Workday vs. Personio – welche HR-Software passt zu dir?

Workday vs. Personio

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Frage vorweg: Was bedeutet „Workday vs. Personio“ eigentlich? Kurz: Es ist die Entscheidung zwischen einem globalen, hochintegrierten HCM-Backbone mit tiefer Analytics/AI und ERP-Nähe (Workday) gegenüber einer EU-fokussierten All-in-One-Plattform für KMU und den erweiterten Mittelstand, mit schneller Einführung, intuitiver UX und – in Deutschland – nativer Payroll (Personio). Wenn du „Workday vs. Personio“ vergleichst, geht es nicht um Geschmack, sondern um Architektur, Skalierung und Governance. Für den Gesamtfahrplan einer strukturierten Auswahl schau zuerst in den Leitfaden zur HR-Software-Auswahl; dort findest du Vorgehen, Vorlagen und PoV-Drehbücher.

Zur Einordnung der Module empfehlen wir die Grundlagen im Beitrag „HR-Software: Was ist das eigentlich?“ sowie den Deep-Dive zu Core HR (Stammdaten). Für neutrale Tool-Shortlists über HR hinaus lohnt find-your-software.de; ERP-Flanken klärst du im Find-Your-ERP-Blog und Nachhaltigkeitsthemen via find-your-esg.de.

Für wen eignet sich was?

Personio ist ideal für Unternehmen von ca. 10 bis ~5.000 Mitarbeitenden, die schnell produktiv werden wollen und in Deutschland optional eine integrierte Entgeltabrechnung benötigen. International deckt Personio vorbereitende Payroll-Prozesse und Integrationen ab. Workday spielt seine Stärke in internationalen, mehrgliedrigen Organisationen mit Multi-Entity/Multi-Country-Setup, stärkerer Governance und Analytics/AI-Agenda aus; Payroll gibt es nativ in ausgewählten Ländern und global via zertifizierte Partner.

  • Personio: Website · Marketplace · native Payroll (DE)
  • Workday: Workday HCM · Partner-Ökosystem · Workday Extend/Prism

Workday vs. Personio ist damit oft eine Größen-/Komplexitätsfrage: EU-zentrierter Mid-Market mit schnellem Start und klaren Standardprozessen → Personio. Globaler Maßstab, einheitliches Datenmodell, tiefe Analytics und ERP-Nähe → Workday.

Workday vs. Personio – Funktionsvergleich ohne Marketingnebel

Domäne Workday Personio Praxis-Hinweis
Core HR & Organisation Globales Objektmodell, Positions-/Job-Architektur, Skills-Graph Klare Stammdaten mit schnellem Setup, Rollen/Rechte pragmatisch Komplexe Org-Historiken & Reorg-Szenarien → Workday; „Start in Wochen“ → Personio
Recruiting Suite-Recruiting, interne Mobilität, Talent-Graph ATS mit schneller Anpassung, Karriereseiten/Workflows Viele Länder/Sprachen & interne Mobilität → Workday; schlanker Hiring-Funnel → Personio
Zeit & Abwesenheit Workforce-Management (grundsolide, optional erweiterbar) Effiziente Zeiterfassung/Urlaub, einfache Schichtbedarfe Komplexe Zuschläge/Schichtlogiken → eher WFM-Spezialisten ergänzen
Payroll Nativ in ausgewählten Ländern, global via Partner Nativ DE-Payroll; weitere Länder via Integrationen DE-Fokus mit integriertem Lohn → Personio; Multi-Country-Governance → Workday + Partner
Analytics & AI Workday Prism/Sheets, Skills-basierte Empfehlungen Operative Dashboards, Standard-Reports People-Analytics auf Exekutiv-Niveau → Workday; operative Steuerung → Personio
Erweiterbarkeit Workday Extend, Event Services, umfangreiche APIs Offene APIs, Marketplace-Integrationen Eigene Apps/Flows → Workday Extend; Best-of-Breed zügig anbinden → Personio

Vertiefung zu Stammdaten findest du im Beitrag „Core HR“. „Workday vs. Personio“ sollte hier pragmatisch am Objektmodell entschieden werden: Wie komplex sind Historien (valid_from/to), wie fein granular ist euer Org-Design, wie streng die Governance?

