People-Analytics-Software.
Fluktuation, Fehlzeiten und Kosten verstehen, nicht nur zählen.

Was ist People Analytics?

People Analytics ist die Auswertung von Personaldaten, um Fragen zu Fluktuation, Fehlzeiten, Personalkosten, Besetzungsdauer und Zusammensetzung der Belegschaft zu beantworten und Ursachen zu finden. Sie geht über das Reporting hinaus, das nur zeigt, was geschehen ist. Im Mittelstand stützt sie sich meist auf das HR-System, ergänzt um Zeit-, Payroll- und Bewerberdaten. Prognosen sind möglich, aber nicht der Einstieg. Voraussetzung sind saubere Daten, feste Definitionen und die Beteiligung von Datenschutz und Betriebsrat. Stand 02.11.2026.

Was bringt People Analytics im Mittelstand?

Sie macht Ursachen sichtbar, die Gesamtquoten verdecken, und liefert damit Gesprächsgrundlagen für Führung und Geschäftsführung: Welcher Bereich verliert Beschäftigte, wo häufen sich kurze Fehlzeiten, welcher Schritt verlängert die Besetzung. Der Nutzen entsteht erst, wenn aus der Zahl eine Maßnahme folgt, etwa ein Gespräch mit der Bereichsleitung oder eine Anpassung im Einarbeitungsprozess. Bei wenigen Beschäftigten je Bereich bleiben die Aussagen schwach, dann helfen Mehrjahreszeiträume und zusammengefasste Gruppen. Beginnen Sie mit zwei oder drei Fragen, die eine Entscheidung tragen, nicht mit einem Dashboard für alles.

Welche Kennzahlen gehören zu People Analytics?

Üblich sind Fluktuationsquote, Frühfluktuation, Krankenquote, Überstundenquote, Personalkosten je Vollzeitäquivalent, Time-to-Hire, Time-to-Fill, interne Besetzungsquote, Betriebszugehörigkeit sowie Anteile nach Führungsebene und Altersgruppe. Die Formeln sind Arbeitsdefinitionen von Find-Your-HR; eine gesetzliche Einheitsformel gibt es nicht. Entscheidend ist, dass Zähler, Nenner, Bezugsgröße und Zeitraum festgelegt und in jedem Bericht ausgewiesen sind, sonst widersprechen sich HR und Controlling. Den Katalog mit Formeln, Pflichtfeldern und Mindestgrößen können Sie oben als CSV herunterladen und mit Ihren Definitionen ergänzen.

Welche Voraussetzungen braucht People Analytics?

Nötig sind Pflichtfelder mit Auswahllisten, eine Formel je Kennzahl, unveränderliche Stichtagsstände, ein gemeinsamer Schlüssel über alle Systeme, ausreichende Fallzahlen und ein klarer Zweck je Auswertung. Ohne diese Basis liefert jede Software Zahlen, die sich nicht erklären lassen. Prüfen Sie vorab, welches System für welches Feld führend ist, und planen Sie die Datenpflege als laufende Aufgabe mit benannter Verantwortung ein, auch nach der Einführung. Details zu Stammdaten finden Sie bei HR Stammdaten Governance.

Braucht People Analytics eine eigene Software, oder reicht Excel?

Für eine einzelne Frage reicht eine Tabelle, solange eine Person sie pflegt und die Datei geschützt ist. Excel kennt keine Rechte je Zeile und keine Versionierung der Definitionen, und wer die Datei hat, sieht alle Daten. Sobald mehrere Quellen, regelmäßige Berichte oder Führungskräfte als Empfänger hinzukommen, lohnt sich das Reporting im HR-System oder ein BI-Werkzeug. Spezialplattformen rechnen sich meist erst bei hohem Auswertungsbedarf und wenn Fachpersonal die Ergebnisse einordnen kann.

Reporting im HR-System, BI-Werkzeug oder Plattform: Was passt?

Das Reporting im HR-System passt, wenn Fragen aus einem System beantwortbar sind und der Zusatzbetrieb klein bleiben soll. Ein BI-Werkzeug verbindet alle Quellen, verlangt aber Betrieb, Rechtekonzept für die Datenkopie und eine eigene Vereinbarung mit dem Betriebsrat. Eine Plattform liefert fertige Analysen und teils Prognosen, kostet Lizenz und Schnittstellen und braucht Fachpersonal für die Interpretation der Ergebnisse. Der Vergleich der vier Wege oben zeigt Stärken und Grenzen; die Entscheidung hängt meist an der Zahl der Quellsysteme und an der Frage, wer den Betrieb übernimmt.

Muss der Betriebsrat People Analytics zustimmen?

