Payroll Software Deutschland: DEÜV, ELStAM und Tarifautomatik im Griff
Payroll Software für Deutschland verarbeitet Brutto und Netto nicht als einmalige Formel, sondern als laufend aktualisiertes Regelwerk aus Sozialversicherungsrecht, Lohnsteuerrecht und Tarifbindung. Für Unternehmen zwischen 50 und 5.000 Mitarbeitenden in Deutschland, Österreich und der Schweiz entscheidet die Systemwahl darüber, ob DEÜV-Meldungen, ELStAM-Abrufe und Sofortmeldungen fristgerecht laufen oder in jedem Abrechnungslauf manuell nachgezogen werden müssen. Seit dem 1. Januar 2026 gilt in Deutschland ein gesetzlicher Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde, eine von mehreren jährlichen Änderungen, die eine Abrechnungssoftware ohne manuellen Eingriff verarbeiten muss.
Stand dieser Seite: Oktober 2026
Lohnabrechnung automatisieren
Sie können die Lohnabrechnung weitgehend automatisieren, indem Stammdaten, Zeiten und variable Bezüge über geprüfte Schnittstellen in den Abrechnungslauf fließen und Meldungen, Zahlung und Buchung aus dem Ergebnis abgeleitet werden. Manuell bleiben die fachliche Freigabe, Sonderfälle und die Klärung von Abweichungen. Die acht Schritte zeigen, was die Software je Schritt übernimmt und was bei Ihnen bleibt (Stand: Oktober 2026).
Dieser Abschnitt beschreibt den Ablauf eines Monatslaufs von den Stammdaten bis zur Prüfung. Fehlerquellen und Reifegrade der Automatisierung ordnet der Abschnitt Automatisierung weiter unten ein, damit Sie beides nicht doppelt lesen müssen. Als Mindeststandard gilt, was die gesetzliche Krankenversicherung von Abrechnungsprogrammen verlangt: Stammdaten werden vor der Abrechnung maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft, fehlerhafte Daten werden protokolliert und nicht übernommen, und Meldetatbestände werden maschinell erkannt und ausgelöst (Gemeinsame Grundsätze zur Systemuntersuchung, Fassung ab 1. Januar 2026).
Stammdaten
Eintritte und Änderungen bei Anschrift, Bank, Steuer und Sozialversicherung werden einmal erfasst und an alle Folgeschritte weitergegeben.
- Automatisiert: Pflichtfelder, Formatprüfung der IBAN, Plausibilitätsprüfung der Steuer-ID nach den Regeln des Bundeszentralamts für Steuern und ELStAM-Abruf bei Beginn des Dienstverhältnisses (§ 39e Abs. 4 EStG).
- Bleibt manuell: Prüfung der Unterlagen, versicherungsrechtliche Einstufung in Sonderfällen und Freigabe von Gehalt und Bankdaten im Vier-Augen-Prinzip.
Zeiten und Abwesenheiten
Geprüfte Arbeitszeiten und Abwesenheiten kommen aus dem Zeit- und Workforce Management, damit Zuschläge und Fehlzeiten nicht neu eingetippt werden.
- Automatisiert: Übernahme per Schnittstelle zum Stichtag, Plan-Ist-Abgleich, Hinweis auf unbestätigte Zeiten und maschinelle Verwaltung von Fehlzeiten und Unterbrechungstatbeständen. Den Abruf von Arbeitsunfähigkeitszeiten beschreibt die Seite zum eAU-Abruf.
- Bleibt manuell: Klärung strittiger oder fehlender Zeiten mit der Führungskraft und die Entscheidung über Korrekturen nach dem Stichtag.
Variable Bezüge
Zulagen, Prämien, Sachbezüge, Einmalzahlungen und Benefits ändern sich von Monat zu Monat und brauchen klare Regeln.
- Automatisiert: wiederkehrende Lohnarten mit Gültigkeit von und bis, Beendigung bei Austritt und Summenprüfung je Person und Monat, etwa gegen die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG.
- Bleibt manuell: Entscheidung über Höhe und Anlass, Nachweis der Zusätzlichkeit bei Gutscheinen und Zuschüssen und die Abstimmung mit dem Betriebsrat, sofern vorhanden.
Abrechnung
Die Software berechnet Brutto, Steuer, Sozialversicherung und Netto nach den hinterlegten Regeln und erzeugt die Abrechnung.
- Automatisiert: Brutto-Netto-Berechnung, Beitragsgruppen, Übergangsbereich und die automatische Rückrechnung bereits abgerechneter Monate mindestens bis zum April des Vorjahres, wenn Entgelte oder Stammdaten korrigiert werden (Gemeinsame Grundsätze zur Systemuntersuchung).
- Bleibt manuell: Sichtung der Probeabrechnung vor der Freigabe, Entscheidung über Korrekturläufe und Sonderfälle wie Pfändung, Kurzarbeit oder Altersteilzeit.
Meldungen
Aus den Abrechnungsergebnissen entstehen die Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt. Fristen und Rechtsgrundlagen stehen im Abschnitt Meldeverfahren.
- Automatisiert: Erkennen der Meldetatbestände, Übermittlung von DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweis aus einem systemgeprüften Programm, elektronische Lohnsteuer-Anmeldung per Datenfernübertragung (§ 41a Abs. 1 EStG) und Protokoll fehlerhafter Meldedaten statt Versand.
- Bleibt manuell: Auswertung von Fehler- und Rückmeldungen der Annahmestellen sowie die rechtzeitige Dateneingabe bei Eintritt, damit eine Sofortmeldung vor Arbeitsaufnahme überhaupt ausgelöst werden kann.
Zahlung
Aus dem freigegebenen Lauf entstehen die Überweisungen an Beschäftigte, Sozialversicherungsträger und Finanzamt.
- Automatisiert: Zahlungsdatei, Terminkalender mit den Fälligkeiten (drittletzter Bankarbeitstag für Sozialversicherungsbeiträge, zehnter Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums für die Lohnsteuer) und Abgleich der Summen mit dem Beitragsnachweis.
- Bleibt manuell: Freigabe der Zahlung in der Bank im Vier-Augen-Prinzip und Prüfung der Liquidität zum Fälligkeitstag.
Buchung
Das Lohnjournal wird in Buchungssätze nach Kostenstellen übersetzt und an die Finanzbuchhaltung übergeben.
- Automatisiert: Kontierung nach Lohnart und Kostenstelle, Sperre des Exports bei fehlender Kostenstelle und Übergabeprotokoll mit Prüfsumme. Bei Abrechnung über DATEV beschreibt der Abschnitt DATEV Anbindung die möglichen Wege.
- Bleibt manuell: Abstimmung der Verbindlichkeitskonten, Rückstellungen etwa für Urlaub und Boni und die Freigabe des Buchungsstapels durch die Buchhaltung.
Prüfung
Am Ende steht der Nachweis, dass der Lauf vollständig, richtig und nachvollziehbar war.
- Automatisiert: Abweichungsbericht gegen den Vormonat, Bereitstellung der Abrechnung in Textform für die Beschäftigten (§ 108 GewO) und Ablage von Protokollen und Freigaben im Archiv.
- Bleibt manuell: Bewertung der Abweichungen, Dokumentation der Freigabe und Auswertung der Kennzahlen.
Rollen im Lohnlauf
Automatisierung funktioniert nur, wenn Zuständigkeiten und Stichtage feststehen. Die folgende Verteilung ist eine Arbeitshilfe von Find-Your-HR und kein Standard. Passen Sie sie an Ihre Organisation an und halten Sie sie im Payroll-Kalender fest.
HR-Administration
Hat die Hoheit über Stammdaten, gibt sensible Änderungen frei und ist Ansprechpartner für Payroll oder Dienstleister.
Führungskräfte
Genehmigen Zeiten und Abwesenheiten, melden variable Vergütungsanteile und halten die Stichtage ein.
Payroll, intern oder extern
Verarbeitet die Übergaben, klärt Rückfragen, löst Fehlerlisten auf und legt Abgaben- und Meldebelege ab.
Finanzbuchhaltung
Pflegt Kostenstellen, stimmt Buchungen und Rückstellungen ab und ist Ansprechpartner bei Prüfungen.
Kontrollen, Plausibilitätsprüfungen und Abweichungsbericht
Automatisierung verlagert Prüfungen nach vorn. Die Tabelle zeigt Kontrollen, die Sie vor, während und nach dem Lauf einrichten können, und den Nachweis, den jede Kontrolle erzeugt. Die Prüfregeln sind Beispiele, die Grenzen legen Sie selbst fest.
| Kontrolle | Zeitpunkt | Prüfregel (Beispiel) | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Pflichtfelder und Formate | Vor dem Lauf | Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, IBAN und Beschäftigungsart sind gefüllt und formal plausibel. Fehlerhafte Datensätze werden nicht übernommen. | Fehlerliste mit Behebungsvermerk |
| Zeiten und Abwesenheiten | Vor dem Lauf | Keine unbestätigten Zeiten, keine Überschneidungen, Abwesenheit mit gültiger Art und Nachweis. | Statusbericht zum Stichtag |
| Mindestlohn | Im Lauf | Die Vergütung je Zeitstunde liegt nicht unter 13,90 Euro brutto (ab 1. Januar 2026, ab 1. Januar 2027 14,60 Euro). | Prüfprotokoll mit Ausnahmen |
| Probeabrechnung und Parallellauf | Im Lauf, bei Systemwechsel | Ergebnis des neuen Systems wird je Person mit dem bisherigen Ergebnis verglichen, Differenzen werden erklärt, bevor der erste Echtlauf startet. | Differenzliste mit Begründung |
| Abweichungsbericht | Nach dem Lauf | Vergleich mit dem Vormonat je Lohnart, Kostenstelle und Person, Markierung von Eintritten, Austritten und Einmalzahlungen. | Bericht mit Bewertung und Freigabe |
| Meldeabgleich | Nach dem Lauf | Jede ausgelöste Meldung hat eine Rückmeldung der Annahmestelle, offene oder abgelehnte Meldungen sind sichtbar. | Meldeprotokoll |
| Summenabgleich | Nach dem Lauf | Nettozahlungen, Beitragsnachweis und Lohnsteuer-Anmeldung stimmen mit dem Lohnjournal und den Buchungssätzen überein. | Abstimmprotokoll |
| Berechtigungen | Quartalsweise | Rollen und Zugriffe werden geprüft, Funktionen wie Erfassen, Freigeben und Zahlen sind getrennt. | Rollenliste mit Prüfdatum |
Der Abweichungsbericht ist das wichtigste Werkzeug nach dem Lauf. Er vergleicht den aktuellen Lauf mit dem Vormonat und zeigt, wo sich Beträge ohne erkennbaren Anlass verändert haben, etwa bei einer Zulage, die weiter läuft, obwohl sie enden sollte. Legen Sie Schwellenwerte fest, ab denen eine Abweichung erklärt werden muss, zum Beispiel einen Prozentsatz oder einen Euro-Betrag je Lohnart. Allgemeingültige Richtwerte gibt es nicht, deshalb sollten Sie Schwellen anhand der eigenen Ausgangslage wählen und quartalsweise überprüfen.
Zusätzlich zu den im Abschnitt Automatisierung genannten Kennzahlen eignen sich zwei Messgrößen, die Prüfer nachvollziehen können: die Zahl der Fehler je 1.000 Datensätze in der Übergabe und die Vollständigkeit der Nachweise je Lauf, also ob Freigabe, Abweichungsbericht und Meldeprotokoll vorliegen. Wer beides monatlich festhält, kann Verbesserungen belegen und erkennt Verschlechterungen früh. Welche Nachweise ein Audit verlangt, beschreibt der Abschnitt Compliance und Audit.
Quellen: GKV-Spitzenverband, Gemeinsame Grundsätze zur Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen (Fassung ab 1. Januar 2026); § 39e, § 41a EStG, § 108 GewO und Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung (gesetze-im-internet.de). Stand: Oktober 2026, abgerufen am 9. Oktober 2026. Eigene Darstellung von Find-Your-HR, kein amtlicher Standard.
Was Payroll Software in der DACH-Personalarbeit leistet
Payroll Software ist das Modul innerhalb der HR-Software-Funktionslandschaft, das aus Arbeitszeit, Vertragsdaten und gesetzlichen Vorgaben den tatsächlich auszuzahlenden Betrag berechnet und die daraus entstehenden Meldepflichten erfüllt.
Für CHRO, CFO und IT-Leitung ist Payroll damit kein Feature unter vielen, sondern eine Rechenlogik mit Haftungsrelevanz. Fehler wirken sich unmittelbar auf Nettolöhne, Sozialversicherungsbeiträge und Steuerabführungen aus und sind, anders als in anderen HR-Prozessen, selten folgenlos korrigierbar. Eine verspätete oder fehlerhafte DEÜV-Meldung betrifft nicht nur die Personalabteilung, sondern kann im Rahmen der turnusmäßigen Betriebsprüfung, die nach den Vorgaben der Rentenversicherung mindestens alle vier Jahre stattfindet, zu Nachzahlungen und Bußgeldern führen. Zielgruppe sind Unternehmen mit etwa 50 bis 5.000 Mitarbeitenden im DACH-Raum, bei denen eine manuelle oder tabellenbasierte Abrechnung an die Grenze der Prüfbarkeit stößt, ohne dass bereits die Komplexität eines Konzernrechenzentrums erreicht ist.
