bAV Software: Entgeltumwandlung und BRSG II.
Was Lohn, Zusagen und Recht von der Software verlangen.
bAV Software verwaltet die betriebliche Altersversorgung: Zusagen, Verträge, Entgeltumwandlung in der Lohnabrechnung, Zuschuss, Auskunft und Meldungen an die Versorgungsträger. Das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz gilt seit dem 22.01.2026 und bringt Opting-out ohne Tarifvertrag, neue Abfindungsgrenzen und zum 01.01.2027 einen höheren Förderbetrag, die die Software abbilden muss.
- Für wen: Geschäftsführung, Personalleitung und Lohnbuchhaltung im Mittelstand, die bAV-Verwaltung und Entgeltumwandlung auf Software umstellen oder prüfen wollen, ob ihr System das BRSG II abdeckt.
- Im Überblick: Fünf Durchführungswege, Grenzen 2026, Termine des BRSG II, vier Anbieter im Auszug, Mitbestimmung, Datenschutz, Rechenbeispiel, zwölf Prüffragen als CSV.
- Zahl: Der Förderbetrag nach § 100 EStG steigt zum 01.01.2027 von höchstens 288 auf höchstens 360 Euro im Kalenderjahr (BGBl. 2026 I Nr. 14, Art. 2 Nr. 2, Stand 01.11.2026).
- Weiter: Die Abrechnung im Ganzen erklärt Payroll Software, den Jahreswechsel Payroll Jahreswechsel, den ganzen Weg die HR Software Auswahl.
Was ist bAV-Software?
Fünf Wege, fünf Verwaltungsaufgaben.
bAV-Software führt die Zusagen, Verträge und Beiträge der betrieblichen Altersversorgung und verbindet sie mit der Lohnabrechnung. Welche Aufgaben anfallen, hängt vom Durchführungsweg ab. Nach § 1 Abs. 1 BetrAVG bleibt der Arbeitgeber auch dann verantwortlich, wenn ein Versorgungsträger die Leistung durchführt.
| Durchführungsweg | Wer leistet, Rechtsanspruch | Insolvenzsicherung und Zuschuss | Was die Software verwalten muss |
|---|---|---|---|
| DirektzusageArbeitgeber sagt selbst zu | Der Arbeitgeber zahlt die Betriebsrente selbst und bleibt verantwortlich | Sicherung durch den Pensions-Sicherungs-Verein bei Arbeitgeberinsolvenz (§ 7 Abs. 1 Satz 1); Pflichtzuschuss nach § 1a Abs. 1a gilt für diesen Weg nicht | Zusagen und Bausteine, Anwartschaftshöhe, Daten für die Rückstellungsberechnung, Meldungen zur Insolvenzsicherung |
| UnterstützungskasseRechtsfähige Einrichtung ohne Rechtsanspruch | Die Kasse gewährt auf ihre Leistungen keinen Rechtsanspruch (§ 1b Abs. 4) | Sicherung, wenn die Kasse wegen Insolvenz des zuwendenden Arbeitgebers nicht leistet (§ 7 Abs. 1 Satz 2); kein Pflichtzuschuss nach § 1a Abs. 1a | Zuwendungen an die Kasse, Leistungsplan je Beschäftigtem, Meldungen an die Kasse |
| DirektversicherungLebensversicherung auf das Leben des Beschäftigten | Der Arbeitgeber schließt ab, Beschäftigte oder Hinterbliebene sind bezugsberechtigt (§ 1b Abs. 2); bei Entgeltumwandlung unwiderruflich (§ 1b Abs. 5) | 15 % Pflichtzuschuss, soweit der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge spart (§ 1a Abs. 1a); Beiträge bis 8 % der Beitragsbemessungsgrenze steuerfrei (§ 3 Nr. 63 EStG) | Vertragsnummer, Beitrag, Zuschuss, Lohnarten, Beitragsmeldung an den Versicherer, Zeiten ohne Entgelt wegen der Fortsetzung nach § 212 VVG |
| PensionskasseRechtsfähige Versorgungseinrichtung | Die Kasse gewährt einen Rechtsanspruch (§ 1b Abs. 3) | Keine Sicherung beim Pensions-Sicherungs-Verein, wenn die Kasse einem Sicherungsfonds angehört (§ 7); 15 % Pflichtzuschuss wie bei der Direktversicherung | Beitragsmeldung, Tarif und Satzungsvorgaben der Kasse, bei Auflösung der Kasse die Abfindungsfiktion nach § 3 Abs. 7 |
| PensionsfondsRechtsfähige Versorgungseinrichtung mit freierer Anlage | Der Fonds gewährt einen Rechtsanspruch (§ 1b Abs. 3) | Sicherung, soweit der Fonds wegen Arbeitgeberinsolvenz nicht leistet (§ 7 Abs. 1 Satz 2); 15 % Pflichtzuschuss | Beitragsmeldung, Pensionsplan, Leistungsform: lebenslange Zahlung oder Kapitalzahlung in Raten (§ 236 VAG) |
Quellen: § 1, § 1a BetrAVG, § 1b BetrAVG, § 7 BetrAVG, § 3 EStG und BGBl. 2026 I Nr. 14, Rechtsstand 01.11.2026. Die Zusammenstellung ist eine Einordnung von Find-Your-HR, keine Rechtsberatung. Die Behandlung im Einzelfall, etwa Besteuerung und Bilanz der Direktzusage, klären Sie mit Steuerberatung und Aktuar.
