HR-Software für Pflegeeinrichtungen.
Ambulant und stationär, mit Tarif und Nachweisen.

Was ist HR-Software für Pflegeeinrichtungen?

HR-Software für Pflegeeinrichtungen verbindet Dienstplan, Zeiterfassung, Qualifikationsnachweise und Entgelt in einem Regelwerk, das Pflege abbildet: Schichten rund um die Uhr oder Touren beim Klienten, Fachkraftanteil je Dienst, Springerpool und Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag, dazu Tarifautomatik, Mitarbeiter-App für Wünsche und Tausch sowie Nachweise für Prüfungen. Plan, Zeit und Lohn nutzen dieselben Daten; reine Personalverwaltung deckt das nicht ab. Für Kliniken und MVZ gilt eine eigene Betrachtung in HR-Software für das Gesundheitswesen.

Welche HR Software für die Pflege gibt es?

Im Auszug stehen neun Systeme: ATOSS, P&I LOGA, Papershift, Planday, Planerio, Quinyx, SD Worx, Staffomatic und Vivendi PEP. Eine eigene Pflegeseite führen laut Anbieterdaten Papershift, Planerio und Staffomatic; Vivendi nennt ambulante und stationäre Pflege als Einsatzfelder. Keine Rangliste. Die Betriebsgröße zählt: P&I LOGA nennt laut Profil eine Zielgröße ab 250 Mitarbeitenden, ein ambulanter Dienst hat im Schnitt rund 29 Beschäftigte. Weitere Anbieter zeigt der HR-Software-Katalog, den Weg zur engeren Wahl die HR Software Shortlist.

Welche Software unterstützt TVöD bei der Dienstplanung?

Laut Anbieterdaten bilden SD Worx (über 250 Tarife, darunter TVöD, TV-L und AVR) und Vivendi PEP (aktuelle Tarife, tarifkonforme Zuschlagsberechnung) Tarife ab; P&I LOGA nennt Tarifstrukturen für Bund und Länder. Ob Ihre Entgeltgruppen, Zuschläge und Regeln stimmen, zeigt nur ein Test mit echten Dienstplänen: Lassen Sie drei Monate Ihres Plans nachrechnen und mit der Abrechnung vergleichen. Der TVöD kennt für Pflege- und Betreuungseinrichtungen einen Besonderen Teil (BT-B); kirchliche Tarife prüfen Sie gesondert.

Was ist ein Springerpool, und wie wird er geplant?

Ein Springerpool fängt kurzfristige Personalausfälle oder vorübergehend nicht besetzbare Stellen auf. § 113c Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 SGB XI nennt Personalpools und vergleichbare Ausfallkonzepte als sachlichen Grund für eine höhere Personalausstattung, und laut Bundesagentur für Arbeit werden Springerpools regelhaft finanziert. Planbar wird der Pool, wenn das System Verfügbarkeit, Qualifikation und Ruhezeit der Springer kennt und bei einem Ausfall einen passenden Vorschlag bildet, statt dass die Leitung telefoniert, und wenn nachvollziehbar bleibt, wer wann eingesprungen ist.

Wie prüft Software die Fachkraftquote?

Software prüft den Fachkraftanteil, indem sie jedem Dienst die Qualifikation jeder eingeplanten Person zuordnet und die Besetzung vor Veröffentlichung gegen die Vorgabe rechnet. Die Vorgabe kommt aus Ihrem Rahmen: § 5 Abs. 1 HeimPersV verlangt bei mehr als vier pflegebedürftigen Bewohnern mindestens jeden zweiten weiteren Beschäftigten als Fachkraft und nachts mindestens eine ständig anwesende Fachkraft. Ob diese Verordnung oder Landesrecht gilt, klärt die zuständige Behörde. Die Software bildet die Regel ab, die Verantwortung bleibt bei der Leitung. Keine Rechtsberatung.

Welche Ruhezeit gilt in der Pflege?

Nach § 5 Abs. 1 ArbZG gilt nach der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden. In Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen darf sie nach Abs. 2 um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Ein Tarifvertrag oder eine darauf beruhende Vereinbarung kann nach § 7 Abs. 2 Nr. 3 ArbZG abweichen.

Wie sind Nachtarbeit und Zuschläge geregelt?