Sicherheit, Compliance & Datenhaltung

Beide Anbieter adressieren gängige Security-/Privacy-Standards (z. B. ISO/IEC 27001). Für deine Due Diligence zählen aber Artefakte und Prozesse im Projekt:

  • AVV/DPA (Art. 28 DSGVO), DSGVO-Konformität, TOMs.
  • Datenresidenz (EU/EWR) & Subprozessoren (Liste, Änderungsprozess).
  • RBAC/SoD, SSO/MFA (SAML/OIDC), SCIM-Provisionierung (RFC 7644), Audit-Trails.
  • Lösch-/Retention-Konzepte, DSAR-Exports; Backup/Restore-Governance.

Checklisten und Praxis findest du im Beitrag „HR-Software & Datenschutz – DSGVO-konform“. Für zusätzliche Orientierung: ISO 27001, GDPR-Info.

Integrationen & Ökosystem

Personio bietet einen Marketplace (u. a. DATEV, Microsoft Entra ID/Teams, Leapsome, HeyJobs, Lano), offene APIs und Webhooks für Standardfälle. Workday verfügt über ein großes Partner-/Integrations-Ökosystem samt Event Services, Global-Payroll-Partnern, Workday Extend und Prism. Für eure TCO sind Setup-Gebühren, API-Limits, iPaaS-Kosten (z. B. Celigo, Tray.io) und Monitoring einzuplanen.

Integration Workday Personio Nachweis im PoV
Identity/SSO SAML/OIDC, feingranulare Policies SAML/OIDC, schneller Setup Login-Flows, Break-Glass, MFA
SCIM-Provisioning Ja (Benutzer/Gruppen) Ja (Benutzer/Gruppen) Deprovision-Test, Rezertifizierung
Payroll-Exports Standard + Country Packs, Partner DE nativ; weitere Länder via Integrationen Delta + Idempotenz + Quittungen
ERP/Finance Stark (Postings, Dimensions) Standard-Konnektoren/CSV Stichtagsläufe, Belegbuchung
Analytics/BI Prism/Sheets, Events Exports/Connectors KPI-Replay, RLS-Checks

Workday vs. Personio“ wird in der Praxis oft durch Integrationsdisziplin entschieden: Data-Contracts, Delta & Idempotenz, Observability (MTTD/MTTR) und Testautomation.

Release-Governance, Tests & Betrieb

Workday liefert planbare, umfangreiche Releases mit Vorschau-Fenstern; Personio aktualisiert in kürzeren Takten mit kontinuierlichen Verbesserungen. Für beide Welten gilt: Regression und Payroll-Freeze rechtzeitig planen.

  • Regression-Suite (30–50 Flows): Hire, Contract Change mid-month, Ausland, Elternzeit, Retro, Zuschläge.
  • Payroll-Kritikalität: Cutoffs/Stichtage, Vier-Augen-Freigaben, Export-Manifest (manifest.json), Quittungen archivieren.
  • Observability: correlation_id End-to-End, Fehlerklassen + Owner, Dead-Letter-Queues.

Preise & 36-Monats-TCO – Transparenz herstellen

Personio kommuniziert modulare Pakete (Core, Recruiting, Zeit, Payroll DE). Workday veröffentlicht keine Listenpreise; Konditionen hängen von Umfang, Ländern und Integrationen ab. In beiden Fällen gehören Implementierung, Migration, Integrationen, Enablement, Run in die TCO – das entscheidet „Workday vs. Personio“ häufig mehr als der PEPM.

Baustein Beispiele Kostentreiber Hebel in der Verhandlung
Lizenzen PEPM, Module Mindestmengen, Laufzeit Staffeln, Price-Hold, Co-Terming
Implementierung Setup, Daten, PoV Historie, Edge-Cases Fixpreise, Scope-Gates, PoV kreditieren
Integrationen SSO/SCIM, Payroll, ERP Events, Idempotenz, Monitoring Standard-Connectoren, iPaaS-Pakete
Betrieb (Run) Admin, Regression, Sandbox Release-Takt, Testabdeckung Automation, Sandbox-Kontingente
Change/Enablement Training, Guides Mehrsprachigkeit, Rollout-Wellen Success-Packages, E-Learning
Exit Voll-Exporte, Archiv Format/Umfang Exportformate vertraglich fixieren

Praxis: Plan-Szenarien, die Entscheidungen erklären (hypothetisch & reproduzierbar)

Die folgenden drei Plan-Szenarien sind bewusst hypothetisch angelegt. Sie sollen zeigen, wie ein fairer Vergleich Workday vs. Personio in der Praxis strukturiert werden kann – mit messbaren Hypothesen, klaren PoV-Drehbüchern, Datenverträgen und Go/No-Go-Kriterien. Jedes Szenario ist so formuliert, dass es 1:1 als Arbeitsunterlage in RFP/PoV übernommen werden kann.

