Personio vs. rexx Systems: Recruiting, Payroll, Preis und Einführung im Vergleich
Personio (Cloud-HR-Software aus München, gegründet 2015) und rexx systems (modulare HR-Suite aus Hamburg, gegründet 2000) sind zwei Lösungen für Personalakte, Zeit, Recruiting und Talent im Mittelstand. Personio passt eher, wenn Sie eine reine Cloud-Plattform mit eigener, ITSG-zertifizierter Lohnabrechnung für Deutschland suchen. rexx systems passt eher, wenn Bewerbermanagement, wählbarer Betrieb in der Cloud oder On-Premise und eine Übergabe an bestehende Lohnsysteme im Vordergrund stehen. Keiner der beiden veröffentlicht Euro Preise. Ein Sieger ohne Ihre Kriterien lässt sich nicht benennen, diese Seite ordnet beide nach Anforderungen ein.
Quellen: Personio Preise · rexx systems Preise · rexx systems Bewerbermanagement · Profil Personio · Profil rexx systems. Stand: Oktober 2026.
Welche Lösung passt zu welcher Anforderung
Personio und rexx systems überschneiden sich bei Personalakte, Zeit, Recruiting und Talent. Sie unterscheiden sich bei Betriebsform, Lohnabrechnung, Zielgröße und Dokumentation. Wir benennen deshalb keinen Sieger, sondern ordnen vier typische Anforderungen zu. Wer eine rexx Alternative sucht, findet in der Karte zur Lohnabrechnung den wichtigsten Unterschied und im Abschnitt Alternativen weitere Anbieter. Die Preisbestandteile von Personio ordnet die Kostenseite Personio Kosten und Preise ein.
Wenn Bewerbermanagement im Mittelpunkt steht
rexx systems beschreibt auf der eigenen Seite Multiposting auf über 800 Jobbörsen, AI Hiring mit vorgelagerter Anonymisierung, Terminplanung und einen Talentpool (Herstellerangaben). Personio bietet Recruiting als zubuchbare App in drei Größen nach der Zahl veröffentlichter Stellen. Welche Funktionstiefe für Sie passt, zeigt nur eine Demo.
- rexx: ATS-Funktionen ausführlich dokumentiert
- Personio: App für 5, 25 oder unbegrenzte Stellen
Wenn die Lohnabrechnung in Deutschland im selben System laufen soll
Personio Payroll ist ein eigener Baustein, ITSG-zertifiziert seit April 2024 und nur in Deutschland verfügbar. rexx systems bereitet die Entgeltabrechnung vor und übergibt sie an DATEV, ADP, Paisy oder SAP HR. Eine eigene Berechnung mit Meldeverfahren beschreibt rexx öffentlich nicht.
- Personio: eigene Abrechnung, Branchen ausgeschlossen
- rexx: Übergabe an Lohnsysteme
Wenn Betriebsform und Datenhaltung entscheiden
rexx systems bietet die rexx-eigene Cloud mit Servern in Deutschland und der Schweiz laut Preisseite (die Startseite nennt Deutschland und Europa, abgerufen am 12. Oktober 2026) oder den Betrieb auf Ihren Servern. Personio ist ein Cloud-Produkt, eine On-Premise-Variante nennt der Hersteller nicht. Für beide gilt: Region, Unterauftragnehmer und Exit gehören in den Vertrag.
- rexx: Cloud oder On-Premise
- Personio: Cloud, Region laut Broschüre von 2022 Frankfurt (Trust Center nennt keinen Standort)
Wenn Größe und Wachstum den Ausschlag geben
Personio nennt 10 bis 10.000 Beschäftigte, rexx systems 100 bis 50.000. Unter 100 Beschäftigten nennt Personio eine Zielgröße, rexx bietet standardisierte Einstiegspakete. Ab etwa 1.000 Beschäftigten sind zusätzlich Mehrgesellschaftsfähigkeit und Berechtigungskonzept zu prüfen.
- Überschneidung: 100 bis 10.000 Beschäftigte
- Ausreißer nach oben: rexx, nach unten: Personio
Hinweis zur Einordnung: Beide Preisseiten nennen keine Euro Beträge. Eine Kostenaussage ist daher nur mit zwei Angeboten möglich, siehe Abschnitt Preis und Lizenz und den HR Software Preisindex 2026. Die Kriterien dieser Seite folgen der Methodik.
Quellen: Personio Preise · rexx systems Preise · rexx systems Bewerbermanagement · Personio Payroll. Abgerufen am 12. Oktober 2026 (Personio Payroll: 8. Oktober 2026). Stand: Oktober 2026.
