Ja. Nur Swissdec-zertifizierte Software darf die Elektronische Lohnmeldung (ELM) im vorgeschriebenen Standard-Format übertragen. ELM ist der gesetzlich anerkannte Weg für die Übermittlung von Lohndaten an AHV-Ausgleichskassen, Quellensteuerbehörden, die BFS-Lohnstrukturerhebung und Familienausgleichskassen. Software ohne aktuelle ELM-5-Zertifizierung kann für 2026-Lohndaten keine gesetzeskonforme Lohnabrechnung erstellen. Die aktuelle Zertifizierungsliste mit Certified-Basic- und Certified-Plus-Anbietern ist unter swissdec.ch/certified-erp abrufbar.

ELM 5 gilt ab dem 1. Januar 2026 für alle neuen 2026-Lohndaten; die vollständige ELM-4.0-Abschaltung erfolgte stufenweise: Quellensteuer-2025-Daten noch bis 31. März 2026, alle weiteren Domänen bis 30. Juni 2026. Die vier wichtigsten Neuerungen: vollständige Integration der Quellensteuer-Revision 2021, eigenständiges Domänenmodell für Grenzgänger aus Frankreich und Italien, monatliche BFS-Lohnstrukturerhebungen (bisher jährlich) und monatliche FAK-Eintrittsmeldungen.

Das nDSG (in Kraft seit 1. September 2023) ist das Schweizer Pendant zur DSGVO. Wesentliche Unterschiede: Das nDSG kennt keine Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Bußgelder richten sich gegen natürliche Personen (nicht gegen das Unternehmen), bis CHF 250.000 bei Vorsatz. Für HR-Software gilt: Daten von Schweizer Mitarbeitenden dürfen nur in Länder mit angemessenem Schutzniveau oder mit Standardvertragsklauseln (Art. 16 ff. nDSG) übermittelt werden.

Die Quellensteuer wird direkt vom Lohn abgezogen für Arbeitnehmende ohne Schweizer Pass oder ohne Niederlassungsbewilligung C. Die Tarife unterscheiden sich nach Kanton, Zivilstand, Familiensituation und Einkommenshöhe, abgebildet in Tarifcodes (A bis Q). HR-Software muss aktuelle Tariftabellen für alle 26 Kantone enthalten und die ELM-5-Monatsmeldung für alle 2026-Lohndaten unterstützen. Grenzgänger aus Frankreich unterliegen einem Pauschalsatz von 4,5 %, der an die Wohnsitzgemeinde überwiesen wird. Grenzgänger aus Italien hingegen werden nach dem kantonalen Quellensteuer-Tarif abgerechnet, nicht nach einem Pauschalsatz.

Für ein KMU mit 30 Mitarbeitenden liegen die laufenden Lizenzkosten bei CHF 200 bis CHF 700 pro Monat, je nach Anbieter und Funktionsumfang. Hinzu kommen einmalige Implementierungskosten von CHF 5.000 bis CHF 15.000. Günstigere Einstiegslösungen wie Bexio Lohn oder Crésus liegen unter CHF 200 pro Monat; Abacus HR oder SwissSalary ab CHF 300 pro Monat. Alle Angaben beziehen sich auf cloudbasierte SaaS-Modelle (Stand August 2026, ohne Gewähr).

Die Software muss den BVG-Koordinationsabzug (CHF 26.460 im Jahr 2026) automatisch vom AHV-Bruttolohn abziehen, um den versicherten BVG-Lohn zu ermitteln. Die Eintrittsschwelle (CHF 22.680 pro Jahr 2026) bestimmt die BVG-Pflicht. Beitragssätze nach Altersgruppe (7 bis 18 %, mit mindestens 50 % Arbeitgeberanteil) müssen automatisch angewendet werden. Die BVG-Reform wurde in der Volksabstimmung vom 22. März 2024 abgelehnt, diese Werte gelten unverändert. Jährlich per 1. Januar ändert sich der Koordinationsabzug, gute Software übernimmt dieses Update automatisch.