Plan-Szenario A – DACH-Mittelstand (1.200 MA): „Schnell produktiv, DE-Payroll integriert“

Ausgangslage (Annahmen): Starker Zuwachs der Belegschaft, HR-Prozesse verteilt auf Excel/Insellösungen, Fachbereiche wünschen Self-Service und digitale Personalakte. Payroll wird in Deutschland intern verantwortet, weitere EU-Länder arbeiten mit Dienstleistern. Architektur ist „Cloud-first“, Security/DSGVO sind streng (Betriebsrat involviert).

Evaluationsfokus: Workday vs. Personio mit Schwerpunkt Time-to-Value, DE-Payroll, Pre-Payroll-Stabilität, DSAR-Exports und Admin-Aufwand.

Hypothesen & Zielwerte

  • H1: „First-time-right“ in der Pre-Payroll steigt auf ≥ 99,0 % (Baseline 96,8 %).
  • H2: Median „Time-to-Onboard“ sinkt auf ≤ 10 Tage (Baseline 18 Tage).
  • H3: Self-Service-Quote erreicht ≥ 70 % innerhalb von 6 Monaten.
  • H4: DSAR-Durchlaufzeit ≤ 7 Tage; vollständiger DSGVO-Export pro Person auslösbar.

PoV-Drehbuch (4 Wochen)

  1. Onboarding (End-to-End): Offer→HCM→SSO/SCIM→Device-Request; Pflichtfelder, Textbausteine, Signatur. Nachweis: Audit-Log, SLA-Zeitstempel.
  2. Abwesenheit→Pre-Payroll: Kontingentlogik, Feiertagskalender, Zuschläge; Cutoff & Stichtage testen. Nachweis: Export-Manifest (manifest.json), Quittungen, Delta-Vergleich.
  3. DE-Payroll: Für Personio: nativ; für Workday: standardisierte Exportkette zum Payroll-Provider. Nachweis: Idempotenz-Schlüssel (event_id), Dead-Letter-Queue leer, Rückläufe klassifiziert.
  4. DSAR & Löschung: Vollständiger DSGVO-Export inkl. Notizen/Anhänge; Rollback-Sicherheit in Backups. Nachweis: Export-Samples, Löschbelege.
  5. Admin-Tasks: Rollenmatrix, Rezertifizierung (SoD), Template-Pflege. Nachweis: Anzahl Admin-Schritte, Zeitaufwand, Rechte-Drift-Tests.

Datenvertrag (Auszug)

FeldObjektPflichtSystem of Recordvalid_from/toDelta-Key
ibanpersonjaHCMjaevent_id
cost_center_codeemploymentjaERPjahash(emp_id+date)
absence_typetime_absencejaHCMneinevent_id

Risiken & Gegenmaßnahmen

  • R1: Unvollständige Stammdaten → Dry-Run mit 10 % Stichprobe; Pflichtfelder erzwingen; Dedupe-Regeln.
  • R2: Payroll-Fehler nahe Cutoff → harte Cutoffs, Vier-Augen-Freigabe, Parallel-Lauf.
  • R3: Rechte-Drift → quartalsweise Rezertifizierung, SCIM-Deprovision-Test, SoD-Reports.

Entscheidungstrigger (Go/No-Go)

  • Pre-Payroll FTR ≥ 99,0 % im PoV; kritische Fehler = 0.
  • DSAR-Export vollständig (inkl. Notizen/Anhänge), lesbar, verschlüsselte Zustellung.
  • Delta-Exports mit Idempotenz, Quittungen ohne offene Dead-Letters > 24 h.

