HRIS, HCM oder HRMS: die Begriffe sauber getrennt
Drei Abkürzungen, ein Marketing-Wirrwarr. Ursprünglich bezeichnen HRIS, HRMS und HCM unterschiedlich weit gefasste Softwarekategorien, in der Praxis verwenden Anbieter sie aber weitgehend austauschbar. Was die Begriffe eigentlich bedeuten, und worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt.
Quellen: Stufenmodell nach People Managing People · Aussage zur uneinheitlichen Verwendung nach UKG, „HRIS, HRMS, HCM: What's the Difference?“, das selbst keine gestufte Definition vertritt, sondern die Begriffe als weitgehend synonym behandelt.
Klassische Definition: drei Stufen
In der ursprünglichen, engeren Definition bauen die drei Kategorien aufeinander auf, jede etwas umfassender als die vorherige. Diese Stufenlogik ist eine verbreitete, aber nicht die einzig gültige Lesart, viele Anbieter halten sich in der Praxis nicht daran, siehe der Abschnitt weiter unten.
Human Resource Information System
Der engste Begriff. Im Kern eine Datenbank für Personalstammdaten: Kontaktdaten, Vertragsdaten, Abwesenheiten, einfache Berichte. Der Fokus liegt auf der Verwaltung von Daten, weniger auf aktiver Prozesssteuerung.
- Stammdatenverwaltung, Abwesenheiten, einfache Auswertungen
- Oft Basis, auf der weitere Module aufsetzen
Human Resource Management System
Erweitert die HRIS-Funktionen um Prozessautomatisierung über den gesamten Beschäftigtenlebenszyklus, etwa Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Recruiting-Workflows und Leistungsbeurteilungen.
- Alles aus HRIS, plus automatisierte Abläufe
- Deckt typischerweise auch Payroll und Zeiterfassung ab
Human Capital Management
Der weiteste Begriff. Ergänzt HRIS- und HRMS-Funktionen um strategisches Talentmanagement: Nachfolgeplanung, Kompetenzmanagement, Karrierepfade, Engagement- und Kulturinitiativen.
- Alles aus HRIS und HRMS, plus strategische Talentprozesse
- Zielt auf den gesamten Wert der Belegschaft, nicht nur Verwaltung
Warum die Grenzen längst verschwimmen
Die saubere Drei-Stufen-Logik ist ein guter Ausgangspunkt, entspricht aber immer weniger dem, was Anbieter tatsächlich unter ihren Produktnamen verkaufen.
Keine verbindliche Norm
Es gibt keine allgemein anerkannte, verbindliche Definition dieser Begriffe. Selbst Analysten verwenden sie laut Anbieteraussagen uneinheitlich.
Wachsender Funktionsumfang
Viele als HRIS bezeichnete Systeme haben inzwischen Recruiting- oder Performance-Module nachgerüstet und decken damit längst HRMS- oder HCM-Funktionen ab, ohne den Produktnamen zu ändern.
Marketing statt Taxonomie
Anbieter wählen die Bezeichnung häufig danach, welcher Begriff gerade als moderner oder umfassender gilt, nicht nach einer strikten technischen Kategorisierung.
Deutsche Begriffe, gleiches Muster
Im deutschsprachigen Raum existieren eigene Begriffe, die aber ähnlich uneinheitlich verwendet werden wie ihre englischen Pendants.
Personalinformationssystem (PIS)
Bezeichnet klassischerweise die Verwaltung von Personalstammdaten, ähnlich der englischen HRIS-Definition. Der Begriff wird vor allem im öffentlichen Sektor und in älterer Fachliteratur verwendet.
Personalmanagementsystem, Humankapitalmanagement
Für die umfassenderen Kategorien werden im deutschsprachigen Raum sowohl eingedeutschte Begriffe wie Personalmanagementsystem als auch die direkten Übersetzungen wie Humankapitalmanagement verwendet, oft parallel zu den englischen Originalbegriffen.
Vereinzelt kursieren zusätzlich die Begriffe Personalverwaltungssystem, etwa bei ADP für HRMS-nahe Funktionen, und Personalwirtschaftssystem, etwa in der SAP-Beratungspraxis für umfassendere HCM-Systeme. Auch im Deutschen gibt es also keine einheitliche Konvention, und in der Praxis dominiert ohnehin meist der generische Begriff „HR-Software“ oder die direkte Verwendung der englischen Akronyme. Auch deutsche Anbieter wie SAP, Sage und Workday Deutschland verwenden diese Begriffe nicht immer trennscharf, sondern häufig als Marketingbegriffe nebeneinander.
