HR-Software für die öffentliche Hand: TVöD, Stellenplan und Vergabe

Ja, praktisch immer. Der TVöD gilt für rund 2,6 Millionen Beschäftigte bei Bund und Kommunen und verlangt Entgeltgruppen mit automatischer Stufenlaufzeit nach § 16 Abs. 3 TVöD: Stufe 2 nach einem Jahr, Stufe 3 nach zwei weiteren Jahren, dann drei, vier und fünf Jahre bis Stufe 6. Hinzu kommen Unterbrechungen durch Elternzeit oder längere Krankheit, Verkürzung oder Verlängerung nach Leistung gemäß § 17 TVöD und rückwirkende Nachberechnungen bei Tariferhöhungen. Eine Software, die das als Freitextfeld statt als Regelwerk abbildet, verlagert die Tariflogik zurück in Excel.

Die Einigung vom 6. April 2025 für Bund und Kommunen sieht 3,0 Prozent, mindestens 110 Euro ab 1. April 2025 und weitere 2,8 Prozent ab 1. Mai 2026 vor. Die Jahressonderzahlung steigt ab 2026 einheitlich auf 85 Prozent, Teile davon können in bis zu drei freie Tage umgewandelt werden, ab 2027 gibt es einen zusätzlichen Urlaubstag, und die wöchentliche Arbeitszeit kann freiwillig befristet auf bis zu 42 Stunden erhöht werden. Die Laufzeit endet am 31. März 2027. Für die Software bedeutet das neue Wahlrechte je Person, die sauber dokumentiert werden müssen.

Für die Länder außer Hessen haben sich Tarifgemeinschaft deutscher Länder und Gewerkschaften am 14. Februar 2026 geeinigt: 2,8 Prozent, mindestens 100 Euro ab 1. April 2026, 2,0 Prozent ab 1. März 2027 und 1,0 Prozent ab 1. Januar 2028, bei einer Laufzeit bis 31. Januar 2028. Betroffen sind rund 925.000 Tarifbeschäftigte. Hessen verhandelt den TV-H eigenständig, die Einigung vom 27. März 2026 sieht 3,0 Prozent, mindestens 110 Euro ab 1. Juli 2026 und weitere 2,8 Prozent ab 1. Oktober 2027 vor. Organisationen mit Landes- und Kommunalpersonal müssen diese Stichtage parallel abbilden.

Beamte erhalten Besoldung nach Bundesbesoldungsgesetz oder dem jeweiligen Landesbesoldungsgesetz, Tarifbeschäftigte Entgelt nach Tarifvertrag. Besoldungserhöhungen kommen per Gesetz und oft mit zeitlichem Abstand zum Tarifabschluss, außerdem gelten Beihilfe statt gesetzlicher Krankenversicherung, Versorgung statt Rentenversicherung und eigenes Personalaktenrecht. Eine geeignete Software führt beide Statusgruppen in einem Datenmodell, rechnet aber mit getrennten Regelwerken und kann Wechsel zwischen den Gruppen, etwa bei einer Verbeamtung, mit Nachversicherung abbilden.

Nein. Im öffentlichen Dienst bindet die Stelle das Haushaltsbudget, nicht die Person. Nach § 49 BHO darf ein Amt nur zusammen mit der Einweisung in eine besetzbare Planstelle verliehen werden, und nach § 21 BHO sind Planstellen, die künftig nicht mehr benötigt werden, als künftig wegfallend zu kennzeichnen. Kommunen führen den Stellenplan als Teil des Haushaltsplans nach Gemeindehaushaltsrecht. Stellenplan und Haushaltsstellen müssen deshalb als eigene, mit Personal- und Kostenplanung verknüpfte Objekte im System liegen.

Kirchliche Träger wie Caritas mit knapp 740.000 und Diakonie mit rund 687.000 hauptamtlich Mitarbeitenden wenden nicht den TVöD an, sondern die AVR des Dritten Wegs, beschlossen von Arbeitsrechtlichen Kommissionen. Das Betriebsverfassungsgesetz gilt nach § 118 Abs. 2 BetrVG nicht, an seine Stelle tritt kirchliches Mitarbeitervertretungsrecht. Weltliche Verbände lehnen sich oft an den TVöD an und unterliegen dem BetrVG. Gemeinsam ist vielen NGOs die Mischung aus Hauptamt, Ehrenamt und zuwendungsfinanzierten Projektstellen.

