Personio vs HRworks: Funktionen, Preise und Hosting im Vergleich
Beim Personio vs HRworks Vergleich entscheiden vier Punkte: Wer rechnet die Löhne ab, wie wichtig sind Reisekosten, wie groß ist das Unternehmen und wo sollen die Daten liegen. Keiner der beiden Anbieter veröffentlicht Euro-Preise, beide verlangen ein Angebot. Kenjo kommt als dritte Option hinzu, wenn mobile Teams und Schichtplanung im Vordergrund stehen.
- Personio richtet sich laut Anbieter an 10 bis 10.000 Beschäftigte, HRworks an 20 bis 500.
Die Preisregeln im Detail: Personio Kosten und Preise und HRworks Preise. Weitere Optionen zeigen Personio Alternativen und die HR Software Shortlist.
Quellen: Anbieter- und Referenzdatenbank von Find-Your-HR, Personio, Preise, HRworks, Preise und Pakete, HRworks, FAQ. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Personio oder HRworks: die Antwort in vier Punkten
Eine pauschal bessere Lösung gibt es nicht, weil beide Produkte unterschiedlich gebaut sind. Personio bündelt Personalakte, Zeit, Recruiting und eine eigene Lohnabrechnung für Deutschland. HRworks (HR-Suite aus Freiburg, Ursprung 1998) kommt aus der Reisekostenabrechnung und bereitet die Lohnabrechnung für externe Programme vor. Für Ihre Entscheidung zählen vor allem vier Unterschiede.
Lohnabrechnung im System oder beim Steuerberater
Personio Payroll rechnet in Deutschland selbst ab und ist ITSG-zertifiziert. HRworks führt nach eigener Darstellung nur die vorbereitende Lohnbuchhaltung aus und übergibt an Programme wie DATEV oder ADDISON. Wer die Abrechnung im selben System haben will, landet eher bei Personio.
Reisekosten als Kern oder als Zusatz
HRworks stammt aus der Reisekostenabrechnung und führt sie im Paket. Personio beschreibt ein Expense Management unter dem Produktnamen Circula, das nicht zu den Plänen Core und Core Pro zählt. Wer viel reist, vergleicht beides mit eigenen Belegen.
Größe und Vertragsbindung
Personio nennt 10 bis 10.000 Beschäftigte und ein Jahresabo mit 12 Monaten Mindestlaufzeit. HRworks nennt 20 bis 500 Beschäftigte, mindestens 20 berechnete Nutzer und keine Mindestlaufzeit. Das ergibt unterschiedliche Risiken bei Wachstum und Ausstieg.
Hosting und Nachweise
HRworks nennt AWS in Irland und eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001. Personio nennt im Trust Center ISO/IEC 27001:2022, den Serverstandort (AWS Frankfurt) aber nur in einer Broschüre von 2022. Lassen Sie beides im Auftragsverarbeitungsvertrag festhalten.
Passt keines der beiden, lesen Sie den Abschnitt Kenjo als dritte Option. Weitere Kandidaten finden Sie unter Personio Alternativen und im Vergleich Personio vs. Factorial.
Quellen: Personio, Preise, Personio Payroll, HRworks, Lohnabrechnung, HRworks, Preise und Pakete, Profil Personio, Profil HRworks. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Vierzehn Kriterien nebeneinander
In der Tabelle steht, was Personio und HRworks selbst öffentlich angeben, und auch, wo einer von beiden schweigt. Welcher Punkt für Sie schwerer wiegt, hängt von Ihren Anforderungen ab, deshalb vergeben wir hier keine Punkte. Wie Find-Your-HR Kriterien gewichtet, erklärt die Methodik.
| Kriterium | Personio | HRworks |
|---|---|---|
| Herkunft | Gegründet 2015 in München, Personio SE & Co. KG (Profil) | Ursprung 1998 in Freiburg im Breisgau, Büros in Berlin und Frankfurt am Main |
| Zielgröße | Laut Personio 10 bis 10.000 Beschäftigte | Laut HRworks 20 bis 500 Beschäftigte |
| Pläne und Pakete | Core und Core Pro, Apps zubuchbar | HR WORKS und HR WORKS Pro |
| Preis | Auf Anfrage, keine Euro-Preise in der Preisliste | Auf Anfrage, keine Euro-Preise in der Preisliste. Wie HRworks abrechnet, steht unter HRworks Preise |
| Abrechnungseinheit | Beschäftigte, Angebot nach Plan und Apps | Nutzer: jede Person mit Zugang, mindestens 20 werden berechnet |
| Mindestlaufzeit | 12 Monate beim Jahresabo | Keine Mindestlaufzeit |
| Einrichtung | Einmalige Gebühr nach Unternehmensgröße, Betrag im Angebot | Nach Nutzerzahl, Beratung nach Stunden, Betrag im Angebot |
| Lohnabrechnung | Personio Payroll nur in Deutschland, ITSG-zertifiziert, eigener Baustein | Vorbereitende Lohnbuchhaltung, Abrechnung extern |
| Reisekosten | Expense Management unter dem Namen Circula, nicht in Core oder Core Pro | Im Paket, mit Belegerkennung und Kreditkartenimport |
| Zeiterfassung | In Core enthalten, Schichtplanung über Partner | Zeiterfassung und Abwesenheiten im Paket, per Smartphone möglich |
| Recruiting | Zubuchbare App in drei Größen | Bewerbermanagement im Funktionsumfang |
| DATEV | Schnittstelle zu LODAS sowie Lohn und Gehalt | Schnittstellen zu DATEV und ADDISON, DATEV-Marktplatz-Partner |
| Hosting | Broschüre von 2022 nennt AWS Frankfurt, Trust Center ohne Standort | AWS Irland laut FAQ |
| Nachweise | ISO/IEC 27001:2022 und 27017 laut Trust Center | ISO/IEC 27001 laut Faktenseite, Bitkom Prüfbericht 2025 als Badge |
Mehr zu Hosting und Nachweisen lesen Sie im Abschnitt DSGVO und Hosting, zu Preis und Laufzeit im Abschnitt Preise. Alle Angaben mit Quellen und Abrufdaten finden Sie im Profil Personio und im Profil HRworks.
