Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement Software: Recht, Funktionen und Anbieter

Was ist eine Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement Software?

Eine Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement Software verwaltet Urlaubsansprüche, Anträge, Genehmigungen, Vertretungen und weitere Abwesenheiten in einem System und übergibt die Daten an Zeitwirtschaft und Payroll. Sie berechnet den Anspruch nach Gesetz, Tarif und Vertrag und dokumentiert Hinweise zum Verfall. Eine Erfassung der Arbeitszeit ist eine eigene Funktion, siehe Zeit und Workforce Management.

Wie viele Urlaubstage stehen gesetzlich mindestens zu?

Das Bundesurlaubsgesetz sieht mindestens 24 Werktage im Jahr vor (§ 3 BUrlG). Werktage sind alle Kalendertage außer Sonn- und Feiertagen. Im Rechenbeispiel von Find-Your-HR entsprechen 24 Werktage bei einer 5-Tage-Woche 20 Arbeitstagen, bei einer 3-Tage-Woche 12 Arbeitstagen. Tarifvertrag und Arbeitsvertrag können mehr gewähren (Stand: Oktober 2026).

Verfällt Resturlaub zum 31. März automatisch?

Nicht automatisch. Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss Urlaub im Kalenderjahr genommen werden und kann nur aus dringenden Gründen bis zum 31. März übertragen werden. Nach der Rechtsprechung verfällt er aber nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig zur Urlaubsnahme aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hat (EuGH C-684/16, BAG 9 AZR 541/15). Die Software sollte diesen Nachweis führen (Stand: Oktober 2026).

Wann verjährt Resturlaub und was ändert das für die Software?

Die dreijährige Verjährung beginnt nach EuGH C-120/21 und BAG 9 AZR 266/20 erst, wenn der Arbeitgeber seine Hinweis- und Aufforderungspflichten erfüllt hat. Ohne Nachweis kann Urlaub aus früheren Jahren deshalb fortbestehen. Bewahren Sie die Hinweise mit Datum über Jahre auf (Stand: Oktober 2026, laut Fachbeitrag Görg).

Was gilt für Urlaub bei langer Krankheit?

Nach BAG 9 AZR 245/19 verfällt der Mindesturlaub, der während einer langen Erkrankung entsteht, nach 15 Monaten, auch ohne Mitwirkung des Arbeitgebers. Urlaub aus der Zeit vor der Erkrankung bleibt ohne rechtzeitigen Hinweis bestehen. Führen Sie Ansprüche deshalb nach Entstehungszeitraum getrennt (Stand: Oktober 2026, laut Fachbeitrag).

Wie wird Urlaub bei einem Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit berechnet?

Das Bundesurlaubsgesetz rechnet in Werktagen, die Umrechnung auf die individuellen Arbeitstage ergibt sich aus der Verteilung der Arbeitszeit. Im Rechenbeispiel von Find-Your-HR sind es bei 3 Arbeitstagen je Woche 12 Tage Mindesturlaub. Bei einem Wechsel im Jahr ist anteilig zu rechnen. Fragen Sie den Anbieter nach dieser Rechnung.

Müssen Krankheitstage im Urlaub zurückgebucht werden?

Ja, wenn die Arbeitsunfähigkeit durch ärztliches Zeugnis nachgewiesen ist. § 9 BUrlG bestimmt, dass diese Tage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet werden. Das System sollte die Rückbuchung mit Beleg ermöglichen und den Vorgang protokollieren.

Wie funktioniert der eAU-Abruf für Arbeitgeber?

Die Krankenkasse stellt nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten eine Meldung zum Abruf bereit, die Arbeitgeber mit einem systemgeprüften Programm oder einer Ausfüllhilfe abrufen (§ 109 SGB IV). Die Meldung enthält keine Diagnose. Vertiefende Hinweise bietet die Seite eAU und Fehlzeitenmanagement.

Braucht ein Urlaubssystem die Zustimmung des Betriebsrats?

Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG mitzubestimmen bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und dem Urlaubsplan. Je nach Funktionen kann auch Nr. 6 für technische Überwachungseinrichtungen einschlägig sein. Die Einordnung im Einzelfall klärt die Rechtsberatung (Stand: Oktober 2026). Siehe Betriebsvereinbarung.

Wer sieht im Teamkalender den Grund einer Abwesenheit?

Der Grund einer Abwesenheit sollte nur dort sichtbar sein, wo er für die Aufgabe erforderlich ist. Gesundheitsangaben sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Ein Teamkalender sollte deshalb Urlaub anzeigen können und bei Krankheit nur „abwesend“ ohne Grund zeigen. Das legen Sie mit der Datenschutzstelle und dem Betriebsrat fest.

Was kostet eine Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?

Sie ist meist Teil einer HR-Suite oder eines Zeitwirtschaftsmoduls. Papershift nennt 4, 6 und 9 Euro je Beschäftigtem und Monat netto je nach Paket zuzüglich 39 Euro Grundgebühr, Abwesenheiten sind im Paket Core enthalten (papershift.com/preise, abgerufen am 8. Oktober 2026). Personio und HRworks nennen keine Euro-Preise. Mehr im Preisindex.

Welche Anbieter bieten Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement an?

Fast alle HR-Suiten, etwa Personio, HRworks, Factorial, HRlab, Papershift, rexx systems, VEDA, Suiteify, SD Worx, ATOSS und Workday. Die belegten Funktionen stehen in der Tabelle der Anbieterklassen und stammen aus den Profilen mit Herstellerangaben (Stand: Oktober 2026). Die Aufstellung ist ein Auszug und keine Rangliste.

Muss der Arbeitgeber jeden Urlaubswunsch genehmigen?

Nein, aber er muss die Wünsche berücksichtigen. Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind Urlaubswünsche zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder Wünsche anderer Beschäftigter, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen, stehen entgegen. Die Software sollte den Ablehnungsgrund als Pflichtangabe führen und Konflikte nach den Regeln der Betriebsvereinbarung lösen (Stand: Oktober 2026).

Wie lange dauert die Einführung einer Urlaubsverwaltung?

Die Dauer hängt von der Zahl der Regeln, der Datenübernahme und der Abstimmung mit Betriebsrat und Payroll ab. Rechnen Sie Zeit für die Prüfung von Tarif- und Vertragsregeln und für Testläufe zum Jahreswechsel ein. Eine allgemeine Planung zeigt die Seite zur Einführung.

Wie unterscheidet sich Abwesenheitsmanagement von Zeiterfassung?

Abwesenheitsmanagement führt Ansprüche, Anträge und Gründe für freie Zeit, Zeiterfassung dokumentiert geleistete Arbeitszeit. Beide müssen zusammenspielen, damit Sollzeit, Zeitkonto und Urlaub zusammenpassen. Zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung siehe Arbeitszeiterfassungspflicht.