HR-Software für Mittelstand und KMU: Anbieter, Kosten und Pflichten 2026
HR-Software für den Mittelstand ist eine Personalsoftware für Unternehmen mit etwa 50 bis 499 Beschäftigten, die Personalakte, Zeit, Recruiting und Lohnvorbereitung bündelt. KMU sind nach der EU-Empfehlung 2003/361/EG Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten und höchstens 50 Mio. Euro Jahresumsatz oder 43 Mio. Euro Bilanzsumme, das IfM Bonn definiert Mittelstand dagegen über die Einheit von Eigentum und Leitung. Öffentlich belegte Einstiegspreise liegen zwischen 4 und 20 Euro je Beschäftigtem und Monat, zehn von 21 geprüften Anbietern nennen keinen Preis (Preisindex, Stand: Oktober 2026).
Mittelstand und KMU: was die Begriffe bedeuten
Mittelstand und KMU werden im Alltag gleichgesetzt, meinen aber Verschiedenes. Für die Auswahl von HR-Software zählen zwei Dinge: die Beschäftigtenzahl, an die Pflichten und Preismodelle anknüpfen, und die Frage, wer das Unternehmen führt und kontrolliert. Eine Empfehlung nach Unternehmensgröße finden Sie unter beste HR-Software 2026.
| Kategorie (EU-Empfehlung 2003/361/EG) | Beschäftigte | Jahresumsatz | oder Jahresbilanzsumme |
|---|---|---|---|
| Mittleres Unternehmen | weniger als 250 | höchstens 50 Mio. Euro | höchstens 43 Mio. Euro |
| Kleines Unternehmen | weniger als 50 | höchstens 10 Mio. Euro | höchstens 10 Mio. Euro |
| Kleinstunternehmen | weniger als 10 | höchstens 2 Mio. Euro | höchstens 2 Mio. Euro |
Quelle: Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen (2003/361/EG), Anhang Artikel 2, EUR-Lex, CELEX 32003H0361, abgerufen am 11.10.2026. Die Beschäftigtenzahl ist Pflichtmerkmal, dazu darf entweder der Umsatz oder die Bilanzsumme die Grenze nicht überschreiten.
KMU nach EU-Empfehlung
Die Empfehlung ist eine statistische und förderrechtliche Größenklasse. Ein Unternehmen mit 249 Beschäftigten und 40 Mio. Euro Umsatz ist danach mittelgroß, eines mit 251 Beschäftigten nicht mehr. Die Destatis übernimmt die Klassen in Anlehnung an die Empfehlung und zählt Unternehmen mit über 249 Beschäftigten oder über 50 Mio. Euro Umsatz zu den Großunternehmen (abgerufen am 11.10.2026).
Mittelstand nach IfM Bonn
Das IfM Bonn definiert Mittelstand qualitativ über die Einheit von Eigentum und Leitung. Quantitativ gilt ein Unternehmen als mittelständisch, wenn bis zu zwei natürliche Personen oder ihre Familienangehörigen mindestens 50 % der Anteile halten und der Geschäftsführung angehören. Auch Unternehmen mit 500 oder mehr Beschäftigten oder über 50 Mio. Euro Jahresumsatz können dazugehören (abgerufen am 11.10.2026).
Arbeitsdefinition dieser Seite
Eine HR-Software kennt weder Eigentümerstruktur noch Umsatzklasse, sie reagiert auf Beschäftigtenzahl, Standorte, Länder und Betriebsrat. Find-Your-HR verwendet deshalb 50 bis 499 Beschäftigte als Arbeitsdefinition für „Mittelstand“ (Einordnung von Find-Your-HR, keine Norm). Darunter liegt die Seite HR-Software für kleine Unternehmen, darüber HR-Software für große Unternehmen.
Der Begriff KMU umfasst auch Kleinstunternehmen und kleine Unternehmen. Wer nach „HR-Software für KMU“ oder „für Kleinunternehmen“ sucht und weniger als 50 Beschäftigte hat, findet die passenden Preise, Pflichten und Anbieter auf der Seite HR-Software für kleine Unternehmen. Gemeint sind dort Betriebe mit 10 bis 49 Beschäftigten, nicht Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
Statistik: Destatis, Kleine und mittlere Unternehmen, Berichtsjahr 2024, abgerufen am 11.10.2026: 99,3 % der Unternehmen gehören zu den KMU, auf sie entfallen 54 % der tätigen Personen. Definition IfM Bonn: ifm-bonn.org, abgerufen am 11.10.2026.
Vom Excel-Flickenteppich zum digitalen HR-Kern
HR-Software (also Cloud-basierte Personalmanagement-Systeme für Recruiting, digitale Personalakte, Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Lohn-Vorbereitung) ist für den deutschen, österreichischen und schweizerischen Mittelstand (Arbeitsdefinition dieser Seite: 50 bis 499 Beschäftigte, siehe Abschnitt Definition) inzwischen ein Standardwerkzeug und kein Luxus mehr. Der typische Anwendungsfall: Eine HR-Abteilung mit ein bis fünf Vollzeitkräften verwaltet Personalakten, Bewerbungen, Arbeitszeiten und Urlaubsanträge für mehrere Hundert Mitarbeitende, häufig noch parallel in Excel-Listen, Papierakten und E-Mail-Postfächern. Als struktureller Ausgangsbefund gilt eine Bitkom-Erhebung aus dem Jahr 2020 (im Auftrag von Personio): Damals hatten nur 8 % der befragten Mittelstandsunternehmen ihre Personalabteilung "fast vollständig digitalisiert"; bei Betrieben mit 50 bis 99 Mitarbeitenden waren es sogar nur 0,4 %. Die Zahlen liegen vor dem Corona-Digitalisierungsschub und der KI-Welle und dienen nur als historischer Referenzpunkt, nicht als heutiger Stand.
Das Problem im Mittelstand
Mittelständische Personalabteilungen stehen zwischen zwei Stühlen: Sie sind zu groß für Zettelwirtschaft, aber zu klein für die IT-Budgets und Implementierungsteams eines Konzerns. Laut der Bitkom-Erhebung (2020, damaliger Status) verbrachten HR-Fachkräfte im Schnitt 42 % ihrer Arbeitszeit (rund 17 Stunden pro Woche) mit administrativen Routineaufgaben statt mit strategischer Personalarbeit; 89 % der Befragten empfanden diese Verwaltungslast als zu hoch. Auch wenn sich diese Werte seit 2020 durch Digitalisierungsschübe verändert haben dürften, zeigt die aktuellere Bitkom-Studie "Digitalisierung der Wirtschaft 2026", dass der Handlungsdruck nicht nachgelassen hat: 70 % der Unternehmen nennen Fachkräftemangel als zentrales Digitalisierungshemmnis. Ohne ein zentrales System, das HR-Software-Funktionen wie Recruiting, digitale Personalakte und Zeiterfassung bündelt, bleibt die Verwaltung fragmentiert, fehleranfällig und schlecht auditierbar. Das ist ein Risiko gerade bei wachsender regulatorischer Kontrolle (Mindestlohn-Dokumentation, Arbeitszeiterfassung, DSGVO).
Die Lösung: Software, die zur Größe passt
Moderne HR-Software für den Mittelstand ist modular aufgebaut: Unternehmen zahlen pro Mitarbeitendem und Monat und buchen nur die Module, die sie wirklich brauchen, von der digitalen Personalakte über Bewerbermanagement bis zur Zeiterfassung. Wer noch unsicher ist, was HR-Software genau leistet und wie sie sich von reiner Lohnsoftware unterscheidet, findet dort die Grundlagen. Anbieter wie Personio (Cloud-HR-Software, gegründet 2015, München), HRworks (Freiburg, Zielgröße 20 bis 500 Beschäftigte laut Hersteller) oder rexx systems (HR-Suite, Hamburg, laut Hersteller 100 bis 50.000 Mitarbeitende) nennen Mittelständler als Zielgruppe. Welche Zielgrößen die Hersteller selbst angeben, zeigt der Anbietervergleich weiter unten.
Besonderheiten für Österreich und die Schweiz
Die Compliance-Anforderungen auf dieser Seite (siehe Sektion Compliance) beziehen sich primär auf deutsches Recht. Unternehmen mit Standorten in Österreich oder der Schweiz sollten zusätzlich beachten: In der Schweiz gilt statt der DSGVO das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG/revFADP), das eigene Vorgaben zu Auskunftsrechten und Datenübermittlung ins Ausland macht; die Mitbestimmung bei der Einführung von Personalsoftware regelt dort in der Regel das Mitwirkungsgesetz statt § 87 BetrVG. In Österreich tritt an die Stelle des BetrVG das Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG), das dem Betriebsrat bei der Einführung von Kontrollsystemen ebenfalls ein Mitbestimmungsrecht einräumt (§ 96 ArbVG), und die Arbeitszeitdokumentation folgt dem österreichischen Arbeitszeitgesetz statt dem deutschen Referenzrahmen. Länderspezifische Details stehen auf den Seiten HR-Software Österreich und HR-Software Schweiz. Wer mehrere DACH-Standorte zentral über eine HR-Software abbilden will, sollte beim Anbieter gezielt nach lokaler Rechtskonformität für AT/CH fragen, denn viele deutsche Anbieter decken diese Anforderungen nur teilweise oder über Partner ab.
Welche Lösung zu welcher Größenklasse passt
KMU und Mittelstand sind nicht deckungsgleich (Definition oben). Für die Softwarewahl zählen HR-Teamgröße, Länder und IT-Kapazität. Die erste Tabelle ordnet typische Ausgangslagen ein, die zweite nennt Anforderungen, belegte Schwellen und Hersteller mit passender Zielgröße. Die Marktlage nach Unternehmensgröße beschreibt die Seite HR-Software Markt in Deutschland 2026.
| Größenklasse | Typische Ausgangslage | Sinnvoller Startumfang | Im Pilot prüfen |
|---|---|---|---|
| Kleinstunternehmen bis 9 Beschäftigte |
Geschäftsführung erledigt HR nebenbei, das Steuerbüro rechnet den Lohn ab. | Abwesenheiten, bei Bedarf Zeiterfassung, schlanke digitale Akte. | Probeexport mit dem Steuerbüro, Altlisten nach Go-live einfrieren, Mindestnutzerzahl des Tarifs. |
| Kleine Unternehmen 10 bis 49 Beschäftigte |
Eine HR-Person oder Teilzeitstelle, Onboarding noch per E-Mail und Checkliste. Vertieft auf der Seite HR-Software für kleine Unternehmen. | Onboarding-Checklisten, Abwesenheiten, Spesen, Dokumentenpakete. | Genehmigungswege, DATEV-Zuordnung von Lohnarten und Kostenstellen, Rollen für Führungskräfte. |
| Mittlere Unternehmen 50 bis 249 Beschäftigte |
HR-Team mit ein bis drei Personen, mehrere Systeme nebeneinander. | Core HR, Recruiting, Zeit, Payroll-Vorbereitung. | Durchgängiger Fall von der Bewerbung bis zum Lohnlauf, SSO und SCIM, Reporting-Export. |
| Oberer Mittelstand 250 bis 499 Beschäftigte |
Mehrere Standorte, Betriebsrat, tarifliche Zuschläge, Schichtmodelle. | Entscheidung über das führende System für Person und Kostenstelle, danach Zeitwirtschaft. | Rückwirkende Korrekturen, Zuschlagslogik, Rezertifizierung von Rollen, Release-Praxis des Anbieters. |
| International wachsend erste Auslandsteams |
Beschäftigte in weiteren Ländern, keine eigene Landesgesellschaft. | Länderpakete für Onboarding und Abwesenheit, Entscheidung zwischen eigener Gesellschaft und Employer of Record (Dienstleister, der Beschäftigte im Ausland rechtlich anstellt). | Datenübergabe zwischen HR-System und Auslandspartner, Drittlandübermittlung nach Art. 44 ff. DSGVO. |
Die Spalten „Ausgangslage“, „Startumfang“ und „Pilot“ sind Einordnungen von Find-Your-HR, keine Normen und keine Herstellerangaben.
