Active Sourcing Software.
Talentpool, Ansprache und Datenschutz im Überblick.

Was ist Active Sourcing Software?

Active Sourcing Software ist eine Anwendung für die direkte Ansprache von Kandidatinnen und Kandidaten, die sich nicht beworben haben. Sie findet oder übernimmt Profile, ordnet sie in einem Talentpool, unterstützt Nachrichten und Sequenzen und dokumentiert Quelle, Stand und Einwilligung. Sie kann ein eigenes Talent-CRM sein oder ein Modul im Bewerbermanagementsystem. Ziel ist, bei neuen Stellen zuerst den eigenen Kontaktbestand zu nutzen, statt auf Bewerbungen zu warten. Anders als ein reines ATS startet sie also ohne Bewerbung und braucht eigene Regeln für Information, Einwilligung und Löschung.

Was ist der Unterschied zwischen Active Sourcing Software und einem ATS?

Ein ATS verwaltet Bewerbungen, die eingehen, Active Sourcing Software baut Kontakte auf, bevor eine Bewerbung existiert. Das Datenmodell unterscheidet sich: Im ATS hängt ein Datensatz an einer Stelle, im Talent-CRM an einer Person mit Interessen und Kontakthistorie. Viele Produkte vereinen beides. Die Systemgrenze beschreibt ATS vs. Recruiting-CRM, die Funktionen eines ATS beschreibt Recruiting und ATS Software. Entscheidend ist Ihr Bedarf, nicht die Produktbezeichnung: Ordnen Sie nur eingehende Bewerbungen, oder wollen Sie Beziehungen vor der Vakanz pflegen?

Was ist der Unterschied zwischen Active Sourcing und Multiposting?

Multiposting verteilt eine Stellenanzeige an Jobbörsen und wartet auf Bewerbungen, Active Sourcing spricht Personen direkt an. Bei der Anzeige meldet sich die Person selbst, die Daten stammen von ihr, und Art. 13 DSGVO gilt. Beim Sourcing stammen die Daten aus anderer Quelle, deshalb greift Art. 14 DSGVO. Beide Wege ergänzen sich: Für schwer besetzbare Profile kombinieren viele Unternehmen die Anzeige für aktiv Suchende mit der Ansprache für Personen, die nicht suchen. Die Anzeigenverteilung beschreibt Multiposting Software.

Was ist ein Talentpool, und was ist ein Talent-CRM?

Ein Talentpool ist der Bestand an Personen, die für künftige Stellen in Frage kommen, mit Skills, Interesse und Status. Ein Talent-CRM ist die Anwendung, die diesen Bestand pflegt, mit Segmenten, Kontakthistorie, Sequenzen und Erinnerungen. Der Pool ist die Datenbasis, das CRM das Werkzeug. Entscheidend ist, dass jede Person Zweck, Quelle, Status und eine Speicherfrist hat. Sonst wird der Pool zu einem Datenspeicher ohne tragende Grundlage. Beides liegt oft im selben Produkt wie das ATS.

Muss ich Kandidaten nach Art. 14 DSGVO informieren, wenn ich sie auf einer Plattform finde?

Ja, wenn Sie Daten nicht bei der Person erheben und keine Ausnahme greift, teilen Sie ihr die Informationen nach Art. 14 Abs. 1 und 2 DSGVO mit. Die Frist: längstens binnen eines Monats nach Erlangung der Daten und spätestens bei der ersten Nachricht, wenn Sie die Daten zur Kommunikation nutzen (Art. 14 Abs. 3). Die Ausnahmen in Abs. 5 sind eng gefasst und müssen im Einzelfall begründet sein. Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Darf ich Kandidaten per E-Mail ansprechen, die sich nicht beworben haben?

Das hängt davon ab, ob die Nachricht als Werbung im Sinne von § 7 UWG gilt, und diese Auslegungsfrage beantwortet der Gesetzestext nicht. Ist es Werbung, gilt elektronische Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG als unzumutbare Belästigung, mit der Ausnahme des Abs. 3 für Kunden. Nr. 3 nennt außerdem verschleierte Absender und fehlende Abmeldeadressen. Telefonische Ansprache regelt Nr. 1 gesondert, mit anderen Anforderungen je nach Adressat. Lassen Sie das vor einer Kampagne rechtlich prüfen.

Wie lange darf ein Talentpool Daten speichern?