Vierzehn Kriterien nebeneinander
Die Tabelle folgt dem Raster der Methodik und fasst zusammen, was öffentlich belegt ist. „Nicht belegt“ bedeutet, dass wir auf den geprüften Herstellerseiten keine Angabe gefunden haben, nicht dass die Funktion fehlt. Alle Angaben sind Herstellerangaben, soweit nichts anderes dasteht.
| Kriterium | Personio | rexx systems |
|---|---|---|
| Herkunft | München, gegründet 2015 | Hamburg, gegründet 2000, inhabergeführt und eigenfinanziert laut Hersteller |
| Zielgröße | 10 bis 10.000 Beschäftigte | 100 bis 50.000 Mitarbeitende |
| Kunden | Über 16.000 Organisationen laut Hersteller | Über 3.000 Kunden in über 30 Ländern, die Preisseite nennt ca. 3.000 |
| Betrieb | Cloud, Region laut Broschüre von 2022 Frankfurt | rexx-eigene Cloud (Preisseite: Deutschland und Schweiz, Startseite: Deutschland und Europa, abgerufen am 12. Oktober 2026) oder On-Premise |
| Module | Pläne Core und Core Pro, Apps zubuchbar | Basisplattform plus optionale Module, nur genutzte Module zahlen |
| Recruiting | App in drei Größen (5, 25, unbegrenzte Stellen) | Bewerbermanagement mit Multiposting auf über 800 Jobbörsen, AI Hiring, Terminplanung, Talentpool |
| Zeiterfassung | Im Plan Core, Schichtplanung über Partner wie ATOSS | Optionales Modul mit Terminal, App oder QR-Code, Schichtmodelle |
| Payroll Deutschland | Eigenes Modul, ITSG-zertifiziert seit April 2024 | Vorbereitend, Übergabe an DATEV, ADP, Paisy, SAP HR |
| Österreich und Schweiz | Über Partner, Swissdec und ELDA nicht belegt | Gesellschaften in Wien und Zürich, Swissdec und ELDA nicht belegt |
| DATEV | LODAS und Lohn und Gehalt, Rückweg für Abrechnungen und eAU | LODAS und Lohn und Gehalt, bidirektional, offizieller Schnittstellenpartner laut Hersteller |
| Preis öffentlich | Kein Betrag, 10 % Rabatt bei Vorauszahlung | Kein Betrag, Einstiegspakete mit 32 Beratungs- und 8 Schulungsstunden |
| Laufzeit | Jahresabo, mindestens 12 Monate | Nicht veröffentlicht |
| Sicherheitsnachweis | ISO/IEC 27001:2022 und 27017 laut Trust Center | ISO 27001:2022, Auditor TÜV Nord laut Trust Center |
| BSI C5, TISAX, SOC 2 | Nicht gelistet | Nicht gelistet |
Die Profile beschreiben beide Anbieter ausführlicher: Personio im Profil und rexx systems im Profil. Wie sich Personio gegen andere Lösungen schlägt, zeigen die Vergleiche mit HRworks, Factorial und HRlab.
Quellen: Personio Preise · Personio Trust Center · Personio DATEV · rexx systems Preise · rexx systems Trust Center · rexx systems DATEV · rexx systems Impressum. Abgerufen am 12. Oktober 2026, Personio Trust Center und Payroll am 8. Oktober 2026.
Bewerbermanagement und Talententwicklung im Vergleich
Hier liegt der sichtbarste Unterschied in der öffentlichen Dokumentation. rexx systems beschreibt Bewerbermanagement als eigenen Schwerpunkt mit vielen Einzelfunktionen. Personio führt Recruiting als App. Die Aufstellung nennt nur, was die Hersteller selbst schreiben. Was ein Hersteller nicht beschreibt, ist keine Aussage über sein Fehlen. Eine Marktübersicht bietet die Seite zu Recruiting und ATS.
Ausschreibung und Reichweite
rexx systems nennt Multiposting auf über 800 Jobbörsen, das Jobportal finest jobs und eine WhatsApp-Bewerbung. Personio bietet die Recruiting App mit Stellenpaketen für 5, 25 oder unbegrenzt veröffentlichte Stellen und bindet externe Tools wie Greenhouse, Workable oder Ashby an. Gebühren für Jobportale zahlen Sie in beiden Fällen gesondert an Dritte.
Vorauswahl und KI
rexx systems beschreibt AI Hiring mit Ranking nach gewichteten Kompetenzen und Anonymisierung vor der Bewertung sowie einen AI Score im digitalen Bewerberdossier. Zu KI in Personio Recruiting haben wir keine geprüfte Herstellerseite gefunden. KI zur Bewerberauswahl kann nach der KI-Verordnung als Hochrisiko-System gelten, siehe EU AI Act für HR.
Prozess und Auswertung
rexx systems nennt einen Workflow- und Formulardesigner, ein Workcenter mit Erinnerungen, Terminplanung mit Outlook und Exchange sowie Kennzahlen wie Time to Hire. Personio beschreibt Recruiting als Tool für Gewinnung, Auswahl und Onboarding. Kennzahlen und Pipeline-Tiefe sind in der Demo zu prüfen.
Onboarding und Übergang
Personio beschreibt Recruiting und Onboarding als Teile derselben Plattform wie die Personalakte, rexx systems als Module derselben Suite. Beide nennen Onboarding-Workflows. Prüfen Sie in der Demo, welche Felder bei der Übernahme eines Bewerbers automatisch gefüllt werden.
Entwicklung und Leistung
Personio bietet Apps für Performance, Compensation Management, Surveys und Whistleblowing. rexx systems nennt Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarung, 360-Grad-Feedback, Skillmanagement, Nachfolgeplanung und Learning Management. Eine Vertiefung bietet Talent und Performance Management.
Grenzen der Aussage
Funktionslisten sagen wenig über Bedienbarkeit, Sprachen und Schnittstellen zu Jobbörsen im Einzelfall. Die Zahl der Jobbörsen bei rexx ist eine Herstellerangabe. Wie viele davon für Ihre Zielgruppe relevant sind, hängt von Ihren Berufsfeldern ab.
