HR-Software Funktionen: Module, Prüfraster und DACH-Pflichten
HR-Software bündelt Personalstammdaten, Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Recruiting, Personalentwicklung und Lernen in einem System. Dieser Hub ordnet die Funktionen für Unternehmen mit 50 bis 5.000 Mitarbeitenden in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die SoftSelect HR-Software-Studie 2025/26 hat 117 Systeme von 86 Anbietern untersucht. Rund ein Drittel dieser Systeme versteht sich laut Studie selbst als All-in-One-Lösung von Recruiting bis Offboarding. Ob diese Selbsteinschätzung trägt, entscheidet sich erst im Prüfraster. Wer Funktionslisten vergleicht, braucht deshalb nicht mehr Häkchen, sondern ein Prüfraster: Ist die Funktion im gebuchten Tarif enthalten, im deutschen Rechtskreis konfigurierbar und ohne Beratertage nutzbar?
Was diese Seite beantwortet und was sie bewusst nicht tut
Diese Seite ist der Einstiegspunkt in die Funktionslandschaft von HR-Software. Sie ordnet Module, benennt Lücken der gängigen Modulaufteilung und liefert Kriterien, mit denen sich Herstelleraussagen überprüfen lassen.
Was Sie hier finden
Einen strukturierten Überblick über die sechs Kernmodule einer HR-Suite, vier Funktionsbereiche mit hoher Nachfrage im DACH-Mittelstand, ein prüfbares Raster für Konfigurationstiefe und die vier Pflichtfunktionen, an denen international gebaute Systeme regelmäßig scheitern. Jedes Modul führt auf eine eigene Vertiefungsseite.
Worauf es bei HR-Funktionen ankommt
Saubere Stammdaten als einzige Datenquelle, ein belastbares Rollen- und Rechtemodell, DSGVO-konforme Dokumente und Löschfristen. Dazu kommen automatisierte Genehmigungswege, integriertes Reporting, mobile Nutzbarkeit und stabile Schnittstellen zu Entgeltabrechnung, ERP und Verzeichnisdienst mit nachvollziehbarem Änderungsprotokoll.
Was diese Seite nicht leistet
Kein Anbieterranking und keine Preisliste. Funktionen sind nur dann vergleichbar, wenn Tarif, Rechtskreis und Konfigurationsaufwand mitgelesen werden. Für die Anbieterebene gibt es die HR-Software Anbieterübersicht, für den Prozess die Seite HR-Software Auswahl.
Grundbegriffe der Kategorie erklärt die Seite Was ist HR-Software. Quelle der Marktzahlen: SoftSelect HR-Software Studie 2025/26, 117 Systeme und 86 Anbieter.
Aus welchen Modulen eine HR-Suite besteht
Core HR ist das Datenfundament, die übrigen fünf Module greifen auf dessen Stammdaten, Organisationsstruktur und Rollenmodell zu. Wer Module einzeln beschafft, kauft damit auch die Integrationslast ein. Jede Kachel führt auf die Vertiefungsseite mit Funktionsumfang, Grenzen und Auswahlkriterien. Diese Seite führt die vollständige Modulsystematik. Kurzfassungen stehen auf Was ist HR-Software und im HR-Navigator, die Tiefe liegt hier.
Core HR und Personalakte
Core HR führt Personalstammdaten, digitale Personalakte, Organisationsstruktur sowie das Rollen- und Rechtemodell an einer Stelle zusammen. Jede Abwesenheit, jede Abrechnung und jede Auswertung setzt auf diesen Daten auf, Fehler hier vervielfachen sich in allen Folgemodulen. Prüfkriterien sind Stichtagshistorie, mehrstufige Organisationsmodelle, Mandantentrennung und revisionssichere Löschfristen.
Zur Modulseite Core HRPayroll-Software
Die Entgeltabrechnung erzeugt Lohnarten, Beitrags- und Steuerberechnungen sowie die Meldungen an Sozialversicherung und Finanzverwaltung. In Deutschland setzt das DEÜV-Meldeverfahren nach § 22 DEÜV eine bestandene Systemprüfung voraus, die die ITSG jährlich im Rahmen der Qualitätssicherung erneuert. Wer nicht selbst abrechnet, braucht mindestens eine geprüfte Schnittstelle, etwa zu DATEV oder zum Steuerberater.
