Sage HR beginnt öffentlich ab ca. 4,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat und ist damit eine der preislich transparentesten Einstiegsoptionen (Quelle: infoniqa.com, 2025). HRworks und Factorial HR bieten individuelle Angebote an, die je nach Mitarbeiterzahl unter oder über dem Personio-Niveau liegen können. Kenjo liegt bei ca. 5 bis 6 Euro pro Mitarbeiter und Monat. BambooHR beginnt bei 10 USD im Core-Plan mit einem Mindestpreis von 250 US-Dollar pro Monat, was für Teams unter 25 Personen teurer als Personio sein kann. HiBob liegt mit ca. 16 bis 25 USD deutlich über dem Personio-Niveau. Die günstigste Lösung hängt von Mitarbeiterzahl, Modulen und Vertragslaufzeit ab.

HRworks gilt in der Praxis als eine der zuverlässigsten DATEV-Lösungen, da das Unternehmen DATEV Marktplatz Partner-Status hat und mit dem DATEV Marktplatz Award 2025 ausgezeichnet wurde. Kenjo ist als DATEV Schnittstellen Anbieter gelistet (datev.de, 2026), was sich vom Status DATEV Marktplatz Partner unterscheidet: DATEV selbst hält fest, dass "DATEV Schnittstellen Anbieter keine DATEV-Marktplatz Partner" sind. Kenjo hat eine funktionierende DATEV-Integration via Lohnaustauschdatenservice, aber einen anderen Integrationsgrad als ein vollständiger Marktplatz-Partner. Factorial HR ist über den DATEV-Marktplatz verfügbar (Quelle: DATEV Marktplatz, 2025). BambooHR und HiBob bieten keine direkte DATEV-Integration an.

Personio erlaubt den Export von Stammdaten und Abwesenheitshistorie in CSV-Format sowie Dokumente als Dateidownload. Was nicht als strukturierte Daten exportierbar ist: Genehmigungsworkflows, Automatisierungsregeln, historische Auditlogs. Diese müssen im Zielsystem neu aufgebaut werden. Für eine vollständige Migration sollte man 6 bis 12 Personentage HR-Aufwand einplanen. Personio stellt Daten nach Vertragsende typischerweise ca. 90 Tage zur Verfügung, danach werden sie DSGVO-konform gelöscht.

Personio selbst nennt als Zielgruppe Unternehmen mit 10 bis 2.000 Mitarbeitern, mit Schwerpunkt auf dem DACH-Raum. Die stärkste Passgenauigkeit zeigt Personio in der Praxis bei Unternehmen zwischen 50 und 500 Mitarbeitern, die Kernprozesse (Personalverwaltung, Abwesenheitsmanagement, Recruiting, vorbereitende Lohnabrechnung) zentralisieren wollen und keine spezialisierten Branchenfunktionen benötigen.

Personio veröffentlicht keine Listenpreise. Schätzungen auf Basis unabhängiger Quellen gehen von ca. 3 bis 15 Euro pro Mitarbeiter und Monat aus, abhängig von Paket und Verhandlungsergebnis (Quelle: trusted.de, September 2025). Alternativen wie Sage HR beginnen transparent ab ca. 4,50 Euro, Kenjo liegt bei ca. 5 bis 6 Euro. BambooHR liegt im Bereich 10 bis 25 USD (Core bis Elite), was bei ungünstigem Wechselkurs teurer als Personio sein kann. HiBob liegt mit 16 bis 25 USD deutlich über dem Personio-Niveau. Alle Preise sind Richtwerte; individuelle Angebote können erheblich abweichen.

ATOSS ist der etablierteste deutsche Anbieter für komplexes Workforce Management und Schichtplanung, geeignet für Unternehmen ab ca. 200 Mitarbeitern. Kenjo ist speziell für Schichtbetriebe im mittleren Segment entwickelt und bietet Schichtplanung, automatisierte Zuschlagsberechnung und DATEV-Anbindung als integriertes System, geeignet für 50 bis 500 Mitarbeiter. Quinyx und Shiftbase sind weitere spezialisierte Anbieter. Rexx Systems bietet für größere Produktionsbetriebe ab ca. 100 Mitarbeitern eine breitere HR-Funktionstiefe. Personio ist für Schichtbetriebe nur bedingt geeignet, da Schichtplanung kein strategisches Kernmodul ist.

Personio bietet vorbereitende Lohnabrechnung mit DATEV-Export, aber keine vollständige eigenständige Lohnabrechnung innerhalb des Systems. Die eigentliche Lohnabrechnung findet beim Steuerberater oder in DATEV Lohn und Gehalt statt. Personio übergibt die vorbereiteten Daten über die Schnittstelle. Factorial HR bietet in einigen europäischen Ländern eine weiter reichende integrierte Payroll an, die über die reine Vorbereitung hinausgeht.

Rexx Systems ist unter deutschen HR-Verantwortlichen für seine Betriebsverfassungsgesetz-konformen Funktionen bekannt, darunter Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Betriebsvereinbarungsmanagement. HRworks und Personio bieten Grundfunktionen, aber keine spezifischen Betriebsrats-Module. Für Unternehmen mit starkem Betriebsrat und hohem Compliance-Anspruch ist Rexx Systems die naheliegendste Alternative zu Personio.

OrangeHRM ist eine der bekanntesten Open-Source-HR-Lösungen, erfordert aber erheblichen Installations- und Wartungsaufwand. Odoo HR (Open Source mit Enterprise-Option) bietet ein breites Funktionsspektrum, ist DSGVO-konform und lässt sich mit anderen Odoo-Modulen (Buchhaltung, Projektmanagement) kombinieren. Für Unternehmen ohne dediziertes IT-Team sind diese Optionen in der Praxis selten wirtschaftlicher als eine Cloud-Alternative wie HRworks oder Sage HR.

Für einen sauberen Wechsel ohne Lohnabrechnungsrisiken sollte man 6 bis 9 Monate einplanen: 1 bis 2 Monate für Entscheidung und Kündigung, 3 bis 4 Monate für Datenmigration, Konfiguration und DATEV-Test, und 2 Monate für Training und Go-Live. Die Kündigung selbst muss 3 Monate vor Vertragsende erfolgen, damit keine automatische 12-monatige Verlängerung eintritt. Der kritische Pfad ist die DATEV-Anbindung im neuen System, die vor Go-Live vollständig getestet und vom Steuerberater freigegeben sein muss.

HRworks, Kenjo, Factorial HR und Rexx Systems speichern Daten in europäischer Cloud-Infrastruktur und sind DSGVO-konform. ATOSS bietet sowohl Cloud (EU) als auch On-Premise-Betrieb. HiBob bietet EU-Datenspeicherung als Option. BambooHR speichert primär in US-Infrastruktur und nutzt das EU-US Data Privacy Framework (seit 2023) als rechtliche Grundlage. Für Unternehmen mit deutschem Datenschutzbeauftragten empfiehlt sich vor der Entscheidung eine Prüfung des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) des jeweiligen Anbieters.

Ein Parallelbetrieb über mehrere Monate ist technisch möglich, aber organisatorisch aufwendig und fehleranfällig, da Stammdaten in beiden Systemen gepflegt werden müssen. Sinnvoller ist ein stichtagsgenauer Umstieg: Das alte System bleibt lesend erreichbar, das neue System ist ab einem definierten Datum führend. Die meisten Anbieter unterstützen einen solchen Go-Live mit Implementierungsservices.