Abzugrenzen ist Payroll von zwei benachbarten Modulen. Core HR und Personalakte verwaltet die Stammdaten, Verträge und Dokumente, die Payroll als Eingabe benötigt, berechnet selbst aber keine Bezüge. Zeit- und Workforce Management erfasst Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Schichten, deren Werte wiederum in die Payroll-Berechnung einfließen, etwa bei Zuschlägen oder Sofortmeldungen für stundenbasierte Beschäftigung. Ohne saubere Schnittstellen zwischen diesen drei Modulen entstehen die meisten Abrechnungsfehler nicht im Payroll-Kern selbst, sondern an den Übergabepunkten.
Die drei Adressatengruppen blicken mit unterschiedlichen Fragestellungen auf Payroll. CFO und Finanzabteilung interessiert vor allem die korrekte, buchungsfähige Übergabe von Lohn- und Lohnnebenkosten an die Finanzbuchhaltung sowie die Planbarkeit der Gesamtpersonalkosten über das Jahr. CHRO und Personalleitung tragen die Verantwortung dafür, dass Beschäftigte pünktlich und korrekt bezahlt werden, was direkt auf Vertrauen und Bindung im Unternehmen einzahlt, ohne dass sich dieser Effekt in einer einzelnen Kennzahl beziffern ließe. Die IT-Leitung wiederum verantwortet Schnittstellenstabilität, Datenschutz bei der Übertragung sensibler Entgeltdaten und, sofern die Abrechnung ausgelagert wird, die vertragliche Ausgestaltung der Auftragsverarbeitung. Eine belastbare Payroll-Auswahl berücksichtigt alle drei Perspektiven gleichzeitig, nicht nur die günstigste Lizenzkosten-Kalkulation.
Die drei Payroll-Betriebsmodelle im Vergleich
Unternehmen entscheiden bei Payroll nicht nur über Software, sondern über ein Betriebsmodell. Alle drei Modelle erfüllen dieselben gesetzlichen Anforderungen, sie verteilen Aufwand, Kontrolle und Haftung nur unterschiedlich.
Payroll inhouse
Die eigene Lohnbuchhaltung betreibt Software und Fachwissen vollständig im Unternehmen, meist mit lokal installierter oder selbst administrierter Anwendung.
- Volle Kontrolle über Daten und Abrechnungsprozess
- Keine Abhängigkeit von externen Reaktionszeiten
- Direkter Umgang mit betriebsindividuellen Tarifregelungen
- Eigenes Fachwissen zu DEÜV, ELStAM und Tarifrecht nötig
- Personalrisiko bei Ausfall der Lohnbuchhaltung
- ITSG-Re-Zertifizierung und Updates liegen bei der eigenen IT
Payroll-Software as a Service
Das Unternehmen mietet eine laufend aktualisierte, meist ITSG-zertifizierte Abrechnungssoftware und führt die Abrechnung weiterhin mit eigenem Personal durch.
- Gesetzesänderungen wie Mindestlohn oder Beitragssätze laufen automatisch ein
- ITSG-Zertifizierung und Meldeformate liegen beim Hersteller
- Planbare Kosten pro Mitarbeitendem und Monat
- Abhängigkeit vom Release- und Supportzyklus des Anbieters
- Eigenes Personal für Dateneingabe und Plausibilitätsprüfung bleibt nötig
- Integrationsaufwand zu ERP und Zeiterfassung bleibt beim Unternehmen
Payroll-Dienstleister und BPO
Der komplette Abrechnungsprozess wird vertraglich an einen externen Dienstleister übergeben, der auch für die fristgerechte Erfüllung der Meldepflichten verantwortlich zeichnet.
- Keine eigene Lohnbuchhaltung mit Fachpersonal nötig
- Haftung für Meldeverfahren liegt vertraglich beim Dienstleister
- Saisonale Spitzen wie Jahreswechsel werden extern abgefedert
- Geringere Tagesaktualität bei kurzfristigen Rückfragen
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO zwingend erforderlich
- Abhängigkeit von der Schnittstellenqualität zum eigenen Zeiterfassungssystem
Inhouse, Dienstleister oder Steuerberater
Ob Sie die Lohnabrechnung im Haus führen, an einen Dienstleister vergeben oder von Ihrer Steuerkanzlei erledigen lassen, ist keine reine Kostenfrage. Die gesetzlichen Pflichten bleiben beim Arbeitgeber, verteilt werden nur Aufwand, Kontrolle und Nachweise. Die Tabelle stellt die drei Wege nach denselben Kriterien nebeneinander (Stand: Oktober 2026).
Die Einordnung weiter oben beschreibt Inhouse, Software als Service und Dienstleister. Hier kommt die Steuerkanzlei als dritter Weg hinzu, der im deutschen Mittelstand häufig vorkommt. Eine ausführliche Gegenüberstellung mit Entscheidungshilfen finden Sie unter Payroll Inhouse vs. Dienstleister, den Blick auf internationale Abrechnung bietet die Seite zu Global Payroll Software.
| Kriterium | Inhouse | Dienstleister (BPO) | Steuerberater |
|---|---|---|---|
| Wer rechnet ab | Eigene Lohnbuchhaltung mit eigener oder gemieteter Software | Externer Dienstleister übernimmt Erfassung bis Meldewesen ganz oder teilweise | Steuerkanzlei rechnet im Mandat ab, häufig mit DATEV |
| Aufgaben im Unternehmen | Erfassen, prüfen, freigeben, melden, zahlen | Daten liefern, Ergebnis freigeben, Zahlung veranlassen, Umfang nach Vertrag | Stamm- und Bewegungsdaten bis zum Stichtag liefern, Abrechnung freigeben |
| Pflichten und Haftung | Liegen vollständig im Haus | Durchführung kann übertragen werden, die Pflichten bleiben beim Arbeitgeber, Haftung im Innenverhältnis regelt der Vertrag | Durchführung kann übertragen werden, die Pflichten bleiben beim Arbeitgeber, Haftung im Innenverhältnis regelt das Mandat |
| Kosten, öffentlich belegt | Nur Softwarepreise einzelner Anbieter, siehe Abschnitt Anbieter im Lohnlauf. Personal, Einführung und Betrieb sind nicht öffentlich und auf Anfrage | SD Worx nennt keine Preise, Preis auf Anfrage. Sage nennt für sein Servicepaket Lohnabrechnung ab 9,50 Euro je Mitarbeitendem und Monat bei 36 Monaten Laufzeit | Gebührenrahmen nach § 34 StBVV: 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum, Einrichtung 6 bis 19 Euro je Arbeitnehmer |
| Datenschutz | Kein zusätzlicher Vertrag für die Abrechnung selbst | Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO erforderlich | Einordnung der Rollen vor Beauftragung klären, bei Auftragsverarbeitung gilt Artikel 28 DSGVO |
| Nachweise und Prüfung | Verfahrensdokumentation und Archiv in eigener Hand | Ablage, Zugriff und Protokolle vertraglich festlegen, Dritte müssen Prüfern Zugriff auf Ihre Daten gewähren (§ 147 Abs. 6 AO) | Ablage, Zugriff und Protokolle im Mandat festlegen, Dritte müssen Prüfern Zugriff auf Ihre Daten gewähren (§ 147 Abs. 6 AO) |
| Vertretung und Spitzen | Vertretung und Jahreswechsel organisieren Sie selbst | Servicezeiten und Vertretung nach Vertrag | Abgabetermine und Kapazität nach Mandat, Stichtage für die Datenlieferung beachten |
| Ausstieg | Datenexport und Archiv liegen bei Ihnen | Exportformat, Laufzeit und Übergabe der Lohnkonten vorab regeln | Übergabe der Lohnkonten und Unterlagen bei Mandatsende vorab regeln |
Quellen: § 28a, § 28e SGB IV; § 39e Abs. 4, § 42d Abs. 1 EStG; § 147 Abs. 6 AO; § 34 und § 4 StBVV (gesetze-im-internet.de, abgerufen am 9. Oktober 2026). Sage-Preis laut Herstellerangabe im Profil Sage HR Suite, SD Worx laut Profil SD Worx (Stand: Oktober 2026, Preise netto oder brutto nicht durchgängig angegeben).
Honorar der Kanzlei: der gesetzliche Rahmen
Die Steuerberatervergütungsverordnung nennt für die Lohnbuchführung Gebührenrahmen. Sie gelten, wenn nichts anderes vereinbart ist. Eine höhere oder niedrigere Vergütung kann in Textform vereinbart werden, und der Steuerberater muss auf diese Möglichkeit hinweisen (§ 4 StBVV). Der Preis, den Ihre Kanzlei verlangt, kann deshalb vom Rahmen abweichen.
| Leistung nach § 34 StBVV | Gebührenrahmen | Bezug |
|---|---|---|
| Erstmalige Einrichtung von Lohnkonten und Aufnahme der Stammdaten (Abs. 1) | 6 bis 19 Euro | je Arbeitnehmer |
| Führung der Lohnkonten und Lohnabrechnung (Abs. 2) | 6 bis 30 Euro | je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum |
| Lohnabrechnung nach vom Auftraggeber erstellten Buchungsunterlagen (Abs. 3) | 2,50 bis 9,50 Euro | je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum |
| Lohnabrechnung nach Eingaben des Auftraggebers mit Programmen des Steuerberaters (Abs. 4) | 1,20 bis 4,20 Euro | je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum, zusätzlich zur Vergütung für Datenverarbeitung und Programme |
| Sonstige Hilfeleistung beim Lohnsteuerabzug (Abs. 5) | Zeitgebühr | nach Aufwand |
Quelle: § 34 Steuerberatervergütungsverordnung (gesetze-im-internet.de/stbgebv/__34.html), Stand: Oktober 2026, abgerufen am 9. Oktober 2026. Mit den Gebühren nach Absatz 2 bis 4 ist die Lohnsteuer-Anmeldung abgegolten (Abs. 6). Ein Rechenbeispiel mit diesen Werten steht im Abschnitt Kosten.
Sechs Kriterien für die Entscheidung
Die Kriterien liefern keine Empfehlung, sondern Fragen, die Sie intern beantworten sollten, bevor Sie Angebote einholen. Eine Gewichtung nach Ihren Zielen ordnet die Methodik von Find-Your-HR.
Fachwissen und Vertretung
Wie viele Personen können einen Lauf allein durchführen, und wer kennt DEÜV, ELStAM und Tarifrecht gut genug, um bei Urlaub oder Ausfall zu vertreten?
Komplexität der Fälle
Tarifbindung, Schichtzuschläge, Auslandseinsätze mit A1-Bescheinigung, Altersteilzeit oder Pfändungen verlangen Regeln, die ein Anbieter nachweislich abbilden muss.
Kontrolle und Nachweise
Wer führt die Verfahrensdokumentation, wer bewahrt Protokolle und Lohnkonten auf, und wie schnell können Sie einem Prüfer Daten bereitstellen?
Schnittstellen
Welche Systeme liefern Daten, wer pflegt die Schnittstellen, und wer trägt die Kosten, wenn sich ein Format ändert? Der Weg zu DATEV ist im Abschnitt DATEV Anbindung beschrieben.
Kostenstruktur
Feste Kosten für Lizenz und Personal oder variable Kosten je Abrechnung? Machen Sie Angebote vergleichbar, indem Sie Einrichtung, Laufzeit, Schnittstellen und Zusatzleistungen gleich abfragen.
Ausstieg und Übergabe
In welchem Format erhalten Sie Lohnkonten und Entgeltunterlagen zurück, und welche Fristen gelten für Kündigung und Übergabe?
Mischformen sind verbreitet. Manche Unternehmen führen Zeiterfassung und Personalstammdaten in einer HR-Software und übergeben die Daten zur Abrechnung an die Kanzlei, andere rechnen selbst ab und lassen nur Sonderfälle extern prüfen. Entscheidend ist, dass für jeden Schritt aus dem Ablauf oben eine Person benannt ist, die Fristen kennt und Nachweise ablegt. Weitere Hinweise für Unternehmen dieser Größe bietet die Seite HR-Software für den Mittelstand, die Kostenbestandteile erklärt die Seite HR-Software TCO.
Die Rechenlogik hinter jedem Abrechnungslauf
Die folgenden Bausteine greifen ineinander. Keiner davon funktioniert als isoliertes Feature, jeder liefert Eingaben für den nächsten Schritt der Abrechnung.
Brutto-Netto-Rechenkern
Berechnet aus Stundenlohn, Gehalt, Zulagen und Sachbezügen den Bruttolohn und leitet daraus über Steuerklasse, Freibeträge und Beitragssätze den Nettolohn ab. 2026 liegt die Beitragsbemessungsgrenze für Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 101.400 Euro jährlich, eine von vielen Werten, die zum Jahreswechsel automatisch statt manuell in Tabellen aktualisiert werden müssen (Quelle: Lohndialog, 2026).
DEÜV-Meldewesen
Bildet Anmeldung, Abmeldung, Jahresmeldung und Unterbrechungsmeldungen nach Paragraf 28a SGB IV automatisiert ab und übermittelt sie elektronisch an die zuständige Einzugsstelle. Die Jahresmeldung ist jährlich bis zum 15. Februar des Folgejahres fällig, Unterbrechungsmeldungen bei Krankengeldbezug oder Elternzeit müssen unverzüglich erfolgen. Die 42-Tage-Frist für An- und Abmeldung muss dabei ohne manuelles Nachhalten eingehalten werden.
