Was ist ELDA und welche HR-Software ist ELDA-zertifiziert?

ELDA (Elektronischer Datenaustausch) ist das Portal der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) für Sozialversicherungsmeldungen. Arbeitgeber übermitteln darüber Anmeldungen, Abmeldungen, monatliche Beitragsgrundlagenmeldungen (mBGM) und den jährlichen Lohnzettel L16. Zertifizierte Lohnverrechnungssoftware bindet ELDA direkt ein. BMD NTCS, Infoniqa ONE und Sage DPW sind ELDA-zertifiziert. Internationale Lösungen wie Personio oder Workday binden für Österreich in der Regel einen lokalen Payroll-Dienstleister ein, der seinerseits ELDA-zertifiziert ist.

Was ist die mBGM und welche Fristen gelten?

Die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) enthält Gehalts- und Lohndaten für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge. Im Selbstabrechnerverfahren (die meisten österreichischen Unternehmen) ist sie bis zum 15. des Folgemonats einzureichen. Im Beitragsvorschreibeverfahren (häufig bei kleinen Betrieben) gilt der 7. des Folgemonats. Lohnverrechnungssoftware erstellt und übermittelt die mBGM automatisch nach Abschluss der monatlichen Abrechnung.

Wie funktioniert die §67-EStG-Sonderzahlungslogik genau?

§67 EStG 1988 sieht eine Steuerbegünstigung für Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld) innerhalb des Jahressechstels vor. Die Staffelung 2026: Die ersten 620 EUR sind steuerfrei; die nächsten 24.380 EUR werden mit 6 % versteuert; von 25.001 bis 50.000 EUR gelten 27 %; von 50.001 bis 83.333 EUR 35,75 %. Beträge über das Jahressechstel hinaus werden wie laufende Bezüge voll versteuert. Österreichische Lohnverrechnungssoftware berechnet das Jahressechstel automatisch auf Basis der regulären Jahresbezüge und ordnet Sonderzahlungen korrekt den Steuerstufen zu.

Was ist der Unterschied zwischen Abfertigung Alt und Abfertigung Neu (BMSVG)?

Die "Abfertigung Alt" galt für Arbeitnehmer mit Dienstbeginn vor dem 1. Jänner 2003: Der Arbeitgeber musste bei Kündigung eine einmalige Abfertigung aus eigenen Mitteln auszahlen (bis zu 12 Monatsentgelte). Die "Abfertigung Neu" nach BMSVG gilt für alle ab 2003: Der Arbeitgeber zahlt monatlich 1,53 % des Bruttobezugs an eine Mitarbeitervorsorgekasse (MVK) ein. Bei Beendigung kann der Arbeitnehmer das angesparte Kapital mitnehmen. Lohnverrechnungssoftware muss beide Systeme parallel verwalten können, da Betriebe oft noch Mitarbeitende aus beiden Regimen beschäftigen.

Was ist die GPLA und wie unterstützt Software dabei?

Die Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben (GPLA) ist eine kombinierte Betriebsprüfung durch ÖGK, Finanzamt und BMSVG. Prüfer fordern strukturierte Exports: Lohnkonten nach SV-Beitragsgruppen, vollständige Rückrechnungshistorien, Nachweise für §67-EStG-Zuordnungen und KV-Anwendungen. Österreichische Lohnverrechnungssoftware wie BMD, Infoniqa und Sage DPW erzeugt GPLA-konforme Exports direkt aus dem System. Unternehmen ohne strukturierte Payroll-Software verbringen durchschnittlich erheblich mehr Zeit mit GPLA-Vorbereitung.

Deckt die Software Kommunalsteuer und Dienstgeberabgabe ab?

Ja, vollständige österreichische Lohnverrechnungssoftware berechnet monatlich automatisch die Kommunalsteuer (3 % der Bruttolöhne, abzuführen ans Gemeindeamt der Betriebsstätte) und in Wien die Dienstgeberabgabe (U-Bahn-Steuer). Da die Kommunalsteuer je nach Gemeinde an unterschiedliche Stellen abzuführen ist, müssen Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten in verschiedenen Gemeinden die jeweilige Zuständigkeit konfigurieren.