Zur Modulseite PayrollZeit und Workforce Management
Arbeitszeiterfassung, Abwesenheiten, Arbeitszeitkonten sowie Schicht- und Einsatzplanung bilden das operative Rückgrat in Produktion, Handel, Logistik und Pflege. Das Regelwerk muss Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung gleichzeitig abbilden, nicht nur eine generische Wochenarbeitszeit. Die Einführung unterliegt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung, sofern ein Betriebsrat besteht.
Zur Modulseite ZeitwirtschaftRecruiting und ATS-Software
Ein Bewerbermanagementsystem steuert Stellenanforderung, Multiposting, Auswahlprozess, Kommunikation und Talentpool. Entscheidend sind Durchlaufzeiten und Datenqualität an der Übergabe an Core HR, nicht die Zahl der angebundenen Jobbörsen. Bewerberdaten werden in der Praxis rund sechs Monate aufbewahrt, abgeleitet aus § 15 Abs. 4 AGG zusammen mit § 61b Abs. 1 ArbGG.
Zur Modulseite RecruitingTalent und Performance Management
Zielsysteme, Feedbackzyklen, Kompetenzmodelle, Nachfolgeplanung und Karrierepfade machen Entwicklung planbar und auswertbar. Der Nutzen hängt weniger an der Software als an der Frage, ob Kompetenzmodell und Stellenarchitektur gepflegt sind. Ohne saubere Stellen- und Organisationsdaten aus Core HR bleibt dieses Modul ein Formularwerkzeug.
Zur Modulseite Talent und PerformanceLernen und LMS
Ein Lernmanagementsystem verwaltet Kurskatalog, Zuweisungen, Lernpfade, Zertifikate und den Nachweis von Pflichtunterweisungen. In regulierten Branchen ist genau dieser Nachweis der eigentliche Beschaffungsgrund, etwa für Arbeitsschutz-, Hygiene- oder GxP-Schulungen. Prüfen Sie Wiederholungsintervalle, automatische Fristenüberwachung und den Export für externe Audits.
Zur Modulseite Lernen und LMSRechtsstände: § 22 DEÜV in Verbindung mit den Gemeinsamen Grundsätzen für die Systemprüfung (ITSG, Stand 2026), § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, § 15 Abs. 4 AGG mit § 61b Abs. 1 ArbGG.
Funktionen, die in der klassischen Modulliste fehlen
Die gängige Aufteilung in sechs Module bildet den DACH-Bedarf unvollständig ab. Vier Bereiche werden in Ausschreibungen regelmäßig nachgefordert, sind aber in vielen Suiten nur rudimentär oder gar nicht enthalten. Für jeden dieser Bereiche entsteht eine eigene Vertiefungsseite.
Onboarding und Offboarding
Onboarding koordiniert Aufgaben über Abteilungsgrenzen hinweg: IT stellt Zugänge und Geräte, Facility Ausweis und Arbeitsplatz, der Fachbereich die Einarbeitung. Die Haufe Onboarding-Studie 2023 mit 775 befragten HR-Verantwortlichen und Führungskräften in Deutschland zeigt, dass 36 Prozent der Unternehmen Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag erlebt haben und nur 25 Prozent überhaupt Onboarding-Software einsetzen. Das Offboarding wird noch häufiger übersehen, obwohl Assetrückgabe, Entzug von Berechtigungen und Löschfristen revisionsrelevant sind.
- Prüffrage: Lassen sich Aufgaben an Rollen außerhalb von HR vergeben, ohne dass diese eine Volllizenz brauchen?
- Prüffrage: Startet der Prozess bereits mit der Vertragsunterschrift, also vor dem Eintrittsdatum im Stammsatz?
Reisekosten- und Spesenabrechnung
Reisekostenabrechnung ist bewusst als eigene Kategorie geführt, weil sie in vielen HR-Suiten fehlt und für einzelne Anbieter die Kernstärke ist. Sie braucht eine eigene steuerrechtliche Logik: 2026 gelten im Inland unverändert 28 Euro Verpflegungspauschale bei ganztägiger Abwesenheit und 14 Euro bei mehr als acht Stunden sowie an An- und Abreisetagen, gekürzt um 20 Prozent bei gestelltem Frühstück und um jeweils 40 Prozent bei Mittag- oder Abendessen. Dazu kommen länderspezifische Auslandspauschalen, die Übernachtungspauschale von 20 Euro und die Rückführung des steuerpflichtigen Anteils in die Entgeltabrechnung.