Quellen: Personio, Preise, HRworks, Preise und Pakete, HRworks, Fakten, HRworks, FAQ, Profil Personio, Profil HRworks. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Für welche Unternehmensgröße passt welches System
Beide Hersteller nennen eine Zielgröße, und sie überlappen sich zwischen 20 und 500 Beschäftigten. Dort entscheiden nicht die Köpfe, sondern Betriebsform, Lohnabrechnung und Reisetätigkeit. Grundlage sind die Angaben der Hersteller. Ob es in Ihrem Fall passt, zeigt erst die Demo.
Passt eher, wenn
Personalakte, Zeit, Recruiting und Lohn in einem System geführt werden sollen. Das Unternehmen wächst über 500 Beschäftigte hinaus, denn Personio nennt bis zu 10.000. Die Lohnabrechnung läuft in Deutschland und gehört nicht zu den ausgeschlossenen Branchen. Ein Jahresabo mit 12 Monaten ist akzeptabel.
- Mehrere Rechtseinheiten und öffentliche API verlangen Core Pro.
- Ausgeschlossen sind laut Hilfecenter öffentliche Hand, Baulohn, Landwirtschaft und Seeschifffahrt (Profil).
Passt eher, wenn
Die Lohnabrechnung beim Steuerberater oder Lohnbüro bleibt und HR nur vorbereiten soll. Es wird viel gereist, Belege sollen per App erfasst werden. Das Unternehmen liegt bei 20 bis 500 Beschäftigten, vor allem in Deutschland. Monatliche Kündbarkeit ist wichtig.
- Unter 20 Nutzern zahlen Sie trotzdem für 20.
- Über 500 Beschäftigte liegen außerhalb der genannten Zielgröße.
| Größe und Lage | Was die Anbieter angeben | Was Sie klären |
|---|---|---|
| Unter 20 Beschäftigte | HRworks berechnet mindestens 20 Nutzer. Personio nennt keine Mindestanzahl. | Fordern Sie das Angebot mit der tatsächlichen Nutzerzahl an. Was für kleinere Betriebe passt, zeigt HR-Software für kleine Unternehmen. |
| 20 bis 500 Beschäftigte | Beide nennen diese Spanne in ihrer Zielgröße. | Hier entscheiden Betriebsform, Lohnweg und Reisekosten, mehr dazu unter HR-Software für den Mittelstand. |
| Über 500 Beschäftigte | HRworks nennt 500 als Obergrenze. Personio nennt bis 10.000. | Bei HRworks die Eignung schriftlich bestätigen lassen, bei Personio Plan und Rechtseinheiten klären. |
| Mehrere Länder | Personio Payroll gilt nur für Deutschland. HRworks nennt zu Österreich und Schweiz keine Abrechnung. | Länderabdeckung der Abrechnung vor der Demo abfragen. |
Quellen: Personio, Preise, HRworks, Fakten, Profil Personio, Profil HRworks. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Was beide im Alltag leisten
Die Funktionen beschreiben die Anbieter selbst. Ob sie Ihre Fälle abdecken, sehen Sie erst in einer Demo mit eigenen, anonymisierten Daten. Wie Sie eine Demo sauber bewerten, zeigt unser Leitfaden HR-Software Demos bewerten.
Personalakte und Workflows
Personio liefert in Core Employee Profiles, Dokumente mit eSignature-Grenzen, Analytics und Workflow-Automatisierung. HRworks nennt digitale Personalakte, Genehmigungsworkflows und ein Self-Service-Portal mit App.
Zeit und Abwesenheit
Time Tracking gehört bei Personio zu Core. HRworks führt Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und digitale Krankmeldungen im Paket. Für komplexe Schichtmodelle nennt Personio Partner, HRworks beschreibt dafür keine Funktion.
- Was das Gesetz bei der Zeiterfassung verlangt, lesen Sie unter Arbeitszeiterfassungspflicht
Reisekosten
HRworks nennt Belegerkennung, Kreditkartenimport und Wechselkurse für 143 Währungen. Das Expense Management von Personio heißt Circula und nennt Belegerfassung, Verpflegungspauschalen je Land, Kilometerberechnung und Genehmigungen.
- Wie Sie ein Reisekosten-Tool auswählen, zeigt der Beitrag Reisekostenabrechnung Software
Recruiting
Personio bietet Recruiting als App in drei Größen mit 5, 25 oder unbegrenzt vielen Stellen. HRworks nennt Bewerbermanagement von der Stellenanzeige bis zum Onboarding im Funktionsumfang.
Talent und Entwicklung
Personio führt Performance, Compensation Management und Surveys als Apps. HRworks nennt 360-Grad-Feedback, Zielmanagement und Umfragen, erweiterte Personalentwicklung gehört zu HR WORKS Pro.