Eine feste Höchstdauer nennt die DSGVO nicht. Nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e dürfen Daten nur so lange identifizierbar gespeichert werden, wie der Zweck es erfordert, und nach Art. 14 Abs. 2 Buchst. a teilen Sie der Person Dauer oder Kriterien mit. Legen Sie die Dauer je Segment fest, begründen Sie sie und planen Sie eine Erinnerung vor Ablauf ein. Orientierung zu Bewerbungsdaten gibt Bewerbermanagement und DSGVO: Löschfristen. Wer Bewerbende nach einer Absage im Pool behalten will, braucht dafür einen eigenen Zweck und eine eigene Frist.

Brauche ich für den Talentpool eine Einwilligung?

Nicht zwingend, aber die Rechtsgrundlage muss tragen. Art. 6 Abs. 1 DSGVO nennt neben der Einwilligung (Buchst. a) auch berechtigte Interessen (Buchst. f). Vorvertragliche Maßnahmen nach Buchst. b setzen eine Anfrage der Person voraus, die bei der Erstansprache fehlt. Stützen Sie sich auf eine Einwilligung, müssen Sie sie nachweisen können, und die Person kann sie jederzeit widerrufen (Art. 7). Welche Grundlage passt, klären Sie mit dem Datenschutzbeauftragten. Mischen Sie dabei nicht Bewerbungsdaten und Sourcing-Kontakte, denn sie haben unterschiedliche Quellen und Fristen.

Was ändert KI-Matching für Active Sourcing, und was gilt nach dem AI Act?

KI-Matching schlägt Profile vor oder ordnet sie ein. Dann zählen Transparenz, menschliche Entscheidung und die Einstufung nach der KI-Verordnung. Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme in der Personalauswahl und das Datum 02.12.2027 beschreibt EU AI Act HR Compliance, einzelne Scoring-Funktionen vergleicht KI im Recruiting: Bewerber-Scoring im Vergleich. Zusätzlich schützt Art. 22 DSGVO vor ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit erheblicher Wirkung. Fragen Sie Anbieter nach der Erklärbarkeit der Vorschläge und danach, ob sich jede Auswahl manuell übersteuern lässt.

Welche Kennzahlen zeigen den Erfolg von Active Sourcing?

Die wichtigsten sind Antwortquote, positive Antwortquote, Time-to-Hire ab Erstkontakt, Einstellungen je Quelle und die Reaktivierung aus dem Pool. Dazu kommt eine Nachweisquote: der Anteil der Profile mit gültigem Informations- und Einwilligungsstatus. Messen Sie nach Segment, Kanal und Vorlage getrennt, sonst sagt der Durchschnitt wenig. Vergleichswerte aus dem Markt sind selten methodisch belegt, nutzen Sie zuerst Ihren eigenen Verlauf als Maßstab. Halten Sie die Definition schriftlich fest, etwa ab welchem Tag Time-to-Hire zählt, damit Zahlen über Quartale vergleichbar bleiben.

Welche Anbieter bieten Sourcing und Talentpool?

Sourcing und Talentpool beschreiben unter anderem Eightfold AI, Join, rexx, softgarden, Tellent Recruitee und Workable auf ihren Herstellerseiten. Die Tiefe unterscheidet sich: von der Erfassung per Browser-Erweiterung über Talent Pools im ATS bis zu Agenten, die selbst ansprechen. Der Anbieterauszug oben nennt Funktionen und Prüfpunkte. Weitere Anbieter zeigt der Katalog der HR-Software, den Markt insgesamt HR Software Anbieter. Preise werden hier nicht genannt, sie stehen auf den Preisseiten der Anbieter oder gelten auf Anfrage. Kein Anbieter im Auszug ist bewertet oder gereiht.

Wo passt Active Sourcing in die HR-Softwareauswahl?

Active Sourcing gehört in Anforderungen und Shortlist, bevor Sie ein ATS oder eine Suite festlegen. Klären Sie, ob Sie ein Talent-CRM als eigenes Produkt oder als Modul brauchen, und nehmen Sie die Prüffragen oben in die Ausschreibung auf. Der Weg beginnt mit dem Hub HR Software Auswahl, die Marktsicht gibt HR Software Shortlist, die Ausschreibung HR Software Ausschreibung. Zur Systemlandschaft passt HR-IT-Strategie. Sourcing-Anforderungen sollten im Katalog als eigene Gruppe stehen, zur Beteiligung des Betriebsrats siehe Mitbestimmung bei HR-Software.