HRworks Erfahrungen, Kosten und Einordnung für den DACH-Mittelstand
HRworks ist eine cloudbasierte HR-Software der HRworks GmbH aus Freiburg im Breisgau, die Personalverwaltung, Zeitwirtschaft sowie Reisekosten- und Spesenabrechnung in einem System bündelt. Dieses Profil ordnet Funktionsumfang, DACH-Fähigkeit, Preislogik und Zertifizierungen anbieterneutral ein und benennt offen, wo öffentlich keine belastbare Quelle vorliegt.
HRworks in vier Kennzahlen
Die folgenden Angaben stammen aus öffentlich zugänglichen Unternehmensangaben und Presseinformationen von HRworks, ergänzt um eine unabhängige Quelle. Wo HRworks selbst keine Zahl veröffentlicht, ist das an der jeweiligen Stelle vermerkt.
Was HRworks tatsächlich abdeckt
HRworks bündelt Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Recruiting und Reisekostenabrechnung in einem System und ergänzt das um eine vorbereitende Lohnbuchhaltung, die an DATEV oder ADDISON übergeben wird. Der Ursprung des Unternehmens liegt in der digitalen Reisekostenabrechnung, und dieser Bereich bleibt bis heute eine erkennbare Stärke im Produkt: eine KI-gestützte Belegerkennung, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschalen für In- und Ausland sowie eine automatische Übergabe an SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics NAV.
Personalverwaltung und digitale Personalakte
Stammdaten, digitale Personalakte und Organisationsstruktur als Datenbasis für die übrigen Module. Zugriff über ein rollenbasiertes Rechtemodell mit protokollierten Änderungen.
Arbeitszeiterfassung und Abwesenheiten
Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Arbeitszeitkonten für die tägliche Personaleinsatzplanung im Mittelstand.
Reisekosten- und Spesenabrechnung
Automatische Belegerkennung, Verpflegungsmehraufwand und länderspezifische Auslandspauschalen, unbegrenzte Beleg-Uploads und eine direkte Übergabe an SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics NAV.
Vorbereitende Lohnbuchhaltung
HRworks bereitet Lohndaten auf und übergibt sie über eine Schnittstelle an DATEV oder ADDISON. Die eigentliche Entgeltabrechnung findet nach eigener Darstellung dort statt, nicht in HRworks selbst.
Bewerbermanagement
Recruiting-Funktionen zur Stellenausschreibung und Bewerberverwaltung als Teil der HR-Suite, ergänzend zu den Kernprozessen Personalverwaltung und Zeitwirtschaft.
Marktplatz und Zusatzmodule
Ein Integrations-Marktplatz sowie ein separates Whistleblower-Modul zur Umsetzung der EU-Hinweisgeberrichtlinie ergänzen den Kernumfang.
Payroll, Betriebsrat und Schweiz/Österreich
Anbieterneutralität bedeutet auch, Schwächen ehrlich zu benennen. Die folgenden drei Punkte fassen zusammen, wie weit HRworks in den für den deutschen Rechtskreis typischen Pflichtthemen reicht und wo öffentlich keine Aussage vorliegt.
Vorbereitend, nicht vollständig
HRworks führt selbst keine vollständige Entgeltabrechnung durch, sondern deckt die vorbereitende Lohnbuchhaltung ab. Lohndaten werden über eine Schnittstelle an DATEV oder ADDISON übergeben, die DEÜV-Meldeverfahren und ELStAM-Abruf im Rahmen der eigentlichen Abrechnung übernehmen. Eine eigene Systemprüfung nach § 22 DEÜV für eine vollständige Entgeltabrechnung durch HRworks selbst ist öffentlich nicht verifizierbar.
Öffentlich nicht verifizierbar
Das Zeitwirtschaftsmodul von HRworks ist als technische Einrichtung zur Verhaltens- und Leistungskontrolle grundsätzlich mitbestimmungspflichtig, sofern ein Betriebsrat besteht. Eine vom Anbieter selbst veröffentlichte Aussage zu Datenexport, Protokollierung oder sonstigen Mitbestimmungs-Werkzeugen war zum Zeitpunkt der Recherche öffentlich nicht auffindbar und sollte vor Vertragsschluss direkt erfragt werden.
Kein öffentlicher Beleg
Für eine Swissdec-zertifizierte Lohnabrechnung in der Schweiz oder eine ELDA-Anbindung in Österreich liegt öffentlich keine Anbieterangabe vor. HRworks positioniert sich laut eigener Zielgruppenangabe primär für kleine und mittlere Unternehmen im deutschen Markt.
