HR-Software für Gastronomie und Hotellerie: Dienstplan, Aushilfen und Mindestlohn-Dokumentation

HR-Software für Gastronomie und Hotellerie muss vor allem Dienste bei schwankender Auslastung planen, Arbeitszeiten am Ort der Arbeit erfassen und beides ohne Doppelerfassung an die Lohnabrechnung übergeben. Dazu gehören geteilte Dienste, Nachtarbeit, Sonntagsarbeit und eine Warnung bei Verstößen gegen Ruhezeit und Höchstarbeitszeit. Weil das Gastgewerbe viele Aushilfen und Minijobber beschäftigt, sollte das System Verdienst- und Zeitgrenzen überwachen. Nach einem Bericht der Bundesregierung hatten im Januar 2024 rund 41 Prozent der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten im Gastgewerbe eine ausländische Staatsangehörigkeit, mehrsprachige Apps und digitales Onboarding sind deshalb keine Nebensache. Lohnseitig sind Zuschläge, Sachbezüge für Personalverpflegung und Trinkgeld wichtig. Personalakte, Recruiting und mobiles Onboarding runden das Bild ab und werden mit wachsender Betriebsgröße wichtiger.

Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe gehört zu den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen. Nach § 17 Mindestlohngesetz müssen Arbeitgeber deshalb für alle Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertages aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Beschäftigte müssen ihren Ausweis mitführen, und jede neue Beschäftigung ist per Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsbeginn zu melden. Bei Prüfungen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit müssen die Unterlagen schnell vorliegen. Mehr dazu auf der Seite Mindestlohn-Dokumentationspflicht.

Ja. Grundsätzlich gilt nach § 5 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden nach Ende der täglichen Arbeitszeit. In Gaststätten und anderen Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung darf sie nach § 5 Abs. 2 um bis zu eine Stunde auf zehn Stunden verkürzt werden. Jede Verkürzung muss innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen werden. Die Software sollte verkürzte Ruhezeiten erkennen und den offenen Ausgleich je Person anzeigen, denn genau dieser Nachweis fehlt bei manueller Planung häufig.

Bei einem geteilten Dienst arbeitet eine Person zum Beispiel mittags und abends mit einer längeren unbezahlten Unterbrechung dazwischen. Die Unterbrechung ist keine Arbeitszeit, die tägliche Höchstarbeitszeit von acht, ausnahmsweise zehn Stunden nach § 3 Arbeitszeitgesetz gilt für die Summe beider Teile. Die elfstündige Ruhezeit beginnt erst nach dem Ende des zweiten Dienstteils. Eine gute Software plant beide Teile als zusammengehörigen Dienst, prüft Pausen nach § 4 Arbeitszeitgesetz, berechnet Zuschläge für Arbeit nach 20 Uhr und zeigt die Ruhezeit bis zum nächsten Dienst an.

Nach § 3 Nr. 51 Einkommensteuergesetz ist Trinkgeld steuerfrei, wenn es ein Gast anlässlich einer Arbeitsleistung freiwillig und ohne Rechtsanspruch zusätzlich zu dem Betrag zahlt, der für die Leistung geschuldet ist. Dann ist es auch beitragsfrei in der Sozialversicherung. Bedienungszuschläge, die auf der Rechnung verpflichtend ausgewiesen werden, und Zahlungen des Arbeitgebers sind dagegen steuerpflichtiger Arbeitslohn. Nach § 107 Abs. 3 Gewerbeordnung darf Trinkgeld den regelmäßigen Lohn nicht ersetzen. Wird Trinkgeld aus Kartenzahlungen über die Kasse gesammelt und verteilt, sollte die Herkunft vom Gast nachvollziehbar dokumentiert sein. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.

Erhalten Beschäftigte im Betrieb unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten, entsteht ein geldwerter Vorteil, der mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet wird. 2026 sind das 2,37 Euro für ein Frühstück und 4,57 Euro für ein Mittag- oder Abendessen je Kalendertag, für volle Verpflegung 11,50 Euro am Tag oder 345 Euro im Monat. Zahlt der Beschäftigte einen Eigenanteil, wird dieser abgezogen. Für die Unterkunft von Saisonkräften gilt ein Monatswert von 285 Euro. Die Dienstplan-Software sollte gegessene Mahlzeiten je Dienst erfassen und als Lohnart an die Abrechnung übergeben, statt dass sie am Monatsende geschätzt werden.

