Eine erfolgreiche HR-Softwareauswahl – Shortlist beginnt nicht mit der Durchführung der schönsten Demo, sondern mit einer rein inhaltlichen und langfristig belastbaren Shortlist und einer fairen, transparenten Bewertung. In diesem Leitfaden erhältst du eine erprobte Methodik, ein vollständiges Kriterien-Set (Muss/Soll/Kann), ein Punktesystem, klare KPIs und eine fertige Excel-Vorlage, mit der du in wenigen Stunden vom „Bauchgefühl“ zu objektiven Entscheidungen gelangst. Für tiefer gehende Themen verweisen wir auf neue Beiträge in unserem HR-Blog – dort findest du Best Practices zu Demos, Datenschutz, Integrationen, People Analytics und mehr.
Inhaltsverzeichnis
- Warum eine saubere Shortlist Gold wert ist
- Vorbereitung & Stakeholder-Alignment
- Framework: Ziele → Muss/Soll/Kann → Shortlist
- Vendor Briefing Pack (RFP-lite)
- Kriterienkatalog: Fachlich, technisch, rechtlich, wirtschaftlich
- Gewichtung & Scores: So vergleichst du fair
- Demos & PoV: Nachweise statt Folien
- Datenmigration & Qualität
- Service, Support & SLAs
- Internationalisierung, Lokalisierung & Payroll
- Barrierefreiheit & UX
- Performance & Skalierung
- Download: Shortlist- & Bewertungsmatrix (Excel)
- Praxisbeispiel: Von Longlist zu Entscheidung
- Risiken minimieren: Bias, Scope-Creep, Schnittstellen
- KPI-Deck & Reporting: Messen statt meinen
- Governance, RACI & Decision-Logs
- Vorlagen & Artefakte
- FAQ
- Glossar (Kurz & knackig)
- Weiterführende Artikel & Nächste Schritte
HR-Softwareauswahl – Shortlist: Warum eine saubere Shortlist Gold wert ist
Eine gute Shortlist reduziert Komplexität, verhindert politische Endlosdiskussionen und schützt das Projekt vor Fehlentscheidungen. Statt zehn Anbieter halbherzig anzuschauen, fokussierst du dich auf drei bis fünf Kandidaten, die nachweislich zu deinen Anforderungen passen. So investiert dein Team Zeit dort, wo sie Rendite bringt: in realitätsnahe Tests, belastbare Nachweise und klare Entscheidungen.
Für die Shortlist nutzt du ein strukturiertes Raster: Unternehmensziele, Muss/Soll/Kann, kritische Integrationen (z. B. DATEV, SSO/SCIM, Webhooks), Datenschutz-Fit und TCO-Realität. Die Reihenfolge ist wichtig: Ziele → Anforderungen → Nachweise → Bewertung → Entscheidung. Alles andere – etwa hübsche Oberflächen – wiegt erst später und nur, wenn Outcomes stimmen.
- Outcome-Fokus: Jede Anforderung muss auf ein Ziel einzahlen (Zeit, Qualität, Risiko, Kosten).
- Evidenzpflicht: Ohne Beleg kein Punkt. Verhindert Roadmap-Versprechen.
- Gatekeeper: Muss-Kriterien und Integrations-KOs trennen früh „nice“ von „fit“.
Vorbereitung & Stakeholder-Alignment
Die sauberste HR-Softwareauswahl – Shortlist hilft wenig, wenn Ziele, Rollen und Daten nicht geklärt sind. Investiere 3–5 gut moderierte Sessions für Alignment – es spart später Wochen.
- Kickoff (Zielbild & KPIs): Welche 3–5 Kennzahlen belegen Erfolg? (z. B. „First-time-right ≥ 99 %“, „Time-to-Onboard ≤ 10 Tage“)
- Scope & No-Gos: Was ist in (z. B. Pre-Payroll), was ist nicht (z. B. komplette ERP-Ablösung)?
- Daten & Schnittstellen: Quellen (ATS, Zeiterfassung), Ziele (Payroll, BI), Identität (SSO/SCIM), Events (Webhooks).
- Rollen & RACI: Wer entscheidet? Wer liefert Nachweise? Wer prüft Security/DSGVO?
