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HR-Software-Funktionen: Der komplette Überblick für KMU & Scale-ups

Wer HR-Software Funktionen bewertet, braucht schnelle Orientierung und belastbare Details. Hier findest du die wichtigsten Funktionsblöcke – jeweils mit Deep-Dives, Checklisten und Praxis-KPIs.

HR-Software Funktionen

HR-Software Auswahl digital, sicher und durchgängig automatisiert. Einen Überblick über die wesentlichen HR-Software Funktionen erhälst du in den folgenden Beiträgen.

Was du hier findest

Ein schneller, strukturierter Überblick über die wichtigsten HR-Funktionsblöcke: Core HR & Personalakte, Recruiting & Onboarding, Zeit/Abwesenheit & Einsatzplanung sowie Payroll, Benefits & Compliance – jeweils mit Deep-Dives, Checklisten und Praxis-KPIs.

Worauf es bei HR-Funktionen ankommt

Saubere Stammdaten als „Single Source of Truth“, klare Rollen & Rechte und DSGVO-konforme Dokumente. Wichtige Kriterien: Automatisierte Workflows, integriertes Reporting/KPIs, mobile Nutzbarkeit und stabile Schnittstellen (z. B. DATEV) mit Audit-Trail/Revision.

Dein Weg zur Shortlist

Definiere Ziele & KPIs, wähle die relevanten Funktionsblöcke, nutze die Checklisten für Requirements und bewerte Demos mit Scorecards. So kommst du zügig zu Proof-of-Value und einer belastbaren Entscheidung – ohne endlose Tool-Runden.

Core Functions in HR

Core HR & Stammdaten – das Fundament deiner HR-IT

Core HR ist deine Single Source of Truth: saubere Stammdaten, klare Rollen & Rechte und DSGVO-konforme Dokumente. Erst wenn die Basis stimmt, skalieren Recruiting, Payroll & Analytics wirklich.

Definiere ein robustes Datenmodell, sichere Qualität über ESS/MSS, Validierungen und Dubletten-Checks – und steuere Zugriffe sauber über Berechtigungen. Digitale Akten, revisionsfeste Protokolle und ein zentrales Organisationsmodell machen Prozesse nachvollziehbar und auditierbar.

Zum Weiterlesen:

Recruiting & Onboarding

Moderne ATS bündeln Sourcing, Multiposting, Kommunikation und Analytics. Mit Talent Pools pflegst du Beziehungen, Onboarding-Workflows liefern Geräte, Zugänge und Trainings pünktlich – alles compliance-sicher und messbar.

Zum Weiterlesen:

Recruiting & Onboarding
Zeitwirtschaft & Abwesenheit

Zeitwirtschaft & Abwesenheit in HR-Software

Moderne HR-Software macht Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Einsatzplanung endlich einfach: Digitale Zeiterfassung sorgt für transparente, rechtssichere Nachweise; Abwesenheitsmanagement automatisiert Urlaubs- und Krankmeldungen; Schicht- und Workforce-Planung gleichen Bedarf und Verfügbarkeit aus. Alles integriert in Payroll und Reporting – mobil nutzbar, messbar und skalierbar.

Zeiterfassung-Software erfasst Arbeits-, Pausen- und Projektzeiten geräteübergreifend (Terminal, Web, App), wendet Regeln automatisch an und liefert prüfsichere Reports – von „Zeiterfassung Pflicht“ bis hin zur smarten digitalen Arbeitszeiterfassung mit Analytics. Hier gehts zum Detailartikel für die digitale Zeiterfassung.

Urlaubs- und Krankmeldungen laufen digital: Self-Service-Anträge, mehrstufige Freigaben, automatische Konten & Resturlaube, Kalender-Sync sowie Krankmeldung digital. Ein übersichtliches Urlaubstool macht Vertretungen planbar und reduziert Rückfragen. Hier weiterlesen.