Worauf es wirklich ankommt
Statt nach der Kategoriebezeichnung zu suchen, lohnt sich der Blick auf den tatsächlichen Funktionsumfang.
Funktionsliste prüfen
Konkret erfragen, ob Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Recruiting, Onboarding, Performance-Management und Nachfolgeplanung enthalten sind, unabhängig davon, wie der Anbieter sein Produkt nennt.
Passung zum Bedarf
Ein umfassenderes System ist nicht automatisch die bessere Wahl. Mehr Funktionsumfang bedeutet auch mehr Komplexität, höhere Kosten und einen größeren Implementierungsaufwand.
Integrationsfähigkeit
Gerade wenn Kernfunktionen und Zusatzmodule unterschiedliche Herkunft haben, etwa durch Zukäufe des Anbieters, entscheidet die tatsächliche Integrationstiefe mehr über die Nutzbarkeit als die übergeordnete Kategoriebezeichnung.
Fragen zu HRIS, HRMS und HCM
Was ist der Unterschied zwischen HRIS, HRMS und HCM?
Der klassischen Definition nach deckt ein HRIS vor allem die Kernverwaltung von Personalstammdaten ab, ein HRMS erweitert dies um Prozessautomatisierung über den gesamten Beschäftigtenlebenszyklus wie Lohnabrechnung und Zeiterfassung, und ein HCM-System fasst zusätzlich strategisches Talentmanagement wie Nachfolgeplanung, Kompetenzmanagement und Karriereentwicklung. In der Praxis verwenden Anbieter die drei Begriffe jedoch häufig austauschbar, und selbst innerhalb der Analystengemeinschaft gibt es keine einheitliche Definition.
Warum verwenden Anbieter die Begriffe uneinheitlich?
Weil es keine verbindliche, allgemein anerkannte Norm für diese Begriffe gibt und sich der Funktionsumfang von Software ohnehin ständig erweitert. Selbst große Anbieter wie UKG weisen offen darauf hin, dass es in der Analystengemeinschaft keine einheitliche Definition gibt und die Begriffe in der Marktkommunikation weitgehend synonym benutzt werden.
Sollte ich bei der Softwareauswahl auf die Bezeichnung HRIS, HRMS oder HCM achten?
Nicht in erster Linie. Sinnvoller ist es, den tatsächlichen Funktionsumfang zu prüfen, etwa ob Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Recruiting, Performance-Management oder Nachfolgeplanung enthalten sind, statt sich auf die Kategoriebezeichnung im Marketing zu verlassen.
Welche deutschen Begriffe entsprechen HRIS, HRMS und HCM?
Im deutschsprachigen Raum werden häufig Personalinformationssystem für HRIS-nahe Funktionen und Personalmanagementsystem oder Humankapitalmanagement für die umfassenderen Kategorien verwendet, vereinzelt auch Personalverwaltungssystem oder Personalwirtschaftssystem. Auch hier gilt: Deutsche Anbieter wie SAP oder Sage nutzen die Begriffe nicht immer trennscharf, sondern oft parallel zu den englischen Bezeichnungen oder zum generischen Begriff HR-Software.
Ist ein HCM-System automatisch die bessere Wahl als ein HRIS?
Nicht zwangsläufig. Ein umfassenderes HCM-System kann mehr Funktionen bieten, bedeutet aber auch mehr Komplexität, höhere Kosten und einen größeren Implementierungsaufwand. Für Unternehmen, die vor allem die reine Stammdaten- und Abwesenheitsverwaltung digitalisieren wollen, kann ein schlankeres HRIS die passendere und wirtschaftlichere Wahl sein. Wird zusätzlich Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt, ist nach der oben beschriebenen Stufenlogik mindestens ein HRMS erforderlich.
Woran erkenne ich, was eine konkrete Software wirklich kann?
Am zuverlässigsten anhand einer konkreten Funktionsliste des Anbieters und eines Abgleichs mit den eigenen Anforderungen, nicht anhand der Produktkategorie. Eine strukturierte Anbietersuche, die nach tatsächlichem Funktionsumfang statt nach Kategoriebezeichnung filtert, vermeidet Fehlkäufe durch missverständliche Begriffe.
Software nach Funktionsumfang statt nach Kategorie finden
Unser Matching Engine filtert Anbieter nach den Funktionen, die Sie tatsächlich brauchen, unabhängig davon, ob sich der Anbieter selbst als HRIS, HRMS oder HCM bezeichnet.