- Entscheidungslogik: Scores, Gewichtung, Gatekeeper, Tiebreaker (z. B. TCO, Risiko).
Framework: Ziele → Muss/Soll/Kann → Shortlist
Ausgangspunkt sind Outcomes: Welche Kennzahlen sollen sich verbessern? Häufige Zielbilder sind „First-time-right Pre-Payroll ≥ 99 %“, „Time-to-Onboard ≤ 10 Tage (Median)“, „Self-Service ≥ 70 %“ oder „Integrationsfehler/Woche ≤ 3 (kritisch = 0)“. Danach leitest du Muss/Soll/Kann je End-to-End-Szene ab (Hire→Onboarding, Change, Zeit→Payroll, Leave, Reporting). Diese Anforderungen bilden den Filter für die Longlist – am Ende bleiben jene Kandidaten, die einen realistischen Fit zeigen.
Wichtig ist außerdem die Belegpflicht: Kein Kriterium gilt als erfüllt, ohne Evidenz (z. B. Screenshot, Exportdatei, API-/Webhook-Trace). So schützt du dich vor „Roadmap-Versprechen“ bei Muss-Kriterien und stellst sicher, dass Projekte nicht an unterschätzten Integrationsdetails scheitern.
Tip: Schreib zu jedem Muss-Kriterium eine Akzeptanzformulierung: „Erfüllt, wenn …“ (inkl. Beispiel-Datensatz und Beleg).
Vendor Briefing Pack (RFP-lite)
Schlank, klar, vergleichbar – so bekommst du gute Antworten. Schicke allen Kandidaten dasselbe Paket:
- 1. Zielbild & KPIs: 1 Seite, messbar.
- 2. Szenen-Drehbuch: 5–7 Use-Cases mit Testdaten.
- 3. Integrations-Facts: SSO (SAML/OIDC), SCIM-Scope, Webhook-Events, Export-Formate.
- 4. Security/Privacy Mini-Fragebogen: AVV, TOMs, Subprozessoren, Datenstandorte, Audit-Trail.
- 5. Bewertungslogik: Score 0–3, Gewichtung, Gatekeeper, PoV-Ablauf.
- 6. Zeit & Rollen: Deadlines, Ansprechpartner, PoV-Slots.
Ergebnis: Weniger Marketing, mehr Substanz – und Antworten, die sich fair vergleichen lassen.
HR-Softwareauswahl – Shortlist: fachlich-technisch Kriterien
Ein tragfähiger Katalog ist schlank und vollständig zugleich. Schlank bedeutet: nur Kriterien mit echtem Entscheidungsbezug. Vollständig bedeutet: sämtliche relevanten Dimensionen sind abgedeckt – fachlich, technisch, rechtlich und wirtschaftlich.
Fachliche Kriterien (HR-Funktionen)
Prüfe nicht „Felder & Schalter“, sondern Szenen. So erkennst du, ob Prozesse Ende-zu-Ende funktionieren – und nicht nur isolierte Masken.
- Core HR & Digitale Personalakte: Pflichtfelder, Validierungen, Dublettencheck; Vorlagen, Versionierung, Such-/Filter-Logik.
- Onboarding: Ereignis „Hire“ triggert E-Sign, SCIM-Provisionierung, Rollen-Sets, Willkommens-Kommunikation, Status-Dashboards.
- Zeit & Abwesenheit: Kontingente, Feiertage pro Standort, Zuschlagslogik; Plausibilisierung vor Payroll; mobile Nutzung.
- Payroll-Export/Hub: Stichtage/Cutoffs, Vier-Augen-Prinzip, Delta-Exports (z. B. für DATEV), Fehlerreports.
- Recruiting/ATS: Multiposting, strukturiertes Screening, DSGVO-konforme Talentpools; Rollen/Genehmigungen.
- People Analytics & Reporting: Standard-KPIs, Self-Service-Dashboards, CSV/JSON-Exports, Datenmodell-Transparenz.
- Mobile & Offline: App-Reife, Offline-Puffer, Push-Benachrichtigungen (Genehmigungen, To-Dos).
