Hinweisgeberschutz im HR.
Pflichten, Fristen und Software für die Meldestelle.

Ab wie vielen Beschäftigten ist eine interne Meldestelle Pflicht?

Ab in der Regel mindestens 50 Beschäftigten je Arbeitgeber (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Finanz- und Versicherungsunternehmen nach § 12 Abs. 3 haben die Pflicht unabhängig von der Zahl. Für Arbeitgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten endete die Übergangsfrist am 17.12.2023 (§ 42 Abs. 1). Wie Teilzeitkräfte und Leiharbeitnehmer zählen, regelt § 12 Abs. 2 nicht ausdrücklich. Halten Sie Ihre Zählweise mit Stichtag schriftlich fest und prüfen Sie sie, bevor Sie die Schwelle erreichen.

Welche Fristen gelten für Eingangsbestätigung und Rückmeldung?

Sieben Tage für die Eingangsbestätigung und drei Monate für die Rückmeldung (§ 17 HinSchG). Die Rückmeldefrist läuft ab der Bestätigung, ohne Bestätigung endet sie drei Monate und sieben Tage nach Eingang. Die Rückmeldung nennt geplante und ergriffene Folgemaßnahmen samt Gründen, soweit Ermittlungen und die Rechte der Betroffenen unberührt bleiben. Ein Meldekanal sollte beide Fristen je Fall anzeigen und eine Vertretung für Urlaub und Krankheit vorsehen, damit keine Frist an der Abwesenheit einer Person scheitert.

Wer darf die interne Meldestelle sein, und was ist eine Ombudsperson?

Eine beschäftigte Person, eine Arbeitseinheit oder ein Dritter (§ 14 Abs. 1 HinSchG). Die Ombudsperson ist ein solcher Dritter, das Gesetz nennt den Begriff nicht. Die Beauftragten arbeiten unabhängig und dürfen andere Aufgaben haben, wenn daraus keine Interessenkonflikte folgen (§ 15 Abs. 1). Die Personalleitung kommt deshalb nur in Betracht, wenn Meldungen über HR oder Führungskräfte anderweitig bearbeitet werden. Die Pflicht zur Abhilfe bleibt in jedem Fall beim Arbeitgeber, auch wenn eine Ombudsperson die Meldung entgegennimmt.

Müssen anonyme Meldungen möglich sein?

Nein, das Gesetz verlangt nicht, den Kanal anonym zu gestalten. Die Meldestelle soll aber auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten (§ 16 Abs. 1 Satz 4 und 5 HinSchG). Legen Sie deshalb fest, wie mit anonymen Hinweisen umgegangen wird, auch wenn Ihr Kanal sie nicht vorsieht. Die vier Anbieter in der Tabelle beschreiben anonyme Meldungen. In der Demo sollten Sie genau prüfen, wie Rückfragen an anonyme Hinweisgebende ohne Offenlegung der Identität funktionieren.

Welche Meldewege muss der interne Kanal bieten?

Meldungen müssen mündlich oder in Textform möglich sein (§ 16 Abs. 3 HinSchG). Mündlich heißt per Telefon oder anderer Sprachübermittlung, auf Ersuchen zusätzlich als persönliche Zusammenkunft innerhalb angemessener Zeit, mit Einwilligung auch per Bild und Ton. Der Wortlaut sagt „oder“. Wer Beschäftigten beide Wege anbietet, deckt die Erwartung der Belegschaft sicher ab. Der Kanal muss Beschäftigten und überlassenen Leiharbeitnehmern offenstehen, Externe dürfen ihn zusätzlich nutzen, wenn der Arbeitgeber ihn dafür öffnet.

Wie lange müssen Meldungen dokumentiert werden und wann sind sie zu löschen?

Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht (§ 11 Abs. 5 Satz 1 HinSchG). Sie darf länger aufbewahrt werden, solange das erforderlich und verhältnismäßig ist, etwa um andere Rechtsvorschriften zu erfüllen. Tonaufzeichnungen telefonischer Meldungen sind schon zu löschen, sobald das Protokoll fertig ist (§ 11 Abs. 4). Planen Sie den Fristbeginn je Fall im System ein, damit die Löschung nachvollziehbar und ohne manuelle Listen erfolgt, und dokumentieren Sie Ausnahmen mit Begründung.