Ordnung nach Anforderung: Wenn Sie viele Stellen parallel besetzen, mehrere Jobbörsen bespielen und die Vorauswahl strukturieren wollen, ist rexx systems öffentlich ausführlicher beschrieben. Wenn Recruiting einen kleinen Teil Ihrer HR-Arbeit ausmacht und Sie es mit Personalakte und Zeit in einer Oberfläche bündeln möchten, passt die Personio App zur Stellenzahl. Beides ersetzt keine Demo mit Ihren Stellenprofilen, siehe Demos bewerten.
Quellen: rexx systems Bewerbermanagement · rexx systems Startseite · Personio Preise · Profil Personio · KI-Verordnung (EU) 2024/1689. Abgerufen am 12. Oktober 2026, Profildaten zu Personio Apps vom 8. Oktober 2026.
Personalakte, Abwesenheit und Zeit im Alltag
Die Personalakte ist bei beiden das Fundament. Unterschiede zeigen sich bei Mehrgesellschaftsfähigkeit, Zeiterfassung vor Ort und Berechtigungen. Eine neutrale Erklärung der Begriffe liefert die Seite zu Core HR und Personalakte.
| Thema | Personio | rexx systems |
|---|---|---|
| Personalakte | Digitale Personalakte, Organigramm, Dokumentenverwaltung im Plan Core | Digitale Personalakte, Dokumentenmanagement, Zeugnisgenerator in der Basisplattform |
| Organisation | Eine Gesellschaft in Core, unbegrenzte Legal Entities in Core Pro | Organisationsmanagement und Stellenplan in der Basisplattform, Mehrgesellschaftsfähigkeit nicht gesondert belegt |
| Workflows | Onboarding, Offboarding, Genehmigungen, eSignatur (in Core auf 8 % der Beschäftigtenlizenzen begrenzt) | Workflow, digitale Signatur, Aufgabenmanagement, Onboarding und Offboarding |
| Zeiterfassung | Desktop, App oder Terminal, komplexe Schichtmodelle über Partner | Web-Stechuhr, App, Terminal oder QR-Code, Schichtmanagement, Zuschlags- und Kappungsmodelle |
| Abwesenheit | Im selben System wie die Personalakte | Urlaubsverwaltung als Modul |
| Self-Service | Mobile App in allen Plänen | Mitarbeiter- und Management-Self-Service, Rexx Go App |
| Berichte | Standardberichte und Berichtsgenerator | Kennzahlen je Modul, KI-Assistent Rai für Auswertungen laut Hersteller |
Zur Zeiterfassung gehört die Mitbestimmung. Der Betriebsrat hat nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind. Das gilt für beide Systeme, siehe Mitbestimmung bei HR-Software. Zu den Prüfpunkten bei der Zeiterfassung vergleichen Sie auch die Funktionsübersicht.
Quellen: Personio Preise · Profil Personio · rexx systems Zeiterfassung · rexx systems Preise · BetrVG Paragraf 87. Abgerufen am 12. Oktober 2026, Personio Hilfecenter-Angaben aus dem Profil vom 8. Oktober 2026.
Lohnabrechnung: eigenes Modul oder Übergabe
Bei der Lohnabrechnung trennen sich die Wege. Personio bietet mit Personio Payroll einen eigenen Baustein. rexx systems bereitet die Abrechnung vor und übergibt sie. Beides ist ein legitimes Modell, es verschiebt nur, wer rechnet und wer meldet. Einen Überblick über Abrechnungslösungen bietet die Seite zu Payroll-Software.
Personio Payroll
Personio Payroll ist laut Herstellermeldung vom 10. April 2024 ITSG-zertifiziert und laut Hilfecenter nur in Deutschland verfügbar. Es meldet unter anderem DEÜV-Meldungen, Jahresmeldungen und Beitragsnachweise, ruft eAU ab und meldet neue Beschäftigte für ELStAM an. Nicht unterstützt sind Kurzarbeitergeld, Altersteilzeit und Netto-zu-Brutto, ausgeschlossen sind Baulohn, öffentliche Hand, Landwirtschaft und Seeschifffahrt.
- Abrechnung je Beschäftigtem und Monat, Betrag auf Anfrage
- Alternative: Export nach DATEV oder ADDISON
rexx systems Entgelt
rexx systems nennt Benefits, Entgelttabellen, Entgeltrunden und eine vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Schnittstellen zu DATEV, ADP, Paisy und SAP HR. Eine eigenständige Abrechnung mit Meldeverfahren beschreibt der Hersteller öffentlich nicht. Die Berechnung läuft damit in einem angebundenen System oder bei der Steuerkanzlei.
- Übergabe von Stammdaten, Bewegungen und Abwesenheiten
- Rückweg von Abrechnungen und eAU über DATEV laut Hersteller
Österreich
Für beide Anbieter ist eine ELDA-Anbindung öffentlich nicht belegt. rexx systems unterhält eine Gesellschaft in Wien, Personio nennt für die Lohnabrechnung nur Deutschland. Für Österreich benötigen Sie eine schriftliche Auskunft zur Abrechnungsabdeckung.
- Beide: ELDA nicht belegt
- Rückfrage vor Shortlist
Schweiz
Eine eigene Swissdec-Zertifizierung ist für beide öffentlich nicht belegt. Personio verweist auf Schnittstellen zu zertifizierten Anbietern wie SwissSalary, rexx systems unterhält eine Gesellschaft in Zürich. Lesen Sie dazu die Seite HR-Software Schweiz.