- Workflows: No/Low-Code-Regeln, Eskalationen, SLA-Uhren, Delegation.
Technische Kriterien (Integrationen & Daten)
Integrationen multiplizieren Nutzen und senken manuelle Aufwände. Darum gehören Identity, Events und Datenflüsse in jede Bewertung – mit klarem Nachweis.
- Identity: SSO (SAML/OIDC), MFA; SCIM (Create/Update/Deactivate), Gruppen/Teams/Orgs; JIT Provisioning.
- Events: signierte Webhooks (z. B.
hire.created,person.changed,absence.approved), Idempotenz, Retries, Monitoring. - APIs & Exporte: Filter/Paging/Rate-Limits; CSV/JSON; Delta-Logik; Import/Export-Logs; Field-Level-Definitionen.
- Payroll/DATEV: Export- und Delta-Formate; Protokolle & Fehlerhandling.
- Datenmodell: Entitäten/Beziehungen dokumentiert, Feldkataloge, Änderungs-Historie (SCD), Referenz-IDs.
- Observability: Health-Checks, Audit-Events, integriertes Monitoring/Alerts.
Recht & Sicherheit (DSGVO, Audit, Betriebsrat)
Compliance ist kein „Add-on“ in der HR-Softwareauswahl – Shortlist. Ein System ohne belastbare Nachweise kostet später Zeit und Nerven – vor allem bei Audits.
- DSGVO-Grundlagen: AVV/TOMs, Subprozessoren, EU-Datenstandorte, Lösch-/Sperrkonzepte, DSAR-Exports (maschinenlesbar).
- Audit-Trail: Vollständige Protokolle für definierte High-Risk-Events; Rechte-Reviews (Least-Privilege, 4-Augen).
- Mitbestimmung: Leistungs-/Verhaltensdatenschutz, Betriebsratsabstimmungen, transparente Monitoring-/Logging-Regeln.
- Aufbewahrung/Archiv: Fristen, Export-Rechte, Beweissicherung.
- Zugänglichkeit: WCAG-Konformität (siehe Barrierefreiheit).
Wirtschaftlichkeit (Preis & TCO)
Lizenzen sind nur ein Teil der Wahrheit. Plane Setup/Migration, Integrationen, Enablement, Betrieb und mögliche Zusatztools (Signatur, DMS, iPaaS) ein.
- Lizenzlogik: PEPM-Preise, Staffeln, Grundgebühren; Mindestabnahmen und Laufzeiten.
- Implementierung: Aufwandsschätzung für Datenmodell, Regeln, Integrationen, Schulungen; Hypercare.
- Service & Support: Reaktions-/Lösungszeiten, Kanäle, Community/Docs, Rollout-Begleitung.
- Exit & Portabilität: Exportrechte, Datenformate, Kündigungsfristen, Archiv-Optionen.
- Skalierung: Performance-SLOs, Mandantenfähigkeit, Länderskalierung.
Beispiel-Matrix (Mini)
| Kriterium | Stufe | Gewicht | Score A/B/C | Nachweis |
|---|---|---|---|---|
| SCIM CUD | Muss | 5 | 3 / 3 / 1 | API-Trace |
| Signierte Webhooks | Muss | 5 | 2 / 3 / 1 | Webhook-Log |
| Pre-Payroll Ampel | Muss | 5 | 3 / 3 / 2 | Screenshot |
HR-Softwareauswahl – Shortlist: Gewichtung & Scores
Ohne Gewichtung gewinnt oft der lauteste Wunsch – nicht der größte Nutzen. Daher bewertest du jede Anforderung mit Einfluss auf das Zielbild (0–5) und vergibst pro Anbieter einen Erfüllungsgrad (0–3). Das Produkt aus Gewicht × Score ergibt die gewichteten Punkte. Summen bilden die Rangfolge. Muss-Kriterien sind zusätzlich „Gatekeeper“: Werden sie verfehlt, scheidet ein Anbieter unabhängig von Punkten aus.
Ein erprobtes Scoring:
- Score 0: nicht vorhanden / nicht belegt
- Score 1: Workaround / extern nötig
- Score 2: teilweise erfüllt (Lücken im Prozess/Nachweis)
- Score 3: voll erfüllt und belegt (Demo/PoV/Evidenz)
Tiebreaker: Wenn Summen gleich sind, entscheide über Risiko (Gatekeeper-Historie) und TCO.
