Personio vs. Factorial: HR-Software-Vergleich 2026 für KMU
Personio (gegründet 2015, München) und Factorial (gegründet 2016, Barcelona) sind zwei der meistdiskutierten HR-Plattformen im europäischen KMU-Markt. Factorial bietet transparentes modulares Pricing ab 8 Euro pro Mitarbeiter und Monat, Personio setzt auf individuelle Angebote. Dieser Vergleich basiert auf verifizierten Produktdaten für Unternehmen mit 20 bis 500 Mitarbeitern in Deutschland. Hinweis: Die DATEV-Integration gilt primär für Deutschland. Für Österreich und die Schweiz gelten andere Lohnökosysteme.
Warum dieser Vergleich entscheidend ist
Personio und Factorial werden im DACH-Markt häufig als direkte Alternativen diskutiert. Beide bedienen aber unterschiedliche Käufertypen.
DACH-Verankerung und Partnernetz
Personio (2015, München) hat eine ausgeprägte DACH-DNA: DATEV-Schnittstellen, Betriebsrats-Compliance nach BetrVG, deutschsprachiger Support und ein Integrationsnetzwerk mit über 400 Partnern, darunter Microsoft Teams, Slack und SAP Business One. Das System ist ISO 27001:2022 zertifiziert (Zertifikat ISMS-PE-121523). Geeignet für Unternehmen, die eine starke lokale Verankerung und ein breites Partnernetz priorisieren.
Transparentes Pricing und nativer Funktionsumfang
Factorial (2016, Barcelona) bietet transparentes modulares Pricing ab 8 Euro PEPM, ISO 27001:2022 und SOC 2 Type II Zertifizierung sowie native Schichtplanung, Spesenverwaltung und Corporate Cards. Geeignet für preissensible Unternehmen mit internationalem Anspruch oder Schichtbetrieb. Schwäche: Das DACH-Partnernetzwerk ist kleiner, deutschsprachiger Support noch im Aufbau.
Gemeinsame Einschränkung: Beide Systeme decken ausschließlich die vorbereitende Lohnabrechnung ab. Für DEÜV-Meldungen und Lohnsteueranmeldung wird weiterhin ein DATEV-Steuerberater oder ein zertifiziertes Lohnbüro benötigt. Laut Bitkom 2024 nutzen rund 60 Prozent der Unternehmen unter 500 Mitarbeitern externe Unterstützung für die Lohnabrechnung. Wer über Personio und Factorial hinaus vergleichen möchte, sollte auch HiBob (europäischer Mid-Market), Kenjo (deutsches HR-Startup) und rexx systems (DACH-native Suite) in die Longlist aufnehmen.
Personio vs. Factorial: Funktionen im Direktvergleich
Alle wesentlichen Unterschiede auf einen Blick, basierend auf verifizierten Produktdaten (Stand 2025/26).
| Kriterium | Personio | Factorial |
|---|---|---|
| Gründung / Sitz | 2015, München | 2016, Barcelona |
| Zielgröße | 20 bis 500 Mitarbeiter | 5 bis 500 Mitarbeiter |
| Einstiegspreis | Auf Anfrage (Custom) | ab 8 €/MA/Monat modular, Stand 2025 |
| Kostenlose Testphase | ✓ 14 Tage | ✓ 14 Tage |
| Schichtplanung | ✗ nicht enthalten Drittanbieter erforderlich | ✓ nativ enthalten |
| Spesenverwaltung | ✗ nicht nativ Circula, Moss, Rydoo | ✓ nativ + App-Belegerfassung |
| Corporate Cards | ✗ Nein | ✓ Ja (Visa) |
| GPS-Zeiterfassung | ✗ nicht nativ | ✓ Geolocation-App |
| DATEV-Integration | ✓ bidirektional | ✓ DATEV LODAS bidirektional |
| ISO 27001 | ✓ ISO 27001:2022 Zert. ISMS-PE-121523 | ✓ ISO 27001:2022 |
| SOC 2 | Keine publizierten Angaben | ✓ SOC 2 Type II |
| Whistleblowing (HinSchG) | Kostenpflichtiges Add-on | ✓ nativ enthalten |
| Recruiting ATS | Kostenpflichtiges Modul | ✓ im Paket enthalten |
| Integrationsnetzwerk | 400+ Partner, Marketplace | Modular, API, wachsend |
| Empfohlen für | DACH-fokussiert | Preis + Schichtbetrieb |
Personio und Factorial im Detail
Beide Anbieter bedienen den europäischen KMU-Markt, unterscheiden sich aber erheblich in Preismodell, nativem Funktionsumfang und DACH-Verankerung.
