Demos erste Eindrücke liefern, fällt die finale Entscheidung bei der HR-Software Auswahl meist im Proof of Value (PoV). Hierbei werden die Systeme nicht in einer kontrollierten Demo-Umgebung, sondern mit echten Unternehmensdaten und Szenarien getestet.

Ein PoV dauert in der Regel zwei bis vier Wochen und liefert belastbare Nachweise. Jede Szene wird dabei mit klaren Akzeptanzkriterien, einem Owner und einer Evidenzliste versehen. Punkte werden nur vergeben, wenn die Nachweise erbracht sind.

Typische PoV-Szenen

• Onboarding: E-Signatur, SCIM-Provisionierung, Rollen- und Rechtevergabe, Status-Dashboards.
• Pre-Payroll: Abbildung von Feiertagen, Zuschlägen und Kontingenten, Delta-Export zu DATEV, Fehlerquote < 1 %.
• DSGVO: maschinenlesbarer DSAR-Export, Lösch-/Sperrkonzept, Audit-Trail bei High-Risk-Events.
• Reporting: Darstellung von Standard-KPIs, Export in CSV/JSON, BI-Abgleich.

Tiefergehende Best Practices findest du in den Beiträgen API & Integrationen sowie HR-Software & Datenschutz.

Datenmodell & Migration: Qualität, Mapping, Testläufe

Eine der unterschätztesten Phasen der HR-Software Auswahl betrifft die Datenmigration. Oft liegt der Fokus stark auf Funktionen, doch wenn die Datenqualität nicht stimmt, entstehen im späteren Betrieb Fehler, Verzögerungen und Frustrationen. Deshalb sollten Unternehmen schon während der Auswahlphase prüfen, ob das System die relevanten Datenmodelle unterstützt und wie einfach Migrationen durchzuführen sind.

Typische Herausforderungen bei der Datenmigration sind Dubletten, fehlende Pflichtfelder oder abweichende Formate zwischen Alt- und Zielsystem. Hier hilft es, ein strukturiertes Migrationskonzept zu erarbeiten.

• Profil-Fit: IBAN, Steuer-ID, Arbeitszeitmodelle, Kostenstellen und Rollen müssen sauber in die Zielstruktur abgebildet werden.
• Datenhistorie: Entscheide früh, ob nur Stammdaten oder auch Historien (z. B. Abwesenheiten, Gehaltsänderungen) migriert werden.
• Testläufe: Plane mindestens zwei Migrationstests mit Stichproben und Abnahmeprotokollen, bevor der Go-Live erfolgt.

Besonders hilfreich sind Werkzeuge zur Datenvalidierung und automatische Reports zur Qualitätssicherung. Mehr dazu findest du im Beitrag Onboarding & Stammdaten.

Integrationen: Identity, HR-Events, Payroll/DATEV, BI

Der wahre Wert einer HR-Software Auswahl zeigt sich erst im Zusammenspiel mit anderen Systemen. Moderne HR-Prozesse sind selten isoliert, sondern müssen sich nahtlos mit IT, Payroll, Finance und Business-Intelligence verbinden. Deshalb ist es wichtig, schon in der Auswahlphase auf Integrationsfähigkeit zu achten.

Kritisch sind vor allem Identity-Management, Event-Handling und Export-Schnittstellen. Ein fehlendes SCIM-Provisioning oder unzuverlässige Webhooks führen später zu hohem manuellen Aufwand und Sicherheitsrisiken.

• Identity: SSO via OIDC/SAML, Multi-Faktor-Authentifizierung, SCIM für Nutzerlebenszyklen (Create/Update/Deactivate).
• Events: Signierte Webhooks mit Wiederholungslogik, Monitoring und klarer Dokumentation.
• Payroll: Delta-Exports für DATEV oder vergleichbare Systeme, inklusive Fehlerreports und Vier-Augen-Prinzip.
• BI/Analytics: Standardisierte Datenfeeds, transparente Datenmodelle, Self-Service-Dashboards.

Besonders Unternehmen mit internationalen Standorten sollten prüfen, wie flexibel die HR-Software mit verschiedenen Payroll-Anbietern und Landesgesetzen umgehen kann. Praxisbeispiele und Best Practices findest du im Artikel API & Integrationen.

Sicherheit & Datenschutz: AVV/TOMs, DSGVO, Audit-Trails

Kein Unternehmen kann es sich leisten, bei der HR-Software Auswahl Sicherheit und Datenschutz zu vernachlässigen. Personal- und Gehaltsdaten zählen zu den sensibelsten Daten überhaupt. Entsprechend müssen Anbieter nachweisen, dass sie die Anforderungen der DSGVO und gängiger Sicherheitsstandards einhalten.

Zentrale Prüfpunkte sind der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), die Technisch-Organisatorischen Maßnahmen (TOMs) und die Liste der Subprozessoren. Zusätzlich sollten Audit-Trails und Protokollierungsmöglichkeiten Teil der Software sein, um Compliance-Nachweise zu sichern.

