eAU Abruf Software Arbeitgeber – rechtssichere Anbindung an die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) aktiv bei der zuständigen Krankenkasse abzurufen, sobald ein Beschäftigter eine Krankmeldung ankündigt – die Zeiten der papierhaften „gelben Zettel“ für den Arbeitgeber sind vorbei. Für Personal- und Lohnabteilungen bedeutet das: Payroll- und HR-Software muss über eine funktionierende eAU-Schnittstelle zu den Krankenkassen verfügen, den Abrufprozess innerhalb der praxisüblichen Bearbeitungszeiten automatisieren und Fehlerfälle (fehlende Rückmeldung, Kassenwechsel, rückwirkend korrigierte Diagnosezeiträume) sauber abbilden. Rechtsgrundlage der Meldepflicht ist § 5 Abs. 1a Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) in Verbindung mit dem technischen Verfahren nach § 109 SGB IV; seit der Einführung durch das Bürokratieentlastungsgesetz III (2019) und der verpflichtenden Umsetzung ab 2023 läuft der komplette Abruf digital über die Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung. Diese Vertiefungsseite erklärt die gesetzliche Grundlage, die technischen Anforderungen an eine eAU-fähige Software, den typischen Workflow sowie die häufigsten Fehlerquellen und organisatorischen Fristen, die HR-Verantwortliche kennen müssen – inklusive eines Ausblicks auf absehbare Weiterentwicklungen des Verfahrens.
Abrufpflicht ohne Automatisierung wird zur Compliance-Lücke
Seit 2023 liegt die Holschuld für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber – nicht mehr beim Beschäftigten. Ohne eAU-fähige Software entstehen verzögerte Abrufe, fehlerhafte Entgeltfortzahlung und Nachweisprobleme bei Betriebsprüfungen.
Abrufpflicht ohne automatisierte Anbindung führt zu Compliance-Lücken
Vor der eAU-Reform genügte es, dass Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform beim Arbeitgeber einreichten. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III (2019) und der seit 2023 verpflichtenden Umsetzung von § 5 Abs. 1a EFZG wurde die Vorlagepflicht des Beschäftigten durch eine bloße Mitteilungspflicht ersetzt – die eigentliche Bescheinigung muss der Arbeitgeber nun selbst über das technische Verfahren nach § 109 SGB IV bei der Krankenkasse abrufen. Die Holschuld liegt damit beim Arbeitgeber.
- Verzögerte Abrufe bei manueller Bearbeitung im Kassen-Portal oder per sv.net-Client, kaum handhabbar ab hundert oder mehr Krankmeldungen pro Monat
- Fehlerhafte Entgeltfortzahlung bei zu frühem Abruf (Diagnosedaten liegen noch nicht vor, da die Arztpraxis sie noch nicht gemäß § 295 SGB V an die Kasse übermittelt hat) oder unterbliebenem Abruf
- Nachweisprobleme gegenüber Krankenkassen und Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung ohne lückenlose Dokumentation von Abrufzeitpunkt und Rückmeldung, relevant auch für DEÜV-Meldungen
eAU-Schnittstelle als integraler Bestandteil der Payroll-Software
Eine moderne Payroll- beziehungsweise HR-Software löst diese Probleme durch eine direkte, zertifizierte Schnittstelle zu den Datenannahmestellen der Krankenkassen über den GKV-Kommunikationsserver. Der Abruf wird automatisch ausgelöst, sobald ein Mitarbeiter im System als arbeitsunfähig gemeldet wird oder der Fehlzeiten-Baustein einen entsprechenden Eintrag erhält.
- Automatische Fristenkontrolle und Wiederholungsabrufe bei Folgebescheinigungen
- Sauberer Umgang mit nachträglich korrigierten Diagnosezeiträumen und revisionssichere Ablage der Kassenantwort in der Personalakte
- Verbleibende Störfälle entstehen in der Praxis meist nicht durch die Software-Schnittstelle selbst, sondern durch äußere Faktoren wie Kassenwechsel oder verzögerte Datenübermittlung der Arztpraxis
Einen breiteren Überblick über Lohnabrechnungsfunktionen insgesamt bietet die Themenseite zu Payroll-Software auf find-your-hr.de.
