HR-Software Funktionen: Module, Prüfraster und DACH-Pflichten
HR-Software bündelt Personalstammdaten, Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Recruiting, Personalentwicklung und Lernen in einem System. Hier sehen Sie, welche Funktionen für Unternehmen mit 50 bis 5.000 Mitarbeitenden in Deutschland, Österreich und der Schweiz zählen und wie Sie die Versprechen der Hersteller prüfen. Beim Vergleichen helfen nicht mehr Häkchen, sondern ein Prüfraster.
- Die SoftSelect HR-Software-Studie 2025/26 hat 117 Systeme von 86 Anbietern untersucht. Rund ein Drittel davon versteht sich selbst als All-in-One-Lösung von Recruiting bis Offboarding.
- Ob das trägt, zeigen drei Fragen: Ist die Funktion im gebuchten Tarif enthalten, für das deutsche Recht konfigurierbar und ohne Beratertage nutzbar?
Was Sie hier erfahren und was Sie woanders finden
Wer HR-Software auswählt, bekommt von jedem Anbieter eine lange Funktionsliste. Hier sortieren wir die Module, zeigen, was in der üblichen Aufteilung fehlt, und geben Ihnen Kriterien an die Hand, mit denen Sie die Aussagen der Hersteller überprüfen.
Was Sie hier finden
Einen strukturierten Überblick über die sechs Kernmodule einer HR-Suite, vier Funktionsbereiche mit hoher Nachfrage im DACH-Mittelstand, ein prüfbares Raster für Konfigurationstiefe und die vier Pflichtfunktionen, an denen international gebaute Systeme regelmäßig scheitern. Zu jedem Modul gibt es eine eigene Seite, die tiefer einsteigt.
Worauf es bei HR-Funktionen ankommt
Saubere Stammdaten als einzige Datenquelle, ein belastbares Rollen- und Rechtemodell, DSGVO-konforme Dokumente und Löschfristen. Dazu kommen automatisierte Genehmigungswege, integriertes Reporting, mobile Nutzbarkeit und stabile Schnittstellen zu Entgeltabrechnung, ERP und Verzeichnisdienst mit nachvollziehbarem Änderungsprotokoll.
Was Sie hier nicht finden
Kein Anbieterranking und keine Preisliste. Funktionen sind nur dann vergleichbar, wenn Tarif, Rechtskreis und Konfigurationsaufwand mitgelesen werden. Welche Anbieter es gibt, zeigt die HR-Software Anbieterübersicht. Wie Sie die Auswahl Schritt für Schritt angehen, lesen Sie unter HR-Software Auswahl.
Wenn Sie zuerst die Grundbegriffe klären möchten, starten Sie mit Was ist HR-Software. Die Marktzahlen stammen aus der SoftSelect HR-Software Studie 2025/26 mit 117 Systemen von 86 Anbietern.
Aus welchen Modulen eine HR-Suite besteht
Core HR ist das Datenfundament, die übrigen fünf Module greifen auf dessen Stammdaten, Organisationsstruktur und Rollenmodell zu. Wer Module einzeln kauft, holt sich damit auch die Arbeit an den Schnittstellen ins Haus. Hinter jeder Kachel steht eine eigene Seite mit Funktionsumfang, Grenzen und Auswahlkriterien. Eine kürzere Fassung der Module finden Sie unter Was ist HR-Software und im HR-Navigator.
Core HR und Personalakte
Core HR führt Personalstammdaten, digitale Personalakte, Organisationsstruktur sowie das Rollen- und Rechtemodell an einer Stelle zusammen. Jede Abwesenheit, jede Abrechnung und jede Auswertung setzt auf diesen Daten auf, Fehler hier vervielfachen sich in allen Folgemodulen. Prüfkriterien sind Stichtagshistorie, mehrstufige Organisationsmodelle, Mandantentrennung und revisionssichere Löschfristen.
Zur Modulbeschreibung Core HRPayroll-Software
Die Entgeltabrechnung erzeugt Lohnarten, Beitrags- und Steuerberechnungen sowie die Meldungen an Sozialversicherung und Finanzverwaltung. In Deutschland setzt das DEÜV-Meldeverfahren nach § 22 DEÜV eine bestandene Systemprüfung voraus, die die ITSG jährlich im Rahmen der Qualitätssicherung erneuert. Wer nicht selbst abrechnet, braucht mindestens eine geprüfte Schnittstelle, etwa zu DATEV oder zum Steuerberater.
Zur Modulbeschreibung PayrollZeit und Workforce Management
Arbeitszeiterfassung, Abwesenheiten, Arbeitszeitkonten sowie Schicht- und Einsatzplanung bilden das operative Rückgrat in Produktion, Handel, Logistik und Pflege. Das Regelwerk muss Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung gleichzeitig abbilden, nicht nur eine generische Wochenarbeitszeit. Die Einführung unterliegt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung, sofern ein Betriebsrat besteht.
Zur Modulbeschreibung ZeitwirtschaftRecruiting und ATS-Software
Ein Bewerbermanagementsystem steuert Stellenanforderung, Multiposting, Auswahlprozess, Kommunikation und Talentpool. Entscheidend sind Durchlaufzeiten und Datenqualität an der Übergabe an Core HR, nicht die Zahl der angebundenen Jobbörsen. Bewerberdaten werden in der Praxis rund sechs Monate aufbewahrt, abgeleitet aus § 15 Abs. 4 AGG zusammen mit § 61b Abs. 1 ArbGG.
Zur Modulbeschreibung RecruitingTalent und Performance Management
Zielsysteme, Feedbackzyklen, Kompetenzmodelle, Nachfolgeplanung und Karrierepfade machen Entwicklung planbar und auswertbar. Der Nutzen hängt weniger an der Software als an der Frage, ob Kompetenzmodell und Stellenarchitektur gepflegt sind. Ohne saubere Stellen- und Organisationsdaten aus Core HR bleibt dieses Modul ein Formularwerkzeug.
