GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schreiben vom 14.11.2014, aktualisiert am 11.03.2024) und gilt für jedes Unternehmen, das nach den §§ 140 bis 147 der Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet ist. Für die Lohnabrechnung bedeutet das: Lohnkonten, Buchungsbelege und die dazugehörige Software müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar geführt werden. Payroll- und HR-Systeme müssen zusätzlich eine schriftliche Verfahrensdokumentation vorhalten und der Finanzverwaltung im Prüfungsfall einen maschinell auswertbaren Datenexport ermöglichen.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie ein Unternehmen seine Lohn- und Buchhaltungsdaten technisch und organisatorisch erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und schützt, damit ein sachverständiger Dritter den Prozess in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Sie umfasst typischerweise eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation, eine Betriebsdokumentation sowie ein internes Kontrollsystem. Verantwortlich ist das Unternehmen selbst, nicht der Softwarehersteller, auch wenn viele Payroll-Anbieter Vorlagen liefern. Fehlt die Verfahrensdokumentation vollständig, wertet die Finanzverwaltung dies in der Regel als formellen Mangel, der die Beweiskraft der Buchführung nach § 158 AO gefährden kann.

Unveränderbarkeit bedeutet, dass einmal erfasste Buchungen und Lohndaten nicht mehr rückwirkend gelöscht oder inhaltlich überschrieben werden dürfen, sondern jede nachträgliche Änderung durch eine dokumentierte Storno- oder Korrekturbuchung mit Zeitstempel und Benutzerkennung nachvollziehbar sein muss. Payroll-Software muss dafür eine lückenlose Änderungshistorie beziehungsweise ein Protokollierungssystem führen, das Wer, Wann und Was einer Änderung dokumentiert. Reine Tabellenkalkulationen ohne Versionshistorie erfüllen dieses Kriterium in aller Regel nicht. Viele moderne HR-Suiten lösen das über unveränderbare Log-Tabellen oder WORM-Speicher für abgeschlossene Abrechnungsperioden.

Der Datenzugriff der Finanzverwaltung nach § 147 Abs. 6 AO wird in der Praxis in drei Stufen unterschieden: Z1, der unmittelbare Nur-Lese-Zugriff der Prüferin auf das System, Z2, der mittelbare Zugriff über eigenes Personal, und Z3, die Überlassung der Daten auf einem Datenträger in einem maschinell auswertbaren Format. Payroll- und HR-Software muss mindestens den Z3-Export unterstützen, damit Lohnkonten, Buchungsbelege und Stammdaten in einem auswertbaren Format wie CSV oder XML bereitgestellt werden können. Fehlt eine Z3-fähige Exportfunktion, verstößt das System gegen § 147 Abs. 6 AO und kann bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung zu Beanstandungen führen.

Buchungsbelege, zu denen auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen zählen, müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich noch 8 statt zuvor 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 257 Abs. 4 Satz 1 HGB, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, geändert durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz). Das Lohnkonto selbst hat eine eigene, kürzere Frist von 6 Jahren ab der letzten eingetragenen Lohnzahlung (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben unverändert bei 10 Jahren. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt für Buchungsbelege dauerhaft weiterhin die 10-Jahres-Frist.

Nein. § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB sieht ausdrücklich vor, dass Institute im Sinne des § 1 Abs. 1b Kreditwesengesetz, Unternehmen, die der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 Versicherungsaufsichtsgesetz unterliegen, sowie Wertpapierinstitute im Sinne des § 2 Abs. 1 Wertpapierinstitutsgesetz ihre Buchungsbelege weiterhin 10 Jahre aufbewahren müssen. Das ist keine befristete Übergangsregelung, sondern eine dauerhafte, im Gesetzestext selbst verankerte Sonderregel für den regulierten Finanzsektor. Ein häufiges Missverständnis ist, dass Banken und Versicherer bis 2026 auf 8 Jahre umstellen würden; richtig ist, dass Art. 95 Satz 2 des Einführungsgesetzes zum Handelsgesetzbuch für diese Unternehmen lediglich den technischen Anwendungszeitpunkt der neuen Gesetzesfassung auf den 1. Januar 2026 verschiebt, ohne die 10-Jahres-Frist selbst zu ändern.

Entspricht die Buchführung nicht den §§ 140 bis 148 AO, entfällt die gesetzliche Vermutung der Beweiskraft nach § 158 AO, sodass die Finanzverwaltung die Besteuerungsgrundlagen ganz oder teilweise nach § 162 AO schätzen kann. In der Praxis drohen dadurch Steuernachzahlungen, Verzögerungen bei Betriebsprüfungen und ein erhöhtes Prüfungsrisiko für Folgejahre. Zusätzlich kann eine fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation als eigenständiger formeller Mangel gewertet werden, selbst wenn die Zahlen inhaltlich korrekt sind. Deshalb sollte die GoBD-Konformität der eingesetzten HR- und Payroll-Software vor der Einführung und danach regelmäßig überprüft werden.

Nein, die GoBD gelten spezifisch für buchführungs- und steuerrelevante Unterlagen wie Lohnkonten und Buchungsbelege, nicht für die vollständige Personalakte mit Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträgen oder Zeugnissen. Für die Personalakte gelten eigene, meist kürzere Aufbewahrungs- und Löschfristen aus DSGVO-Erwägungen und arbeitsrechtlichen Vorgaben, die unabhängig von den GoBD-Fristen zu prüfen sind. In der Praxis überschneiden sich beide Bereiche nur dort, wo Gehaltsbestandteile der Personalakte gleichzeitig Buchungsbelege sind.

Eine GoBD-konforme Payroll-Software benötigt mindestens eine lückenlose Änderungsprotokollierung mit Zeitstempel und Benutzerkennung, eine historisierte Verwaltung von Zugriffsrechten, eine Sperrfunktion für abgeschlossene Abrechnungsperioden, ein Z3-fähiges Exportmodul für die Finanzverwaltung sowie eine hinterlegte oder generierbare Verfahrensdokumentation. Ergänzend sollte das System regelmäßige, geprüfte Backups sowie eine nachvollziehbare Rollen- und Berechtigungsstruktur bieten. Bei Systemwechseln ist zusätzlich zu klären, wie Altdaten aus dem Vorsystem GoBD-konform migriert oder weiter vorgehalten werden.

Da sich sowohl gesetzliche Vorgaben als auch Softwareversionen ändern, empfiehlt sich mindestens eine jährliche interne Prüfung der Verfahrensdokumentation, der Protokollierungsfunktionen und des Datenexports, idealerweise vor dem Jahresabschluss. Zusätzlich sollte jede größere Software-Umstellung, jedes Modul-Update mit Auswirkung auf die Buchungslogik und jeder Anbieterwechsel Anlass für eine erneute GoBD-Prüfung sein. Viele mittelständische Unternehmen lassen diese Prüfung im Rahmen der jährlichen Abschlussprüfung durch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer mit abdecken.