Ehrenamtliche stehen in keinem Arbeitsverhältnis und werden nicht wie Beschäftigte abgerechnet. Steuerfrei sind Einnahmen nach § 3 Nr. 26 EStG für Übungsleiter bis 3.300 Euro im Jahr und nach § 3 Nr. 26a EStG als Ehrenamtspauschale bis 960 Euro im Jahr. Die Software sollte Einsätze, Pauschalen und Grenzen je Person nachhalten und warnen, bevor ein Ehrenamt faktisch zu einem Arbeitsverhältnis wird. In diesem Fall gilt auch der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 Euro je Stunde. Viele Träger führen Ehrenamtliche deshalb in einem eigenen Personenkreis mit eingeschränkten Feldern.

Seit 1. Januar 2026 liegen die EU-Schwellenwerte für Liefer- und Dienstleistungen bei 140.000 Euro für oberste und obere Bundesbehörden, 216.000 Euro für alle übrigen öffentlichen Auftraggeber und 432.000 Euro für Sektorenauftraggeber, jeweils netto. Maßgeblich ist der Wert über die gesamte Laufzeit, bei unbestimmter Laufzeit der 48-fache Monatswert nach § 3 Abs. 11 VgV. Eine Cloud-Lösung für 1.000 Beschäftigte zu 6 Euro im Monat erreicht so 288.000 Euro. Unterhalb gilt nationales Recht wie die UVgO. Überwiegend staatlich finanzierte Träger können nach § 99 Nr. 2 GWB selbst öffentliche Auftraggeber sein.

Die BITV 2.0 gilt für Websites, mobile Anwendungen, elektronisch unterstützte Verwaltungsabläufe und grafische Programmoberflächen öffentlicher Stellen, nach § 12a BGG ausdrücklich auch für Intranet-Angebote der Beschäftigten. Betroffen sind bei HR-Software vor allem Bewerberportal und Self-Service. Nach § 121 Abs. 2 GWB müssen Auftraggeber Zugänglichkeitskriterien in die Leistungsbeschreibung aufnehmen. Ein Angebot ohne nachvollziehbaren Prüfbericht kann deshalb schon an den Mindestanforderungen scheitern. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz zielt dagegen auf Produkte und Dienstleistungen für Verbraucher.

Üblich sind Nachweise nach dem BSI-Kriterienkatalog C5, idealerweise ein Typ-2-Testat, und eine Einordnung des Dienstes in das IT-Grundschutz-Konzept der Behörde. Vertraglich stehen seit März 2022 die EVB-IT Cloud zur Verfügung, die Leistungsbeschreibung, Service-Level, Datenrückgabe und Exit regeln. Datenschutzrechtlich braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Klarheit über Unterauftragnehmer und Datenstandort sowie oft eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Für Landes- und Kommunalbehörden ist das jeweilige Landesdatenschutzgesetz zu beachten.

Das OZG regelt in erster Linie Verwaltungsleistungen für Bürger und Unternehmen. Mit dem OZG-Änderungsgesetz, in Kraft seit 24. Juli 2024, wird die Ende-zu-Ende-Digitalisierung auf Bundesebene zum Standard, ab 2029 besteht ein Rechtsanspruch auf digitale Bundesleistungen. Für HR ist das indirekt relevant: Verwaltungen bauen E-Akte, digitale Signatur und Self-Service ohnehin auf, und Personalprozesse wie Anträge auf Teilzeit, Reisekosten oder Nebentätigkeit sollten dieselbe Infrastruktur nutzen, statt ein eigenes Papierverfahren zu behalten.

Verbreitet sind P&I LOGA, das auch über kommunale IT-Dienstleister wie ekom21 betrieben wird, SAP HCM in Landesverwaltungen und großen Behörden, KIDICAP der GIP GmbH bei Kommunen und kirchlichen Trägern sowie Verfahren kommunaler Dienstleister wie OK.PWS der AKDB in Bayern. Für kleinere NGOs kommen Mittelstands-Suiten in Frage, sofern die Abrechnung des Tarifwerks gelöst ist. Eine Empfehlung für alle Behördengrößen gibt es nicht, entscheidend sind Statusgruppen, Tarifwerke, Betriebsmodell und Vergabeweg. Einen Überblick über Abrechnungskriterien bietet unsere Seite zur Payroll-Software.