Zur Modulbeschreibung Talent und PerformanceLernen und LMS
Ein Lernmanagementsystem verwaltet Kurskatalog, Zuweisungen, Lernpfade, Zertifikate und den Nachweis von Pflichtunterweisungen. In regulierten Branchen ist genau dieser Nachweis der eigentliche Beschaffungsgrund, etwa für Arbeitsschutz-, Hygiene- oder GxP-Schulungen. Prüfen Sie Wiederholungsintervalle, automatische Fristenüberwachung und den Export für externe Audits.
Zur Modulbeschreibung Lernen und LMSRechtsstände: § 22 DEÜV in Verbindung mit den Gemeinsamen Grundsätzen für die Systemprüfung (ITSG, Stand 2026), § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, § 15 Abs. 4 AGG mit § 61b Abs. 1 ArbGG.
Funktionen, die in der klassischen Modulliste fehlen
Die übliche Aufteilung in sechs Module deckt nicht alles ab, was Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz brauchen. Vier Bereiche werden in Ausschreibungen immer wieder nachgefordert, fehlen aber in vielen Suiten oder sind dort nur in Ansätzen vorhanden. Zu jedem Bereich finden Sie zwei Fragen, die Sie dem Anbieter stellen sollten.
Onboarding und Offboarding
Onboarding koordiniert Aufgaben über Abteilungsgrenzen hinweg: IT stellt Zugänge und Geräte, Facility Ausweis und Arbeitsplatz, der Fachbereich die Einarbeitung. Die Haufe Onboarding-Studie 2023 mit 775 befragten HR-Verantwortlichen und Führungskräften in Deutschland zeigt, dass 36 Prozent der Unternehmen Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag erlebt haben und nur 25 Prozent überhaupt Onboarding-Software einsetzen. Das Offboarding wird noch häufiger übersehen, obwohl Assetrückgabe, Entzug von Berechtigungen und Löschfristen revisionsrelevant sind.
- Prüffrage: Lassen sich Aufgaben an Rollen außerhalb von HR vergeben, ohne dass diese eine Volllizenz brauchen?
- Prüffrage: Startet der Prozess bereits mit der Vertragsunterschrift, also vor dem Eintrittsdatum im Stammsatz?
Reisekosten- und Spesenabrechnung
Reisekostenabrechnung ist bewusst als eigene Kategorie geführt, weil sie in vielen HR-Suiten fehlt und für einzelne Anbieter die Kernstärke ist. Sie braucht eine eigene steuerrechtliche Logik: 2026 gelten im Inland unverändert 28 Euro Verpflegungspauschale bei ganztägiger Abwesenheit und 14 Euro bei mehr als acht Stunden sowie an An- und Abreisetagen, gekürzt um 20 Prozent bei gestelltem Frühstück und um jeweils 40 Prozent bei Mittag- oder Abendessen. Dazu kommen länderspezifische Auslandspauschalen, die Übernachtungspauschale von 20 Euro und die Rückführung des steuerpflichtigen Anteils in die Entgeltabrechnung.
- Prüffrage: Rechnet das System selbst ab oder liefert es nur eine Schnittstelle an ein Fremdsystem?
- Prüffrage: Werden Auslandspauschalen jährlich vom Hersteller aktualisiert oder muss der Kunde sie pflegen?
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich Versicherter selbst bei der Krankenkasse abrufen, geregelt in § 109 SGB IV und § 5 Abs. 1a EFZG. Der Abruf ist ausschließlich über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemgeprüftes Zeiterfassungssystem zulässig, ein pauschaler Sammelabruf ist unzulässig und die Anforderung erfolgt immer individuell. Für privat Versicherte gilt das Verfahren nicht. Damit ist die eAU keine Komfortfunktion, sondern eine harte Zertifizierungsanforderung an die eingesetzte Software.
- Prüffrage: Hat das System selbst die Systemprüfung bestanden oder läuft der Abruf über ein Drittsystem?
- Prüffrage: Wird der Rückfluss in Abwesenheitsdaten und Entgeltfortzahlung automatisch verbucht?
Vergütungsmanagement und Stellenbewertung
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 verlangt, Entgelt anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien vergleichbar zu machen, also über Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Ohne dokumentierte Stellenbewertung lässt sich gleichwertige Arbeit nicht bestimmen, damit fehlt die Grundlage für Auskunft und Bericht. Unternehmen ab 250 Beschäftigten berichten ab dem 7. Juni 2027 jährlich, Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten ab demselben Datum alle drei Jahre und Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten ab dem 7. Juni 2031. Ab einem nicht erklärbaren Entgeltgefälle von fünf Prozent ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung durchzuführen.
- Prüffrage: Kann das System ein eigenes Bewertungsverfahren mit gewichteten Kriterien abbilden?
- Prüffrage: Lassen sich Auswertungen nach Vergleichsgruppen und Geschlecht ohne Export erzeugen?
Quellen: Haufe Onboarding-Studie 2023 (775 Befragte, Deutschland); Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen 2026 nach § 9 Abs. 4a EStG; § 109 SGB IV und § 5 Abs. 1a EFZG; Richtlinie (EU) 2023/970 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 10. Mai 2023, Umsetzungsfrist 7. Juni 2026.
Feature vorhanden ist nicht Feature nutzbar
Ein Häkchen in einer Funktionsliste beantwortet genau eine Frage: Hat der Hersteller diese Funktion irgendwo im Portfolio? Es sagt nichts darüber, ob sie im angebotenen Tarif enthalten ist, ob sie im deutschen Rechtskreis konfiguriert werden kann und ob ein Administrator des Kunden sie selbst einrichtet oder nur ein Berater gegen Tagessatz. Zwischen Funktionsliste und Alltag liegen vier Grenzen.
