HR Software Ausschreibung.
Fragenkatalog, RFP und Bewertungsmatrix.

Was ist eine HR Software Ausschreibung?

Eine HR Software Ausschreibung ist die schriftliche Anfrage an mehrere vorausgewählte Anbieter, ein vergleichbares Angebot für HR-Software abzugeben. Sie enthält Anforderungen, Fragenkatalog, Preisblatt, Mustervertrag und Bewertungsregeln. Unternehmen nennen das meist RFP und gestalten den Ablauf frei. Öffentliche Auftraggeber müssen oberhalb der EU-Schwellenwerte nach GWB und VgV ausschreiben, unterhalb nach UVgO oder Landesrecht. Ziel ist in beiden Fällen, Angebote auf derselben Grundlage zu vergleichen und die Entscheidung gegenüber Geschäftsführung, Betriebsrat oder Rechnungsprüfung nachvollziehbar zu begründen.

Was ist der Unterschied zwischen RFI, RFP und Ausschreibung?

Ein RFI (Request for Information) sammelt unverbindlich Informationen, um eine Longlist auf eine Shortlist zu verkleinern. Ein RFP (Request for Proposal) fordert von der Shortlist ein konkretes Lösungs- und Preisangebot an, das Sie dann frei verhandeln. Eine förmliche Ausschreibung ist das Verfahren öffentlicher Auftraggeber nach Vergaberecht, mit Bekanntmachung, Mindestfristen, festen Zuschlagskriterien und Nachprüfungsmöglichkeit. Ein RFQ (Request for Quotation) fragt nur einen Preis für eine feststehende Leistung ab, etwa für ein Zusatzmodul.

Wie viele Anbieter sollte ich in einem RFP für HR-Software anschreiben?

Drei bis fünf Anbieter sind für ein RFP üblich. Weniger schwächt den Wettbewerb, mehr erzeugt Auswertungsaufwand ohne Erkenntnisgewinn. Die Vorauswahl entsteht vorher über Longlist, RFI und K.-o.-Kriterien, wie es die Seite HR Software Shortlist beschreibt. Nach der schriftlichen Bewertung gehen meist zwei bis drei Anbieter in die Demo mit Ihren eigenen Szenarien. Öffentliche Auftraggeber im offenen Verfahren können die Zahl nicht begrenzen, im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb dagegen nach § 51 VgV.

Welche Fragen gehören in den Fragenkatalog an HR-Software-Anbieter?

In den Fragenkatalog gehören Fragen zu Unternehmen und Vertrag, Core HR, Payroll und DATEV, Zeit, Recruiting, Talent, Integration und API, Datenschutz und Sicherheit, Betrieb und Support, Einführung, Kosten und Exit. Die Vorlage auf dieser Seite enthält 36 Fragen mit Priorität und gefordertem Nachweis. Entscheidend ist der Nachweis: Zertifikat, Mustervertrag, Dokumentation oder Live-Vorführung. Reine Ja-Nein-Antworten ohne Nachweis führen fast immer zu gleich guten Antworten aller Anbieter und helfen bei der Entscheidung nicht.

Welche Fragen sollte ich Anbietern im Demo Termin stellen?

Im Demo-Termin fragen Sie nicht Funktionen ab, sondern lassen sie zeigen: Ihre Szenarien mit Ihren Testdaten, eine Konfigurationsänderung live, Single Sign-on und Provisionierung, Fehlerfälle an der Schnittstelle und die Sicht von Mitarbeitenden und Führungskräften. Ergänzend klären Sie offene Antworten aus dem schriftlichen Fragenkatalog. Ein vollständiger Fragenkatalog für den Termin, eine Agenda und eine Scorecard stehen auf der Seite HR Software Demos bewerten, die diesen Schritt der Auswahlstrecke ausführlich und mit Beispielen behandelt.

Wie gewichte ich die Kriterien in der Bewertungsmatrix?

Gewichten Sie nach Ihren Zielen, nicht nach der Länge des Katalogs. Ein Beispiel: Fachliche Abdeckung 20 Prozent, Payroll und DATEV 15, Datenschutz und Sicherheit 15, Kosten über 48 Monate 15, Integration, Bedienung und Einführung je 10, Betrieb und Exit 5. K.-o.-Kriterien gehören nicht in die Gewichtung, sie werden vorher mit Ja oder Nein geprüft. Legen Sie Gewichte vor dem Versand fest und prüfen Sie mit einer Sensitivitätsanalyse, ob kleine Verschiebungen das Ergebnis drehen.

Wie vergleiche ich Angebote für HR-Software?