Personio (Cloud-HR-Plattform, gegründet 2015 in München, über 12.000 Kunden in 70 Ländern, Stand 2024) positioniert sich als HR-Betriebssystem für KMU. Das Produktkonzept basiert auf einem modularen Aufbau: Personalverwaltung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement bilden die Basis. Recruiting, Performance-Management und vorbereitende Lohnabrechnung werden als separate Module lizenziert.
- ✓ISO 27001:2022 zertifiziert (ISMS-PE-121523)
- ✓Marketplace mit über 400 Integrationspartnern
- ✓Stärkstes DACH-Partnernetzwerk im KMU-HR-Segment
- ✓Deutschsprachiger Support mit langer DACH-Erfahrung
- ✓BetrVG-konforme Konfiguration, § 87 BetrVG Reporting
- ✗Pricing vollständig intransparent, kein Listenpreis
- ✗Schichtplanung und Spesenverwaltung nicht nativ
- ✗Keine Corporate Cards
- ✗Preiserhöhungen bei Vertragsverlängerung (Nutzerfeedback OMR 2024/25)
Factorial (Cloud-HR-Software, gegründet 2016 in Barcelona, mehr als 14.000 Kunden in 10 europäischen Ländern, Stand September 2025) ist seit 2020 aktiv im DACH-Markt tätig. Das Pricing ist modular und transparent: Unternehmen wählen benötigte Funktionsblöcke und zahlen pro Mitarbeiter und Monat, mit Einstiegspreisen ab 8 Euro PEPM (Stand 2025).
- ✓Transparentes modulares Pricing ab 8 Euro PEPM
- ✓Native Schichtplanung, Spesenverwaltung, Corporate Cards
- ✓ISO 27001:2022 und SOC 2 Type II zertifiziert
- ✓GPS-Zeiterfassung für Außendienst
- ✓Whistleblowing nativ enthalten (HinSchG-konform)
- ✗Kleineres DACH-Partnernetzwerk als Personio
- ✗Deutschsprachiger Support noch nicht auf deutschem Niveau verankert (OMR 2024/25)
- ✗SAP-Integrationen für komplexe ERP-Umgebungen weniger ausgereift
Funktionsvergleich im Detail
Personalverwaltung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung sind bei beiden Systemen vergleichbar stark. Die Unterschiede liegen in Schichtplanung, Spesen und nativem Funktionsumfang.
Personalverwaltung
Beide Systeme decken digitale Personalakte, Onboarding-Workflows, Dokumentenmanagement und Organigramme umfassend ab. Factorial enthält nativ ein E-Signatur-Modul für Arbeitsverträge. Personio bietet E-Signatur über Drittanbieter-Integration.
Zeiterfassung
Personio bietet regelbasierte Zeiterfassung mit Überstundenkonto und Betriebsrats-Reporting nach § 87 BetrVG. Factorial ergänzt um GPS-Geolocation-Zeiterfassung (Check-in per App mit revisionssicherer Standortspeicherung) für Außendienst und Schichtbetriebe.
Schichtplanung
Factorial bietet native Schichtplanung inkl. Dienstplantauschbörse für Mitarbeiter, Schicht-Notifications per App und Überstunden-Tracking. Personio enthält keine Schichtplanung. Externe Anbieter wie Shiftbase oder Planday müssen integriert werden.