Tarifgrenze
Die Funktion existiert, liegt aber im höheren Paket, in einem kostenpflichtigen Zusatzmodul oder hinter einer Mindestnutzerzahl. Häufig fällt das erst auf, wenn nach der Entscheidung der Tarifwechsel kalkuliert wird und die geplanten Lizenzkosten je Kopf nicht mehr stimmen.
Lokalisierungsgrenze
Die Funktion existiert, ist aber nicht für den deutschen Rechtskreis ausgeprägt. Typische Fälle sind fehlende DEÜV-Meldungen, keine Lohnsteuerbescheinigung, kein Tarifwerk für ERA oder TVöD, englischsprachige Dokumentvorlagen und Genehmigungswege ohne Betriebsratsrolle.
Aufwandsgrenze
Die Funktion existiert und ist konfigurierbar, aber nur durch Berater des Herstellers oder eines Partners. Clevis nennt in seiner zuletzt im März 2026 aktualisierten Übersicht Implementierungskosten von 5.000 bis 15.000 Euro für kleine, 15.000 bis 50.000 Euro für mittlere und 50.000 bis über 100.000 Euro für große Unternehmen.
Reifegrenze
Die Funktion existiert auf der Roadmap, im Beta-Programm oder in einer speziell aufgesetzten Demo-Instanz. Sie ist real, aber nicht allgemein verfügbar. Ein Releasedatum im Vertrag und drei produktive Referenzkunden im DACH-Raum trennen die Ankündigung vom lieferbaren Produkt.
In welchem Tarif ist diese Funktion enthalten?
Lassen Sie sich Tarifname und Paketgrenze schriftlich ins Angebot schreiben, zusammen mit dem Preis eines Tarifwechsels bei Ihrer tatsächlichen Nutzerzahl.
Zeigen Sie die Funktion im deutschen Mandanten.
Deutschsprachige Oberfläche, deutscher Arbeitsvertrag, deutsche Entgeltarten, deutscher Feiertagskalender. Eine englische Demo-Umgebung beweist die Lokalisierung nicht.
Wer hat diese Konfiguration vorgenommen?
Ein Administrator auf Kundenseite oder Ihr Berater? Und wie lange hat sie gedauert? Beides gehört als Aussage ins Demo-Protokoll.
Ist die Funktion allgemein verfügbar oder Beta?
Fragen Sie nach Releasedatum, Verfügbarkeitsstatus und drei Referenzkunden im DACH-Raum, die diese Funktion produktiv nutzen und für ein Gespräch zur Verfügung stehen.
Übersteht die Konfiguration das nächste Major-Release?
Fragen Sie, ob die Anpassung in einer releasesicheren Erweiterungsschicht liegt oder als Individualentwicklung bei jedem Upgrade nachgezogen werden muss.
Wie viele Beratertage sind kalkuliert?
Je geforderter Funktion ausweisen lassen, inklusive Tagessatz nach Projektende und Reaktionszeit für Änderungen im laufenden Betrieb.
Bekommen wir einen eigenen Testmandanten?
Zwei Wochen Sandbox mit eigenen Testdaten, in der Ihr künftiger Administrator die gezeigte Konfiguration selbst nachbaut. Das ist der belastbarste Test überhaupt.
Was kann die Funktion ausdrücklich nicht?
Bitten Sie um drei Grenzen der Funktion. Anbieter, die diese Frage sauber beantworten, haben in der Regel das reifere Produkt und das ehrlichere Angebot.
Kostenrichtwerte: Clevis, Implementierungskosten bei HR-Software, zuletzt aktualisiert März 2026. Die Prüffragen sind ein Vorschlag von Find-Your-HR und keine Norm. Passen Sie sie an Ihr Projekt an.
Konfigurationstiefe ist keine Eigenschaft, sondern ein Messwert je Objekt
Fast jeder Anbieter verspricht hohe Konfigurierbarkeit, messen lässt sich das so allgemein aber nicht. Greifbar wird es erst, wenn Sie jedes Konfigurationsobjekt einzeln bewerten und dabei drei Fragen stellen: Wer darf es ändern, wie lange dauert eine Änderung und übersteht sie das nächste Major-Release ohne Nacharbeit? Mit dem folgenden Stufenmodell lassen sich die Antworten verschiedener Hersteller nebeneinanderlegen.
Fest verdrahtet
Nur der Hersteller kann es ändern, per Release. Für den Kunden nicht anpassbar, auch nicht durch Berater.
Parametrierbar
Auswahl aus vordefinierten Werten und Schaltern im Adminbereich. Keine eigenen Objekte, keine eigene Logik.
Konfigurierbar
Eigene Felder, Formulare, Rollen und Workflows im Adminbereich, ohne Code, mandantenfähig und releasesicher.
Erweiterbar
Eigene Objekte, Regelwerke oder Skripte in einer vom Hersteller vorgesehenen, versionierten Erweiterungsschicht.