Welche HR-Software eignet sich für Bauunternehmen in Österreich?

Bauunternehmen unterliegen dem BUAG und müssen BUAK-Meldungen erstellen, Urlaubsentgelt korrekt verwalten und Schlechtwetterstunden erfassen. BMD NTCS und Infoniqa ONE verfügen über dedizierte BUAK-Module. Sage DPW bietet ebenfalls BUAK-Unterstützung. Standardlösungen ohne Baubranchenspezialisierung (wie Personio) erfordern manuelle BUAK-Meldungen.

Wie viele Kollektivverträge gibt es und wie aktualisiert Software diese?

In Österreich sind rund 850 Kollektivverträge aktiv (WKO-KV-Portal, 2025). Fast alle unselbständig Beschäftigten unterliegen einem KV. Lohnverrechnungssoftware bezieht KV-Daten über die HGKV-Schnittstelle (Heureka-Kollektivvertragsschnittstelle), die Updates automatisch liefert, sobald sich ein KV ändert. Ohne diese Schnittstelle müssen KV-Anpassungen manuell eingepflegt werden, was bei über 100 KV-Runden pro Jahr erheblichen Aufwand bedeutet.

Kann ich Personio oder Workday für österreichische Lohnverrechnung nutzen?

Personio ist primär ein Core-HR-Tool ohne native österreichische Payroll-Compliance. Workday bietet für Österreich keine native ELDA-Integration. Beide können durch Payroll-Partnerlösungen ergänzt werden. Für Unternehmen, die ausschließlich österreichische Mitarbeitende verwalten, ist eine spezialisierte Lohnverrechnungslösung (BMD, Infoniqa, Sage DPW) effizienter. Sinnvoll ist die Kombination dann, wenn Core-HR-Prozesse (Recruiting, Performance, Onboarding) in Personio oder Workday abgewickelt werden und Payroll an einen österreichischen Spezialisten angebunden ist.

Was kostet HR Software für österreichische KMU?

Die Kosten liegen je nach Funktionsumfang bei 3 bis 15 EUR pro Mitarbeiter und Monat. Reine Lohnverrechnungslösungen sind günstiger, komplette HCM-Suiten teurer. Implementierungskosten für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden liegen bei 5.000 bis 20.000 EUR je nach Altsystem und Datenmigration. Dazu kommen jährliche KV-Datenbankgebühren und Schulungskosten.

Was passiert, wenn mein Steuerberater BMD nutzt und ich eine andere Software einführe?

Die meisten österreichischen Steuerkanzleien nutzen BMD NTCS oder RZL. Wenn ein Unternehmen eine andere Software einführt, gibt es drei Wege: Erstens kann eine Schnittstelle zwischen Unternehmens-HR-System und Kanzleisoftware konfiguriert werden (ASCII-Export, BMD-Dateiformat oder DATEV-Schnittstelle). Zweitens kann das Unternehmen die Lohnverrechnung vollständig inhouse übernehmen und die Kanzlei nur noch für steuerliche Beratung nutzen. Drittens kann auf einen Payroll-Dienstleister (z. B. Infoniqa BPO, ADP Österreich) gewechselt werden, der die Kanzlei für Lohnverrechnungszwecke ersetzt. Bei Systemwechsel ist die Datenmigration gesetzlich vorgeschrieben (Lohnkonten: 7 Jahre Aufbewahrungspflicht).

Welche österreichischen Besonderheiten gelten, wenn ich auch Mitarbeiter in Deutschland habe?

Cross-border-Payroll (AT und DE parallel) erfordert zwei vollständig getrennte Systeme oder eine DACH-fähige Plattform. Die SV-Systeme (ELDA in AT, DEÜV/sv.net in DE), die KV-Systeme, die Steuergesetze (§67 EStG AT vs. §34 EStG DE) und die Meldeverfahren sind grundverschieden. Infoniqa ONE deckt DACH-Payroll in einer Plattform ab. BMD ist primär auf Österreich fokussiert. Bei wenigen deutschen Mitarbeitenden empfiehlt sich ein deutscher Payroll-Dienstleister für die DE-Gehaltsabrechnung, der via Schnittstelle ans HR-Kernsystem angebunden ist.