Typische Anforderungen an HR-Software je Größenklasse
| Größenklasse | Typische Anforderungen (Einschätzung von Find-Your-HR) | Rechtliche Schwellen (belegt, Norm und Stand) | Hersteller mit passender Zielgröße (Herstellerangabe) |
|---|---|---|---|
| 10 bis 49 siehe Seite für kleine Unternehmen |
Personalakte, Abwesenheit, Zeiterfassung, fehlerarmer Lohnexport an die Kanzlei. Mindestmengen und Grundgebühren schlagen stark auf den Preis je Person durch. | Betriebsrat ab fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern möglich (§ 1 BetrVG). Datenschutzbeauftragter ab 20 Personen mit ständiger automatisierter Datenverarbeitung (§ 38 BDSG). | Papershift (Teams bis 15 mit Light-Angebot), HRlab (mindestens 30 Nutzer), HRworks (mindestens 20 Nutzer). Vertieft: kleine Unternehmen. |
| 50 bis 249 mittlere Unternehmen |
Durchgängiger Prozess von Bewerbung bis Lohnexport, Rollen und Genehmigungen für Führungskräfte, SSO, erste Kennzahlen, Meldestelle für Hinweisgeber, Zeiterfassung mit Änderungsprotokoll. | Ab 50 Beschäftigten interne Meldestelle (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Über 100 ständig beschäftigte Arbeitnehmer: Wirtschaftsausschuss (§ 106 BetrVG). Über 200 Beschäftigte: individueller Auskunftsanspruch (§ 12 Abs. 1 EntgTranspG). | Personio (10 bis 10.000), HRworks (20 bis 500), HRlab (20 bis 2.000), Factorial (KMU, keine feste Spanne), rexx systems (ab 100), Abacus Umantis (SmartKMU 100 bis 500), VEDA (150 bis 5.000). |
| 250 bis 499 oberer Mittelstand |
Mehrere Standorte und Rechtseinheiten, Tarif- und Zuschlagslogik, Betriebsvereinbarungen, Rezertifizierung von Rollen, Schnittstellen zu ERP und Finanzbuchhaltung, belastbare Entgeltauswertungen. | Auskunftsanspruch über 200 Beschäftigte (§ 12 EntgTranspG). Bericht zur Entgeltgleichheit für lageberichtspflichtige Arbeitgeber über 500 Beschäftigte (§ 21 EntgTranspG), also unmittelbar oberhalb dieser Klasse. | P&I LOGA (ab 250), rexx systems (bis 50.000), Abacus Umantis (Flex ab 300), VEDA, Personio (Mid-Market 200 bis 1.000 laut Startseite), HRlab (bis 2.000). |
Quellen: Gesetze auf gesetze-im-internet.de (BetrVG § 1 und § 106, BDSG § 38, HinSchG § 12, EntgTranspG § 12 und § 21), abgerufen am 11.10.2026. Zielgrößen laut Anbieterprofilen von Find-Your-HR (Herstellerangaben, abgerufen am 8. und 9.10.2026). Eine Zielgröße sagt nichts über die Eignung im Einzelfall.
Preisorientierung für kleine Teams (Herstellerangaben, Stand: Oktober 2026): HRlab nennt für Core 6,00 Euro pro Nutzer und Monat bei mindestens 30 Nutzern, Zusatzmodule je Nutzer und Monat 2,00 bis 3,00 Euro (Time & Absence Premium 3,00 Euro, übrige Add-ons 2,00 Euro; hrlab.de/preise, abgerufen am 12. Oktober 2026). Die Tabellen zu Papershift, Factorial, P&I und weiteren Anbietern stehen im Abschnitt Kosten und im Preisindex. Mehr zu Zeit und Lohn: Zeit und Workforce Management und Payroll-Software.
Elf Kriterien für die Auswahl im Mittelstand
Die Kriterien erweitern die sechs Matching-Kriterien der Methodik von Find-Your-HR um Fragen, die ab 50 Beschäftigten häufiger entscheiden. Eine Prozentgewichtung gibt es nicht: Wie die Methodik beschreibt, sind Muss-Kriterien Ausschlusskriterien. Für eine eigene Gewichtung hilft die Nutzwertanalyse.
| Kriterium | Prüffrage an den Anbieter | Warum es im Mittelstand zählt | Belegter Anhaltspunkt (Herstellerangaben) |
|---|---|---|---|
| 1. Zielgröße und Mindestmenge | Liegt Ihre Beschäftigtenzahl in der Spanne, und gibt es eine Mindestabnahme? | Mindestmengen verteuern den Preis je Person bei kleineren Teams, bei 200 Beschäftigten spielen sie kaum eine Rolle. | HRworks berechnet mindestens 20 Nutzer, HRlab bei Core und Core Premium mindestens 30 (Preisindex, Abruf 10.10.2026). |
| 2. Zählweise und Preisbasis | Wer zählt als Nutzer, gilt der Preis netto, und was kommt zur Lizenz hinzu? | Bei Zugängen für alle Beschäftigten entspricht die Nutzerzahl der Belegschaft, Führungskräfte und Ehemalige können mitzählen. | Personio zählt alle aktiven Nutzer zur Lizenzmenge. Papershift nennt netto, Factorial macht auf der Preisseite keine Angabe. |
| 3. Lohnabrechnung | Rechnet das System selbst ab oder bereitet es nur vor, und für welche Länder? | Eigene Abrechnung verschiebt Verantwortung und Kosten vom Steuerberater ins Haus, sie senkt sie nicht automatisch. | Personio Payroll nur in Deutschland, ITSG-zertifiziert laut Meldung vom 10.04.2024. HRworks bereitet vor, die Abrechnung läuft in DATEV oder ADDISON. Überblick: Payroll-Software. |
| 4. DATEV und Steuerberater | Läuft ein Probeexport mit Ihren Lohnarten und Kostenstellen? | Ohne sauberen Export entsteht monatlich Doppelarbeit mit Kanzlei oder Lohnbüro. | Schnittstellen zu DATEV nennen unter anderem Personio, HRworks, HRlab und Papershift. Details: DATEV und HR-Software. |
| 5. Zeit, Schicht und Zuschläge | Bildet das System Ihre Zuschläge, Pausen und Ruhezeiten ab, oder braucht es einen Partner? | Ab Mehrschichtbetrieb und Tarifbindung entscheidet die Regellogik, nicht die Oberfläche. | Personio verweist für komplexe Schichtmodelle auf Partner wie ATOSS. Papershift bildet Nacht- und Wochenendzuschläge im Paket Professional ab. |
| 6. Rollen, SSO und mehrere Rechtseinheiten | Gibt es Rollenmodell, SSO, API und mehrere Gesellschaften in einem Mandanten? | Mit mehreren Standorten und Gesellschaften wachsen Rechte- und Provisionierungsfragen. | Personio: unbegrenzte Legal Entities, öffentliche API, Okta und Microsoft Entra ID erst im Plan Core Pro. |
| 7. Datenschutz und Sicherheitsnachweise | Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor, wo liegen die Daten, welche Zertifikate gibt es? | Personaldaten sind sensibel, die Prüfung durch Datenschutz und Betriebsrat verlängert sonst den Zeitplan. | ISO/IEC 27001 nennen unter anderem Personio, HRworks und Factorial. BSI C5 und TISAX sind bei Personio und HRworks öffentlich nicht belegt. Mehr: Sicherheitsnachweise. |
| 8. DACH-Fähigkeit | Sind Swissdec und ELDA nachgewiesen, falls Sie in der Schweiz oder in Österreich abrechnen? | Für Standorte außerhalb Deutschlands zählt das Meldeverfahren, nicht die Sprache der Oberfläche. | Swissdec-Zertifikate führt die Herstellerliste für Abacus und Infoniqa (heute Suiteify). Bei Personio und HRworks sind Swissdec und ELDA nicht belegt. Länder: Österreich, Schweiz. |
| 9. Betriebsrat und Mitbestimmung | Gibt es Rollen, Protokolle und Auswertungsgrenzen für eine Betriebsvereinbarung? | Zeit- und Auswertungsfunktionen unterliegen § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, die Verhandlung bestimmt oft den Go-live. | Personio und HRworks machen öffentlich keine Aussage zu Auswertungen für den Betriebsrat. Hilfen: Betriebsrat einbinden, Betriebsvereinbarung. |
| 10. Meldestelle für Hinweise | Gibt es ein Hinweisgebersystem mit Vertraulichkeit und Löschfristen? | Ab 50 Beschäftigten ist eine interne Meldestelle Pflicht (§ 12 Abs. 2 HinSchG). | Hinweisgeber-Funktionen nennen Personio (App Whistleblowing), HRlab (Meldestelle), Factorial und rexx systems (Modul). |
| 11. Vertrag, Laufzeit und Ausstieg | Welche Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und welches Exportformat gelten? | Mehrjährige Bindung und proprietäre Formate erschweren den Wechsel. | HRworks: keine Mindestvertragslaufzeit. Personio und Sage HR Suite: 12 Monate. Papershift Light: 24 Monate. |
Quellen: Anbieterprofile von Find-Your-HR (Personio, HRworks, HRlab, Factorial, rexx systems, Abacus, Sage HR Suite, Suiteify, Papershift) mit Herstellerangaben, abgerufen am 8. bis 10.10.2026; Preisindex, Stand 10.10.2026; Methodik von Find-Your-HR, Version 2.0. Die Prüffragen sind Einordnungen von Find-Your-HR. Nächste Schritte: Lastenheft, Shortlist und Demos bewerten.
