HR-Software mit KI.
Welche KI-Funktionen die Anbieter belegen.

Welche KI-Funktionen bieten HR-Software-Anbieter?

Anbieter nennen auf ihren Herstellerseiten vor allem Texthilfen für Stellenanzeigen, Zusammenfassungen von Gesprächen und Bewerbungen, Assistenten für Mitarbeiterfragen, Prognosen in der Einsatzplanung und zunehmend Agenten, die Aufgaben anstoßen. Die Tabelle oben zeigt vierzehn Anbieter mit Funktionsname, Tarif, Datenverarbeitung und Abschaltbarkeit. Die Potenzialkarte KI in HR ordnet die Einsatzfelder nach Nutzen und Reifegrad ein, der Überblick KI-Agenten im HR die Steuerung von Agenten. Die Angaben stammen von den Herstellerseiten, Stand 02.11.2026, und nennen häufig den Nutzen, aber seltener Tarif oder Datenfluss.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Assistent und KI-Agent in HR-Software?

Ein Assistent beantwortet Fragen und bereitet Anträge vor, ein Agent plant mehrere Schritte und stößt Aktionen im System an. Beispiele aus der Tabelle: Zoho Zia und SAP Joule als Assistenten, Factorial One, die HiBob-Agenten und die Illuminate-Agenten von Workday als Agenten. Entscheidend sind bei Agenten die Rechte der angemeldeten Person, die Freigabe schreibender Aktionen und ein Protokoll. Die Einordnung als Assistent oder Agent ist eine Einschätzung von Find-Your-HR, Hersteller verwenden die Begriffe uneinheitlich. Für die Praxis gilt: Je mehr ein System selbst ausführt, desto wichtiger werden Freigaben und Nachvollziehbarkeit.

Ist die KI in HR-Software im Preis enthalten?

Das lässt sich nur bei drei von vierzehn Anbietern aus der Herstellerseite ablesen. Workday nennt Flex Credits in jedem Abonnement, Zoho People rechnet Zia über KI-Tokens ab und enthält Guthaben in bezahlten Plänen, DATEV bietet den Copilot als kostenfreie Lizenz im Shop an. Bei elf Anbietern steht nichts zum Tarif auf den gelesenen Seiten. Klären Sie deshalb schriftlich, ob die Funktion im Tarif liegt, ein Add-on ist oder nach Verbrauch abgerechnet wird, und halten Sie das im Vertrag fest.

Wo verarbeiten Anbieter die Daten der KI-Funktionen?

Nur wenige Hersteller nennen den Verarbeitungsort der KI getrennt vom Hosting der Plattform. rexx systems schreibt von deutschen Rechenzentren und KI auf eigenen Servern, HRlab von Hosting bei ID.KOM in Kempten und Berlin und lokal laufender KI, Workday kündigt für die EU Sovereign Cloud KI-Verarbeitung in der EU an. Bei den meisten Anbietern ist der Standort der KI nicht ausgewiesen. Fragen Sie nach Verarbeitungsort, Modellanbieter und Unterauftragnehmern je Funktion. Eine Aussage zur DSGVO oder zu EU-Servern der Plattform ersetzt diese Angabe nicht.

Wird mit meinen Personaldaten ein KI-Modell trainiert?

Das hängt vom Anbieter und von der Funktion ab. HiBob schreibt, dass keine Daten zum Training von KI-Modellen genutzt werden, Workday nennt den Ausschluss für öffentliche Drittmodelle. softgarden beschreibt für das Matching, dass anonymisierte Daten zur Modellverbesserung dienen. Bei den übrigen Anbietern der Tabelle ist die Frage auf den gelesenen Seiten nicht beantwortet. Lassen Sie den Trainingsausschluss als Vertragsklausel festhalten, auch für Unterauftragnehmer, die das Sprachmodell betreiben. Das gilt besonders für Funktionen, die Bewerbungsunterlagen oder Leistungsdaten verarbeiten.

Lässt sich die KI in HR-Software abschalten?

Bei vier von vierzehn Anbietern beschreiben die Herstellerseiten eine Steuerung. HiBob lässt Administratoren Funktionen in den AI Settings ein- und ausschalten, DATEV vergibt die Rechte für den Copilot, bei softgarden sind die KI-Funktionen standardmäßig deaktiviert und per Schalter aktivierbar, bei Zoho People ist Zia standardmäßig nur für Administratorrollen aktiv. Bei den übrigen Anbietern steht dazu nichts. Lassen Sie sich die Schalter in der Demo zeigen: je Funktion, je Rolle und mit Protokoll der Änderung. Für Betriebsrat und Datenschutz ist zudem wichtig, wer die Schalter bedient.

Welche HR-Software hat einen KI-Assistenten für Mitarbeiterfragen?

