Eine BEM-Software ist ein spezialisiertes IT-System zur rechtssicheren Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements nach § 167 Abs. 2 SGB IX. Sie erkennt automatisiert, wenn Beschäftigte die gesetzliche Sechs-Wochen-Schwelle innerhalb von zwölf Monaten überschreiten, dokumentiert Einladung, Zustimmung und Gespräche revisionssicher und verwaltet vereinbarte Maßnahmen bis zum Abschluss. Anders als eine allgemeine Personalakte trennt sie Gesundheitsdaten streng von der übrigen Personalverwaltung und beschränkt den Zugriff auf das konkret beteiligte Integrationsteam.

Nach § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX muss der Arbeitgeber ein BEM anbieten, sobald Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig oder teilweise arbeitsunfähig waren. Die Sechs-Wochen-Frist muss nicht am Stück auftreten, sondern wird über mehrere Krankheitsphasen innerhalb der rollierenden Zwölf-Monats-Periode addiert. Die Pflicht gilt für jeden Arbeitgeber unabhängig von der Unternehmensgröße und unabhängig davon, ob ein Betriebsrat besteht.

Ja, die Teilnahme am BEM ist für Beschäftigte freiwillig. Der Arbeitgeber muss nach § 167 Abs. 2 Satz 4 SGB IX vorab über Ziele sowie Art und Umfang der erhobenen Daten aufklären, und die eigentliche Klärung mit der Interessenvertretung findet nur mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person statt. Das Bundesarbeitsgericht hat in seiner Entscheidung vom 22. März 2016 (Az. 1 ABR 14/14) bestätigt, dass die Beteiligung des Betriebsrats am Klärungsprozess das Einverständnis des betroffenen Beschäftigten voraussetzt. Lehnt die betroffene Person das BEM ab, kann der Arbeitgeber es nicht erzwingen.

Im Einzelfall wirkt der Betriebsrat als zuständige Interessenvertretung im Sinne des § 176 SGB IX nur mit Zustimmung des betroffenen Beschäftigten mit und kann nach § 167 Abs. 2 Satz 7 SGB IX die Klärung eines BEM verlangen. Bei der generellen Ausgestaltung des BEM-Verfahrens im Betrieb, etwa Ablauf, Formulare oder Zusammensetzung des Integrationsteams, besteht dagegen ein echtes Mitbestimmungsrecht: Das Bundesarbeitsgericht leitet dieses in seinem Beschluss vom 22. März 2016 (1 ABR 14/14) aus § 87 Abs. 1 Nr. 1, Nr. 6 und Nr. 7 BetrVG ab, weil § 167 Abs. 2 SGB IX eine ausfüllungsbedürftige Rahmenvorschrift ist. Fehlt eine Einigung, kann die Einigungsstelle über das Verfahren entscheiden, nicht aber über den Einzelfall.

Bei schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten ist die Schwerbehindertenvertretung nach § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX zusätzlich zur allgemeinen Interessenvertretung an der Klärung zu beteiligen. Auch sie kann nach Satz 7 die Einleitung eines BEM verlangen und wacht nach Satz 8 mit darüber, dass der Arbeitgeber seine gesetzlichen Pflichten erfüllt. Eine BEM-Software muss diese Doppelrolle technisch abbilden können, etwa durch ein eigenes Zugriffsprofil für die Schwerbehindertenvertretung unabhängig vom Betriebsrat.

Ein unterlassenes oder fehlerhaftes BEM macht eine spätere krankheitsbedingte Kündigung nicht automatisch unwirksam, verschärft aber die Darlegungslast des Arbeitgebers erheblich. Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 20. November 2014 (Az. 2 AZR 755/13) muss der Arbeitgeber ohne ordnungsgemäßes BEM nicht nur die objektive Nutzlosigkeit milderer Mittel nach § 1 Abs. 2 Satz 2 KSchG darlegen, sondern zusätzlich beweisen, dass auch gesetzlich vorgesehene Reha-Leistungen oder Hilfen künftige Fehlzeiten nicht in relevantem Umfang hätten vermeiden können. In der Praxis scheitern krankheitsbedingte Kündigungen häufig genau an dieser gesteigerten Beweislast.

BEM-Daten sind Gesundheitsdaten und damit eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO, deren Verarbeitung nur auf Basis einer Ausnahme wie Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 167 Abs. 2 SGB IX zulässig ist. Eine BEM-Software muss deshalb granulare, rollenbasierte Zugriffsrechte bieten, die den Kreis der Zugriffsberechtigten strikt auf das aktuell beteiligte Integrationsteam begrenzen und die normale Personalabteilung sowie Führungskräfte ausschließen. Zusätzlich sind ein dokumentiertes Löschkonzept nach dem Speicherbegrenzungsgrundsatz aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO sowie eine vollständige Protokollierung aller Zugriffe erforderlich.

Eine normale Personalakte-Software ist für breite Zugriffsrechte innerhalb der Personalabteilung ausgelegt und für die Verarbeitung besonderer Kategorien von Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO grundsätzlich nicht konzipiert. Eine BEM-Software kapselt Gesundheitsdaten dagegen in einem separaten, streng abgeschotteten Modul mit eigenem Berechtigungskonzept, automatisiertem Fristenmonitoring für die Sechs-Wochen-Schwelle und rechtssicheren Gesprächsleitfäden. In der Praxis wird BEM-Funktionalität häufig als eigenständiges, technisch getrenntes Modul innerhalb einer bestehenden HR-Suite oder als spezialisierte Standalone-Lösung angeboten, nicht als einfache Erweiterung der allgemeinen Personalakte.

Das Gesetz nennt keine feste Aufbewahrungsfrist für BEM-Unterlagen; maßgeblich ist der datenschutzrechtliche Speicherbegrenzungsgrundsatz aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, wonach Daten nur so lange vorgehalten werden dürfen, wie sie für den Zweck erforderlich sind. In der Praxis empfiehlt sich eine Löschung oder Anonymisierung der BEM-Akte, sobald das Verfahren abgeschlossen ist und keine rechtlichen Aufbewahrungspflichten mehr entgegenstehen, üblicherweise orientiert an einer möglichen Kündigungsschutzklage nach § 4 KSchG. Eine BEM-Software sollte dafür konfigurierbare Löschfristen und automatisierte Löschhinweise bereitstellen.

BEM-Funktionalität wird am Markt überwiegend als Zusatzmodul etablierter HR-Suiten oder als spezialisierte Standalone-Lösung angeboten und in der Regel nutzerbasiert oder als Fallpauschale pro durchgeführtem BEM-Verfahren abgerechnet. Belastbare, einheitliche Marktpreise lassen sich mangels einer aktuellen, öffentlich zugänglichen Preisstudie nicht seriös beziffern; Interessenten sollten sich für einen Vergleich konkrete Angebote der jeweiligen Anbieter auf Basis von Mitarbeiterzahl und BEM-Fallzahl pro Jahr einholen.