- Beide: Swissdec nicht belegt
- Personio: Partner SwissSalary laut Profil
Entscheidend ist die Frage, wer die Meldungen verantwortet. Mit Personio Payroll liegt sie im System, mit der Übergabe bei Ihrer Steuerkanzlei oder dem Lohnsystem. Klären Sie, ob Ihre Lohnarten und Branchen abgedeckt sind, bevor Sie sich auf ein Modell festlegen.
Quellen: Personio Payroll · Personio DATEV · rexx systems Preise · rexx systems DATEV · rexx systems Startseite · Profil Personio. Abgerufen am 12. Oktober 2026, Personio Payroll und Hilfecenter-Angaben am 8. Oktober 2026.
Was öffentlich zu Preis und Lizenz belegt ist
Beide Hersteller veröffentlichen keine Beträge. Der HR Software Preisindex 2026 zeigt, dass zehn von 21 geprüften Anbietern keinen Euro Betrag nennen, darunter Personio und rexx systems (Herstellerseiten, abgerufen am 10. Oktober 2026). Die Tabelle nennt deshalb nur Regeln und Pakete, keine Preise.
| Baustein | Personio | rexx systems |
|---|---|---|
| Betrag je Beschäftigtem | Preis auf Anfrage nach Webdemo | Preis auf Anfrage, individuelle Kalkulation |
| Preistreiber | Unternehmensgröße, Plan, Apps | Unternehmensgröße, Module, gewünschte Funktionen |
| Pakete | Core und Core Pro, Apps zubuchbar | Basisplattform, optionale Module, Einstiegspakete für kleinere Unternehmen |
| Einrichtung | Einmalige Gebühr nach Unternehmensgröße, Betrag nicht veröffentlicht | Einstiegspaket mit 32 Beratungs- und 8 Schulungsstunden, Preis nicht genannt |
| Laufzeit | Jahresabo, Mindestlaufzeit 12 Monate, Verlängerung nach § 7 AGB | Nicht veröffentlicht |
| Rabatt | 10 % bei jährlicher Vorauszahlung auf die Software | Nicht veröffentlicht |
| Payroll | Eigener Baustein je Beschäftigtem und Monat, Betrag auf Anfrage | Keine eigene Abrechnung beschrieben, Kosten im Lohnsystem |
| Betrieb | Cloud-Produkt, keine On-Premise-Variante genannt | Cloud oder On-Premise, Betriebsform im Angebot festgelegt |
Personio bei 100 Beschäftigten
Bei 100 Lizenzen ergeben sich 100 mal 12 mal P gleich 1.200 mal P Software pro Jahr, wobei P der Preis je Beschäftigtem und Monat aus Ihrem Angebot ist. Bei jährlicher Vorauszahlung mit 10 Prozent Rabatt sind es 1.080 mal P. Annahme: alle 100 Beschäftigten zählen als Lizenz. Einrichtung, Apps und Payroll kommen hinzu.
rexx systems ohne Listenpreis
Ein Rechenbeispiel ohne erfundene Zahlen ist bei rexx systems nicht möglich. Fordern Sie ein Angebot, das Basisplattform, jedes Modul, Beratung, Schulung, Schnittstellen und Betrieb einzeln ausweist, und tragen Sie die Posten in dieselbe Tabelle wie bei Personio ein.
Gleiche Basis herstellen
Vergleichen Sie über drei bis fünf Jahre und mit demselben Umfang: gleiche Beschäftigtenzahl, gleiche Module, Payroll ja oder nein, Einrichtung, Schulung. Die Methode beschreibt der Leitfaden HR-Software TCO, Preisspannen die Seite Was kostet HR-Software.
Fragen Sie in beiden Angeboten nach Preisbindung bei Wachstum, Preisanpassung bei Verlängerung, Kündigungsfrist und Datenexport am Vertragsende. Diese Punkte sind bei beiden Herstellern öffentlich nicht beschrieben.
Quellen: Personio Preise · rexx systems Preise · HR Software Preisindex 2026 · Rechenbeispiel von Find-Your-HR. Abgerufen am 12. Oktober 2026, Preisindex Stand 10. Oktober 2026.
Wie die Einführung abläuft und was sie bindet
Die Einführungsdauer hängt von Datenqualität, Schnittstellen, Berechtigungskonzept und Betriebsrat ab, nicht nur vom Produkt. Die Hersteller nennen nur wenige Zahlen. Wir geben sie wieder und kennzeichnen, was offen bleibt. Das allgemeine Vorgehen beschreibt die Seite HR-Software einführen.
Personio
Personio nennt als typische Einführungsdauer 4 bis 6 Wochen (Personio HR-Lexikon, abgerufen am 12. Oktober 2026). Die Einrichtungsgebühr ist einmalig und hängt von der Unternehmensgröße ab. Die DATEV-Anbindung dauert laut Hersteller zwischen einigen Stunden und mehreren Wochen.
rexx systems
rexx systems nennt standardisierte Einstiegspakete mit 32 Beratungs- und 8 Schulungsstunden und die Begleitung komplexer Projekte durch Projektmanager. Für das Bewerbermanagement spricht die Herstellerseite von einer Standardeinrichtung innerhalb weniger Tage in einfachen Organisationen. Eine Gesamtdauer für die Suite nennt der Hersteller nicht.