Neun Anbieter im direkten Vergleich
Die Übersicht stellt neun Anbieter nebeneinander, die laut eigener Angabe Unternehmen mit 50 bis 499 Beschäftigten bedienen oder diese Spanne einschließen. Alle Angaben sind Herstellerangaben aus den Anbieterprofilen von Find-Your-HR mit Abrufdatum 8. bis 10.10.2026. Wo ein Hersteller keinen Preis nennt, steht „auf Anfrage“. Die Tabelle ist keine Rangfolge.
| Anbieter | Zielgröße (Herstellerangabe) | Kernumfang | Öffentlicher Preis | Lohn und DATEV | Vertrag und Nachweis |
|---|---|---|---|---|---|
| Personio Cloud-HR, München, 2015 |
10 bis 10.000 Beschäftigte | Personalakte, Zeit, Recruiting und Lohnabrechnung (nur Deutschland) in einer Plattform | Auf Anfrage. 10 % Rabatt bei jährlicher Vorauszahlung | Schnittstellen zu DATEV LODAS und Lohn und Gehalt. Eigene Abrechnung mit ITSG-Zertifikat laut Meldung vom 10.04.2024 | Jahresabo, 12 Monate Mindestlaufzeit, einmalige Einrichtungsgebühr |
| HRworks Cloud-HR, Freiburg |
20 bis 500 Beschäftigte | Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Reisekosten und Spesen | Auf Anfrage, mindestens 20 Nutzer | Bereitet die Lohnabrechnung vor, Abrechnung in DATEV oder ADDISON, Schnittstellen zu über 30 Lohnprogrammen | Keine Mindestvertragslaufzeit, Kündigung zum Monatsende |
| HRlab Berlin, 2016 |
20 bis 2.000 Beschäftigte | Modular: Personalakte, Zeitwirtschaft, Recruiting, Personalentwicklung | Core 6,00 €, Core Premium 7,00 € je Nutzer und Monat, mindestens 30 Nutzer, zuzüglich Mehrwertsteuer | Übergabe an DATEV oder Addison, Abrechnung dort | Support, Monitoring und Wartung laut Preisseite enthalten |
| Factorial Barcelona |
KMU und Mittelstand, keine feste Spanne | All-in-One: Personalverwaltung, Zeiterfassung, Recruiting, Spesen | Core ab 8 € je Nutzer und Monat, weitere Module auf Anfrage | Vorbereitende Lohnabrechnung mit DATEV-Schnittstelle | Laufzeit und Kündigung ohne Angebot nicht einsehbar. ISO/IEC 27001:2022 und SOC 2 Type 2 im Trust Center |
| rexx systems Hamburg, 2000 |
100 bis 50.000 Beschäftigte | Modulare Suite: Personalverwaltung, Recruiting, Zeitwirtschaft, Talentmanagement | Auf Anfrage | Vorbereitende Abrechnung, Schnittstellen zu DATEV und weiteren Systemen | Laufzeit und Kündigung nicht veröffentlicht. ISO 27001:2022 laut Trust Center |
| Abacus Umantis St. Gallen, Schweiz |
SmartKMU: 100 bis 500 Beschäftigte | 16 Module vom Bewerbermanagement bis zur Lohnabrechnung Schweiz | Auf Anfrage | Lohnabrechnung Schweiz (Swissdec certified plus), Lohnservice Deutschland als Dienstleistung | SmartKMU laut Hersteller in wenigen Wochen live |
| Sage HR Suite Frankfurt am Main |
Große und mittelgroße Unternehmen | Personalabrechnung mit optionalen HR-Modulen, hybrides Betriebsmodell | Personalabrechnung ab 39 € im Monat (Paket für 25 Mitarbeitende, netto). Lohnabrechnung Cloud ab 6,50 € je Mitarbeitendem und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer | Eigene Abrechnung, ITSG-Zertifikat laut Herstellerangabe | 12 Monate Mindestlaufzeit bei der Suite |
| P&I LOGA Wiesbaden, 1968 |
Ab 250 Mitarbeitende | Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalverwaltung, Recruiting | Ab 20 € je Mitarbeiter*in und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer (Untergrenze) | Eigene Abrechnung im System | Laufzeit und Kündigung nicht veröffentlicht |
| Suiteify Wels, früher Infoniqa |
Keine feste Spanne angegeben | Lohn für Deutschland, Österreich und Schweiz, optional HR, Zeit, Outsourcing | Payroll-Modul ab 4,00 € je Mitarbeitendem (Zeitraum und Netto nicht angegeben), HR auf Anfrage | Lohn für DE, AT und CH. Swissdec-Zertifikate in der Herstellerliste noch unter Infoniqa | Vertragspartner und Produktname vor Vertragsschluss klären |
Quellen: Anbieterprofile von Find-Your-HR mit Herstellerseiten (personio.com, hrworks.de, hrlab.de, factorialhr.de, rexx-systems.com, umantis.com, sage.com, pi-ag.com, suiteify.com), abgerufen am 8. bis 10.10.2026; Swissdec-Herstellerliste (swissdec.ch). Preise netto, soweit nicht anders vermerkt. Zielgrößen und Leistungsumfang sind Herstellerangaben und nicht unabhängig geprüft. Stand: Oktober 2026.
Die Spalte „Vertrag und Nachweis“ nennt nur, was öffentlich belegt ist. Eine Einführungsdauer in Wochen veröffentlichen die meisten Hersteller nicht. Was dazu belegt ist, steht im Abschnitt Einführung. Eine Alternative zur Personio-Perspektive bietet die Seite Personio-Alternativen.
Neun Anbieter im Detail
Jedes Profil nennt, was der Hersteller selbst belegt, und was Sie vor einer Entscheidung schriftlich klären sollten. Wachstumszahlen, Rankings und Fachpressebewertungen enthalten die Profile nicht. Alle Angaben: Herstellerseiten und Anbieterprofile von Find-Your-HR, Stand: Oktober 2026.
Personio: Plattform für Personalakte, Zeit, Recruiting und Lohn
Die Personio SE & Co. KG sitzt in München und wurde 2015 gegründet. Der Hersteller nennt eine Zielgröße von 10 bis 10.000 Beschäftigten und die Pläne Core und Core Pro. Core umfasst Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Reporting. Mehrere Legal Entities, Workforce Planning, öffentliche API sowie Okta und Microsoft Entra ID gehören zu Core Pro. Personio Payroll gibt es nur für Deutschland und ist laut Meldung vom 10.04.2024 ITSG-zertifiziert. Preise veröffentlicht Personio nicht. Belegt sind ein Jahresabo mit 12 Monaten Mindestlaufzeit, 10 % Rabatt bei jährlicher Vorauszahlung und eine einmalige Einrichtungsgebühr. Für komplexe Schichtmodelle verweist der Marketplace auf Partner wie ATOSS. Prüfen Sie, wer als aktiver Nutzer zur Lizenzmenge zählt.
HRworks: Personalverwaltung und Reisekosten mit Kanzleianbindung
HRworks ist eine Cloud-HR-Software der HRworks GmbH aus Freiburg im Breisgau mit einer Zielgröße von 20 bis 500 Beschäftigten. Das Produkt bündelt Personalverwaltung, Zeitwirtschaft sowie Reisekosten und Spesen und bereitet die Lohnabrechnung für externe Programme wie DATEV oder ADDISON vor. Die eigentliche Abrechnung samt Meldungen erledigt die Kanzlei oder das Lohnbüro, deren Kosten kommen hinzu. Der Hersteller veröffentlicht keine Euro-Preise, belegt aber die Regeln: Abrechnung je Nutzer und Monat, mindestens 20 Nutzer, keine Mindestvertragslaufzeit, Kündigung zum Monatsende. Als Sicherheitsnachweis nennt HRworks ISO/IEC 27001 und Hosting bei AWS in Irland. Swissdec und ELDA sind öffentlich nicht belegt. Personio, HRworks und Kenjo stellt die Seite Personio vs. HRworks mit Kenjo nebeneinander.
HRlab: modulare HR-Software mit veröffentlichten Listenpreisen
HRlab (HRlab GmbH, Berlin, gegründet 2016) nennt Mittelstand von 20 bis 2.000 Beschäftigten als Zielgröße. Es ist einer der wenigen Anbieter mit Listenpreisen: Core ab 6,00 Euro und Core Premium ab 7,00 Euro je Nutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer, mindestens 30 Nutzer, Zusatzmodule für Zeit, Recruiting und Talent 2,00 bis 3,00 Euro je Nutzer und Monat. Die Entgeltabrechnung bleibt bei DATEV oder Addison, HRlab übergibt Stamm- und Bewegungsdaten und bietet seit 2023 eAU-Abfragen. Auf der Funktionsseite beschreibt der Hersteller eine Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz. Die Paketzuordnung nennt die Preisseite nicht. Eine Aussage zur Mitbestimmung bei Zeiterfassung oder Geofencing ist öffentlich nicht auffindbar.
Factorial: All-in-One-Plattform für KMU
Factorial ist eine HR-Plattform aus Barcelona für kleine und mittlere Unternehmen ohne feste Mitarbeitendenspanne. Core ist ab 8 Euro je Nutzer und Monat veröffentlicht, ob netto oder brutto, nennt die Preisseite nicht. Zeitmanagement, Talentmanagement und weitere Module kosten laut Hersteller extra und sind nur im Angebot sichtbar. Die deutsche Lohnabrechnung ist vorbereitend und läuft über DATEV, Sage oder ein anderes Programm. Das Trust Center belegt ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Type 2, SOC 3 und ENS RD311/2022 High. Ein Hinweisgebersystem nach dem Hinweisgeberschutzgesetz gehört zum Funktionsumfang. Mindestlaufzeit, Kündigung und Einrichtung sind ohne Angebot nicht einsehbar, Swissdec und ELDA nicht dokumentiert.
rexx systems: modulare Suite für wachsende Unternehmen
rexx systems (rexx systems GmbH, Hamburg, gegründet 2000) ist eine inhabergeführte HR-Suite mit Modulen für Personalakte, Bewerbermanagement, Zeitwirtschaft, Skill- und Talentmanagement sowie Whistleblowing. Der Hersteller nennt eine Skalierung von 100 bis 50.000 Mitarbeitenden und rund 3.000 Kunden, die Zahlen weichen je nach Seite voneinander ab. Der Preis richtet sich nach Beschäftigten, Modulen, Betriebsform (Cloud oder On-Premise), Beratung und Schnittstellen. Euro-Beträge, Mindestlaufzeit und Kündigung sind nicht veröffentlicht. Die Lohnabrechnung ist vorbereitend, Schnittstellen zu DATEV und weiteren Entgeltabrechnungen sind vorhanden. Das Trust Center nennt ISO 27001:2022 mit Auditor TÜV Nord, BSI C5, TISAX und SOC 2 sind dort nicht aufgeführt.