Vier Wege zum eAU-Abruf – von sv.net bis zur zertifizierten Payroll-Schnittstelle
Für den technischen Abruf der eAU stehen Arbeitgebern grundsätzlich unterschiedliche Wege offen, die sich in Integrationstiefe, Automatisierungsgrad und Eignung für die Unternehmensgröße unterscheiden.
| Abrufverfahren | Funktionsweise | Automatisierungsgrad | Typischer Einsatzbereich |
|---|---|---|---|
| Integrierte eAU-SchnittstellePayroll-/HR-Software | Direkte, systemseitige Anbindung an die GKV-Kommunikationsserver über zertifizierte Ausfüllhilfen bzw. Entgeltabrechnungsprogramme | Vollautomatisch inkl. Fristensteuerung & Fehlzeiten-Verknüpfung | Unternehmen mit regelmäßigem, planbarem Abrechnungsvolumen und mehreren Krankmeldungen pro Monat, alle Branchen |
| sv.netKostenlose GKV-Ausfüllhilfe | Webbasierter Client für den manuellen bzw. teilautomatisierten Abruf einzelner eAU-Datensätze | Teilautomatisch Abruf pro Fall meist manuell | Kleinstunternehmen und Betriebe ohne eigene Payroll-Software – gesetzlich vorgesehene Mindestlösung |
| Steuerberater-/Lohnbüro-AnbindungOutsourcing | Outsourcing des Abrufs an externe Lohnbuchhaltung, die eine eigene DEÜV-fähige Software nutzt | Automatisiert auf Dienstleisterseite, für Arbeitgeber meist intransparent | Kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene HR-IT |
| Systemgeprüfte Entgeltabrechnungnach § 108 SGB IV | Zertifizierte Software, die die technischen Prüfkriterien der ITSG erfüllt und Teil der amtlich anerkannten Verfahren ist | Vollautomatisch mit gesetzlich vorgeschriebener Zertifizierung | Mittelständische und große Unternehmen mit eigener oder cloudbasierter Payroll-Software |
Je höher das monatliche Krankmeldungsvolumen, desto deutlicher überwiegen die Vorteile einer integrierten, systemgeprüften Lösung gegenüber dem manuellen sv.net-Abruf, da sowohl Fristen als auch Fehlerbehandlung sonst einzelfallweise nachverfolgt werden müssten.
Was eine eAU-fähige HR-Software technisch leisten muss
Vom automatisierten Abrufauslöser bis zur revisionssicheren Archivierung: sieben Kernfunktionen, die eine Payroll-Software für den rechtssicheren eAU-Prozess mitbringen sollte.
Automatisierter Abrufauslöser bei Krankmeldung
Sobald ein Mitarbeiter im System als krankgemeldet erfasst wird, generiert die Software automatisch die eAU-Abrufanfrage an die zuständige Krankenkasse, ohne dass HR manuell im Kassenportal tätig werden muss. Die Auslösung berücksichtigt eine technische Wartezeit, da ein zu früher Abruf von der Kasse mit einer Fehlermeldung quittiert wird, solange die Arztpraxis die Diagnosedaten noch nicht übermittelt hat.
DEÜV-konforme Datenübermittlung über den GKV-Kommunikationsserver
Die Schnittstelle nutzt dieselben technischen Übertragungswege wie die DEÜV-Meldungen zur Sozialversicherung und muss die Prüfkriterien der ITSG erfüllen. Vertiefend: DEÜV und Lohnsteuer in der HR-Software 2026.
Fristenmanagement und Wiedervorlage
Da eine Erstbescheinigung oft von einer oder mehreren Folgebescheinigungen begleitet wird, überwacht die Software den weiteren Krankheitsverlauf und stößt automatisch erneute Abrufe an, wenn eine Folge-AU zu erwarten ist – etwa bei Erreichen des ursprünglich bescheinigten Enddatums.
Umgang mit korrigierten und rückwirkend geänderten AU-Daten
Ändert die Arztpraxis nachträglich den bescheinigten Zeitraum oder storniert sie eine Bescheinigung, übermittelt die Krankenkasse eine Korrekturmeldung. Eine eAU-fähige Software erkennt solche Meldungen, aktualisiert die Fehlzeitendaten automatisch und markiert bereits abgerechnete Fälle für eine Prüfung durch HR.
Fehlzeiten- und Lohnfortzahlungs-Verknüpfung
Die abgerufenen eAU-Daten (Beginn, voraussichtliches Ende, Erst- oder Folgebescheinigung, Kennzeichen für Arbeitsunfall) werden automatisch mit dem Fehlzeitenmodul und der Entgeltfortzahlungsberechnung verknüpft, sodass die Lohnabrechnung ohne manuellen Datenabgleich korrekt läuft.
Fehler- und Störfallprotokollierung
Kommt keine Rückmeldung der Kasse zustande – etwa wegen Kassenwechsel, nicht zuordenbarer Angaben oder verspäteter Datenübermittlung durch die Arztpraxis –, protokolliert die Software den Fehlerfall und markiert ihn für die manuelle Nachbearbeitung durch die Personalabteilung.