Individualentwicklung
Eingriff außerhalb der Erweiterungsschicht. Leistungsfähig, aber nicht releasesicher und dauerhaft wartungspflichtig.
| Konfigurationsobjekt | Mindeststufe 50 bis 500 MA | Mindeststufe 500 bis 5.000 MA | Nachweis, den Sie in der Demo verlangen |
|---|---|---|---|
| Datenfelder und PersonalakteStammsatz, Aktenstruktur | Stufe 2 | Stufe 2 | Admin legt live ein neues Pflichtfeld an, ordnet es einer Aktenkategorie zu und es erscheint sofort im Bericht. |
| Genehmigungs-WorkflowsUrlaub, Reise, Stellenanforderung | Stufe 2 | Stufe 3 | Vierstufige Genehmigung mit Vertretungsregel und Eskalation nach Frist, ohne Herstellerbeteiligung gebaut. |
| Rollen- und RechtemodellSichtbarkeit auf Feldebene | Stufe 2 | Stufe 3 | Eine Rolle sieht Gehaltsfelder nur für den eigenen Bereich. Vorführung mit zwei Testnutzern im selben Termin. |
| Zeit- und AbwesenheitsregelnZuschläge, Konten, Kappung | Stufe 2 | Stufe 3 | Eine Nachtzuschlagsregel mit Tarifbezug wird live geändert und rückwirkend auf einen Testmonat gerechnet. |
| Lohn- und EntgeltartenAbrechnungslogik | Stufe 1 | Stufe 2 | Anlage einer betrieblichen Zulage inklusive SV- und Steuerkennzeichen, mit Wirkung auf die Probeabrechnung. |
| DokumentvorlagenVerträge, Bescheinigungen | Stufe 2 | Stufe 2 | Eigene Vorlage mit Serienfeldern und Unterschriftenlauf im Adminbereich erstellt, ohne Textbaustein-Ticket. |
| Berichte und KennzahlenReporting, Exporte | Stufe 2 | Stufe 3 | Freie Auswertung über zwei Module hinweg, gespeichert, geteilt und als geplanter Export automatisiert. |
| SchnittstellenEntgelt, ERP, Verzeichnisdienst | Stufe 1 | Stufe 3 | Dokumentierte API mit Feldmapping im Adminbereich, plus Protokoll fehlgeschlagener Übertragungen. |
So lesen Sie die Tabelle: Die Mindeststufen empfiehlt Find-Your-HR für den Mittelstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Ihre eigene Anforderungsanalyse ersetzen sie nicht. Objekte, die dauerhaft auf Stufe 4 landen, sind der teuerste Teil jeder Einführung, weil sie bei jedem Upgrade erneut Aufwand erzeugen.
Vier der sechs DACH-Prüfdimensionen, an denen international gebaute Systeme am häufigsten scheitern
Global entwickelte HR-Suiten decken Core HR, Recruiting und Talent oft souverän ab und stoßen dann an vier deutsche und österreichische Besonderheiten. Diese Punkte gehören als K.-o.-Kriterium in jede Ausschreibung, nicht auf die Wunschliste. Datenresidenz, Swissdec für die Schweiz und ELDA für Österreich sind die übrigen Prüfpunkte, sie stehen ausführlich im HR-Navigator.
Deutsche Lohnabrechnung und DEÜV-Meldeverfahren
Der maschinelle Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern ist kein Reportformat, sondern ein zertifiziertes Verfahren. Nach § 22 DEÜV dürfen nur Programme melden, die eine Systemprüfung bestanden haben. Die ITSG führt diese Systemuntersuchung durch, das Zertifikat gilt jeweils bis zur nächsten Prüfung und wird jährlich im Rahmen der Qualitätssicherung erneuert.
- Wer nicht selbst abrechnet, braucht eine geprüfte Übergabe an Steuerberater oder DATEV, inklusive Rückmeldungen und Kostenstellenlogik.
- Ohne systemgeprüfte Komponente ist auch der eAU-Abruf nach § 109 SGB IV nicht zulässig.
- Wie sich die Abrechnung Schritt für Schritt automatisieren lässt, erklärt der Beitrag Payroll-Software.
Tarifautomatik für ERA und TVöD
Im öffentlichen Dienst und in der tarifgebundenen Metall- und Elektroindustrie ergibt sich das Entgelt nicht aus einer Verhandlung, sondern aus der Tätigkeit. Nach § 12 Abs. 2 Satz 1 TVöD wird die beschäftigte Person in die Entgeltgruppe eingruppiert, deren Tätigkeitsmerkmalen die dauerhaft auszuübende Tätigkeit entspricht. Stufen laufen zeitabhängig weiter, Höhergruppierungen wirken automatisch auf das Entgelt.
- Das System muss Entgeltgruppe, Stufe, Stufenlaufzeit und Stichtag historisiert führen und Tarifrunden rückwirkend nachrechnen können.
- Ein reines Gehaltsfeld mit manueller Pflege ist für ERA und TVöD nicht ausreichend.
Betriebsratsfähigkeit
Sofern ein Betriebsrat besteht, unterliegt die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung. Betriebsratsfähigkeit bedeutet deshalb nicht Gesprächsbereitschaft, sondern technische Belegbarkeit: konfigurierbare Auswertungsgrenzen, dokumentierte Protokollierung und abschaltbare Funktionen.
- Prüfbar wird das über eine Rolle für den Betriebsrat mit definiertem Leserecht und über einen Nachweis, welche Auswertungen personenscharf möglich sind.
- Anbieter mit DACH-Erfahrung liefern Muster-Betriebsvereinbarungen und eine Liste der abschaltbaren Überwachungsfunktionen.
Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung
Der Europäische Gerichtshof hat in der Rechtssache C-55/18 die Mitgliedstaaten verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung vorzuschreiben. Das Bundesarbeitsgericht leitet die unmittelbare Arbeitgeberpflicht in Az. 1 ABR 22/21 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab. Gegenstand des Verfahrens war ein Initiativrecht des Betriebsrats, das das Gericht verneint hat. Die geplante Novelle des Arbeitszeitgesetzes ist bisher nur angekündigt und noch kein geltendes Recht.
- Gefordert sind Erfassung von Beginn, Ende und Dauer, Nachvollziehbarkeit nachträglicher Änderungen und Zugänglichkeit für die Beschäftigten.