• AVV: Vertragliche Grundlage, die Art und Umfang der Datenverarbeitung regelt.
• TOMs: Verschlüsselung, Backup-Strategien, Incident-Response-Prozesse.
• Subprozessoren: Transparenz über eingesetzte Partner, deren Standorte und Zwecke.
• Audit-Trail: Nachvollziehbare Protokolle von Änderungen, Zugriffsrechten und kritischen Ereignissen.

Seriöse Anbieter veröffentlichen ihre Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen transparent. Mehr Informationen dazu findest du bei der Europäischen Datenschutzbehörde (EDPB) sowie in unserem Artikel HR-Software & DSGVO.

TCO & Vertragslogik: Preis, Exit-Fähigkeit, Service-Level

Bei der HR-Software Shortlist ist nicht nur der Lizenzpreis entscheidend, sondern die gesamten Kosten über den Lebenszyklus hinweg. Diese Gesamtkosten werden als Total Cost of Ownership (TCO) bezeichnet. Sie setzen sich aus Lizenzen, Setup-Kosten, Migration, Integrationen, Betrieb, Schulungen und Support zusammen.

Zusätzlich spielt die Vertragslogik eine Rolle: Kündigungsfristen, Ausstiegsrechte und Service-Level-Agreements (SLAs) können die tatsächlichen Kosten und Risiken massiv beeinflussen.

Unser Tipp: Achte bei der HR-Software Shortlist auf vertraglich gesicherte Exit-Strategien. Nur so stellst du sicher, dass deine Daten im Falle eines Anbieterwechsels vollständig und in einem nutzbaren Format exportiert werden können.

Change & Adoption: Enablement, Self-Service, Micro-Guides

Eine HR-Software Shortlist ist nur so erfolgreich wie die Akzeptanz der Mitarbeitenden, Führungskräfte und HR-Teams. Die schönste Software bringt keinen Nutzen, wenn sie nicht genutzt wird. Deshalb sollte Change Management ein fester Bestandteil des Auswahlprozesses sein – nicht erst der Einführung.

Ziel ist es, eine möglichst hohe Adoption zu erreichen. Das bedeutet: Mitarbeitende wissen, wie sie das System verwenden, erkennen den Nutzen und integrieren die Lösung in ihre tägliche Arbeit.

• Enablement: Entwickle Trainingspfade für verschiedene Rollen (HR, Payroll, Manager, Mitarbeitende). Nutze ein LMS für E-Learnings.
• Self-Service: Stelle sicher, dass typische HR-Prozesse (z. B. Abwesenheiten beantragen, Stammdaten ändern) end-to-end im System möglich sind – auch mobil.
• Micro-Guides: Kurze Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt im System helfen, Barrieren zu senken und Supportanfragen zu reduzieren.
• Kommunikation: Erkläre, warum die neue HR-Software eingeführt wird, welche Vorteile sie bringt und wie Mitarbeitende Unterstützung erhalten.

Unser Tipp: Plane schon während der Auswahlphase ein kleines Pilotprojekt oder einen internen Test mit ausgewählten Stakeholdern. So erhältst du Feedback, ob die Usability den Erwartungen entspricht.

Risiken managen: Bias, Scope-Creep, Integrationslücken

Jede HR-Software Auswahl birgt Risiken. Wer sie früh erkennt und aktiv managt, spart später viel Zeit und Kosten. Drei Gefahren treten besonders häufig auf: Demo-Bias, Scope-Creep und Integrationslücken.

Demo-Bias entsteht, wenn Entscheidungsträger von einer besonders gelungenen Präsentation geblendet werden, obwohl die Lösung im Alltag nicht passt. Scope-Creep beschreibt die schleichende Ausweitung von Anforderungen, die ursprünglich gar nicht Teil des Projekts waren. Integrationslücken schließlich treten auf, wenn kritische Schnittstellen nicht ausreichend geprüft werden.

• Demo-Bias vermeiden: Gleiche Testdaten, gleiche Agenda, Punkte nur mit Nachweisen vergeben.
• Scope-Creep begrenzen: Anforderungen klar definieren, Änderungen nur mit Sponsor-Entscheidung und KPI-Bezug zulassen.
• Integrationslücken schließen: SCIM, SSO, Payroll-Exporte und Webhooks im PoV testen, inklusive Fehlersimulation.

Mehr Tipps findest du im Beitrag Risiken in der HR-Software Auswahl erkennen und vermeiden.

HR-Software Shortlist: Entscheidung per KPI-Deck, Scorecard, Beschluss

Am Ende der HR-Software Auswahl steht die finale Entscheidung. Diese sollte auf Daten, Nachweisen und klaren Kriterien basieren – nicht auf Sympathie oder spontanen Eindrücken.

Eine bewährte Methode ist die Präsentation eines KPI-Decks im Lenkungskreis. Dieses zeigt, inwieweit die definierten Outcomes erreicht wurden, welche Ergebnisse der Proof of Value geliefert hat und wo noch Abweichungen bestehen.

