Ob Baustelle, Filiale, Außendienst oder Homeoffice: Mobile Zeiterfassung ist heute der schnellste Weg zu vollständigen, korrekten Arbeitszeiten – ohne Zettelwirtschaft und Doppelpflege. Moderne Time Tracking App-Ansätze verbinden Geofencing Zeiterfassung, Schicht- und Abwesenheitslogik, Compliance-Prüfungen sowie nahtlose Exporte in Payroll. Dieser Leitfaden zeigt, welche Funktionen wirklich zählen, wie du Datenschutz & Mitbestimmung sauber einbindest und wie die Integration in HR-Kernsysteme gelingt. Für eine strukturierte Toolauswahl empfehlen wir den HR-Software Auswahl Leitfaden und – falls du breiter suchst – die Plattformen Find-Your-Software, Find-Your-ERP und Find-Your-ESG. Einen Funktionsüberblick über angrenzende Module liefert der HR-Software-Funktionsüberblick sowie die Deep-Dives zu Zeit & Abwesenheit und Payroll in HR-Software.
Warum Mobile Zeiterfassung jetzt Standard ist
Drei Gründe treiben den Wandel: (1) Rechtssicherheit – vollständige, nachvollziehbare Arbeitszeiten, (2) Produktivität – weniger Korrekturen, schnellere Abschlüsse, (3) Nutzererlebnis – Stempeln dort, wo gearbeitet wird. Eine starke Time Tracking App ist mehr als ein „Start/Stop“-Knopf: Sie prüft Regeln (Pausen, Ruhezeiten), reichert Zeiten mit Projekten/Schichten/Kostenstellen an, warnt bei Konflikten und erzeugt Payroll-ready Daten. Zusammen mit Schichtplanung, Abwesenheiten und einem sauberen Rollenmodell entsteht ein robuster End-to-End-Flow. Für Governance & Verantwortlichkeiten hilft der Beitrag Rollen in HR-Projekten sowie – für die Systemwahl – HR-Softwareauswahl: Wie geht das?.
Wer neu aufsetzt, denkt Mobile Zeiterfassung immer im Verbund mit Zeit & Abwesenheit, Einführung: Die ersten 100 Tage und Datenschutz (DSGVO-konform). Für Suite-Vergleiche lohnt außerdem Workday vs. Personio.
Journey: Von der Time Tracking App bis zum Monatsabschluss
- Stempeln: App/Kiosk/Web – Start, Pause, Ende; optional Projekt/Schicht auswählen; Auto-Pausen nach Regeln.
- Validierung: Live-Checks (Mindestpause, Ruhezeit, Maximaldauer); Hinweise statt harter Blocker, wo sinnvoll.
- Korrekturen & Genehmigung: Self-Service-Anträge mit Kommentaren; Manager-Freigaben mit SLA/Eskalation.
- Abgleich Schicht/Abwesenheit: Plan-/Ist-Vergleich, Zuschläge, Abwesenheiten automatisch berücksichtigen.
- Freigabe & Export: Monatsabschluss mit Protokollen; Delta-Exporte/Feeds an Payroll/Finance.
- Audit & Reporting: revisionssichere Historie, DSAR-Export, Standard-Dashboards und BI-Feeds.
Praxis-Shortcut: „Pre-Payroll-Ampel“ (rot/gelb/grün) pro Team senkt Korrekturläufe vor dem Export.
Tabelle: Time Tracking App – Funktionen vs. Nutzen
Diese Bausteine machen Mobile Zeiterfassung alltagstauglich und auditfest.
| Funktion | Nutzen im Alltag | Beispiel-KPIs |
|---|---|---|
| App/Kiosk/Web-Erfassung | Für Büro, Shopfloor & Außendienst passend | Stempelquote, Korrekturquote |
| Regelwerke & Warnungen | Pausen/Ruhezeiten korrekt, weniger Nacharbeit | Verstoßrate, Nacharbeitszeit |
| Geofencing (optional) | Standortbezogene Plausibilisierung | Geofence-Treffer, manuelle Prüfungen |
| Projekt/Schicht/Kostenstelle | Kostenklarheit & Zuordnung | Zuordnungsquote, Budgetabweichung |
| Self-Service Korrekturen | Schnelle Fehlerbehebung, transparente Historie | Durchlaufzeit, Eskalationen |
| Exporte/Feeds mit Protokollen | „First-time-right“ in Payroll | Exportfehler, Abschlussdauer |
| RBAC & Datenschutz | Richtige Sichtbarkeit, revisionsfähig | Audit Findings, Rechte-Reviews |
| Dashboards & Alerts | Steuerung in Echtzeit | Report-Latenz, Nutzungsrate |
Mehr Grundlagen zu Daten & Reporting: People Analytics & Reporting.
