HR Lastenheft und Anforderungskatalog: der gewichtete Weg zur richtigen Software

In der Praxis werden beide Begriffe oft synonym verwendet. Streng genommen ist der Anforderungskatalog der zentrale, meist tabellarische Kern des Lastenhefts, während das Lastenheft als Gesamtdokument zusätzlich Ist-Analyse, Zielsetzung und Rahmenbedingungen umfasst.

Ja, wenn auch in schlankerer Form. Gerade kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen profitieren davon, Fehlkäufe durch eine klare, wenn auch kompakte Anforderungsliste mit Gewichtung zu vermeiden.

Es gibt keine feste Vorgabe. Entscheidend ist Vollständigkeit statt Umfang. In der Beratungspraxis wird für ein mittelständisches Unternehmen häufig eine Spanne von fünfzig bis hundertfünfzig gewichteten Anforderungen berichtet, verteilt auf die relevanten HR-Module, eine verbindliche Studie dazu gibt es allerdings nicht.

Kern ist ein Team aus HR-Leitung, IT-Vertretung und, sobald Zeiterfassung oder Leistungskontrolle betroffen sind, dem Betriebsrat. Bei größeren Projekten ergänzen Fachbereichsleitungen, Einkauf und Datenschutzbeauftragte das Team.

Er scheidet grundsätzlich aus dem weiteren Auswahlprozess aus, unabhängig davon, wie überzeugend er in anderen Bereichen abschneidet. Diese Konsequenz ist der eigentliche Sinn von Muss-Kriterien.

Prüfen Sie zunächst ehrlich, ob die betreffende Anforderung tatsächlich zwingend war oder im Lastenheft zu strikt formuliert wurde. Oft hilft ein Realitätsabgleich im Projektteam, ob sich die fehlende Funktion durch eine Individualanpassung, eine Schnittstelle zu einem Zusatztool oder einen organisatorischen Workaround kompensieren lässt, ohne das Geschäftsziel zu gefährden. Bleibt die Lücke bestehen, ist es transparenter, das Muss-Kriterium bewusst und dokumentiert zu Soll herabzustufen, als am Ende einen formal durchgefallenen Anbieter auszuwählen oder das Verfahren neu zu öffnen.

Beide Methoden verfolgen dieselbe Grundidee. Die Muss-Soll-Kann-Methode ist im deutschsprachigen Beschaffungswesen etablierter und lässt sich unmittelbar mit einer Punktbewertung verknüpfen, während MoSCoW aus dem internationalen Projektmanagement stammt und mit der zusätzlichen Kategorie Won't have auch bewusst zurückgestellte Anforderungen dokumentiert.

Bereits beim Lastenheft. Sobald absehbar ist, dass die Software geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Mitarbeitenden zu überwachen, greift die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Eine frühe Einbindung verhindert Verzögerungen in späteren Projektphasen erheblich.

Ohne Betriebsrat entfällt die Mitbestimmungspflicht nach § 87 BetrVG, nicht aber der Beschäftigtendatenschutz. Die vorgesehene Datenverarbeitung muss weiterhin über eine Rechtsgrundlage nach § 26 BDSG gedeckt sein, insbesondere bei Auswertungs- und Analysefunktionen. Zusätzlich empfiehlt sich eine informelle Einbindung der Mitarbeitenden, etwa über Workshops oder eine kurze Befragung zu Anforderungen, um Akzeptanz zu schaffen und blinde Flecken im Lastenheft zu vermeiden.

Rechtlich verpflichtend ist das BFSG in erster Linie für Produkte und Dienstleistungen im Verbrauchergeschäft. Interne HR-Software fällt meist nicht direkt darunter, öffentliche Arbeitgeber unterliegen jedoch eigenen Barrierefreiheitsvorgaben, und WCAG 2.1 AA als freiwilliges Soll-Kriterium ist auch für privatwirtschaftliche Unternehmen empfehlenswert.

Enthält die geplante Software KI-Komponenten für Recruiting, Bewerber-Scoring, Talentmanagement oder Leistungsbeurteilung, gilt sie in aller Regel als Hochrisiko-KI-System nach Art. 6 i.V.m. Anhang III der KI-Verordnung. Die Pflichten für solche Systeme gelten nach der Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus, in Kraft seit 27. Juli 2026) erst ab dem 2. Dezember 2027 (Stand: Oktober 2026). Dazu zählen für Betreiber unter anderem menschliche Aufsicht, Protokollierung und die Information der Beschäftigten, für bestimmte Betreiber wie öffentliche Stellen zusätzlich eine Grundrechte-Folgenabschätzung. Nehmen Sie deshalb schon jetzt eine Konformitätserklärung des Anbieters, verfügbare technische Dokumentation, Protokollierungsfunktionen und Möglichkeiten zur menschlichen Überprüfung jeder KI-gestützten Entscheidung als eigenes Muss-Kriterium in Ihr Lastenheft auf.

Es wird zur Grundlage der Longlist-Erstellung in Phase 3. Anbieter werden anhand der im Lastenheft festgelegten Muss-Kriterien vorgefiltert und anschließend mit den gewichteten Soll- und Kann-Kriterien verglichen.

Geschäftsanforderungen beschreiben das Ziel und die Kennzahl, etwa niedrigere Kosten je Abrechnung. Nutzeranforderungen beschreiben, was eine Rolle erreichen will, meist als User Story mit Akzeptanzkriterium. Systemanforderungen legen prüfbare technische Vorgaben fest, etwa Single Sign-on über OpenID Connect. Jede Systemanforderung sollte sich über eine Nutzeranforderung auf ein Geschäftsziel zurückführen lassen.

Üblich sind Single Sign-on über OpenID Connect oder SAML 2.0, SCIM 2.0 für die Benutzerverwaltung, erzwingbare Mehrfaktor-Anmeldung für Administratoren, eine dokumentierte API mit Idempotenz bei schreibenden Aufrufen, signierte Webhooks, deltafähige Exporte für die Lohnabrechnung und ein vollständiger Audit-Trail. Welche davon Muss-Kriterien sind, hängt von Ihrer IT-Landschaft ab. Wichtig ist, dass jede Vorgabe in der Demo belegbar ist.

Seit dem 12. September 2025 gelten mit dem Data Act Regeln zum Anbieterwechsel, die auch Software as a Service erfassen. Wechselentgelte sind bis Ende 2026 auf die tatsächlichen Kosten begrenzt und ab Januar 2027 untersagt. Regeln Sie im Vertrag zusätzlich einen vollständigen Export in maschinenlesbaren Formaten samt Dokumenten und Metadaten sowie Fristen und Unterstützung beim Wechsel.

Nein. Die Verordnung (EU) 2026/1744 hat den Beginn der Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, zu denen KI im Personalwesen zählt, auf den 2. Dezember 2027 verschoben. Die Einstufung selbst ändert sich dadurch nicht. Es lohnt sich, Dokumentation, Protokollierung und menschliche Aufsicht schon jetzt im Lastenheft zu verlangen, statt sie später nachzurüsten.