- Prüffrage: Rechnet das System selbst ab oder liefert es nur eine Schnittstelle an ein Fremdsystem?
- Prüffrage: Werden Auslandspauschalen jährlich vom Hersteller aktualisiert oder muss der Kunde sie pflegen?
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich Versicherter selbst bei der Krankenkasse abrufen, geregelt in § 109 SGB IV und § 5 Abs. 1a EFZG. Der Abruf ist ausschließlich über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemgeprüftes Zeiterfassungssystem zulässig, ein pauschaler Sammelabruf ist unzulässig und die Anforderung erfolgt immer individuell. Für privat Versicherte gilt das Verfahren nicht. Damit ist die eAU keine Komfortfunktion, sondern eine harte Zertifizierungsanforderung an die eingesetzte Software.
- Prüffrage: Hat das System selbst die Systemprüfung bestanden oder läuft der Abruf über ein Drittsystem?
- Prüffrage: Wird der Rückfluss in Abwesenheitsdaten und Entgeltfortzahlung automatisch verbucht?
Vergütungsmanagement und Stellenbewertung
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 verlangt, Entgelt anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien vergleichbar zu machen, also über Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Ohne dokumentierte Stellenbewertung lässt sich gleichwertige Arbeit nicht bestimmen, damit fehlt die Grundlage für Auskunft und Bericht. Unternehmen ab 250 Beschäftigten berichten ab dem 7. Juni 2027 jährlich, Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten ab demselben Datum alle drei Jahre und Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten ab dem 7. Juni 2031. Ab einem nicht erklärbaren Entgeltgefälle von fünf Prozent ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung durchzuführen.
- Prüffrage: Kann das System ein eigenes Bewertungsverfahren mit gewichteten Kriterien abbilden?
- Prüffrage: Lassen sich Auswertungen nach Vergleichsgruppen und Geschlecht ohne Export erzeugen?
Quellen: Haufe Onboarding-Studie 2023 (775 Befragte, Deutschland); Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen 2026 nach § 9 Abs. 4a EStG; § 109 SGB IV und § 5 Abs. 1a EFZG; Richtlinie (EU) 2023/970 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 10. Mai 2023, Umsetzungsfrist 7. Juni 2026.
Feature vorhanden ist nicht Feature nutzbar
Ein Häkchen in einer Funktionsliste beantwortet genau eine Frage: Hat der Hersteller diese Funktion irgendwo im Portfolio. Es sagt nichts darüber, ob sie im angebotenen Tarif enthalten ist, ob sie im deutschen Rechtskreis konfiguriert werden kann und ob ein Administrator des Kunden sie selbst einrichtet oder nur ein Berater gegen Tagessatz. Vier Grenzen trennen die Funktionsliste von der Betriebsrealität.
Tarifgrenze
Die Funktion existiert, liegt aber im höheren Paket, in einem kostenpflichtigen Zusatzmodul oder hinter einer Mindestnutzerzahl. Häufig fällt das erst auf, wenn nach der Entscheidung der Tarifwechsel kalkuliert wird und die geplanten Lizenzkosten je Kopf nicht mehr stimmen.
Lokalisierungsgrenze
Die Funktion existiert, ist aber nicht für den deutschen Rechtskreis ausgeprägt. Typische Fälle sind fehlende DEÜV-Meldungen, keine Lohnsteuerbescheinigung, kein Tarifwerk für ERA oder TVöD, englischsprachige Dokumentvorlagen und Genehmigungswege ohne Betriebsratsrolle.
Aufwandsgrenze
Die Funktion existiert und ist konfigurierbar, aber nur durch Berater des Herstellers oder eines Partners. Clevis nennt in seiner zuletzt im März 2026 aktualisierten Übersicht Implementierungskosten von 5.000 bis 15.000 Euro für kleine, 15.000 bis 50.000 Euro für mittlere und 50.000 bis über 100.000 Euro für große Unternehmen.
Reifegrenze
Die Funktion existiert auf der Roadmap, im Beta-Programm oder in einer speziell aufgesetzten Demo-Instanz. Sie ist real, aber nicht allgemein verfügbar. Ein Releasedatum im Vertrag und drei produktive Referenzkunden im DACH-Raum trennen die Ankündigung vom lieferbaren Produkt.
In welchem Tarif ist diese Funktion enthalten?