Was Sie selbst leisten
Datenbereinigung und Import, Rollenkonzept, Genehmigungswege, Schnittstellen, Tests und die Beteiligung des Betriebsrats liegen bei Ihnen. Planen Sie dafür Zeit ein, unabhängig vom Hersteller. Die Anforderungen halten Sie in einem Lastenheft fest.
Prüfpunkte für das Projekt: Wer ist Projektleiter auf Herstellerseite, welche Leistungen sind im Festpreis, wie sieht der Testplan aus, wann wird die Lohnabrechnung parallel gefahren. Die Checkliste für HR-Software hilft bei der Struktur.
Quellen: Profil Personio · Personio DATEV · rexx systems Preise · rexx systems Bewerbermanagement. Abgerufen am 12. Oktober 2026, Personio HR-Lexikon laut Profil am 8. Oktober 2026.
DATEV, SAP und Identität: was angebunden werden kann
Integrationen sind bei beiden ein Auswahlkriterium, aber die Qualität einer Schnittstelle erkennen Sie nicht an der Zahl. Entscheidend sind Datenfelder, Richtung, Fehlerprotokoll und Pflege bei Gesetzesänderungen.
| Bereich | Personio | rexx systems |
|---|---|---|
| DATEV | LODAS und Lohn und Gehalt. Hin: Stammdaten, Fixgehälter, Stundenlöhne, Bezüge, Abwesenheiten. Zurück: Abrechnungen und eAU | LODAS, Lohn und Gehalt und kundenspezifische Anwendungen. Hin: Stammdaten, Bezüge, Abwesenheiten. Zurück: Abrechnungen, eAU, Meldebescheinigungen |
| Weitere Lohnsysteme | ADDISON, ADP AdvancedPay, PayFit, Xero, Sage 50 laut Profil | ADP, Paisy, SAP HR laut Herstellerseite |
| Identität | Google SSO, Okta und Microsoft Entra ID ab Core Pro | Nicht gesondert belegt, im Angebot abfragen |
| API | Öffentliche API und OAuth ab Core Pro | Offene API für individuelle Verbindungen laut Hersteller |
| Zusammenarbeit | Slack, Microsoft Teams, Google Workspace Directory Sync | Outlook und Exchange für Terminplanung im Recruiting |
| Ökosystem | Über 200 Integrationen laut Hersteller | Partnerlogos genannt, vollständige Liste öffentlich nicht verfügbar |
Für die Bereitstellung von Benutzerkonten über SCIM lesen Sie Entra ID und SCIM für HR-Provisionierung. Wenn SAP das führende System ist, hilft die Seite zur SAP-Integration von HR-Software. Fragen Sie bei jeder Schnittstelle, wer sie pflegt und was bei einem Fehler passiert.
Quellen: Personio DATEV · Personio Preise · rexx systems DATEV · rexx systems Startseite · rexx systems Bewerbermanagement · Profil Personio. Abgerufen am 12. Oktober 2026, Personio Marketplace laut Profil am 8. Oktober 2026.
Nachweise, Hosting und Mitbestimmung
Beide Hersteller nennen eine Zertifizierung nach ISO 27001:2022. Darüber hinaus unterscheiden sich die öffentlichen Angaben. Fehlende Nachweise sind keine Aussage über ihr Fehlen, sondern über die fehlende öffentliche Bestätigung. Sie ersetzen weder Auftragsverarbeitungsvertrag noch Prüfung durch Ihre Datenschutzbeauftragten.
Zertifikate
Personio nennt im Trust Center ISO/IEC 27001:2022 und ISO/IEC 27017:2015, rexx systems ISO 27001:2022 mit dem Auditor TÜV Nord. Zertifizierungsdaten nennt keiner der beiden auf den geprüften Seiten. BSI C5, TISAX und SOC 2 sind bei beiden nicht gelistet. Verlangt Ihre Ausschreibung einen dieser Nachweise, fragen Sie ihn vor der Shortlist an, siehe Sicherheitsnachweise bei HR-Software.
- Beide: ISO 27001:2022
- Beide: C5, TISAX, SOC 2 nicht gelistet
Hosting
rexx systems nennt auf der Preisseite Server in Deutschland und der Schweiz, die Startseite spricht von Rechenzentren in Deutschland und Europa (beide abgerufen am 12. Oktober 2026), das Trust Center nennt keinen Standort. Die Angaben weichen voneinander ab. Personio nennt in einer Sicherheitsbroschüre vom 24. Februar 2022 AWS-Server in der EU mit Region Frankfurt, das Trust Center nennt keinen Standort. Die Angaben sind uneinheitlich oder alt und gehören in den Vertrag.
- rexx: Cloud oder On-Premise
- Personio: Region laut Broschüre von 2022
Auftragsverarbeitung und KI
Nach Artikel 28 der DSGVO schließen Sie mit dem Hersteller einen Auftragsverarbeitungsvertrag und lassen sich die Unterauftragsverarbeiter nennen. rexx systems verweist für das Dokument zu Subunternehmern auf Anfrage. Setzen Sie KI bei der Bewerberauswahl ein, prüfen Sie die Einstufung nach der KI-Verordnung und lesen Sie DSGVO bei HR-Software.