Was gehört zu einer bAV-Software?
Sechs Aufgaben von der Zusage bis zur Meldung.
Eine Lohnabrechnung kann bAV-Beträge abziehen. Verwaltung heißt mehr: Verträge, Fristen, Zuschüsse und Auskünfte liegen an einer Stelle und ändern sich mit dem Recht. Den Funktionsrahmen von HR-Systemen zeigt HR Software Funktionen.
Zusagen und Verträge verwalten
- Zusage, Durchführungsweg, Versorgungsträger, Vertragsnummer und Laufzeit je Beschäftigtem
- Bestandsverträge neben neuen Zusagen, etwa nach altem Pauschalbesteuerungsrecht
Entgeltumwandlung in der Lohnabrechnung
- Lohnarten für Umwandlung, Zuschuss und Eigenbeitrag, getrennt nach steuer- und sozialversicherungsfreien Anteilen
- Grenzen: 8 % der Beitragsbemessungsgrenze steuerfrei nach § 3 Nr. 63 EStG, 4 % sozialversicherungsfrei nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 9 SvEV
Arbeitgeberzuschuss und Förderbetrag
- Pflichtzuschuss von 15 % nach § 1a Abs. 1a BetrAVG, begrenzt auf die tatsächliche Ersparnis
- Förderbetrag nach § 100 EStG mit Einkommensgrenze, Mindestbeitrag und Verrechnung bei der Lohnsteuer-Anmeldung
Versorgungsträger anbinden
- Beitragsmeldungen, Vertragsänderungen und Austritte im Format des Trägers
- Umgang mit Fehlern: Abweichung zwischen Lohnlauf und Beitragsforderung sichtbar machen
Auskunft und Information
- Auskunft nach § 4a BetrAVG auf Verlangen, in Textform und in angemessener Zeit
- Inhalt: bisher erworbene und voraussichtliche Höhe, Folgen einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Meldewesen und Auswertung
- Meldungen zur Insolvenzsicherung und, wo nötig, an den Versicherer bei Zeiten ohne Entgelt
- Berichte für Jahresabschluss, Wirtschaftsprüfung und Betriebsrat
Quellen: § 4a BetrAVG, § 3 Nr. 63 EStG, § 1 SvEV, § 100 EStG, Stand 01.11.2026.
Welche Grenzen gelten bei der Entgeltumwandlung?
Die Werte, die in den Lohnarten stecken.
Die Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung beträgt 2026 jährlich 101.400 Euro und monatlich 8.450 Euro, die Bezugsgröße 47.460 Euro jährlich. Daraus ergeben sich die Werte der Tabelle.
| Regel | Wert 2026 | Norm | Folge für die Software |
|---|---|---|---|
| Anspruch auf Umwandlung | bis 4 % der Beitragsbemessungsgrenze, 4.056 Euro im Jahr | § 1a Abs. 1 BetrAVG | Obergrenze beim Erfassen des Umwandlungsbetrags prüfen |
| Steuerfreiheit | bis 8 % der Beitragsbemessungsgrenze, 8.112 Euro im Jahr, 676 Euro im Monat | § 3 Nr. 63 Satz 1 EStG | Steuerfreie und steuerpflichtige Beiträge getrennt führen |
| Sozialversicherungsfreiheit | bis 4 % der Beitragsbemessungsgrenze, 4.056 Euro im Jahr, 338 Euro im Monat | § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 9 SvEV | Eigene Grenze, nicht mit der Steuergrenze verwechseln |
| Pflichtzuschuss | 15 % des umgewandelten Entgelts, soweit Sozialversicherungsbeiträge gespart werden | § 1a Abs. 1a BetrAVG | Ersparnis je Beschäftigtem ermitteln, Zuschuss deckeln |
| Förderbetrag | 30 % des zusätzlichen Arbeitgeberbeitrags, höchstens 288 Euro; bis 31.12.2026 Einkommensgrenze 2.575 Euro im Monat, Mindestbeitrag 240 Euro | § 100 Abs. 2 und 3 EStG | Zum 01.01.2027 auf 360 Euro und die neue Einkommensgrenze umstellen |
| Steuerfreiheit nach § 100 | Arbeitgeberbeitrag bis 960 Euro im Jahr steuerfrei, ab 01.01.2027 bis 1.200 Euro | § 100 Abs. 6 EStG | Stichtagsabhängige Grenze je Abrechnungsjahr |
Quellen: Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2026 beim BMAS, § 1a BetrAVG, § 3 EStG, § 1 SvEV, § 100 EStG, BGBl. 2026 I Nr. 14, Rechtsstand 01.11.2026. Die Monatswerte sind aus den Jahreswerten umgerechnet. Keine Rechtsberatung.
