Personio, gegründet 2015 in München, ist eine mitarbeiterzentrierte Cloud-HR-Plattform mit Fokus auf Employee Experience, Recruiting und ein offenes App-Ökosystem. HRworks, gegründet bereits 1998 in Freiburg ursprünglich als Anbieter für digitale Reisekostenabrechnung, ist stärker auf DATEV-Anbindung, Zeitwirtschaft und vor allem eine tief integrierte Reisekosten- und Spesenabrechnung ausgerichtet. Vereinfacht gesagt ist Personio die Plattform für Employee Experience, HRworks die Compliance- und Reisekosten-Engine für den deutschen Mittelstand.

HRworks gehörte 2025 zu den ersten Anbietern, die den neuen DATEV Lohnaustauschdatenservice implementierten, eine bidirektionale REST-API-Schnittstelle, und erhielt dafür 2025 den DATEV-Marktplatz Award in einer eigenen Sonderkategorie. Personio bietet ebenfalls eine DATEV-Schnittstelle, diese ist jedoch klassischer als Dateiexport aufgebaut, alternativ steht mit Personio Payroll ein eigenes, seit 2024 ITSG-zertifiziertes Lohnabrechnungsmodul für Deutschland zur Verfügung. Für Unternehmen mit hohem Abstimmungsbedarf zwischen HR und Steuerkanzlei ist HRworks 2026 meist die tiefer integrierte Lösung.

Eindeutig HRworks. Reisekostenabrechnung ist die historische Kernkompetenz des Unternehmens, gegründet 1998 speziell zu diesem Zweck, mit KI-gestützter OCR-Belegerkennung, automatisch aktualisierten In- und Auslandspauschalen, Kilometergeld, tagesaktuellen Wechselkursen, automatischem Kreditkarten-Import, Vorschussverwaltung und Genehmigungsworkflow sowie direkter Übergabe an SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics NAV. Personio bietet dafür kein eigenes, natives Modul, sondern ausschließlich Marketplace-Integrationen mit Drittanbietern wie Circula, Mobilexpense oder Navan, was zusätzliche Lizenzkosten und Integrationsaufwand bedeutet.

Beide Anbieter veröffentlichen 2026 keine öffentlichen Preislisten mehr und arbeiten mit Preis auf Anfrage. Für Personio kursieren aus früheren Preisstufen Richtwerte von etwa 2,83 bis 3,96 Euro pro Mitarbeitendem und Monat für die Basispakete, zuzüglich modularer Add-ons. Für HRworks liegt keine vergleichbare, vom Anbieter selbst veröffentlichte Zahl vor, auch unabhängige Portale wie trusted.de oder Capterra führen keine öffentliche Preisstaffel für HRworks. Ein konkretes, verbindliches Angebot lässt sich bei beiden Systemen nur über eine direkte Anfrage einholen.

Personio ist mit dem Core-Paket auf etwa 1 bis 200 Mitarbeitende und mit Core Pro auf größere Organisationen ab rund 200 Mitarbeitenden ausgelegt und gilt insgesamt als gut geeignet für Unternehmen zwischen etwa 50 und rund 2.000 Mitarbeitenden. Nach aktuellen Herstellerangaben nutzen 2026 rund 16.000 Kundenunternehmen die Plattform. Für sehr stark schichtbasierte oder produzierende Betriebe ist Personio seltener die erste Wahl.

HRworks richtet sich nach eigener Angabe gezielt an Unternehmen mit 20 bis 500 Mitarbeitenden im deutschen Rechtskreis und betreut aktuell rund 3.000 Kundenunternehmen mit insgesamt rund 400.000 Endnutzer:innen. Die Stärken liegen bei kleinen und mittleren Unternehmen mit intensiver Reisetätigkeit und engem Lohnbuchhaltungs-Bezug zu DATEV oder ADDISON. Für Konzerne oberhalb von rund 500 Mitarbeitenden liegt öffentlich keine passende Anbieterangabe vor.

