Entgelttransparenz Software.
Was HR-Software bis Juni 2027 können muss.

Welche Entgelttransparenzgesetz Software brauchen Unternehmen?

Unternehmen brauchen keine bestimmte Software, aber ein System, das Entgeltdaten, Job-Architektur und Geschlecht zusammenführt. Das Entgelttransparenzgesetz schreibt kein Werkzeug vor. Für den heutigen Auskunftsanspruch nach § 10 EntgTranspG genügt oft ein gutes Reporting der HR-Suite. Mit der Richtlinie (EU) 2023/970 kommen Gehaltsbänder für Bewerber, sieben Kennzahlen nach Art. 9 und ein Auskunftsworkflow mit Zwei-Monats-Frist hinzu. Ob das Vergütungsmodul Ihrer Suite reicht oder ein Spezialist nötig ist, hängt von Datenlage, Stellenbewertung und Größe ab. Prüfen Sie beides in der Demo mit eigenen Daten.

Gibt es Software für Entgelttransparenz-Compliance vor der Frist 2026?

Ja, mehrere HR-Suiten und Spezialisten bieten Funktionen für die Richtlinie (EU) 2023/970 an, die Frist 2026 ist aber bereits verstrichen. Die Umsetzungsfrist für die Mitgliedstaaten endete am 7. Juni 2026 (Art. 34 Abs. 1). Deutschland hat sie nicht eingehalten, ein Umsetzungsgesetz gibt es mit Stand 24. Oktober 2026 nicht. Für Ihre Planung zählt deshalb die nächste Frist: Berichte ab 150 Beschäftigten sind nach Art. 9 bis zum 7. Juni 2027 vorgesehen und betreffen das Kalenderjahr 2026. Software, die Sie jetzt einführen, sollte diese Daten rückwirkend auswerten können.

Wie hilft HR-Software, Bußgelder bei der Entgelttransparenz zu vermeiden?

HR-Software vermeidet Bußgelder nicht direkt, sie liefert die Nachweise, die im Streitfall zählen. Das geltende EntgTranspG enthält keine Bußgeldvorschrift. Die Richtlinie verlangt dagegen Geldbußen nach nationalem Recht (Art. 23 Abs. 2), Schadensersatz ohne Obergrenze (Art. 16 Abs. 4) und eine Beweislast beim Arbeitgeber, wenn er Transparenzpflichten verletzt hat (Art. 18 Abs. 2). Schutz bieten fristgerecht beantwortete Auskünfte, vollständige Berichte, begründete Gehaltsunterschiede und eine versionierte Historie. Die Höhe möglicher Bußgelder legt erst das deutsche Umsetzungsgesetz fest.

Welche Software eignet sich für Gehaltsbänder in mittelgroßen Unternehmen?

Für mittelgroße Unternehmen genügt oft das Vergütungsmodul der HR-Suite, wenn es Bänder je Stelle und Stufe führt und Spannen an Stellenanzeigen übergibt. Laut Herstellerangaben führen etwa HiBob und Personio Gehaltsbänder je Rolle und Level, die Spezialisten Figures und gradar ergänzen Marktdaten oder Stellenbewertung. Entscheidend ist weniger das Werkzeug als die Grundlage: bewertete Stellen nach Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen (Art. 4 Abs. 4). Ohne diese Bewertung bleiben Bänder historisch gewachsene Zahlen, die eine Auskunft nach Art. 7 nicht tragen.

Ab wann müssen Unternehmen einen Entgeltbericht abgeben?

Nach Art. 9 der Richtlinie (EU) 2023/970 berichten Arbeitgeber mit 250 oder mehr Beschäftigten erstmals bis 7. Juni 2027 und danach jährlich. Arbeitgeber mit 150 bis 249 Beschäftigten berichten ebenfalls bis 7. Juni 2027, danach alle drei Jahre, Arbeitgeber mit 100 bis 149 Beschäftigten erstmals bis 7. Juni 2031. Jeder Bericht betrifft das vorangehende Kalenderjahr. In Deutschland werden diese Pflichten erst mit dem Umsetzungsgesetz verbindlich. Bis dahin berichten nur lageberichtspflichtige Arbeitgeber mit mehr als 500 Beschäftigten nach § 21 EntgTranspG.

Welche Kennzahlen muss die Software für den Bericht nach Art. 9 berechnen?

Die Software muss sieben Angaben nach Art. 9 Abs. 1 Buchst. a bis g liefern. Dazu gehören das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle als Durchschnitt und als Median, beide auch für ergänzende oder variable Bestandteile, der Anteil von Frauen und Männern mit variablen Bestandteilen und ihr Anteil in jedem Entgeltquartil. Hinzu kommt das Gefälle je Gruppe von Arbeitnehmern, getrennt nach Grundlohn und variablen Bestandteilen. Das Gefälle wird als Prozentsatz der durchschnittlichen Entgelthöhe männlicher Beschäftigter ausgedrückt (Art. 3 Abs. 1 Buchst. c), auf Jahres- und Stundenbasis.