Laut Herstellerseiten bieten Assistenten für Beschäftigte unter anderem Zoho People (Zia), SAP SuccessFactors (Joule, erklärt etwa die Gehaltsabrechnung), HiBob (Bob Companion), Papershift (interner KI-Chat) und Factorial (One). Gemeinsam ist die Frage nach Rollenrechten und nach der Aktualität der hinterlegten Richtlinien. Wie ein Servicekanal für Personalfragen aufgebaut wird, beschreibt HR Service Delivery Software. Rechtsverbindliche Auskünfte sollte der Assistent nicht geben. Prüfen Sie außerdem, ob der Assistent in Ihrer Sprache und Region verfügbar ist; Zoho weist bei Zia auf regionale Unterschiede hin.

Welche HR-Software unterstützt die Bewerberauswahl mit KI?

Funktionen für Bewerbungen nennen laut Herstellerseiten rexx systems (AI Hiring mit KI-Score), softgarden (KI-Screening-Assistent, standardmäßig deaktiviert), HRlab (Profilzusammenfassung ohne Bewertung) und Factorial (Bewerbungsprüfung durch One). Bewerber-Scoring kann nach der KI-Verordnung als Hochrisiko gelten. Den Vergleich der Scoring-Logik und die Einordnung finden Sie unter KI im Recruiting und Recruiting und ATS Software. Bei der Auswahl zählt, ob die Funktion nur sortiert und zusammenfasst oder bewertet, ob sie standardmäßig aktiv ist und ob Bewerbende informiert werden. Bei softgarden gilt das Matching nur für neue Bewerbungen nach Aktivierung.

Welche Anbieter nennen KI in der Schicht- und Einsatzplanung?

ATOSS beschreibt Workforce Intelligence mit KI, Kenjo schlägt Schichtbesetzungen vor und prüft Ruhezeiten und Qualifikationen, SD Worx nennt KI-Prognosen des Personalbedarfs, automatische Dienstpläne und einen KI-Assistenten in der Mitarbeiter-App. Zu Tarif, Datenverarbeitung und Abschaltbarkeit schweigen die gelesenen Seiten. Planungsvorschläge berühren Arbeitszeitregeln und Mitbestimmung. Mehr zum Fachgebiet steht unter Schichtplanung und Personaleinsatzplanung. Fragen Sie, welche Datenbasis die Prognose nutzt, wie sich Vorschläge ändern lassen und ob Ruhezeiten als feste Regeln oder durch die KI geprüft werden.

Muss der Betriebsrat bei KI-Funktionen in HR-Software mitbestimmen?

In der Regel ist er zu beteiligen. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG betrifft technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen sollen, § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG die Unterrichtung über geplante Arbeitsverfahren einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz, nach § 90 Abs. 2 ist rechtzeitig zu beraten. Übergeben Sie die Funktionsbeschreibung vor dem Pilot. Vorlagen bieten Betriebsvereinbarung HR-Software und Mitbestimmung bei HR-Software. Keine Rechtsberatung. Zweck, Auswertungen und Löschfristen gehören in die Betriebsvereinbarung.

Wie ordne ich KI-Funktionen nach der KI-Verordnung ein?

Die Einordnung folgt der Funktion, nicht dem Produktnamen: Ein Chatbot für Mitarbeiterfragen unterliegt anderen Pflichten als ein System, das Bewerbungen filtert oder Leistung bewertet. Termine und Pflichten, darunter der 02.12.2027 für Hochrisiko-Systeme im Personalwesen, beschreibt EU AI Act in der HR-Software. Verlangen Sie vom Hersteller eine schriftliche Einordnung je Funktion und prüfen Sie, ob Sie durch eigene Konfiguration selbst Pflichten übernehmen. Keine Rechtsberatung. Hersteller wie HRlab ordnen ihre Funktionen selbst der niedrigsten Risikostufe zu; das ist eine Herstellerangabe.

Was sollte ich in der Demo zu KI-Funktionen prüfen?

Lassen Sie sich die Funktion live mit einem eigenen Szenario zeigen, nicht als Folie. Prüfen Sie Rollenrechte, die Schalter zum Abschalten, die Herkunft der Antworten, das Protokoll von Aktionen und die Frage, welche Daten das Sprachmodell erhält. Notieren Sie, was der Hersteller nicht belegen kann, und fordern Sie es schriftlich nach. Die sechs Prüffragen oben und die Hinweise unter HR Software Demos bewerten geben dafür den Rahmen. Fragen Sie auch, welche Funktionen die Testumgebung zeigt und welche nur im Produktivsystem laufen.

Wie aktuell sind die Angaben in der Tabelle?

Die Angaben stammen von den Herstellerseiten und wurden am 02.11.2026 abgerufen. KI-Funktionen, Tarife und Verfügbarkeit ändern sich mit jedem Release und je nach Tarif, Region und Sprache. Die Auswahl ist ein Auszug, keine Rangliste, und die Angaben gelten laut Anbieter, ohne Gewähr. Was ein Hersteller nicht ausweist, steht als nicht ausgewiesen da und gehört in die Demo oder den Vertrag. Weitere Anbieter finden Sie im HR-Software-Katalog. Lesen Sie vor einer Entscheidung die aktuelle Herstellerseite.