ELStAM-Anbindung
Ruft die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale automatisiert über das ELStAM-Verfahren des Bundeszentralamts für Steuern ab, das seit dem 1. Januar 2013 die papierbasierte Lohnsteuerkarte ersetzt. Änderungen an Steuerklasse oder Freibeträgen werden monatlich eingespielt, sodass keine Papierbescheinigungen mehr verwaltet werden müssen.
Tarifautomatik
Übersetzt Tarifverträge wie den ERA-Tarifvertrag der Metall- und Elektroindustrie oder den TVöD des öffentlichen Dienstes in hinterlegte Entgeltgruppen und Erfahrungsstufen, sodass Eingruppierung und Stufenaufstieg ohne manuelle Neuberechnung greifen. Tarifänderungen zur Laufzeit wirken sich zentral gepflegt sofort auf alle betroffenen Beschäftigten aus.
Rückwirkende Nachberechnung
Berechnet Abrechnungszeiträume neu, wenn sich Eingruppierung, Arbeitszeit oder Freibeträge nachträglich ändern, etwa bei einer rückwirkenden Tariferhöhung oder einer korrigierten Sozialversicherungsmeldung. Ohne diese Funktion muss jede betroffene Abrechnung manuell zurückgerechnet werden, was bei mehreren Monaten Rückwirkung fehleranfällig wird.
Sofortmeldung
Erfasst meldepflichtige Beschäftigungsverhältnisse in Branchen mit erhöhtem Schwarzarbeitsrisiko, etwa Baugewerbe, Gastronomie oder Gebäudereinigung, und übermittelt die Meldung vor Arbeitsaufnahme. Zum 1. Januar 2026 kommen laut Techniker Krankenkasse unter anderem das Friseur- und Kosmetikgewerbe sowie plattformbasierte Lieferdienste hinzu, während Forstwirtschaft und Fleischerhandwerk entfallen (Quelle: Techniker Krankenkasse, 2026).
In der Praxis entscheidet nicht die Anzahl dieser Bausteine über die Qualität einer Payroll-Lösung, sondern wie fehlerfrei sie ineinandergreifen. Ein System, das Tarifautomatik beherrscht, aber keine saubere rückwirkende Nachberechnung liefert, verlagert den Korrekturaufwand lediglich von der Berechnung in die Nachbearbeitung. Für die Bewertung im Auswahlprozess lohnt sich deshalb der Blick auf die Übergänge zwischen den Bausteinen, nicht nur auf deren isolierte Funktionalität.
Recht als Prüfkriterium, nicht als Fußnote
Die folgenden Anforderungen lassen sich in einer Anbieterdemo konkret abfragen und im Vertrag nachhalten. Sie ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall, geben aber die Prüfrichtung vor. Alle sechs Anforderungen betreffen unmittelbar die im vorigen Abschnitt beschriebenen Funktionsbausteine und lassen sich dort jeweils konkreten Systemfunktionen zuordnen.
Elektronische DEÜV-Meldung
Paragraf 28a SGB IV verpflichtet Arbeitgeber zur elektronischen Übermittlung aller melderelevanten Ereignisse an die Sozialversicherung. Zulässig sind nur systemgeprüfte Ausfüllhilfen oder zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme.
ITSG-Zertifizierung
Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung prüft Abrechnungssoftware im Auftrag des GKV-Spitzenverbands anhand der Gemeinsamen Grundsätze für das Meldeverfahren. Zertifikate gelten in der Regel ein Jahr (Quelle: ITSG/GKV-Spitzenverband, 2026).
Meldung vor Arbeitsaufnahme
Nach dem Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung müssen Arbeitgeber in bestimmten Branchen Beschäftigte vor Arbeitsaufnahme melden. Der Kreis der Branchen wird zum 1. Januar 2026 angepasst (Quelle: Techniker Krankenkasse, 2026).
Aufbewahrungspflichten
Lohnkonten sind nach Paragraf 41 Absatz 1 Satz 9 EStG sechs Jahre aufzubewahren. Entgeltunterlagen zur Sozialversicherung sind nach Paragraf 28f Absatz 1 SGB IV mindestens bis zum Ende des auf die nächste, spätestens alle vier Jahre stattfindende Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres vorzuhalten (Quelle: SBK Arbeitgeberservice, 2026).
Betriebsrat, sofern vorhanden
Besteht ein Betriebsrat, unterliegt die Einführung oder wesentliche Änderung einer Abrechnungssoftware, die zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet ist, der Mitbestimmung nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Ohne Betriebsrat entfällt diese Pflicht.
DSGVO bei Payroll-BPO
Wird die Abrechnung an einen externen Dienstleister ausgelagert, ist nach Artikel 28 DSGVO ein Auftragsverarbeitungsvertrag zwingend erforderlich. Er regelt Weisungsbindung, Löschkonzept und Kontrollrechte des Auftraggebers.
Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie bildet die Anforderungen ab, die in der Praxis am häufigsten in Payroll-Ausschreibungen und Lastenheften auftauchen, und dient als Ausgangspunkt für die Prüffragen im nächsten Abschnitt.
DEÜV, ELStAM, Beitragsnachweis und Lohnsteuer-Anmeldung
Jede Lohnabrechnung löst Meldungen an die Sozialversicherung und das Finanzamt aus. Die wichtigsten Verfahren und Fristen stehen hier mit Rechtsgrundlage nebeneinander, damit Sie Ihren Payroll-Kalender prüfen können (Stand: Oktober 2026). Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Die Meldepflichten treffen den Arbeitgeber. Eine Software oder ein Dienstleister kann sie ausführen, aber nur aus einem systemgeprüften Programm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe: Meldungen und Beitragsnachweise sind durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus solchen Programmen zu erstatten (Gemeinsame Grundsätze zur Systemuntersuchung, Fassung ab 1. Januar 2026). Was ITSG-Zertifizierung bedeutet und wie Sie sie in der Demo prüfen, beschreiben die Abschnitte DACH-Anforderungen und Auswahlkriterien.
Sozialversicherung
| Meldung oder Zahlung | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| DEÜV-Anmeldung | Mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung | § 6 DEÜV |
| DEÜV-Abmeldung | Mit der nächsten folgenden Abrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Ende der Beschäftigung | § 8 Abs. 1 DEÜV |
| Sofortmeldung | Spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung, in elf Branchen: Bau, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schausteller, Gebäudereinigung, Auf- und Abbau von Messen, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe, Friseur- und Kosmetikgewerbe | § 28a Abs. 4 SGB IV |
| Jahresmeldung | Mit der ersten folgenden Abrechnung, spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres. Sie entfällt, wenn zum 31. Dezember eine Meldung nach den §§ 8, 9 oder 12 DEÜV zu erstatten ist | § 10 Abs. 1 DEÜV |
| Besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung | Zum 16. Februar des Folgejahres | § 28a Abs. 2a SGB IV |
| Beitragsnachweis | Zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung. Fehlt der Nachweis, darf die Einzugsstelle das Arbeitsentgelt schätzen | § 28f Abs. 3 SGB IV |
| Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags | Spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats, in dem die Beschäftigung ausgeübt wurde, in voraussichtlicher Höhe. Ein Restbetrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig | § 23 Abs. 1 SGB IV |
| Information der Beschäftigten über Meldungen | Mindestens einmal jährlich zum 30. April in Textform, mit der laufenden oder spätestens der folgenden Entgeltabrechnung | § 28a Abs. 5 SGB IV |
| A1-Bescheinigung bei Entsendung | Antrag durch Datenübertragung aus einem systemgeprüften Programm oder einer Ausfüllhilfe. Gilt deutsches Recht, wird die Bescheinigung innerhalb von drei Arbeitstagen an den Arbeitgeber übermittelt | § 106 Abs. 1 SGB IV |
Quellen: § 6, § 8, § 10 DEÜV; § 23, § 28a, § 28f, § 106 SGB IV (gesetze-im-internet.de); GKV-Spitzenverband, Arbeitgeberverfahren DEÜV, Beitragsnachweise und A1-Verfahren (gkv-datenaustausch.de). Stand: Oktober 2026, abgerufen am 9. Oktober 2026.
Lohnsteuer und ELStAM
| Verfahren | Frist oder Regel | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| ELStAM-Abruf bei Beginn | Der Arbeitgeber ruft die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale bei Beginn des Dienstverhältnisses durch Datenfernübertragung beim Bundeszentralamt für Steuern ab und übernimmt sie in das Lohnkonto | § 39e Abs. 4 EStG |
| ELStAM-Änderungen | Mitteilungen und Lohnsteuerabzugsmerkmale sind monatlich anzufragen und abzurufen. Abgerufene Merkmale gelten, bis geänderte bereitgestellt werden | § 39e Abs. 5 EStG |
| Ende des Dienstverhältnisses | Der Tag der Beendigung ist unverzüglich dem Bundeszentralamt für Steuern mitzuteilen | § 39e Abs. 4 EStG |
| Gesperrter Abruf | Werden wegen einer Sperrung keine Merkmale bereitgestellt, ist die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln | § 39e Abs. 6 EStG |
| Lohnsteuer-Anmeldung | Spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums, elektronisch. Zeitraum ist der Kalendermonat, das Quartal bei Vorjahressteuer über 1.080 bis höchstens 5.000 Euro und das Kalenderjahr bei höchstens 1.080 Euro | § 41a Abs. 1 und 2 EStG |
| Lohnkonto | Je Arbeitnehmer und Kalenderjahr zu führen, bei jeder Lohnzahlung sind Art und Höhe des Arbeitslohns und die einbehaltene Lohnsteuer einzutragen | § 41 Abs. 1 EStG |
| Elektronische Lohnsteuerbescheinigung | Nach Abschluss des Lohnkontos zu übermitteln, bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres | § 41b EStG, § 93c AO |
| Abrechnung an Beschäftigte | Bei Zahlung des Arbeitsentgelts in Textform, mit Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Entgelts | § 108 Abs. 1 GewO |
Quellen: § 39e, § 41, § 41a, § 41b EStG; § 93c AO; § 108 GewO (gesetze-im-internet.de). Stand: Oktober 2026, abgerufen am 9. Oktober 2026.
Rechenbeispiel: Termine im vierten Quartal 2026
Der drittletzte Bankarbeitstag und der Beitragsnachweis zwei Arbeitstage davor lassen sich für ein Kalenderjahr im Voraus bestimmen. Die Tabelle zeigt die Termine, wie sie die Techniker Krankenkasse für 2026 veröffentlicht. Der Bankarbeitstag richtet sich nach dem Sitz der Krankenkasse, prüfen Sie deshalb die Termine Ihrer Einzugsstellen.
| Monat der Beschäftigung | Beitragsnachweis spätestens | Beiträge fällig | Lohnsteuer-Anmeldung (Monatszahler) |
|---|---|---|---|
| Oktober 2026 | 26.10.2026 | 28.10.2026 | 10.11.2026 |
| November 2026 | 24.11.2026 | 26.11.2026 | 10.12.2026 |
| Dezember 2026 | 22.12.2026 | 28.12.2026 | 11.01.2027 |
Quellen: Techniker Krankenkasse, Fälligkeitstermine 2026 für Beitragsnachweise und Sozialversicherungsbeiträge (tk.de/firmenkunden); § 41a Abs. 1 EStG und § 108 Abs. 3 AO. Der zehnte Januar 2027 ist ein Sonntag, die Frist endet deshalb mit Ablauf des nächsten Werktags. Rechenbeispiel von Find-Your-HR, Stand: Oktober 2026, abgerufen am 9. Oktober 2026.
Was Ihre Software leisten muss und was bei Fehlern droht
Systemgeprüftes Programm
Meldungen und Beitragsnachweise kommen aus systemgeprüften Programmen. Die Systemuntersuchung führt die ITSG im Auftrag des GKV-Spitzenverbands durch, Programmversionen erhalten eine Kennung, die bei jeder Sendung mitgeliefert wird.
Formate ändern sich jährlich
Der GKV-Spitzenverband veröffentlicht die Gemeinsamen Grundsätze für das Meldeverfahren vorab für 2026, 2027 und 2028, die Datensatzbeschreibung für Meldungen liegt für 2026 und 2027 vor. Fragen Sie, wie schnell Ihr Anbieter neue Fassungen einspielt.
Protokoll statt Versand
Als fehlerhaft erkannte Meldedaten werden protokolliert und nicht übermittelt, eingehende Meldungen und Rückmeldungen werden maschinell verarbeitet und dokumentiert. Das Fehlerprotokoll ist Teil Ihres Nachweises.
Bei Verstößen sieht das Gesetz Geldbußen vor. Wer vorsätzlich oder leichtfertig eine Meldung nach § 28a Abs. 1 bis 3 SGB IV oder eine Sofortmeldung nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig erstattet, kann mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro belegt werden. Für Entgeltunterlagen, die nicht geführt oder nicht aufbewahrt werden, liegt der Rahmen bei bis zu 50.000 Euro (§ 111 Abs. 1 und 4 SGB IV). Für die Lohnsteuer haftet der Arbeitgeber nach § 42d Abs. 1 Nr. 1 EStG für die Beträge, die er einzubehalten und abzuführen hat. Die Rentenversicherungsträger prüfen Meldungen und Beitragszahlungen mindestens alle vier Jahre (§ 28p Abs. 1 SGB IV). Wie Sie sich darauf vorbereiten, beschreibt der Abschnitt Compliance und Audit.