Spesen und Corporate Cards
Factorial hat nativ integrierte Spesenverwaltung mit Belegerfassung per App und Corporate Cards (Visa-Karten). Personio verweist auf zertifizierte Integrationspartner wie Circula oder Moss. Für Unternehmen mit Außendienst und häufigen Reisekosten ist Factorial klar im Vorteil.
Recruiting (ATS)
Factorial bietet ein integriertes Applicant Tracking System mit Jobboard-Anbindung (Indeed, LinkedIn) und Careers-Page-Builder. Personio bietet Recruiting als separates kostenpflichtiges Modul mit ähnlichem Funktionsumfang. Beide Systeme decken den gesamten Bewerberzyklus ab.
Vorbereitende Lohnabrechnung
Beide Systeme bereiten Lohndaten für DATEV vor und exportieren im DATEV-Format. Keine der Plattformen führt die eigentliche Gehaltsabrechnung durch. DEÜV-Meldungen, Lohnsteueranmeldung und Beitragsabrechnung verbleiben beim DATEV-Steuerberater oder Lohnbüro.
Anbindungen an DATEV, ERP und Kommunikation
Die Integration in bestehende IT-Landschaften entscheidet oft über den Rollout-Erfolg. Personio hat das größere Ökosystem, Factorial punktet mit nativen Konnektoren und offener API.
Kommunikation
Personio bietet native Microsoft-Teams- und Slack-Integrationen sowie Zapier-Anbindungen. Factorial integriert via API und Zapier mit wachsender Zahl nativer Konnektoren.
DATEV
Beide Systeme unterstützen bidirektionale DATEV-Integration. Factorial nutzt explizit DATEV LODAS. Personio bietet generische DATEV-Exporte und spezifische LODAS-Anbindungen. Für Steuerberater mit DATEV LODAS sind beide Systeme direkt anschließbar.
ERP-Systeme
Personio verfügt über einen Marketplace mit über 400 Integrationspartnern, darunter SAP Business One, Salesforce, HubSpot und Workday. Factorial integriert via API mit Sage und Payflow. Für komplexe SAP-Umgebungen ist Personio aktuell besser aufgestellt.
Spesen und Außendienst
Factorial bietet native GPS-Zeiterfassung per App sowie Corporate Cards und Belegerfassung. Personio arbeitet mit Circula, Moss und Rydoo als zertifizierte Integrationspartner für Spesenverwaltung und mit Shiftbase für Schichtplanung.
DSGVO, ISO 27001 und BetrVG im Vergleich
Beide Anbieter sind DSGVO-konform und ISO 27001:2022 zertifiziert. Die relevanten Unterschiede liegen in SOC 2, Whistleblowing-Pflichten und Betriebsratsrechten.
DSGVO Art. 28 AV-Vertrag
Beide Anbieter stellen DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsverträge bereit und verarbeiten Daten in EU-Rechenzentren. Für Factorial als spanisches Unternehmen: Support-Teams in Barcelona können potenziell auf Mitarbeiterdaten zugreifen. Für besonders schutzbedürftige Daten sollte der AV-Vertrag auf Zugriffsrechte geprüft werden.
Informationssicherheit
Personio ist ISO 27001:2022 zertifiziert (Zertifikat ISMS-PE-121523). Factorial ist ISO 27001:2022 und SOC 2 Type II zertifiziert. Für öffentliche Ausschreibungen und Konzernlieferantenlisten bietet der zusätzliche SOC 2 Type II von Factorial einen relevanten Vorteil. Beide nutzen EU-Rechenzentren.
Betriebsrat und § 87 BetrVG
Beide Systeme unterstützen mitbestimmungsrelevante Konfigurationen. Wichtig: Die Einführung eines HR-Systems ohne Betriebsvereinbarung gibt dem Betriebsrat das Recht, die Implementierung zu blockieren. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Initiativrecht und ein Vetorecht. Eine Betriebsvereinbarung vor dem Rollout ist rechtlich geboten, keine Empfehlung.
Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Beide Systeme ermöglichen ArbZG-konforme Arbeitszeiterfassung inkl. Pausen und Ruhezeiten. Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) besteht für Arbeitgeber eine Aufzeichnungspflicht der täglichen Arbeitszeit. Beide Systeme erfüllen diese Anforderung technisch.
Whistleblowing (HinSchG)
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen mit in der Regel 50 oder mehr Beschäftigten zur Einrichtung eines internen Meldekanals. Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitern gilt die Pflicht seit dem 2. Juli 2023, für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern seit dem 17. Dezember 2023. Factorial enthält das Whistleblowing-Modul nativ. Personio bietet es als kostenpflichtiges Add-on.
Minijob und Midijob
Beide Systeme erfassen relevante Lohnarten für Minijob und Midijob. Die Beitragsberechnung und Meldung an die Minijob-Zentrale erfolgt über den DATEV-Steuerberater, nicht über die HR-Software selbst. Beide Systeme exportieren die relevanten Daten im DATEV-Format für die Weiterverarbeitung.
Gesamtkosten realistisch kalkulieren
Software-Lizenz ist nur ein Teil der Gesamtrechnung. DATEV-Kosten, Implementierungsaufwand und Lohnbürogebühren müssen für einen echten TCO-Vergleich eingerechnet werden.
| Kostenpunkt | Personio (50 MA) | Factorial (50 MA) | Personio (200 MA) | Factorial (200 MA) |
|---|---|---|---|---|
| HR-Software-Lizenz | 400 bis 900 Euro/Monat (Schätzung Nutzerfeedback OMR 2024/25) | ca. 400 Euro/Monat (ab 8 Euro PEPM, Kernpaket) | Auf Anfrage | ca. 1.600 Euro/Monat (ab 8 Euro PEPM, Kernpaket) |
| DATEV-Steuerberater / Lohnbüro | ca. 750 Euro/Monat (15 Euro PEPM, Richtwert) | ca. 750 Euro/Monat (15 Euro PEPM, Richtwert) | ca. 2.000 Euro/Monat (10 Euro PEPM, Skaleneffekt) | ca. 2.000 Euro/Monat (10 Euro PEPM, Skaleneffekt) |
| Implementierung (einmalig) | intern 20 bis 40 Stunden + optional Partner | intern 20 bis 40 Stunden (Self-Service-Onboarding) | intern 60 bis 120 Stunden + Partnerkosten | intern 40 bis 80 Stunden |
| Preistransparenz | Nur auf Anfrage | Listenpreis online | Nur auf Anfrage | Listenpreis online |
| TCO Jahressumme (Schätzung) | ca. 13.800 bis 19.800 Euro/Jahr | ca. 13.800 Euro/Jahr | Auf Anfrage | ca. 43.200 Euro/Jahr |
Alle Angaben sind Richtwerte basierend auf öffentlich verfügbaren Preisen und Nutzerfeedback (OMR Reviews, Capterra, Stand 2025). Personio-Preise basieren ausschließlich auf Nutzererfahrungen, da kein Listenpreis veröffentlicht wird. TCO-Werte ohne Schulungskosten und ohne Add-ons für Spesenverwaltung oder Schichtplanung.
In 6 Schritten zur richtigen HR-Software
Die Wahl zwischen Personio und Factorial hängt von Funktionsbedarf, Preismodell, Betriebsrat und Integrationsstrategie ab. Diese 6 Schritte strukturieren den Entscheidungsprozess.
Funktionsbedarf prüfen
Werden Schichtplanung und Spesenverwaltung benötigt? Factorial deckt beides nativ ab. Personio erfordert zusätzliche Drittanbieter-Lizenzen, die die Gesamtkosten und Integrationskomplexität erhöhen.
