Arbeitszeiterfassung ist seit 2022 Pflicht, die ArbZG-Novelle ist es noch nicht

Muss ich als Arbeitgeber die Arbeitszeit schon jetzt erfassen?

Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber schon heute verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst werden können. Das BAG stützt diese Pflicht auf Paragraf 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes. Ein eigenes Gesetz zur Zeiterfassung braucht es dafür nicht, die Pflicht besteht unabhängig von der geplanten ArbZG-Novelle.

Muss die Zeiterfassung zwingend elektronisch erfolgen?

Nach der aktuellen Rechtslage nicht zwingend. Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System, und das Bundesarbeitsministerium führt in seinen FAQ aus, dass für die Aufzeichnung derzeit keine Formvorschrift besteht und sie auch handschriftlich erfolgen kann. Der Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle sieht dagegen für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Nutzung der geplanten Wochenarbeitszeit-Option, eine grundsätzlich elektronische, am Arbeitstag selbst erfolgende Dokumentation vor, gestaffelt nach Übergangsfristen je Betriebsgröße. Das ist bislang aber nur ein Entwurf und noch nicht geltendes Recht.

Ist die ArbZG-Novelle mit der elektronischen Erfassungspflicht schon Gesetz?

Nein. Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums wurde am 18. Juni 2026 bekannt. Stand Oktober 2026 ist uns kein Kabinettsbeschluss bekannt, ein Gesetzgebungsverfahren im Bundestag hat nach unserem Kenntnisstand nicht begonnen. Bundeskanzler Merz erklärte Anfang Juli 2026, der Teil zum Arbeitszeitgesetz solle im Herbst folgen. Zwischen den Koalitionspartnern bestehen inhaltliche Differenzen, unter anderem zur vorgesehenen wöchentlichen Höchstarbeitszeit, die nur über Tarifverträge genutzt werden soll. Der Entwurf nannte als Termin für das Inkrafttreten den 1. Januar 2027, ob dieser zu halten ist, ist offen.

Was muss ein Arbeitszeiterfassungssystem heute schon können?

Nach der EuGH-Rechtsprechung in der Rechtssache C-55/18 und dem darauf aufbauenden BAG-Beschluss muss das System objektiv, verlässlich und für die Beschäftigten zugänglich sein und tatsächlich genutzt werden. Softwarelösungen sollten Beginn, Ende und Pausenzeiten je Beschäftigten lückenlos dokumentieren, Auswertungen für Arbeitgeber und Betriebsrat ermöglichen und auf eine spätere Umstellung auf verpflichtende elektronische Aufzeichnung vorbereitet sein.

Gilt die Erfassungspflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?

Ja, die Pflicht zur Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit entfällt nicht automatisch bei Vertrauensarbeitszeit. Das Bundesarbeitsministerium stellt in seinen FAQ klar, dass eine Dokumentation der Arbeitszeit einer Vertrauensarbeitszeit nicht im Weg steht. Möglich ist ein System, bei dem Beschäftigte ihre Arbeitszeit selbst und eigenverantwortlich erfassen, solange der Arbeitgeber die Nutzung sicherstellt und die Daten objektiv nachvollziehbar bleiben. Auch der Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle sieht vor, dass Vertrauensarbeitszeit zulässig bleibt, der Arbeitgeber aber Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten bemerken muss.

Welche Konsequenzen drohen bei fehlender Zeiterfassung?

Nach geltendem Recht können die Aufsichtsbehörden der Länder Nachbesserungen verlangen und gegebenenfalls Bußgelder verhängen, und im Streitfall wirkt sich eine fehlende Dokumentation zulasten des Arbeitgebers bei der Beweislast für geleistete Arbeitszeit aus. Der Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle sieht darüber hinaus eigene Bußgeldtatbestände vor, nach Berichten mit Geldbußen bis zu 30.000 Euro für fehlende, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen. Verbindlich ist das erst mit Verabschiedung des Gesetzes.

Was muss die Aufzeichnung mindestens enthalten?