Geofencing Zeiterfassung: Best Practices & Stolperfallen
Geofences sind Standortzonen (z. B. Filiale, Baustelle), die Stempelvorgänge plausibilisieren. Richtig eingesetzt, erhöhen sie Datenqualität – falsch eingesetzt, schaden sie der Akzeptanz. Leitplanken:
- „Tap-to-Clock“ statt Dauertracking: Geofencing dient als Eintrittskarte für den Stempelvorgang – keine permanente Ortung.
- Transparenz & Opt-in: Zweck erklären, Betriebsrat einbinden, Nutzung in der App klar anzeigen.
- Granularität: Realistische Radien (z. B. 50–150 m je nach Umfeld); Sonderfälle (mehrstöckige Gebäude) berücksichtigen.
- Fallbacks: Offlineszenarien (schlechter Empfang) und definierte Nachweise (z. B. Kiosk/QR) vorsehen.
- Datensparsamkeit: Nur Ereignisse speichern, die für den Nachweis nötig sind (z. B. „Stempel in Zone X“), keine Bewegungsprofile.
Vertiefung zu Governance & Datenschutz: HR-Software & Datenschutz.
Hardware & Kiosk: Geräte, Badges & QR
- Mobile-only: iOS/Android-Apps mit Offline-Cache, biometrischer App-Schutz (PIN/Face/Touch).
- Kiosk/Terminal: iPad/Android-Tablet mit Benutzer-PIN, NFC/RFID-Badge oder QR-Check-in für Teams ohne Dienst-Smartphone.
- Edge-Fälle: Handschuhe/Schutzkleidung → große Buttons, Sprachhinweise; Mehrschichtbetrieb → Schicht-Auto-Vorschläge.
- BYOD-Richtlinie: App-Schutz, kein Zugriff auf private Fotos/Standortverläufe, klare De-/Re-Enroll-Prozesse.
Integrationsmatrix: HR, Schicht, Payroll, Identity & Collaboration
Erst im Verbund wird Mobile Zeiterfassung wirklich „hands-off“.
| System | Schnittstellen | Zweck | Hinweise |
|---|---|---|---|
| Core-HR | REST/Webhooks | Stammdaten, Verträge, Standorte | Single Source, Pflichtfelder prüfen |
| Schichtplanung | Plan→Ist-Sync | Zuschläge, Qualifikationen, Abgleich | Konfliktlogik & Fairness |
| Abwesenheiten | Events/Plan-APIs | Urlaub/Krank automatisch berücksichtigen | Typen & Sichtbarkeit abstimmen |
| Payroll/Finance | CSV/JSON-Delta + Protokolle | Monatsabschluss, Kostenstellen | Stichtage, Schlüssel/Mapping |
| Identity/SSO | SAML/OIDC, SCIM | Zugänge, Gruppen, Standorte | Least-Privilege, Offboarding |
| Collaboration | Graph/SMTP, Teams/Slack | Benachrichtigungen, Genehmigungen | Mehrsprachige Vorlagen |
| BI/Controlling | Standard-Feeds | Dashboards, Forecasts | Semantik & Aktualität |
End-to-End-Denken zahlt sich aus – vertieft in Zeit & Abwesenheit und Payroll. Für Demos generell hilfreich: ERP-Anbieterpräsentationen: Fehler vermeiden – viele Tipps gelten 1:1 auch für HR/Time.
Datenmodell, Zuschläge & Regelwerk
Definiere früh, welche Felder Pflicht sind und wer sie pflegt. Beispielhafte Objekte & Felder:
| Objekt | Pflichtfelder | Owner | Änderungsprozess |
|---|---|---|---|
| Mitarbeitende | Rolle, Standort, Arbeitszeitmodell, Kostenstelle | HR/People Ops | HR-Mutation → Sync ins System |
| Schichtarten | Start/Ende, Auto-Pause, Zuschlagsregeln | Operations | Change-Request → Test → Go-Live |
| Zuschläge | Art, Zeitfenster, Multiplikator/€ | Payroll/Finance | Monatliche Prüfung |
Mehr zu Core-Daten & Akten: Onboarding, Stammdaten & digitale Personalakte.
Szenarien: Bau & Service, Retail, Pflege, Knowledge-Work
Bau & Field Service
Mobile Zeiterfassung mit Geofencing-Triggern an Baustellen/Depots; Offlinespeicher, späterer Sync. Projekt/Leistungsarten Pflicht, Fotos/Dokumente optional. Kiosk/QR für Subteams ohne Smartphone.
