Mitbestimmung bei HR-Software: Paragraf 87 BetrVG in der Praxis
Fast jede HR-Software erzeugt Auswertungen, Protokolle oder Reportings, die Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte zulassen. Deshalb unterliegt sie in aller Regel der Mitbestimmung nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG, unabhängig davon, ob Überwachung beabsichtigt ist. Was das für die Softwareauswahl bedeutet und wie der Ablauf mit dem Betriebsrat funktioniert.
Quellen: §87 BetrVG, Gesetzestext · Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 9. September 1975, 1 ABR 20/74.
Der Gesetzestext und der Maßstab dahinter
Die Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen ist im Gesetz knapp formuliert, ihre Reichweite ergibt sich erst aus jahrzehntelanger Rechtsprechung.
„Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen: […] Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.“
1 ABR 20/74, die Grundsatzentscheidung
Das Bundesarbeitsgericht legte fest, dass eine technische Einrichtung bereits dann „zur Überwachung bestimmt“ ist, wenn sie objektiv dazu geeignet ist, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber sie tatsächlich zu Überwachungszwecken einsetzen will.
- Überwachung als Nebeneffekt reicht aus, Absicht ist nicht entscheidend
- Für Beschäftigte macht es keinen Unterschied, ob Überwachung Zweck oder Nebenwirkung ist
Sehr niedrige Schwelle
Diese weite Auslegung erfasst praktisch jede Software mit Auswertungs- oder Protokollierungsfunktion. Selbst Tabellenkalkulationen mit Summenfunktionen oder geteilte Kalender können darunterfallen, wenn sich daraus Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte ziehen lassen.
- Bewerbermanagement, Zeiterfassung und Performance-Tools sind Standardfälle
- Auch reine Verwaltungssoftware kann betroffen sein, wenn sie Nutzungsprotokolle führt
Voraussichtlich auch für KI-Systeme, aber noch ohne eigenes BAG-Urteil
Nach ganz überwiegender Auffassung in der Fachliteratur dürfte der Maßstab der objektiven Eignung auch auf KI-gestützte HR-Software anzuwenden sein, etwa bei automatisiertem Bewerber-Scoring oder KI-gestützten Performance-Auswertungen. Eine ausdrückliche BAG-Entscheidung, die diesen Maßstab speziell auf KI-Systeme anwendet, liegt, soweit ersichtlich, noch nicht vor.
- KI-Recruiting-Tools und Leistungsauswertungen gelten in der Literatur als klassischer Anwendungsfall
- Ergänzt, ersetzt aber nicht die gesonderten Vorgaben aus dem EU AI Act
Welche HR-Software betroffen ist
Eine unvollständige, aber praxisnahe Übersicht, welche HR-Software-Kategorien regelmäßig unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG fallen.
Zeiterfassungssysteme
Klassischer Fall: Erfassung von Beginn, Ende und Pausen lässt unmittelbare Rückschlüsse auf Verhalten und Anwesenheit einzelner Beschäftigter zu.
Bewerbermanagement und Recruiting
Bewertungen, Scoring-Funktionen und KI-gestützte Vorauswahl von Bewerbenden gelten als besonders eindeutiger Anwendungsfall der Mitbestimmung.
Performance- und Zielmanagement
Systeme zur Leistungsbeurteilung, Zielverfolgung oder 360-Grad-Feedback erfassen typischerweise personenbezogene Leistungsdaten.
Learning-Management-Systeme
Protokolle über absolvierte Schulungen, Testergebnisse und Lernfortschritt pro Person können ebenfalls als Überwachung im Sinne der Norm gelten.
Kollaborations- und Kommunikationstools
Geteilte Kalender, Chat-Protokolle oder Aktivitätsstatistiken in Standardsoftware fallen darunter, sobald Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind.
Reine Stammdatenverwaltung
Grenzfall: Software ohne Auswertungs- oder Protokollierungsfunktion für individuelles Verhalten kann im Einzelfall außerhalb des Tatbestands liegen, das ist aber die Ausnahme.