Revisionssichere Dokumentation und Archivierung
Abrufzeitpunkt, Kassenantwort und alle Statusänderungen werden GoBD-konform archiviert, damit bei Betriebsprüfungen oder Krankenkassen-Rückfragen ein lückenloser Nachweis vorliegt.
Compliance-Aspekte des eAU-Verfahrens
Von § 5 Abs. 1a EFZG über die Betriebsrat-Mitbestimmung bis zu Aufbewahrungsfristen und Auslandserkrankungen: sieben Punkte, die Arbeitgeber bei der eAU-Compliance beachten müssen.
§ 5 Abs. 1a EFZG und § 109 SGB IV
Die Mitteilungspflicht des Beschäftigten anstelle der früheren Vorlagepflicht ergibt sich aus § 5 Abs. 1a EFZG; das technische Abrufverfahren regelt § 109 SGB IV. Beide Normen greifen seit 1. Januar 2023 bundesweit für alle Arbeitgeber mit gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten. Privat Versicherte und Minijobber in Privathaushalten sind ausgenommen.
Systemgeprüft nach § 108 SGB IV – auch für Kleinstbetriebe
Zulässig sind nur ITSG-systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme oder die kostenlose Ausfüllhilfe sv.net. Eine nicht zertifizierte Eigenentwicklung erfüllt die Anforderungen nicht. Auch Kleinstunternehmen ohne eigene Payroll-Software sind nicht befreit – für sie ist sv.net die gesetzliche Mindestlösung.
Meldefristen und Betriebsprüfung
Wird der Abruf nicht rechtzeitig durchgeführt und dadurch die Entgeltfortzahlung oder das Krankengeld verzögert, drohen arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen; Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung können lückenhafte Abrufprotokolle beanstanden.
Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
Die Einführung oder Umstellung einer eAU-fähigen HR-Software fällt regelmäßig unter das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats, da technische Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung betroffen sein können. Eine frühzeitige Einbindung bei Auswahl und Konfiguration ist empfehlenswert.
Besondere Datenkategorie nach Art. 9 DSGVO
Gesundheitsdaten wie Diagnosezeiträume gelten als besondere Kategorie personenbezogener Daten. Die eAU-Schnittstelle darf ausschließlich die für die Entgeltfortzahlung erforderlichen Angaben (nicht die Diagnose selbst) übermitteln und muss durch Zugriffsbeschränkungen im HR-System abgesichert sein.
Lohnkonto (6 Jahre) vs. Buchungsunterlagen (10 Jahre)
Für das Lohnkonto inkl. eAU-Daten gilt nach § 41 Abs. 1 S. 9 EStG eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Die oft zitierte Zehn-Jahres-Frist betrifft dagegen allgemeine Buchungsbelege nach § 257 HGB bzw. § 147 AO und ist nicht automatisch auf eAU-Daten anzuwenden. Eine eAU-fähige Software sollte beide Fristenlogiken abbilden können.
Auslandserkrankung und ausländische Krankenkassen
Erkrankt ein Beschäftigter im Ausland oder ist er bei einer ausländischen Krankenkasse versichert, kann kein automatisierter eAU-Abruf über die deutschen GKV-Kommunikationsserver erfolgen. In diesen Fällen bleibt die papierhafte bzw. per E-Mail/Post übermittelte Bescheinigung das übliche Verfahren.
Der eAU-Abruf in sechs Schritten
Von der Krankmeldung bis zur revisionssicheren Archivierung – so läuft der automatisierte eAU-Prozess in der HR-Software typischerweise ab.
Krankmeldung erfassen
Der Beschäftigte meldet sich krank und teilt mit, dass eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt wurde – die Bescheinigung selbst muss er nach § 5 Abs. 1a EFZG nicht mehr vorlegen.
Abruffähigkeit prüfen
Die HR-Software prüft, ob die technische Wartezeit seit dem Arztbesuch abgelaufen ist, da die Kasse die Diagnosedaten erst nach Übermittlung durch die Arztpraxis (§ 295 SGB V) bereitstellen kann.
Automatisierten Abruf auslösen
Das System sendet die Abrufanfrage über die zertifizierte Schnittstelle an die vom Beschäftigten hinterlegte Krankenkasse und wartet auf die Rückmeldung.
Rückmeldung verarbeiten
Bei erfolgreicher Rückmeldung übernimmt die Software Beginn, voraussichtliches Ende und Bescheinigungsart in das Fehlzeitenmodul. Korrekturmeldungen aktualisieren die bereits übernommenen Daten automatisch.