Plan-Szenario B – Globaler Scale-up (7.500 MA, 18 Länder): „Ein Modell für People & Finance“

Ausgangslage (Annahmen): Schnelles internationales Wachstum, vier HR-Systeme, kein einheitliches Datenmodell, CFO fordert People/Finance-Konsistenz. Mehrere Entitäten, Matrix-Organisation, Skills-basierte Mobilität gewünscht.

Evaluationsfokus: Workday vs. Personio mit Schwerpunkt globales Objektmodell, ERP-Postings, Skills/Analytics, Global-Payroll-Governance und Release-Disziplin.

Hypothesen & Zielwerte

  • H1: Headcount-Reporting P90 sinkt von 10 AT auf ≤ 2 AT durch einheitliches Datenmodell.
  • H2: Interne Mobilität steigt um ≥ 15 % via Skills-Transparenz & interne Marktplätze.
  • H3: Integrationsfehler von 11/Woche auf ≤ 3/Woche; kritisch = 0.

PoV-Drehbuch (6 Wochen)

  1. Multi-Entity-Hire: Anlage von Position/Job/Cost-Center, Genehmigungen, Wechsel der Legal Entity. Beleg: vollständige Historie (valid_from/to).
  2. Skills & interne Mobilität: Skill-Profile, Empfehlungen, interne Bewerbungen. Beleg: Matching-Transparenz, Audit-Trail.
  3. ERP-Posting: Personalkosten-Dimensionen, Buchungsschnittstelle, Stichtage. Beleg: Belegbuchung in Test-ERP.
  4. Global Payroll Governance: Länder-Packs, Rückmeldeketten, Fehlerklassifikation. Beleg: konsolidierter Status-Report (per Land).
  5. Release-Governance: Sandbox-Zyklen, Regression-Suite (≥ 40 Flows), Payroll-Freeze. Beleg: Durchlaufzeiten, Abdeckungsgrad.

Integrations- & Event-Muster

EventPayload-MinimumIdempotenzObservability
hire.createdperson_id, employment_id, position_id, cost_center_codeevent_id, Retry-Backoffcorrelation_id, MTTD/MTTR
person.changedchanged_fields[], before/after maskedHash of key+tsDead-Letter-Queue, Alerting
absence.approvedtype, dates, policyevent_idRule-Engine Logs

Risiken & Gegenmaßnahmen

  • R1: Komplexe Reorgs → Global Template → Local Variance, Change-Boards, Release-Fenster.
  • R2: Analytics-Blindflug → KPI-Deck, RLS-Konzept (Row-Level-Security), Data-Catalog.
  • R3: Payroll-Partner-Heterogenität → einheitliche Rückmeldeformate, Fehlerklassifikation, wöchentliche Koordinations-Calls.

Entscheidungstrigger (Go/No-Go)

  • Headcount P90 ≤ 2 AT im PoV-Monat; KPI-Differences erklärbar.
  • ERP-Belegbuchung fehlerfrei in ≥ 2 Entitäten, Stichtag eingehalten.
  • Regression-Suite ≥ 40 Flows ohne kritische Blocker.

Plan-Szenario C – EU-Portfolio (3.000 MA, 8 Länder): „Start schnell, skalierbar bleiben“

Ausgangslage (Annahmen): Mehrere EU-Gesellschaften, Shared-Service-Center im Aufbau, heterogene Payroll-Landschaft. Ziel: schnelle Konsolidierung der Kernprozesse, später optionaler Umstieg auf globales HCM-Backbone.

Evaluationsfokus: Workday vs. Personio als zweistufige Strategie: kurzfristig operativer EU-Kern (Personio) mit sauberer Integrations- und Daten-Governance; mittelfristig Option auf Workday-Migration (24–36 Monate) ohne Daten-Neuanfang.

Hypothesen & Zielwerte

  • H1: Go-Live der Kernprozesse in ≤ 5 Monaten (4 Länder Welle 1).
  • H2: Einheitliche Datenverträge und Kataloge verhindern Re-Work bei späterer Migration.
  • H3: Pre-Payroll-Rückläufe ≤ 3/Woche ab Monat 3.