Lassen Sie sich Tarifname und Paketgrenze schriftlich ins Angebot schreiben, zusammen mit dem Preis eines Tarifwechsels bei Ihrer tatsächlichen Nutzerzahl.
Zeigen Sie die Funktion im deutschen Mandanten.
Deutschsprachige Oberfläche, deutscher Arbeitsvertrag, deutsche Entgeltarten, deutscher Feiertagskalender. Eine englische Demo-Umgebung beweist die Lokalisierung nicht.
Wer hat diese Konfiguration vorgenommen?
Ein Administrator auf Kundenseite oder Ihr Berater? Und wie lange hat sie gedauert? Beides gehört als Aussage ins Demo-Protokoll.
Ist die Funktion allgemein verfügbar oder Beta?
Fragen Sie nach Releasedatum, Verfügbarkeitsstatus und drei Referenzkunden im DACH-Raum, die diese Funktion produktiv nutzen und für ein Gespräch zur Verfügung stehen.
Übersteht die Konfiguration das nächste Major-Release?
Fragen Sie, ob die Anpassung in einer releasesicheren Erweiterungsschicht liegt oder als Individualentwicklung bei jedem Upgrade nachgezogen werden muss.
Wie viele Beratertage sind kalkuliert?
Je geforderter Funktion ausweisen lassen, inklusive Tagessatz nach Projektende und Reaktionszeit für Änderungen im laufenden Betrieb.
Bekommen wir einen eigenen Testmandanten?
Zwei Wochen Sandbox mit eigenen Testdaten, in der Ihr künftiger Administrator die gezeigte Konfiguration selbst nachbaut. Das ist der belastbarste Test überhaupt.
Was kann die Funktion ausdrücklich nicht?
Bitten Sie um drei Grenzen der Funktion. Anbieter, die diese Frage sauber beantworten, haben in der Regel das reifere Produkt und das ehrlichere Angebot.
Kostenrichtwerte: Clevis, Implementierungskosten bei HR-Software, zuletzt aktualisiert März 2026. Die Prüffragen sind ein redaktioneller Vorschlag von Find-Your-HR, kein normatives Regelwerk.
Konfigurationstiefe ist keine Eigenschaft, sondern ein Messwert je Objekt
Der Begriff wird von fast jedem Anbieter beansprucht und bleibt dabei rein qualitativ. Prüfbar wird er erst, wenn man ihn pro Konfigurationsobjekt einzeln bewertet und an drei harte Fragen bindet: Wer darf es ändern, wie lange dauert eine Änderung und übersteht sie das nächste Major-Release ohne Nacharbeit? Das folgende Stufenmodell macht Herstelleraussagen vergleichbar.
Fest verdrahtet
Nur der Hersteller kann es ändern, per Release. Für den Kunden nicht anpassbar, auch nicht durch Berater.
Parametrierbar
Auswahl aus vordefinierten Werten und Schaltern im Adminbereich. Keine eigenen Objekte, keine eigene Logik.
Konfigurierbar
Eigene Felder, Formulare, Rollen und Workflows im Adminbereich, ohne Code, mandantenfähig und releasesicher.
Erweiterbar
Eigene Objekte, Regelwerke oder Skripte in einer vom Hersteller vorgesehenen, versionierten Erweiterungsschicht.
Individualentwicklung
Eingriff außerhalb der Erweiterungsschicht. Leistungsfähig, aber nicht releasesicher und dauerhaft wartungspflichtig.