Demos & PoV: Nachweise statt Folien
Demos sind Inspiration, Proof-of-Value (PoV) ist Entscheidung. Plane 2–4 Wochen für einen PoV mit identischen Testdaten und klaren Akzeptanzkriterien. Jede Szene endet mit einem Beleg: Screenshot, Exportdatei, API-/Webhook-Trace, Log oder Rechte-Review-Protokoll.
Gute Start-Szenen:
- Hire → Onboarding: E-Sign, SCIM-Provisionierung, Rollen-Set; Status-Dashboard; Blocker-Alerts mit SLA.
- Zeit → Pre-Payroll: Regeln live (Feiertage, Kontingente, Zuschläge), Ampel-Plausibilisierung, Delta-Export.
- Change → Payroll: Gehalts-/Arbeitszeit-Änderungen mit Stichtag/Cutoff; Vier-Augen-Freigabe.
- DSGVO: DSAR-Export (maschinenlesbar), Lösch-/Sperrpfade, Audit-Trail für High-Risk-Events.
- Reporting: Standard-KPIs + CSV/JSON-Export; Abgleich mit BI.
Für Guidelines und Checklisten: HR-Software-Demo richtig nutzen, API & Integrationen, DSGVO-konform, People Analytics.
Datenmigration & Qualität
Schlechte Stammdaten ruinieren jede schöne Lösung. Plane Migration als eigenes Mini-Projekt:
- Datenquellen: HR-Alt, ATS, Zeiterfassung, Fileshares; Dubletten bereinigen.
- Mapping: Feldkatalog (Quelle→Ziel), Pflichtfelder, Standardwerte, Validierungen.
- Test-Imports: 10, 100, 1000 Datensätze; Fehlerberichte auswerten; Wiederholbarkeit.
- Qualitäts-KPIs: Pflichtfelder-Vollständigkeit, Dublettenquote, Fehler pro Importlauf.
- Exit-Proben: Rückwärts-Export testen (Portabilität!).
Service, Support & SLAs
Die schönste Plattform hilft wenig, wenn du bei Problemen allein bist. Prüfe:
- Supportzeiten & Kanäle: Reaktions-/Lösungszeiten (SLA/SLR), Severity-Levels, dedizierte CSMs.
- Release-Management: Änderungsnotizen, Sandbox, Backward-Compatibility, Feature-Flags.
- Dokumentation & Community: API-Docs, Beispieldaten, How-tos, Foren.
- Operative Resilienz: RPO/RTO, Backup-Politik, Status-Page/Incident-Historie.
Internationalisierung, Lokalisierung & Payroll
Mehrere Länder bedeuten: Feiertage, Sprachen, Währungen, lokale Payroll-Schnittstellen. Prüfe:
- Lokalisierung: UI-Sprachen, Datums-/Zahlformate, Feiertagskalender, Standort-abhängige Regeln.
- Payroll-Anbindung: Landesspezifische Exporte/Partner, Cutoffs, Abweichungs-Logs.
- Rechte & Mandantenfähigkeit: Standort-Scoped Rollen, Datenschutz pro Region.
Barrierefreiheit & UX
Accessibility ist Pflicht und Nutzenstifter in der HR-Softwareauswahl – Shortlist – bessere Usability für alle:
- WCAG-Checks: Tastaturbedienbarkeit, Kontraste, Alternativtexte, Fokus-Reihenfolge.
- Formulare: Fehlerhinweise, Labels, Hilfetexte, Auto-Save.
- Self-Service: Mobile-Tauglichkeit, klare Sprache, Guided Flows.
Performance & Skalierung
Prüfe SLOs und reale Last:
- Antwortzeiten: P95/P99 je Kernpfad (Listen, Suche, Exporte).
- Reporting-Last: Batch-Fenster, Export-Limits, Queue-Verhalten.
- Skalierung: Multi-Entity, viele Standorte, Peak-Zeiten (Payroll-Cutoff).