Für Unternehmen mit vorwiegend französischsprachigen Mitarbeitenden sind Crésus Salaires (regional in der Romandie verankert, Standardlösung in vielen Westschweizer Treuhandbüros) und Bexio Lohn (zweisprachig DE/FR) besonders gut geeignet. SwissSalary und Abacus HR sind dreisprachig (DE, FR, IT) und eignen sich für mehrsprachige Unternehmen. Reine Deutschschweizer Lösungen ohne echte FR-Lokalisierung bedeuten erheblichen Mehraufwand, da Lohnausweise, Quellensteuer-Formulare und ESS-Oberflächen auf Französisch vorliegen müssen.

In der Regel nicht: Schweizer Unternehmen unterstehen dem nDSG. Jedoch greift die DSGVO, wenn ein Schweizer Unternehmen gezielt Waren oder Dienstleistungen an EU-Bürger anbietet oder deren Verhalten beobachtet. Die EU-Kommission stuft die Schweiz als sicheres Drittland ein, was die Datenübermittlung in beide Richtungen vereinfacht. Bei EU-Grenzgängern oder EU-Tochtergesellschaften kann parallel die DSGVO gelten, HR-Software muss dann beide Regelwerke abdecken.

Der 13. Monatslohn ist in der Schweiz weit verbreitet, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wo ein GAV ihn vorschreibt (z. B. LMV Bauhaupt- und Baunebengewerbe, L-GAV Gastgewerbe), ist er zwingend und nicht verhandelbar. Er ist vollständig AHV/IV/EO- und ALV-pflichtig sowie BVG- und Quellensteuer-pflichtig (falls anwendbar) und wird im Lohnausweis (LAW) gesondert ausgewiesen. HR-Software muss den 13. Monatslohn periodengerecht pro Monat rückstellen und ELM-5-fähig melden können.

In der Schweiz gibt es rund 730 allgemeinverbindlich erklärte oder branchenübliche Gesamtarbeitsverträge (GAV/CCT). Die bekanntesten: Landesmantelvertrag (LMV) für das Bauhaupt- und Baunebengewerbe, GAV Gastgewerbe (L-GAV), Detailhandels-GAV, Swissmem-GAV (Maschinenindustrie). HR-Software muss Lohnklassen, Mindestlöhne, Ferienansprüche und Sonderzahlungen des anwendbaren GAV abbilden. Abacus HR und SwissSalary liefern vordefinierte GAV-Vorlagen für die häufigsten Branchen.

Ja. ELM 5 führt erstmals ein eigenständiges Domänenmodell für Grenzgänger aus Frankreich und Italien ein. Grenzgänger aus Frankreich unterliegen dem Doppelbesteuerungsabkommen CH-FR mit einem Pauschalsatz von 4,5 % Quellensteuer, die direkt an die Wohnsitzgemeinde überwiesen wird. Grenzgänger aus Italien werden dagegen nach dem kantonalen Quellensteuer-Tarif abgerechnet, ohne Pauschalsatz. HR-Software mit Certified-Plus-Zertifizierung deckt alle Grenzgänger-Kategorien im ELM-5-Standard ab.

Eine DACH-HR-Suite deckt Deutschland, Österreich und die Schweiz oft nur auf dem kleinsten gemeinsamen Nenner ab. Für die Schweiz fehlen häufig: aktuelle ELM-5-Zertifizierung, vollständige Quellensteuer-Engine für alle 26 Kantone mit allen Tarifcodes, BVG-Koordinationsabzugsberechnung, Grenzgänger-Domänen und mehrsprachige Lohnausweise (LAW in DE, FR, IT). Schweiz-spezialisierte Lösungen wie Abacus, SwissSalary oder Crésus sind auf diese Anforderungen gebaut und werden von Swissdec jährlich rezertifiziert.