| Konfigurationsobjekt | Mindeststufe 50 bis 500 MA | Mindeststufe 500 bis 5.000 MA | Nachweis, den Sie in der Demo verlangen |
|---|---|---|---|
| Datenfelder und PersonalakteStammsatz, Aktenstruktur | Stufe 2 | Stufe 2 | Admin legt live ein neues Pflichtfeld an, ordnet es einer Aktenkategorie zu und es erscheint sofort im Bericht. |
| Genehmigungs-WorkflowsUrlaub, Reise, Stellenanforderung | Stufe 2 | Stufe 3 | Vierstufige Genehmigung mit Vertretungsregel und Eskalation nach Frist, ohne Herstellerbeteiligung gebaut. |
| Rollen- und RechtemodellSichtbarkeit auf Feldebene | Stufe 2 | Stufe 3 | Eine Rolle sieht Gehaltsfelder nur für den eigenen Bereich. Vorführung mit zwei Testnutzern im selben Termin. |
| Zeit- und AbwesenheitsregelnZuschläge, Konten, Kappung | Stufe 2 | Stufe 3 | Eine Nachtzuschlagsregel mit Tarifbezug wird live geändert und rückwirkend auf einen Testmonat gerechnet. |
| Lohn- und EntgeltartenAbrechnungslogik | Stufe 1 | Stufe 2 | Anlage einer betrieblichen Zulage inklusive SV- und Steuerkennzeichen, mit Wirkung auf die Probeabrechnung. |
| DokumentvorlagenVerträge, Bescheinigungen | Stufe 2 | Stufe 2 | Eigene Vorlage mit Serienfeldern und Unterschriftenlauf im Adminbereich erstellt, ohne Textbaustein-Ticket. |
| Berichte und KennzahlenReporting, Exporte | Stufe 2 | Stufe 3 | Freie Auswertung über zwei Module hinweg, gespeichert, geteilt und als geplanter Export automatisiert. |
| SchnittstellenEntgelt, ERP, Verzeichnisdienst | Stufe 1 | Stufe 3 | Dokumentierte API mit Feldmapping im Adminbereich, plus Protokoll fehlgeschlagener Übertragungen. |
Lesehilfe: Die Mindeststufen sind eine redaktionelle Empfehlung von Find-Your-HR für den DACH-Mittelstand und ersetzen keine unternehmensindividuelle Anforderungsanalyse. Objekte, die dauerhaft auf Stufe 4 landen, sind der teuerste Teil jeder Einführung, weil sie bei jedem Upgrade erneut Aufwand erzeugen.
Vier der sechs DACH-Prüfdimensionen, an denen international gebaute Systeme am häufigsten scheitern
Global entwickelte HR-Suiten decken Core HR, Recruiting und Talent oft souverän ab und stoßen dann an vier deutsche und österreichische Besonderheiten. Diese Punkte gehören in jede Ausschreibung als K.-o.-Kriterium, nicht in die Wunschliste. Die vollständige Systematik mit den Dimensionen Datenresidenz, Swissdec für die Schweiz und ELDA für Österreich steht im HR-Navigator.
Deutsche Lohnabrechnung und DEÜV-Meldeverfahren
Der maschinelle Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern ist kein Reportformat, sondern ein zertifiziertes Verfahren. Nach § 22 DEÜV dürfen nur Programme melden, die eine Systemprüfung bestanden haben. Die ITSG führt diese Systemuntersuchung durch, das Zertifikat gilt jeweils bis zur nächsten Prüfung und wird jährlich im Rahmen der Qualitätssicherung erneuert.
- Wer nicht selbst abrechnet, braucht eine geprüfte Übergabe an Steuerberater oder DATEV, inklusive Rückmeldungen und Kostenstellenlogik.
- Ohne systemgeprüfte Komponente ist auch der eAU-Abruf nach § 109 SGB IV nicht zulässig.
Tarifautomatik für ERA und TVöD
Im öffentlichen Dienst und in der tarifgebundenen Metall- und Elektroindustrie ergibt sich das Entgelt nicht aus einer Verhandlung, sondern aus der Tätigkeit. Nach § 12 Abs. 2 Satz 1 TVöD wird die beschäftigte Person in die Entgeltgruppe eingruppiert, deren Tätigkeitsmerkmalen die dauerhaft auszuübende Tätigkeit entspricht. Stufen laufen zeitabhängig weiter, Höhergruppierungen wirken automatisch auf das Entgelt.
- Das System muss Entgeltgruppe, Stufe, Stufenlaufzeit und Stichtag historisiert führen und Tarifrunden rückwirkend nachrechnen können.
- Ein reines Gehaltsfeld mit manueller Pflege ist für ERA und TVöD nicht ausreichend.
Betriebsratsfähigkeit
Sofern ein Betriebsrat besteht, unterliegt die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung. Betriebsratsfähigkeit bedeutet deshalb nicht Gesprächsbereitschaft, sondern technische Belegbarkeit: konfigurierbare Auswertungsgrenzen, dokumentierte Protokollierung und abschaltbare Funktionen.
- Prüfbar wird das über eine Rolle für den Betriebsrat mit definiertem Leserecht und über einen Nachweis, welche Auswertungen personenscharf möglich sind.
- Anbieter mit DACH-Erfahrung liefern Muster-Betriebsvereinbarungen und eine Liste der abschaltbaren Überwachungsfunktionen.
Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung
Der Europäische Gerichtshof hat in der Rechtssache C-55/18 die Mitgliedstaaten verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung vorzuschreiben. Das Bundesarbeitsgericht leitet die unmittelbare Arbeitgeberpflicht in Az. 1 ABR 22/21 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab. Gegenstand des Verfahrens war ein Initiativrecht des Betriebsrats, das das Gericht verneint hat. Die geplante Novelle des Arbeitszeitgesetzes ist Entwurf und kein geltendes Recht.
- Gefordert sind Erfassung von Beginn, Ende und Dauer, Nachvollziehbarkeit nachträglicher Änderungen und Zugänglichkeit für die Beschäftigten.
- Ein reines Saldenmodell ohne Einzelbuchungen erfüllt diese Anforderung nicht.
Rechtsstände: § 22 DEÜV mit Gemeinsamen Grundsätzen für die Systemprüfung (ITSG); § 109 SGB IV; § 12 Abs. 2 Satz 1 TVöD; § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; EuGH, Urteil vom 14. Mai 2019, Rs. C-55/18; BAG, Beschluss vom 13. September 2022, Az. 1 ABR 22/21.
Deep Dives zu den einzelnen Funktionen
Die Modulseiten ordnen die Kategorie, die folgenden Fachbeiträge gehen in die einzelne Funktion. Nutzen Sie sie zur Formulierung von Anforderungen und zur Vorbereitung der Anbieterdemos.
Core HR und Dokumente
Recruiting und Onboarding
Zeit und Einsatzplanung
Payroll und Vergütung
- Payroll-Software, Löhne und Gehälter fehlerfrei abrechnen
- Internationale Payroll und Payroll-Compliance
- DATEV-Integration, so gelingt die Anbindung
- Payroll-Automatisierung und Durchlaufzeiten
- Revisionssichere und auditfähige Abrechnung
- Compensation, Benefits und Total Rewards
- Variable Vergütung und Bonusverwaltung
- Stellenbewertung und Grading-Software für dokumentierte Vergütungsstrukturen
Performance und Feedback
Talent und Nachfolge
Reisekosten und Spesen
Häufige Fragen zu HR-Software Funktionen
Zehn Fragen, die im Auswahlprozess für Unternehmen mit 50 bis 5.000 Mitarbeitenden regelmäßig entscheidend werden.
Welche Funktionen muss eine HR-Software mindestens abdecken?
Den Pflichtkern bilden vier Bereiche: digitale Personalakte mit Stammdaten und Rollenmodell, Abwesenheits- und Zeiterfassung, eine Entgeltabrechnung oder eine geprüfte Schnittstelle dorthin sowie Auswertungen zu Personalkosten und Kopfzahlen. Alles Weitere, also Recruiting, Performance, Lernen oder Vergütungsmanagement, ist Ausbaustufe und wird nach tatsächlichem Bedarf priorisiert. Für Unternehmen mit 50 bis 5.000 Mitarbeitenden im DACH-Raum kommen zwei nicht verhandelbare Punkte hinzu: der elektronische Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, seit dem 1. Januar 2023 Arbeitgeberpflicht nach § 109 SGB IV, und eine gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung. Die SoftSelect HR-Software-Studie 2025/26 hat 117 Systeme von 86 Anbietern untersucht, rund ein Drittel davon positioniert sich selbst als All-in-One-Lösung von Recruiting bis Offboarding.
Was sind die sechs Kernmodule einer HR-Suite?
Die sechs Kernmodule sind Core HR und Personalakte, Payroll, Zeit und Workforce Management, Recruiting und ATS, Talent und Performance Management sowie Lernen und LMS. Core HR ist das Datenfundament, alle anderen Module greifen auf dessen Stammdaten, Organisationsstruktur und Rollenmodell zu. Entscheidend für die Auswahl ist nicht, ob ein Anbieter alle sechs Module im Portfolio führt, sondern ob das einzelne Modul im gebuchten Tarif enthalten, für den deutschen Rechtskreis konfigurierbar und ohne Beratertage nutzbar ist. Prüfen Sie deshalb jedes Modul einzeln gegen diese drei Grenzen, statt eine Suite anhand der Modulzahl zu bewerten. Suiten bündeln mehrere dieser Module in einer gemeinsamen Datenbank, Best-of-Breed-Ansätze kombinieren Spezialsysteme über Schnittstellen. Beide Wege sind tragfähig, sie unterscheiden sich im Integrationsaufwand und in der Abhängigkeit von einem einzelnen Hersteller.
