Amatus KI-Assistent HR: der Co-Pilot im Auswahlprozess
Amatus ist der KI-Co-Pilot von Find-Your-HR und arbeitet direkt im HR Selection Portal. Er überwacht Fristen, priorisiert Aufgaben, fasst Anbieter-Demos zusammen und bereitet Entscheidungsvorlagen vor, für Unternehmen mit 50 bis 5.000 Mitarbeitenden im DACH-Raum. Die fachliche Bewertung und jede Anbieter-Entscheidung bleiben bei CHRO, CFO und IT-Leitung im Projektteam. Amatus ergänzt damit die bestehenden Werkzeuge von Find-Your-HR, ohne sie zu ersetzen.
Warum ein KI-Co-Pilot im Auswahlprozess
Die Auswahl von HR-Software ist ein mehrmonatiges Projekt mit vielen parallelen Arbeitssträngen: Anforderungskataloge, Anbieter-Workshops, Vertragsprüfungen und Rückfragen von Betriebsrat und Datenschutz. Amatus übernimmt in diesem Prozess administrative und analytische Zwischenschritte, ohne selbst zum Entscheidungsträger zu werden. Das Modul ist Teil des Funktionsbaukastens von Find-Your-HR und richtet sich an Unternehmen zwischen 50 und 5.000 Mitarbeitenden im DACH-Raum, deren CHRO, CFO oder IT-Leitung ein Auswahlprojekt mit begrenzten Kapazitäten führen. Anders als ein allgemeiner HR-Chatbot ist Amatus ausschließlich auf den Auswahlprozess selbst zugeschnitten: Er kennt die Anforderungen, Termine und Anbieter-Antworten des jeweiligen Projekts und arbeitet innerhalb dessen Datenraum, nicht im späteren Tagesbetrieb der ausgewählten Software.
KI-Matching auf der Startseite
Kostenlose Analyse in rund sechs Minuten, die aus über 180 Systemen eine erste Shortlist passender HR-Software erzeugt. KI-Matching ist der Startpunkt vor dem eigentlichen Auswahlprojekt und ersetzt keine vertiefte Prüfung.
HR Selection Portal
Strukturiertes Werkzeug für den vertieften Auswahlprozess mit Anforderungsmanagement, Anbieterpräsentationen und Audit-Trail. Ein Auswahlprojekt läuft hier typischerweise vier bis sechs Monate und wird inhaltlich vom Projektteam gesteuert, nicht vom Werkzeug.
Amatus
Der KI-Co-Pilot, der innerhalb des Selection Portals Fristen überwacht, Aufgaben priorisiert, Anbieter-Demos zusammenfasst und Entscheidungsvorlagen vorbereitet. Amatus ist optional zubuchbar und ersetzt keines der beiden anderen Werkzeuge, sondern beschleunigt die Arbeit innerhalb des Portals.
In einem typischen Projektmonat sieht die Zusammenarbeit so aus: Am Montag markiert Amatus drei Anbieter-Rückläufer, deren Frist in der laufenden Woche endet, und weist auf eine noch fehlende Antwort zu Schnittstellen hin. Vor einem Demo-Termin am Mittwoch stellt er die offenen Fragen aus dem Anforderungskatalog zusammen, die der Anbieter noch nicht beantwortet hat. Nach der Demo vergleicht er die mündlichen Aussagen mit dem schriftlichen Angebot und markiert Abweichungen für die Nachbesprechung. Am Ende der Woche fasst er den Status für ein kurzes Update an die Geschäftsführung zusammen, mit Verweis auf die zugrunde liegenden Dokumente. Das Projektteam entscheidet in jedem dieser Schritte selbst, was daraus folgt, und kann jede Priorisierung von Amatus jederzeit manuell ändern oder verwerfen.
Ergänzend ordnet der HR-Navigator die Auswahl anhand von sechs DACH-Prüfdimensionen ein, bevor ein Projekt im Selection Portal beginnt. Find-Your-HR selbst arbeitet ohne Provisionsmodell: Anbieter zahlen weder für Sichtbarkeit noch für Platzierung auf der Plattform.