Quellen: § 28p, § 111 SGB IV; § 42d EStG (gesetze-im-internet.de); GKV-Spitzenverband, Gemeinsame Grundsätze zur Systemuntersuchung, Fassung ab 1. Januar 2026, sowie Seiten DEÜV und Beitragsnachweise (gkv-datenaustausch.de). Stand: Oktober 2026, abgerufen am 9. Oktober 2026.
Der Abrechnungsmonat in sechs Schritten
Ein stabiler Lohnlauf ist ein Prozess mit festen Stichtagen, klaren Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Freigaben, kein monatliches Nachbessern. Die Reihenfolge gilt unabhängig vom Betriebsmodell, nur die Verteilung der Schritte auf Unternehmen, Softwarehersteller und Dienstleister unterscheidet sich.
Änderungen erfassen
Eintritte, Austritte, Vergütungsänderungen und Zulagen bis zu einem festen Stichtag in den Stammdaten erfassen. Spätere Änderungen laufen in den Folgemonat oder als Korrektur.
Zeitdaten übernehmen
Geleistete Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten aus Zeiterfassung und Einsatzplanung konsolidieren und vor der Übergabe freigeben lassen, siehe Zeit- und Workforce Management.
Vorprüfung
Pflichtfelder, Plausibilität von IBAN, Steuer- und Sozialversicherungsdaten sowie Differenzlisten zum Vormonat prüfen, bevor gerechnet wird.
Abrechnung und Freigabe
Lauf starten, Netto und Abgaben prüfen, im Vier-Augen-Prinzip freigeben und das Ergebnis mit Zeitstempel protokollieren.
Zahlung und Meldungen
Überweisungsdatei, Beitragsnachweise, Lohnsteuer-Anmeldung und DEÜV-Meldungen fristgerecht übermitteln.
Nachweise und Abschluss
Entgeltabrechnungen bereitstellen, Buchungen an die Finanzbuchhaltung übergeben, Abweichungen dokumentieren und das Lohnkonto ablegen.
Fristen im Monatslauf: Die Sozialversicherungsbeiträge sind nach § 23 Abs. 1 SGB IV spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wurde. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist nach § 41a Abs. 1 EStG spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums einzureichen. Anmeldungszeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat, bei einer abzuführenden Lohnsteuer des Vorjahres von mehr als 1.080 bis 5.000 Euro das Kalendervierteljahr und bei höchstens 1.080 Euro das Kalenderjahr (§ 41a Abs. 2 EStG). Beschäftigte erhalten bei der Zahlung eine Abrechnung in Textform (§ 108 Abs. 1 GewO), nach Abschluss des Lohnkontos folgt die elektronische Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 1 EStG). Eine Payroll-Software sollte diese Termine als Kalender führen und an Feiertage anpassen (Stand: Oktober 2026).
Schnittstellen, an denen Fehler entstehen
Die meisten Korrekturen entstehen nicht im Rechenkern, sondern an den Übergabepunkten zwischen den Modulen. Die Übersicht zeigt sieben Schnittstellen, die Sie im Lastenheft beschreiben und in der Demo mit eigenen Datensätzen prüfen sollten. Ergänzend hilft der Überblick über die HR-Software-Funktionen.
| Quellsystem | Aufgabe in der Abrechnung | Prüffrage für die Demo |
|---|---|---|
| Core HRStammdaten, Verträge, Vergütung, Kostenstellen | Änderungen mit Gültigkeitsdatum und Änderungsprotokoll übernehmen | Werden Pflichtfelder vor der Übergabe geprüft, und lässt sich jede Änderung je Person nachvollziehen? |
| ZeiterfassungArbeitszeiten, Pausen, Zuschläge | Bewertete Zeitdaten als Differenzlieferung statt Komplettexport | Wie werden Rundungen, automatische Pausen und Offline-Buchungen behandelt? |
| AbwesenheitUrlaub, Krankheit, Nachweise | Entgeltfortzahlung und Abzüge korrekt auslösen, siehe eAU-Abruf | Welche Abwesenheitsarten sind im System hinterlegt, und wer pflegt neue? |
| SchichtplanungPlan-Ist-Abgleich, kurzfristige Umplanung | Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag, siehe Schichtplanung | Wie werden Ruhezeiten und Qualifikationen im Konfliktfall geprüft? |
| ZusatzleistungenSachbezüge, Zuschüsse, Gutscheine | Geldwerte Vorteile mit Beginn, Ende und Nachweis in die Abrechnung geben | Wird die Zusätzlichkeit zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn je Leistung dokumentiert? |
| Finanzbuchhaltung und ERPBuchungssätze, Kostenstellen, Rückstellungen | Lohnbuchungen nach Kontenplan und Kostenstelle übergeben, Korrekturen zurückspielen | Wie wird das Kostenstellen-Mapping gepflegt, und was passiert bei fehlender Zuordnung? |
| IdentitätsmanagementAnmeldung, Rollen, Austrittsprozess | Zugriff nach Need-to-know steuern, Zugriffsentzug beim Austritt automatisieren | Sind Rollen für Abrechnung, Freigabe und Einsicht getrennt abbildbar? |
Ein sinnvoller Test ist ein Parallellauf: Ein Abrechnungsmonat wird im bisherigen und im neuen Verfahren gerechnet, Abweichungen werden je Person erklärt. Wie Sie solche Tests in Anbieterdemos verankern, beschreibt die Seite HR-Software-Demos bewerten.
Typische Fehlerquellen vorab abfangen
Automatisierung bedeutet in der Payroll, dass Ereignisse aus Core HR, Zeit und Abwesenheit über Prüfregeln, Freigaben und Schnittstellen ohne Handarbeit in Abrechnungsergebnisse münden. Sie verlagert Prüfungen nach vorn, statt Fehler nach dem Lauf zu korrigieren. Die folgende Tabelle ordnet häufige Fehlerquellen passenden Maßnahmen zu.
| Fehlerquelle | Automatisierungsmaßnahme | Wirkung |
|---|---|---|
| Unvollständige Stammdaten | Pflichtfelder und Plausibilitätsprüfung bei Bank-, Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Vier-Augen-Freigabe für sensible Felder | Weniger Rückläufer bei Zahlung und Meldung |
| Unbestätigte Zeiten, Pausen- und Rundungsfehler | Plan-Ist-Abgleich, Regeln für automatische Pausen, Eskalation offener Zeiten vor dem Stichtag | Korrekte Zuschläge, weniger Korrekturläufe |
| Falsche Abwesenheitsart oder fehlender Nachweis | Fester Katalog, Genehmigungsworkflow, Pflichtfelder für Nachweise | Weniger Sonderfälle bei der Entgeltfortzahlung |
| Uneinheitliche Zuschlagslogik | Zentrale Regelpflege mit Versionierung und Testfällen vor jeder Regeländerung | Gleiche Bewertung an allen Standorten |
| Fehlende Kostenstelle | Pflichtfeld mit Voreinstellung aus der Organisationseinheit, Sperre vor dem Export | Buchungen ohne Nacharbeit in der Finanzbuchhaltung |
| Manuelle Exporte ohne Protokoll | Standardisierte Differenzexporte mit Protokoll und Prüfsumme | Nachvollziehbarkeit bei Audit und Betriebsprüfung |
Vier Stufen der Payroll-Automatisierung
Das Modell ist eine Arbeitshilfe von Find-Your-HR und kein Standard. Es hilft, den eigenen Stand einzuordnen und den nächsten Schritt zu wählen, statt alles auf einmal umzustellen.
Manuell
Tabellen und E-Mails, Korrekturen nachträglich. Risiko: hohe Fehlerrate und Abhängigkeit von Einzelpersonen.
Teilautomatisiert
Einzelne Exporte und wenige Prüfregeln. Risiko: Medienbrüche zwischen den Systemen.
Durchgängig
Prüfregeln vor dem Lauf, Standardschnittstellen, Protokolle. Risiko: Regeländerungen ohne Tests.
Überwacht
Automatische Eskalation, Wiederholung fehlgeschlagener Übertragungen, Alarme bei Schnittstellenstörungen. Risiko: aufwendige Orchestrierung.
Softwareroboter (RPA) kommen nur dort in Frage, wo eine Schnittstelle fehlt, etwa bei Altsystemen oder Behördenportalen. Sie sind wartungsintensiv, weil Oberflächenänderungen sie stören, und gehören nicht in die Kernberechnung oder in die Anlage von Bankdaten. Für die Steuerung genügen wenige Kennzahlen: Anteil fehlerfreier Exporte, Dauer vom Stichtag bis zur Freigabe, Anteil der Korrekturläufe und Zahl offener Punkte vor dem Stichtag. Zielwerte legen Sie intern fest, allgemeingültige Richtwerte gibt es nicht.
Zahlen und Regeln, die sich jährlich ändern
Sechs Parameter, die eine Payroll-Software ohne manuelles Nachpflegen aktualisieren muss. Die Angaben sind keine Rechts- oder Steuerberatung und beruhen auf den genannten Quellen (Stand: Oktober 2026).
Mindestlohn
Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 Euro je Stunde und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro. Die Abrechnung muss Stundenlöhne gegen den Stichtagswert prüfen und die Wirkung auf Minijob-Grenzen automatisch nachziehen.
Verdienstgrenzen 2026
Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 Euro monatlich, der Übergangsbereich reicht von 603,01 bis 2.000 Euro. Beide Werte folgen dem Mindestlohn, die Software muss die Grenzen jährlich anpassen und Überschreitungen melden.
Bemessungsgrenzen 2026
In der Kranken- und Pflegeversicherung gilt 2026 eine Grenze von 69.750 Euro jährlich, in der Renten- und Arbeitslosenversicherung von 101.400 Euro jährlich (8.450 Euro monatlich). Die Werte wechseln zum Jahreswechsel und gehören in die zentrale Tabellenpflege.
Sachbezugswerte für Mahlzeiten
Für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten gelten 2026 kalendertäglich 2,37 Euro für das Frühstück und 4,57 Euro für Mittag- oder Abendessen. Die Werte werden jährlich per Verordnung angepasst.
50-Euro-Freigrenze
Sachbezüge bleiben außer Ansatz, wenn der Vorteil insgesamt 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigt. Gutscheine und Geldkarten zählen nur dann dazu, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Die Software sollte die Summe je Person und Monat führen.
Zuschuss zum ÖPNV
Zuschüsse zu Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Der Nachweis der Zusätzlichkeit gehört in die Personalakte.
Quellen: Techniker Krankenkasse, Mindestlohn, Minijobgrenze und Übergangsbereich 2026 sowie Sachbezugswerte 2026 (tk.de/firmenkunden); § 8 und § 3 EStG (gesetze-im-internet.de). Mehr zur Dokumentation: Mindestlohn und Dokumentationspflicht.
Revisionssicherheit belegen, nicht behaupten
Revisionssicher ist eine Lohnabrechnung, wenn ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit nachvollziehen kann, wie ein Ergebnis entstanden ist, und wenn Daten, Änderungen und Freigaben unveränderbar protokolliert und für die Dauer der Aufbewahrungsfristen verfügbar sind. Ein amtliches Gütesiegel dafür gibt es nicht (Stand: Oktober 2026).
Ein Audit der Lohnabrechnung kann viele Gesichter haben: die Lohnsteuer-Außenprüfung des Finanzamts, die Betriebsprüfung der Rentenversicherung, die Prüfung durch Wirtschaftsprüfer oder die Anforderung eines Kunden. Für alle gilt dieselbe Grundlogik. Sie müssen zeigen, welche Regeln im System stehen, wer wann etwas geändert oder freigegeben hat und dass Meldungen und Zahlungen zum Ergebnis passen. Die sechs Karten fassen den Rechtsrahmen zusammen, die acht Nachweise darunter machen ihn für den Mittelstand praktisch.
Fristen je Unterlage
Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Entgeltunterlagen der Sozialversicherung gelten bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Für Buchungsbelege nennt § 147 Abs. 3 AO acht Jahre, für sonstige Unterlagen sechs Jahre. Welche Frist für welche Unterlage gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung und halten es im Löschkonzept fest.
Lohnbuchhaltung gehört zum DV-System
Die GoBD rechnen Lohnbuchhaltungssystem und Zeiterfassung einschließlich der Schnittstellen zum Datenverarbeitungssystem (Rz. 20). Für den Datenzugriff der Finanzverwaltung sind unter anderem die Daten der Lohnbuchhaltung bereitzustellen, die auch Gegenstand einer Lohnsteuer-Außenprüfung sein können (Rz. 159).
Verfahrensdokumentation
Für jedes DV-System ist eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation nötig, die ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit nachprüfen kann (Rz. 151). Sie besteht in der Regel aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation (Rz. 153). Änderungen müssen versioniert und historisch nachvollziehbar sein (Rz. 154).
Internes Kontrollsystem und Vier-Augen-Prinzip
Als Bestandteile eines internen Kontrollsystems nennen die GoBD Zugriffsberechtigungskontrollen, Funktionstrennungen, Erfassungskontrollen mit Plausibilitätsprüfungen, Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen (Rz. 100). Das Vier-Augen-Prinzip ist eine Form der Funktionstrennung. Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht dazu haben wir in den geprüften Quellen für die Lohnabrechnung nicht gefunden.