Fehlerfälle bearbeiten
Kommt keine oder eine fehlerhafte Rückmeldung zustande, wird der Fall zur manuellen Klärung an HR eskaliert – etwa bei unbekannter Kassenzugehörigkeit oder verspäteter Datenübermittlung durch die Arztpraxis.
Lohnabrechnung & Dokumentation abschließen
Die verifizierten eAU-Daten fließen in die Entgeltfortzahlungsberechnung ein, und der Vorgang wird revisionssicher archiviert, einsatzbereit für spätere Prüfungen.
Was sich beim eAU-Verfahren weiterentwickelt
Das eAU-Verfahren wird seit seiner verpflichtenden Einführung 2023 technisch weiterentwickelt. Für HR-Verantwortliche relevant sind vor allem zwei Entwicklungslinien: Erstens werden die Datenannahmestellen der Krankenkassen und die ITSG-Prüfkriterien für Entgeltabrechnungsprogramme regelmäßig aktualisiert, sodass Software-Updates seitens der Anbieter erforderlich bleiben, damit die Schnittstelle zertifiziert und lauffähig bleibt. Zweitens rückt neben der eAU zunehmend auch die elektronische Bescheinigung bei Erkrankung eines Kindes (eAU für Kinderkrankengeld) in den Fokus der Digitalisierung des Meldewesens; Unternehmen sollten bei der Auswahl oder Aktualisierung ihrer HR-Software darauf achten, dass der Anbieter absehbare Erweiterungen des Verfahrens zeitnah umsetzt. Wer eine neue Payroll- oder HR-Software auswählt, sollte sich vom Anbieter konkret bestätigen lassen, wie Updates der Kassen-Schnittstelle technisch und vertraglich abgesichert sind.
Häufige Fragen zum eAU-Abruf
Antworten auf die wichtigsten Fragen von HR- und Lohnabteilungen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Seit wann ist der eAU-Abruf für Arbeitgeber verpflichtend?
Die verpflichtende elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2023 flächendeckend für Arbeitgeber. Zuvor gab es eine Übergangsphase mit freiwilliger Testnutzung. Rechtsgrundlage ist § 5 Abs. 1a EFZG, der die Vorlagepflicht des Beschäftigten durch eine Mitteilungspflicht ersetzt, in Verbindung mit § 109 SGB IV, der das technische Abrufverfahren zwischen Arbeitgeber und Krankenkasse regelt. Seither müssen Arbeitgeber die AU-Daten aktiv bei der Krankenkasse abrufen, statt wie zuvor eine Papierbescheinigung vom Beschäftigten entgegenzunehmen.
Welche Beschäftigtengruppen sind vom eAU-Verfahren ausgenommen?
Privat krankenversicherte Beschäftigte sowie geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten fallen nicht unter das eAU-Verfahren, da sie nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung organisiert sind. Für diese Gruppen bleibt die papierhafte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung weiterhin das übliche Verfahren. Auch Auslandserkrankungen, bei denen keine deutsche Krankenkasse die Daten bereitstellen kann, laufen weiterhin über Papierbescheinigungen. HR-Software sollte daher beide Prozesse parallel unterstützen können.
Welche Software darf für den eAU-Abruf genutzt werden?
Zulässig sind ausschließlich systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme, die die technischen Prüfkriterien der ITSG erfüllen, sowie die kostenlose Ausfüllhilfe sv.net der gesetzlichen Krankenversicherung. Eine nicht zertifizierte interne Eigenentwicklung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht und birgt ein Compliance-Risiko. Bei der Auswahl einer neuen Payroll-Software ist die Zertifizierung nach § 108 SGB IV daher ein zwingendes Auswahlkriterium.
Wie läuft der technische Abruf konkret ab?
Die Software des Arbeitgebers sendet eine strukturierte Abfrage über den GKV-Kommunikationsserver an die zuständige Krankenkasse des Beschäftigten. Die Kasse antwortet mit den relevanten Eckdaten der Arbeitsunfähigkeit, ohne die eigentliche Diagnose zu übermitteln. Der gesamte Vorgang läuft im Hintergrund automatisiert ab, sofern die Software entsprechend konfiguriert ist. Bei Störungen oder fehlender Zuordnung meldet das System einen Fehlerfall zur manuellen Klärung zurück.
Was passiert, wenn der Abruf zu früh erfolgt?
