Zeiterfassung mit SAP-Schnittstelle.
Wege, Technik und Prüffragen im Überblick.

Wie funktioniert Zeiterfassung mit SAP-Schnittstelle?

Eine Zeiterfassung mit SAP-Schnittstelle überträgt Buchungen, Abwesenheiten und Auswertungen automatisch zwischen Zeiterfassungssystem und SAP. Bei SAP HCM läuft das meist über HR-PDC in die Zeitwirtschaft, bei SuccessFactors über eine REST-Schnittstelle für Zeitereignisse. Dazu kommen Stammdaten aus SAP, etwa Personalnummer, Arbeitszeitplan und Kostenstelle. Entscheidend ist, welches System die Zeiten führt und wohin die Ergebnisse für die Lohnabrechnung gehen. Die Anbindungswege stehen in der Tabelle oben. Weitere Anbindungen für andere HR-Systeme beschreibt die HR-Software SAP-Integration.

Was ist eine Zeiterfassung mit SAP HCM Schnittstelle?

Gemeint ist ein Zeiterfassungssystem, das an SAP ERP HCM angebunden ist, meist über die Schnittstelle HR-PDC. SAP beschreibt sie als Weg, externe Zeiterfassungssysteme an SAP Time Management anzubinden. Über sie gehen Zeitereignisse und Mitarbeiteraufwände nach SAP, Stammdaten laufen zurück zum Subsystem. Mehrere Hersteller nennen zertifizierte Subsysteme. Ob das Zertifikat zu Ihrer Produktversion und Ihrem SAP-Release passt, lassen Sie sich vor der Entscheidung zeigen. Das Subsystem prüft die Personalnummer, SAP legt die Buchung ab.

Was ist HR-PDC und wofür brauche ich es?

HR-PDC steht für die SAP-Schnittstelle zwischen Zeitwirtschaft und Erfassungssystemen wie Terminals, BDE oder Zeitwirtschaftssoftware. Sie transportiert Zeitereignisse und Mitarbeiteraufwände in SAP Time Management und ersetzt die ältere Anbindung über Communication Channel 1 (CC1); während der Umstellung ist laut SAP ein Parallelbetrieb erlaubt. Sie brauchen HR-PDC, wenn Terminal oder App Buchungen an die SAP-Zeitwirtschaft liefern sollen. Für Projektzeiten ohne Terminal genügt oft CATS. Technische Einzelheiten und Parameter stehen in der SAP-Hilfe; Ihr Anbieter richtet sie ein.

Welche Zeiterfassungssysteme haben eine SAP-Schnittstelle?

Auf den Herstellerseiten nennen unter anderem ATOSS, GFOS, Interflex, ISGUS, dormakaba, PCS und SD Worx eine SAP-Anbindung, jeweils mit unterschiedlichem Umfang. GFOS und Interflex führen HR-PDC für S/4HANA, GFOS und ATOSS Anbindungen an SuccessFactors. Die Tabelle im Auszug nennt je Anbieter, was der Hersteller belegt und was Sie in der Demo prüfen sollten. Sie ist keine Rangliste und enthält nicht alle Anbieter. Ohne Herstellerangabe steht dort „in der Demo prüfen“.

Wie binde ich ein Zeiterfassungsterminal an SAP an?

Ein Terminal wird in der Regel nicht direkt an SAP angeschlossen, sondern über die Software seines Herstellers, die als Subsystem arbeitet. Diese Software holt Stammdaten aus SAP, prüft Buchungen am Terminal und überträgt sie über HR-PDC oder, bei SuccessFactors, über die REST-Schnittstelle. Bei Terminals ohne Hersteller-Subsystem bleibt der Umweg über eine Datei. Klären Sie vorab, wer die Schnittstelle betreibt und wie Fehlbuchungen sichtbar werden. Rechnen Sie dafür Testzeit mit Echtdaten und eine Abstimmung mit der Abrechnung ein.

Wie funktioniert die Anbindung an SuccessFactors Time Tracking?

Bei SuccessFactors Time Tracking senden Terminals oder Drittsysteme Zeitereignisse über eine REST-Schnittstelle, die SAP unter Clock In Clock Out beschreibt. Zusammengehörige Ereignisse von Kommen und Gehen werden zu Paaren und erscheinen als Zeiten im Time Sheet. Voraussetzung ist Time Tracking, das einfache Time Sheet reicht nicht. Mitarbeitende müssen einer Clock-In-Clock-Out-Gruppe zugeordnet sein. Prüfen Sie, ob Ihr Terminalhersteller diese Schnittstelle unterstützt. Die Mengenbegrenzungen der Schnittstelle und die Taktung der Übertragung gehören in die Demo.