Unveränderbarkeit und Änderungshistorie
Spätere Änderungen müssen so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt und die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben, auch bei Änderungen an Einstellungen und der Parametrisierung der Software (Rz. 111). Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Anforderung regelmäßig nicht (Rz. 110). Als unzulässig nennen die GoBD den Export von Daten, die unprotokollierte Bearbeitung in einem Office-Programm und den Wiederimport (Rz. 109).
Prüfer, Zugriff und Dritte
Das Betriebsstättenfinanzamt prüft in der Lohnsteuer-Außenprüfung (§ 42f EStG) und kann ohne Ankündigung eine Lohnsteuer-Nachschau durchführen (§ 42g EStG). Die Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre (§ 28p Abs. 1 SGB IV). Die Finanzbehörde kann Einsicht in gespeicherte Daten nehmen oder eine maschinelle Auswertung verlangen, und Dritte, bei denen Ihre Daten liegen, müssen Zugriff gewähren (§ 147 Abs. 6 AO).
Acht Nachweise für das Audit im Mittelstand
Die Liste ist eine Arbeitshilfe von Find-Your-HR und keine amtliche Anforderung. Sie leitet sich aus den oben genannten Grundsätzen ab und ist so gewählt, dass die meisten Nachweise als Nebenprodukt einer automatisierten Abrechnung entstehen.
Verfahrensdokumentation Lohn
Aktuell, versioniert und mit Beschreibung des Kontrollsystems und der Datensicherung (Rz. 102 und 106). Sie bildet ab, wie der Lauf tatsächlich abläuft.
Berechtigungskonzept
Rollenliste mit Zugriffen, Funktionstrennung zwischen Erfassen, Freigeben und Zahlen und das Datum der letzten Überprüfung.
Freigabeprotokolle je Lauf
Wer hat Stammdatenänderungen, Zeiten, den Lauf und die Zahlung wann freigegeben, mit Benutzer und Zeitstempel.
Änderungsprotokoll
Änderungen an Stammdaten, Lohnarten, Tarifwerten und Parametern mit altem und neuem Wert, Benutzer und Gültigkeit.
Kontrollnachweise
Fehlerlisten, Abweichungsberichte und Abstimmprotokolle mit Vermerk zur Behebung, wie im Abschnitt zur Automatisierung beschrieben.
Meldeprotokolle
Rückmeldungen zu DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweisen und Lohnsteuer-Anmeldungen sowie Fehlerprotokolle nicht versandter Meldungen.
Vertrags- und Dienstleisternachweise
Auftragsverarbeitungsvertrag, Liste der eingesetzten Unterauftragnehmer, technische und organisatorische Maßnahmen und der Nachweis der Systemuntersuchung des Abrechnungsprogramms für das Meldeverfahren.
Aufbewahrungs- und Löschkonzept
Fristen je Unterlagenart, Zuständigkeiten, Ablageort und Verfahren für Auskunftsersuchen von Beschäftigten, abgestimmt mit der Datenschutzberatung.
Für Unternehmen mit kleiner Lohnbuchhaltung gilt: Beginnen Sie mit den drei Nachweisen, die Ihre Software ohnehin erzeugen kann, nämlich Rollenliste, Freigabeprotokoll und Abweichungsbericht, und ergänzen Sie danach die Verfahrensdokumentation. Technische und organisatorische Maßnahmen wie Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Rechte nach dem Prinzip der geringsten Berechtigung und ein Verzeichnis eingesetzter Unterauftragnehmer gehören in den Vertrag mit Dienstleistern und in Ihre Datenschutzdokumentation.
Beachten Sie bei der Anbieterauswahl, was Zertifikate leisten. Zwei Nachweise sind zu unterscheiden. Die Systemuntersuchung durch die ITSG im Auftrag des GKV-Spitzenverbands betrifft Meldungen und Beitragsnachweise und endet mit einem Bescheid und dem GKV-Zertifikat „systemuntersucht“, die Qualitätskontrolle erfolgt mindestens einmal jährlich. Eine Aussage zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung trifft sie nicht. Zur Ordnungsmäßigkeit stellen die GoBD klar, dass Finanzbehörden keine Positivtestate erteilen und dass Zertifikate Dritter zwar ein Auswahlkriterium sein können, die Finanzbehörde aber nicht binden (Rz. 180 und 181). Ein Hinweis „GoBD-konform“ ersetzt deshalb weder Ihre Verfahrensdokumentation noch Ihre Kontrollen. Fragen zur Betriebsratsbeteiligung und zum Datenschutz beantworten die Abschnitte DACH-Anforderungen und Auswahlkriterien.
Quellen: BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28. November 2019, Randziffern wie genannt (veröffentlicht vom Bayerischen Landesamt für Steuern, lfst.bayern.de). Spätere Änderungen, zuletzt nach Veröffentlichung des BMF mit Datum 14. Juli 2025, konnten nicht abgerufen werden, bitte prüfen Sie die aktuelle Fassung und die Randziffern. § 41 und § 42f, § 42g EStG; § 147 AO; § 28f, § 28p SGB IV (gesetze-im-internet.de); GKV-Spitzenverband, Gemeinsame Grundsätze zur Systemuntersuchung, Fassung ab 1. Januar 2026. Stand: Oktober 2026, abgerufen am 9. Oktober 2026.
Drei Systemschichten für Payroll in Deutschland
Der DACH-Payroll-Markt gliedert sich in drei Schichten, die nebeneinander bestehen und teils kombiniert werden. Find-Your-HR ordnet die im Folgenden genannten Anbieter ausschließlich nach Systemschicht ein, ohne Rangfolge oder Wertung. Die Plattform arbeitet ohne Provisionsmodell, kein Anbieter zahlt für Sichtbarkeit oder Platzierung.
Reine Payroll-Software
Spezialisierte Abrechnungssysteme ohne breites HR-Suite-Funktionsspektrum, häufig ITSG-zertifiziert und auf Brutto-Netto-Berechnung, Meldewesen und Bescheinigungswesen fokussiert. Sie werden meist von der eigenen Lohnbuchhaltung oder von Steuerkanzleien bedient und passen zu Modell 1 und 2 der oben beschriebenen Betriebsmodelle.
Generalistische HR-Suiten mit Payroll-Modul
Personio, gegründet 2015 mit Sitz in München, bündelt HR-Verwaltung, Recruiting und Zeiterfassung für den deutschsprachigen Mittelstand und bietet Payroll als integriertes Modul an. SAP SuccessFactors, 2001 in den USA gegründet und seit der Übernahme 2012 Teil der SAP SE mit Hauptsitz in Walldorf, stellt mit Employee Central Payroll eine vergleichbare Komponente bereit. In beiden Fällen ist Payroll eines von mehreren Modulen, nicht das alleinige Produkt.
Payroll-Dienstleister und BPO
SD Worx, 1945 als Sociale Dienst VEV in Antwerpen, Belgien, gegründet, ist ein europäischer Personaldienstleister mit Schwerpunkt Lohn- und Gehaltsabrechnung und betreut nach eigenen, für 2026 kommunizierten Angaben mehr als 65.000 Kunden. Im Verbund der europäischen Payroll Services Alliance, der SD Worx angehört, werden nach Unternehmensangaben monatlich rund 31 Millionen Lohn- und Gehaltsberechnungen durchgeführt, ein Hinweis auf die Größenordnung, in der europäische Payroll-BPO-Anbieter operieren. Haufe HR Services, ein Geschäftsbereich der 1951 in Freiburg im Breisgau gegründeten Haufe Group, bietet Outsourcing von Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie angrenzenden HR-Prozessen an. Beide übernehmen im BPO-Modell den kompletten Abrechnungsprozess vertraglich, inklusive Haftung für die fristgerechte Erfüllung der Meldepflichten.
Die drei Schichten korrespondieren mit den zuvor beschriebenen Betriebsmodellen, ohne deckungsgleich zu sein. Ein Unternehmen kann eine reine Payroll-Software aus Schicht 1 sowohl inhouse als auch über einen Dienstleister betreiben lassen, der die Bedienung im Kundenauftrag übernimmt. Umgekehrt schließt ein BPO-Vertrag mit einem Anbieter aus Schicht 3 nicht aus, dass im Hintergrund technisch eine Software aus Schicht 1 oder 2 zum Einsatz kommt. Für die Auswahl ist deshalb relevant, welche Schicht die eigentliche Verantwortung für Meldeverfahren und Zertifizierung trägt, unabhängig davon, welches Label auf dem Vertrag steht.
Für einen strukturierten Überblick über den breiteren DACH-Markt vergleicht die Anbieterübersicht von Find-Your-HR zwölf Anbieter im direkten Tabellenvergleich, eingeordnet in ein Marktfeld von über 20 relevanten Anbietern im DACH-Raum.
Quellen: Wikipedia, SD Worx (Unternehmensangaben, Stand 2026); Wikipedia, Rudolf Haufe Verlag/Haufe Group (Unternehmensgeschichte); Unternehmensangaben Personio und SAP SE.
Payroll-Anbieter im Überblick
Die Tabelle nennt neun Anbieter, zu denen Find-Your-HR ein Profil führt, sortiert nach dem Ansatz und ohne Rangfolge. Die Angaben stammen aus den verlinkten Profilen und aus Herstellerangaben (Stand: Oktober 2026). Zertifikate, Meldeverfahren und Funktionen sollten Sie sich in der Demo und im Vertrag bestätigen lassen.
| Anbieter | Payroll-Ansatz | Passt besonders zu | Preis | Profil |
|---|---|---|---|---|
| DATEV eGGenossenschaft, gegr. 1966, Nürnberg | Lohn und Gehalt als Payroll-Engine, Vertrieb primär über Steuerkanzleien; Zeitdaten über den Lohnimportdatenservice (laut Profil) | Kanzleibetrieb oder eigene Lohnbuchhaltung | Preis auf Anfrage | Zum Profil → |
| Sage HR SuiteSage GmbH, Frankfurt am Main | ITSG-zertifizierte Personalabrechnung, mandantenfähig, mit Fehlerassistenten und Plausibilitätsprüfungen (Herstellerangabe) | Software für die eigene Lohnbuchhaltung | Preis auf Anfrage | Zum Profil → |
| P&I LOGAPersonal & Informatik AG, gegr. 1968, Wiesbaden | Abrechnung mit Tarifautomatik und Meldewesen, Schwerpunkt öffentlicher Dienst und Konzerne; ELDA und Swissdec öffentlich nicht verifizierbar | Komplexe Tarifstrukturen | Preis auf Anfrage | Zum Profil → |
| PersonioCloud-HR-Software, gegr. 2015, München | Personio Payroll für Deutschland, seit April 2024 ITSG-zertifiziert, innerhalb einer HR-Plattform | HR-Suite mit integriertem Modul | Preis auf Anfrage | Zum Profil → |
| SAP SuccessFactorsCloud-HXM-Suite der SAP SE, Walldorf | Employee Central Payroll, laut Hersteller in über 46 Ländern nutzbar; DEÜV nach SAP-Partnerquellen abgedeckt | Konzerne und SAP-Landschaften | Preis auf Anfrage | Zum Profil → |
| SD WorxPayroll-Dienstleister, gegr. 1945, Belgien | Vollständig ausgelagerte Lohn- und Gehaltsabrechnung (BPO) mit Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz | Auslagerung des Gesamtprozesses | Preis auf Anfrage | Zum Profil → |
| Suiteify (früher Infoniqa)Marke Suiteify seit 15. September 2026, Infoniqa Holding GmbH, gegr. 1988, Wels | ONE 50 Lohn und ONE 200 Personal, in der Schweiz swissdec certified basic; Payroll-Outsourcing seit 2009 | Österreich und Schweiz | Preis auf Anfrage | Zum Profil → |
| Abacus UmantisAbacus Research AG, gegr. 1985, Wittenbach | Lohnabrechnung Schweiz mit swissdec certified plus; Lohnservice Deutschland als ausgelagerter Service | Schweizer Lohnstandard | Preis auf Anfrage | Zum Profil → |
| WorkdayCloud-HCM, Kalifornien (USA) | Nach Fachanalysen keine eigene deutsche Payroll-Engine; üblich sind Anbindung an SAP-Payroll, Partnerlösung oder Eigenentwicklung | Enterprise-Umfeld | Preis auf Anfrage | Zum Profil → |
Die Auswahl ist kuratiert und deckt nicht den gesamten Markt ab. Weitere Anbieter finden Sie in der HR-Software-Anbieterübersicht, länderspezifische Besonderheiten in den Überblicken für Österreich und die Schweiz. Zur Abwägung zwischen Eigenbetrieb und Auslagerung siehe Payroll Inhouse vs. Dienstleister, zu den Kostenbestandteilen die Seite HR-Software TCO.
Lohnvorbereitung mit DATEV verbinden
Läuft Ihre Abrechnung bei der Steuerkanzlei oder im eigenen Team mit DATEV, entscheidet die Schnittstelle darüber, ob Zeiten, Stammdaten und Lohnarten automatisch ankommen oder noch per Datei und Hand übertragen werden. DATEV nennt drei Wege: die ASCII-Schnittstelle als Dateiübergabe, die Online-Datenservices für den laufenden Austausch und Partnerlösungen im DATEV Marktplatz (Stand: Oktober 2026).