Abacus Umantis: Schweizer HR-Suite mit Swissdec-Payroll
Abacus Umantis ist die HR-Suite der Abacus Umantis AG in St. Gallen, einer Tochter der Abacus Research AG. Die Suite umfasst 16 Module vom Bewerbermanagement bis zur Lohnabrechnung für die Schweiz und ist als Paket SmartKMU (100 bis 500 Mitarbeitende, vorkonfiguriert, laut Hersteller in wenigen Wochen live) oder Flex erhältlich. Die Swissdec-Liste führt Abacus Lohnbuchhaltung als swissdec certified plus mit der Zertifikatsnummer 1003.21. Für Deutschland beschreibt der Hersteller einen Lohnservice als Dienstleistung, für Österreich ist keine Lohnabrechnung belegt. Preise zu Lizenz, Einrichtung und Mindestlaufzeit sind nicht veröffentlicht. Das Hosting liegt bei NTT in Deutschland und der Schweiz (Herstellerangabe).
Sage HR Suite: Abrechnungssoftware mit HR-Modulen
Die Sage HR Suite stammt von der Sage GmbH in Frankfurt am Main, Teil der britischen Sage Group. Sie ist eine Personalabrechnung für Deutschland mit optionalen HR-Modulen, Desktop mit Cloud-Services. Sage nennt die Personalabrechnung ab 39 Euro im Monat für ein Paket mit 25 Mitarbeitenden bei zwölf Monaten Mindestlaufzeit, die Lohnabrechnung in der Cloud ab 6,50 Euro (Plus ab 8,50 Euro) je Mitarbeitendem und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Ein Servicepaket, bei dem Sage Teile der Abrechnung übernimmt, beginnt bei 9,50 Euro mit 36 Monaten Laufzeit. Das ITSG-Zertifikat ist eine Herstellerangabe. Zu ELDA, Swissdec und zur Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG fehlen öffentliche Angaben. Das Produkt ist nicht mit dem separaten Angebot „Sage HR“ gleichzusetzen.
P&I LOGA: Abrechnung und HR-Cloud ab 250 Beschäftigten
Die Personal & Informatik AG (P&I) in Wiesbaden wurde 1968 gegründet und vermarktet die Cloud-HR-Plattform heute als LogaHR. Sie verbindet Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personalverwaltung und Recruiting. P&I nennt 250 Mitarbeitende als Untergrenze der Zielgröße und betont öffentliche Hand sowie Gesundheits- und Sozialwesen. Veröffentlicht ist ein Einstiegspreis ab 20 Euro je Monat und Mitarbeiter*in zuzüglich Mehrwertsteuer. Er ist eine Untergrenze, Module, HR-as-a-Service und Einführung gibt es auf Anfrage. Für kleinere Teams mit 50 bis 150 Beschäftigten nennt P&I keine Zielgröße. Zu ELDA, Swissdec, DATEV-Schnittstellen und Betriebsrat liegen keine Herstellerangaben auf den geprüften Seiten vor.
Suiteify (früher Infoniqa): Lohn für Deutschland, Österreich und Schweiz
Suiteify mit Sitz in Wels (Österreich) firmiert bis vor Kurzem als Infoniqa. Der Hersteller bietet Lohnabrechnung für Deutschland, Österreich und die Schweiz, dazu Zeiterfassung, Personalmanagement und Payroll-Outsourcing. Ein Payroll-Modul ist ab 4,00 Euro je Mitarbeitendem genannt, Zeitraum, Mindestmenge und Netto sind offen, HR und Outsourcing gibt es auf Anfrage. Die Swissdec-Liste führt Infoniqa Schweiz AG mit zwei Produkten, die Österreich-Meldungen laufen laut Hersteller über ELDA, ein unabhängiger Nachweis liegt nicht vor. Ein ITSG-Zertifikat nennt der Anbieter nicht. Klären Sie vor Vertragsschluss, welche Gesellschaft Vertragspartner ist und unter welchem Produktnamen die Software geführt wird.
Quellen: Anbieterprofile von Find-Your-HR mit Herstellerquellen (personio.com, hrworks.de, hrlab.de, factorialhr.de, rexx-systems.com, umantis.com, sage.com, pi-ag.com, suiteify.com), Swissdec-Herstellerliste, abgerufen am 8. bis 10.10.2026. Angaben zu Zielgrößen, Kundenzahlen und Leistungsumfang sind Herstellerangaben und nicht unabhängig geprüft.
Alle Profile und weitere Anbieter wie Papershift, VEDA, ATOSS oder softgarden stehen in der Übersicht der HR-Software-Anbieter. Für Konzerne zeigen Workday und SAP SuccessFactors die andere Seite der Größenskala. Den direkten Vergleich der beiden Konzernlösungen zeigt die Seite SAP SuccessFactors vs. Workday.
Welche Anbieter zu welcher Größe passen
Die Zuordnung folgt den Zielgrößen, die Hersteller selbst nennen. Sie ist keine Rangfolge und keine Empfehlung, weil Eignung von Branche, Lohnmodell und Schnittstellen abhängt. Die Profile ordnen jeden Anbieter mit Quellen ein.
| Größenklasse | Anbieter mit passender Herstellerangabe zur Zielgröße | Worauf bei dieser Größe zu achten ist |
|---|---|---|
| 50 bis 99 Beschäftigte |
Papershift (Pakete ab 16 Mitarbeitenden), HRlab, HRworks, Factorial, Personio, Sage HR Suite. | Mindestmenge und Grundgebühr in den Preis einrechnen, Probeexport zur Kanzlei, Betriebsrat früh klären, Meldestelle ab 50 Beschäftigten einrichten. |
| 100 bis 249 Beschäftigte |
Personio, HRworks, HRlab, Factorial, rexx systems (ab 100), Abacus Umantis (SmartKMU 100 bis 500), VEDA (ab 150), Sage HR Suite. | Durchgängiger Fall von Bewerbung bis Lohnexport, Rollen und SSO, Wirtschaftsausschuss ab über 100 Arbeitnehmern beachten, Auskunftsprozess für Entgeltfragen ab über 200 Beschäftigten vorbereiten. |
| 250 bis 499 Beschäftigte |
P&I LOGA (ab 250), rexx systems, Abacus Umantis (Flex ab 300), VEDA, Personio (Mid-Market laut Startseite 200 bis 1.000), HRlab (bis 2.000), HRworks (Zielgröße endet bei 500). | Führendes System für Person und Kostenstelle festlegen, Zuschläge und Tarife prüfen, Projektteam mit Product Owner bilden, Abgrenzung zu HR-Software für große Unternehmen beachten. |
Anbieter nach Aufgabe statt nach Größe
Zeit, Schicht und Einsatzplanung
Papershift (Schichtbetriebe, Preise je Mitarbeitende), ATOSS (Workforce Management, Preis auf Anfrage) und Quinyx. Einordnung: Zeit und Workforce Management und Schichtplanung.
Lohn und Kanzleianbindung
DATEV (Produktpreise ohne Bezugsgröße), SD Worx (Software und Outsourcing, Preis auf Anfrage), Suiteify (früher Infoniqa, Lohn für Deutschland, Österreich und Schweiz) und Sage HR Suite. Vertiefung: Payroll-Software.
Recruiting
softgarden nennt einen Pauschalpreis ab 199 Euro im Monat für das Paket Core, einen Preis je Beschäftigtem gibt es nicht (Preisindex, Abruf 10.10.2026). Vergleich: Recruiting und ATS-Software.
Branchenlösungen
zvoove für Zeitarbeit und gastromatic für Gastronomie. Branchenseiten: Zeitarbeit, Fertigung, Handel, Gesundheitswesen.
Talent und Skills
Zielvereinbarung, Leistungsbeurteilung und Nachfolge behandelt die Seite Talent und Performance Management, Skill Matrix und Kompetenzmodelle die Seite Skill und Kompetenzmanagement Software.
Gesamtüberblick
Alle Profile und Vergleiche stehen in der Übersicht der HR-Software-Anbieter. Für Konzerne zeigen Workday und SAP SuccessFactors die Gegenseite der Größenskala.
Quellen: Anbieterprofile und Preisindex von Find-Your-HR, Herstellerseiten laut Preisindex, abgerufen am 10.10.2026. Die Aufteilung nach Aufgaben ist eine Einordnung von Find-Your-HR.
Die sechs Kernbausteine jeder HR-Software
Nicht jedes Unternehmen braucht jedes Modul, aber diese sechs Bausteine bilden das Fundament, auf dem sich fast jede Mittelstands-HR-Software aufbaut.
Digitale Personalakte
Zentrale, DSGVO-konforme Ablage aller Mitarbeiterdokumente statt Papierakten; revisionssichere Historie und rollenbasierte Zugriffsrechte.
Recruiting & Bewerbermanagement
Stellenausschreibung, Bewerber-Tracking (ATS) und automatisierte Kommunikation, meist mit direkter Anbindung an Jobbörsen und Karriereseite.
Zeiterfassung & Abwesenheitsmanagement
Digitale Arbeitszeiterfassung inklusive Urlaubsanträgen, Krankmeldungen und Überstundenkonten, seit dem BAG-Beschluss zur Arbeitszeiterfassungspflicht (2022) besonders relevant.
- Terminal-/Kiosk-Lösungen für Fertigung/Schichtbetrieb
- Mobile Apps für Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz, etwa im Lager und Fuhrpark (siehe HR-Software für die Logistik)
Lohn-Vorbereitung & Payroll-Schnittstellen
Übergabe payrollrelevanter Daten an DATEV oder externe Lohnbüros; native Payroll-Module sind bei einigen Anbietern optional zubuchbar.
Onboarding & Offboarding
Strukturierte Checklisten, automatisierte Aufgabenverteilung und digitale Vertragsunterschrift sowie geregelte Austrittsprozesse inklusive Zugriffsentzug.
Reporting & Personalkennzahlen
Dashboards zu Fluktuation, Krankenstand und Kopfzahl-Entwicklung als Basis für datengestützte Personalplanung.
Einen vollständigen Überblick aller Bausteine liefert die HR-Software-Funktionen.
KI in HR-Software für den Mittelstand
Die eingangs genannte Zahl aus der Bitkom-Erhebung 2026 (41 % der Unternehmen nutzen bereits KI im Arbeitsalltag, weitere 48 % planen den Einsatz) schlägt sich auch in den hier verglichenen HR-Systemen nieder. Praktisch zeigt sich das vor allem in drei Bereichen: automatisiertes CV-Screening und Matching im Bewerbermanagement, KI-gestützte Chatbots für Standardfragen von Mitarbeitenden (z. B. Resturlaub, Gehaltsabrechnung) und automatisierte Auswertung von Bewerbungsunterlagen zur Vorselektion. Für Mittelständler lohnt sich beim Anbietervergleich die konkrete Nachfrage, welche KI-Funktionen bereits produktiv im Einsatz sind und welche sich noch in der Beta-Phase befinden, denn die Marketing-Kommunikation der Anbieter liegt hier oft vor dem tatsächlichen Funktionsstand. Zur rechtlichen Einordnung siehe EU AI Act im HR-Bereich.