Auswertung und API
Personio vergibt die öffentliche API und OAuth ab Core Pro. HRworks nennt eine Produkt-API und Single Sign-on. Welche Daten über die Schnittstellen laufen, lassen Sie sich im Angebot aufschlüsseln.
- Warum die API beim späteren Wechsel zählt, erklärt unser Ratgeber API und Exit-Strategie
Was der Betriebsrat bei der Zeiterfassung mitbestimmt, steht im Abschnitt DSGVO und Hosting. Einen Überblick über alle Modulgruppen gibt die Seite HR-Software Funktionen.
Quellen: Personio, Preise, Personio, Expense Management, Profil Personio, Profil HRworks, HRworks, FAQ. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Welche steuerlichen Regeln ein Reisekostenmodul abbilden muss
Bei Reisekosten entscheidet nicht die Oberfläche, sondern ob das System die gesetzlichen Pauschalen und Fristen korrekt anwendet. Die Tabelle nennt die Regel und die Frage, die Sie beiden Anbietern in der Demo stellen.
| Prüfpunkt | Regel | Frage an Personio (Circula) und HRworks |
|---|---|---|
| Verpflegungspauschale im Inland | § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG: 14 Euro für den Kalendertag ohne Übernachtung bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit | Werden die Beträge automatisch gesetzt, und wie wird bei gestellten Mahlzeiten gekürzt? |
| Dreimonatsfrist | § 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG: Der Abzug ist bei derselben Tätigkeitsstätte auf drei Monate beschränkt, eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen führt zu einem Neubeginn | Warnt das System bei Wiederholungsreisenden vor dem Fristende? Keiner der beiden Anbieter sagt dazu öffentlich etwas. |
| Auslandspauschalen | Die Sätze je Land legt das Bundesfinanzministerium jährlich fest | HRworks nennt eine automatische Aktualisierung der Sätze, Personio Verpflegungspauschalen je Land. Fragen Sie beide, wer die Sätze pflegt |
| A1-Bescheinigung und Kreditkarte | Kein eigener Rechtsbezug in dieser Tabelle | HRworks nennt einen A1-Workflow und den Import von Kreditkartenumsätzen. Bei Personio fragen Sie im Angebot danach |
So prüfen Sie es: Lassen Sie beide Anbieter zwanzig echte, anonymisierte Abrechnungen verarbeiten, darunter einen Auslandsfall und eine Reise mit mehreren Stationen. Die Rechtsangaben ersetzen keine Steuerberatung. Wie Reisekosten-Software allgemein arbeitet, lesen Sie unter Reisekostenabrechnung Software.
Quellen: § 9 EStG, gesetze-im-internet.de, HRworks, Reisekostenabrechnung, Personio, Expense Management. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Was kosten Personio und HRworks? Beide auf Anfrage
Weder Personio noch HRworks nennen in ihren Preislisten einen Euro-Betrag. Öffentlich sind nur die Abrechnungsregeln, und die unterscheiden sich deutlich. Schon daran sehen Sie vor dem Angebot, wo bei wem die Kosten entstehen.
| Baustein | Personio | HRworks |
|---|---|---|
| Listenpreis | Auf Anfrage nach Webdemo | Auf Anfrage |
| Abrechnung | Pro Beschäftigtem und Monat, Plan und Apps nach Angebot | Pro Nutzer und Monat, Stichtag letzter Tag des Monats |
| Mindestmenge | Mindestanzahl offen | Mindestens 20 Nutzer, in den ersten 6 Monaten mindestens die bestellte Lizenzzahl |
| Laufzeit | Jahresabo, Mindestlaufzeit 12 Monate | Keine Mindestlaufzeit, Kündigung zum Monatsende (Profil) |
| Rabatt | 10 % bei jährlicher Vorauszahlung auf Softwareleistungen | Im Angebot klären |
| Einrichtung | Einmalige Gebühr nach Unternehmensgröße | Einrichtungsdauer und Kosten abhängig von der Nutzerzahl, Administratorenschulung 2 Tage |
| Support | Nicht in der Preisliste beschrieben | Telefon und Ticket für Administratoren kostenlos, Beratung nach Verbrauch (Profil) |
| Lohnabrechnung | Personio Payroll als eigener Baustein pro Beschäftigtem und Monat | Kosten der externen Abrechnung kommen hinzu |
Anzahl der Lizenzen
Bei Personio zählen alle aktiven Nutzer zur Lizenzmenge (Profil), bei HRworks jede Person mit Zugang. Klären Sie, ob Führungskräfte, Ehemalige oder Externe mitzählen.
Plan oder Paket
Mehrere Rechtseinheiten und API verlangen bei Personio Core Pro. Bei HRworks trennt HR WORKS Pro erweiterte Personalentwicklung und KI-Funktionen vom Basispaket.
Zusatzbausteine
Recruiting, Performance, Payroll und Expense Management sind bei Personio eigene Posten. Bei HRworks kommt die externe Lohnabrechnung hinzu.
Einrichtung und Beratung
Personio erhebt eine einmalige Gebühr nach Größe, HRworks rechnet Beratung nach Verbrauch ab. Planen Sie ein Stundenbudget für Schnittstellen ein.
Laufzeit und Preisbindung
Zwölf Monate Bindung bei Personio gegen monatliche Kündbarkeit bei HRworks. Fragen Sie bei beiden nach Preisen bei Wachstum und nach der Anpassung bei Verlängerung.
Interner Aufwand
Eigene Projektstunden für Datenbereinigung, Rollen und Betriebsvereinbarung tauchen in keinem Angebot auf, gehören aber in jede Kalkulation.