- Ein reines Saldenmodell ohne Einzelbuchungen erfüllt diese Anforderung nicht.
Rechtsstände: § 22 DEÜV mit Gemeinsamen Grundsätzen für die Systemprüfung (ITSG); § 109 SGB IV; § 12 Abs. 2 Satz 1 TVöD; § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; EuGH, Urteil vom 14. Mai 2019, Rs. C-55/18; BAG, Beschluss vom 13. September 2022, Az. 1 ABR 22/21.
Sechs Funktionen, die über alle Module hinweg wirken
KI, Self-Service, Analytics, Schnittstellen, Datenschutz und Befragungen gehören keinem einzelnen Modul. Sie entscheiden darüber, ob die Module im Alltag zusammenarbeiten. Stand: Oktober 2026. Die Prüffragen stammen von Find-Your-HR. Stellen Sie sie jedem Anbieter gleich, dann lassen sich die Antworten vergleichen.
KI-Funktionen in Recruiting und Performance
Hersteller bieten KI für Vorauswahl, Matching, Textvorschläge und Auswertungen an. Rechtlich entscheidet die Wirkung: Art. 22 DSGVO schützt vor Entscheidungen, die ausschließlich automatisiert fallen und erhebliche Wirkung entfalten. Die KI-Verordnung stuft Systeme für Einstellung, Beförderung und Leistungsüberwachung als Hochrisiko ein, die Pflichten gelten nach der Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. Dezember 2027. Was das für Ihre Auswahl bedeutet, erklärt unser Ratgeber EU AI Act und HR.
- Prüffrage: Trifft bei Auswahl und Absage immer eine Person die Entscheidung?
- Prüffrage: Sind Bewertungslogik, Trainingsdaten und Bias-Prüfung dokumentiert und exportierbar?
Employee Self-Service und mobile Nutzung
Self-Service entlastet HR nur, wenn Rollen, Freigaben und Dokumente sauber hinterlegt sind. Mobile Zeiterfassung, Urlaubsanträge und Bescheinigungen gehören in dieselbe Oberfläche wie die Genehmigung durch Führungskräfte. Details zu Anträgen, Resturlaub und Vertretungen stehen in unserem Ratgeber Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement Software. Bei Standortdaten und Zeitbuchungen per App greift die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, sofern ein Betriebsrat besteht.
- Prüffrage: Funktioniert die Zeiterfassung bei schwachem Netz und synchronisiert sie anschließend ohne Datenverlust?
- Prüffrage: Lassen sich Freigaben an Vertretungen delegieren und im Protokoll nachvollziehen?
People Analytics und Reporting
Auswertungen sind nur so belastbar wie die Stammdaten und die Definitionen dahinter. Legen Sie vor der Einführung fest, wie Fluktuation, Time-to-Hire und Krankheitsquote berechnet werden. Prognosemodelle auf Personenebene berühren den Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO und die Mitbestimmung, aggregierte Dashboards sind der einfachere Einstieg. Kennzahlen, Dashboards und Datenmodell für die Personalsteuerung behandelt der Leitfaden HR Controlling Software.
- Prüffrage: Lassen sich Mindestgruppengrößen festlegen, unter denen keine Auswertung angezeigt wird?
- Prüffrage: Gibt es einen geplanten Export in externe BI-Werkzeuge ohne manuelle Zwischenschritte?
Schnittstellen und Workflow-Automatisierung
Eine Suite spart nur dann Doppelpflege, wenn Zeitwirtschaft, Entgelt, Verzeichnisdienst und Lernsystem über dokumentierte Schnittstellen verbunden sind. Regelbasierte Workflows für Eintritt, Wechsel und Austritt gehören auf Stufe 2 oder 3 des Konfigurationsmodells weiter oben. Der Integrationsaufwand fließt in die Gesamtkosten ein und wird in Angeboten häufig getrennt ausgewiesen.
- Prüffrage: Sind API-Endpunkte öffentlich dokumentiert und gibt es eine Testumgebung?
- Prüffrage: Zeigt ein Protokoll fehlgeschlagene Übertragungen samt Wiederholung an?
Datenschutz und Informationssicherheit
Personalakten enthalten besondere Kategorien personenbezogener Daten. Rechtlich relevant sind der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und ein Löschkonzept nach Art. 17 DSGVO. Worauf Sie dabei im Vertrag und im System achten, lesen Sie unter DSGVO und HR-Software.
- Prüffrage: Sind Single Sign-on und Mehrfaktor-Anmeldung für alle Rollen verfügbar?
- Prüffrage: Werden Löschfristen je Datenart automatisch umgesetzt und protokolliert?
Befragungen, Engagement und Gesundheit
Pulsbefragungen liefern nur Ergebnisse, wenn die Anonymität technisch gesichert ist und Maßnahmen sichtbar folgen. Klären Sie Ablauf und Auswertung früh mit dem Betriebsrat, wie es die Seite Betriebsrat einbinden beschreibt. Das rät Find-Your-HR, gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht.
- Prüffrage: Ab welcher Gruppengröße werden Ergebnisse angezeigt?
- Prüffrage: Lassen sich Ergebnisse nach Team und Standort segmentieren, ohne Einzelpersonen erkennbar zu machen?
Quellen: Art. 5, 17, 22, 28 und 32 DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679); Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Anhang III, geändert durch Verordnung (EU) 2026/1744; § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Stand: Oktober 2026.
Fachbeiträge zu den einzelnen Funktionen
Die Modulbeschreibungen geben den Überblick, die Beiträge unten gehen in einzelne Funktionen. Sie helfen Ihnen, Anforderungen zu formulieren und sich auf die Anbieterdemos vorzubereiten.