Wie HR-Software sich einbettet
HR-Software steht selten allein: Die Qualität der Integrationen entscheidet oft über den tatsächlichen Nutzen im Alltag.
DATEV
Direkte oder über Schnittstelle angebundene Übergabe von Lohn- und Gehaltsdaten an Steuerberater-Systeme; zentrales Auswahlkriterium für Mittelständler ohne eigene Payroll-Abteilung.
Jobbörsen & Karriereseiten
Automatisierter Multiposting an Plattformen wie StepStone oder Indeed sowie Einbindung in die eigene Karriereseite.
Buchhaltungs- und ERP-Systeme
Anbindung an Finanzbuchhaltung und ERP, damit Personalkosten nicht doppelt gepflegt werden müssen.
Single Sign-On & Verzeichnisdienste
Integration mit Microsoft Entra ID/Azure AD oder Google Workspace für zentrales Nutzer- und Rechtemanagement, gerade bei wachsenden Mittelständlern mit mehreren Standorten relevant.
Compliance: DSGVO, Betriebsrat & Arbeitszeitgesetz
Acht Punkte, die bei der Auswahl und Einführung von HR-Software im DACH-Mittelstand rechtlich relevant sind.
Arbeitszeiterfassungspflicht
Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Ein Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle ist seit Juni 2026 bekannt, hat aber Stand August 2026 weder Kabinett noch Bundestag durchlaufen; ein verbindlicher Termin steht nicht fest. Details: Arbeitszeiterfassungspflicht.
DSGVO & Datenschutz in der Personalakte
Cloud-HR-Software muss Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), Löschkonzepte und Zugriffsprotokollierung nach DSGVO-Vorgaben abbilden.
Datenresidenz & Sub-Auftragsverarbeiter
Wo werden die Personaldaten physisch gehostet (EU-Rechenzentrum vs. Drittstaat), und welche Sub-Processor (z. B. Cloud-Infrastruktur, E-Mail-Versand, KI-Dienstleister) sind eingebunden?
Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen
Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (je nach Dokumenttyp zwischen 3 und bis zu 10 Jahren).
Mindestlohn- und Arbeitszeitdokumentation
Nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) besteht für bestimmte Branchen eine Pflicht zur Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Der Mindestlohn beträgt 2026 13,90 Euro je Stunde. Details: Mindestlohn-Dokumentationspflicht.
Barrierefreiheit von Bewerbungsprozessen
Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) gilt seit dem 28. Juni 2025 für bestimmte Produkte und Dienstleistungen für Verbraucher (§ 1 BFSG). Ob ein Karriereportal darunter fällt, ist im Einzelfall zu prüfen; barrierearme Bewerbungsstrecken sind unabhängig davon sinnvoll.
Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats
Die Einführung von HR-Software, die Leistungs- oder Verhaltensdaten erfassen kann, unterliegt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung des Betriebsrats (in Österreich vergleichbar über § 96 ArbVG, in der Schweiz über das Mitwirkungsgesetz).
Vendor-Lock-in & Datenexport bei Vertragsende
Cloud-only-Systeme ohne On-Premise-Alternative binden Unternehmen faktisch an den Anbieter. Vor Vertragsabschluss sollte geklärt sein, in welchem Format Daten bei Kündigung exportiert werden können (CSV/XML vs. reine PDF-Ausdrucke), wie lange der Zugriff nach Vertragsende noch besteht und ob eine Migrationsunterstützung vertraglich vorgesehen ist.
Schwellenwerte, die ab 50 Beschäftigten wirksam werden
Viele Pflichten knüpfen an Beschäftigtenzahlen an. Die Tabelle nennt die Norm und die Folge für die HR-Software. Die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Rechtsstand: Oktober 2026.
| Schwelle | Regel (Norm) | Folge für HR-Software und Prozess | Stand und Quelle |
|---|---|---|---|
| ab 20 Personen mit automatisierter Verarbeitung |
Datenschutzbeauftragter, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten (§ 38 Abs. 1 BDSG). | Rollen- und Löschkonzept, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Datenschutzbeauftragten früh einbinden. Mehr: DSGVO und HR-Software. | gesetze-im-internet.de, abgerufen am 11.10.2026 |
| ab 50 Beschäftigte Hinweisgeberschutz |
Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten (§ 12 Abs. 1 und 2 HinSchG). Für 50 bis 249 Beschäftigte galt eine Übergangsfrist bis 17.12.2023 (§ 42 HinSchG). Mehrere Arbeitgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten können eine gemeinsame Stelle betreiben, auch ein Dritter kann betraut werden (§ 14 HinSchG). | Hinweisgeber-Funktion mit Vertraulichkeit, Zugriffsrollen und Löschfristen oder externe Meldestelle. Hinweisgeber-Funktionen nennen unter anderem Personio, HRlab, Factorial und rexx systems (Herstellerangaben laut Profilen). | gesetze-im-internet.de, § 12, § 14, § 42 HinSchG, abgerufen am 11.10.2026 |
| über 100 ständig beschäftigte Arbeitnehmer |
Wirtschaftsausschuss im Unternehmen (§ 106 Abs. 1 BetrVG). | Zeitplan der Einführung mit Betriebsrat und Gremien abstimmen. Ob ein HR-Projekt im Einzelfall berührt ist, klärt die Rechtsberatung. | gesetze-im-internet.de, abgerufen am 11.10.2026 |
| über 200 Beschäftigte Entgelttransparenz |
Individueller Auskunftsanspruch zum Entgelt in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten (§ 10, § 12 Abs. 1 EntgTranspG). | Auskunftsprozess mit Fristen, Dokumentation und Datenschutz bei kleinen Vergleichsgruppen. Mehr: Entgelttransparenz in HR-Software. | gesetze-im-internet.de, abgerufen am 11.10.2026 |
| über 500 Beschäftigte und lageberichtspflichtig |
Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit für Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten, die einen Lagebericht erstellen müssen (§ 21 EntgTranspG). | Entgeltbestandteile getrennt auswertbar halten, Berichtsdaten nach Geschlecht aufschlüsseln. | gesetze-im-internet.de, § 21 EntgTranspG, abgerufen am 11.10.2026 |
| alle Arbeitgeber Arbeitszeit |
Pflicht zur Einführung und Nutzung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung (BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21, mit Bezug auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Eine Novelle des Arbeitszeitgesetzes ist Stand Oktober 2026 nicht verabschiedet. | Erfassung von Beginn, Ende und Dauer mit Änderungsprotokoll und Einsicht für Beschäftigte. Details: Arbeitszeiterfassungspflicht. | Find-Your-HR, Arbeitszeiterfassungspflicht, Stand Oktober 2026 |
Quellen: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 11.10.2026: HinSchG § 12, § 14, § 42; BetrVG § 106; BDSG § 38; EntgTranspG § 10, § 12, § 21. BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21, dargestellt auf der Seite Arbeitszeiterfassungspflicht von Find-Your-HR (abgerufen am 11.10.2026).
Entgelttransparenz: geltendes Recht und offene Umsetzung
Was heute gilt
Das Entgelttransparenzgesetz von 2017 gilt unverändert. Es kennt einen Auskunftsanspruch ab über 200 Beschäftigten (§ 12 Abs. 1) und eine Berichtspflicht ab über 500 Beschäftigten für lageberichtspflichtige Arbeitgeber (§ 21). Für kleinere Betriebe enthält es keine dieser beiden Pflichten.
Was die EU-Richtlinie ändern soll
Die Richtlinie (EU) 2023/970 sah eine Umsetzung bis 7. Juni 2026 vor. Sie enthält laut der Seite Entgelttransparenz in HR-Software unter anderem Gehaltsangaben vor der Einstellung (Art. 5) und eine gestaffelte Berichtspflicht ab 100 Beschäftigten (Art. 9). Diese Pflichten werden für private Arbeitgeber erst mit einem deutschen Gesetz verbindlich.
Stand der Gesetzgebung
Die Frist wurde in Deutschland verpasst. Laut Personalwirtschaft (Beitrag vom 19.06.2026) war eine Kabinettsbefassung für August 2026 vorgesehen. Ein verabschiedetes Gesetz konnten wir am 11.10.2026 nicht belegen. Prüfen Sie den Stand im DIP des Bundestages, bevor Sie Fristen planen.
Für die Softwareauswahl heißt das: Stellenbewertung, getrennt auswertbare Entgeltbestandteile und Gehaltsspannen im Recruiting sind sinnvolle Zukunftsanforderungen (Einordnung von Find-Your-HR), aber noch keine gesetzliche Pflicht für private Arbeitgeber. Beachten Sie zusätzlich die Mitbestimmung bei der betrieblichen Lohngestaltung (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG) und verbinden Sie die Auswahl mit der Seite Vergütungsmanagement.
Quellen: Find-Your-HR, Entgelttransparenz: Was HR-Software leisten muss (Stand 26.08.2026 auf der Seite), abgerufen am 11.10.2026; Personalwirtschaft, „EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Deutschland verpasst Frist“, personalwirtschaft.de, aktualisiert am 19.06.2026, abgerufen am 11.10.2026; BMBFSFJ, Meldung vom 7.11.2025 zum Abschlussbericht der Expertenkommission, abgerufen am 11.10.2026.
Einführung im Mittelstand: Dauer, Aufwand und Rollen
Die Dauer einer Einführung hängt von Modulumfang, Datenqualität, Schnittstellen und Mitbestimmung ab. Die Seite HR-Software einführen beschreibt den Ablauf in neun Phasen. Hier steht, was für 50 bis 499 Beschäftigte belegt ist und was Planungsannahme bleibt.
| Quelle der Angabe | Aussage zur Dauer | Art der Angabe |
|---|---|---|
| Find-Your-HR, Seite HR-Software einführen | Für KMU 4 bis 12 Wochen bis zum Go-live mit einem Cloud-System, für Enterprise 3 bis 9 Monate. Ein Beispielplan für ein Mittelstandsprojekt kommt von Kick-off bis Übergabe auf 3 bis 6 Monate. | Planungsannahme von Find-Your-HR, kein Messwert |
| Personio | Typische Einführungsdauer 4 bis 6 Wochen (Personio HR-Lexikon, abgerufen am 8.10.2026). | Herstellerangabe |
| HRlab | Keine feste Einführungsdauer. Einzelne Kunden berichten auf den Erfolgsgeschichten von vier Wochen bis zum produktiven Einsatz. | Kundenaussage laut Hersteller, keine Garantie |
| Abacus Umantis | Das Paket SmartKMU (100 bis 500 Mitarbeitende) ist vorkonfiguriert und laut Hersteller in wenigen Wochen live. | Herstellerangabe |
| SD Worx | Für die Cloud-Lösung Buddy nennt der Hersteller Produktivität nach wenigen Wochen, für Software-Projekte und Outsourcing keine Dauer. | Herstellerangabe |
| HRworks, rexx systems, Factorial, P&I LOGA | Keine Angabe zur Einführungsdauer veröffentlicht. HRworks nennt eine Administratorenschulung von 2 Tagen und ab 100 Lizenzen einen festen Customer Success Manager. | Herstellerangabe bzw. keine Angabe |
Quellen: Find-Your-HR, HR-Software einführen (Stand Oktober 2026), abgerufen am 11.10.2026; Anbieterprofile von Find-Your-HR mit Herstellerquellen, abgerufen am 8. und 9.10.2026. Prüfen Sie bei Herstellerangaben, ob nur die Konfiguration oder das gesamte Projekt mit Datenmigration, Schnittstellen und Test gemeint ist.