Die vollständige Einordnung mit Architekturvarianten, Datenvertrag, Qualitätsprüfungen und Fehlerbildern finden Sie auf der Seite DATEV HR Integration: Schnittstellen, Kosten und Anbieter. Hier steht, was für den Lohnlauf selbst wichtig ist.
| Weg oder Datenservice | Was er leistet | Richtung und Hinweis |
|---|---|---|
| ASCII-Schnittstelle | Dateiübergabe von Stamm- und Bewegungsdaten in die DATEV Payroll Software | Laut Shop-Profil kostenfrei, ohne automatische Synchronisierung |
| Lohnimportdatenservice | Überträgt Daten aus Zeiterfassung oder Personalsystem cloudbasiert in DATEV Lohn und Gehalt | Einseitig vom Vorsystem zu DATEV |
| Lohnaustauschdatenservice | Austausch in beide Richtungen, etwa Lohnzettel als PDF und Rückmeldungen zurück ins HR-System | Nach DATEV am 16. Juli 2025 eingeführt, REST-basiert mit Prüfung bei der Übergabe |
| Lohnergebnisdatenservice | Überträgt Brutto-Netto-Daten, Lohnkonten und Lohnjournale an Drittsysteme | Von DATEV zum Drittsystem, etwa für Controlling |
| Datenservice Dokumente Personalwirtschaft | Legt größere Dokumentmengen in der Personalakte von DATEV Personal ab | Ablage nach Herstellerangabe GoBD-gerecht |
| Buchungsdatenservice | Überträgt Buchungssätze aus der Lohnabrechnung in die Finanzbuchhaltung | Grundlage für die Kontierung nach Kostenstellen |
Quellen: DATEV eG, Schnittstellen zur DATEV Payroll und Produktseiten; zusammengefasst im Profil DATEV und auf der Seite zur DATEV HR Integration. Preise der API-Datenservices nennt DATEV nicht, sie sind auf Anfrage. Stand: Oktober 2026, abgerufen am 8. Oktober 2026.
Voraussetzungen
Die API-Services setzen eine DATEV Payroll Installation und einen Partner voraus, dessen Software die Schnittstelle umgesetzt hat. Ohne passenden Partner verweist DATEV auf das Developer-Portal. Klären Sie vor dem Projekt, ob Ihre Kanzlei die Datenservices aktiv nutzt.
Verantwortung im Lohnlauf
Das Vorsystem liefert Stammdaten, Zeiten und variable Bezüge, DATEV rechnet und meldet. Die Freigabe der Daten und die Prüfung des Abrechnungsergebnisses bleiben beim Arbeitgeber, auch wenn die Kanzlei abrechnet. Legen Sie den Stichtag der Datenlieferung und das Übergabeprotokoll schriftlich fest.
Personio und DATEV
DATEV hat die Partnerschaft mit Personio beendet. Laut DATEV Magazin vom 21. Januar 2025 bleiben bestehende Schnittstellen erhalten, Personio wirbt aber nicht mehr im DATEV Marktplatz. Prüfen Sie den aktuellen Stand der Anbindung direkt bei beiden Anbietern.
Vorbereitung statt Abrechnung
Manche Anbieter rechnen nicht selbst ab, sondern bereiten die Lohndaten für externe Programme vor. HRworks nennt Schnittstellen zu über 30 Lohnprogrammen, darunter DATEV. Papershift bietet den DATEV- und LODAS-Export im Paket Professional.
Acht Anbieter, belegte Angaben
Die Tabelle nennt nur, was die Anbieter öffentlich schreiben, jeweils als Herstellerangabe gekennzeichnet, mit Preisen in der Form, in der sie veröffentlicht sind. Wo kein Preis öffentlich ist, steht „auf Anfrage“. Eine Rangfolge gibt es nicht. Die Reihenfolge folgt dem Charakter des Angebots, von der Abrechnungssoftware bis zur Lohnvorbereitung (Stand: Oktober 2026).
| Anbieter | Rolle im Lohnlauf | Öffentlich genannter Preis | Nachweise und Hinweise |
|---|---|---|---|
| DATEV | Payroll-Software, überwiegend über Steuerkanzleien (Lohn und Gehalt, LODAS) | Shop: Lohn und Gehalt classic ab 15,86 Euro, comfort ab 26,68 Euro monatlich, ohne Angabe zu netto oder brutto. Schnittstellen auf Anfrage | Variante classic trägt laut Shop ein ITSG-Zertifikat. 14,9 Millionen Abrechnungen im Monatsdurchschnitt 2025 (Herstellerangabe) |
| P&I LOGA | Cloud-HR mit Entgeltabrechnung, Schwerpunkt öffentliche Hand | Ab 20 Euro pro Monat und Mitarbeiter*in zuzüglich Mehrwertsteuer für LogaHR. Module, HR as a Service, Hardware und Einführung auf Anfrage | Zielgröße ab 250 Mitarbeitenden (Herstellerangabe). Keine Angabe zu DATEV-Schnittstelle |
| SD Worx | Software, Managed Payroll und vollständiges Outsourcing bis zum Meldewesen | Auf Anfrage, SD Worx veröffentlicht keine Preisliste | GKV-Zertifikat der ITSG laut Zertifizierungsseite des Anbieters (Herstellerangabe) |
| Personio | Cloud-HR mit eigenem Baustein Personio Payroll, nur Deutschland | Auf Anfrage. Öffentlich sind nur 10 Prozent Rabatt bei jährlicher Vorauszahlung und 12 Monate Mindestlaufzeit | Personio Payroll ist laut Pressemeldung vom 10. April 2024 ITSG-zertifiziert (Herstellerangabe). Baulohn und öffentliche Hand sind ausgeschlossen |
| HRworks | Personalverwaltung, Zeit und Reisekosten, Lohnvorbereitung für externe Programme | Auf Anfrage, Abrechnung je Nutzer und Monat, mindestens 20 Nutzer | Rechnet nicht selbst ab. Schnittstellen zu über 30 Lohnprogrammen (Herstellerangabe) |
| Sage HR Suite | Personalabrechnung als Desktop-Installation mit optionalen Cloud-Services | Personalabrechnung ab 39 Euro pro Monat im Paket für 25 Mitarbeitende, netto, 12 Monate Mindestlaufzeit. Lohnabrechnung als Service in der Cloud ab 9,50 Euro je Mitarbeitendem und Monat bei 36 Monaten | Sage nennt ein ITSG-Zertifikat auf den Seiten zur Personalabrechnung und zur Lohnabrechnung (Herstellerangabe, abgerufen am 9. Oktober 2026). Ein Nachweis der ITSG fand sich nicht. Digitale Lohnschnittstelle wird laut Sage unterstützt |
| Suiteify (früher Infoniqa) | Payroll für Deutschland, Österreich und Schweiz, auch als Outsourcing | Menübanner nennt Payroll Module ab 4,00 Euro pro Mitarbeitendem, ohne Angabe zu Zeitraum, Mindestmenge oder netto und brutto. Alles Weitere auf Anfrage | Marke Suiteify seit 15. September 2026. Ein ITSG-Zertifikat ist öffentlich nicht belegt |
| Papershift | Schichtplanung und Zeiterfassung mit Lohnvorbereitung, keine eigene Abrechnung | Core 4, Premium 6, Professional 9 Euro je Mitarbeitenden und Monat, zusätzlich 39 Euro Grundgebühr, netto, 10 Prozent Rabatt bei jährlicher Zahlung | Zuschläge, Lohnarten und DATEV-Export ab Professional. Full-Service-Lohnabrechnung über Partner, Preis auf Anfrage |
Quellen: Herstellerseiten und Preisseiten, ausgewertet in den Profilen der jeweiligen Anbieter unter find-your-hr.de/de/anbieter/ (DATEV Shop, pi-ag.com, sdworx.de, personio.de, hrworks.de, sage.com, suiteify.com, papershift.com/preise). Abrufdaten 8. und 9. Oktober 2026, Stand: Oktober 2026. Preise gelten so, wie der Anbieter sie nennt, und können sich ändern.
So lesen Sie die Tabelle: Eine Abrechnungssoftware, ein Dienstleister und eine Lohnvorbereitung lösen verschiedene Aufgaben. Papershift und HRworks liefern saubere Eingangsdaten, die Abrechnung selbst läuft in einem anderen Programm oder bei einer Kanzlei. DATEV, P&I LOGA, Sage und Suiteify rechnen selbst ab. SD Worx kann sowohl Software als auch die Durchführung übernehmen. Einen Überblick über alle Profile bietet die Seite HR-Software Anbieter, die Bewertungslogik erklärt die Methodik.
Prüffragen für die Anbieterdemo
Diese Fragen lassen sich in einer Produktdemo direkt stellen und liefern belastbarere Antworten als allgemeine Feature-Listen. Der strukturierte Auswahlprozess selbst umfasst laut HR-Software-Auswahl von Find-Your-HR sechs Prozessphasen, in die diese Fragen eingebettet werden können. Für ein einzelnes HR-Projekt wie eine Payroll-Auswahl liegt der volle Projektzeitraum inklusive Anforderungsaufnahme, Anbieterdemos und Entscheidung typischerweise bei vier bis sechs Monaten, wobei die Dauer vom eigenen Projektteam und nicht vom eingesetzten Auswahlwerkzeug bestimmt wird.
ITSG-Zertifizierung
Ist die Software aktuell ITSG-zertifiziert, und wie wird die jährliche Re-Zertifizierung nachweislich dokumentiert?
Tarifpflege
Wie schnell stehen nach einem Tarifabschluss, etwa bei ERA oder TVöD, neue Tabellenwerte im System zur Verfügung, und wer pflegt sie ein?
Nachberechnung
Wie werden rückwirkende Änderungen einer Eingruppierung oder Arbeitszeit technisch nachberechnet, und lassen sich betroffene Monate im Report einzeln nachvollziehen?
Sofortmeldung
Wie ist die Verantwortung für Sofortmeldungen vertraglich geregelt, wenn Teile der Belegschaft in einer meldepflichtigen Branche wie Bau oder Gastronomie arbeiten?
Schnittstellen
Welche Schnittstellen bestehen zur Zeiterfassung und zum bestehenden Core-HR-System, und wer trägt die Verantwortung bei Schnittstellenfehlern?
Aufbewahrung
Wie lange werden Lohnkonten und Entgeltunterlagen im System vorgehalten, und entspricht das den Fristen nach Paragraf 41 EStG und Paragraf 28f SGB IV?
Auftragsverarbeitung
Falls die Abrechnung ausgelagert wird, wie ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO ausgestaltet, und welche Kontrollrechte verbleiben beim Unternehmen?
Mitbestimmung
Wurde der Betriebsrat, sofern vorhanden, im Rahmen der Mitbestimmung nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG bereits eingebunden, und welche Auswertungen sind für ihn einsehbar?
Der HR-Navigator von Find-Your-HR ordnet Payroll-Anforderungen zusätzlich anhand von sechs DACH-Prüfdimensionen ein und hilft, diese Fragen vor der ersten Demo zu priorisieren. Wichtig ist, dass die Antworten je nach Betriebsmodell unterschiedlich ausfallen dürfen. Bei einer Inhouse-Lösung liegt die Antwortpflicht beim Softwarehersteller, bei einem BPO-Vertrag beim Dienstleister selbst. Wer diese Zuordnung nicht vor Vertragsschluss klärt, riskiert bei einer fehlerhaften Meldung Streit darüber, wer die Korrektur verantwortet und wer für einen daraus entstehenden Bußgeldtatbestand haftet.
Was die Lohnabrechnung kostet und wie Sie es rechnen
Eine einzige Zahl für die Kosten der Lohnabrechnung gibt es nicht. Sie hängt von der Zahl der Beschäftigten, vom Betriebsmodell und vom Umfang der Leistung ab. Öffentlich belegt sind nur einzelne Ab-Preise und der gesetzliche Gebührenrahmen der Steuerberater. Alle Beträge in der Tabelle sind Rechenbeispiele von Find-Your-HR aus veröffentlichten Preisen, keine Angebote (Stand: Oktober 2026).
| Rechenbeispiel von Find-Your-HR | Rechenweg | Ergebnis | Offene Annahmen |
|---|---|---|---|
| Papershift, 50 Beschäftigte, Paket Core | 4 Euro × 50 + 39 Euro Grundgebühr, × 12 | 239 Euro im Monat, 2.868 Euro im Jahr | Netto, ohne Jahresrabatt, Support-Upgrades und Add-ons. Lohnvorbereitung, keine Abrechnung |
| Papershift, 50 Beschäftigte, Paket Professional | 9 Euro × 50 + 39 Euro Grundgebühr, × 12 | 489 Euro im Monat, 5.868 Euro im Jahr | Wie oben. Zuschläge, Lohnarten und DATEV-Export sind erst in diesem Paket enthalten |
| Steuerkanzlei, 50 Beschäftigte, monatliche Abrechnung | 50 × 6 Euro bis 50 × 30 Euro je Abrechnungszeitraum, × 12 (§ 34 Abs. 2 StBVV) | 300 bis 1.500 Euro im Monat, 3.600 bis 18.000 Euro im Jahr | Gebührenrahmen, ohne Umsatzsteuer und Auslagen. Die vereinbarte Vergütung kann abweichen (§ 4 StBVV) |
| Steuerkanzlei, einmalige Einrichtung der Lohnkonten, 50 Beschäftigte | 50 × 6 Euro bis 50 × 19 Euro (§ 34 Abs. 1 StBVV) | 300 bis 950 Euro einmalig | Gebührenrahmen, ohne Umsatzsteuer und Auslagen |
| P&I LogaHR, 250 Beschäftigte, Untergrenze | 20 Euro × 250, × 12 | 5.000 Euro im Monat, 60.000 Euro im Jahr | Zuzüglich Mehrwertsteuer. Module über den Einstieg hinaus, HR as a Service, Hardware und Einführung auf Anfrage. Zähleinheit nicht öffentlich beschrieben |
| Sage, Lohnabrechnung als Service in der Cloud, 1.000 Beschäftigte | 9,50 Euro × 1.000, × 12 | 9.500 Euro im Monat, 114.000 Euro im Jahr | Staffelpreis laut Sage für 1.000 Beschäftigte, netto, 36 Monate Laufzeit. Druck und Versand optional gegen Aufpreis |
| DATEV, SD Worx, Personio, HRworks, Suiteify | Kein Rechenweg möglich | Auf Anfrage | DATEV nennt Ab-Preise je Produkt, aber keine Staffel nach Beschäftigten. Die übrigen nennen keine Euro-Preise je Beschäftigtem |
Quellen: papershift.com/preise (abgerufen am 8. Oktober 2026); §§ 4 und 34 StBVV (gesetze-im-internet.de, abgerufen am 9. Oktober 2026); pi-ag.com/preise und sage.com, jeweils laut Profil P&I LOGA, Sage HR Suite und Papershift (abgerufen am 8. Oktober 2026). Die Preise sind Ab-Preise und nicht untereinander vergleichbar, weil die Leistungen verschieden sind. Stand: Oktober 2026.