• KPI-Deck: Status der Zielwerte, PoV-Ergebnisse, geplante Maßnahmen bei Abweichungen.
• Scorecards: Gewichtete Punkte der Anbieter, Abdeckung der Muss-Kriterien, offene Risiken.
• Beschlussvorlage: Zusammenfassung der Alternativen auf 1–2 Seiten mit klarer Empfehlung und Auflagen.

Die finale Entscheidung sollte in einem offiziellen Beschluss dokumentiert werden. So ist nachvollziehbar, warum das ausgewählte System gewählt wurde und welche Bedingungen daran geknüpft sind.

Vom Entscheid zum Kick-off: 30/60/90-Plan

Nach der finalen HR-Software Auswahl beginnt die Übergangsphase zur Implementierung. Viele Projekte verlieren hier an Momentum, weil nach der Entscheidung zunächst vermeintlich „Ruhe“ einkehrt. Um diesen Leerlauf zu vermeiden, empfiehlt sich ein klar strukturierter 30/60/90-Plan.

Dieser Plan definiert, welche Aufgaben in den ersten drei Monaten nach der Entscheidung erledigt sein müssen, um ein erfolgreiches Projektfundament zu legen. So werden Erwartungen transparent und alle Beteiligten wissen, welche Meilensteine sie erreichen müssen.

• 30 Tage: Projektteam offiziell einsetzen, Datenbereinigung starten, Integrations-Design entwickeln, Trainingsplan erstellen.
• 60 Tage: System konfigurieren, erste Testmigration durchführen, SSO/SCIM live nehmen, Reports vorbereiten.
• 90 Tage: User-Acceptance-Tests (UAT) abschließen, zweite Migration testen, Hypercare-Plan definieren, Go-Live-Readiness prüfen.

Ein solcher Fahrplan reduziert Unsicherheiten und gibt den Stakeholdern Orientierung. Außerdem sorgt er dafür, dass die mit der HR-Software Auswahl gesetzten Ziele nicht aus dem Blick geraten.

HR-Software Shortlist: Turbo mit Matching-Engine & Selection-Portal

Auch wenn eine strukturierte HR-Software Auswahl mit Shortlist, Bewertungsmatrix und Proof of Value funktioniert, bleibt der Prozess oft zeitaufwändig. Automatisierte Ansätze können hier massiv unterstützen.

Unsere Matching-Engine nutzt KI-Algorithmen und ein standardisiertes Matching-Layer, um Anforderungen automatisch mit Anbieterprofilen abzugleichen. Auf Basis von Zielbild, Unternehmensgröße, Branche und bekannten Best Practices wird in wenigen Minuten eine präzise Shortlist erstellt – eine Arbeit, die manuell Tage dauern würde.

Das Selection-Portal geht noch einen Schritt weiter: Alle Stakeholder arbeiten gemeinsam in einem Tool an Kriterienmatrix, Bewertungsbögen, Demo-Drehbüchern, PoV-Szenarien und KPI-Decks. Änderungen werden versioniert gespeichert, Nachweise zentral dokumentiert und Entscheidungen auditierbar festgehalten.

Vorteile dieses Ansatzes:

• Zeitersparnis von mehreren Projekttagen.
• Höhere Genauigkeit durch automatische Validierungen.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten.
• Reduzierte Projektkosten durch effizientere Abstimmungen.

Weitere Einblicke und Inspiration findest du im Find-Your-HR Blog.

HR-Software Shortlist: Ressourcen & Nächste Schritte

Mit einer fundierten HR-Software Shortlist legst du den Grundstein für erfolgreiche HR-Digitalisierung. Wichtig ist, dass du den Prozess nicht als einmalige Entscheidung, sondern als strategische Investition verstehst. Eine klare Zieldefinition, strukturierte Bewertungsmethoden und belastbare Nachweise sichern dir nachhaltigen Erfolg.

Für deine nächsten Schritte empfehlen wir dir folgende Ressourcen:

• Leitfaden HR-Software Shortlist – umfassender Überblick über den gesamten Prozess.
• Funktionsübersicht HR-Software – detaillierte Liste relevanter Module und Features.
• Find-Your-HR Blog – regelmäßige Deep-Dives zu Themen wie Integrationen, Datenschutz, People Analytics.
• find-your-software.de – allgemeine Auswahlmethodik für Business-Software.
• find-your-erp.de Blog – ERP-Insights und Best Practices für komplexere Auswahlprojekte.
• find-your-esg.de – Nachhaltigkeit & ESG-Reporting als Teil der Unternehmens-IT.

Abschließend empfehlen wir dir, mit dem Leitfaden zur HR-Software Auswahl zu starten. Er gibt dir eine strukturierte Basis, die du mit den in diesem Artikel beschriebenen Methoden und Tools individuell vertiefen kannst.