Konkrete Aufgaben im Auswahlprojekt
- Überwacht Fristen für Anbieter-Rückläufer und interne Freigaben, erinnert Verantwortliche vor Terminen
- Priorisiert offene Aufgaben im Auswahlprojekt nach Frist, Abhängigkeit und Projektphase
- Fasst Anbieter-Demos zusammen und gleicht sie mit schriftlichen Angebotsantworten ab
- Bereitet Entscheidungsvorlagen mit strukturierten Vor- und Nachteilen je Anbieter vor
- Prüft Vertragsentwürfe in einem ersten automatisierten Pass auf AVV, TOMs und Exit-Klauseln
- Erstellt Status-Briefings für Geschäftsführung und Betriebsrat mit Quellenangabe
Bewusste Abgrenzung
- Trifft keine automatisierte Endauswahl eines Anbieters ohne menschliche Freigabe
- Kommuniziert keine eigenständigen, verbindlichen Zusagen gegenüber Anbietern
- Unterschreibt und autorisiert keine Verträge
- Ersetzt nicht die fachliche Bewertung durch HR, IT-Leitung und Betriebsrat, sondern bereitet sie vor
- Nutzt Kundendaten nicht zum Training externer KI-Modelle
- Trifft keine automatisierte Einzelentscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO
Diese Aufteilung ist nicht verhandelbar: Amatus ist technisch so konfiguriert, dass Aktionen aus der rechten Spalte keinen automatisierten Auslöser im System haben, sondern in jedem Fall eine manuelle Freigabe durch das Projektteam voraussetzen.
Was Amatus im Tagesgeschäft der Auswahl übernimmt
Sechs Bausteine decken die wiederkehrenden Arbeitsschritte eines Auswahlprojekts ab. Jeder Baustein ist auf einen konkreten Arbeitsschritt im HR Selection Portal zugeschnitten, nicht auf den allgemeinen HR-Alltag. Die Beispiele stammen aus typischen Auswahlprojekten für Recruiting-, Payroll- und Talent-Management-Software. Ein Projektteam kann einzelne Bausteine unabhängig voneinander nutzen, je nachdem, welche Unterstützung in der jeweiligen Projektphase gefragt ist.
Deadlines und Eskalationen
Amatus überwacht Fristen für Anbieter-Rückläufer und interne Freigaben. Vor Workshops erinnert er die zuständigen Personen in HR, IT und beim Betriebsrat automatisch und eskaliert blockierte Freigaben, wenn eine Frist ohne Reaktion verstreicht. Diese Erinnerungen ersetzen keine Projektleitung, sie verhindern lediglich, dass Termine unbemerkt verstreichen.
Aufgaben nach Dringlichkeit ordnen
Offene Aufgaben im Auswahlprojekt werden nach Frist, Abhängigkeit und Projektphase sortiert. Hängt etwa eine Vertragsprüfung von einer noch ausstehenden Anbieter-Antwort ab, stuft Amatus diese Abhängigkeit sichtbar ein, statt beide Aufgaben gleich zu gewichten. So sieht das Projektteam auf einen Blick, welche Aufgabe als Nächstes bearbeitet werden sollte.
Anbieter-Demos zusammenfassen
Während einer Recruiting-Funnel-Demo hält Amatus die zentralen Aussagen fest und gleicht sie mit der schriftlichen Anbieter-Antwort ab. Widersprüche, etwa zwischen mündlicher Zusage und Angebot, markiert er für die Nachbesprechung im Projektteam. Die schriftliche Zusammenfassung steht binnen weniger Stunden nach der Demo zur Verfügung.
Anforderungs-Lücken erkennen
Bei einem Payroll-Anforderungskatalog erkennt Amatus zum Beispiel, dass eine DATEV-Schnittstelle genannt ist, aber Tarifvertrag, Schichtzuschläge oder die FiBu-Übergabe fehlen, und schlägt passende Anforderungs-Blöcke zur Ergänzung vor. Solche Lücken bleiben ohne strukturierte Prüfung häufig bis zur Vertragsunterzeichnung unbemerkt.