Was ändert das BRSG II für Arbeitgeber?
Inhalte und Termine aus dem Bundesgesetzblatt.
Das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz vom 16.01.2026 wurde am 21.01.2026 im Bundesgesetzblatt verkündet (BGBl. 2026 I Nr. 14) und gilt vorbehaltlich der Ausnahmen seit dem 22.01.2026. Die Tabelle nennt, was für Verwaltung und Lohn relevant ist. Die Lohnseite der Jahreswechsel behandelt Payroll Jahreswechsel.
| Termin und Norm | Was sich ändert | Folge für die Software |
|---|---|---|
| Seit 22.01.2026§ 20 Abs. 3 BetrAVG, Opting-out | Optionssysteme sind auch ohne Tarifvertrag per Betriebs- oder Dienstvereinbarung möglich, wenn Entgeltansprüche nicht und nicht üblicherweise tariflich geregelt sind und der Arbeitgeber mindestens 20 % des umgewandelten Entgelts als Zuschuss gibt | Angebot in Textform, Fristen und Widersprüche dokumentieren; Zuschusssatz von 20 % neben 15 % führen |
| Seit 22.01.2026§ 3 Abs. 2, 2a BetrAVG, Abfindung | Anwartschaften dürfen ohne Zustimmung bis 1,5 % der monatlichen Bezugsgröße (Rente) oder 18 Zehntel (Kapital) abgefunden werden; mit Zustimmung bis 2 % oder 24 Zehntel, wenn der Betrag unmittelbar in die gesetzliche Rentenversicherung fließt | Grenzen aus der Bezugsgröße des Jahres berechnen (2026: 3.955 Euro), Zustimmung und Zahlung erfassen |
| Seit 22.01.2026§§ 21, 22, 24 BetrAVG, Sozialpartnermodell | Die Teilnahme an einem Sozialpartnermodell ist für Dritte erweitert, jeweils mit Zustimmung der tragenden Tarifvertragsparteien (§ 24 Abs. 4); das BMAS prüft 2027 die Verbreitung (§ 30a) | Reine Beitragszusage als eigenen Zusagetyp führen, Teilnahmevereinbarung ablegen |
| Ab 01.07.2026§§ 166, 212 VVG, Direktversicherung | Bei Zeiten ohne Entgelt kann die Fortsetzung der Direktversicherung innerhalb von drei Monaten nach Ende dieser Zeit verlangt werden; der Versicherer informiert in Textform und räumt mindestens zwei Monate Zahlungsfrist ein | Zeiten ohne Entgelt (etwa Elternzeit) erkennen und mit dem Vertrag verknüpfen, Fristen überwachen |
| Ab 01.01.2027§ 6 BetrAVG, Altersleistung | Die Beschränkung auf die Vollrente fällt weg, die Sätze 2 und 3 entfallen; Leistungen sind zu gewähren, wenn die Altersrente in Anspruch genommen wird | Leistungsbeginn bei Teilrente abbilden, Regeln im Leistungsfall anpassen |
| Ab 01.01.2027§ 100 EStG, Förderbetrag | Höchstbetrag 360 statt 288 Euro, Einkommensgrenze 3 % der Beitragsbemessungsgrenze auf den Lohnzahlungszeitraum umgerechnet, Steuerfreiheit nach Absatz 6 bis 1.200 statt 960 Euro | Berechnung zum Stichtag umstellen, Altfälle des Jahres 2026 mit alten Werten rechnen |
Quellen: Zweites Betriebsrentenstärkungsgesetz, BGBl. 2026 I Nr. 14 (Art. 1, 2, 5, 18), § 20 BetrAVG, § 3 BetrAVG, BMAS, Betriebliche Altersversorgung, Rechtsstand 01.11.2026. Ob und wann Ihr Hersteller die Änderungen als Release liefert, ist offen und gehört in die Prüffragen. Keine Rechtsberatung.
Welche HR-Software unterstützt Entgeltumwandlung in der Lohnabrechnung?
DATEV, DATALINE, HR WORKS und SP_Data im Auszug.