Erfolgt der Abruf, bevor die Arztpraxis die Diagnosedaten an die Krankenkasse übermittelt hat, antwortet die Kasse mit einer Fehlermeldung, die signalisiert, dass die Daten noch nicht verfügbar sind. Es handelt sich dabei nicht um eine im Gesetz fest definierte Frist, sondern um eine technisch-praktische Verzögerung durch den Datenübermittlungsweg von der Arztpraxis zur Kasse. Moderne HR-Software berücksichtigt diese Wartezeit und plant automatisch einen Wiederholungsabruf ein. Ohne diese Automatisierung müsste HR den Abrufzeitpunkt manuell im Blick behalten, was bei hohem Krankenstand fehleranfällig ist.
Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Einführung einer eAU-Software?
Da die Einführung einer neuen HR-Software zur automatisierten Verarbeitung von Fehlzeiten- und Gesundheitsdaten potenziell unter das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG fällt, sollten Unternehmen mit Betriebsrat diesen frühzeitig in die Auswahl und Konfiguration einbeziehen. Eine Betriebsvereinbarung regelt in der Praxis häufig, welche Auswertungen und Zugriffsrechte auf die eAU-Daten zulässig sind. Ohne eine solche Klärung riskieren Arbeitgeber Verzögerungen bei der Softwareeinführung durch nachträgliche Einwände des Betriebsrats.
Wie hängt die eAU mit der DEÜV zusammen?
Die eAU nutzt technisch dieselbe Kommunikationsinfrastruktur (den GKV-Kommunikationsserver) wie die DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung), über die Arbeitgeber ohnehin sozialversicherungsrelevante Meldungen an die Einzugsstellen übermitteln. Software, die DEÜV-konform arbeitet, bringt daher in der Regel die technischen Voraussetzungen für den eAU-Abruf bereits mit.
Was passiert bei einem Krankenkassenwechsel während der Arbeitsunfähigkeit?
Wechselt ein Beschäftigter die Krankenkasse, während eine eAU noch läuft oder unmittelbar bevorsteht, kann der automatisierte Abruf zunächst fehlschlagen, weil die im System hinterlegte Kasse nicht mehr zuständig ist. Die Software sollte solche Fälle als Fehlermeldung kennzeichnen, damit HR die neue Kassenzugehörigkeit manuell aktualisieren kann. In der Praxis von Lohnbüros und Softwareanbietern zählt der Kassenwechsel neben verspäteten Datenübermittlungen durch die Arztpraxis zu den häufigsten Ursachen für gescheiterte automatische eAU-Abrufe.
Was passiert bei nachträglich korrigierten AU-Zeiträumen?
Stellt die Arztpraxis fest, dass ein bescheinigter Zeitraum falsch war, oder storniert sie eine Bescheinigung, übermittelt sie eine Korrektur an die Krankenkasse, die diese wiederum an den Arbeitgeber weiterleitet. Eine eAU-fähige Software erkennt solche Korrekturmeldungen und aktualisiert die bereits im Fehlzeitenmodul erfassten Daten. Ist eine Entgeltfortzahlung auf Basis der ursprünglichen Daten bereits berechnet oder ausgezahlt worden, muss HR den Fall manuell prüfen und gegebenenfalls die Lohnabrechnung korrigieren.
Welche Daten werden bei einem eAU-Abruf tatsächlich übermittelt?
Übermittelt werden ausschließlich die für Lohnfortzahlung und Meldewesen erforderlichen Eckdaten: Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit, die Kennzeichnung als Erst- oder Folgebescheinigung sowie ein Vermerk, ob ein Arbeitsunfall oder eine Berufskrankheit vorliegt. Die konkrete Diagnose wird dem Arbeitgeber nicht übermittelt, da sie dem Datenschutz nach Art. 9 DSGVO unterliegt. Diese Beschränkung auf abrechnungsrelevante Daten ist ein zentrales Sicherheitsmerkmal des eAU-Verfahrens.
Die richtige HR-Software für einen rechtssicheren eAU-Abruf finden
Nicht jede Payroll- oder HR-Software bildet den eAU-Abruf, die Fristensteuerung und die revisionssichere Dokumentation gleich zuverlässig ab. Wer eine neue Lösung einführt oder die bestehende Software auf eAU-Tauglichkeit prüfen lassen möchte, sollte Zertifizierung nach § 108 SGB IV, Fehlerbehandlung bei Kassenwechseln und korrigierten Diagnosezeiträumen sowie die Anbindung an das Fehlzeitenmanagement gezielt vergleichen. Find-Your-HR unterstützt bei der strukturierten Auswahl passender Anbieter für Ihr Unternehmen.