Verträge im ersten Pass prüfen
Vor der Unterschrift prüft Amatus einen Vertragsentwurf automatisiert auf Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, die Sub-Prozessoren-Liste sowie Exit-Klauseln für Personaldaten. Die rechtliche Endprüfung bleibt bei den zuständigen Fachpersonen. Bei fehlenden oder unklaren Klauseln erhält das Projektteam einen konkreten Prüfhinweis statt einer allgemeinen Warnung.
Status-Updates für Betriebsrat und Geschäftsführung
Vor Mitbestimmungsterminen fasst Amatus zusammen, welche Anbieter im Rennen sind, welche Datenverarbeitung geplant ist und welche Mitbestimmungsthemen noch offen sind, jeweils mit Verweis auf die zugrunde liegende Anforderung oder Anbieter-Antwort. Die Vorlage kann vor dem Termin noch angepasst werden, bevor sie präsentiert wird.
Rechtlicher Rahmen für einen KI-Co-Piloten im Auswahlprozess
Der Einsatz von KI-Werkzeugen im Personalumfeld berührt mehrere Rechtsrahmen gleichzeitig. Amatus ist so gebaut, dass er innerhalb dieser Anforderungen bleibt, ohne die Auswahlentscheidung selbst zu automatisieren. Die folgende Übersicht ordnet die wichtigsten Punkte nach Rechtsgebiet, nicht nach Priorität. Sie ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall, sondern zeigt, an welchen Stellen ein Auswahlprojekt mit KI-Unterstützung genauer hinschauen sollte.
Einordnung als KI-System im Beschäftigungskontext
Der EU AI Act ordnet KI-Systeme für Beschäftigung und Personalmanagement grundsätzlich als Hochrisiko-Anwendungsfall nach Anhang III ein. Für eigenständige Anhang-III-Systeme gelten die zugehörigen Pflichten jedoch erst ab dem 2. Dezember 2027, nachdem der Digital Omnibus on AI die ursprüngliche Frist vom 2. August 2026 verschoben hat. Seit dem 2. August 2026 gelten lediglich die Transparenzpflichten nach Artikel 50. Für die Praxis bedeutet das, dass Unternehmen im DACH-Raum aktuell primär die Transparenzpflicht erfüllen müssen, nicht die volle Hochrisiko-Dokumentation.
Kein automatisiertes Einzelentscheiden
Die Datenschutz-Grundverordnung untersagt in Artikel 22 ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für betroffene Personen. Amatus bereitet Entscheidungsvorlagen vor, trifft aber keine automatisierte Auswahl eines Anbieters und keine Entscheidung über Bewerbende oder Beschäftigte. Die Verantwortung für Anbieter-Auswahl, Vertragsschluss und Kommunikation bleibt damit vollständig bei den benannten Personen im Projektteam.
Mitbestimmung bei bestehendem Betriebsrat
Sofern in einem Unternehmen ein Betriebsrat besteht, greift dessen Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind. Vor dem Einsatz von Amatus im Auswahlprojekt sollte die Mitbestimmung entsprechend eingebunden werden. Eine frühzeitige Einbindung reduziert das Risiko, ein Auswahlprojekt wegen fehlender Mitbestimmung nachträglich anpassen zu müssen.
AVV, TOMs und EU-Hosting
Amatus arbeitet mandantengetrennt innerhalb des jeweiligen Projekt-Datenraums, ohne Cross-Tenant-Sichtbarkeit zwischen Kundenprojekten. Die Plattform wird in der EU gehostet, ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie eine einsehbare Sub-Prozessoren-Liste liegen vor. Diese Nachweise lassen sich im Rahmen der Anbieterprüfung anfordern und in die Vertragsprüfung durch Amatus einspeisen.