Warum sagt eine Häkchenliste nichts über den echten Funktionsumfang einer HR-Software?
Ein Häkchen in einer Funktionsliste beantwortet nur, ob der Hersteller die Funktion irgendwo im Portfolio hat. Es sagt nichts darüber, ob sie im angebotenen Tarif enthalten ist, ob sie für den deutschen Rechtskreis konfiguriert werden kann und ob ein Administrator des Kunden sie selbst einrichtet oder nur ein Berater gegen Tagessatz. Vier Grenzen entscheiden über die tatsächliche Nutzbarkeit: die Tarifgrenze, die Lokalisierungsgrenze, die Aufwandsgrenze und die Reifegrenze. Klären Sie jede davon schriftlich vor Vertragsschluss und lassen Sie sich die Funktion im deutschen Mandanten mit deutschem Arbeitsvertrag zeigen, nicht in der englischsprachigen Demo-Umgebung.
Was bedeutet Konfigurationstiefe bei HR-Software und wie prüft man sie?
Konfigurationstiefe beschreibt, wie weit sich ein System ohne Programmierung an eigene Prozesse anpassen lässt und ob diese Anpassungen ein Release überstehen. Prüfbar wird der Begriff über ein Stufenmodell von Stufe 0, fest verdrahtet, bis Stufe 4, Individualentwicklung außerhalb der Erweiterungsschicht. Bewerten Sie jedes Konfigurationsobjekt einzeln: Datenfelder, Genehmigungs-Workflows, Rollen- und Rechtemodell, Zeit- und Abwesenheitsregeln, Lohnarten, Dokumentvorlagen, Berichte und Schnittstellen. Drei Fragen machen jede Stufe überprüfbar: Wer darf es ändern, wie lange dauert eine Änderung und übersteht sie das nächste Major-Release ohne Nacharbeit?
Warum ist Reisekosten- und Spesenabrechnung eine eigene Softwarekategorie?
Reisekostenabrechnung ist in vielen HR-Suiten nur rudimentär oder gar nicht enthalten, weil sie eine eigene steuerrechtliche Logik braucht. Im Inland gelten 2026 unverändert 28 Euro Verpflegungspauschale bei ganztägiger Abwesenheit und 14 Euro bei mehr als acht Stunden sowie an An- und Abreisetagen, gekürzt um 20 Prozent bei gestelltem Frühstück und um jeweils 40 Prozent bei Mittag- oder Abendessen. Dazu kommen länderspezifische Auslandspauschalen und die Übernachtungspauschale von 20 Euro. Für einige Anbieter ist genau dieser Bereich die Kernstärke, sie treten als Spezialist neben die HR-Suite. Prüfen Sie deshalb getrennt, ob das System selbst abrechnet oder nur eine Schnittstelle bietet, und wie der steuerpflichtige Anteil in die Entgeltabrechnung zurückfließt.
Was muss HR-Software für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können?
Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich Versicherter selbst bei der Krankenkasse abrufen, geregelt in § 109 SGB IV und § 5 Abs. 1a Entgeltfortzahlungsgesetz. Der Abruf ist nur über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemgeprüftes Zeiterfassungssystem zulässig. Ein pauschaler oder regelmäßiger Sammelabruf ist unzulässig, angefordert wird immer individuell für die einzelne beschäftigte Person. Für privat Versicherte gilt das Verfahren nicht, hier bleibt die Papierbescheinigung. Fragen Sie den Anbieter konkret, ob sein eigenes System die Systemprüfung bestanden hat oder ob der Abruf über ein Drittsystem läuft.
Welche DACH-Anforderungen scheitern bei international gebauten HR-Systemen am häufigsten?
Vier Bereiche sind kritisch. Erstens die deutsche Entgeltabrechnung mit dem DEÜV-Meldeverfahren, das nach § 22 DEÜV eine Systemprüfung voraussetzt, die die ITSG jährlich im Rahmen der Qualitätssicherung erneuert. Zweitens die Tarifautomatik für ERA und TVöD, bei der sich die Entgeltgruppe nach § 12 Abs. 2 Satz 1 TVöD aus der dauerhaft ausgeübten Tätigkeit ergibt und Stufenlaufzeiten automatisch fortgeschrieben werden müssen. Drittens die Betriebsratsfähigkeit, denn nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegt die Einführung technischer Überwachungseinrichtungen der Mitbestimmung, sofern ein Betriebsrat besteht. Viertens die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung, die das Bundesarbeitsgericht in Az. 1 ABR 22/21 über § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz aus dem EuGH-Urteil in der Rechtssache C-55/18 abgeleitet hat. Das sind die vier häufigsten Stolpersteine, nicht die vollständige Liste: die komplette DACH-Systematik mit sechs Prüfdimensionen, einschließlich Datenresidenz, Swissdec für die Schweiz und ELDA für Österreich, führt der HR-Navigator.
