Wechsel des HR-Systems: Migration, Kosten und Fristen im Überblick

Wie lange dauert der Wechsel eines HR-Systems vom Start bis zum ersten Lohnlauf im neuen System?

Eine allgemeingültige Dauer gibt es nicht, sie hängt von Datenmenge, Modulen und Fristen ab. Als Planungsannahme nennt die Seite zur Einführung 3 bis 6 Monate für ein Mittelstandsprojekt mit Cloud-System, davon 4 bis 8 Wochen Datenmigration (Erfahrungswerte von Find-Your-HR, Stand Oktober 2026). Personio nennt als typische Einführungsdauer 4 bis 6 Wochen (Herstellerangabe, abgerufen 8. und 9.10.2026). Der erste Lohnlauf folgt erst nach einem Parallellauf.

Welche Daten muss ich beim Wechsel des HR-Systems aus dem Altsystem exportieren und wie lange aufbewahren?

Exportieren Sie alle Daten, für die eine Aufbewahrungspflicht oder ein erforderlicher Zweck besteht. Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG), Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), Nachweise zur Arbeitszeit über acht Stunden zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Alles ohne Rechtsgrund löschen Sie nach DSGVO (Stand: Oktober 2026).

Muss der Betriebsrat beim Wechsel der HR-Software wieder beteiligt werden, obwohl bereits ein System im Einsatz ist?

In der Regel ja, weil auch ein Ersatzsystem eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG sein kann, wenn es zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. Zusätzlich besteht eine Unterrichtungspflicht nach § 90 Abs. 1 BetrVG. Prüfen Sie die bestehende Betriebsvereinbarung und lassen Sie den Einzelfall rechtlich bewerten (Stand: Oktober 2026, keine Rechtsberatung).

Was kostet ein Wechsel des HR-Systems?

Eine pauschale Summe können wir nicht belegen. Öffentlich stehen Lizenzpreise, etwa Papershift mit 4, 6 und 9 € je Beschäftigtem und Monat netto (abgerufen 10.10.2026). Einrichtung, Datenmigration und Schulung nennen Hersteller meist nicht, etwa bei Personio, VEDA oder P&I. Rechnen Sie Lizenzüberlappung, Einrichtung und internen Aufwand getrennt.

Wann sollte ich das alte HR-System kündigen?

Kündigen Sie, wenn der Neuvertrag unterschrieben, die Exportprobe erfolgreich und der Zieltermin gesichert ist, spätestens aber zum Ablauf der Kündigungsfrist. Beispiele veröffentlichter Fristen: 30 Tage bei Papershift, drei Monate bei HRlab, bis zu sechs Monate bei gastromatic (Stand Oktober 2026). Maßgeblich ist Ihr Vertrag.

Brauche ich einen Parallelbetrieb von altem und neuem System?

Für die Lohnabrechnung ja, als Parallellauf vor dem ersten echten Lauf im neuen System, damit Abweichungen sichtbar werden. Für andere Module genügt oft ein Stichtag mit Freeze. Die Kosten der Überlappung zeigt Rechenbeispiel R1 (Rechenbeispiel von Find-Your-HR).

Welcher Zeitpunkt eignet sich für den Wechsel, Monatswechsel oder Jahreswechsel?

Ein Monatswechsel erleichtert den Abgleich, ein Jahreswechsel erspart unterjährige Vorträge der Jahressummen, ist aber oft ausgelastet. Prüfen Sie Ihre Fristen, den Lohnkalender und die Belastung der Lohnabrechnung. Eine verbindliche Empfehlung geben wir nicht, weil sie vom Einzelfall abhängt.

Muss ich die komplette Lohnhistorie in das neue System übernehmen?

Nein, in der Regel genügt es, die Lohnkonten zu archivieren und nur Vorträge einzuspielen. Entscheidend ist, dass der Zugriff auf das Lohnkonto für sechs Kalenderjahre gesichert bleibt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Klären Sie mit Steuerberatung, welche Belege zusätzlich anfallen.

Was regelt die Auftragsverarbeitung beim Anbieterwechsel?

Der Altvertrag muss festlegen, dass die personenbezogenen Daten nach Ende der Leistungen nach Wahl des Verantwortlichen zurückgegeben oder gelöscht werden (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Verlangen Sie eine schriftliche Löschbestätigung. Für den Neuanbieter schließen Sie einen eigenen Vertrag (Stand: Oktober 2026).

Gibt der EU Data Act Kunden ein Recht, den Anbieter eines HR-Cloud-Dienstes zu wechseln?

Er regelt den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten, mit einer Mitteilungsfrist von höchstens zwei Monaten und in der Regel 30 Tagen Übergangszeit; Wechselentgelte entfallen ab 12. Januar 2027 (Art. 25 und 29, Verordnung (EU) 2023/2854, Stand: Oktober 2026). Ob Ihr Vertrag erfasst ist, klärt die Rechtsabteilung.

Wie übernehme ich Urlaubssalden und Resturlaub in das neue System?

Übernehmen Sie die Salden zum Stichtag je Person und gleichen Sie sie gegen die Altliste ab. Eine Übertragung von Urlaub ins Folgejahr ist nur unter den Bedingungen von § 7 Abs. 3 BUrlG zulässig, dann ist er in den ersten drei Monaten zu gewähren. Halten Sie Einzelbuchungen nur vor, wenn Nachweise nötig sind.

Was ändert sich bei einem Wechsel von Excel zu einer HR-Software?

Es gibt kein Altsystem zu kündigen, aber die Datenübernahme bleibt: Bereinigung, Mapping und Abnahme gelten genauso. Die Entscheidungsgrundlage steht auf der Seite zu HR-Software oder Excel. Hinzu kommen Betriebsrat und Auftragsverarbeitung (Stand: Oktober 2026).

Was passiert mit Bewerberdaten und laufenden Bewerbungsverfahren beim Wechsel des Systems?

Übernehmen Sie nur laufende Verfahren mit gültiger Rechtsgrundlage oder Einwilligung. Abgelehnte Bewerbungen werden nach Ihren Löschfristen entfernt und nicht migriert. Prüfen Sie, ob das Recruiting im selben System oder in einer eigenen Lösung läuft, und klären Sie Einwilligungen vor dem Import (Art. 5 und 6 DSGVO, Stand: Oktober 2026).

Sollte ich Zeiterfassung und Lohnabrechnung gleichzeitig wechseln?

Das hängt von den Schnittstellen ab. Ein gleichzeitiger Wechsel spart Doppelarbeit bei Zeitdaten, erhöht aber das Risiko im ersten Lohnlauf. Bei getrennten Wellen legen Sie fest, wie Zeitdaten übergangsweise zur Lohnabrechnung gelangen. Die Seiten Zeit und Workforce Management und Payroll-Software ordnen beide Bereiche ein.

Was unterscheidet diese Seite von der Seite zur Einführung von HR-Software?

Die Einführung behandelt den Aufbau eines neuen Systems in neun Phasen, der Wechsel ergänzt Altvertrag, Altdaten, Aufbewahrung, Fristen und Parallelbetrieb. Beide Seiten ergänzen sich, Doppelungen haben wir bewusst vermieden. Zur Einführung siehe HR-Software einführen.