Keine Trainingsdaten aus Kundenprojekten
Projektbezogene HR-Daten, Anforderungen und Vertragsentwürfe werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nicht an externe Sprachmodell-Anbieter zur Modellverbesserung weitergegeben. Diese Zusicherung gilt unabhängig davon, welches Sprachmodell im jeweiligen Anwendungsfall eingesetzt wird.
Protokollierte KI-Aktionen
Jede Aktion von Amatus, etwa eine Priorisierung, eine Demo-Zusammenfassung oder eine Vertragsprüfung, wird mit Quelle, Zeitpunkt und Nutzerkontext dokumentiert. Das schafft Nachvollziehbarkeit gegenüber Geschäftsführung, Betriebsrat und, sofern relevant, Aufsichtsbehörden. Diese Protokolle lassen sich exportieren und stehen für interne oder externe Prüfungen zur Verfügung.
KI-Assistenzfunktionen in HR-Software: zwei Systemschichten
KI-Funktionen halten in HR-Software auf zwei unterschiedlichen Ebenen Einzug. Generalistische HR-Suiten bauen KI-Assistenten für den operativen HR-Alltag in ihre Produkte ein, während prozessspezifische Co-Piloten wie Amatus gezielt für die Software-Auswahl selbst entwickelt werden. Die folgende Einordnung ist anbieterneutral und enthält keine Rangfolge. Für Unternehmen im Auswahlprozess ist die Unterscheidung praktisch relevant: Wer die KI-Funktionen einer generalistischen Suite bewertet, prüft deren Alltagstauglichkeit im späteren Betrieb, wer Amatus bewertet, prüft dessen Nutzen für das laufende Auswahlprojekt selbst.
SAP SuccessFactors
SAP, ein 1972 in Walldorf gegründeter Softwarekonzern, integriert mit Joule einen generativen KI-Assistenten in SuccessFactors, der Mitarbeitende und HR-Teams im operativen Tagesgeschäft unterstützt, etwa bei Abfragen zu Prozessen oder Auswertungen. Joule ist dabei auf den Betrieb der Suite ausgelegt, nicht auf die vorgelagerte Softwareauswahl.
Suite-KIWorkday
Workday, ein 2005 in Pleasanton, Kalifornien, gegründeter Anbieter von HR- und Finanzsoftware, hat mit Illuminate eine KI-Agenten-Schicht für Personal- und Finanzprozesse angekündigt, die auf die eigene HCM-Plattform zugeschnitten ist. Illuminate richtet sich an bestehende Workday-Kundinnen und -Kunden im laufenden HCM-Betrieb.
Suite-KIPersonio
Personio, eine 2015 in München gegründete Cloud-HR-Software für den Mittelstand, ergänzt seine Plattform um KI-gestützte Funktionen für Kernprozesse wie Recruiting und Personalverwaltung im laufenden Betrieb. Diese Funktionen unterstützen den Alltag nach der Einführung, nicht die vorgelagerte Anbieterauswahl.
Suite-KIAmatus
Amatus ist kein Modul einer generalistischen HR-Suite, sondern der KI-Co-Pilot von Find-Your-HR für den Auswahlprozess selbst. Er arbeitet ausschließlich innerhalb des HR Selection Portals und nicht im späteren operativen Betrieb der ausgewählten Software. Diese Trennung ist bewusst gewählt, damit Auswahlprozess und späterer Software-Betrieb nicht vermischt werden.
Auswahl-Co-PilotEine vollständige, anbieterneutrale Marktübersicht mit zwölf HR-Software-Anbietern im direkten Tabellenvergleich, eingeordnet in ein Marktfeld von über 20 relevanten DACH-Anbietern, bietet die Anbietervergleichsseite von Find-Your-HR. Find-Your-HR selbst verfolgt dabei ein anbieterneutrales Modell ohne Provisionen: Anbieter zahlen weder für Sichtbarkeit noch für Platzierung.