Das Rechenbeispiel unten ersetzt kein Angebot. Wie Personio im Einzelnen kalkuliert, zeigt der Leitfaden Personio Kosten und Preise. Was andere Anbieter verlangen, sehen Sie im HR Software Preisindex 2026. Wie Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre rechnen, zeigt HR-Software TCO.
Quellen: Personio, Preise, HRworks, Preise und Pakete, HRworks, FAQ, Profil HRworks. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Wie viele Lizenzen bezahlt werden
Ohne Listenpreis bleibt der Monatspreis offen. Rechnen lässt sich aber, wie viele Lizenzen Sie bezahlen. Find-Your-HR geht dabei von den veröffentlichten Regeln aus und nimmt an: Jede Person mit Zugang zählt als Lizenz, Gäste und Bewerbende bleiben außen vor. P steht für den Monatspreis je Lizenz aus Ihrem Angebot.
| Personen mit Zugang | Personio, Lizenzen pro Jahr | HRworks, berechnete Nutzer pro Monat |
|---|---|---|
| 12 | 12 × 12 × P = 144 × P | mindestens 20 (nicht 12) |
| 25 | 25 × 12 × P = 300 × P, mit 10 % Vorauszahlung 270 × P | 25 |
| 100 | 100 × 12 × P = 1.200 × P, mit 10 % Vorauszahlung 1.080 × P | 100 (ab 100 Lizenzen laut Profil ein fester Customer Success Manager) |
Hinzu kommen bei Personio die einmalige Einrichtung sowie Apps und Payroll, bei HRworks die Grundgebühr, Beratungsstunden und die Kosten der externen Lohnabrechnung. Die Angaben zu Grundgebühr und Support stammen aus dem Profil HRworks.
Quellen: Personio, Preise, HRworks, Preise und Pakete, Rechenschema von Find-Your-HR. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Lohnabrechnung: eigener Baustein oder Übergabe
Hier liegt der wichtigste Unterschied zwischen beiden Produkten. Personio rechnet in Deutschland selbst ab, HRworks bereitet vor und übergibt. Beides kann richtig sein, die Verantwortung für die Abrechnung bleibt in jedem Fall beim Arbeitgeber.
Abrechnung im selben System
Personio Payroll ist laut Hersteller ITSG-zertifiziert und nur in Deutschland verfügbar. Abgerechnet wird pro Beschäftigtem und Monat, für die Kommunikation mit Behörden fallen keine zusätzlichen Kosten an. Nach dem Hilfecenter (Profil, Stand 8. Oktober 2026) meldet das Modul unter anderem DEÜV-Meldungen und ELStAM-Anmeldungen und ruft die eAU ab.
- Nicht unterstützt: Kurzarbeitergeld, Altersteilzeit und Netto-zu-Brutto.
- Ausgeschlossen: öffentliche Hand, Baulohn, Landwirtschaft und Seeschifffahrt.
Vorbereiten und übergeben
HRworks schreibt selbst, mit HR WORKS übernehme man lediglich die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Den Payroll-Prozess lagern Kunden an Steuerberater oder Lohnbüro aus, die Daten gehen per Schnittstelle an DATEV und ADDISON. Kooperierende Steuerkanzleien übernehmen laut Hersteller die Haftung für die Abrechnung (Profil).
- Meldeverfahren wie DEÜV und ELStAM laufen im externen Programm.
- Die Kosten der externen Abrechnung kommen zu HRworks hinzu.
Wer eine Alternative mit Abrechnung im selben System und Meldewesen sucht, findet Anbieter und Kriterien in unserem Ratgeber Payroll Software. Für die Schweiz und Österreich gilt: Eine Swissdec-Zertifizierung nennt Personio nicht, HRworks äußert sich weder zu Swissdec noch zu ELDA (Profile). Wer dort Löhne abrechnet, klärt das am besten vor der Demo.
Quellen: Personio Payroll, HRworks, Lohnabrechnung, Profil Personio, Profil HRworks. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
DATEV, Lohn und Schnittstellen
Bei Mittelständlern mit Steuerkanzlei entscheidet oft die Lohnschnittstelle. Hinter dem Wort DATEV-Schnittstelle stehen unterschiedliche Datenströme, daher lohnt der Blick auf Richtung und Zielprogramm.
| Thema | Personio | HRworks |
|---|---|---|
| DATEV-Zielprogramme | DATEV LODAS sowie DATEV Lohn und Gehalt | Schnittstellen zu DATEV und ADDISON, DATEV-Marktplatz-Schnittstellenpartner |
| Daten an die Lohnabrechnung | Personalstammdaten, Fixgehälter, Stundenlöhne, Vergütungen, Abwesenheiten einschließlich Krankheiten | Stammdaten, Gehaltsdaten und Abwesenheiten (Profil) |
| Rückweg | Lohnabrechnungen und eAU-Bescheinigungen von DATEV nach Personio | Digitale Lohnabrechnungen aus DATEV lassen sich im System verteilen (Profil) |
| Einrichtungsdauer | Einige Stunden bis mehrere Wochen laut Hersteller | Im Angebot klären |
| Weitere Lohnprogramme | ADDISON und andere laut Marketplace (Profil) | Zahlreiche Lohnprogramme laut Hersteller, das Profil nennt über 30 |
| Andere Systeme | Über 200 Integrationen, darunter Okta und Microsoft Entra ID ab Core Pro | SAP, Microsoft Dynamics, Marktplatz für Integrationen (Profil) |
Die Schnittstellen beschreiben die Anbieter selbst, testen Sie sie in der Demo mit Ihrem echten Lohnprozess. Neu bei DATEV: Laut DATEV-Pressemitteilung vom 16. Juli 2025 startete ein bidirektionaler Lohnaustauschdatenservice auf REST-Basis, der grundsätzlich allen HR-Software-Anbietern offensteht. Als erste Partner nennt DATEV HR WORKS, taxmaro und Factorial, Personio wird dort nicht genannt. Ob Personio den Dienst inzwischen anbietet, klären Sie im Angebot. Welche Wege es zu DATEV gibt und was sie kosten, erklärt unser Beitrag DATEV HR-Integration. Wenn Sie grundsätzlich überlegen, wo die Abrechnung laufen soll, lesen Sie Payroll Software.