Auszug, keine Rangliste: vier Anbieter, bei denen der Hersteller bAV-Funktionen auf seiner Seite selbst beschreibt. Alphabetisch, nicht bewertet, Häkchen nur mit Herstellerquelle, sonst „in der Demo prüfen“. Weitere Systeme finden Sie im HR-Software-Katalog und unter HR Software Anbieter. Daneben gibt es spezialisierte bAV-Plattformen, die Verträge und Versorgungsträger außerhalb der Lohnsoftware führen und per Schnittstelle anbinden; sie gehören in die Shortlist, wenn die Lohnsoftware nur abrechnet.
| Anbieter | Gruppe | Preis ab | bAV-Funktion laut Anbieter | Durchführungswege laut Anbieter | Versorgungsträger und Schnittstellen laut Anbieter | Profil |
|---|---|---|---|---|---|---|
| DATALINELohnsoftware | Payroll | auf Anfrage | ✓ Simulation der bAV-Wirkung auf Steuerlast und Nettogehalt anhand der Arbeitnehmerdaten in der Lohnsoftware | ≈ Der Hersteller erläutert die Durchführungswege; welche die Software abrechnet, in der Demo prüfen | ≈ in der Demo prüfen | |
| DATEVLohn und Gehalt | Payroll | auf Anfrage | ✓ Lohn und Gehalt comfort und classic nennen Betriebliche Altersvorsorge unter den Abrechnungsformen | ≈ in der Demo prüfen | ≈ in der Demo prüfen | |
| HR WORKSHR-Suite mit vorbereitender Lohnbuchhaltung | HR-Suite | auf Anfrage | ✓ bAV-Verträge mit Gehaltsumwandlung (laufend oder einmalig, prozentual oder Festbetrag), Arbeitgeberanteil, Pflichtzuschuss mit drei Berechnungsarten und Standardbericht | ✓ Vertragsarten Pensionsfonds, Pensionskasse, Direktversicherung, Direktzusage und Unterstützungskasse | ≈ Export der aktiven Verträge in den DATEV-Lohnimport; die Sozialversicherungsgrenzen prüft die Software laut Hilfeseite nicht automatisch | |
| SP_DataLohnabrechnung mit bAV-Modul | Payroll | auf Anfrage | ✓ bAV-Modul mit automatischer Lohnartenzuordnung, Berechnung der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile, steuerfreie und pauschal versteuerte Modelle | ≈ Vertragstypen pflegt laut SP_Data der Hersteller; Liste der Wege in der Demo prüfen | ✓ Versorgungsträger (Institutionen), Zahlungspläne und Verträge digital verwalten | Zum Profil → |
Auszug, ausgewählt nach Angebot im DACH-Raum und ausdrücklicher bAV-Beschreibung auf der Herstellerseite, keine Wertung, alphabetisch. Anbieter ohne lesbare Herstellerangabe zur bAV stehen nicht in der Tabelle. Angaben laut Anbieter, ohne Gewähr, Wortwahl der Hersteller, abgerufen am 01.11.2026: DATALINE, Betriebliche Altersvorsorge, DATEV, Lohn und Gehalt comfort, HR WORKS Hilfe, bAV verwalten, SP_Data, bAV-Modul.
Muss der Betriebsrat bei bAV-Software mitbestimmen?
Die Normen, die Sie kennen sollten.
Ob und wie weit ein Betriebsrat mitbestimmt, hängt von Einführung, Zweck und Daten ab. Die Mitbestimmung bei HR-Software im Ganzen erklärt Mitbestimmung bei HR-Software. Hier geht es um die Punkte, die bei der bAV dazukommen.
Betriebsverfassungsgesetz
- § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen sollen; prüfen Sie, ob Auswertungen der bAV-Software Personen betreffen
- § 87 Abs. 1 Nr. 10: Fragen der betrieblichen Entgeltgestaltung, etwa die Grundsätze eines Opting-out-Angebots oder eines freiwilligen Zuschusses
- § 87 Abs. 1 Nr. 8: Gestaltung, Organisation und Verwaltung von Sozialeinrichtungen, die auf Betrieb, Unternehmen oder Konzern beschränkt sind, zum Beispiel bei einer eigenen Kasse
Opting-out und Betriebsvereinbarung
- § 20 Abs. 3 BetrAVG sieht für Optionssysteme ohne Tarifvertrag ausdrücklich die Betriebs- oder Dienstvereinbarung vor
- Zuschuss, Gruppe der Beschäftigten, Angebotsform und Fristen gehören in die Vereinbarung, die Software setzt sie um
- Zur Vertiefung Betriebsvereinbarung HR-Software
Quellen: § 87 BetrVG, § 20 BetrAVG, Rechtsstand 01.11.2026. Ob eine Mitbestimmung im Einzelfall besteht, klärt Ihre Rechtsberatung. Keine Rechtsberatung.
Gibt es eine DSGVO-konforme bAV-Software?
Konformität entsteht im Betrieb, nicht im Prospekt.
Eine Software ist nicht für sich DSGVO-konform, sondern wird es durch Vertrag, Einstellung und Betrieb. Bei der bAV kommen Entgelt- und Vertragsdaten zusammen, bei Absicherung von Invalidität gelegentlich auch Gesundheitsangaben. Den Rahmen für HR-Systeme beschreibt DSGVO-konforme HR-Software.