Schichtplanung-Software erstellt Dienstpläne per Drag-&-Drop oder Auto-Scheduling, berücksichtigt Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Arbeitszeitregeln. Mitarbeitende können Schichten tauschen, erhalten Benachrichtigungen – Dienstplan-Tool inklusive Auslastungs- und Kostensicht. Hier weiterlesen.

Die Time-Tracking-App erlaubt Buchen von unterwegs (online/offline), optional mit Geofencing, QR/Kiosk und Foto-Check-in. So wird mobile Zeiterfassung präzise, benutzerfreundlich und manipulationssicher – ideal für Außendienst und Filialen. Mehr Informationen rund um das Thema mobile Zeiterfassung findest du hier.

Arbeitszeitkonten berechnen Überstunden regelbasiert, trennen Zuschläge, deckeln Salden und steuern Ausgleich oder Auszahlung. Dashboards schaffen Transparenz für Teams – Zeitkonto HR integriert sich sauber in Payroll & Controlling. Mehr Informationen und Anbieterwissen erhälst du hier.

Workforce-Management verbindet Bedarfs- und Ressourcenplanung mit Budget, Qualifikationen und Verfügbarkeit. Szenarien, Forecasts und KPI-Dashboards machen Personaleinsatz plan- und nachweisbar – von WFM-Strategie bis Tagessteuerung. Hier weiterlesen.

Payroll & Vergütung

Moderne HR-Software macht Lohn- und Gehaltsprozesse zuverlässig, schnell und compliant: Von der Stammdatenpflege über Tarife, Zulagen und Benefits bis zur Auszahlung und Meldungen – alles automatisiert, transparent und integrierbar. Compensation-Strategien, Boni und internationale Payroll laufen in einem kontrollierbaren, revisionssicheren Prozess zusammen – mit klaren KPIs und minimalen manuellen Eingriffen.

Moderne HR-Software macht Lohn- und Gehaltsprozesse zuverlässig, schnell und compliant

Payroll-Software automatisiert die digitale Lohnabrechnung: Stammdaten, Entgeltarten, Zuschläge, SV-/Steuermeldungen, Zahl- und Bescheinigungs­läufe. Ein Gehaltsabrechnung-Tool reduziert Fehler, beschleunigt Durchläufe und liefert prüfsichere Auswertungen.

Global Payroll bündelt Länder-Engines, lokale Payroll-Compliance und konsolidiertes Reporting. Schnittstellen, Harmonisierung von Entgeltarten und zentrale Kontrollen machen internationale Lohnabrechnung skalierbar – inklusive FX, Kalender & Fristen.

Von Gehaltsbändern bis Total Rewards: Compensation-Software verwaltet Gehaltsrunden, Budgets und Genehmigungen; Benefits-Verwaltung steuert Sachbezüge, Mobility, Vorsorge. Dashboards schaffen Transparenz für HR, Finance und Führungskräfte.

Zielvereinbarungen, KPIs und Pools werden regelbasiert berechnet. Bonusverwaltung und variable Vergütung laufen nachvollziehbar – inkl. Simulationsszenarien, Cap/Floor, Clawback und Audit-Trail. Incentivierung per HR-Software sorgt für Fairness und Tempo.

Sichere DATEV-Integration über geprüfte Lohnabrechnungs-Schnittstellen: Stammdaten- und Buchungsübergabe, Rückmeldungen, Kontenpläne, Kostenstellen. So wird die Payroll-Anbindung stabil, doppelte Pflege entfällt und Monatsläufe werden robuster.

Regeln, Workflows und „Payroll Bots“ automatisieren Abgleiche, Plausis, Erinnerungen und Freigaben. Lohnabrechnung automatisieren heißt: weniger manuelle Schritte, schnelle Korrekturen, Ende-zu-Ende-Transparenz und messbare Durchlaufzeiten.

 Vollständige Payroll-Audits dank Protokollen, Vier-Augen-Prinzip, Rollenrechten und Dokumentation. Revisionssicherheit und Lohnabrechnung-Compliance sind eingebaut – inklusive Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Archiv & DSGVO-konformer Aufbewahrung.