Download: Shortlist- & Bewertungsmatrix (Excel)
Damit du direkt starten kannst, stellen wir eine editierbare Excel-Vorlage bereit. Enthalten sind: Kriterien (mit Muss/Soll/Kann & Gewicht), Scorecard (0–3), Shortlist (Summen & Muss-Abdeckung), ein PoV-Plan mit Szenen/Akzeptanzkriterien, Risiko-Heatmap, RACI und Decision-Log. Ergänze eure Anforderungen, vergebe Gewichte und trage pro Anbieter die Scores ein – die Rangfolge bildet sich automatisch.
Praxisbeispiel: Von Longlist zu Entscheidung
Ein produzierender Mittelständler (300 MA) priorisiert „First-time-right Pre-Payroll ≥ 99 %“ und „Time-to-Onboard ≤ 10 Tage“. Die Longlist enthält sieben Anbieter, die Shortlist nach Kriterien-Filter noch drei. In Demos überzeugt Kandidat A mit moderner UI, Kandidat B mit vollständigen Integrationsnachweisen, Kandidat C mit attraktivem Preis.
Nach zwei Wochen PoV mit identischen Testdaten ergibt die Scorecard:
- Kandidat A: Hohe Akzeptanz, aber Lücken bei SCIM und Delta-Exports (Score 2/3 in kritischen Muss-Kriterien).
- Kandidat B: Vollständige Nachweise (Webhooks signiert, SCIM CUD, Ampel-Plausibilisierung, Export-Logs); höchste gewichtete Punkte.
- Kandidat C: Guter Preis, aber Muss-Abdeckung nur 73 % (Gatekeeper nicht erfüllt).
Entscheidung: B gewinnt – nachvollziehbar dokumentiert über KPI-Ziele, Scores, Evidenzen und Decision-Log. Die Einführung startet mit klarem Scope, definierten Schnittstellen und messbaren Zielen. Diese Transparenz reduziert Risiken erheblich und beschleunigt den Go-Live.
Risiken minimieren: Bias, Scope-Creep, Schnittstellen
Drei Stolpersteine tauchen in fast jedem Projekt auf: (1) Demo-Bias – der schönste Klick gewinnt; (2) Scope-Creep – Kriterien wachsen unkontrolliert; (3) Integrationslücken – unterschätzte technische Details bremsen später Monate.
Demo-Bias entschärfen
Gleiche Daten, gleiches Drehbuch, gleiche Zeit – und immer ein PoV mit Evidenz. Punkte zählen nur, wenn sie belegt sind. So verlieren Inszenierungen ihre Wirkung und Substanz gewinnt.
Scope-Creep vermeiden
Definiere einen schlanken Kriterienkatalog in der HR-Softwareauswahl – Shortlist mit Impact-Gewichten. Neue Wünsche müssen über das Zielbild begründet werden – sonst bleiben sie außerhalb des Scopes.
Schnittstellen real prüfen
Identity (SSO/MFA/SCIM), Events (Webhooks) und Exporte (z. B. Payroll-Deltas) sind PoV-Pflicht. Ohne Logs, Fehlercodes und Delta-Logik kein „erfüllt“ für Integrationskriterien. Siehe dazu auch API & Integrationen – Best Practices.
KPI-Deck & Reporting: Messen statt meinen
Metriken halten den Fokus, verhindern endlose Debatten und belegen Fortschritt. Ein kleines, scharfes Set reicht – Hauptsache, jede Kennzahl hat Definition, Owner und Zielschwelle.
Prozess-KPIs
- Entscheidungszeit je Meilenstein; Abdeckung Muss-Kriterien (%); offene Risiken (#/Impact).
- Lieferpünktlichkeit Anbieter (%), Vollständigkeit DSGVO-Unterlagen; API-Nachweise (Szenen).
Qualitäts-KPIs
- „First-time-right“ Pre-Payroll, Export-Fehlerquote, Integrations-Fehler/Woche.
- Datenvollständigkeit (Pflichtfelder), Dublettenquote, Audit-Trail-Vollständigkeit.
Adoption-KPIs
- Logins, Self-Service-Quote, Ticketreduktion (HR/IT), Manager-Nutzung.