Vor dem Start
Datenbereinigung, Gespräche mit dem Betriebsrat und Schulungsplanung haben die längsten Vorlaufzeiten und gehören laut Einführungsleitfaden an den ersten Projekttag. Benennen Sie Sponsor, Product Owner HR, Projektleitung, IT, Datenschutz und Payroll.
Während der Umsetzung
Migration mit mindestens zwei Probeläufen, Integrationen zu Payroll, SSO und ERP einzeln testen, Rollenmodell nach dem Prinzip der minimalen Rechte. Im mittleren Unternehmen liegt die Arbeit meist bei ein bis drei HR-Personen neben dem Tagesgeschäft (Einschätzung von Find-Your-HR). Für die Ablösung eines Altsystems siehe HR-Software wechseln und Daten migrieren.
Go-live und danach
Cutover direkt nach einem abgeschlossenen Lohnlauf, die Payroll läuft vor der Umstellung parallel. Danach erhöhte Supportzeiten und ein Kennzahlen-Dashboard. Alte Excel-Listen werden nach dem Stichtag gesperrt.
Zwei Punkte bestimmen den Zeitplan häufiger als die Technik: die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und die Akzeptanz der Anwender. Hinweise zur Zusammenarbeit mit dem Gremium geben Betriebsrat einbinden und die Betriebsrat-Checkliste. Welche Kosten außerhalb der Lizenz entstehen, zeigt der nächste Abschnitt.
Was HR-Software im Mittelstand kostet
Wir nennen nur Preise, die Hersteller selbst veröffentlichen. Zehn von 21 Anbietern im Preisindex nennen keinen Betrag, darunter Personio, HRworks und Workday. Eigene Rechnungen sind als Rechenbeispiel von Find-Your-HR gekennzeichnet und nennen ihre Annahmen. Stand: Oktober 2026.
| Anbieter und Paket | Veröffentlichter Preis | Einheit, Mindestmenge und Bedingungen | Quelle (Abruf 10.10.2026) |
|---|---|---|---|
| Papershift Core, Premium, Professional | 4 €, 6 €, 9 € | je Mitarbeitende und Monat, netto, plus 39 € Grundgebühr (Basic Support), 10 % Jahresrabatt | papershift.com/preise |
| HRlab Core, Core Premium | 6,00 €, 7,00 € | je Nutzer und Monat, netto, mindestens 30 Nutzer; Add-ons 2,00 € bis 3,00 € | hrlab.de/preise |
| Factorial Core | ab 8 € | je Nutzer und Monat, netto oder brutto nicht angegeben, weitere Module nur im Angebot | factorialhr.de/preise |
| Sage HR Suite Lohnabrechnung Cloud, Plus | 6,50 €, 8,50 € | je Mitarbeitendem und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer. Suite: Personalabrechnung ab 39 € und Zeitmanagement ab 21 € im Monat im Paket für 25 Mitarbeitende, 12 Monate Mindestlaufzeit | sage.com |
| P&I LOGA LogaHR Einstieg | ab 20 € | je Mitarbeiter*in und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer, Zusatzmodule und Einführung auf Anfrage | pi-ag.com/preise |
| VEDA HR Suite (Beispiel für 1.500 Mitarbeitende) | ab 7,95 €, mit Payroll Service ab 16,95 € | je Mitarbeiter und Monat, zuzüglich einmaliger Einrichtungskosten, netto oder brutto nicht angegeben | veda.net/veda-hr-suite |
| Suiteify (Infoniqa) Payroll Modul | ab 4,00 € | je Mitarbeitendem, Zeitraum und Netto nicht angegeben, alles andere auf Anfrage | suiteify.com |
| Personio, HRworks, rexx systems, Abacus Umantis, ATOSS, SD Worx | Preis auf Anfrage | Personio: Jahresabo 12 Monate, einmalige Einrichtungsgebühr nach Größe. HRworks: mindestens 20 Nutzer, keine Mindestlaufzeit. Keine Euro-Beträge veröffentlicht. | jeweilige Preis- oder Produktseite |
Quelle: Preisindex von Find-Your-HR (Stand 10.10.2026) mit den dort genannten Preisseiten der Hersteller, abgerufen am 10.10.2026. Median der Einstiegspreise je Beschäftigtem und Monat, netto belegt: 6,25 € (Papershift Core 4,00 €, HRlab Core 6,00 €, Sage Lohnabrechnung Cloud 6,50 €, P&I LogaHR 20,00 €, n=4, Rechnung von Find-Your-HR). Der Median ist ein Orientierungswert, kein Marktpreis, weil die Leistungsumfänge verschieden sind.
Rechenbeispiel von Find-Your-HR: Lizenz je Monat für 50, 200 und 400 Beschäftigte
| Paket | 50 Beschäftigte | 200 Beschäftigte | 400 Beschäftigte | Rechenweg |
|---|---|---|---|---|
| Papershift Core | 239 € | 839 € | 1.639 € | 4 € je Mitarbeitende plus 39 € Grundgebühr |
| Papershift Premium | 339 € | 1.239 € | 2.439 € | 6 € je Mitarbeitende plus 39 € Grundgebühr |
| Papershift Professional | 489 € | 1.839 € | 3.639 € | 9 € je Mitarbeitende plus 39 € Grundgebühr |
| HRlab Core | 300 € | 1.200 € | 2.400 € | 6,00 € je Nutzer, mindestens 30 Nutzer |
| HRlab Core Premium | 350 € | 1.400 € | 2.800 € | 7,00 € je Nutzer, mindestens 30 Nutzer |
| Factorial Core | 400 € | 1.600 € | 3.200 € | 8 € je Nutzer, netto oder brutto offen |
| P&I LogaHR Einstieg | 1.000 € | 4.000 € | 8.000 € | 20 € je Mitarbeiter*in, zuzüglich Mehrwertsteuer, Untergrenze |
Annahmen: netto je Monat, linear gerechnet, alle Beschäftigten sind lizenzierte Nutzer, keine Rabatte, Add-ons, Einrichtung, Payroll oder Support-Upgrades. Die Werte für 50 und 200 Beschäftigte entsprechen dem Preisindex, die Werte für 400 Beschäftigte rechnen den veröffentlichten Einstiegspreis hoch, Staffelpreise sind nicht veröffentlicht. Beispiel: HRlab Core kostet bei 200 Beschäftigten 1.200 € im Monat, also 14.400 € netto im Jahr. Die Pakete enthalten unterschiedliche Funktionen, die Tabelle ist keine Empfehlung und kein Vergleich gleichwertiger Leistungen.
Kostenblöcke außerhalb der Lizenz
Einrichtung und Schulung
Personio berechnet eine einmalige Einrichtungsgebühr nach Unternehmensgröße, der Betrag ist nicht veröffentlicht. VEDA nennt Preise zuzüglich einmaliger Einrichtungskosten ohne Betrag. rexx systems bietet Einstiegspakete mit 32 Beratungs- und 8 Schulungsstunden, Preis auf Anfrage.
Lohnabrechnung
Bei VEDA liegt der Unterschied zwischen HR Suite ohne und mit Payroll Service bei 9,00 € je Mitarbeiter und Monat, bei 1.500 Beschäftigten rechnerisch 13.500 € im Monat (Rechenbeispiel von Find-Your-HR). Sage nennt die Lohnabrechnung als Service ab 9,50 € je Mitarbeitendem und Monat bei 36 Monaten Laufzeit. Rechnet die Kanzlei ab, kommen deren Kosten zur Software hinzu.
Support und Beratung
Papershift: Support Plus 99 € und Expert 399 € je Monat, Basic Support in der Grundgebühr. HRworks: Telefon- und Ticketsupport für Administratoren kostenlos, Beratung und technischer Support nach Stunden.
Mindestmenge und Laufzeit
HRworks berechnet mindestens 20 Nutzer, HRlab mindestens 30. Personio und Sage HR Suite binden 12 Monate, Papershift Light 24 Monate, HRworks nennt keine Mindestvertragslaufzeit. Jahresrabatte von 10 % bei Papershift und Personio setzen jährliche Zahlung voraus.
Eine pauschale Spanne für Implementierung oder Gesamtkosten über fünf Jahre nennen wir hier nicht, weil dafür keine Herstellerquelle vorliegt. Wie Sie die Gesamtkosten für Ihren Fall rechnen, zeigen die Seite TCO von HR-Software mit dem TCO-Rechner und der Ratgeber Was kostet HR-Software. Zahlen aus Ratgeber und Preisindex können wegen unterschiedlicher Stände und Anbieterauswahl abweichen, maßgeblich ist der jeweils genannte Stand.
Mittelstand, kleine und große Unternehmen
Drei Seiten von Find-Your-HR teilen die Größenskala auf. Die Abgrenzung vermeidet Doppelungen und zeigt, wo Sie weiterlesen.
| Dimension | Kleine Unternehmen (10 bis 49) | Mittelstand (50 bis 499), diese Seite | Große Unternehmen (ab etwa 2.000) |
|---|---|---|---|
| Kernfrage | Welche vier bis sechs Bausteine brauchen wir wirklich, und was kostet ein Probeexport zur Kanzlei? | Welches führende System für Person, Zeit und Lohn passt zu mehreren Standorten, Betriebsrat und Schnittstellen? | Wie sieht die Architektur aus Kernsuite und spezialisierten Schichten über Gesellschaften und Länder aus? |
| Kosten | Veröffentlichte Listenpreise für 15 und 40 Beschäftigte, Mindestmengen und Grundgebühren. | Listenpreise für 50, 200 und 400 Beschäftigte, Kostenblöcke außerhalb der Lizenz, viele Preise nur auf Anfrage. | Kostentreiber im Konzernbetrieb, Migration, Integration, Release-Betrieb und Exit, kaum Listenpreise. |
| Pflichten | Zeiterfassung, Mindestlohn, DSGVO, Datenschutzbeauftragter ab 20 Personen, Entgeltunterlagen. | Zusätzlich interne Meldestelle ab 50, Wirtschaftsausschuss über 100, Auskunftsanspruch über 200, Berichtspflicht über 500. | Mehrere Rechtsräume, Betriebsräte und Gesellschaften, KI-Regulierung für Beschäftigungs-KI. |
| Einführung | 30-Tage-Plan mit kleinem Release 1. | Planungsannahme 4 bis 12 Wochen, Pilot und Parallellauf, Product Owner im Haus. | Programm mit Länder-Rollouts und Governance-Gremium. |
| Weiterlesen | HR-Software für kleine Unternehmen | Diese Seite sowie Preisindex und HR-Software einführen | HR-Software für große Unternehmen |
Die Grenzen sind fließend. Die Seite für große Unternehmen orientiert sich redaktionell an etwa 2.000 Beschäftigten, die amtliche Statistik zählt Unternehmen ab 250 Beschäftigten zu den Großunternehmen (Destatis). Im gehobenen Mittelstand lohnt es sich, beide Seiten zu lesen. Zwischen 500 und 2.000 Beschäftigten entscheiden Länderzahl, Zahl der Gesellschaften und Tarifwelten darüber, ob eine Mittelstandslösung genügt. Konzernanbieter finden Sie bei Workday und SAP SuccessFactors, Vergleiche in Workday vs. Personio. Optionen neben Workday zeigt die Seite Workday Alternativen.
