HR-Software für Öffentliche Hand und NGO
Tarifrecht als Regelwerk statt Textfeld, Stellenplan statt freier Personalliste, Vergaberecht statt freier Anbieterwahl: Der öffentliche Sektor und die gemeinnützige Trägerlandschaft stellen an HR-Software andere Anforderungen als die freie Wirtschaft. Wer das ignoriert, kauft ein System, das in der Beschaffung oder im Betrieb scheitert.
Eine automatisch laufende Uhr, keine Erinnerungsfunktion
Der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) gilt für mehr als 2,6 Millionen Tarifbeschäftigte bei Bund und Kommunen. Er kombiniert Entgeltgruppen mit sechs Erfahrungsstufen, deren Aufstieg nach § 16 Abs. 3 TVöD zeitautomatisch läuft: ein Jahr in Stufe 1, zwei Jahre in Stufe 2, drei Jahre in Stufe 3, vier Jahre in Stufe 4, fünf Jahre in Stufe 5.
Stufenlaufzeit als laufende Uhr
Die Software muss den Aufstiegstermin selbst erzeugen, statt ihn manuell eintragen zu lassen. Elternzeit, längere Krankheit oder eine Leistungsbewertung können die Uhr anhalten oder verschieben, mit Begründung im Datensatz dokumentiert.
Rückwirkende Nachberechnung
Tariferhöhungen wirken regelmäßig rückwirkend. Der Abschluss vom 6. April 2025 sah 3,0 Prozent mehr Entgelt ab 1. April 2025 und weitere 2,8 Prozent ab 1. Mai 2026 vor. Das System muss bereits abgeschlossene Abrechnungsmonate automatisch nachrechnen.
Stellenplan statt Personalliste
Im öffentlichen Dienst bindet die Stelle das Haushaltsbudget, nicht die Person. Stellenplan und Haushaltsstellen müssen als eigene, mit der Personalplanung verknüpfte Objekte im System liegen.
Parallele Tarifwerke
Organisationen mit gemischter Trägerschaft führen oft mehrere Regelwerke parallel, etwa TVöD und TV-L, oder eine Kombination aus TVöD und einer eigenen Entgeltordnung für nicht tarifgebundenes Personal.
Anrechnung von Berufserfahrung
Einschlägige Berufserfahrung bei der Einstellung bestimmt die Einstiegsstufe und muss als dokumentierter, nachvollziehbarer Vorgang im System festgehalten werden, nicht als einmalige Notiz.
Prüffrage für die Demo
Lassen Sie sich eine rückwirkende Tariferhöhung über drei bereits abgeschlossene Abrechnungsmonate vorführen, inklusive Differenzberechnung für eine Person, die im selben Zeitraum zusätzlich eine Stufe aufgestiegen ist.
Nicht jede NGO ist die öffentliche Hand
Gemeinnützige Organisationen sind kein einheitliches Segment. Kirchlich getragene Wohlfahrt, weltliche Verbände und projektfinanzierte NGOs haben unterschiedliche arbeitsrechtliche und finanzielle Grundlagen.
AVR statt TVöD
Caritas und Diakonie beschäftigen zusammen über eine Million Menschen in Deutschland und verhandeln ihre Arbeitsbedingungen über die AVR, die Arbeitsvertragsrichtlinien des sogenannten Dritten Wegs. In der Praxis besteht faktisch kein Streikrecht, die Regeln entstehen in paritätisch besetzten Kommissionen. Das Bundesarbeitsgericht und das Bundesverfassungsgericht lassen ein eng begrenztes, nachrangiges Streikrecht nur dann zu, wenn der Dritte Weg im Einzelfall nicht funktionsfähig ausgestaltet ist. Strukturell folgt die AVR ähnlichen Mechaniken wie der TVöD: Entgeltgruppen, Erfahrungsstufen, automatischer Aufstieg.
Ehrenamt neben Festanstellung
Viele NGOs führen hauptamtliches Personal und Ehrenamtliche im selben Betrieb. Beide Gruppen brauchen im System eine klare Trennung, weil Aufwandsentschädigungen, Versicherungsschutz und Arbeitszeitregeln unterschiedlich greifen und nicht wie reguläre Gehälter abgerechnet werden dürfen.
Projektgebundene, zuwendungsfinanzierte Stellen
Stellen, die aus öffentlichen Zuwendungen oder Spenden finanziert werden, müssen sauber von regulär finanzierten Stellen getrennt und einem Projekt oder Kostenträger zuordenbar sein, damit der spätere Verwendungsnachweis gegenüber dem Zuwendungsgeber lückenlos aus dem System belegt werden kann.
