HR-Stammdaten-Governance.
Wer führt, wer verantwortet, wer prüft.

Was ist HR-Stammdaten-Governance?

HR-Stammdaten-Governance ist das Regelwerk, das festlegt, welches System jedes Personaldatum führt, wer dafür verantwortlich ist und wie Qualität, Zugriff und Löschung geprüft werden. Sie besteht aus einer Zuordnung von Datenobjekt zu System, benannten Rollen wie Data Owner und Data Steward, Qualitätsregeln, einem Löschkonzept und einem Bericht mit wenigen Kennzahlen. Rechtlich bleibt das Unternehmen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und muss die Einhaltung der Grundsätze nachweisen können (Art. 4 Nr. 7, Art. 5 Abs. 2).

Was sind HR-Stammdaten?

HR-Stammdaten sind die Angaben zu Personen und Beschäftigung, die sich selten ändern und von vielen Prozessen genutzt werden. Dazu zählen Person und Kontakt, Beschäftigungsverhältnis und Vertrag, Stelle, Position und Organisationseinheit sowie Vergütungs- und Arbeitszeitprofil. Bewegungsdaten wie Zeitbuchungen oder Abrechnungsläufe entstehen daraus und gehören nicht dazu. Wer sie bei der Planung trennt, kann für Stammdaten strengere Prüf- und Zugriffsregeln setzen als für Bewegungsdaten. Das Datenmodell beschreibt die Seite Core HR und Personalakte, die Zuordnung zu Systemen die HR-Systemgrenzen-Matrix.

Welches System sollte bei HR-Stammdaten führend sein?

Für Person, Beschäftigung, Stelle und Organisation ist in der Regel das HR-System führend, weil dort Eintritt, Versetzung und Austritt entstehen. Führend ist das System, in dem eine Änderung zuerst und verbindlich erfasst wird. Kostenstellen kommen meist aus dem ERP, Konten aus dem Verzeichnisdienst, abgeleitet aus dem HR-System. Entscheidend ist, dass es je Feld genau ein führendes System gibt und die anderen nur lesen oder Kopien erhalten. Ausnahmen halten Sie schriftlich fest und prüfen sie im Rhythmus der Tabelle.

Wer ist Data Owner und wer Data Steward?

Der Data Owner entscheidet über Regeln, Pflichtfelder, Zugriffe und Qualitätsziele eines Datenobjekts, meist die Bereichsleitung, etwa HR-Leitung oder Leitung Entgeltabrechnung. Der Data Steward pflegt und prüft im Tagesgeschäft Dubletten, Abweichungen und Korrekturen und ist Ansprechperson für Fachbereiche und Beschäftigte. Die IT betreibt Systeme und Schnittstellen und setzt die Regeln um. Beides sind Rollen aus dem Datenmanagement und keine Rechtsbegriffe; Verantwortlicher nach DSGVO bleibt das Unternehmen. Benennen Sie je Rolle auch eine Vertretung.

Wie verhindern Sie Dubletten bei Wiedereintritt?

Dubletten vermeiden Sie mit einer unveränderlichen Personenkennung, einer Abgleichregel vor jeder Neuanlage und einem festen Vorgehen beim Wiedereintritt: Die bekannte Person wird reaktiviert und erhält ein neues Beschäftigungsverhältnis, statt neu angelegt zu werden. Ergänzend zeigt ein monatlicher Dublettenbericht dem Data Steward, wo Personen mehrfach vorkommen. Zusammenführungen werden protokolliert, damit sie nachvollziehbar bleiben. Fragen Sie schon in der Auswahl, ob das System diese Funktionen mitbringt und ob die Kennung in Exporten und Schnittstellen enthalten ist.

Welche Pflichtfelder braucht ein Personalstammsatz?

Welche Felder Pflicht sind, ergibt sich aus dem Zweck des jeweiligen Prozessschritts und nicht aus einer festen Liste. Für Eintritt und Abrechnung braucht es andere Angaben als für Zutritt, Konto oder Schulung. Legen Sie Pflichtfelder je Prozessschritt fest, prüfen Sie Formate und Wertelisten beim Erfassen und führen Sie nur Felder, für die ein Zweck benannt ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Die Angaben für die Abrechnung klären Sie mit Entgeltabrechnung oder Steuerberatung. Die Vollständigkeit der Pflichtfelder gehört in den monatlichen Kennzahlenbericht.

Wie setzen Sie die Historisierung von Stammdaten um?