Was ändert sich beim Auskunftsanspruch?

Das Auskunftsrecht gilt nach der Richtlinie ohne Beschäftigtenschwelle und mit kürzerer Frist. Heute besteht der Anspruch nur in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten (§ 12 Abs. 1 EntgTranspG), die Antwort ist binnen drei Monaten fällig (§ 15 Abs. 3). Art. 7 der Richtlinie sieht Auskunft über die individuelle Entgelthöhe und die Durchschnittswerte der Vergleichsgruppe nach Geschlecht vor, spätestens zwei Monate nach dem Antrag. Zusätzlich informieren Arbeitgeber alle Beschäftigten jährlich über dieses Recht. Ein Workflow mit Fristüberwachung und Antwortvorlage spart dabei die meiste Arbeit.

Was müssen Stellenanzeigen künftig enthalten?

Bewerber haben nach Art. 5 Abs. 1 Anspruch auf das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne und gegebenenfalls die einschlägigen Tarifbestimmungen. Die Richtlinie nennt die veröffentlichte Stellenausschreibung und die Zeit vor dem Vorstellungsgespräch als Beispiele, die Anzeige ist also ein möglicher Weg. Arbeitgeber dürfen nicht nach dem bisherigen Gehalt fragen (Abs. 2), Ausschreibungen und Berufsbezeichnungen müssen geschlechtsneutral sein (Abs. 3). Für die Software heißt das: Spanne aus dem Gehaltsband übernehmen und Felder zum Vorgehalt entfernen. Den Bewerberteil vertieft Recruiting und ATS Software.

Gilt die Entgelttransparenzrichtlinie schon unmittelbar für Arbeitgeber?

Für private Arbeitgeber in Deutschland gilt bis zur Umsetzung weiter das Entgelttransparenzgesetz. Die Richtlinie ist nach Art. 37 an die Mitgliedstaaten gerichtet und verpflichtet zunächst den Gesetzgeber, der seine Frist zum 7. Juni 2026 versäumt hat. Ob einzelne Artikel gegenüber öffentlichen Arbeitgebern schon wirken, ist eine Rechtsfrage des Einzelfalls. Für die Softwareauswahl ist das zweitrangig: Die Pflichten aus Art. 5 bis 10 stehen als Mindestanforderungen fest (Art. 1), der deutsche Gesetzgeber darf sie verschärfen, aber nicht unterschreiten. Ein System, das sie heute abbildet, veraltet nicht.

Muss der Betriebsrat bei Entgelttransparenz-Software mitbestimmen?

Ja, in der Regel ist der Betriebsrat zweifach beteiligt. Entlohnungsgrundsätze und neue Entlohnungsmethoden fallen unter § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG, eine Software, die Verhalten oder Leistung überwachen kann, unter § 87 Abs. 1 Nr. 6. Zudem darf der Betriebsausschuss in die Listen über die Bruttolöhne und Gehälter Einblick nehmen (§ 80 Abs. 2 BetrVG). Die Richtlinie stärkt die Arbeitnehmervertreter weiter, die Leitung bestätigt den Bericht nach ihrer Anhörung (Art. 9 Abs. 6). Planen Sie eine Betriebsvereinbarung von Beginn an ein, Hilfe bietet die Betriebsrat-Checkliste HR-Software.

Wie verhindert die Software, dass einzelne Gehälter erkennbar werden?

Die Software muss kleine Vergleichsgruppen erkennen und Rollen sowie Rechte eng begrenzen. Nach § 12 Abs. 3 EntgTranspG wird das Vergleichsentgelt nicht genannt, wenn weniger als sechs Beschäftigte des anderen Geschlechts die Tätigkeit ausüben. Die Richtlinie erlaubt den Mitgliedstaaten, den Zugang in solchen Fällen auf Arbeitnehmervertreter, Arbeitsaufsicht oder Gleichbehandlungsstelle zu beschränken (Art. 12 Abs. 3). Zudem gilt Zweckbindung: Daten aus Auskunft, Bericht und Entgeltbewertung dienen nur dem Grundsatz des gleichen Entgelts (Art. 12 Abs. 2). Eine Datenschutz-Folgenabschätzung sollte das Vorhaben begleiten.

Was gilt in Österreich und der Schweiz?

Die Richtlinie gilt in allen EU-Mitgliedstaaten, also auch in Österreich, nicht aber in der Schweiz. Österreich musste sie ebenfalls bis zum 7. Juni 2026 umsetzen (Art. 34 Abs. 1), den nationalen Stand prüfen Sie im Rechtsinformationssystem des Bundes. Schweizer Unternehmen mit Gesellschaften oder Beschäftigten in der EU sind über das Recht des jeweiligen Mitgliedstaats betroffen, denn die Richtlinie gilt für Arbeitgeber im öffentlichen und privaten Sektor (Art. 2 Abs. 1). Für Unternehmensgruppen im DACH-Raum lohnt deshalb ein System, das Berichte je Land und Gesellschaft trennt.