Mehrere Standorte, eine Rechtsform
Verbände mit vielen Kreis- oder Ortsverbänden unter einem Dachverband brauchen ein Datenmodell, das zentrale Auswertung und lokale Personalverantwortung gleichzeitig erlaubt, ohne dass jede Untergliederung eine eigene Systeminstanz braucht.
Digitalisierungsrückstand
Nach Erfahrungsberichten mehrerer Wohlfahrts- und Hilfsorganisationen arbeiten Teile der Personalverwaltung noch überwiegend analog. Der Umstieg lohnt sich hier oft besonders schnell, weil der Ausgangspunkt niedrig ist.
Kein einheitlicher Anbietermarkt
Für kleinere NGOs kommen häufig dieselben Mittelstands-Systeme wie in der freien Wirtschaft infrage, sofern sie AVR oder vergleichbare Tarifwerke konfigurierbar abbilden. Für kirchliche Großträger und Kommunen dominieren dagegen die etablierten öffentlichen Sektor-Systeme.
Die Beschaffung ist Teil der Anforderung
Anders als in der freien Wirtschaft entscheidet nicht allein der Fachbereich, welche Software beschafft wird. Auftragswert und Barrierefreiheit bestimmen das Verfahren mit, bei NGOs zusätzlich das Zuwendungsrecht.
| Auftraggeber | EU-Schwellenwert ab 1.1.2026 | Regelwerk |
|---|---|---|
| Oberste und obere Bundesbehörden | 140.000 € | VgV, oberhalb EU-weite Ausschreibung |
| Alle übrigen öffentlichen Auftraggeber | 216.000 € | VgV, oberhalb EU-weite Ausschreibung |
| Sektorenauftraggeber | 432.000 € | SektVO, oberhalb EU-weite Ausschreibung |
| Unterhalb der Schwellenwerte | national geregelt | UVgO beim Bund, landesrechtliche Vergabeordnungen bei Ländern und Kommunen |
Werte gelten netto, unabhängig vom Leistungsbereich, also auch für Software- und IT-Aufträge, und sind bis Ende 2027 befristet. Auch unterhalb der Schwellenwerte bleibt das Verfahren wettbewerblich und dokumentationspflichtig.
BITV 2.0 als Zugangskriterium
Die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung verpflichtet öffentliche Stellen, ihre Anwendungen nach dem Stand der Technik barrierefrei zu gestalten, in der Praxis orientiert am internationalen WCAG-Standard. Betroffen sind bei HR-Software vor allem Bewerberportale und Mitarbeiter-Self-Service. Ohne dokumentierte Barrierefreiheitserklärung kann ein Anbieter schon in der Eignungsprüfung ausscheiden.
Häufig verlangt, nicht immer Pflicht
Viele öffentliche Auftraggeber verlangen in der Praxis eine Datenverarbeitung in Deutschland oder der EU, auch wenn das nicht in jedem Verfahren eine zwingende Rechtsvorgabe ist. Wer das früh klärt, vermeidet einen Ausschluss der Angebotsprüfung wegen eines an sich technisch geeigneten Systems.
Auch NGOs unterliegen oft Vergaberecht
Wer Fördermittel erhält, ist bei der Beschaffung häufig an eigene Wettbewerbspflichten gebunden, etwa über die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis (ANBest-P). Mehrheitlich staatlich finanzierte Wohlfahrtsträger können nach § 99 GWB sogar selbst als öffentliche Auftraggeber gelten und damit direkt dem klassischen Vergaberecht unterliegen, nicht nur als Bedingung des Zuwendungsgebers.
Personalkosten müssen belegbar bleiben
Zuwendungsfinanzierte Stellen müssen einem Projekt oder Kostenträger eindeutig zuordenbar sein, damit der Verwendungsnachweis gegenüber dem Zuwendungsgeber lückenlos aus dem System belegt werden kann, unabhängig davon, ob die Software selbst als Vergabe- oder als reiner Betriebsmittelkauf behandelt wird.
Wer im öffentlichen Sektor vertreten ist
Kein einzelner Anbieter deckt alle Behördengrößen gleich gut ab. Diese vier tauchen in Kommunen, Landes- und Bundesbehörden am häufigsten auf.
P&I LOGA
Wird unter anderem über kommunale IT-Dienstleister wie ekom21 als "LogaAll-in" an Städte und Gemeinden vermittelt. Modulwelt mit Kernkompetenz in Payroll und Zeitwirtschaft, im DACH-Markt breit im öffentlichen Sektor verankert.
ADP PAISY
Traditionell in vielen deutschen Kommunalverwaltungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Einsatz. PAISY ist ein Produkt von ADP, nicht von Sopra HR, eine Verwechslung, die in älteren Marktübersichten gelegentlich vorkommt.
SAP
Für große Behörden und Landesverwaltungen mit entsprechender IT-Infrastruktur verbreitet, häufig als Teil einer umfassenderen SAP-Systemlandschaft statt als isolierte HR-Lösung.