Historisieren Sie mit Gültigkeitszeiträumen statt durch Überschreiben: Vertrag, Position, Organisationseinheit und Vergütung erhalten Gültig-ab und Gültig-bis. Zusätzlich protokolliert ein Änderungsprotokoll, wer wann welches Feld von welchem auf welchen Wert geändert hat. So lassen sich Stände zu einem Stichtag abrufen und rückwirkende Korrekturen sauber verarbeiten. Die Historie unterliegt wie alle Daten der Speicherbegrenzung und braucht deshalb eine eigene Löschfrist. Prüfen Sie in der Demo, ob die Historie auch im Export enthalten ist.

Wie lange dürfen Stammdaten nach dem Austritt gespeichert werden?

Eine einheitliche Frist gibt es nicht. Nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO dürfen Personen nur so lange identifizierbar sein, wie es für den Zweck erforderlich ist. Aufbewahrungspflichten, etwa für Abrechnungsunterlagen, verlängern die Speicherung für die betroffenen Dokumente, nicht für alle Daten. Deshalb legt das Löschkonzept je Datenart Zweck, Frist und Auslöser fest und der Löschlauf wird protokolliert. Fristen je Dokumentart nennt die Seite Core HR und Personalakte. Das ist keine Rechtsberatung.

Muss ich ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen?

Verantwortliche führen nach Art. 30 DSGVO ein Verzeichnis ihrer Verarbeitungstätigkeiten, mit Zwecken, Kategorien von Personen und Daten, Empfängern und vorgesehenen Löschfristen. Die Ausnahme für Unternehmen unter 250 Beschäftigten entfällt unter anderem, wenn die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt (Art. 30 Abs. 5). Die Personalverwaltung erfolgt regelmäßig. Das Verzeichnis lässt sich gut zusammen mit der Governance-Tabelle und der Vorlage für Datenverantwortliche pflegen. Das ist keine Rechtsberatung; klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Was gilt, wenn eine ausgeschiedene Person die Löschung verlangt?

Prüfen Sie den Antrag nach Art. 17 DSGVO: Löschung kommt in Betracht, wenn die Daten für den Zweck nicht mehr notwendig sind oder unrechtmäßig verarbeitet wurden (Abs. 1 Buchst. a und d). Sie entfällt, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Abs. 3 Buchst. b und e). Antworten Sie unverzüglich, spätestens nach einem Monat (Art. 12 Abs. 3), und dokumentieren Sie die Entscheidung samt Begründung. Das ist keine Rechtsberatung.

Was bedeutet Joiner-Mover-Leaver bei Stammdaten?

Joiner-Mover-Leaver beschreibt den Lebenszyklus einer Beschäftigung: Eintritt, Versetzung und Austritt. Jedes Ereignis wird im führenden System erfasst und löst in den Folgesystemen Aktionen aus, etwa Konto anlegen, Rechte wechseln oder Konto sperren und Löschfristen starten. Typische Lücken sind zu späte Konten, übrig gebliebene Rechte nach einer Versetzung und aktive Konten nach dem Austritt. Die Kennzahl verwaiste Konten macht solche Lücken sichtbar, und eine feste Regel je Ereignis verhindert, dass im Einzelfall improvisiert wird. Die technische Umsetzung beschreibt Entra ID und SCIM.

Wie regeln Sie Berechtigungen auf Stammdaten?

Vergeben Sie Rechte rollenbasiert und bis auf Feldebene, denn Vergütung, Bankverbindung und Gesundheitsangaben brauchen engere Kreise als der Name. Beginnen Sie mit Mindestrechten, begründen Sie jede Erweiterung und lassen Sie den Data Owner die Rechte regelmäßig bestätigen. Hintergrund sind Art. 5 Abs. 1 Buchst. f und Art. 25 Abs. 2 DSGVO. Beteiligen Sie den Betriebsrat, wenn Zugriffe protokolliert oder ausgewertet werden. Rechte auf Stammdaten sollten außerdem bei jeder Versetzung neu geprüft werden, siehe Mitbestimmung bei HR-Software.

Was sollten Sie Anbieter zu Datenmodell, Export und Historie fragen?

Fragen Sie nach Datenmodell und Datenwörterbuch, nach stabiler Personenkennung bei Wiedereintritt, nach Gültigkeitszeiträumen und Änderungsprotokoll, nach Dublettenfunktionen, Rechten bis auf Feldebene, Löschfristen je Datenart und einem Vollexport mit Historie und Dokumenten. Lassen Sie sich den Export in der Demo zeigen und die Antworten schriftlich geben, damit sie später als Vertragsgrundlage dienen können. Die zwölf Prüffragen stehen als CSV bereit und lassen sich in die Bewertung der Demos übernehmen, Details zu Export und Exit auf API und Exit-Strategie.