- AV-Vertrag und Unterauftragnehmer anfordern
- KI im Recruiting gesondert prüfen
Mitbestimmung
Ob ein System geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu erfassen, hängt von den aktivierten Funktionen ab, etwa über Zeiterfassung, Auswertungen oder Skillmanagement. Dann gilt Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Eine eigene Hersteller-Dokumentation für den Betriebsrat haben wir bei keinem der beiden gefunden. Hinweise geben Betriebsrat einbinden und Betriebsvereinbarung für HR-Software.
- Betriebsrat vor der Demo einbinden
- Betriebsvereinbarung vor Go-live
Quellen: Personio Trust Center · Personio Sicherheit · rexx systems Trust Center · rexx systems Startseite · BetrVG Paragraf 87 · DSGVO · KI-Verordnung (EU) 2024/1689. Abgerufen am 12. Oktober 2026, Personio Trust Center und Sicherheit am 8. Oktober 2026. Der Abschnitt ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Wenn Sie von einem System zum anderen wechseln
Ein Wechsel zwischen den beiden Lösungen ist kein Standardfall, und die Hersteller veröffentlichen keine Migrationsanleitung für diese Richtung. Die folgenden Szenarien nennen deshalb Prüfpunkte, keine Zusagen.
| Szenario | Was zu klären ist | Wo Sie mehr lesen |
|---|---|---|
| Von Personio zu rexx systems | Export der Personalakte und Dokumente, Abbildung der Abwesenheitsregeln, Ersatz für Personio Payroll durch DATEV oder ein anderes Lohnsystem, Ablauf der Mindestlaufzeit von 12 Monaten | Personio im Profil, rexx systems im Profil |
| Von rexx systems zu Personio | Übernahme der Bewerberdaten und Talentpools, Wegfall der On-Premise-Option, Recruiting-App nach Stellenzahl, Abgleich der Berechtigungen und Workflows | Personio Alternativen |
| Von Tabellen und DATEV zur ersten Suite | Stammdatenqualität, Dokumentenstruktur, Lohnübergabe, Zeiterfassung, Betriebsrat | HR-Software einführen |
| Von einer anderen Suite | Datenexport des Altsystems, Stichtag für den Lohnlauf, Parallelbetrieb, Archivierung nach Aufbewahrungsfristen | HR-Software Checkliste |
| Von Cloud zu On-Premise oder umgekehrt | Betriebsmodell, Updates, Sicherheitskonzept, Kosten für Betrieb und Administration | HR-Software TCO |
Gemeinsam gilt: Fordern Sie vor Vertragsschluss schriftlich das Exportformat, die Fristen und die Löschung der Daten am Vertragsende an. Beide Hersteller beschreiben diese Punkte öffentlich nicht.
Vier Fragen, die die Wahl vorbereiten
Die Fragen führen zu einer Zuordnung, nicht zu einem Ranking. Beantworten Sie sie mit Ihren Zahlen, bevor Sie Angebote einholen. Für eine gewichtete Entscheidung eignet sich die Nutzwertanalyse für HR-Software, eine Vorauswahl aus mehreren Anbietern unterstützt die Shortlist für HR-Software.
Wer rechnet die Löhne ab?
Soll die Lohnabrechnung in Deutschland im HR-System laufen, ist Personio Payroll der belegte Weg, sofern Ihre Branche und Lohnarten abgedeckt sind. Rechnet Ihre Steuerkanzlei oder ein bestehendes Lohnsystem ab, reicht bei beiden eine DATEV-Übergabe.
Wie wichtig ist das Bewerbermanagement?
Besetzen Sie viele Stellen über viele Kanäle, ist die öffentlich beschriebene Funktionstiefe von rexx systems ein Argument für die Demo. Besetzen Sie wenige Stellen, prüfen Sie, ob eine kleinere Recruiting-App wie bei Personio genügt. Prüfen Sie beides mit echten Stellenprofilen.
Brauchen Sie On-Premise oder einen bestimmten Standort?
Verlangt Ihre IT eigenen Betrieb oder Server in einer bestimmten Region, ist rexx systems mit Cloud und On-Premise die Option, die der Hersteller nennt. Reicht eine Cloud-Lösung in der EU, sind beide denkbar, sofern der Standort vertraglich fixiert wird.
Wie groß sind Sie heute und in drei Jahren?
Zwischen 100 und 10.000 Beschäftigten decken beide Hersteller Ihre Größe laut Eigenangabe ab. Liegen Sie darunter, spricht die Zielgröße für Personio, liegen Sie darüber, für rexx systems. Prüfen Sie dennoch Mehrgesellschaftsfähigkeit und Berechtigungen.
Wenn weder Personio noch rexx passt
Wer eine rexx Alternative oder eine Personio Alternative sucht, sollte zuerst die Anforderung klären, die nicht erfüllt ist. Die Auswahl ist keine Rangfolge, es gibt keine bezahlte Platzierung. Weitere Anbieter finden Sie im Anbieterverzeichnis HR-Software.
VEDA
HR-Software aus Alsdorf bei Aachen für den gehobenen Mittelstand bis zum Großunternehmen laut Profil. Ein Profil gibt es unter VEDA.
P&I LOGA
Cloud-HR-Suite aus Wiesbaden mit Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz und Schwerpunkt im öffentlichen Dienst und bei Konzernen laut Profil. Siehe P&I LOGA.
SAP SuccessFactors
Cloud-Suite der SAP SE für größere Unternehmen im SAP-Umfeld. Siehe SAP SuccessFactors.