Von der Zuständigkeit bis zur Betriebsvereinbarung
Vier Schritte, die sich in der Praxis bei jeder mitbestimmungspflichtigen Softwareeinführung wiederholen.
Zuständiges Gremium klären
Bei mehreren Betrieben ist zu prüfen, ob der örtliche Betriebsrat, der Gesamtbetriebsrat oder bei konzernweiten Systemen der Konzernbetriebsrat zuständig ist. Für zentral verwaltete Systeme kann eine zwingende Notwendigkeit zur unternehmensweiten Regelung sprechen, reine Zweckmäßigkeit des Arbeitgebers genügt dafür nicht. Delegationsbeschlüsse der örtlichen Gremien vermeiden spätere Zuständigkeitsstreitigkeiten. Wie der Betriebsrat von Anfang an strukturiert eingebunden wird, zeigt der Fahrplan zur Betriebsrats-Einbindung ab Tag 1.
Verhandlung und Betriebsvereinbarung
Die Einzelheiten der Nutzung, etwa Zweckbindung, Zugriffsrechte, Auswertungsmöglichkeiten und Löschfristen, werden typischerweise in einer Betriebsvereinbarung geregelt. Sie ersetzt die Zustimmung im Einzelfall und schafft Rechtssicherheit für beide Seiten. Aufbau und Regelungspunkte im Detail beschreibt die Seite Betriebsvereinbarung HR-Software: Aufbau und Regelungspunkte.
Einigungsstelle bei Uneinigkeit
Kommt keine Einigung zustande, kann jede Seite eine Einigungsstelle anrufen. Deren Spruch ersetzt die Einigung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat und ist für beide Seiten bindend.
Folgen bei fehlender Beteiligung
Wird mitbestimmungspflichtige Software ohne Beteiligung eingeführt, kann der Betriebsrat einen Unterlassungsanspruch geltend machen und die Nutzung im Streitfall gerichtlich stoppen lassen. Häufig kommen datenschutzrechtliche Risiken hinzu, da die Datenverarbeitung ohne wirksame Betriebsvereinbarung schnell auch gegen die DSGVO verstößt.
Quellen: Praxisdarstellungen zu § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei Luther Rechtsanwaltsgesellschaft und humanresourcesmanager.de, 2025 bis 2026.
Wo die Mitbestimmungspflicht endet
Die weite Auslegung durch das BAG bedeutet nicht, dass jede noch so kleine Softwareänderung ein neues Verfahren auslöst, auch wenn nicht jeder Grenzfall bereits höchstrichterlich entschieden ist.
Reine Sicherheitsupdates, nach verbreiteter Praxisauffassung
Nach verbreiteter Praxisauffassung lösen Updates, die ausschließlich Sicherheitslücken schließen oder Fehler beheben, ohne die Überwachungsmöglichkeiten zu verändern, in der Regel keine erneute Mitbestimmung aus. Eine unmittelbar einschlägige BAG-Entscheidung zu § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG steht dazu noch aus, das Verwaltungsgericht Berlin hat eine vergleichbare Wertung 2019 für das Personalvertretungsrecht angenommen.
Neue Qualität der Überwachung als Auslöser
Erst wenn ein Update eine intensivere oder qualitativ neue Überwachungsmöglichkeit schafft, etwa durch zusätzliche Auswertungsfunktionen, wird die Mitbestimmung nach ganz überwiegender Auffassung erneut relevant.
Vorrang abschließender Regelungen
Nach dem Wortlaut des § 87 Abs. 1 BetrVG gilt die Mitbestimmung von vornherein nur, soweit keine abschließende gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht.
Kein pauschaler Datenzugriff des Betriebsrats
Der Betriebsrat kann nach aktueller Instanzrechtsprechung nicht unter Berufung auf Datenschutzgrundsätze einen dauerhaften, pauschalen Systemzugriff verlangen, erforderlich ist ein konkreter, aufgabenbezogener Bedarf mit geeigneten Schutzmaßnahmen. Das bestätigte zuletzt das LAG Köln (Beschluss vom 9. Januar 2026, 9 TaBV 22/25) für den dauerhaften Zugriff eines Gesamtbetriebsrats auf Arbeitszeitdaten. Die Rechtsbeschwerde zum Bundesarbeitsgericht wurde zugelassen, eine abschließende höchstrichterliche Klärung steht noch aus.