Zweistufiges Architektur-Pattern

  1. Stufe 1 (0–6 Monate): Personio als operativer Kern (Core HR, Recruiting, Zeit/Abwesenheit, optional DE-Payroll); iPaaS (z. B. Celigo/Tray.io) für SCIM/ERP/Payroll-Flüsse; Data-Catalog, Data-Contracts, Rechte-Rezertifizierung.
  2. Stufe 2 (24–36 Monate, Option): Migration auf Workday, Übernahme der Data-Contracts und Rollenmatrix; Re-Use der iPaaS-Pipelines; big-bang pro Region oder „wave-by-wave“.

PoV-Drehbuch (3–4 Wochen)

  • Hire→Onboarding→Provisionierung: SSO/MFA, SCIM, Starter-Sets, Dokumente; Beleg: Durchlaufzeit < 48 h.
  • Change mid-month: Stunden/Standort-Wechsel; Beleg: Delta-Export, Idempotenz, Quittung ohne offene Dead-Letters.
  • Reporting: Headcount/Absence; Beleg: RLS-Konzept, KPI-Replay aus PoV-Daten.

Risiken & Gegenmaßnahmen

  • R1: Lock-in durch proprietäre Felder → Datenkatalog mit Mapping, Export-Verträge vertraglich sichern.
  • R2: Schattenprozesse → HRSD-Light (z. B. Tickets/KB) oder definierte HR-Case-Prozesse.
  • R3: Länder-Varianz → Country-Playbooks (Holiday/Overtime), zentrale Regelbibliothek.

Entscheidungstrigger (Go/No-Go)

  • Welle 1 in ≤ 5 Monaten realistisch (Plan vs. Kapazität) nach PoV-Ergebnis.
  • Export-Formate, Delta/Idempotenz, Katalog/Mappings vertraglich fixiert.
  • Pre-Payroll-Rückläufe ≤ 3/Woche in Testläufen ab PoV-Woche 3.

Vergleichende PoV-Kennzahlen (Alle Szenarien)

KPIMesspunktSchwellwertEvidence/Beleg
Pre-Payroll „first-time-right“PoV-Exportläufe≥ 99,0 %Export-Logs, Fehlerklassen, Quittungen
Integrationsfehler/WocheObservability-Board≤ 3 (kritisch = 0)Alerts, DLQ, MTTR
Time-to-Onboard (Median)Offer→Provision≤ 10 TageZeitstempel, SSO/SCIM-Logs
DSAR-SLATicket→Export≤ 7 TageExport-Samples, Zustellnachweis

Lieferpaket „entscheidungsreifer PoV“ (Checkliste)

  • Abgeschlossene Data-Contracts (Felder, Pflicht, Semantik, SoR, valid_from/to, Idempotenz-Schlüssel).
  • Integrations-Runbook (Events, Retry/Backoff, DLQ-Prozess, MTTD/MTTR-Ziele).
  • Regression-Suite (≥ 30 Flows) mit dokumentierten Ergebnissen & Screens.
  • DSGVO-Artefakte (AVV/TOMs, Subprozessorliste, DSAR-Samples, Löschbelege).
  • TCO-Worksheet 36 Monate (Lizenzen, Implementierung, Integrationen, Run, Change, Exit).

Fair vergleichen: So vermeidest du Feature-Bingo

  1. Zielbild & KPIs fixieren: z. B. „Self-Service ≥ 70 %“, „Integrationsfehler ≤ 3/Woche“, „DSAR ≤ 7 Tage“ – messbar, mit Owner, Baseline und Quelle.
  2. Objektmodell skizzieren: Person, Employment, Position, Kostenstelle, Legal Entity; System of Record je Feld und Historienregeln (valid_from/to).
  3. Standardisiertes PoV: identische Edge-Cases (mid-month Contract Change, Retro M-2→M-0, Ausland, Elternzeit, Zuschläge) mit erwarteten Belegen.
  4. Integrations-Gegenprobe: Delta/Idempotenz, Import-Quittungen, Observability (MTTD/MTTR), Fehlerklassen & Owner verbindlich testen.
  5. Release-/Change-Governance: Sandbox-Zyklen, Regression, Payroll-Freeze, Opt-ins/Toggles dokumentieren.
  6. 36-Monats-TCO: Lizenzen, Implementierung, Integrationen, Daten, Tests, Change, Hypercare – nicht nur PEPM.