Das Bundesarbeitsministerium führt aus, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten aufzuzeichnen sind, damit Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten wirksam überprüft werden können. Weitere inhaltliche Festlegungen bestehen derzeit nicht. In den Branchen mit Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz sind Pausen aus der Arbeitszeit herauszurechnen, ihre genaue Lage muss dort nicht notiert werden.

Darf die Zeiterfassung an Beschäftigte delegiert werden?

Ja. Nach Auffassung des Bundesarbeitsministeriums kann der Arbeitgeber die Aufzeichnung wie bisher delegieren, etwa an die Beschäftigten selbst oder an Vorgesetzte. Er bleibt aber für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes verantwortlich und sollte die Nutzung des Systems stichprobenartig kontrollieren. Der Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle folgt nach Berichten demselben Prinzip.

Gilt die Pflicht auch im Homeoffice und bei mobiler Arbeit?

Ja. Die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes gelten nach den FAQ des Bundesarbeitsministeriums unabhängig vom Arbeitsort, also auch im Homeoffice. Tägliche Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten müssen deshalb auch bei mobiler Arbeit eingehalten und über die Erfassung nachvollziehbar sein.

Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Im Bereich des Mindestlohngesetzes sind die Aufzeichnungen nach Paragraf 17 Absatz 1 mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Auch für die über acht Stunden pro Werktag hinausgehende Arbeitszeit sieht Paragraf 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren vor. Eine darüber hinausgehende allgemeine Frist ergibt sich aus dem BAG-Beschluss nicht. Datenschutzrechtlich sollten Sie die Fristen im Löschkonzept festhalten.

Welche zusätzlichen Pflichten gelten bei Minijobs und in bestimmten Branchen?

Für geringfügig Beschäftigte, mit Ausnahme von Minijobs im privaten Haushalt, und für die in Paragraf 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Branchen gilt die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz. Dazu zählen unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, die Gebäudereinigung und die Fleischwirtschaft. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeitsleistung aufzuzeichnen.

Hat der Betriebsrat bei der Einführung ein Mitbestimmungsrecht?

Bei der Ausgestaltung ja, bei der Frage ob erfasst wird nein. Das Bundesarbeitsgericht hat im Beschluss 1 ABR 22/21 entschieden, dass dem Betriebsrat kein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Systems zusteht, weil der Arbeitgeber ohnehin gesetzlich zur Erfassung verpflichtet ist. Nach den FAQ des Bundesarbeitsministeriums kann die Einführung eines elektronischen Systems aber unter das Mitbestimmungsrecht nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 des Betriebsverfassungsgesetzes fallen, soweit bei der Ausgestaltung ein Regelungsspielraum besteht.

Für wen gilt die Erfassungspflicht nicht?

Nach dem BAG-Beschluss gilt die Pflicht für alle Arbeitnehmer, für die der Gesetzgeber keine abweichende Regelung nach Artikel 17 Absatz 1 der Arbeitszeitrichtlinie getroffen hat. Das Arbeitszeitgesetz selbst ist nach Paragraf 18 Absatz 1 nicht anzuwenden auf leitende Angestellte und Chefärzte, auf bestimmte Leitungskräfte im öffentlichen Dienst, auf Beschäftigte in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen und auf den liturgischen Bereich der Kirchen. Für Jugendliche gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz. Im Einzelfall sollten Sie die Einordnung rechtlich prüfen lassen.

Reicht eine Excel-Liste als Zeiterfassung aus?

Rechtlich ist die Form derzeit frei, das Bundesarbeitsministerium nennt sogar die handschriftliche Aufzeichnung als zulässig. Eine Tabelle kann daher genügen, wenn sie objektiv, verlässlich und für die Beschäftigten zugänglich ist und tatsächlich genutzt wird. Nach unserer Einschätzung sind Nachweiswert und Schutz vor nachträglichen Änderungen bei einer einfachen Tabelle aber schwächer als bei einem System mit Protokollierung. Sollte die Novelle wie im Entwurf kommen, müssten viele Betriebe ohnehin auf elektronische Systeme umstellen.