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Ob eine Auswertung darunter fällt, hängt vom Personenbezug und vom Einsatz ab. Beziehen Sie das Gremium früh ein und halten Sie den Berichtskatalog mit Zweck und Empfängerkreis als Anlage einer Vereinbarung fest. Das Vorgehen beschreibt die Seite zur Betriebsvereinbarung. Keine Rechtsberatung.

Ist People Analytics mit der DSGVO vereinbar?

Ja, wenn Zweck, Datenminimierung und Schutzmaßnahmen stimmen. Art. 5 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO verlangen festgelegte Zwecke und das notwendige Maß an Daten; Art. 88 DSGVO erlaubt spezifischere Regeln für Beschäftigtendaten, auch durch Kollektivvereinbarungen. Gesundheitsdaten und weitere besondere Kategorien unterliegen Art. 9. Bei systematischer und umfassender Bewertung persönlicher Aspekte ist nach Art. 35 Abs. 3 Buchst. a eine Folgenabschätzung zu prüfen. Klären Sie Details mit Ihrer Datenschutzstelle; sie prüft auch, ob für das Vorhaben ein Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nötig ist.

Hilft Pseudonymisierung, und was gilt bei kleinen Gruppen?

Pseudonymisierung senkt das Risiko, macht Daten aber nicht anonym: Nach Erwägungsgrund 26 der DSGVO sind pseudonymisierte Daten, die mit Zusatzinformationen einer Person zugeordnet werden könnten, Informationen über eine identifizierbare Person. Bei kleinen Gruppen können selbst Durchschnittswerte Einzelne verraten, besonders bei Filterkombinationen oder wenn zwei Auswertungen verglichen werden. Legen Sie deshalb eine Mindestgröße fest. Einen gesetzlichen Wert dafür gibt es nicht; Anbieter nutzen unterschiedliche Schwellen, etwa 25 bei der Treiberanalyse von Culture Amp (Stand 30.06.2026).

Darf ich Kündigungen oder Abgänge per KI vorhersagen?

Prognosen für Gruppen sind unkritischer als ein Abgangsrisiko je Person. Letzteres ist Profiling nach Art. 4 Nr. 4 DSGVO, berührt Art. 22 und löst oft eine Datenschutz-Folgenabschätzung aus. Zusätzlich kann Anhang III Nr. 4 Buchst. b der KI-Verordnung greifen, wenn Systeme Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Beförderung oder Kündigung beeinflussen oder Leistung und Verhalten bewerten. Prüfen Sie den Einsatzzweck je Funktion, lassen Sie sich die Datenbasis zeigen und schalten Sie die Personenebene im Zweifel ab. Keine Rechtsberatung.

Gilt der EU AI Act für People Analytics?

Das hängt vom Einsatz. Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung ordnet KI für Beschäftigung und Personalmanagement als Hochrisiko ein; die Pflichten gelten durch die Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 02.12.2027. Reine Auswertungen von Durchläufen oder Gruppenzahlen ohne Bewertung Einzelner gelten nach der Einordnung in EU AI Act und HR-Compliance meist als niedriges Risiko, Datenschutz und Mitbestimmung bleiben davon unberührt. Verbote nach Art. 5 gelten bereits seit 02.02.2025, Details unter EU AI Act und HR-Compliance.

Was kostet People-Analytics-Software?

Eine einheitliche Preisregel gibt es nicht. Reporting gehört bei vielen HR-Suiten zum Paket, Analysefunktionen und Plattformen werden meist nach Angebot berechnet; die Hersteller in der Tabelle nennen für das Auswertungsmodul keinen Preis. Fragen Sie nach Lizenz, Einrichtung, Schnittstellen, Betrieb und interner Pflege, und rechnen Sie über mehrere Jahre, nicht nur für das erste Jahr. Ein Rechenschema bietet der TCO-Leitfaden von Find-Your-HR. Eine verlässliche Zahl ohne Beschäftigtenzahl und Umfang nennt Find-Your-HR nicht.

Welche Anbieter bieten Auswertungen für People Analytics?

Die Tabelle nennt acht Anbieter im Auszug: Culture Amp, Eightfold AI, HiBob, Leapsome, Personio, rexx, SAP SuccessFactors und Workday. Sie stammen aus drei Gruppen, HR-Suiten, Enterprise-Suiten und Spezialplattformen, und sind alphabetisch sortiert, nicht bewertet. Weitere Systeme finden Sie im HR-Software-Katalog von Find-Your-HR. Prüfen Sie in der Demo mit eigenen Daten, welche Kennzahlen, Rechte und Mindestgrößen tatsächlich gelten, und lassen Sie sich die Formel der Fluktuationsquote zeigen. Angaben laut Anbieter, ohne Gewähr.