Quellen: Personio, DATEV-Integration, Personio, Preise, HRworks, Lohnabrechnung, DATEV-Pressemitteilung, Profil HRworks. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Wo die Daten liegen und welche Nachweise öffentlich sind
Beide Anbieter sind Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO, sobald Sie Personaldaten einspeisen. Den Auftragsverarbeitungsvertrag, die Unterauftragnehmer und die tatsächlichen Standorte prüfen Sie im Angebot. Hier sehen Sie, was beide dazu öffentlich angeben.
Hosting und Nachweise
Eine Sicherheitsbroschüre vom 24. Februar 2022 nennt AWS-Server in der EU, Region Frankfurt. Das Trust Center nennt keinen Standort, aber ISO/IEC 27001:2022 und ISO/IEC 27017. SOC 2, BSI C5 und TISAX führt Personio dort nicht auf (Profil, Stand 8. Oktober 2026).
- Standort bei Vertragsschluss schriftlich bestätigen lassen.
- Eine Broschüre von 2022 sagt wenig darüber, wo die Daten heute liegen.
Hosting und Nachweise
Laut FAQ liegt der Server in der EU im AWS-Hochsicherheitszentrum in Irland, die Daten sind mit AES-256 verschlüsselt. Die Faktenseite nennt eine Zertifizierung nach DIN ISO/IEC 27001 und ein Badge Bitkom Prüfbericht. SOC 2, BSI C5 und TISAX nennt HRworks nicht.
- Bei Kündigung stehen Stammdaten als Berichte und ZIP-Archive bereit, danach löscht der Hersteller die Daten.
- Was der Bitkom Prüfbericht umfasst, verrät das Badge nicht. Fragen Sie nach.
Mitbestimmung: Elektronische Zeiterfassung und Auswertungen können nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig sein, wenn ein Betriebsrat besteht. Zur Pflicht selbst: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen. Der Betriebsrat hat bei der Ausgestaltung des Systems ein Mitbestimmungsrecht, die Einführung selbst kann er nicht erzwingen (Entscheidung des BAG). Beide Hersteller bieten rollenbasierte Zugriffe, zu Betriebsvereinbarungen äußert sich keiner von beiden öffentlich. Wie Sie Betriebsrat und Datenschutz einbinden, lesen Sie unter Mitbestimmung bei HR-Software und DSGVO in der HR-Software. Was die einzelnen Zertifikate aussagen, erklärt Sicherheitsnachweise bei HR-Software-Anbietern.
Quellen: HRworks, FAQ, HRworks, Fakten, Profil Personio, Art. 28 DSGVO, DSGVO, EUR-Lex, § 87 BetrVG, BAG, 1 ABR 22/21. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Wie lange die Einführung dauert und was sie bindet
Die Dauer hängt von Datenqualität, Schnittstellen und Ihrem eigenen Aufwand ab. Feste Zahlen sind kaum öffentlich, und die wenigen stammen von den Herstellern selbst.
| Thema | Personio | HRworks |
|---|---|---|
| Typische Dauer | 4 bis 6 Wochen laut Personio HR-Lexikon (Profil) | Dauer offen, Software laut FAQ spätestens am Tag nach Angebotsannahme verfügbar |
| Schulung | Nicht in der Preisliste beschrieben | Administratorenschulung über 2 Tage, auch online |
| Begleitung | Einrichtungsgebühr nach Größe | Ab 100 Lizenzen fester Customer Success Manager (Profil) |
| Datenübernahme | Importe nach Anforderung klären | ASCII-Import für Altdaten (Profil) |
| Ausstieg | Kündigungsfrist und Export in der Preisliste nicht beschrieben (Profil) | Export als Berichte und ZIP-Archive, danach Löschung |
Planen Sie eigene Projektstunden für Datenbereinigung, Rollenkonzept und Betriebsvereinbarung ein. Wie ein Einführungsprojekt abläuft, beschreibt HR-Software einführen. Kommen Sie von einem anderen System, hilft Wechsel des HR-Systems.