Core HR und Dokumente
Recruiting und Onboarding
Zeit und Einsatzplanung
Payroll und Vergütung
- Payroll-Software, Löhne und Gehälter fehlerfrei abrechnen
- Internationale Payroll und Payroll-Compliance
- DATEV-Integration, so gelingt die Anbindung
- Payroll-Automatisierung und Durchlaufzeiten
- Revisionssichere und auditfähige Abrechnung
- Compensation, Benefits und Total Rewards
- Bonusverwaltung Software und variable Vergütung
- Stellenbewertung und Grading-Software für dokumentierte Vergütungsstrukturen
Performance und Feedback
Talent und Nachfolge
Reisekosten und Spesen
Häufige Fragen zu HR-Software Funktionen
Sechzehn Fragen, die in Auswahlprojekten von Unternehmen mit 50 bis 5.000 Mitarbeitenden immer wieder auf den Tisch kommen.
Welche Funktionen muss eine HR-Software mindestens abdecken?
Den Pflichtkern bilden vier Bereiche: digitale Personalakte mit Stammdaten und Rollenmodell, Abwesenheits- und Zeiterfassung, eine Entgeltabrechnung oder eine geprüfte Schnittstelle dorthin sowie Auswertungen zu Personalkosten und Kopfzahlen. Alles Weitere, also Recruiting, Performance, Lernen oder Vergütungsmanagement, ist Ausbaustufe und wird nach tatsächlichem Bedarf priorisiert. Für Unternehmen mit 50 bis 5.000 Mitarbeitenden im DACH-Raum kommen zwei nicht verhandelbare Punkte hinzu: der elektronische Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, seit dem 1. Januar 2023 Arbeitgeberpflicht nach § 109 SGB IV, und eine gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung. Die SoftSelect HR-Software-Studie 2025/26 hat 117 Systeme von 86 Anbietern untersucht, rund ein Drittel davon positioniert sich selbst als All-in-One-Lösung von Recruiting bis Offboarding.
Was sind die sechs Kernmodule einer HR-Suite?
Die sechs Kernmodule sind Core HR und Personalakte, Payroll, Zeit und Workforce Management, Recruiting und ATS, Talent und Performance Management sowie Lernen und LMS. Core HR ist das Datenfundament, alle anderen Module greifen auf dessen Stammdaten, Organisationsstruktur und Rollenmodell zu. Entscheidend für die Auswahl ist nicht, ob ein Anbieter alle sechs Module im Portfolio führt, sondern ob das einzelne Modul im gebuchten Tarif enthalten, für den deutschen Rechtskreis konfigurierbar und ohne Beratertage nutzbar ist. Prüfen Sie deshalb jedes Modul einzeln gegen diese drei Grenzen, statt eine Suite anhand der Modulzahl zu bewerten. Suiten bündeln mehrere dieser Module in einer gemeinsamen Datenbank, Best-of-Breed-Ansätze kombinieren Spezialsysteme über Schnittstellen. Beide Wege sind tragfähig, sie unterscheiden sich im Integrationsaufwand und in der Abhängigkeit von einem einzelnen Hersteller.
Warum sagt eine Häkchenliste nichts über den echten Funktionsumfang einer HR-Software?
Ein Häkchen in einer Funktionsliste beantwortet nur, ob der Hersteller die Funktion irgendwo im Portfolio hat. Es sagt nichts darüber, ob sie im angebotenen Tarif enthalten ist, ob sie für den deutschen Rechtskreis konfiguriert werden kann und ob ein Administrator des Kunden sie selbst einrichtet oder nur ein Berater gegen Tagessatz. Vier Grenzen entscheiden über die tatsächliche Nutzbarkeit: die Tarifgrenze, die Lokalisierungsgrenze, die Aufwandsgrenze und die Reifegrenze. Klären Sie jede davon schriftlich vor Vertragsschluss und lassen Sie sich die Funktion im deutschen Mandanten mit deutschem Arbeitsvertrag zeigen, nicht in der englischsprachigen Demo-Umgebung.
Was bedeutet Konfigurationstiefe bei HR-Software und wie prüft man sie?
Konfigurationstiefe beschreibt, wie weit sich ein System ohne Programmierung an eigene Prozesse anpassen lässt und ob diese Anpassungen ein Release überstehen. Prüfbar wird der Begriff über ein Stufenmodell von Stufe 0, fest verdrahtet, bis Stufe 4, Individualentwicklung außerhalb der Erweiterungsschicht. Bewerten Sie jedes Konfigurationsobjekt einzeln: Datenfelder, Genehmigungs-Workflows, Rollen- und Rechtemodell, Zeit- und Abwesenheitsregeln, Lohnarten, Dokumentvorlagen, Berichte und Schnittstellen. Drei Fragen machen jede Stufe überprüfbar: Wer darf es ändern, wie lange dauert eine Änderung und übersteht sie das nächste Major-Release ohne Nacharbeit?
Warum ist Reisekosten- und Spesenabrechnung eine eigene Softwarekategorie?
Reisekostenabrechnung ist in vielen HR-Suiten nur rudimentär oder gar nicht enthalten, weil sie eine eigene steuerrechtliche Logik braucht. Im Inland gelten 2026 unverändert 28 Euro Verpflegungspauschale bei ganztägiger Abwesenheit und 14 Euro bei mehr als acht Stunden sowie an An- und Abreisetagen, gekürzt um 20 Prozent bei gestelltem Frühstück und um jeweils 40 Prozent bei Mittag- oder Abendessen. Dazu kommen länderspezifische Auslandspauschalen und die Übernachtungspauschale von 20 Euro. Für einige Anbieter ist genau dieser Bereich die Kernstärke, sie treten als Spezialist neben die HR-Suite. Prüfen Sie deshalb getrennt, ob das System selbst abrechnet oder nur eine Schnittstelle bietet, und wie der steuerpflichtige Anteil in die Entgeltabrechnung zurückfließt.