Welche DSGVO-Grundlage gilt für die Verarbeitung von Meldungen?

§ 10 HinSchG erlaubt Meldestellen, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit das für ihre Aufgaben erforderlich ist. Besondere Kategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO sind dann mit spezifischen Schutzmaßnahmen zulässig. Als Anknüpfung kommt für den Pflichtkanal Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Betracht. Läuft die Plattform bei einem Anbieter, ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig. Beziehen Sie die oder den Datenschutzbeauftragten früh ein und halten Sie Zweck, Empfänger und Löschfristen im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten fest.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

Das HinSchG regelt die Beteiligung nicht. In Betracht kommt die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 6 BetrVG, besonders bei einem technischen System. Ob und wie weit sie greift, hängt von der Ausgestaltung ab und sollte im Einzelfall rechtlich geklärt werden. Binden Sie den Betriebsrat früh ein und regeln Sie Zuständigkeiten, Zugriff und Löschfristen in einer Betriebsvereinbarung, wie sie die Seite Betriebsvereinbarung HR-Software beschreibt. Das schafft Klarheit für alle Seiten.

Welche Bußgelder drohen bei Verstößen?

Bis zu 20.000 Euro, wenn keine interne Meldestelle eingerichtet und betrieben wird (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 und Abs. 6 HinSchG). Bis zu 50.000 Euro drohen bei Behinderung von Meldungen, bei Repressalien und bei vorsätzlicher oder leichtfertiger Verletzung der Vertraulichkeit. Fahrlässige Verletzung der Vertraulichkeit kann bis zu 10.000 Euro kosten. Hinzu kommt der Schadensersatz nach Repressalien (§ 37 Abs. 1), der sich nach dem entstandenen Schaden richtet. Ob ein Bußgeld im Einzelfall verhängt wird, entscheidet die zuständige Behörde.

Darf ich eine hinweisgebende Person nach der Meldung abmahnen oder kündigen?

Repressalien sind verboten, auch Androhung und Versuch (§ 36 Abs. 1 HinSchG). Erleidet die Person nach einer Meldung eine Benachteiligung, wird vermutet, dass sie eine Repressalie ist, und der Arbeitgeber muss beweisen, dass sie auf hinreichend gerechtfertigten Gründen beruhte oder nicht auf der Meldung (§ 36 Abs. 2). Eine Maßnahme aus ganz anderen, dokumentierten Gründen ist nicht ausgeschlossen, sollte aber vorab juristisch geprüft werden, damit der Gegenbeweis nach § 36 Abs. 2 gelingt.

Reicht der Meldekanal der HR-Software oder brauche ich ein Hinweisgebersystem?

Das Gesetz schreibt keine Software vor, entscheidend sind Vertraulichkeit, Zugriffsbeschränkung (§ 16 Abs. 2 HinSchG), Fristen und Dokumentation. Ein Kanal in der HR-Software reicht, wenn Administratoren und HR-Rollen keinen Zugriff auf Fälle haben und Löschung und Fristen abgebildet sind. Bei mehreren Gesellschaften oder hohen Fallzahlen kann ein eigenständiges Hinweisgebersystem sinnvoller sein, einen Überblick gibt Hinweisgebersystem im Vergleich auf find-your-software.de. Prüfen Sie in beiden Fällen anhand der Prüffragen, wie Zugriff, Fristen und Löschung umgesetzt sind.

Können Bewerber und ausgeschiedene Beschäftigte melden?

Sie sind als hinweisgebende Personen geschützt, wenn sie die Informationen im Vorfeld oder im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erlangt haben (§ 1 Abs. 1, § 3 Abs. 3 HinSchG). Der Pflichtkanal richtet sich an Beschäftigte und überlassene Leiharbeitnehmer. Der Arbeitgeber darf ihn auch für Bewerber und Externe öffnen (§ 16 Abs. 1 Satz 3). Klären Sie, ob und wie Sie das auf der Karriereseite und im Offboarding mitteilen, und was mit Meldungen von Personen geschieht, die keinen Zugang haben.