Auftragsverarbeitung klären
- Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt einen Vertrag mit Gegenstand, Dauer, Art der Daten und Weisungsbindung des Auftragsverarbeiters, schriftlich oder elektronisch
- Der Versorgungsträger ist meist eigener Verantwortlicher, der Softwareanbieter Auftragsverarbeiter; die Rollen vorab festhalten
Gesundheitsangaben vermeiden
- Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu den besonderen Kategorien
- Ausnahmen für das Arbeitsrecht verlangen nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. b geeignete Garantien
- Praxis: Gesundheitsprüfungen bleiben beim Versicherer, die Software hält nur, was zur Abrechnung nötig ist
Rollen, Protokolle, Fristen
- Zugriff nach Rollen: Lohnbuchhaltung sieht Beiträge, Auskünfte laufen über die zuständige Stelle
- Löschkonzept für beendete Verträge und ausgeschiedene Beschäftigte, abgestimmt mit der Aufbewahrung
Wo liegen die Daten?
- Hosting, Unterauftragsverarbeiter und Drittlandübermittlung schriftlich erfragen
- Vertragsprüfung siehe HR Software Vertrag
Quellen: Art. 9 DSGVO, Art. 28 DSGVO, Rechtsstand 01.11.2026. Einordnung von Find-Your-HR, keine Rechtsberatung.
Wie führen Sie eine bAV-Software ein?
Vom Bestand bis zum ersten Jahreswechsel.
Das Vorgehen folgt der üblichen HR Software Einführung.
Bestand aufnehmen
Alle Zusagen, Verträge, Durchführungswege, Versorgungsträger und Betriebsvereinbarungen listen, dazu Beschäftigte mit Entgeltumwandlung und die Tarifbindung.
Regeln festlegen
Zuschusssatz, Opting-out ja oder nein, Gruppen und Fristen entscheiden und mit dem Betriebsrat abstimmen.
Anforderungen und Anbieter
Prüffragen an die Anbieter der HR Software Shortlist geben, Demos mit eigenen Fällen durchführen.
Lohnarten und Daten übernehmen
Lohnarten anlegen, Verträge migrieren, einen Lohnlauf parallel gegen den Altstand rechnen und Abweichungen klären.
Betrieb und Änderungen
Termine 01.07.2026 und 01.01.2027 einplanen, Auskunftsprozess und Änderungsdienst festlegen, Zuständigkeiten für Meldungen benennen.
Wo scheitert die bAV-Abrechnung in der Praxis?
Sechs Fehler und wie Sie sie vermeiden.
Die Fehler entstehen selten in der Formel, sondern an Übergängen zwischen Vertrag, Lohnart und Meldung. Weitere Stolpersteine nennt HR-Softwareauswahl Fehler.
Zuschuss pauschal gesetzt
- Der Pflichtzuschuss ist an die Ersparnis von Sozialversicherungsbeiträgen gebunden (§ 1a Abs. 1a)
- Fälle ohne Ersparnis im Regelwerk festhalten
Grenzen verwechselt
- 8 % steuerfrei und 4 % sozialversicherungsfrei sind verschiedene Grenzen
- Beide getrennt anlegen und gegen die Rechengrößen testen
Bestandsverträge vergessen
- Verträge nach altem Pauschalbesteuerungsrecht laufen weiter (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 SvEV)
- Altbestand in der Migration kennzeichnen
Zeiten ohne Entgelt übersehen
- Bleibt die Prämie aus, kann der Versicherer den Vertrag prämienfrei stellen; seit 01.07.2026 gilt das Fortsetzungsrecht des § 212 VVG
- Elternzeit und unbezahlten Urlaub mit dem Vertrag verknüpfen
Stichtage 2027 verpasst
- Förderbetrag und Einkommensgrenze wechseln zum 01.01.2027
- Release-Termin vor dem Dezemberlauf erfragen
Betriebsrat zu spät beteiligt
- Opting-out und Zuschuss brauchen eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung
- Auswertungen vorab festlegen
Einordnung von Find-Your-HR auf Grundlage der genannten Normen, Stand 01.11.2026. Keine Rechtsberatung.
12 Prüffragen
zur bAV-Verwaltung, als CSV.