Kostenblöcke außerhalb der Lizenz
Der Listenpreis erfasst meist nur die Software. Für einen belastbaren Vergleich brauchen Sie dieselben Blöcke bei jedem Anbieter. Setzen Sie überall dieselbe Laufzeit an, zum Beispiel 36 Monate:
Laufende Kosten
Lizenz oder Honorar je Beschäftigtem und Monat, Grundgebühr, Support-Stufe, Zusatzmodule wie Zeit, Reisekosten oder Mitarbeiterportal. Ob netto oder brutto, lassen Sie sich im Angebot bestätigen.
Einmalige Kosten
Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Parallellauf und Schnittstellen. Die Anbieter nennen diese Posten meist nicht öffentlich, sie sind deshalb auf Anfrage einzuholen und schriftlich zu fixieren.
Interner Aufwand
Stunden für Datenlieferung, Prüfung, Freigabe und Meldungen. Diesen Posten kennt nur Ihr Unternehmen. Er sinkt mit dem Automatisierungsgrad und steigt bei Dateiimporten und Nacharbeit.
Als Rechenweg für den Vergleich gilt: Gesamtkosten über die Laufzeit = laufende Kosten × Monate + einmalige Kosten + interner Aufwand in Stunden × Ihr interner Stundensatz + Honorar externer Beratung. Eine ausführliche Methode mit Beispielen für Lizenzmodelle finden Sie im Leitfaden zu den Gesamtkosten von HR-Software.
Typische Fehler im Lohnlauf und eine Checkliste zur Freigabe
Die meisten Fehler in der Lohnabrechnung entstehen nicht in der Rechenlogik, sondern an Übergaben: bei veralteten Stammdaten, bei nicht bestätigten Zeiten und bei Meldungen ohne Rückmeldung. Die acht Fälle unten treten in dieser Form im Mittelstand immer wieder auf. Die Einordnung ist eine Erfahrungsliste von Find-Your-HR, keine Statistik (Stand: Oktober 2026).
Veraltete Stammdaten
Steuermerkmale, Krankenkasse oder Bankverbindung stimmen nicht mehr. Folge: falsche Abzüge oder fehlgeleitete Zahlung. Gegenmaßnahme: Pflichtfelder prüfen und ELStAM-Änderungen vor jedem Lauf abrufen.
Unbestätigte Zeiten
Der Lauf startet mit offenen Zeitbuchungen. Folge: Nachberechnung im Folgemonat. Gegenmaßnahme: Stichtag und Statusbericht, offene Zeiten sperren den Export.
Mindestlohn unterschritten
Stundenlohn und Zuschläge werden nicht gegen die Untergrenze geprüft, 13,90 Euro seit 1. Januar 2026, 14,60 Euro ab 1. Januar 2027. Gegenmaßnahme: automatische Prüfung im Lauf mit Protokoll.
Meldung ohne Rückmeldung
Eine DEÜV-Meldung wird erzeugt, aber die Ablehnung der Annahmestelle bleibt unbemerkt. Gegenmaßnahme: Meldeabgleich mit offener Liste, siehe Abschnitt Meldeverfahren.
Dateiimport ohne Protokoll
Eine Tabelle wird per Hand umformatiert und eingelesen. Folge: Fehler lassen sich nicht zurückverfolgen. Gegenmaßnahme: Schnittstelle mit Übergabeprotokoll, siehe DATEV Anbindung.
Korrektur nach Abschluss
Ein bereits freigegebener Lauf wird ohne Vermerk geändert. Folge: Beitragsnachweis und Lohnjournal weichen ab. Gegenmaßnahme: Korrektur nur als neue Abrechnung mit Begründung, siehe Compliance und Audit.
Keine Vertretung
Nur eine Person kennt den Lauf. Folge: Fristen werden bei Urlaub oder Krankheit verpasst. Gegenmaßnahme: dokumentierter Ablauf, zweite Person mit Rolle und Zugriff, Vertretung im Dienstleistervertrag.
Wechsel ohne Parallellauf
Ein neues System startet ohne Vergleich mit dem Altlauf. Folge: Differenzen fallen erst in der Auszahlung auf. Gegenmaßnahme: Probeabrechnung je Person und Differenzliste vor dem ersten Echtlauf.
Checkliste vor der Freigabe des Monatslaufs
Zehn Punkte, die sich mit der Software größtenteils automatisch belegen lassen. Die Liste ergänzt die Kontrollen im Abschnitt Lohnabrechnung automatisieren.
1. Stammdaten
Neue Beschäftigte und Änderungen sind vollständig, Pflichtfelder gefüllt, ELStAM-Änderungen abgerufen.
2. Zeiten
Alle Zeiten und Abwesenheiten zum Stichtag bestätigt, keine Überschneidungen.
3. Variable Bezüge
Prämien, Sachbezüge, Überstunden und Abzüge sind mit Beleg und Freigabe erfasst.
4. Mindestlohn
Prüfung im Lauf ohne offene Ausnahmen.
5. Abweichungsbericht
Auffälligkeiten gegenüber dem Vormonat sind erklärt und bewertet.
6. Vier Augen
Erfasser und Freigeber sind verschiedene Personen, Freigabe mit Zeitstempel protokolliert.
7. Meldungen
DEÜV-Meldungen des Vormonats haben eine Rückmeldung, abgelehnte sind bearbeitet.
8. Beitragsnachweis und Lohnsteuer-Anmeldung
Beträge stimmen mit dem Lohnjournal überein, die Fristen aus dem Abschnitt Meldeverfahren stehen im Kalender.
9. Zahlung und Buchung
Summe der Nettozahlungen und Buchungssätze stimmt mit dem Lauf überein, Zahlungsfreigabe getrennt von der Abrechnung.
10. Ablage
Lohnjournal, Protokolle und Meldungen sind im Archiv, Aufbewahrungsfristen hinterlegt.
Einführung in vier Phasen
Wer die Lohnabrechnung neu aufsetzt oder die Automatisierung ausbaut, vermeidet viele der oben genannten Fehler mit einem festen Fahrplan. Das Modell ist ein Vorgehensvorschlag von Find-Your-HR über rund 120 Tage und keine gesetzliche Vorgabe. Die Fristen sind Richtwerte und hängen von Ihrer Ausgangslage ab.
Phase 1: Stabilisieren
Umfang und Kennzahlen festlegen, Pflichtfelder und Rollen definieren, Terminkalender mit Stichtagen aufsetzen, Pilotexport und Ablage der Dokumentation prüfen.
Phase 2: Automatisieren
Differenzberichte und Ampelprüfungen einrichten, Freigaben im Vier-Augen-Prinzip hinterlegen und mindestens einen Parallellauf mit dem bisherigen Verfahren fahren.
Phase 3: Vertiefen
Kostenstellen und Buchungssätze anbinden, Lösch- und Auskunftsverfahren festlegen, Berechtigungen überprüfen und die Kennzahlen aus Phase 1 auswerten.
Phase 4: Skalieren
Weitere Standorte oder Gesellschaften aufnehmen, Jahreswechsel und Jahresabschluss vorbereiten und das Ergebnis in einem Rückblick festhalten.
Prüfen Sie Anbieter nicht nur im Vortrag. Eine Demo mit anonymisierten Echtdaten, typischen Änderungen wie Beförderung, Zulage und Austritt, den Vorprüfungen, dem Export und der Fehlerbehebung zeigt mehr als jede Funktionsliste. Ein Test über zwei bis vier Wochen macht Zeit bis zur Freigabe, Fehlerquote und Korrekturrate messbar. Weitere Prüffragen stehen im Abschnitt Auswahlkriterien.
Quellen: § 1 Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung (MiLoV5) vom 5. November 2025; §§ 4 und 34 StBVV (gesetze-im-internet.de, abgerufen am 9. Oktober 2026). Die Fallbeschreibungen sind eine redaktionelle Erfahrungsliste von Find-Your-HR. Stand: Oktober 2026.
Häufige Fragen zu Payroll Software
Was unterscheidet Payroll-Software von einer vollständigen HR-Suite?
Payroll-Software berechnet und meldet Löhne und Gehälter, während eine HR-Suite zusätzlich Personalakte, Recruiting, Talentmanagement oder Zeitwirtschaft in einem System bündelt. Viele Unternehmen kombinieren deshalb eine spezialisierte, systemgeprüfte Abrechnung mit einem separaten Core-HR-System für Personalakten und Stammdaten. Die Entscheidung hängt davon ab, ob die Abrechnung extern über Steuerkanzlei oder Dienstleister läuft oder im Haus mit eigenem Fachpersonal. In der Praxis ist die Schnittstelle zwischen beiden Systemen oft wichtiger als die Funktionsbreite einzelner Module.
Was bedeutet ITSG-Zertifizierung konkret für die Softwareauswahl?
Die Systemuntersuchung durch die ITSG bestätigt, dass ein Entgeltabrechnungsprogramm Meldungen und Beitragsnachweise formal und inhaltlich korrekt erzeugt. Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung führt sie im Auftrag des GKV-Spitzenverbands durch, sie endet mit einem Bescheid und dem GKV-Zertifikat „systemuntersucht“. Die Qualitätskontrolle zertifizierter Programme erfolgt grundsätzlich einmal jährlich. Meldungen und Beitragsnachweise sind aus systemgeprüften Programmen oder Ausfüllhilfen zu erstatten. Eine Aussage zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung trifft das Zertifikat nicht. Lassen Sie sich Programmversion und Nachweis vom Anbieter nennen.
Wie funktioniert die Sofortmeldung, und wen betrifft sie?
Die Sofortmeldung verpflichtet Arbeitgeber bestimmter Branchen, den Beginn der Beschäftigung spätestens bei Aufnahme der Tätigkeit an die Datenstelle der Rentenversicherung zu melden (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Das Gesetz nennt elf Bereiche: Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Speditions- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schausteller, Gebäudereinigung, Auf- und Abbau von Messen, Fleischwirtschaft mit Ausnahme des Fleischerhandwerks, Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Eine nicht rechtzeitige Meldung kann mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro belegt werden (§ 111 SGB IV). Stand: Oktober 2026.
Was ist ELStAM, und warum ist die Anbindung an das Verfahren wichtig?
ELStAM sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, die der Arbeitgeber bei Beginn des Dienstverhältnisses beim Bundeszentralamt für Steuern abruft und in das Lohnkonto übernimmt (§ 39e Abs. 4 EStG). Änderungen sind monatlich anzufragen und abzurufen, abgerufene Merkmale gelten, bis geänderte bereitgestellt werden (§ 39e Abs. 5 EStG). Wird wegen einer Sperrung nichts bereitgestellt, ist die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln. Eine Payroll-Software ohne stabile ELStAM-Anbindung zwingt die Personalabteilung zur manuellen Nachverfolgung, die Anbindung ist deshalb eine Grundvoraussetzung und keine Zusatzfunktion.
Wie funktioniert Tarifautomatik in der Praxis?
Tarifautomatik hinterlegt die Entgeltordnung eines Tarifvertrags im System und ordnet Beschäftigte automatisch der passenden Entgeltgruppe und Erfahrungsstufe zu, etwa nach dem ERA-Tarifvertrag der Metall- und Elektroindustrie oder dem TVöD im öffentlichen Dienst. Stufenaufstiege nach definierten Zeiträumen und Anpassungen bei Tarifabschlüssen werden dadurch systemseitig statt in Tabellen nachgezogen. Voraussetzung ist, dass der Tarifvertrag als Regelwerk im System hinterlegt und bei Änderungen zeitnah aktualisiert wird. Fragen Sie in der Demo, wer die Tabellen pflegt und wie schnell eine neue Tariftabelle bereitsteht.