Praxis-Vertiefung: People Analytics & Reporting.
Governance, RACI & Decision-Logs
Gute Entscheidungen brauchen Klarheit, nicht nur Daten. RACI legt fest, wer entscheidet (Accountable), wer liefert (Responsible), wer berät (Consulted) und wer informiert wird (Informed). Ein Decision-Log dokumentiert Alternativen, Bewertungen, Risiken und Beschlüsse – so bleibt das Projekt jederzeit auditierbar.
- Sponsor: Zielbild, Priorisierung, Budget, Eskalation.
- PO HR / HRIS: Kriterien, Bewertungsmatrix, Abnahmen.
- IT/Security: Architektur, SSO/MFA/SCIM, Webhooks, Monitoring.
- Payroll/Time: Regeln, Pre-Payroll, Exporte.
- DSB/Betriebsrat: Datenschutz, Mitbestimmung, TOMs.
- Finance/Legal: TCO, Vertragslogik, Exit/Export-Rechte.
HR-Softwareauswahl – Shortlist: Vorlagen & Artefakte
- Kriterienkatalog (Excel): Muss/Soll/Kann, Gewicht, Gatekeeper, KPI-Bezug, Evidenzen.
- Bewertungsmatrix: Score 0–3 mit Nachweislink, gewichtete Punkte, Muss-Erfüllung, Gatekeeper-Ampel.
- PoV-Plan: Szenen, Akzeptanzkriterien, Testdaten, Evidenzen, Ergebnis.
- Risiko-Heatmap: Wahrscheinlichkeit × Impact, Maßnahmen, Status.
- RACI & Decision-Log: Rollen, Beschlüsse, Begründungen, Audit-Trail.
FAQ
Wie viele Anbieter gehören auf die Shortlist?
Meist 3–5. Genug für Wettbewerb, wenig genug für Tiefe.
Wie lange dauert ein PoV?
Typisch 2–4 Wochen – mit identischen Testdaten und klaren Akzeptanzkriterien.
Wer bewertet „Design/UX“?
UX zählt – aber nur nach Muss-Erfüllung. Nutze kurze Usability-Tests mit Endanwendern.
Was tun bei Gleichstand?
Tiebreaker: Gatekeeper-Historie (Risiko), TCO, Support-Qualität, Roadmap-Transparenz.
Glossar (Kurz & knackig)
- SCIM: Standard für User-Provisionierung (Create/Update/Deactivate).
- Webhook: Push-Event aus der App (mit Signatur, Retries).
- PoV: Proof-of-Value – kurzer, evidenzbasierter Test.
- Gatekeeper: Muss-Kriterium, dessen Nichterfüllung zum Ausschluss führt.
- Delta-Export: Export nur der Änderungen seit letztem Cutoff.
Weiterführende Artikel & Nächste Schritte
Du willst tiefer einsteigen? Diese Beiträge bauen direkt auf – alle mit praxistauglichen Checklisten und Beispielen:
- HR-Software-Demo richtig nutzen – Demoskript, Do/Don’ts, PoV-Blueprint.
- HR-Software & Datenschutz – DSGVO-konform – AVV/TOMs, Subprozessoren, DSAR, Audit-Trail.
- HR-Software API & Integrationen – SSO/OIDC/SAML, SCIM, Webhooks, Delta-Exporte.
- People Analytics & Reporting – Von Rohdaten zu Entscheidungen.
- Onboarding, Stammdaten & Digitale Personalakte – End-to-End-Prozesse sauber aufsetzen.
- Zeit, Abwesenheit & Einsatzplanung – Regeln, Zuschläge, Payroll-Deltas.
Du bevorzugst einen Turbo-Start? Mit unserer Matching-Engine generierst du in Minuten eine passgenaue Shortlist. Im Selection-Portal arbeitest du kollaborativ: Kriterienmatrix, Demo-/PoV-Vorlagen, KPI-Deck, Risiko-Heatmap und Decision-Log an einem Ort. Starte mit dem Leitfaden HR-Software-Auswahl – und nutze nach Bedarf zusätzlich find-your-software.de (allgemeine Softwareauswahl) sowie ERP-Einblicke im ERP-Blog.