TCO transparent kalkulieren
Holen Sie ein Personio-Angebot ein und vergleichen Sie es mit Factorials Modulpreisen. Rechnen Sie die DATEV-Kosten für beide Szenarien ein. Die Gesamtrechnung inkl. Implementierung und Lohnbüro entscheidet, nicht der Listenpreis allein.
DATEV-Integration bewerten
Wenn Ihr Steuerberater DATEV LODAS nutzt, können beide Systeme integriert werden. Für komplexe SAP-Anbindungen bietet Personio mehr etablierte Konnektoren. Klären Sie die Anforderungen mit Ihrem Steuerberater vor der Entscheidung.
Testphasen nutzen
Beide Anbieter bieten 14 Tage kostenlose Testphase. Testen Sie den vollständigen Onboarding-Flow, den Lohnexport und die Zeiterfassungs-App mit 3 bis 5 echten Endnutzern, nicht nur als Admin-Demo.
Betriebsrat rechtzeitig einbinden
Bei Unternehmen mit Betriebsrat muss die Einführung eines HR-Systems über eine Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG geregelt werden. Der Betriebsrat hat ein Initiativrecht und ein Vetorecht. Ohne Betriebsvereinbarung kann der Rollout vollständig blockiert werden.
Skalierbarkeit prüfen
Wenn das Unternehmen in den nächsten 3 Jahren auf über 200 Mitarbeiter wächst, prüfen Sie Reporting-, Rollen- und Genehmigungsworkflows beider Systeme. Größere Unternehmen profitieren stärker von Personios Partnerökosystem und strukturierten Implementierungen.
FAQ: Personio vs. Factorial
Was kostet Personio pro Mitarbeiter und Monat?
Personio veröffentlicht keine Listenpreise. Das Pricing ist vollständig individuell und hängt von der Mitarbeiterzahl, den gebuchten Modulen und dem Vertragszeitraum ab. Nutzererfahrungen auf OMR Reviews und Capterra (Stand 2025) nennen Werte zwischen 5 und 18 Euro pro Mitarbeiter und Monat, je nach Funktionsumfang. Als Orientierung: Für 50 Mitarbeiter mit Basisfunktionen berichten Nutzer von 400 bis 600 Euro pro Monat. Mehrere Bewertungen weisen auf Preiserhöhungen bei der Vertragsverlängerung hin, was die TCO-Planung erschwert.
Was kostet Factorial pro Mitarbeiter und Monat?
Factorial bietet modulares transparentes Pricing ab rund 8 Euro pro Mitarbeiter und Monat für ein Kernfunktionspaket (Stand 2025, Factorial-Preisseite). Der genaue Preis hängt von den gewählten Funktionsmodulen ab. Für 50 Mitarbeiter ergibt ein Kernpaket ca. 400 Euro pro Monat. Factorial rechnet üblicherweise jährlich ab. Eine kostenlose 14-tägige Testphase ist ohne Kreditkarte verfügbar.
Ist Factorial DSGVO-konform und für den deutschen Markt geeignet?
Ja. Factorial verarbeitet Daten in EU-Rechenzentren (AWS und Azure) und stellt einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit. Die Software ist ISO 27001:2022 und SOC 2 Type II zertifiziert und unterstützt DATEV-LODAS-Integration, Betriebsrats-Compliance nach § 87 BetrVG und ArbZG-konforme Zeiterfassung. Als spanisches Unternehmen sollte der AV-Vertrag auf Zugriffsrechte der Barcelona-Support-Teams hin geprüft werden.
Können Personio oder Factorial die Lohnabrechnung vollständig übernehmen?
Nein. Beide Systeme decken ausschließlich die vorbereitende Lohnabrechnung ab: Sie erfassen Lohndaten, Abwesenheiten und variable Bezüge und exportieren diese im DATEV-Format. Die eigentliche Gehaltsabrechnung mit DEÜV-Meldungen, Beitragsabrechnung und Lohnsteuermeldungen führt weiterhin ein DATEV-Steuerberater oder ein zertifiziertes Lohnbüro durch. Dieser Schritt ist unverzichtbar, solange keine der beiden Plattformen eine vollständige Lohnabrechnungslizenz anbietet.