Gewichtete Bewertungsmatrix (Beispiel)

KriteriumGewichtWorkday Score (1–5)Personio Score (1–5)Erläuterung/Beleg
Pre-Payroll Qualität25 %FTR-Rate, Fehlerklassen, Quittungen
Time-to-Value20 %PoV-/Pilot-Dauer, Setup-Aufwände
Integrationen20 %Delta, Idempotenz, Observability
DSGVO/DSAR15 %Export-Vollständigkeit, Löschlauf
Analytics/Reporting10 %KPI-Replay, RLS-Nachweis
TCO 36 Monate10 %Lizenz, Implementierung, Run, Exit

Die Matrix wird nach PoV mit Belegen gefüllt. So bleibt „Workday vs. Personio“ nicht subjektiv, sondern prüfbar und auditfest.

Praktikable Checks, die sofort wirken

  • System of Record je Feld (z. B. Kostenstelle in ERP, Manager/Org in HCM) definieren, versionieren, publizieren.
  • Datenvertrag (Felder, Pflicht, Codes, Semantik, valid_from/to) als lebendes Dokument führen.
  • Delta-Exports & Idempotenz überall: dedupe_key pro Ereignis, manifest.json pro Welle, Import-Quittungen archivieren.
  • Red-List vor Export: Pflichtfelder erfüllt, keine offenen Korrekturen, keine widersprüchlichen Regeln – sonst kein Export.
  • Regression-Suite (30–50 Flows) automatisieren: Eintritt, Versetzung, Austritt, Elternzeit, Ausland, Retro, Zuschläge.
  • Rezertifizierung & SoD: quartalsweise Access-Reviews, Vier-Augen-Prinzip für sensible Aktionen.
  • Partnerwahl bewusst: Neben Großintegratoren auch Spezialisten (z. B. Kainos (Workday), Alight, CrossCountry; im Personio-Umfeld u. a. DATEV, Lano, Leapsome).
  • Analytics-Enablement: Datenkatalog, Rollen-Sichten, KPI-Decks; „Keine Schatten-Excel“ als Prinzip.

„Workday vs. Personio“ – Entscheidungsmatrix in 5 Minuten

KriteriumWorkday passt, wenn …Personio passt, wenn …
Region/Länder> 5 Länder, Multi-Entity, globales DatenmodellEU-Schwerpunkt, wenige Länder
PayrollGlobales Governance-Modell, Partner-NetzDE-Payroll nativ, weitere Länder via Integrationen
Analytics/AIExekutiv-Reporting, Skills-EmpfehlungenOperative Dashboards, Standard-Reports
Time-to-ValueWeniger wichtig als Skalierung„Schnell produktiv“ ist Top-Ziel
ErweiterbarkeitExtend-Apps, komplexe WorkflowsAPIs + Marketplace genügen

FAQ zu Workday vs. Personio

Ist Personio eine Alternative zu Workday?

Ja – im KMU/Mid-Market mit EU-Fokus und DE-Payroll. Für globales Scaling, einheitliches Datenmodell und tiefe Analytics bleibt Workday die stärkere Option.

Wie vergleicht man „Workday vs. Personio“ fair?

Mit identischen PoV-Szenarien (mid-month Change, Retro, Ausland), klaren KPIs (Self-Service, Pre-Payroll-Fehler, DSAR) und Integrations-Nachweisen (Delta/Idempotenz, Quittungen).

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Fazit:Workday vs. Personio“ klärst du nicht auf der Demo-Bühne, sondern mit Zielen, PoV-Szenarien und Integrationsbelegen. Wenn die Entscheidung nachvollziehbar und messbar werden soll, starte mit dem Leitfaden zur HR-Software-Auswahl – dort findest du den roten Faden von Shortlist bis Vertrag.

Bild von Dr. Marcel Panzer

Dr. Marcel Panzer

Durch zahlreiche erfolgreich abgeschlossene Auswahlprojekte hat Marcel Geschäftsprozesse in Start-ups, mittelständischen Unternehmen und Konzernen digitalisiert. Er entwickelte mehrere KI-Tools und promovierte im Bereich Deep Learning / Reinforcement Learning, wobei er klassische Heuristiken mit State-of-the-Art-Algorithmen verknüpfte. So verbindet er technische Exzellenz mit praxisnaher Software-Expertise, um Unternehmen schnell die am besten passende Software zu finden.

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