Fragen zur Mitbestimmung bei HR-Software
Unterliegt jede HR-Software der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG?
In der Praxis sehr häufig, ja. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts, grundlegend seit dem Beschluss vom 9. September 1975 (1 ABR 20/74), genügt die objektive Eignung einer technischen Einrichtung zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Beschäftigten. Auf eine tatsächliche Überwachungsabsicht des Arbeitgebers kommt es nicht an. Da praktisch jede moderne HR-Software Auswertungen, Protokolle oder Reportings erzeugt, fällt sie in aller Regel unter diesen Mitbestimmungstatbestand.
Was bedeutet der Maßstab der objektiven Eignung konkret?
Es reicht aus, dass eine Software abstrakt in der Lage ist, personenbezogene Leistungs- oder Verhaltensdaten zu erfassen und auszuwerten, selbst wenn der Arbeitgeber diese Funktion gar nicht nutzen will. Das Bundesarbeitsgericht begründet dies damit, dass es für die Beschäftigten keinen Unterschied macht, ob die Überwachung Zweck oder nur Nebeneffekt der Einrichtung ist. Selbst Standardsoftware wie Tabellenkalkulationen mit Summenfunktionen oder Kalenderfreigaben kann darunter fallen, wenn daraus Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte möglich sind.
Was passiert, wenn Software ohne Beteiligung des Betriebsrats eingeführt wird?
Der Betriebsrat kann einen Unterlassungsanspruch geltend machen und die Nutzung der Software stoppen lassen, im Streitfall über das Arbeitsgericht. Zusätzlich drohen datenschutzrechtliche Risiken, da eine ohne wirksame Betriebsvereinbarung erhobene Datenverarbeitung schnell auch gegen die DSGVO verstößt. In der Praxis bedeutet das im schlimmsten Fall eine Rückabwicklung der bereits laufenden Einführung.
Wie läuft die Mitbestimmung bei der Einführung neuer HR-Software praktisch ab?
Zunächst muss geklärt werden, welches Gremium zuständig ist, der örtliche Betriebsrat, der Gesamtbetriebsrat oder bei konzernweiten Systemen der Konzernbetriebsrat. Anschließend werden die Einzelheiten typischerweise in einer Betriebsvereinbarung geregelt, etwa zu Zweckbindung, Zugriffsrechten und Löschfristen. Kommt keine Einigung zustande, kann jede Seite eine Einigungsstelle anrufen, deren Spruch die Einigung ersetzt.
Gibt es Ausnahmen von der Mitbestimmungspflicht?
Ja. Nach verbreiteter Praxisauffassung lösen reine Sicherheitsupdates oder Fehlerbehebungen ohne neue Überwachungsfunktion in der Regel keine erneute Mitbestimmung aus, eine unmittelbar einschlägige BAG-Entscheidung dazu steht allerdings noch aus. Erst wenn ein Update eine intensivere oder qualitativ neue Überwachungsmöglichkeit schafft, etwa durch neue Auswertungsfunktionen, wird die Mitbestimmung erneut relevant. Zudem gilt die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 BetrVG von vornherein nur, soweit keine abschließende gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht.
Gilt das auch für KI-gestützte HR-Software?
Nach ganz überwiegender Auffassung in der Fachliteratur dürfte der Maßstab der objektiven Eignung auch auf KI-gestützte HR-Software anzuwenden sein, etwa bei automatisiertem Bewerber-Scoring oder KI-gestützten Performance-Auswertungen. Eine ausdrückliche BAG-Entscheidung, die diesen Maßstab speziell auf KI-Systeme anwendet, liegt, soweit ersichtlich, noch nicht vor.
HR-Software finden, die mitbestimmungsfähig ist
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