Angebote vergleichen Sie über ein Preisblatt, das alle Anbieter gleich ausfüllen: dieselbe Metrik, dasselbe Mengengerüst, dieselbe Laufzeit und alle Module einzeln. Dazu kommen Einführung mit Personentagen, Schnittstellen, Testumgebung, Support über Standard und Exit-Kosten. Rechnen Sie alles auf einen Zeitraum wie 48 Monate hoch und vergleichen Sie Gesamtkosten statt Listenpreise. Die Kostenpunkte fließen dann über eine offene Formel in die Bewertungsmatrix ein, die Detailrechnung mit allen Kostenarten gehört in die TCO-Betrachtung vor der Entscheidung.

Ab welchem Betrag muss eine Behörde HR-Software EU-weit ausschreiben?

Seit 1. Januar 2026 liegt der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge bei 216.000 Euro netto für die meisten öffentlichen Auftraggeber und bei 140.000 Euro für oberste und obere Bundesbehörden. Sektorenauftraggeber haben 432.000 Euro. Grundlage sind die Delegierten Verordnungen (EU) 2025/2152 und 2025/2150. Bei Abo-Verträgen mit unbestimmter Laufzeit oder mehr als 48 Monaten zählt nach § 3 Abs. 11 VgV der 48-fache Monatswert. Unterhalb der Schwelle gelten UVgO oder das jeweilige Landesvergaberecht mit eigenen Wertgrenzen.

Welche EVB-IT passen zu HR-Software?

Für HR-Software als Cloud-Dienst passen in der Regel die EVB-IT Cloud mit Cloudvertrag, Cloud-AGB und Kriterienkatalog. Für dauerhaft gekaufte Software mit Pflege gilt die EVB-IT Überlassung Typ A, für zeitweise Überlassung Typ B. Wird ein Gesamtsystem mit Anpassung beauftragt, kommt die EVB-IT System in Frage. Die aktuellen Fassungen tragen den Stand 01.03.2026 und stehen beim Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung zum Download. Für NIS2-Pflichten gibt es eine eigene Anlage als Übergangslösung.

Muss der Betriebsrat bei der Ausschreibung von HR-Software beteiligt werden?

Ja, und zwar früh. Nach § 90 Abs. 1 BetrVG ist der Betriebsrat schon über die Planung technischer Anlagen und Arbeitsverfahren rechtzeitig und mit Unterlagen zu unterrichten. Bei der Einführung hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, weil HR-Software Verhalten oder Leistung auswerten kann. Sinnvoll ist, die Ausschreibungsunterlagen vor dem Versand zu teilen und Fragen des Gremiums zu Auswertungen und Protokollen in den Fragenkatalog zu übernehmen.

Wie lange dauert eine HR Software Ausschreibung?

In Unternehmen rechnen Sie für das RFP mit einer Antwortfrist von meist 2 bis 3 Wochen, davor liegt die Vorbereitung der Unterlagen, danach folgen Demos, Referenzgespräche und Verhandlung. Öffentliche Auftraggeber brauchen länger: Im offenen Verfahren beträgt die Angebotsfrist mindestens 35 Tage, bei elektronischer Abgabe 30 Tage, vor dem Zuschlag kommt eine Wartefrist von 10 bis 15 Kalendertagen nach § 134 GWB. Planen Sie zusätzlich Zeit für Betriebsrat oder Personalrat ein.

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Ausschreibung?

Das Lastenheft beschreibt, was Sie von der HR-Software verlangen: Ziele, Prozesse und gewichtete Anforderungen. Die Ausschreibung ist das Verfahren, mit dem Sie dieses Lastenheft an Anbieter schicken und Angebote einholen. Sie ergänzt es um Fragenkatalog, Preisblatt, Mustervertrag, Fristen und Bewertungsregeln. Das Lastenheft entsteht also vorher, die Ausschreibung nutzt es. Wer die Ausschreibung ohne Lastenheft startet, bekommt Angebote auf Basis der Standardpräsentation des Anbieters. Eine Vorlage mit 57 Kriterien steht auf der Seite Anforderungskatalog HR Software.

Kann ich das RFP für HR-Software ohne Beratung durchführen?

Ja, mit klaren Vorlagen ist ein RFP auch ohne externe Beratung machbar. Sie brauchen einen abgestimmten Anforderungskatalog, den Fragenkatalog, ein Preisblatt, eine vorab beschlossene Bewertungsmatrix und eine verantwortliche Person für die Kommunikation mit den Anbietern. Beratung lohnt sich, wenn Payroll-Weg, Schnittstellen oder Vergaberecht komplex sind oder intern keine Zeit da ist. Das HR Selection Portal, ein Werkzeug für die Softwareauswahl, unterstützt Anforderungen, Shortlist, Demo-Bewertung und Vertrag und dokumentiert jede Entscheidung nachvollziehbar für spätere Rückfragen.