Was ist der größte Unterschied zwischen Personio und Factorial?
Der größte Unterschied liegt im Preismodell und im nativen Funktionsumfang. Factorial bietet transparentes modulares Pricing (ab 8 Euro PEPM) und enthält Schichtplanung, Spesenverwaltung, Corporate Cards und Whistleblowing ohne Aufpreis. Personio setzt auf individuelle Angebote und verlangt für viele dieser Funktionen Drittanbieter-Integrationen. Dafür hat Personio eine stärkere DACH-Verankerung, ein größeres Integrationsnetzwerk mit über 400 Partnern und ist ISO 27001:2022 zertifiziert.
Bietet Factorial Schichtplanung für Einzelhandel und Gastronomie?
Ja. Factorial enthält nativ eine vollständige Schichtplanungsfunktion inkl. Dienstplanerstellung, Mitarbeiter-Tauschbörse und mobiler Schichterfassung per App. Personio bietet keine native Schichtplanung. Für Einzelhandel, Gastronomie, Pflege oder andere Branchen mit unregelmäßigen Schichten ist Factorial in diesem Bereich klar im Vorteil gegenüber Personio.
Welches System ist besser für Außendienst-Teams geeignet?
Factorial bietet GPS-Geolocation-Zeiterfassung (Check-in per App mit revisionssicherer Standortspeicherung), die für Außendienst-Teams und mobile Mitarbeiter besonders geeignet ist. Personio bietet diese Funktion nicht nativ. Externe Zeiterfassungs-Apps müssen integriert werden, was zusätzliche Lizenzkosten und Integrationskomplexität bedeutet.
Wie lang dauert die Implementierung?
Factorial gibt eine Onboarding-Dauer von 2 bis 6 Wochen an (Herstellerangabe). Das Self-Service-Onboarding mit Video-Tutorials erleichtert den Start. Personio plant Implementierungen typischerweise über 4 bis 12 Wochen, je nach Komplexität und ob zertifizierte Implementierungspartner hinzugezogen werden. Die tatsächliche Dauer hängt stark von internen Kapazitäten und Datenqualität ab.
Wie bewerten Nutzer Personio und Factorial?
Auf OMR Reviews (Stand 2025/26) erreicht Factorial eine Bewertung von 4,0 von 5 Sternen (rund 286 Bewertungen), Personio eine Bewertung von ca. 4,3 von 5 Sternen (rund 370 Bewertungen). Häufige Kritikpunkte bei Personio: intransparentes Pricing und Preiserhöhungen bei Verlängerung. Bei Factorial werden Reaktionszeiten des deutschsprachigen Supports und begrenzte SAP-Integrationstiefe als Schwächen genannt.
Kann ich von Personio zu Factorial wechseln?
Ja, ein Wechsel ist technisch möglich. Factorial unterstützt den Import von Mitarbeiterdaten per CSV sowie über strukturierte Datenmigrations-Templates. Alle historischen Dokumente und Gehaltsabrechnungen sollten vor der Migration exportiert und lokal gesichert werden, da Personio nach Vertragsende keinen dauerhaften Datenzugriff garantiert. Ein sauberer Schnitt zum Vertragsjahresende ist empfehlenswert. Factorial bietet für Wechselkunden ein dediziertes Migrations-Onboarding an.
Personio und Factorial kostenlos testen und vergleichen
Beide HR-Systeme bieten 14 Tage kostenlose Testphase. Vergleichen Sie Preis, Funktionsumfang und DATEV-Integration anhand Ihrer eigenen Anforderungen. Im HR-Software-Vergleich 2026 auf find-your-hr.de finden Sie alle relevanten Anbieter, darunter auch Alternativen wie HiBob, Kenjo und rexx systems.