Quellen: Profil Personio, Profil HRworks, HRworks, FAQ. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Kenjo als dritte Option
Kenjo (Kenjo GmbH, laut Hersteller 2017 in Berlin gegründet) wird oft zusammen mit HRworks gesucht. Ein eigenes Profil auf find-your-hr.de gibt es noch nicht. Was hier steht, nennt Kenjo selbst auf seinen Seiten (Stand 13. Oktober 2026).
| Kriterium | Kenjo nach Angaben des Herstellers | Einordnung |
|---|---|---|
| Herkunft | Gegründet 2017 in Berlin, Büros in Berlin, Madrid, Zürich und Mexiko-Stadt, mehr als 1.000 Kunden | Für die Kundenzahl nennt Kenjo keinen Stichtag. |
| Zielgruppe | Kleine und mittlere Unternehmen mit mobilen Teams, Branchen wie Einzelhandel, Gesundheit, Fertigung, Bildung und Logistik | Der Preisrechner reicht bis über 800 Mitarbeitende, eine Zielgröße nennt der Hersteller nicht. |
| Pläne | Starter, Growth und Connect, Recruiting als Add-on, Terminal für Zeiterfassung ab Growth, APIs ab Connect | Planzuordnung vor Vertragsschluss schriftlich bestätigen. |
| Preis | Pro Mitarbeitendem und Monat, monatlich oder jährlich mit 10 % Ersparnis beworben | Die Beträge je Plan waren in der Preisliste nicht eindeutig lesbar. Lassen Sie sich den Preis für Ihren Plan nennen. |
| Testphase | 14 Tage kostenlos für Starter und Growth, Connect über eine Demo | Mindestlaufzeit und Mindestnutzerzahl nennt der Hersteller nicht. |
| Lohn | Vorbereitende Lohnabrechnung, Schnittstellen unter anderem zu DATEV, SD Worx, ADP und Hübner & Hübner | Eine eigene vollständige Abrechnung beschreibt Kenjo nicht. |
| Zeit und Schicht | Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung per App und Terminal | Kenjo sieht seinen Schwerpunkt selbst bei mobilen Teams. |
| Hosting | Hochsicherheits-Rechenzentren, Standort und Zertifikate im Angebot klären | Standort und Nachweise im Angebot abfragen. |
Was Kenjo öffentlich nennt
Drei Pläne, ein Recruiting-Add-on, Schichtplanung, Abwesenheiten, Zeiterfassung per App und Terminal, vorbereitende Lohnabrechnung und Schnittstellen zu DATEV, SD Worx und anderen Lohnanbietern. Dazu Integrationen zu Microsoft Entra ID, Google Workspace, Slack und Microsoft Teams.
Was die Seiten nicht klären
Serverstandort, Zertifikate, Mindestlaufzeit, Mindestnutzerzahl, Einrichtungsgebühr und die Beträge je Plan. Selbst die FAQ zu Rechenzentren und Verschlüsselung bleibt ohne Antwort.
Was Sie anfragen
Fordern Sie Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragnehmer, Standort und Planzuordnung schriftlich an. Prüfen Sie die DATEV-Schnittstelle mit Ihrer Kanzlei und rechnen Sie mit der Nutzerzahl, die Sie wirklich brauchen.
Im direkten Vergleich: Kenjo nennt Schichtplanung und Terminals in den Plänen, Personio verweist dafür auf Partner, HRworks beschreibt sie nicht. Dafür fehlen bei Kenjo öffentliche Angaben zu Standort und Zertifikaten. Wer eine Alternative zu HRworks sucht, findet im HRworks-Profil die HRworks Alternativen. Weitere Kandidaten finden Sie im Überblick der HR-Software-Anbieter.
Quellen: Kenjo, Startseite, Kenjo, Preise, Kenjo, Integrationen, Kenjo, Über Kenjo, Kenjo, Sicherheit. Abgerufen am 13. Oktober 2026.
Drei typische Konstellationen im Mittelstand
Die drei Beispiele hat Find-Your-HR typisiert, es sind keine echten Kundenfälle. Sie zeigen eine Richtung, entschieden wird in der Demo mit Ihren Daten.
Dienstleister mit 120 Beschäftigten
Wenig Reisen, Recruiting über mehrere Standorte, Abrechnung soll im selben System laufen. Tendenz zu Personio, weil Recruiting-App und Personio Payroll zusammenpassen. Prüfen Sie, ob die Lohnarten abgedeckt sind, etwa Altersteilzeit, die nicht unterstützt wird.
Mittelständler mit 300 Beschäftigten und Außendienst
Viele Reisekosten, Lohnabrechnung bei der Kanzlei in DATEV. Tendenz zu HRworks, weil Reisekosten im Paket stehen und die Abrechnung extern bleibt. Prüfen Sie Schichtlogik und Obergrenze von 500 Beschäftigten bei Wachstum.
Filiale oder Team mit 80 Beschäftigten und Schichten
Mobile Teams, Dienstpläne, Terminal am Eingang. Hier lohnt neben Personio mit Schicht-Partner und HRworks auch Kenjo einen Blick, weil Schichtplanung und Terminal dort in den Plänen stehen. Prüfen Sie Datenstandort und Zertifikate.
Hybride Lösungen mit zwei Systemen sind kein Selbstzweck: Sie bedeuten zwei Verträge, zwei Auftragsverarbeitungsverträge und eine Stammdaten-Synchronisation. Passt keines der Beispiele, hilft die HR-Software Shortlist weiter. Wer Schichten mit einem Spezialsystem planen will, findet Anbieter unter Schichtplanung und Personaleinsatzplanung.
Quellen: eigene Typisierung von Find-Your-HR, Profil Personio, Profil HRworks, Kenjo, Preise. Stand: Oktober 2026.
In sechs Schritten zur Entscheidung
Die Schritte passen für jeden Zweiervergleich, auch wenn Kenjo als dritter Kandidat dazukommt. Demo und Betriebsvereinbarung ersetzen sie nicht.
Lohnweg festlegen
Klären Sie, ob die Abrechnung im HR-System oder bei Steuerberater oder Lohnbüro läuft. Davon hängt ab, ob Personio Payroll überhaupt in Frage kommt.