Sopra HR 4YOU
Deutsche Landesgesellschaft der Sopra-Steria-Gruppe, unter anderem im öffentlichen und sozialen Sektor aktiv. Nicht zu verwechseln mit PAISY, das trotz ähnlichem Namen ein eigenständiges ADP-Produkt ist.
Marktbeobachtung 2026, keine vollständige Liste. Welches System zu einer konkreten Behörde oder NGO passt, hängt von Größe, Trägerschaft und vorhandener IT-Landschaft ab.
Fragen zu Öffentlicher Hand und NGO
Muss eine HR-Software für den öffentlichen Dienst den TVöD abbilden können?
Ja, praktisch immer. Der TVöD gilt für mehr als 2,6 Millionen Tarifbeschäftigte bei Bund und Kommunen und verlangt Entgeltgruppen mit automatischer Stufenlaufzeit nach § 16 Abs. 3 TVöD, inklusive Unterbrechungstatbeständen durch Elternzeit oder längere Krankheit sowie rückwirkender Nachberechnung bei Tariferhöhungen. Eine Software, die das als Freitextfeld statt als Regelwerk abbildet, verlagert die Tariflogik zurück in Excel.
Was unterscheidet NGOs von der klassischen öffentlichen Verwaltung?
Kirchlich getragene Wohlfahrtsorganisationen wie Caritas und Diakonie beschäftigen zusammen über eine Million Menschen in Deutschland, verhandeln ihre Arbeitsbedingungen aber nicht über den TVöD, sondern über die AVR, die Arbeitsvertragsrichtlinien des sogenannten Dritten Wegs, in der Praxis faktisch ohne Streikrecht. Viele weltliche NGOs kombinieren zudem hauptamtliches Personal mit Ehrenamtlichen und projektgebundenen, aus Zuwendungen finanzierten Stellen, die im System sauber von regulären Stellen getrennt werden müssen.
Ab welchem Auftragswert gilt EU-weites Vergaberecht für HR-Software?
Seit 1. Januar 2026 gelten neue EU-Schwellenwerte: 140.000 Euro für oberste und obere Bundesbehörden, 216.000 Euro für alle übrigen öffentlichen Auftraggeber und 432.000 Euro für Sektorenauftraggeber, jeweils netto und unabhängig vom Leistungsbereich, also auch für Software- und IT-Aufträge. Diese Werte gelten für zwei Jahre bis Ende 2027. Unterhalb der Schwellenwerte greift nationales Vergaberecht wie die UVgO, das Verfahren bleibt aber auch dort wettbewerblich und dokumentationspflichtig. Mehrheitlich staatlich finanzierte Wohlfahrtsträger können nach § 99 GWB selbst als öffentliche Auftraggeber gelten und unterliegen dann denselben Regeln.
Warum ist Barrierefreiheit bei HR-Software für die öffentliche Hand ein Ausschlusskriterium?
Die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) verpflichtet öffentliche Stellen, ihre Websites und Anwendungen nach dem Stand der Technik barrierefrei zu gestalten, in der Praxis orientiert am internationalen Standard WCAG. Betroffen sind bei HR-Software insbesondere Bewerberportale und Mitarbeiter-Self-Service, die von Bürgerinnen, Bürgern und Beschäftigten genutzt werden. Eine Software ohne dokumentierte Barrierefreiheitserklärung kann öffentliche Auftraggeber daher schon in der Eignungsprüfung aus dem Vergabeverfahren ausschließen.
Welche Anbieter sind im öffentlichen Sektor verbreitet?
Verbreitet sind P&I LOGA, das unter anderem über kommunale IT-Dienstleister wie ekom21 an Kommunen vermittelt wird, ADP PAISY, das traditionell in vielen deutschen Kommunalverwaltungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eingesetzt wird, SAP für große Behörden und Landesverwaltungen sowie Sopra HR mit dem Produkt Sopra HR 4YOU. Die Marktanteile verschieben sich, eine für alle Behördengrößen einheitliche Empfehlung gibt es nicht.
Sind Stellenplan und Haushaltsstelle in der Personalsoftware dasselbe wie eine Stelle in der freien Wirtschaft?
Nein. Im öffentlichen Dienst bindet die Stelle das Haushaltsbudget, nicht die Person. Stellenplan und Haushaltsstellen müssen daher als eigene, mit der Personalplanung verknüpfte Objekte im System liegen, damit Besetzung, Wiederbesetzungssperren und kw-Vermerke, also künftig wegfallende Stellen, korrekt abgebildet werden, statt nur als beschreibendes Textfeld am Mitarbeiterdatensatz.
Tariflogik und Vergabe im Griff
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