HRworks
HR-Suite aus Freiburg für 20 bis 500 Beschäftigte mit Schwerpunkt Reisekosten, Lohn über DATEV oder ADDISON. Vergleich: Personio und HRworks, Profil: HRworks.
Factorial
All-in-One-HR-Software, gegründet 2016 in Barcelona. Vergleich: Personio und Factorial, Profil: Factorial.
Sage HR Suite
Personalabrechnung und HR-Software der Sage GmbH mit ITSG-Zertifikat laut Sage für etwa 50 bis 5.000 Beschäftigte. Siehe Sage HR Suite.
Für Personio gibt es zusätzlich den ausführlichen Überblick Personio Alternativen und den Vergleich mit HRlab. Für ein reines Bewerbermanagement vergleichen Sie Recruiting und ATS.
Quellen: Profile der genannten Anbieter auf Find-Your-HR, Angaben der jeweiligen Hersteller. Abgerufen am 8. Oktober 2026. Stand: Oktober 2026.
Zwölf Fragen für beide Angebote
Stellen Sie beiden Herstellern dieselben Fragen und halten Sie die Antworten schriftlich fest. Die Tabelle ergänzt die HR-Software Checkliste.
| Prüfpunkt | Frage an den Hersteller | Nachweis |
|---|---|---|
| Preis | Welche Posten enthält das Angebot einzeln, welche nicht? | Angebot mit Positionen |
| Laufzeit | Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Preisanpassung bei Verlängerung? | Vertrag und AGB |
| Module | Welche Module und Apps brauche ich für meine Muss-Kriterien? | Modulliste |
| Recruiting | Wie viele Stellen und Jobbörsen, welche KI-Funktionen, welche Kosten Dritter? | Demo mit Stellenprofil |
| Payroll | Welche Lohnarten und Branchen sind abgedeckt, wer meldet? | Schriftliche Auskunft |
| Zeit | Welche Schicht- und Tarifregeln bilden Sie ab? | Demo mit Ihren Regeln |
| Schnittstellen | Welche Felder, welche Richtung, wer pflegt bei Gesetzesänderung? | Schnittstellenbeschreibung |
| Hosting | Welcher Standort, welche Unterauftragnehmer? | AV-Vertrag, Subunternehmerliste |
| Sicherheit | Liegen ISO 27001, C5 oder TISAX vor, mit Umfang und Datum? | Zertifikat |
| Betriebsrat | Welche Unterlagen gibt es für die Mitbestimmung? | Technische Dokumentation |
| Einführung | Dauer, Festpreis, Verantwortliche, Testplan? | Projektplan |
| Exit | Exportformat, Fristen, Löschung der Daten? | Vertragsklausel |
Wer die Fragen strukturiert bewerten möchte, gewichtet sie in einer Nutzwertanalyse. Die Vorgehensweise der Bewertung beschreibt die Methodik.
Fragen zu Personio und rexx Systems
Hauptunterschied zwischen Personio und rexx Systems?
Der wichtigste Unterschied liegt bei Lohnabrechnung und Betriebsform. Personio bietet ein eigenes, ITSG-zertifiziertes Lohnmodul nur für Deutschland und ist ein Cloud-Produkt. rexx systems bereitet die Abrechnung vor, übergibt sie an Lohnsysteme und bietet Cloud oder On-Premise. Bei Recruiting beschreibt rexx mehr Funktionen öffentlich. Welche Seite besser passt, entscheiden Ihre Anforderungen.
Welche HR-Software passt besser zu einem Unternehmen mit 300 Beschäftigten, Personio oder rexx Systems?
Für 300 Beschäftigte liegen beide innerhalb der Zielgröße, deshalb entscheiden Ihre Anforderungen. Personio nennt 10 bis 10.000 Beschäftigte, rexx systems 100 bis 50.000 (Herstellerseiten, Abruf 12. Oktober 2026). Wählen Sie Personio, wenn Sie Cloud und eigene Lohnabrechnung wollen, rexx systems, wenn Bewerbermanagement oder On-Premise wichtig sind. Prüfen Sie beides in einer Demo.
Kann ich mit rexx Systems die Lohnabrechnung in Deutschland komplett im System erledigen?
Nach den öffentlichen Angaben nein, die Abrechnung wird vorbereitet und übergeben. rexx systems nennt eine vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Schnittstellen zu DATEV, ADP, Paisy und SAP HR. Eine eigene Berechnung mit Meldeverfahren beschreibt der Hersteller nicht (Abruf 12. Oktober 2026). Klären Sie im Angebot schriftlich, wer rechnet und wer meldet.
Was kostet Personio, was rexx Systems?
Beide Hersteller nennen keinen Betrag. Personio verweist auf ein Angebot nach einer Webdemo und nennt 10 Prozent Rabatt bei jährlicher Vorauszahlung, rexx systems kalkuliert nach Größe, Modulen und Funktionen (Herstellerseiten, Abruf 12. Oktober 2026). Ein Kostenvergleich ist nur mit zwei Angeboten gleichen Umfangs möglich, siehe HR Software Preisindex 2026.
Wer hat das bessere Recruiting?
Das lässt sich öffentlich nicht belegen. rexx systems beschreibt Multiposting auf über 800 Jobbörsen, AI Hiring, Terminplanung und Talentpool, Personio bietet eine Recruiting App nach Stellenzahl. Eine Wertung ohne Ihre Stellenprofile wäre unseriös. Prüfen Sie beide in einer Demo mit denselben Aufgaben, siehe Recruiting und ATS.