Reisetätigkeit messen
Zählen Sie Abrechnungen pro Monat und Auslandsfälle. Testen Sie die Reisekosten beider Anbieter mit zwanzig anonymisierten Belegen.
Größe in drei Jahren schätzen
Prüfen Sie die Zielgröße (20 bis 500 bei HRworks, 10 bis 10.000 bei Personio) gegen Ihre Planung und gegen das Mindestnutzermodell.
Hosting und Nachweise abfragen
Fordern Sie Standort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragnehmer und Zertifikate schriftlich an und vergleichen Sie sie mit den öffentlichen Angaben.
Gleiche Basis anfragen
Fragen Sie bei allen Kandidaten dieselbe Nutzerzahl, dieselben Module und dieselbe Laufzeit an, sonst sind Angebote nicht vergleichbar.
Demo mit Echtfällen
Spielen Sie Ihre Schicht-, Abwesenheits- und Lohnfälle durch und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest. Dabei helfen die Shortlist und die Checkliste.
Quellen: Methodik, HR-Software Demos bewerten, eigene Erfahrungswerte von Find-Your-HR. Stand: Oktober 2026.
Fragen zu Personio, HRworks und Kenjo
Was ist der Unterschied zwischen Personio und HRworks?
Personio ist eine Cloud-HR-Plattform aus München mit eigener Lohnabrechnung für Deutschland, HRworks eine HR-Suite aus Freiburg mit Ursprung in der Reisekostenabrechnung. HRworks bereitet die Lohnabrechnung nur vor und übergibt sie an Programme wie DATEV oder ADDISON. Personio nennt 10 bis 10.000 Beschäftigte, HRworks 20 bis 500 (laut Herstellern, abgerufen am 13. Oktober 2026).
Was kostet Personio im Vergleich zu HRworks?
Bei beiden Anbietern steht der Preis nur im individuellen Angebot. Bei Personio sind ein Jahresabo mit 12 Monaten, eine einmalige Einrichtungsgebühr und 10 Prozent Rabatt bei jährlicher Vorauszahlung bekannt. Bei HRworks sind mindestens 20 berechnete Nutzer und keine Mindestlaufzeit bekannt (nach Angaben der Hersteller, abgerufen am 13. Oktober 2026).
Welches System passt besser zu einem Mittelständler mit Außendienst und vielen Reisekosten?
Das lässt sich nur mit eigenen Belegen entscheiden. HRworks führt Reisekosten im Paket und nennt Belegerkennung, Kreditkartenimport und 143 Währungen. Personio beschreibt ein Expense Management unter dem Namen Circula, das nicht zu Core oder Core Pro zählt. Lassen Sie beide mit zwanzig anonymisierten Abrechnungen inklusive Auslandsfall testen.
Kann Personio die Lohnabrechnung selbst durchführen, und HRworks auch?
Personio Payroll rechnet in Deutschland selbst ab und ist ITSG-zertifiziert (personio.com, abgerufen am 13. Oktober 2026). HRworks übernimmt nach eigener Darstellung nur die vorbereitende Lohnbuchhaltung, die Abrechnung läuft bei Steuerberatung oder Lohnbüro in DATEV oder ADDISON. Zur Abrechnung in Österreich und der Schweiz äußert sich keiner der beiden.
Welche DATEV-Schnittstelle bieten Personio und HRworks?
Personio verbindet sich mit DATEV LODAS sowie DATEV Lohn und Gehalt und bringt Abrechnungen und eAU-Bescheinigungen zurück. HRworks nennt Schnittstellen zu DATEV und ADDISON und ist DATEV-Marktplatz-Schnittstellenpartner. Welche Datenströme Ihre Kanzlei erwartet, klären Sie vor der Demo (nach Angaben der Hersteller, abgerufen am 13. Oktober 2026).
Wo werden die Daten von Personio und HRworks gespeichert?
HRworks nennt laut FAQ den AWS-Standort Irland innerhalb der EU. Personio nennt in einer Sicherheitsbroschüre vom 24. Februar 2022 die AWS-Region Frankfurt, das Trust Center nennt keinen Standort. Lassen Sie den Standort im Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO festschreiben (Stand: Oktober 2026).
Welche Mindestlaufzeit haben Personio und HRworks?
Personio verlangt beim Jahresabo mindestens 12 Monate Laufzeit. HRworks nennt keine Mindestlaufzeit, in den ersten 6 Monaten gilt aber mindestens die bestellte Lizenzzahl als Untergrenze. Kündigungsfristen und Datenexport sollten Sie bei beiden schriftlich bestätigen lassen (nach Angaben der Hersteller, abgerufen am 13. Oktober 2026).
Wie viele Beschäftigte sollte ein Unternehmen für HRworks und für Personio mindestens haben?
HRworks berechnet mindestens 20 Nutzer, ein Unternehmen mit 12 Zugängen zahlt also für 20 (Rechenbeispiel von Find-Your-HR nach der Preisliste). Personio nennt eine Eignung für 10 bis 10.000 Beschäftigte, aber keine Mindestanzahl. Für sehr kleine Teams lohnt der Blick in HR-Software für kleine Unternehmen.
Ist Kenjo eine Alternative zu Personio und HRworks?
Kenjo kommt in Frage, wenn mobile Teams, Schichtplanung und Zeiterfassung per App oder Terminal im Vordergrund stehen. Kenjo nennt Berlin als Gründungsort 2017, mehr als 1.000 Kunden und eine vorbereitende Lohnabrechnung mit DATEV-Schnittstelle. Standort und Zertifikate gehören ins Angebot.