Was HRworks kostet
HRworks veröffentlicht keine öffentliche Preisliste. Interessenten erhalten nach Bedarf ein individuelles Angebot. Eine eigene, vom Anbieter selbst veröffentlichte Preisstaffel nach Modulen oder Mitarbeitendenzahl war zum Zeitpunkt der Recherche öffentlich nicht auffindbar. Erfinden Sie an dieser Stelle keine Zahl, sondern fragen Sie im Auswahlprozess ein konkretes Angebot für die gewünschte Modulkombination und Mitarbeitendenzahl an.
| Merkmal | Angabe |
|---|---|
| Preismodell | Preis auf Anfrage |
| Öffentliche Preisliste | Nicht vorhanden, laut unabhängiger Marktübersicht (Stand März 2026) |
| Testphase | 30 Tage kostenlos, laut Drittquelle |
| Zahlungsart | Lastschrift, laut Drittquelle |
Sicherheit und Datenstandort
Zertifizierungen und der Ort der Datenverarbeitung sind für die Auswahl einer HR-Software mit sensiblen Personaldaten relevant. Die folgenden Angaben stammen aus der Sicherheitsseite von HRworks und einer begleitenden Pressemitteilung.
DIN ISO/IEC 27001 zertifiziert
Die ISO-27001-Zertifizierung wurde im März 2026 durch ein mehrstufiges, unabhängiges Audit bestätigt, mit jährlicher Überprüfung im Rahmen der laufenden Zertifizierung; die Pressemitteilung nennt die prüfende Stelle hierfür nicht namentlich. Getrennt davon bestätigte Bitkom Consult 2025 in einem eigenen, unabhängigen Prüfbericht die DSGVO-Konformität von HRworks, ein inhaltlich anderer Prüfvorgang.
AWS Dublin, Irland, EU
Daten werden nach Unternehmensangabe bei AWS in Dublin verarbeitet und gespeichert, DSGVO-konform innerhalb der EU, verschlüsselt über TLS und AWS CloudHSM.
Öffentlich nicht verifizierbar
Für diese drei Standards liegt auf den öffentlich zugänglichen Unternehmensseiten von HRworks keine Zertifizierungsangabe vor, Stand der Recherche August 2026.
Woran sich HRworks andocken lässt
HRworks selbst rechnet nicht vollständig ab, sondern übergibt Daten an Finanzbuchhaltungs-, ERP- und Payroll-Systeme. Die folgenden Integrationen sind auf der eigenen Schnittstellen-Seite von HRworks benannt.
Finanzbuchhaltung und ERP
- SAP (R3, FI, S4 HANA, HCM/HR)
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- proALPHA, Lexware, Diamant, Varial, Infor
Lohn- und Payroll-Systeme
- DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, LODAS, Lohn und Gehalt)
- ADDISON (SBS Lohn, Lohn und Gehalt)
- Loga (P&I), Paisy, Agenda
Weitere Anbindungen
- Öffentliche API für externe Anwendungen
- ASCII-Import für Altdatenübernahme
- Smart-Data-Import für Kreditkartenabrechnungen
Für wen HRworks passt, für wen eher nicht
Diese Einordnung bewertet nicht im Sinne von gut oder schlecht, sondern ordnet den Funktionsumfang gegen typische Anforderungsprofile ein.
Kleine und mittlere Unternehmen mit Reisetätigkeit
HRworks passt zu Unternehmen mit 20 bis 500 Mitarbeitenden im deutschen Rechtskreis, die Personalverwaltung, Zeitwirtschaft und insbesondere Reisekosten- oder Spesenabrechnung in einem System bündeln wollen, ohne die vollständige Entgeltabrechnung selbst im System durchzuführen. Wer bereits mit DATEV oder ADDISON arbeitet und die Lohnabrechnung dort belässt, findet in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung von HRworks eine naheliegende Anbindung. Die KI-gestützte Belegerkennung und die Mehrländer-Spesenlogik sprechen Unternehmen mit regelmäßiger Reisetätigkeit an.
Volle Inhouse-Payroll, große Konzerne, CH/AT-Bedarf
Für Unternehmen, die eine vollständige Entgeltabrechnung im selben System ohne externes Lohnbüro benötigen, deckt HRworks diesen Schritt nach eigener Darstellung nicht ab. Für Konzerne oberhalb von 500 Mitarbeitenden oder mit Bedarf an einer Swissdec-zertifizierten Schweizer Lohnabrechnung oder einer österreichischen ELDA-Anbindung liegt öffentlich keine passende Anbieterangabe vor. Auch zur expliziten Betriebsratsfähigkeit äußert sich der Anbieter öffentlich nicht, dieser Punkt sollte vor Vertragsschluss direkt erfragt werden.
Vier Fragen zu HRworks
Führt HRworks die vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnung durch?
Nein. Nach eigener Darstellung übernimmt HRworks lediglich die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Die Lohndaten werden über eine Schnittstelle an DATEV oder ADDISON übergeben, wo die eigentliche Entgeltabrechnung stattfindet.
Was kostet HRworks?
HRworks veröffentlicht keine öffentliche Preisliste. Das Preismodell lautet laut unabhängiger Marktübersicht Preis auf Anfrage, ergänzt um eine 30-tägige kostenlose Testphase.
Seit wann gibt es HRworks?
HRworks wurde 1998 in Freiburg im Breisgau gegründet, ursprünglich als Anbieter für digitale Reisekostenabrechnung.
Wo werden die Daten von HRworks gespeichert?
Nach Unternehmensangabe liegen die Daten bei AWS im Rechenzentrum Dublin, Irland, innerhalb der EU und werden DSGVO-konform verarbeitet.
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