Geben Sie die Fragen vorab an die Anbieter Ihrer HR Software Shortlist und lassen Sie die Antworten schriftlich geben. Wie Sie die Termine auswerten, zeigt HR Software Demos bewerten.
| Nr | Thema | Prüffrage an den Anbieter |
|---|---|---|
| 01 | Durchführungswege | Welche der fünf Durchführungswege verwaltet die Software, und welche rechnet sie in der Lohnabrechnung ab? |
| 02 | Lohnarten | Welche Lohnarten liefert die Software für Umwandlung, Zuschuss und Eigenbeitrag, getrennt nach steuer- und sozialversicherungsfreien Anteilen, und wer pflegt sie bei Rechtsänderungen? |
| 03 | Pflichtzuschuss | Wie berechnet die Software den Zuschuss nach § 1a Abs. 1a, wie prüft sie die Ersparnis, und kann sie 15 % und 20 % (Opting-out) nebeneinander führen? |
| 04 | Opting-out | Kann die Software das Angebot in Textform, die Fristen und Widersprüche je Beschäftigtem dokumentieren? |
| 05 | Förderbetrag | Berechnet die Software den Förderbetrag nach § 100 EStG, und in welchem Release steht die Umstellung auf 360 Euro und die neue Einkommensgrenze zum 01.01.2027? |
| 06 | Schnittstellen | Welche Versorgungsträger sind angebunden, in welchem Format und mit welcher Richtung und Häufigkeit? |
| 07 | Auskunft | Erzeugt die Software die Auskunft nach § 4a BetrAVG in Textform und protokolliert sie, wer sie wann erhalten hat? |
| 08 | Zeiten ohne Entgelt | Erkennt die Software Zeiten ohne Entgelt und weist sie auf das Fortsetzungsrecht nach § 212 VVG hin? |
| 09 | Datenschutz | Welche Rollen, Protokolle, Löschfristen und Unterauftragsverarbeiter gelten, und wo liegen die Daten? |
| 10 | Betriebsrat | Welche Auswertungen enthalten Personenbezug, und lassen sie sich per Rolle beschränken? |
| 11 | Änderungsdienst | Wie schnell und zu welchen Kosten spielt der Anbieter gesetzliche Änderungen wie das BRSG II ein? |
| 12 | Daten und Exit | In welchem Format lassen sich Verträge, Zuschüsse und Historie beim Wechsel exportieren? |
Mit Spalten für Antwort, Nachweis und Punkte von 0 bis 5.
Fragenkatalog von Find-Your-HR, Stand 01.11.2026. Die Punkte lassen sich in eine Nutzwertanalyse HR Software übernehmen.
Was kostet Entgeltumwandlung den Arbeitgeber?
Drei Rechnungen mit offenen Annahmen.
Das Rechenbeispiel zeigt Größenordnungen für eine Direktversicherung im Jahr 2026. Die Annahmen stammen von Find-Your-HR. Der Arbeitgeberanteil der Sozialversicherung ist mit 20 % angenommen, tatsächlich hängt er von Beitragssätzen und Zusatzbeiträgen ab.
| Schritt | Annahme | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 1 · Eine BeschäftigteObergrenzen | Beitragsbemessungsgrenze 101.400 Euro | 4 % und 8 % von 101.400 | 4.056 Euro (338 je Monat) sozialversicherungsfrei, 8.112 Euro (676 je Monat) steuerfrei |
| 1 · Eine BeschäftigteUmwandlung | 200 Euro brutto je Monat | 200 × 12 | 2.400 Euro je Jahr, unter der Grenze von 4.056 Euro |
| 1 · Eine BeschäftigteErsparnis | Arbeitgeberanteil Sozialversicherung 20 % | 200 × 20 % | 40 Euro je Monat |
| 1 · Eine BeschäftigtePflichtzuschuss | 15 % des umgewandelten Entgelts, höchstens die Ersparnis | 200 × 15 % | 30 Euro je Monat, Beitrag an den Versicherer insgesamt 230 Euro |
| 2 · BelegschaftZuschuss 15 % | 60 Teilnehmende mit je 200 Euro Umwandlung | 60 × 30 Euro × 12 | 21.600 Euro je Jahr |
| 2 · BelegschaftOpting-out mit 20 % | gleiche Gruppe, Zuschuss 20 % nach § 20 Abs. 3 | 60 × 40 Euro × 12 | 28.800 Euro je Jahr, 7.200 Euro mehr |
| 3 · Förderbetrag ab 2027Bis 31.12.2026 | zusätzlicher Arbeitgeberbeitrag 960 Euro im Jahr, Voraussetzungen erfüllt | 30 % von 960 Euro | 288 Euro (Höchstbetrag) |
| 3 · Förderbetrag ab 2027Ab 01.01.2027 | zusätzlicher Arbeitgeberbeitrag 1.200 Euro im Jahr | 30 % von 1.200 Euro | 360 Euro (neuer Höchstbetrag) |
Quellen: § 1a BetrAVG, § 20 BetrAVG, § 100 EStG, BGBl. 2026 I Nr. 14, BMAS, Rechengrößen 2026. Zahlen sind Annahmen von Find-Your-HR, keine Messwerte. Der Förderbetrag setzt weitere Voraussetzungen voraus (§ 100 Abs. 3 EStG, etwa Einkommensgrenze und Mindestbeitrag von 240 Euro). Keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Was ist bAV-Software?