Braucht jedes Unternehmen ein eigenes Onboarding-Modul in der HR-Software?
Ein eigenes Onboarding-Modul lohnt sich, sobald mehrere Abteilungen Aufgaben zu einem Eintritt beisteuern, also IT für Zugänge und Geräte, Facility für Ausweise und der Fachbereich für die Einarbeitung. Die Haufe Onboarding-Studie 2023, für die 775 HR-Verantwortliche und Führungskräfte in Deutschland befragt wurden, zeigt, dass 36 Prozent der Unternehmen Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag erlebt haben und nur 25 Prozent überhaupt Onboarding-Software einsetzen. Bei wenigen Eintritten pro Jahr und einer einzigen beteiligten Abteilung genügen Aufgabenlisten im Core-HR-System. Prüfen Sie in jedem Fall auch das Offboarding, denn Assetrückgabe, Entzug von Berechtigungen und Löschfristen sind revisionsrelevant.
Was hat Vergütungsmanagement in der HR-Software mit Entgelttransparenz zu tun?
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 verlangt, dass Entgelt anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien vergleichbar gemacht wird, also über Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Ohne dokumentierte Stellenbewertung lässt sich gleichwertige Arbeit nicht bestimmen, damit fehlt die Grundlage für jede Auskunft und jeden Bericht. Unternehmen ab 250 Beschäftigten berichten ab dem 7. Juni 2027 jährlich, Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten ab demselben Datum alle drei Jahre und Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten ab dem 7. Juni 2031. Ab einem nicht erklärbaren Entgeltgefälle von fünf Prozent ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung durchzuführen. HR-Software muss dafür Stellenbewertung, Gehaltsbänder und Auswertungen nach Vergleichsgruppen führen können.
Was kostet die Einführung der Funktionen zusätzlich zur Lizenz?
Neben den Lizenzkosten fallen Implementierungskosten an, die stark mit dem Konfigurationsumfang schwanken. Die Beratung Clevis nennt in ihrer zuletzt im März 2026 aktualisierten Übersicht Richtwerte von 5.000 bis 15.000 Euro für kleine Unternehmen, 15.000 bis 50.000 Euro für mittlere und 50.000 bis über 100.000 Euro für große Unternehmen. Der größte Kostentreiber ist selten die Software selbst, sondern die Zahl der Konfigurationsobjekte, die ausschließlich ein Berater anfassen darf. Lassen Sie sich deshalb je geforderter Funktion ausweisen, wie viele Beratertage im Angebot kalkuliert sind und was ein Tagessatz nach Projektende kostet.
Welche Funktionen brauchen Sie wirklich?
Sie kennen jetzt die sechs Kernmodule, die vier häufig fehlenden Funktionsbereiche und das Raster für Konfigurationstiefe. Der nächste Schritt ist die Übersetzung in ein Anforderungsprofil für Ihr Unternehmen. Das KI-Matching leitet dieses Profil aus Ihrer Unternehmenswebsite ab, gleicht es mit über 180 HR-Systemen ab und liefert in rund sechs Minuten eine begründete Shortlist. Kostenlos, unverbindlich und ohne Provisionsmodell: Anbieter zahlen nicht dafür, in Ihrer Shortlist aufzutauchen oder weiter oben zu stehen.
Stand dieser Seite: 23. August 2026. Quellen: SoftSelect HR-Software Studie 2025/26; Haufe Onboarding-Studie 2023; Clevis, Implementierungskosten bei HR-Software, Stand März 2026; Richtlinie (EU) 2023/970; § 109 SGB IV; § 5 Abs. 1a EFZG; § 22 DEÜV; § 12 Abs. 2 Satz 1 TVöD; § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; EuGH Rs. C-55/18; BAG Az. 1 ABR 22/21; Verpflegungspauschalen 2026 nach § 9 Abs. 4a EStG.