Wie unterscheiden sich die Bewerbermanagement-Funktionen von Personio und rexx systems?
Der Unterschied liegt in der Dokumentationstiefe. rexx systems nennt Workflow-Designer, Workcenter, AI Score, Ranking, Anonymisierung, Terminplanung mit Outlook und Exchange sowie Kennzahlen wie Time to Hire. Personio nennt eine App für 5, 25 oder unbegrenzte Stellen und Anbindungen wie Greenhouse oder Workable. Fehlende Angaben sind kein Beleg für fehlende Funktionen.
Gibt es Mindestlaufzeiten bei beiden Anbietern?
Bei Personio gilt ein Jahresabo mit mindestens 12 Monaten Laufzeit, die Verlängerung richtet sich nach Paragraf 7 der AGB (personio.de/preise, Abruf 12. Oktober 2026). rexx systems veröffentlicht keine Laufzeit und keine Kündigungsfrist. Lassen Sie beides sowie den Datenexport im Angebot festhalten.
Läuft rexx Systems nur in der Cloud?
Nein. rexx systems bietet die rexx-eigene Cloud mit Servern in Deutschland und der Schweiz laut Preisseite (die Startseite nennt Deutschland und Europa, abgerufen am 12. Oktober 2026) oder den Betrieb auf Ihren Servern (rexx-systems.com/preise, Abruf 12. Oktober 2026). Personio ist ein Cloud-Produkt. Legen Sie Standort und Unterauftragnehmer in beiden Fällen im Vertrag fest.
Welche Zertifikate haben beide Anbieter?
Beide nennen ISO 27001:2022. Personio führt zusätzlich ISO/IEC 27017:2015, rexx systems nennt TÜV Nord als Auditor (Trust Center beider Hersteller). BSI C5, TISAX und SOC 2 sind bei keinem gelistet. Fordern Sie fehlende Nachweise vor der Shortlist an, wenn Ihre Ausschreibung sie verlangt.
Eignen sich beide für Österreich und Schweiz?
Das ist öffentlich nur eingeschränkt belegt. rexx systems unterhält Gesellschaften in Wien und Zürich, Personio Payroll ist nur in Deutschland verfügbar. Für beide sind ELDA und Swissdec nicht belegt (Abruf 8. und 12. Oktober 2026). Holen Sie eine schriftliche Auskunft zur Lohnabrechnung ein.
Wie lange dauert die Einführung?
Personio nennt typisch 4 bis 6 Wochen (Personio HR-Lexikon, abgerufen am 12. Oktober 2026). rexx systems nennt keine Gesamtdauer, wohl aber Einstiegspakete mit 32 Beratungs- und 8 Schulungsstunden (Abruf 12. Oktober 2026). Ihr eigener Aufwand für Daten, Rollen und Betriebsrat kommt hinzu, siehe HR-Software einführen.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Ja, wenn ein Betriebsrat besteht und das System geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Dann gilt Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG, und der Betriebsrat kann eine Betriebsvereinbarung verlangen. Ob das Mitbestimmungsrecht greift, hängt von den aktivierten Funktionen und Auswertungen ab. Binden Sie ihn früh ein, siehe Betriebsrat einbinden.
Welche Alternativen gibt es zu rexx Systems?
Je nach Anforderung kommen VEDA, P&I LOGA, SAP SuccessFactors, Personio, HRworks, Factorial oder Sage HR Suite in Betracht. Die Auswahl ist keine Rangfolge. Für Personio finden Sie den Überblick Personio Alternativen, die Profile liegen im Anbieterverzeichnis.
Wie läuft die Auswahl konkret ab?
Legen Sie zuerst Ihre Muss-Kriterien fest: Lohnabrechnung, Recruiting, Betriebsform, Größe, Betriebsrat. Fordern Sie von beiden Herstellern ein Angebot mit denselben Posten und führen Sie eine Demo mit demselben Drehbuch durch. Bewerten Sie anschließend gewichtet in einer Nutzwertanalyse und holen Sie Referenzen ein.
Wie diese Seite entstanden ist
Stand: Oktober 2026. Herstellerangaben sind als solche gekennzeichnet, Rechtsangaben stammen aus Gesetzestexten und amtlichen Veröffentlichungen. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht. Preise nennen wir nur, wenn der Hersteller sie öffentlich ausweist. Rechenbeispiele sind als Beispiele von Find-Your-HR mit offenen Annahmen gekennzeichnet. Die Kriterien beschreibt die Methodik. Der Abschnitt zum Recht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Eingebunden sind die Profile Personio und rexx systems sowie der HR Software Preisindex 2026.
Primärquellen: Personio Preise · Personio DATEV · Personio Payroll · Personio Trust Center · Personio Sicherheit · rexx systems Preise · rexx systems Startseite · rexx systems Bewerbermanagement · rexx systems Trust Center · rexx systems DATEV · rexx systems Unternehmen · rexx systems Zeiterfassung · rexx systems Impressum · BetrVG Paragraf 87 · DSGVO · KI-Verordnung. Abgerufen am 12. Oktober 2026, Personio Payroll, Trust Center, Sicherheit und Hilfecenter-Angaben am 8. Oktober 2026.
Stand dieser Seite: Oktober 2026 · Redaktionell erstellt von Find-Your-HR
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