Für Minijobs mit Verdienstgrenze liegt die Grenze 2026 bei 603 Euro im Monat, ab 1. Januar 2027 steigt sie mit dem Mindestlohn auf 633 Euro. Eine kurzfristige Beschäftigung ist nach § 8 SGB IV sozialversicherungsfrei, wenn sie im Kalenderjahr auf höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt ist und nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Beide Formen lassen sich kombinieren, die Grenzen müssen aber je Person überwacht werden, auch über mehrere Arbeitgeber hinweg. HR-Software sollte bei Vertragsanlage die Beschäftigungsart erfassen, Stunden gegen die Grenzen rechnen und frühzeitig warnen.

Für Dienstplan und Zeiterfassung sind gastronomienahe Lösungen wie gastromatic, Papershift, Ordio und Planday verbreitet, für Ketten mit Bedarfsprognose kommt Quinyx in Frage. Für Personalakte, Recruiting und Onboarding nutzen größere Betriebe HR-Suiten wie Personio oder Factorial, die Lohnabrechnung läuft häufig über DATEV in der Steuerkanzlei. Welche Kombination passt, hängt von Größe, Zahl der Betriebe und vorhandener Kanzleilösung ab. Profile finden Sie etwa im Personio-Anbieterprofil, im Factorial-Anbieterprofil und im DATEV-Anbieterprofil.

Kasse und Property-Management-System liefern die Daten, an denen sich der Personalbedarf orientiert: Umsatz je Stunde, Gedecke, Belegung, Anreisen und Abreisen. Werden diese Werte in den Dienstplaner übertragen, lässt sich die Personalkostenquote je Schicht oder Tag laufend verfolgen. Planday nennt etwa eine Integration mit dem Hotel-PMS Mews, über die Umsatzdaten nahezu in Echtzeit importiert werden (Herstellerangabe). Prüfen Sie bei jedem Anbieter, welche Kassen und Hotelsysteme tatsächlich angebunden sind. Grundlagen zur Planung bietet die Seite Schichtplanung und Personaleinsatzplanung.

Wer gewerbsmäßig Lebensmittel herstellt, behandelt oder in den Verkehr bringt, darf nach § 43 Infektionsschutzgesetz erstmals nur tätig werden, wenn eine Bescheinigung des Gesundheitsamts über die Belehrung vorliegt, die nicht älter als drei Monate ist. Danach muss der Arbeitgeber alle zwei Jahre erneut belehren, die Teilnahme dokumentieren und die Unterlagen an der Betriebsstätte verfügbar halten. In der HR-Software gehört die Belehrung deshalb als Qualifikation mit Ablaufdatum in die Personalakte, damit niemand ohne gültigen Nachweis in Küche oder Service eingeplant wird.

Zum 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn auf 14,60 Euro und die Minijob-Grenze auf 633 Euro. Außerdem endet die Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen nach § 8 Beitragsverfahrensverordnung befreien zu lassen, Anträge sind nur noch bis 31. Dezember 2026 möglich. Die Bundesregierung hat zudem eine Reform des Arbeitszeitgesetzes mit wöchentlicher statt täglicher Höchstarbeitszeit und elektronischer Zeiterfassung angekündigt, ein beschlossenes Gesetz gibt es mit Stand Oktober 2026 noch nicht. Den aktuellen Stand fasst die Seite Arbeitszeiterfassungspflicht zusammen.

Gastronomienahe Dienstplaner werden meist im Mietmodell je Person und Monat oder in Paketen nach Betriebsgröße angeboten, viele Hersteller nennen Preise nur auf Anfrage. Factorial gibt einen Einstieg ab etwa 8 Euro je Nutzer und Monat an, Ordio berechnet die optionale Nettoabrechnung mit 15 Euro je Abrechnung und Person (Herstellerangaben). Kostentreiber sind die Zahl der Aushilfen, Terminals, Schnittstellen zu Kasse und PMS sowie die Nettolohnabrechnung. Rechnen Sie Lizenz, Einführung, Hardware und internen Aufwand über fünf Jahre. Eine Vorlage bietet die Seite TCO von HR-Software.