Brauche ich eine zertifizierte Schnittstelle?

Zwingend ist ein SAP-Zertifikat nicht, aber es senkt das Risiko. Es bestätigt, dass die Schnittstelle des Herstellers für einen bestimmten SAP-Release und eine bestimmte Produktversion geprüft wurde. Fragen Sie nach dem aktuellen Zertifikat mit Szenario, Version und Gültigkeit. Eine Aussage wie kompatibel oder rezertifiziert ohne Datum genügt nicht. Für eigene Anbindungen über Datei oder REST tragen Sie Test, Betrieb und Release-Pflege selbst. Lassen Sie sich außerdem bestätigen, wer bei Release-Wechseln die Anpassung trägt.

Wie wird Zeiterfassung mit BDE an SAP angebunden?

BDE-Daten bestehen aus Anwesenheit und Auftragszeiten. Anwesenheit geht über HR-PDC in die Zeitwirtschaft, Auftragszeiten und Mengen gehen an die Produktionsplanung. Dafür bieten Hersteller eine eigene Anbindung, GFOS nennt etwa PP-PDC (Produktionsdaten). Legen Sie fest, ob Auftragszeit und Anwesenheit getrennt ausgewertet werden und wer Abweichungen klärt. Klären Sie außerdem Takt, Rückmeldeweg und Zuständigkeit bei Fehlern. Mehr zu Erfassung, Terminals und Auswahlkriterien steht bei Zeiterfassung mit BDE Software. Die Prüffragen unten helfen dabei.

Was gilt für Zeiterfassung in der Logistik mit SAP?

In der Logistik bestimmen Schichten, Zuschläge, Zeitarbeit und mobile Erfassung die Anforderungen. Entscheidend ist, ob SAP oder das Zeitsystem die Zuschläge bewertet und ob Mitarbeitende ohne feste Terminals buchen können, etwa per App. Für die Schnittstelle gelten dieselben Wege wie in anderen Branchen. Branchenspezifische Anforderungen beschreibt HR Software für die Logistik. Lassen Sie Ihre Schichtmodelle in der Demo mit Echtdaten rechnen. Eine Übersicht der Anbieter und Erfassungswege steht bei Zeit und Workforce Management.

Was bedeutet das Wartungsende von SAP HCM für die Zeiterfassung?

Die Mainstream-Wartung für die letzten drei Erweiterungspakete von SAP ERP 6.0 endet am 31.12.2027, optional folgt erweiterte Wartung bis 31.12.2030. In HCM for SAP S/4HANA entfallen laut SAP Teile der Zeitwirtschaft. Für die Zeiterfassung heißt das: Zertifikat für den Ziel-Release verlangen, die Schnittstelle früh festlegen, Parallelbetrieb einplanen und Ihr Zeitmodell gegen die Einschränkungen prüfen. Die Fristen und Alternativen stehen bei SAP HCM Wartungsende. Prüfen Sie Ihr Zeitmodell, bevor Sie Terminals tauschen.

Muss ich die Arbeitszeit in SAP erfassen?

Nein, das Recht schreibt kein System vor. Nach dem Beschluss 1 ABR 22/21 des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 müssen Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und nutzen. Ob es SAP, ein Terminal oder eine App ist, entscheiden Sie. Die Aufzeichnung nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Den aktuellen Stand der Gesetzgebung nennt die Arbeitszeiterfassungspflicht. Für Vertrauensarbeitszeit gilt die Pflicht ebenfalls, sie schließt eine Dokumentation nicht aus.

Muss der Betriebsrat der Schnittstelle zustimmen?

Ja, wenn es im Betrieb einen Betriebsrat gibt und das System Verhalten oder Leistung überwachen kann. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat er mitzubestimmen; Terminals, Apps und Schnittstellen zählen dazu. Nach dem BAG-Beschluss besteht kein Initiativrecht zur Einführung, aber Mitbestimmung bei der Ausgestaltung. Regeln Sie in der Betriebsvereinbarung, welche Daten übertragen werden und wer sie sieht. Binden Sie das Gremium vor der Auswahl ein. Das ist keine Rechtsberatung. Die Prüfung bleibt Ihre Aufgabe.