Für Unternehmen, die aktuell prüfen, ob eine generalistische HR-Suite mit eingebauter KI oder ein spezialisiertes Auswahlwerkzeug wie Amatus die passendere Unterstützung bietet, empfiehlt sich ein Blick auf die jeweilige Projektphase. Läuft bereits ein konkretes Auswahlprojekt, ist ein prozessspezifischer Co-Pilot naturgemäß enger auf die anstehenden Aufgaben zugeschnitten als eine allgemeine Suite-KI, die für den späteren Betrieb entwickelt wurde. Beide Ansätze schließen sich nicht aus und lassen sich in der Praxis parallel nutzen. Das deckt sich mit der eingangs genannten BCG/WFPMA/DGFP-Studie 2026, wonach drei Viertel der deutschen HR-Abteilungen KI bereits in mindestens einem Bereich einsetzen, meist im operativen Tagesgeschäft und nicht im vorgelagerten Auswahlprozess selbst.
Worauf Sie bei einem KI-Co-Piloten achten sollten
Wenn ein Anbieter im Auswahlprozess selbst KI-gestützte Assistenzfunktionen anbietet oder wenn Sie Amatus im Selection Portal bewerten, helfen die folgenden sechs Fragen bei der Einordnung. Die Fragen orientieren sich an den Themen, die in DACH-Auswahlprojekten regelmäßig zu Rückfragen von Datenschutz und Betriebsrat führen. Halten Sie die Antworten schriftlich fest, damit sie später in der Entscheidungsvorlage nachvollziehbar bleiben.
Vorschlag oder Entscheidung?
Klären Sie, ob das System nur Vorschläge liefert oder eigenständig eine Auswahl trifft. Eine automatisierte Endentscheidung ohne menschliche Freigabe ist im DACH-Auswahlkontext ein KO-Kriterium.
Trainingsdaten
Fragen Sie, ob Projektdaten zum Training von Modellen verwendet oder an externe Anbieter weitergegeben werden. Eine klare Zusicherung, dass dies nicht geschieht, sollte vertraglich fixiert sein.
Hosting-Standort
Prüfen Sie, wo die Daten verarbeitet und gespeichert werden. EU-Hosting mit dokumentierter Datenresidenz reduziert den Abstimmungsaufwand mit Datenschutz und Betriebsrat.
Audit-Trail
Verlangen Sie eine lückenlose Protokollierung jeder KI-gestützten Aktion mit Quelle, Zeitpunkt und Nutzerkontext. Ohne Audit-Trail lässt sich eine KI-Empfehlung im Streitfall kaum nachvollziehen.
Deaktivierbarkeit
Klären Sie, ob die KI-Funktion optional bleibt und sich projektweise oder vollständig deaktivieren lässt, falls Betriebsrat oder Datenschutz dies verlangen.
Mitbestimmung
Fragen Sie frühzeitig, welche Informationen der Betriebsrat für seine Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG benötigt, und ob der Anbieter dafür vorbereitete Unterlagen liefert.
Diese Prüffragen lassen sich in jede der sechs Prozessphasen einer strukturierten Softwareauswahl einordnen, wie sie die Seite HR-Software-Auswahl beschreibt. Sie lassen sich sowohl für die Bewertung von Amatus selbst als auch für KI-Funktionen anderer Anbieter im Auswahlprozess nutzen.
Ein Anbieter, der auf diese sechs Fragen ohne Umschweife und mit nachprüfbaren Antworten reagiert, signalisiert in der Regel eine ausgereifte Produkt- und Compliance-Praxis. Bleiben Antworten vage, etwa bei der Frage nach Trainingsdaten oder nach der Deaktivierbarkeit, lohnt sich eine vertiefte Nachfrage vor der Vertragsunterschrift.
Häufige Fragen zu Amatus im Auswahlprozess
Zehn Antworten zu Funktion, Abgrenzung, Recht und Kosten des KI-Co-Piloten im HR Selection Portal.
Amatus im Selection Portal erleben
Starten Sie mit dem kostenlosen KI-Matching, vertiefen Sie die Auswahl im HR Selection Portal und lassen Sie sich dort optional von Amatus bei Fristen, Aufgaben und Anbieter-Demos unterstützen. Amatus bleibt dabei jederzeit optional und lässt sich projektweise ein- oder ausschalten.