bAV-Software verwaltet die betriebliche Altersversorgung im Unternehmen: Zusagen und Verträge, Entgeltumwandlung in der Lohnabrechnung, Arbeitgeberzuschuss, Förderbetrag, Auskünfte und Meldungen an Versorgungsträger. Sie kann Teil einer Lohnsoftware oder HR-Suite sein oder als spezialisierte Plattform neben der Lohnabrechnung laufen. Nach § 1 Abs. 1 BetrAVG bleibt der Arbeitgeber verantwortlich, auch wenn ein Versorgungsträger leistet. Die Software muss deshalb Recht, Lohn und Vertrag zusammenführen und jede Änderung mit Datum nachvollziehbar halten. Rechtsstand 01.11.2026, keine Rechtsberatung.
Welche Durchführungswege muss bAV-Software abbilden?
Das Betriebsrentengesetz kennt fünf Wege: Direktzusage, Unterstützungskasse, Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds. Bei der Entgeltumwandlung stehen meist Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds im Vordergrund, weil der Pflichtzuschuss nach § 1a Abs. 1a dort gilt. Prüfen Sie, welche Wege Ihre Zusagen nutzen, und lassen Sie sich jeden Weg in der Demo mit einem eigenen Fall zeigen. Die Tabelle oben fasst die Verwaltungsaufgaben je Weg zusammen, getrennt nach Vertrag, Lohn und Meldung. Rechtsstand 01.11.2026, keine Rechtsberatung.
Was ändert das BRSG II für Arbeitgeber?
Das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz (BGBl. 2026 I Nr. 14) gilt seit dem 22.01.2026. Es erlaubt Opting-out ohne Tarifvertrag mit mindestens 20 % Zuschuss, ändert die Abfindungsgrenzen in § 3 BetrAVG, öffnet Sozialpartnermodelle für Dritte, stärkt die Fortsetzung der Direktversicherung ab 01.07.2026 und erhöht zum 01.01.2027 den Förderbetrag nach § 100 EStG. Die Termintabelle nennt je Änderung die Norm und die Folge für die Software, damit Sie Release-Termine gezielt abfragen können. Rechtsstand 01.11.2026, keine Rechtsberatung.
Was ist Opting-out und was muss die Software dafür können?
Beim Opting-out wird Entgelt automatisch umgewandelt, solange die Beschäftigten nicht widersprechen. Nach § 20 Abs. 2 BetrAVG braucht das Angebot Textform, kommt mindestens drei Monate vor der ersten Fälligkeit und nennt Betrag, Vergütungsbestandteil und das Widerspruchsrecht von mindestens einem Monat. Ohne Tarifvertrag geht es seit 2026 nach Absatz 3 mit mindestens 20 % Zuschuss. Die Software muss Angebot, Fristen und Widerspruch je Person nachweisen und Auswertungen für die Betriebsvereinbarung liefern. Rechtsstand 01.11.2026, keine Rechtsberatung.
Welche Grenzen gelten 2026 für die Entgeltumwandlung?
Bei einer Beitragsbemessungsgrenze von 101.400 Euro können Beschäftigte bis 4 % verlangen, das sind 4.056 Euro im Jahr (§ 1a Abs. 1 BetrAVG). Steuerfrei sind Arbeitgeberbeiträge bis 8 %, also 8.112 Euro (§ 3 Nr. 63 EStG), sozialversicherungsfrei bis 4 % (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 9 SvEV). Die Software muss beide Grenzen getrennt führen und jedes Jahr mit den neuen Rechengrößen aktualisieren, sonst entstehen Fehler in der Abrechnung und bei der Lohnsteuer-Anmeldung. Rechtsstand 01.11.2026, keine Rechtsberatung.
Wie hoch ist der Arbeitgeberzuschuss bei Entgeltumwandlung?
Der Arbeitgeber muss nach § 1a Abs. 1a BetrAVG 15 % des umgewandelten Entgelts zusätzlich an Pensionsfonds, Pensionskasse oder Direktversicherung weiterleiten, soweit er durch die Umwandlung Sozialversicherungsbeiträge spart. Im Opting-out ohne Tarifvertrag sind es mindestens 20 % nach § 20 Abs. 3, womit die Pflicht aus § 1a Abs. 1a als erfüllt gilt. Die Software sollte die Ersparnis je Person ermitteln und beide Sätze führen können. Rechtsstand 01.11.2026, keine Rechtsberatung.
Was ändert sich zum 01.01.2027 beim Förderbetrag?