Quellen: Find-Your-HR, HR-Software für kleine Unternehmen und HR-Software für große Unternehmen (Stand Oktober 2026, abgerufen am 11.10.2026); Destatis, Definition der Größenklassen, abgerufen am 11.10.2026. Die Gegenüberstellung ist eine Einordnung von Find-Your-HR.
Was im Vertrag stehen und vor der Entscheidung belegt sein sollte
Diese sechs Vertragsfelder lassen sich in der Auswahlphase prüfen und verhindern teure Überraschungen bei Laufzeit und Ausstieg.
| Vertragsfeld | Mindestanforderung | Nachweis vor der Unterschrift |
|---|---|---|
| Datenexport | Maschinenlesbar (CSV oder JSON) je Datenobjekt, Zugriffsdauer nach Vertragsende geregelt. | Exportbeispiel aus dem Testmandanten. |
| Preisentwicklung | Preisbindung oder Indexierung, Mindestlizenzen auch bei Personalabbau klären. | Schriftliches Angebot mit Staffeln und Laufzeiten. |
| Verfügbarkeit und Support | Service-Level mit Supportzeiten und Reaktionszeiten. | SLA-Dokument des Anbieters. |
| Sicherheitsnachweise | Zertifikate wie ISO/IEC 27001, bei höheren Anforderungen BSI C5 oder SOC 2 Typ II. | Zertifikat mit Geltungsbereich, bei Bedarf Prüfbericht. |
| Subauftragsverarbeiter | Aktuelle Liste, Information bei Änderungen, Widerspruchsrecht. | Öffentliche oder vertraglich zugesagte Liste. |
| Datenschutz | AVV nach Art. 28 DSGVO, Löschkonzept, geprüfte Drittlandübermittlung. | AVV-Entwurf mit Anlage zu technischen und organisatorischen Maßnahmen. |
Warnsignale: kein vollständiger Datenexport oder proprietäre Formate, kein DATEV-Testlauf mit Ihren Lohnarten, bei größeren Teams weder SSO noch SCIM, kein revisionssicherer Audit-Trail, keine Testumgebung. Mitbestimmungspflichtige Funktionen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG klären Sie früh, wie auf der Seite Betriebsrat einbinden beschrieben. Die Kostenseite behandelt HR-Software TCO.
Fünf Ausgangslagen und was Sie messen sollten
Die folgenden Szenarien sind Planungsbeispiele von Find-Your-HR, keine Kundenberichte. Sie nennen bewusst keine Ergebnisse, weil sich Erfolg nur an Ihrer eigenen Ausgangsmessung ablesen lässt. Legen Sie vor dem Start drei bis fünf Kennzahlen mit Messweise fest.
Maschinenbau mit Tarifbindung
Dezentrale Stammdaten, Rückfragen des Lohnbüros. Hebel: Pflichtfelder mit Validierung, Stichtag und Cutoff, Vier-Augen-Prinzip bei Gehaltsänderungen, zwei Parallelläufe. Messen: Fehler pro 1.000 Datensätze im Export, Rückfragen des Lohnbüros, Änderungen nach Cutoff.
E-Commerce, remote
Mehrere Neueintritte pro Monat, späte IT-Zugänge. Hebel: Preboarding-Portal, Provisionierung per SCIM beim Eintritt, Checklisten für HR und IT. Messen: Tage bis arbeitsfähig, Tickets je Neueintritt, Zeit bis zu den Zugängen.
Gesundheitswesen
Hohe Datenschutz- und Nachweisanforderungen. Hebel: Rollenmodell mit minimalen Rechten, Vier-Augen-Prinzip bei Gehalt und Bankdaten, Audit-Trail, Prozess für Auskunftsersuchen (Frist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO: ein Monat). Messen: Abdeckung der Audit-Ereignisse, Durchlaufzeit der Anfragen, Prüfbefunde.
Professional Services
Viele Einzelsysteme, Reports aus Excel. Hebel: Self-Service für Stammdaten und Abwesenheit, Webhooks für Eintritt, Änderung und Austritt, einheitliche Kennzahlendefinitionen. Messen: Self-Service-Quote, Tickets je 100 Beschäftigte, Aufwand für das Monatsreporting.
Lebensmittelproduktion
Manuelle Schichtplanung, uneinheitliche Regeln. Hebel: Zuschläge, Pausen und Ruhezeiten als Regelwerk im System, mobile Erfassung plus Terminals, Plausibilisierung vor Payroll. Messen: Korrekturrate der Zeitdatensätze, ungeplante Ausfälle, Aufwand bis zum Payroll-Cutoff. Siehe Schichtplanung und Arbeitszeiterfassung.
Gemeinsame Muster
Klare Ziele, ein Demo-Drehbuch mit identischen Daten für alle Anbieter, ein kurzer Pilot mit Abnahmekriterien für Export und Schnittstellen und wenige Kennzahlen. Eine Vorlage für den Anbietervergleich liefert die HR-Software-Shortlist.
In sechs Schritten zur richtigen HR-Software
Ein strukturierter Auswahlprozess reduziert das Risiko einer Fehlentscheidung, gerade bei mehrjährigen Vertragslaufzeiten.
Ist-Analyse & Anforderungen definieren
Bestehende Prozesse dokumentieren und priorisieren, welche Module den größten Hebel bringen.
Anbieter-Shortlist erstellen
Basierend auf Größe, Payroll-Anbindung und Budget; eine strukturierte Übersicht der HR-Software-Anbieter erleichtert diesen Schritt.
Demos & Referenzgespräche
Live-Demos mit realen Anwendungsfällen und Referenzkunden ähnlicher Größe und Branche.
Betriebsrat & Datenschutz frühzeitig einbinden
Sobald Funktionen mit Leistungs- oder Verhaltenskontrolle betroffen sind (Zeiterfassung mit Auswertung, Bewerber-Scoring), ist eine Betriebsvereinbarung erforderlich. Den Betriebsrat vor der Anbieterauswahl informieren, typische Streitpunkte früh ansprechen. Planen Sie Zeit für die Verhandlung ein, eine belegte Dauer gibt es nicht. Parallel AVV und Löschkonzepte mit dem Datenschutzbeauftragten abstimmen.
Pilotphase & Datenmigration
Migration in Testumgebung, Schnittstellen verifizieren, Pilotgruppe testen lassen; Datenexport-Optionen und Kündigungsfristen für einen späteren Anbieterwechsel dokumentieren.
Rollout, Schulung & Optimierung
Stufenweiser Rollout mit Schulungen, anschließend regelmäßige Auswertung und Nachjustierung.
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung inklusive Bewertungsmatrix bietet die HR-Software-Checkliste.
Häufige Fragen zu HR-Software im Mittelstand und KMU
Was ist der Unterschied zwischen Mittelstand und KMU?
KMU ist eine Größenklasse, Mittelstand ein Eigentümerbegriff. Nach der EU-Empfehlung 2003/361/EG zählen zu den kleinen und mittleren Unternehmen alle mit weniger als 250 Beschäftigten und höchstens 50 Mio. Euro Jahresumsatz oder 43 Mio. Euro Bilanzsumme. Das IfM Bonn definiert Mittelstand dagegen über die Einheit von Eigentum und Leitung: Bis zu zwei natürliche Personen oder ihre Familienangehörigen halten mindestens 50 % der Anteile und gehören der Geschäftsführung an. Ein Familienunternehmen mit 800 Beschäftigten ist danach mittelständisch, aber kein KMU. Umgekehrt kann ein Konzernableger mit 120 Beschäftigten ein KMU sein, aber kein Mittelständler. Für die Softwareauswahl zählt meist die Beschäftigtenzahl, deshalb verwendet Find-Your-HR 50 bis 499 Beschäftigte als Arbeitsdefinition (Einordnung von Find-Your-HR, keine Norm). Quellen: EUR-Lex, IfM Bonn, abgerufen am 11.10.2026.
Ab wie vielen Beschäftigten ist ein Unternehmen mittelständisch?
Eine einheitliche Grenze gibt es nicht. Die EU-Empfehlung 2003/361/EG nennt für mittlere Unternehmen weniger als 250 Beschäftigte, kleine Unternehmen haben weniger als 50, Kleinstunternehmen weniger als 10. Das IfM Bonn kennt keine feste Beschäftigtenzahl und lässt auch Unternehmen mit 500 oder mehr Beschäftigten zu, wenn Eigentum und Leitung zusammenfallen. Diese Seite behandelt 50 bis 499 Beschäftigte. Darunter gilt die Seite HR-Software für kleine Unternehmen, darüber die Seite HR-Software für große Unternehmen.
Welche HR-Software passt zu 50 bis 249 Beschäftigten?
Laut Herstellerangaben nennen unter anderem Personio (10 bis 10.000), HRworks (20 bis 500), HRlab (20 bis 2.000), rexx systems (ab 100), Abacus Umantis (SmartKMU 100 bis 500) und VEDA (150 bis 5.000) passende Zielgrößen, Factorial benennt KMU ohne feste Spanne. Das ist keine Rangfolge. Entscheidend sind der durchgängige Fall von der Bewerbung bis zum Lohnexport, Rollen und SSO sowie die Frage, ob die Kanzlei oder das System abrechnet. Details: Übersicht der HR-Software-Anbieter und Auswahl von HR-Software.
Welche HR-Software passt zu 250 bis 499 Beschäftigten?
Laut Herstellerangaben nennen P&I LOGA (ab 250), rexx systems (bis 50.000), Abacus Umantis (Flex ab 300), VEDA (150 bis 5.000), HRlab (bis 2.000) und Personio passende Zielgrößen. HRworks gibt eine Zielgröße bis 500 an. In dieser Klasse entscheiden mehrere Standorte, Tarif- und Zuschlagslogik, Betriebsvereinbarungen und Schnittstellen zu ERP und Finanzbuchhaltung. Wer über 500 Beschäftigte wächst, sollte zusätzlich die Seite HR-Software für große Unternehmen lesen.