Nachtzeit ist nach § 2 Abs. 3 ArbZG die Zeit von 23 bis 6 Uhr. Nachtarbeitnehmer dürfen nach § 6 Abs. 2 werktäglich acht Stunden nicht überschreiten, bis zehn Stunden nur bei einem Durchschnitt von acht Stunden innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen. Nach Abs. 5 gewährt der Arbeitgeber, soweit keine tarifvertragliche Regelung besteht, bezahlte freie Tage oder einen angemessenen Zuschlag; eine Höhe nennt das Gesetz nicht. Die Pflegeversicherung zählt Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge zu den pflegetypischen Zuschlägen.

Was bedeutet die Personalbemessung für den Dienstplan?

Für vollstationäre Pflegeeinrichtungen darf seit 1. Juli 2023 höchstens die Ausstattung vereinbart werden, die sich aus den Personalanhaltswerten je Pflegegrad ergibt (§ 113c Abs. 1 SGB XI), getrennt nach Hilfskräften ohne Ausbildung, Hilfskräften mit Assistenzausbildung und Fachkräften. Für den Dienstplan heißt das: Soll-Stellen und Qualifikationsmix müssen aus der vereinbarten Ausstattung ableitbar sein. Eine höhere Ausstattung ist nach Abs. 2 unter anderem mit Personalpools oder Ausfallkonzepten vereinbar. Das Rechenbeispiel oben zeigt die Größenordnung für ein Heim mit 40 Bewohnern.

Worin unterscheidet sich Software für ambulante und stationäre Pflege?

Ambulante Dienste planen Touren, feste Bezugspersonen und Einsätze beim Klienten, erfassen Zeiten unterwegs per App und klären die Schnittstelle zur Pflegedokumentation. Stationäre Einrichtungen planen Schichten rund um die Uhr mit Fachkraftanteil je Dienst, Nachtdiensten und Personalbemessung. Papershift beschreibt ambulante, mobile und stationäre Dienste auf einer Pflegeseite, Vivendi führt beide als Einsatzfelder. Prüfen Sie die Demo mit Ihrer Betriebsform und lassen Sie sich Ihren Alltag zeigen, nicht ein Muster aus einer anderen Branche.

Muss die Arbeitszeit in der Pflege erfasst werden?

Mindestens die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit: § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt ihre Aufzeichnung und eine Aufbewahrung der Nachweise von mindestens zwei Jahren. Welche weitergehenden Pflichten zur Arbeitszeiterfassung bestehen und wie der Stand der Gesetzgebung ist, beschreibt Arbeitszeiterfassungspflicht. Eine Dienstplan-Software sollte Beginn, Ende und Pausen je Person festhalten und Änderungen protokollieren. Im ambulanten Dienst zählt die Zeit beim Klienten, daher lohnt eine Erfassung per App mit Korrekturweg. Keine Rechtsberatung.

Was kostet HR Software für einen Pflegedienst?

Veröffentlichte Preise liegen bei Dienstplan-Anbietern je Mitarbeitende und Monat im niedrigen einstelligen Eurobereich: Papershift 4, 6 oder 9 € zuzüglich 39 € Grundgebühr, Staffomatic 2, 4 oder 6 € bei jährlicher Zahlung, jeweils netto. Rechenbeispiel von Find-Your-HR für 30 Mitarbeitende mit Zuschlägen: Papershift Professional 30 × 9 € + 39 € = 309 €, Staffomatic Premium 30 × 6 € = 180 € im Monat, ohne Einführung und Support. ATOSS, P&I LOGA, Quinyx, SD Worx und Vivendi nennen keine.

Hilft Software gegen den Fachkräftemangel?

Software schafft keine Fachkräfte, sie nutzt vorhandene besser. Die Bundesagentur für Arbeit meldet für 2025 rechnerisch 57 Arbeitslose je 100 gemeldete Stellen für Pflegefachkräfte (20.000 Stellen, 7.000 Arbeitslose) und bestätigt einen andauernden erheblichen Fachkräftemangel. Ein Dienstplan mit Wunschsystem, Schichttausch per App und verlässlichen Springern kann Überlastung und Ausfälle senken. Das Ergebnis hängt auch von der Planungskultur ab, und Software ersetzt weder Ausbildung noch Anwerbung. Messen Sie den Nutzen an Überstunden und kurzfristigen Ausfällen.

Muss der Betriebsrat bei der Einführung mitbestimmen?

Der Betriebsrat bestimmt nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und der Verteilung auf die Wochentage mit, nach Nr. 6 bei technischen Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Nach § 118 Abs. 2 BetrVG findet das Gesetz keine Anwendung auf Religionsgemeinschaften und ihre karitativen Einrichtungen; bei Caritas und Diakonie klären Sie die Beteiligung der Mitarbeitervertretung gesondert. Keine Rechtsberatung.