Nach Art. 2 Nr. 2 des BRSG II steigt der Höchstbetrag des Förderbetrags in § 100 Abs. 2 EStG von 288 auf 360 Euro im Kalenderjahr. Die Einkommensgrenze wird mit 3 % der Beitragsbemessungsgrenze neu bestimmt, bisher waren es feste 2.575 Euro im Monat. Die Steuerfreiheit nach Absatz 6 steigt von 960 auf 1.200 Euro. Fragen Sie den Hersteller, in welchem Release die Umstellung kommt und ob Altfälle des Jahres 2026 mit den alten Werten laufen.
Welche HR-Software unterstützt Entgeltumwandlung in der Lohnabrechnung?
Laut Herstellerseiten bilden unter anderem DATEV mit Lohn und Gehalt, DATALINE, HR WORKS und SP_Data die betriebliche Altersversorgung ab, mit unterschiedlichem Umfang. HR WORKS beschreibt Verträge, Gehaltsumwandlung und Pflichtzuschuss, SP_Data ein eigenes bAV-Modul mit Lohnartenzuordnung. Die Tabelle zeigt, was der Hersteller nennt; alles andere gehört in die Demo. Daneben gibt es spezialisierte bAV-Plattformen mit Schnittstellen zur Lohnsoftware. Angaben laut Anbieter, ohne Gewähr, abgerufen am 01.11.2026; ein Test mit eigenen Fällen bleibt nötig.
Gibt es eine DSGVO-konforme bAV-Software aus Deutschland?
DSGVO-Konformität ist keine Eigenschaft eines Produkts allein, sondern ergibt sich aus Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Rollen und Rechten, Löschkonzept und Standort der Verarbeitung. Der Sitz des Anbieters ist ein Kriterium unter mehreren und ersetzt keine Prüfung. Fragen Sie nach Hosting, Unterauftragsverarbeitern, Drittlandübermittlung und Protokollen und lassen Sie die Antworten schriftlich geben. Gesundheitsangaben sollten gar nicht erst in der Software landen. Keine Rechtsberatung, Stand 01.11.2026. Fragen Sie auch nach dem Löschkonzept.
Muss der Betriebsrat bei bAV-Software mitbestimmen?
Das hängt vom Einzelfall und von der Ausgestaltung ab. Nach § 87 Abs. 1 BetrVG kommen Nr. 6 (technische Einrichtungen zur Überwachung), Nr. 8 (Sozialeinrichtungen) und Nr. 10 (Entgeltgestaltung) in Betracht, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Für Opting-out ohne Tarifvertrag sieht § 20 Abs. 3 BetrAVG die Betriebs- oder Dienstvereinbarung vor. Beteiligen Sie den Betriebsrat früh, schon vor der Auswahl, und legen Sie die Auswertungen der Software schriftlich fest. Keine Rechtsberatung.
Welche Auskunftspflichten gelten gegenüber Beschäftigten?
Nach § 4a BetrAVG müssen Arbeitgeber oder Versorgungsträger auf Verlangen in angemessener Zeit und in Textform Auskunft geben, ob und wie eine Anwartschaft entsteht, wie hoch sie bisher und voraussichtlich bei Erreichen der Altersgrenze ist und welche Folgen eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat. Ausgeschiedene Beschäftigte erfahren die Höhe ihrer Anwartschaft und deren spätere künftige Entwicklung. Die Software sollte Vorlagen erzeugen, Fristen sicher überwachen und den Versand protokollieren. Rechtsstand 01.11.2026, keine Rechtsberatung.
Wann darf ein Arbeitgeber Anwartschaften abfinden?
Nach § 3 Abs. 2 BetrAVG ohne Zustimmung, wenn der Monatsbetrag der Rente bei Erreichen der Altersgrenze 1,5 % der monatlichen Bezugsgröße nicht übersteigt, bei Kapitalleistungen 18 Zehntel. Mit Zustimmung gelten nach Absatz 2a 2 % beziehungsweise 24 Zehntel, wenn der Betrag unmittelbar in die gesetzliche Rentenversicherung gezahlt wird. Die Bezugsgröße 2026 beträgt 3.955 Euro im Monat. Die Software sollte Grenzen, Zustimmung, Zahlung und Nachweis der Einzahlung erfassen. Rechtsstand 01.11.2026, keine Rechtsberatung.
bAV-Anforderungen in die
Softwareauswahl einbauen.
Nehmen Sie Durchführungswege, Prüffragen und Termine des BRSG II in Ihre HR Software Auswahl auf; eine Vorlage bietet die HR Software Checkliste. Das HR Selection Portal ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl: Anforderungen sammeln, begründete Shortlist, Demos bewerten, Vertrag, alles nachvollziehbar dokumentiert. Seine KI-Funktionen laufen mit eigenen, lokal betriebenen Modellen, Daten bleiben bei Find-Your-Software. Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl wünschen, beschreibt die HR Software Beratung das Vorgehen. Keine Rechtsberatung. Angaben laut Anbieter, ohne Gewähr. Quellen: Bundesgesetzblatt, gesetze-im-internet.de, BMAS, Hersteller, Stand 01.11.2026.