Workday vs. Personio ist keine reine Geschmacksfrage, sondern eine Entscheidung über Architektur, Skalierung und Governance. Workday positioniert sich als globales, hochintegriertes HCM-Backbone mit tiefer Analytics-/AI-Integration und breitem Modul-Spektrum bis in Finance/Planning. Personio adressiert vor allem europäische KMU und Mid-Market-Teams mit einer intuitiven All-in-One-Plattform (Core HR, Recruiting, Zeit/Abwesenheiten) und – in Deutschland – nativer Payroll.
Neu im Thema? Lies zuerst unseren Grundlagenartikel „HR-Software: Was ist das eigentlich?“ für Begriffe und Module – dann hilft dieser Vergleich beim Einordnen. Für einen vollständigen Guide, schau dir unseren Leitfaden an.
Für wen eignet sich was? (Unternehmensgröße, Regionen, Payroll-Bedarf)
Personio empfiehlt sich für Unternehmen von ca. 10 bis ~5.000 Mitarbeitenden, die schnell produktiv sein wollen und in Deutschland optional eine integrierte Entgeltabrechnung benötigen. International unterstützt Personio vorbereitende Payroll-Prozesse und Integrationen. Workday spielt seine Stärken in internationalen Organisationen mit komplexen Strukturen, Multi-Entity-/Multi-Country-Setups und erweiterter Analytics-/AI-Agenda aus; Payroll wird nativ in ausgewählten Kernländern geboten, weitere Länder via zertifizierte Partner (Global Payroll).
Workday vs. Personio – Funktionsvergleich
Beide Lösungen decken die HR-Kernprozesse ab – mit unterschiedlichem Tiefgang, Release-Kadenz und Integrationsphilosophie. Für Details, was Core HR (Stammdaten) genau umfasst und warum das Datenmodell so wichtig ist, wirf einen Blick in unseren Beitrag „Core HR (Stammdaten): Fundament moderner HR-IT“.
- Core HR & Organisationsmodell: Beide bilden Stamm- und Organisationsdaten ab. Workday skaliert mit globalen Strukturen und skills-basierten Prozessen; Personio punktet mit schneller Bedienbarkeit im Tagesgeschäft.
- Recruiting, Performance & Learning: Suite-Module bei beiden; Workday überzeugt mit AI-gestützter Vernetzung (Skills-/Karrierepfade), Personio mit pragmatischem, schnell adaptierbarem Recruiting.
- Zeit & Abwesenheiten: Personio bietet effiziente Urlaubs-/Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung; Workday deckt Workforce-Management inkl. Planungs-/Schicht-Szenarien ab.
- Payroll: Personio Payroll nativ für Deutschland; Workday nativ für ausgewählte Länder, global via Partner-Ökosystem.
- Analytics & AI: Workday mit starker Analytics-/AI-Tiefe (u. a. Skills/Recommendations), Personio mit operativen Dashboards und aussagekräftigen Standard-Reports.
Sicherheit, Compliance & Datenhaltung
Beide Anbieter dokumentieren umfassende Sicherheits- und Compliance-Standards (z. B. ISO 27001, zusätzliche Cloud-/Privacy-Zertifikate). Prüfe im Projekt: AV-Vertrag/Datenschutz-Folgenabschätzung, Rollen-/Rechtekonzepte, Lösch- und Aufbewahrungsregeln sowie Audit-Trails. Wichtig ist zudem die Frage der Datenresidenz (EU/EWR) und die Klarheit im „Shared Responsibility“-Modell.
Integrationen & Ökosystem
Personio bietet einen Marketplace mit zahlreichen Integrationen (u. a. DATEV, Microsoft/Entra ID, Teams) und offenen APIs. Workday verfügt über ein großes Partner- und Integrations-Ökosystem (zertifizierte Konnektoren, Global Payroll Partner). Für eure TCO-Kalkulation sind Setup-Gebühren, API-Limits und eventuelle Partnerkosten mit einzuplanen.
Preise & TCO: Transparenz herstellen
Listenpreise sind selten direkt vergleichbar. Personio kommuniziert modulare Pakete (Core, Recruiting, Zeit, Payroll DE); finale Konditionen hängen von MA-Zahl, Modulen und Laufzeit ab. Workday veröffentlicht keine öffentlichen Listenpreise; die Kosten ergeben sich aus Umfang, Ländern und Integrationen. In beiden Fällen: Implementierung, Datenmigration, Integrationen, Support-Tiers und interne Projektaufwände gehören in den TCO.
Workday vs. Personio: Tests & Bewertungen (Einordnung)
In neutralen Review-Portalen erzielt Workday regelmäßig Top-Scores bei großen, internationalen Setups (Skalierung, Governance, Analytics), während Personio im KMU/Mid-Market für Usability, schnelle Einführung und solide Abdeckung der Basics gelobt wird. Achtet bei Vergleichen immer auf die Unternehmensgröße, Region und den jeweiligen Modul-Fokus der Rezensenten – sonst vergleicht ihr Äpfel mit Birnen.
Praxis-Einordnung: typische Entscheidungsmuster
- KMU in DACH mit Fokus „schnell starten“ + DE-Payroll: Personio (All-in-One, kurze Einführungszeiten), optional mit vorbereitender Payroll/DATEV-Flows.
- Internationaler Mid-Market/Enterprise mit Multi-Country-Governance & Analytics-/AI-Ambition: Workday (HCM-Suite, globales Datenmodell, Partnernetz für Payroll).
- „Fast Track“ für HR-Kernprozesse & Self-Service: Personio (Abwesenheit/Zeit, Onboarding, Recruiting schnell produktiv).
- „One Model“ für People + Finance & Planung: Workday (HCM mit Finance/Planning-Verbund, regelmäßige Releases).
Workday vs. Personio – 4-Schritte-Check
- Scope klären: Länder, Headcount-Pfad 36–60 Monate, Payroll-Länder, kritische Integrationen, Reporting-/AI-Ziele.
- Fit-Gap erstellen: Muss/Kann/Nicht-benötigt je Domäne (Core, Zeit, Payroll, Talent, Analytics) – inkl. Datenschutz/Certs.
- TCO modellieren: Lizenz, Implementierung, Datenbereinigung/Migration, Integrationen, Betrieb/Change (Releases, Schulung).
- Piloten & Referenzen: Klick-Prototyp, zwei Referenzgespräche pro Anbieter, Bewertungsmatrix (gewichtete Kriterien) abschließen.
Weiterlesen im Blog (die letzten beiden Beiträge)
Für Hintergrund und Einordnung empfehlen wir diese frischen Artikel aus unserem Blog – sie ergänzen den Vergleich ideal:
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