Personio gilt im DACH-Vergleich häufig als das System mit der stärkeren Candidate Experience, inklusive Karriereseiten-Baukasten und Multiposting-Funktionen. HRworks bietet ebenfalls ein integriertes Bewerbermanagement, der Schwerpunkt liegt hier aber stärker auf der administrativen Abwicklung als auf Employer Branding.

Ja, physische Zeiterfassung ist bei HRworks belegt: Die Produktseite von HRworks zur digitalen Zeiterfassung nennt explizit die Erfassung über Terminal beziehungsweise Kiosk mit PIN- oder QR-Code-Anmeldung. Für komplexere Mehrschicht- und Rotationsplanung mit wechselnden Teams liegen auf den öffentlich zugänglichen HRworks-Seiten keine explizit belegten Angaben vor, dieser Punkt sollte bei entsprechendem Bedarf konkret im Vertrieb erfragt und idealerweise in einer Live-Demo mit eigenen Schichtplänen geprüft werden.

Personio bietet in der Regel eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Zahlungsinformationen an. Für HRworks nennt eine unabhängige Marktübersicht rund 30 Tage kostenlose Testphase. Der tatsächliche Testzugang kann sich je nach angefragtem Modulumfang unterscheiden, eine Rückfrage beim jeweiligen Vertrieb vor dem Start lohnt sich in jedem Fall.

Beide Anbieter sind in Deutschland ansässig und werben mit DSGVO-konformer Datenverarbeitung innerhalb der EU, die tatsächlichen Rechenzentren liegen aber an unterschiedlichen Standorten: Personio nach einer älteren, aus 2022 stammenden Sicherheitsdokumentation in der AWS-Region Frankfurt, HRworks nach aktueller Angabe bei AWS in Dublin, Irland. Bemerkenswert dabei: HRworks wirbt selbst mit dem Slogan Sicherheit made in Germany, während die eigene Sicherheitsseite unter hrworks.de Dublin als tatsächlichen Serverstandort nennt. Prüfen Sie den konkreten Hosting-Standort und den Auftragsverarbeitungsvertrag im jeweils vorliegenden Angebot im Detail, statt sich auf pauschale Zusagen zu verlassen.

Als Marke und Geschäftsidee entstand HRworks bereits 1998 in Freiburg im Breisgau, ursprünglich als spezialisierter Anbieter für digitale Reisekostenabrechnung, und diese Zahl nennt der Anbieter selbst als offizielles Gründungsjahr. Die in älteren Quellen kursierende Zahl 2007 lässt sich vermutlich auf die Firmengeschichte im Handelsregister zurückführen: Die heutige HRworks GmbH wurde laut Handelsregister- und Northdata-Eintrag erst 2006 unter dem Namen ClassWare Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH eingetragen und 2007 in HRworks GmbH umbenannt. Für diese Seite gilt weiterhin 1998 als das relevante, vom Unternehmen selbst kommunizierte Gründungsjahr.

Personio verfügt auf der internationalen Bewertungsplattform G2 über 863 Bewertungen und gehört damit zu den am breitesten besprochenen HR-Systemen im deutschsprachigen und internationalen Markt. HRworks wird regelmäßig von OMR Reviews ausgezeichnet, unter anderem als eine der beliebtesten HR-Softwarelösungen im Mittelstand, gestützt auf Bewertungen aus dem eigenen Kundenstamm des Anbieters. Bewertungsportale unterliegen einem Selbstselektions-Bias und sind ein sinnvoller Ausgangspunkt für die eigene Recherche, ersetzen aber keine eigene Live-Demo mit realen Anwendungsfällen aus dem eigenen Unternehmen.

Ein Wechsel zwischen HR-Systemen ist grundsätzlich möglich, erfordert aber eine sorgfältige Migration von Personalstammdaten, Abwesenheits- und Lohnhistorien sowie laufenden Genehmigungsprozessen. Beide Anbieter unterstützen Datenexporte und bieten Onboarding-Begleitung für den Umstieg an, der Aufwand hängt stark von der Zahl der Mitarbeitenden, der Historie und angebundenen Drittsystemen wie DATEV oder Reisekosten-Tools ab.