Was muss HR-Software für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können?
Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich Versicherter selbst bei der Krankenkasse abrufen, geregelt in § 109 SGB IV und § 5 Abs. 1a Entgeltfortzahlungsgesetz. Der Abruf ist nur über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemgeprüftes Zeiterfassungssystem zulässig. Ein pauschaler oder regelmäßiger Sammelabruf ist unzulässig, angefordert wird immer individuell für die einzelne beschäftigte Person. Für privat Versicherte gilt das Verfahren nicht, hier bleibt die Papierbescheinigung. Fragen Sie den Anbieter konkret, ob sein eigenes System die Systemprüfung bestanden hat oder ob der Abruf über ein Drittsystem läuft.
Welche DACH-Anforderungen scheitern bei international gebauten HR-Systemen am häufigsten?
Vier Bereiche sind kritisch. Erstens die deutsche Entgeltabrechnung mit dem DEÜV-Meldeverfahren, das nach § 22 DEÜV eine Systemprüfung voraussetzt, die die ITSG jährlich im Rahmen der Qualitätssicherung erneuert. Zweitens die Tarifautomatik für ERA und TVöD, bei der sich die Entgeltgruppe nach § 12 Abs. 2 Satz 1 TVöD aus der dauerhaft ausgeübten Tätigkeit ergibt und Stufenlaufzeiten automatisch fortgeschrieben werden müssen. Drittens die Betriebsratsfähigkeit, denn nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegt die Einführung technischer Überwachungseinrichtungen der Mitbestimmung, sofern ein Betriebsrat besteht. Viertens die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung, die das Bundesarbeitsgericht in Az. 1 ABR 22/21 über § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz aus dem EuGH-Urteil in der Rechtssache C-55/18 abgeleitet hat. Das sind die vier häufigsten Stolpersteine, nicht die vollständige Liste: die komplette DACH-Systematik mit sechs Prüfdimensionen, einschließlich Datenresidenz, Swissdec für die Schweiz und ELDA für Österreich, führt der HR-Navigator.
Braucht jedes Unternehmen ein eigenes Onboarding-Modul in der HR-Software?
Ein eigenes Onboarding-Modul lohnt sich, sobald mehrere Abteilungen Aufgaben zu einem Eintritt beisteuern, also IT für Zugänge und Geräte, Facility für Ausweise und der Fachbereich für die Einarbeitung. Die Haufe Onboarding-Studie 2023, für die 775 HR-Verantwortliche und Führungskräfte in Deutschland befragt wurden, zeigt, dass 36 Prozent der Unternehmen Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag erlebt haben und nur 25 Prozent überhaupt Onboarding-Software einsetzen. Bei wenigen Eintritten pro Jahr und einer einzigen beteiligten Abteilung genügen Aufgabenlisten im Core-HR-System. Prüfen Sie in jedem Fall auch das Offboarding, denn Assetrückgabe, Entzug von Berechtigungen und Löschfristen sind revisionsrelevant.
Was hat Vergütungsmanagement in der HR-Software mit Entgelttransparenz zu tun?
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 verlangt, dass Entgelt anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien vergleichbar gemacht wird, also über Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Ohne dokumentierte Stellenbewertung lässt sich gleichwertige Arbeit nicht bestimmen, damit fehlt die Grundlage für jede Auskunft und jeden Bericht. Unternehmen ab 250 Beschäftigten berichten ab dem 7. Juni 2027 jährlich, Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten ab demselben Datum alle drei Jahre und Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten ab dem 7. Juni 2031. Ab einem nicht erklärbaren Entgeltgefälle von fünf Prozent ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung durchzuführen. HR-Software muss dafür Stellenbewertung, Gehaltsbänder und Auswertungen nach Vergleichsgruppen führen können.
Was kostet die Einführung der Funktionen zusätzlich zur Lizenz?
Neben den Lizenzkosten fallen Implementierungskosten an, die stark mit dem Konfigurationsumfang schwanken. Die Beratung Clevis nennt in ihrer zuletzt im März 2026 aktualisierten Übersicht Richtwerte von 5.000 bis 15.000 Euro für kleine Unternehmen, 15.000 bis 50.000 Euro für mittlere und 50.000 bis über 100.000 Euro für große Unternehmen. Der größte Kostentreiber ist selten die Software selbst, sondern die Zahl der Konfigurationsobjekte, die ausschließlich ein Berater anfassen darf. Lassen Sie sich deshalb je geforderter Funktion ausweisen, wie viele Beratertage im Angebot kalkuliert sind und was ein Tagessatz nach Projektende kostet.
Welche KI-Funktionen in HR-Software sind rechtlich besonders sensibel?
Sensibel sind Funktionen, die über Bewerbende oder Beschäftigte mitentscheiden, etwa automatische Vorauswahl, Rankings oder Leistungsbewertungen. Art. 22 DSGVO schützt vor Entscheidungen, die ausschließlich automatisiert getroffen werden und erhebliche Wirkung entfalten. Die KI-Verordnung ordnet Einstellung, Beförderung, Kündigung und Leistungsüberwachung in Anhang III als Hochrisiko ein, die zugehörigen Pflichten gelten nach der Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. Dezember 2027. Sorgen Sie dafür, dass jede Auswahlentscheidung bei einer Person liegt, und binden Sie einen bestehenden Betriebsrat früh ein. Er kann nach § 80 Abs. 3 BetrVG bei der Beurteilung von KI einen Sachverständigen hinzuziehen.
Worauf sollten Sie bei Schnittstellen und APIs einer HR-Software achten?