Was kostet HR-Software im Mittelstand?
Öffentlich belegte Einstiegspreise liegen zwischen 4 und 20 Euro je Beschäftigtem und Monat, der Median der vier netto belegten Einstiegspreise beträgt 6,25 Euro (Papershift Core 4,00 Euro, HRlab Core 6,00 Euro, Sage Lohnabrechnung Cloud 6,50 Euro, P&I LogaHR 20,00 Euro; Rechnung von Find-Your-HR, Stand: Oktober 2026). Zehn von 21 Anbietern im Preisindex nennen keinen Betrag, darunter Personio und HRworks. Ein Rechenbeispiel von Find-Your-HR: HRlab Core kostet bei 200 Beschäftigten 1.200 Euro im Monat, also 14.400 Euro netto im Jahr, ohne Add-ons, Einrichtung und Lohnabrechnung. Die Pakete enthalten unterschiedliche Funktionen, der Median ist ein Orientierungswert und kein Marktpreis. Eine pauschale Spanne für Implementierung oder Gesamtkosten nennen wir nicht, weil keine Herstellerquelle vorliegt. Rechnen Sie Ihren Fall mit dem TCO-Rechner.
Warum nennen viele Anbieter keinen Preis?
Die Preise hängen von Beschäftigtenzahl, Modulen, Lohnabrechnung, Beratung und Schnittstellen ab, deshalb arbeiten viele Hersteller mit Angeboten. Im Preisindex von Find-Your-HR nennen zehn von 21 Anbietern keinen Betrag. Wir schreiben dann „auf Anfrage“ und schätzen nichts. Fordern Sie von jedem Anbieter dasselbe Rechenmodell an: Preis je Nutzer, Mindestmenge, Einrichtung, Laufzeit, Lohnabrechnung und Support getrennt ausgewiesen.
Wie lange dauert die Einführung von HR-Software im Mittelstand?
Eine belegte Dauer für den Mittelstand gibt es nicht. Find-Your-HR nennt als Planungsannahme 4 bis 12 Wochen bis zum Go-live mit einem Cloud-System, die Seite HR-Software einführen beschreibt den Ablauf (Planungsannahme, kein Messwert). Hersteller nennen teils eigene Werte: Personio gibt 4 bis 6 Wochen an (HR-Lexikon, abgerufen am 8.10.2026), Abacus Umantis spricht bei SmartKMU von wenigen Wochen. Prüfen Sie, ob nur die Konfiguration oder das gesamte Projekt mit Datenmigration, Schnittstellen und Test gemeint ist.
Welche Pflichten gelten ab 50 Beschäftigten?
Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einrichten (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Für 50 bis 249 Beschäftigte galt eine Übergangsfrist bis 17.12.2023 (§ 42 HinSchG). Mehrere Arbeitgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten können eine gemeinsame Stelle betreiben, auch ein Dritter kann betraut werden (§ 14 HinSchG). Quelle: gesetze-im-internet.de, abgerufen am 11.10.2026. Hinweisgeber-Funktionen nennen laut Herstellerangaben unter anderem Personio, HRlab, Factorial und rexx systems. Weitere Schwellen nennt der Abschnitt Pflichtthemen auf dieser Seite.
Ab wann gilt die Entgelttransparenz für mein Unternehmen?
Das Entgelttransparenzgesetz von 2017 gilt unverändert. Es kennt einen individuellen Auskunftsanspruch in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten (§ 10 und § 12 Abs. 1 EntgTranspG) und eine Berichtspflicht für lageberichtspflichtige Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten (§ 21 EntgTranspG). Die EU-Richtlinie (EU) 2023/970 sah eine Umsetzung bis 7. Juni 2026 vor, wird für private Arbeitgeber aber erst mit einem deutschen Gesetz verbindlich. Laut Personalwirtschaft (Beitrag vom 19.06.2026) war eine Kabinettsbefassung für August 2026 vorgesehen, ein verabschiedetes Gesetz konnten wir am 11.10.2026 nicht belegen. Prüfen Sie den Stand im DIP des Bundestages, bevor Sie Fristen planen. Die Seite Entgelttransparenz in HR-Software beschreibt die Anforderungen an die Software.
Was muss ich mit dem Betriebsrat klären?
Die Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Dazu zählen häufig Zeiterfassung mit Auswertung und Bewerber-Scoring. Ein Betriebsrat kann ab fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern gewählt werden (§ 1 BetrVG), ein Wirtschaftsausschuss besteht in Unternehmen mit in der Regel über 100 ständig beschäftigten Arbeitnehmern (§ 106 BetrVG). Eine belegte Verhandlungsdauer gibt es nicht. Hilfen: Betriebsrat einbinden und Betriebsvereinbarung.
Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?
Nach § 38 Abs. 1 BDSG benennen nichtöffentliche Stellen einen Datenschutzbeauftragten, soweit sie in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen (gesetze-im-internet.de, abgerufen am 11.10.2026). Ob die Schwelle erreicht ist, hängt davon ab, wie viele Personen ständig mit Personaldaten arbeiten, prüfen Sie das im Einzelfall. Binden Sie die Person früh in Rollen- und Löschkonzept und den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ein. Mehr: DSGVO und HR-Software.
Besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Ja, nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen und zu nutzen. Eine Novelle des Arbeitszeitgesetzes ist Stand Oktober 2026 nicht verabschiedet. Die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer mit Änderungsprotokoll gehört deshalb zu den Mindestanforderungen. Details: Arbeitszeiterfassungspflicht.
Soll die HR-Software die Lohnabrechnung selbst übernehmen?
Das hängt von Ihrer Kanzlei und Ihrem Lohnmodell ab. Personio Payroll rechnet ab, ist aber nur in Deutschland verfügbar. HRworks, HRlab und Factorial bereiten die Abrechnung vor, die Abrechnung läuft in DATEV, Addison oder einem anderen Programm. Eigene Abrechnung verschiebt Verantwortung und Kosten vom Steuerberater ins Haus, sie senkt sie nicht automatisch. Testen Sie einen Probeexport mit Ihren Lohnarten und Kostenstellen. Überblick: Payroll-Software und DATEV und HR-Software.
Was gilt für Standorte in Österreich oder der Schweiz?
Für die Schweiz zählt das Meldeverfahren Swissdec, für Österreich ELDA. Die Swissdec-Herstellerliste führt unter anderem Abacus Lohnbuchhaltung (swissdec certified plus) und Infoniqa-Produkte, bei Personio, HRworks, HRlab, Factorial und rexx systems sind Swissdec und ELDA öffentlich nicht belegt. Das ist kein Beleg für ein Fehlen, sondern ein Prüfpunkt. Fragen Sie Produkt und Zertifikatsnummer im Angebot ab. Länderseiten: Österreich und Schweiz.
Worin unterscheidet sich diese Seite von den Seiten für kleine und große Unternehmen?
Die Seite HR-Software für kleine Unternehmen behandelt 10 bis 49 Beschäftigte mit Listenpreisen für kleine Teams, Mindestmengen und dem Probeexport zur Kanzlei. Diese Seite behandelt 50 bis 499 Beschäftigte mit Pflichten ab 50, Anbietern je Größenklasse und Rechenbeispielen für 50, 200 und 400 Beschäftigte. Die Seite HR-Software für große Unternehmen orientiert sich redaktionell an etwa 2.000 Beschäftigten und Konzernarchitekturen. Zwischen 500 und 2.000 Beschäftigten entscheiden Länderzahl, Zahl der Gesellschaften und Tarifwelten, welche Seite besser passt.
Finden Sie die passende HR-Software für Ihr Unternehmen
Die richtige Wahl hängt von Beschäftigtenzahl, Lohnmodell, Betriebsrat und Pflichten ab. Nutzen Sie die Auswahlhilfe und die Checkliste von Find-Your-HR, um in wenigen Schritten zu einer belegbaren Entscheidung zu kommen.
Quellen zu dieser Seite
Titel, Herausgeber, Adresse und Abrufdatum. Preise und Herstellerangaben stammen aus den Anbieterprofilen und dem Preisindex von Find-Your-HR, die ihrerseits Herstellerseiten mit Abrufdatum nennen. Stand dieser Seite: Oktober 2026.
| Titel | Herausgeber | Adresse | Abrufdatum |
|---|---|---|---|
| Empfehlung 2003/361/EG betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen | Europäische Kommission, EUR-Lex | eur-lex.europa.eu, CELEX 32003H0361 | 11.10.2026 |
| Mittelstandsdefinition des IfM Bonn | Institut für Mittelstandsforschung Bonn | ifm-bonn.org | 11.10.2026 |
| Kleine und mittlere Unternehmen, Berichtsjahr 2024 | Statistisches Bundesamt (Destatis) | destatis.de | 11.10.2026 |
| Digitalisierung der Wirtschaft 2026, Presseinformation vom 11.03.2026 | Bitkom e. V. | bitkom.org | 11.10.2026 |
| Hinweisgeberschutzgesetz § 12, § 14, § 42 | Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet | gesetze-im-internet.de, HinSchG § 12 | 11.10.2026 |
| Entgelttransparenzgesetz § 10, § 12, § 21 | Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet | gesetze-im-internet.de, EntgTranspG § 12 | 11.10.2026 |
| Betriebsverfassungsgesetz § 1, § 106 und BDSG § 38 | Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet | gesetze-im-internet.de, BDSG § 38 | 11.10.2026 |
| EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Deutschland verpasst Frist, Beitrag aktualisiert am 19.06.2026 | Personalwirtschaft | personalwirtschaft.de | 11.10.2026 |
| Bürokratiearme Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie, Meldung vom 07.11.2025 | Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend | bmbfsfj.bund.de, Meldung Kommission überreicht Abschlussbericht | 11.10.2026 |
| HR Software Preisindex 2026 | Find-Your-HR (Herstellerpreisseiten, Abruf 10.10.2026) | Preisindex | 11.10.2026 |
| Anbieterprofile Personio, HRworks, HRlab, Factorial, rexx systems, Abacus, Sage HR Suite, P&I LOGA, Suiteify, VEDA, Papershift | Find-Your-HR (Herstellerangaben mit Quellen) | Übersicht der Anbieter | 8. bis 11.10.2026 |
| Arbeitszeiterfassungspflicht, HR-Software einführen, Entgelttransparenz, Kleine und große Unternehmen, Methodik | Find-Your-HR | Methodik | 11.10.2026 |
| BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 | Bundesarbeitsgericht, dargestellt auf der Seite Arbeitszeiterfassungspflicht | Arbeitszeiterfassungspflicht | 11.10.2026 |
Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht. Eigene Einordnungen und Rechenbeispiele sind im Text als solche gekennzeichnet. Die Hinweise zum Recht ersetzen keine Rechtsberatung. Stand dieser Seite: Oktober 2026 · Redaktionell erstellt von Find-Your-HR.