Retail & Gastro
App/Kiosk am Standort, Schichtübergaben, Zuschlagslogik; schnelle Nachsteuerung bei Krankmeldungen. POS-Signale können Forecast & Nachbesetzung triggern.
Pflege & Healthcare
Einsatzorte/Stationen als Zonen; Qualifikationspflichten und Ruhezeiten strikt prüfen. Datenschutz: Sichtbarkeit sensibler Gründe einschränken.
Knowledge-Work & Hybrid
App/Web mit intelligenten Pausenhinweisen; Projekt/Cost-Center-Auswahl; Workflows für Korrekturen & Freigaben, keine permanente Ortung.
Datenschutz, Betriebsrat & Fairness – die Basis für Akzeptanz
- Zweckbindung & Datenminimierung: Nur stempelrelevante Events speichern, keine Bewegungsprofile.
- Transparenz: In-App-Hinweise, Richtlinie verlinken, Einwilligungen wo nötig; mehrsprachig.
- Rollen/Rechte (RBAC): Führung sieht nur Prozessnotwendiges, HR/Payroll sehen Abrechnungsrelevantes.
- Mitbestimmung: BR früh einbinden (Geofences, Offlineszenarien, Sichtbarkeit, Auswertungen).
- Nachweise & DSAR: Protokolle exportierbar, Auskunftsprozesse definiert.
Hilfreiche Grundlagen liefern HR-Software & Datenschutz und Rollen in HR-Projekten.
Einführung: In 7 Schritten zur hohen Adoption
- Scope & Ziele: Bereiche/Standorte, Arbeitsmodelle, Zielgrößen (Exportfehler < 1 %, Stempelquote > 95 %).
- Regeln & Geofences: Pausen, Ruhezeiten, Standortzonen, Offlineszenarien; BR-Abstimmung.
- Integrationen: SSO/SCIM, Schicht, Abwesenheit, Payroll, BI; Testfälle definieren.
- Pilot: 1–2 Teams mit realen Schichten/Projekten; Messpunkte (Adoption, Korrekturquote).
- Enablement: Kurzvideos, Quick-Guides, In-App-Tooltips; Mehrsprachigkeit.
- Rollout stufenweise: Regionen/Werke; wöchentliche KPI-Reviews; Regel-Feintuning.
- Audit-Readiness: Protokolle, Rechte-Reviews, Notfallpläne; DSAR-Prozess testen.
Für Demos & Auswahl: HR-Software-Demos richtig nutzen und der Funktionsüberblick.
Ausschreibung & Demo-Drehbuch
Checkliste für die Ausschreibung
- Use-Cases: „Stempel (App offline) → Regelwarnung → Korrektur → Genehmigung → Payroll-Export mit Protokoll“
- Regel-Katalog: Pausen, Ruhezeiten, Mindestbesetzungen, Zuschläge, Geofences.
- Datenpaket: 3 Muster-Standorte, 50 MA, 6 Schichtarten, 12 Qualifikationen, 5 Zuschläge.
- Integrationen: SSO/SCIM, Schicht, Abwesenheit, Payroll, BI.
- Security/DSGVO: Datenresidenz, AVV, Löschkonzept, BYOD-Policy.
- KPIs & SLAs: Exportfehler, Abschlussdauer, Support-Antwortzeiten.
Demo-Skript (60–90 Minuten)
- 5′ Scope & KPI-Ziele
- 20′ Erfassung & Regeln live (Geofence, Offline, Warnungen)
- 10′ Korrektur-Workflow (MA & Manager)
- 10′ Plan→Ist→Payroll (Delta, Protokolle)
- 10′ Dashboards & Audit
- 5′ Q&A & Nächste Schritte
KPIs & Reporting: Wirkung sichtbar machen
- Adoption: Stempelquote pro Tag/Team, Anteil App vs. Kiosk/Web.
- Qualität: Korrekturquote, Regelverstoß-Warnungen/100 MA, Nacharbeitszeit.
- Payroll-Readiness: Exportfehler, Abschlussdauer (Tage → Stunden), Korrekturläufe.
- Produktivität: Plan/Ist-Abweichungen in Schichten/Projekten, Overtime-Quote.
- Geofencing: Trefferquote, Anteil Fallback-Stempel, Eskalationen.
- Erlebnis: NPS/CSAT, App-Crash-Rate, Zeit bis Stempel (< 3 Sek.).
Wie du aus Rohdaten Entscheidungen machst: People Analytics & Reporting.