Entscheidend sind dokumentierte Endpunkte, eine Testumgebung und ein Protokoll fehlgeschlagener Übertragungen. Fragen Sie außerdem, ob Webhooks für Änderungen an Stammdaten, Abwesenheiten und Eintritten angeboten werden und ob die Anbindung an Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft und Verzeichnisdienst im gebuchten Tarif enthalten ist. Lassen Sie sich Integrationsaufwand und laufende Pflege getrennt vom Lizenzpreis ausweisen. Ein Feldmapping, das Ihr Administrator selbst pflegt, ist deutlich belastbarer als eine Anbindung, die nur der Hersteller ändern darf.
Welche Sicherheits- und Datenschutzfunktionen gehören in eine HR-Software?
Erwartbar sind rollenbasierte Zugriffe bis auf Feldebene, Single Sign-on, Mehrfaktor-Anmeldung, ein Protokoll lesender und schreibender Zugriffe sowie ein automatisiertes Löschkonzept nach Art. 17 DSGVO. Rechtlich brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Klären Sie zusätzlich Speicherort und Unterauftragnehmer. Lassen Sie sich Berechtigungsberichte zeigen, die Sie regelmäßig prüfen können.
Welche HR-Software bietet eine komplette Lösung für Logistikunternehmen inklusive Payroll und Reporting?
Die eine HR-Software, die für jedes Logistikunternehmen alles abdeckt, gibt es nicht. Prüfen Sie stattdessen drei Bausteine. Erstens die Einsatzplanung und Zeiterfassung für Lager und Fahrer, denn Fahrerzeiten liegen im digitalen Tachographen, und die Arbeitszeit nach § 21a ArbZG unterscheidet sich von der Lenkzeit nach Verordnung (EG) Nr. 561/2006. Zweitens die Payroll mit Zuschlägen, Spesen und Übergabe an die Lohnabrechnung, etwa als DATEV Export. Drittens das Reporting zu Personalkosten, Kopfzahlen und Zeitarbeit, das in der Demo mit eigenen Auswertungen gezeigt werden sollte. Wie ATOSS, Protime, Quinyx, SAP SuccessFactors und Personio diese drei Bausteine laut eigenen Angaben abdecken, zeigt unser Beitrag HR-Software für die Logistik (Stand: Oktober 2026). Was ein Anbieter dort nicht ausweist, lassen Sie sich in der Demo vorführen. Mehr zu Auswertungen finden Sie unter HR Controlling Software, zur Abrechnung unter Payroll Software.
Wie erstelle ich eine Payroll-Software-Shortlist für den Mittelstand?
Eine Payroll-Software-Shortlist für den Mittelstand entsteht in drei Schritten: Sie klären Betriebsform und Pflichtnachweise, grenzen die Anbietertypen ein und testen mit eigenen Abrechnungsfällen. Zu den Pflichtnachweisen gehört, dass die Rentenversicherung mindestens alle 4 Jahre prüft (§ 28p SGB IV) und das Lohnkonto bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren ist (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG, Stand: Oktober 2026). Als Kostenanhalt nennt Sage einen Einstiegspreis ab 6,50 Euro je Mitarbeitendem und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer (abgerufen am 13. Oktober 2026). Kriterien, Anbietertypen und ein Rechenbeispiel finden Sie unter Payroll Software für den Mittelstand. Wie Sie von der Longlist zur Entscheidung kommen, beschreibt unser Ratgeber HR-Software Shortlist.
Welche ist die beste HR-Software für die Schweiz?
Die beste HR-Software für die Schweiz gibt es nicht pauschal, entscheidend ist, ob die Lohnabrechnung Swissdec-zertifiziert ist und die Schweizer Besonderheiten abbildet. Seit dem 1. Januar 2026 akzeptiert Swissdec für neue 2026-Lohndaten ausschließlich den Standard ELM 5 (Stand: Oktober 2026). Hinzu kommt die Quellensteuer, deren Tarife sich nach den 26 Kantonen unterscheiden, sowie die Abrechnung nach AHV, IV, EO, BVG und UVG. Eine in Deutschland gebaute Lohnabrechnung deckt das meist nicht ab, deshalb gehört die Zertifizierung als Pflichtnachweis in die Demo. Welche Anbieter in Frage kommen, was sie kosten und wie Sie auswählen, lesen Sie unter HR Software Schweiz. Für Österreich gelten eigene Vorgaben, die HR Software Österreich zusammenfasst.
Welche Funktionen brauchen Sie wirklich?
Sie kennen jetzt die sechs Kernmodule, die vier häufig fehlenden Funktionsbereiche und das Raster für Konfigurationstiefe. Jetzt geht es darum, daraus ein Anforderungsprofil für Ihr Unternehmen zu machen. Das KI-Matching leitet dieses Profil aus Ihrer Unternehmenswebsite ab, gleicht es mit über 120 HR-Systemen ab und liefert in rund sechs Minuten eine begründete Shortlist. Kostenlos, unverbindlich und ohne Provisionsmodell: Anbieter zahlen nicht dafür, in Ihrer Shortlist aufzutauchen oder weiter oben zu stehen. Wie diese Funktionsbereiche in die Auswahl in sieben Schritten einfließen, zeigt Was ist HR-Software.
Stand dieser Seite: 23. August 2026. Quellen: SoftSelect HR-Software Studie 2025/26; Haufe Onboarding-Studie 2023; Clevis, Implementierungskosten bei HR-Software, Stand März 2026; Richtlinie (EU) 2023/970; § 109 SGB IV; § 5 Abs. 1a EFZG; § 22 DEÜV; § 12 Abs. 2 Satz 1 TVöD; § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; EuGH Rs. C-55/18; BAG Az. 1 ABR 22/21; Verpflegungspauschalen 2026 nach § 9 Abs. 4a EStG.