Wann lohnt sich rückwirkende Nachberechnung als eigene Systemfunktion?
Rückwirkende Nachberechnung lohnt sich immer dann, wenn sich Eingruppierung, Arbeitszeit oder gesetzliche Freibeträge nachträglich für bereits abgerechnete Monate ändern, etwa bei einer rückwirkend vereinbarten Tariferhöhung oder einer korrigierten Meldung. Ohne Automatik muss die Lohnbuchhaltung jeden betroffenen Monat einzeln zurückrechnen, was mit der Zahl der Beschäftigten und Monate fehleranfällig wird. Systeme mit integrierter Nachberechnung erzeugen Differenzbeträge und aktualisierte Meldungen für die betroffenen Zeiträume. Für Unternehmen mit Tarifbindung oder häufigen rückwirkenden Vertragsänderungen ist die Funktion ein zentrales Auswahlkriterium.
Braucht mein Unternehmen mit einem Betriebsrat eine besondere Freigabe für neue Payroll-Software?
Ja, wenn ein Betriebsrat besteht, unterliegt die Einführung oder wesentliche Änderung einer Software, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Beschäftigten geeignet ist, der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das betrifft insbesondere Auswertungen, die über die reine Lohnberechnung hinausgehen, etwa detaillierte Zeit- oder Leistungsdaten. Besteht kein Betriebsrat, entfällt diese Mitbestimmung. Klären Sie die Frage früh im Auswahlprozess, um Verzögerungen bei der Einführung zu vermeiden.
Welche Fristen gelten im monatlichen Lohnlauf?
Die Beiträge zur Sozialversicherung sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wurde (§ 23 Abs. 1 SGB IV), der Beitragsnachweis ist zwei Arbeitstage vor Fälligkeit zu übermitteln (§ 28f Abs. 3 SGB IV). Die Lohnsteuer-Anmeldung ist spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums einzureichen, bei Monatszahlern also bis zum 10. des Folgemonats (§ 41a Abs. 1 EStG). Beschäftigte erhalten ihre Abrechnung in Textform (§ 108 Abs. 1 GewO). Die konkreten Termine für das vierte Quartal 2026 stehen in der Tabelle im Abschnitt Meldeverfahren. Führen Sie diese Termine als Kalender in Ihrer Software.
Wie werden Sachbezüge und Gutscheine in der Payroll abgebildet?
Sachbezüge bleiben nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG außer Ansatz, wenn der Vorteil insgesamt 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigt. Gutscheine und Geldkarten gelten nur dann als begünstigt, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Die Software muss deshalb Beginn, Ende, Wert und Nachweis je Leistung führen und die Monatssumme je Person prüfen. Mahlzeiten werden 2026 mit den Sachbezugswerten der Sozialversicherungsentgeltverordnung bewertet.
Wie kann ich die Lohnabrechnung automatisieren und welche Schritte bleiben manuell?
Sie automatisieren die Lohnabrechnung am besten entlang der acht Schritte eines Monatslaufs: Stammdaten, Zeiten, variable Bezüge, Abrechnung, Meldungen, Zahlung, Buchung und Prüfung. Automatisch laufen die Datenübernahme per Schnittstelle, Pflichtfeldprüfungen, die Berechnung samt Tarif- und Zuschlagslogik, der Versand der Meldungen, Zahlungsdateien und Buchungssätze sowie Abweichungsberichte. Manuell bleiben die fachliche Freigabe von Stammdatenänderungen, Sonderzahlungen und rückwirkenden Korrekturen, die Bewertung von Abweichungen, die Zahlungsfreigabe und die Entscheidung bei Sonderfällen. Beginnen Sie mit Prüfregeln und Differenzexporten und erweitern Sie schrittweise. Der Abschnitt Lohnabrechnung automatisieren beschreibt jeden Schritt mit seinen Kontrollen.
Welche Compliance Nachweise braucht ein Audit der Lohnabrechnung im Mittelstand?
Ein Audit der Lohnabrechnung verlangt im Mittelstand vor allem acht Nachweise: eine aktuelle Verfahrensdokumentation, ein Berechtigungskonzept, Freigabeprotokolle je Lauf, ein Änderungsprotokoll, Kontrollnachweise wie Abweichungsberichte, Meldeprotokolle, Vertrags- und Dienstleisternachweise sowie ein Aufbewahrungs- und Löschkonzept. Grundlage sind die GoBD, die Lohnbuchhaltung und Zeiterfassung ausdrücklich zum Datenverarbeitungssystem zählen (Rz. 20). Die Liste ist eine Arbeitshilfe von Find-Your-HR und keine amtliche Anforderung. Ein amtliches Gütesiegel für Revisionssicherheit gibt es nicht, Zertifikate Dritter binden die Finanzbehörde nicht (Rz. 180 und 181).
Wie lange müssen Lohnunterlagen aufbewahrt werden?
Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 EStG). Entgeltunterlagen der Sozialversicherung sind bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Für Buchungsbelege nennt § 147 Abs. 3 AO acht Jahre, für sonstige Unterlagen sechs Jahre. Welche Frist für welche Unterlage gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung und halten es im Löschkonzept fest. Bei ausgelagerter Abrechnung ist zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO erforderlich.
Was kostet die Lohnabrechnung beim Steuerberater?
Für die Führung der Lohnkonten und die Lohnabrechnung nennt § 34 Abs. 2 StBVV einen Gebührenrahmen von 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum, eine abweichende Vergütung kann in Textform vereinbart werden (§ 4 StBVV). Bei 50 Beschäftigten ergibt das im Rechenbeispiel von Find-Your-HR 300 bis 1.500 Euro im Monat ohne Umsatzsteuer und Auslagen. Softwareanbieter nennen nur einzelne Ab-Preise, etwa Papershift für die Lohnvorbereitung ab 4 Euro je Mitarbeitenden und Monat plus 39 Euro Grundgebühr oder P&I LogaHR ab 20 Euro pro Monat und Mitarbeiter*in zuzüglich Mehrwertsteuer. Dienstleister wie SD Worx nennen Preise nur auf Anfrage. Stand: Oktober 2026.
Wie funktioniert die DATEV Anbindung bei der Lohnabrechnung?
Sie binden Ihr Zeit- oder Personalsystem über die ASCII-Schnittstelle als Dateiübergabe oder über die Online-Datenservices von DATEV an, etwa den Lohnimportdatenservice und den Lohnaustauschdatenservice. Die ASCII-Schnittstelle ist laut DATEV Shop kostenfrei, Preise für die API-Datenservices nennt DATEV nicht, sie sind auf Anfrage. Voraussetzung für die API-Services ist eine DATEV Payroll Installation und ein Partner, dessen Software die Schnittstelle umgesetzt hat. Prüfen Sie, ob Ihre Kanzlei die Datenservices nutzt. Bei Personio hat DATEV die Partnerschaft beendet, bestehende Schnittstellen bleiben laut DATEV Magazin erhalten. Stand: Oktober 2026.
Quellen und Abrufdaten
Die Angaben zu Recht, Fristen und Verfahren stammen aus Gesetzen, Behörden und Verbänden. Preise und Produktangaben stammen von den Anbietern selbst und sind als Herstellerangabe zu lesen. Vergleichsportale dienen nicht als Quelle. Alle Zahlen gelten mit Stand: Oktober 2026, die Abrufdaten stehen in der Tabelle. Rechenbeispiele sind als Rechenbeispiel von Find-Your-HR gekennzeichnet.
Gesetze und Verordnungen
| Titel | Behörde oder Anbieter | URL | Abrufdatum |
|---|---|---|---|
| §§ 23, 28a, 28f, 28p, 106, 111 SGB IV | Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de | www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/ | 9. Oktober 2026 |
| §§ 6, 8, 10 DEÜV | Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de | www.gesetze-im-internet.de/de_v/ | 9. Oktober 2026 |
| §§ 39e, 41, 41a, 41b, 42d, 42f, 42g EStG | Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de | www.gesetze-im-internet.de/estg/ | 9. Oktober 2026 |
| §§ 93c, 108, 147 AO | Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de | www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/ | 9. Oktober 2026 |
| § 108 GewO | Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de | www.gesetze-im-internet.de/gewo/__108.html | 9. Oktober 2026 |
| §§ 4 und 34 StBVV | Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de | www.gesetze-im-internet.de/stbgebv/ | 9. Oktober 2026 |
| Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung (MiLoV5) | Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de | www.gesetze-im-internet.de/milov5/BJNR10C0A0025.html | 9. Oktober 2026 |
| Artikel 28 DSGVO, Auftragsverarbeitung | Europäische Union, EUR-Lex (Seite zum Abrufzeitpunkt nicht erreichbar, Angabe aus dem bisherigen Seitentext übernommen) | eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj | nicht abgerufen |
Behörden und Verbände
| Titel | Behörde oder Anbieter | URL | Abrufdatum |
|---|---|---|---|
| BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28. November 2019 | Bayerisches Landesamt für Steuern, Veröffentlichung des BMF-Schreibens | www.lfst.bayern.de/fileadmin/RESSOURCEN/INFORMATIONEN/Steuerinfos/Weitere_Themen/Aussenpruefung/2019-11-28-GoBD-1.pdf | 9. Oktober 2026 |
| Gemeinsame Grundsätze zur Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen, Fassung ab 1. Januar 2026 | GKV-Spitzenverband, ITSG, gkv-datenaustausch.de | www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/entgeltabrechnung/systemuntersuchung/GG_DEUEV_22_012026.pdf | 9. Oktober 2026 |
| Entgeltabrechnung, Arbeitgeberverfahren | GKV-Spitzenverband, gkv-datenaustausch.de | www.gkv-datenaustausch.de/arbeitgeber/entgeltabrechnung/entgeltabrechnung.jsp | 9. Oktober 2026 |
| DEÜV, Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung | GKV-Spitzenverband, gkv-datenaustausch.de | www.gkv-datenaustausch.de/arbeitgeber/deuev/deuev.jsp | 9. Oktober 2026 |
| Beitragsnachweise | GKV-Spitzenverband, gkv-datenaustausch.de | www.gkv-datenaustausch.de/arbeitgeber/beitragsnachweise/beitragsnachweis.jsp | 9. Oktober 2026 |
| A1-Bescheinigung bei Entsendung | GKV-Spitzenverband, gkv-datenaustausch.de | www.gkv-datenaustausch.de/arbeitgeber/a1_entsendung/entsendung_a1.jsp | 9. Oktober 2026 |
| Fälligkeitstermine 2026 für Beitragsnachweise und Sozialversicherungsbeiträge | Techniker Krankenkasse, Firmenkunden | www.tk.de/firmenkunden/versicherung/beitraege-faq/angaben-beitragszahlung/zu-welchem-zeitpunkt-sind-die-beitraege-faellig-2031324 | 9. Oktober 2026 |
Anbieter
| Titel | Behörde oder Anbieter | URL | Abrufdatum |
|---|---|---|---|
| Lohn und Gehalt classic, Produkt 41842 | DATEV eG, DATEV Shop | www.datev.de/shop/41842 | 8. Oktober 2026 |
| Lohn und Gehalt comfort, Produkt 41845 | DATEV eG, DATEV Shop | www.datev.de/shop/41845 | 8. Oktober 2026 |
| Schnittstellen zur DATEV Payroll | DATEV eG | www.datev.de/web/de/unternehmen/loesungen/lohn-und-personal/lohn-und-gehaltsabrechnung/schnittstellen | 8. Oktober 2026 |
| DATEV beendet Partnerschaft mit Personio, 21. Januar 2025 | DATEV Magazin, DATEV eG | www.datev-magazin.de/aus-der-genossenschaft/datev-beendet-partnerschaft-mit-personio-136055 | 8. Oktober 2026 |
| Preise LogaHR | Personal & Informatik AG | www.pi-ag.com/preise | 8. Oktober 2026 |
| Zertifizierungen | SD Worx | www.sdworx.de/de-de/ueber-sd-worx/zertifizierungen | 8. Oktober 2026 |
| ITSG-Zertifizierung von Personio Payroll, Pressemeldung vom 10. April 2024 | Personio SE & Co. KG | www.personio.com/blog/itsg-certification/ | 8. Oktober 2026 |
| Preise und Pakete | HRworks GmbH | www.hrworks.de/preise/ | 9. Oktober 2026 |
| Sage HR Suite, Personalabrechnung und Cloud | Sage GmbH | www.sage.com/de-de/produkte/sage-hr-suite-personal-software/personalabrechnung/ | 8. Oktober 2026 |
| Payroll | Suiteify, früher Infoniqa | www.suiteify.com/loesungen/payroll | 8. Oktober 2026 |
| Preise | Papershift GmbH | www.papershift.com/preise | 8. Oktober 2026 |
Interne Quellen von Find-Your-HR
| Titel | Behörde oder Anbieter | URL | Abrufdatum |
|---|---|---|---|
| DATEV HR Integration 2026: Schnittstellen, Kosten und Anbieter | Find-Your-HR | find-your-hr.de/de/datev-hr-integration-2026-schnittstellen-kosten-und-anbieter/ | 9. Oktober 2026 |
| Methodik: Wie wir bewerten, gewichten und vergleichen | Find-Your-HR | find-your-hr.de/de/methodik-wie-wir-bewerten-gewichten-und-vergleichen/ | 9. Oktober 2026 |
Bereit für die passende Payroll-Lösung?
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