Anbieter & Funktionen (Auswahl)
Die folgenden Lösungen decken Mobile Zeiterfassung in unterschiedlicher Tiefe ab. Prüfe Integrationen, Regel-Tiefe, Geofencing-Umsetzung, Offlineszenarien und TCO – sowie deinen Branchenfit.
HR-Suiten mit integrierter Time Tracking App
- Personio (Time & Abwesenheit): App/Web-Stempel, Konten & Regeln, Abwesenheit, einfache Exporte; gut für KMU/Mid-Market.
- SAP SuccessFactors (Time Tracking): Komplexe Regeln, Schicht-/Zuschlagslogik, tiefe Payroll-Brücken; Enterprise-Fokus.
- Workday Time Tracking: Mobile Stempel, Validierungen, Integrationen in Scheduling & Payroll; starke Governance.
- HiBob (Time & Attendance): Moderne UX, Projektzeiten & Policies; internationaler Fokus.
- Factorial HR: Preisattraktive Suite mit Zeiterfassung, Abwesenheiten & digitaler Akte.
Best-of-Breed Zeit & Workforce
- ATOSS / WorkForce Software / UKG: Umfangreiche Regeln, Mobile/Kiosk, Audits; geeignet für komplexe Schichtmodelle.
- Deputy / Planday / Shiftbase / Papershift: Zeiterfassung + Dienstplan, offene Schichten, Abwesenheit, Payroll-Exporte; schnell einzuführen.
- TimeTac / Clockodo / timr / Crewmeister: Projekt- und Auftragszeiten, GPS/Geofencing optional, solide Reportings; beliebt im Field Service & Handwerk.
- Clockify / Toggl Track / Harvest: Schnelles Start/Stop, Projekte/Tags, Reports; ideal für Knowledge-Work (achte auf HR/Payroll-Bridge).
- Jibble / Homebase / 7shifts: Gastro/Retail-Fokus mit Schicht + Time, Kiosk/Tablet.
- ISGUS ZEUS / REINER SCT timeCard / clockin: DACH-Hardware/Kiosk-stark, Terminal- und App-Kombinationen.
- mite / ZEP / Zoho People: Projektzeiten, API-Anbindung, flexible Auswertungen.
Kaufkriterien kompakt
| Kriterium | Warum wichtig? | Worauf achten? |
|---|---|---|
| Regel-Tiefe | Weniger Verstöße & Korrekturen | Pausen/Ruhezeiten, Zuschläge, Grenzen |
| Geofencing-Umsetzung | Akzeptanz & Qualität | Nur Ereignis-Check, kein Tracking; Fallbacks |
| Offline-Fähigkeit | Zuverlässig im Feld | Lokaler Cache, späterer Sync, Kiosk/QR |
| Integrationen | „First-time-right“ in Payroll | Delta + Protokolle, SSO/SCIM, Schicht, BI |
| UX & Adoption | Schnelles Stempeln, wenige Klicks | < 3 Sek. Stempel, klare Warnungen, mehrsprachig |
| Governance | Audit & Datenschutz | RBAC, Protokolle, DSAR-Export |
Tipp für Demos: Ein End-to-End-Skript zeigt Schwächen sofort – Stempel (App offline) → Regelwarnung → Korrekturantrag → Genehmigung → Payroll-Export mit Protokoll.
FAQ
Was unterscheidet Mobile Zeiterfassung von klassischer Stempeluhr?
Mobile Apps funktionieren überall (auch offline), prüfen Regeln in Echtzeit, erlauben Korrekturen im Self-Service, verknüpfen Projekte/Schichten und übergeben Payroll-ready Daten – ohne Medienbrüche.
Ist Geofencing Zeiterfassung mit Datenschutz vereinbar?
Ja, wenn sie sparsam umgesetzt wird: kein Dauertracking, klarer Zweck, Opt-in/Transparenz, Ereignisspeicherung statt Bewegungsprofilen, passende Radien und getestete Fallbacks.
Welche Integrationen sind Pflicht?
SSO/SCIM (Zugänge), Schicht/Abwesenheit (Plan→Ist), Payroll (Delta + Protokolle), BI (Feeds) und Collaboration für Benachrichtigungen. So sinken Fehler und Abschlusszeiten.
Wie starte ich pragmatisch?
Mit einem Pilotbereich, klaren Regeln (Pausen/Ruhezeiten), definierten Geofences, wenigen Projekten/Kostenstellen, Videoguides und harten Zielwerten (Stempelquote, Exportfehler).
Nächster Schritt: Vergleiche Lösungen strukturiert mit dem HR-Software Auswahl Leitfaden oder nutze – je nach Scope – Find-Your-Software, Find-Your-ERP und Find-Your-ESG.