Hat Kenjo eine DATEV-Schnittstelle?
Ja, Kenjo führt DATEV in seiner Integrationsübersicht unter Lohn- und Gehaltsabrechnung, neben SD Worx, ADP, deel und anderen (kenjo.io, abgerufen am 13. Oktober 2026). Welche Daten in welche Richtung laufen, nennt der Hersteller nicht. Das klären Sie vor Vertragsschluss.
Wie gut ist die Zeiterfassung bei Personio und HRworks, und was gilt für Schichtmodelle?
Beide führen Zeiterfassung und Abwesenheiten im Paket, HRworks auch per Smartphone. Für komplexe Schichtmodelle nennt Personio Partner im Marketplace, HRworks beschreibt dafür keine Funktion. Prüfen Sie Zuschläge und Rotationen in der Demo und beachten Sie die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn ein Betriebsrat besteht.
Gibt es eine kostenlose Testphase bei Personio, HRworks und Kenjo?
HRworks nennt einen kostenlosen Test, die Dauer klären Sie mit dem Anbieter. Kenjo nennt 14 Tage kostenlos für Starter und Growth. Personio nennt keine Testphase, dort ist eine Webdemo der Weg zum Angebot (nach Angaben der Hersteller, abgerufen am 13. Oktober 2026).
Welche Zertifikate nennen Personio und HRworks öffentlich?
Personio nennt im Trust Center ISO/IEC 27001:2022 und ISO/IEC 27017, HRworks nennt eine Zertifizierung nach DIN ISO/IEC 27001. SOC 2, BSI C5 und TISAX nennt keiner der beiden. Das heißt nicht, dass sie fehlen (Profile, Stand 8. Oktober 2026). Fragen Sie sie in der Ausschreibung ab.
Wie unterscheidet sich dieser Vergleich von anderen Vergleichsseiten im Netz?
Find-Your-HR ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl und kein Bewertungsportal. Als Quellen dienen unsere Anbieter- und Referenzdatenbank, Angaben der Hersteller, Gesetze und Behörden, jeweils mit Abrufdatum. Wo ein Anbieter etwas nicht angibt, schätzen wir nicht, sondern sagen es. Bewertungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht. Die Kriterien beschreibt die Methodik.
Was kostet Kenjo im Vergleich zu Personio und HRworks?
Kenjo rechnet pro Mitarbeitendem und Monat und bewirbt bei jährlicher Zahlung 10 Prozent Ersparnis. Die Beträge je Plan waren in der Preisliste nicht eindeutig lesbar, fragen Sie den Preis für Ihren Plan direkt an. Mindestlaufzeit, Mindestnutzerzahl und Einrichtungskosten nennt der Hersteller nicht (kenjo.io, abgerufen am 13. Oktober 2026).
Wie wechselt man von Personio zu HRworks oder umgekehrt, ohne Daten zu verlieren?
Ein Wechsel gelingt mit einem Datenexport, einer Bereinigung der Stammdaten und einer Parallelphase. HRworks bietet bei Kündigung Berichte und ZIP-Archive, bei Personio beschreibt die Preisliste den Export nicht. Vereinbaren Sie Format, Frist und Löschung im Vertrag; den Ablauf zeigt unser Ratgeber Wechsel des HR-Systems.
Woher die Angaben stammen
Stand: Oktober 2026, Quellen abgerufen am 13. Oktober 2026, wenn nicht anders angegeben. Was Personio, HRworks oder Kenjo selbst sagen, ist im Text so benannt. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen fließen nicht ein. Preise stehen hier nur, wenn der Hersteller sie selbst veröffentlicht. Das Rechenbeispiel stammt von Find-Your-HR und legt seine Annahmen offen. Wie wir Kriterien gewichten, erklärt die Methodik. Wenn Sie Personio mit anderen Anbietern vergleichen möchten, lesen Sie Personio vs. rexx Systems oder Personio vs. SAP SuccessFactors. Die Rechtshinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
Hersteller Personio: Personio, Preise, Personio Payroll, Personio, DATEV-Integration, Personio, Expense Management. Hersteller HRworks: HRworks, Preise und Pakete, HRworks, Fakten, HRworks, Lohnabrechnung, HRworks, FAQ. Hersteller Kenjo: Kenjo, Startseite, Kenjo, Preise, Kenjo, Integrationen, Kenjo, Über Kenjo, Kenjo, Sicherheit. Recht: § 87 BetrVG, gesetze-im-internet.de, § 9 EStG, gesetze-im-internet.de, BAG, 1 ABR 22/21, DATEV-Pressemitteilung vom 16. Juli 2025, Art. 28 DSGVO, dsgvo-gesetz.de, DSGVO, EUR-Lex. Eigene Seiten: Profil Personio, Profil HRworks, Personio Kosten und Preise, HR-Software für den Mittelstand, HR-Software Übersicht. Alle Quellen abgerufen am 13. Oktober 2026.
Stand dieser Seite: Oktober 2026 · Redaktionell erstellt von Find-Your-HR
Welche HR-Software passt zu Ihrem Unternehmen?
Beschreiben Sie Ihre Anforderungen, und Sie sehen, welche Systeme dazu passen. Ohne Anmeldung, und kein Hersteller zahlt uns Provision. Wer sich erst breiter umsehen möchte, startet im Anbieterüberblick.