DATEV HR Integration: Schnittstellen, Kosten und Anbieter 2026

Welche HR-Software-Anbieter sind DATEV-zertifiziert?

Auf dem DATEV Marktplatz (datev.de/marktplatz) sind zahlreiche HR- und Payroll-Anbieter als geprueofte Schnittstellenpartner gelistet (Stand 2025). Zu den bekannten Anbietern fuer den deutschen Mittelstand gehoeren HRworks, Rexx Systems, taxmaro, Factorial, Lucca, Kenjo, ATOSS, Sage HR, flair.hr und HiBob. HRworks traegt den offiziellen Status "DATEV Corporate Partner". Personio ist nicht mehr aufgefuehrt, da DATEV laut DATEV-Magazin (21. Januar 2025) die Partnerschaft beendet hat. Die Aufnahme in den DATEV Marktplatz erfordert eine technische Pruefung der Schnittstelle durch DATEV, bei der Datensicherheit, korrekte Datenuebertragung und Verschluesselungsstandards geprueft werden.

Was ist der Unterschied zwischen DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt?

DATEV LODAS ist das aeltere Lohnprodukt, das primaer fuer Steuerberatungskanzleien mit kleinen Mandanten entwickelt wurde. Die Abrechnung wird teilweise im DATEV-Rechenzentrum durchgefuehrt. DATEV Lohn und Gehalt (kurz: LuG) ist das modernere und umfangreichere Produkt, das sowohl von Kanzleien als auch von Unternehmen mit interner Lohnbuchhaltung genutzt wird. Beide Produkte werden von DATEV aktiv weiterentwickelt und erhalten jaehrliche Jahreswechsel-Updates. Fuer Unternehmen ist entscheidend, welches Produkt der Steuerberater nutzt. Die meisten modernen HR-Schnittstellen unterstuetzen beide Produkte.

Kann ich alle Lohnarten automatisch uebertragen?

Nein, nicht automatisch. Jede Lohnart in der HR-Software muss einmalig einer DATEV-Lohnart-Nummer zugeordnet werden. Dieser Mapping-Schritt erfordert Fachkenntnis im DATEV-Lohnrecht und sollte gemeinsam mit dem Steuerberater durchgefuehrt werden. Nach dem initialen Mapping erfolgt die Uebertragung der zugeordneten Lohnarten automatisch bei jedem Lohnlauf. Neue Lohnarten muessen manuell ergaenzt werden, da DATEV Hunderte von standardisierten Lohnarten kennt und die Zuordnung fachliche Praezision erfordert.

Wie lange dauert die Einrichtung der DATEV-Schnittstelle?

Die Dauer haengt von der Unternehmensgroesse und der Komplexitaet der Lohnarten ab. Fuer kleine Unternehmen unter 50 Mitarbeitenden sind 1 bis 3 Wochen realistisch. Fuer mittlere Unternehmen zwischen 50 und 500 Mitarbeitenden dauert es typischerweise 4 bis 8 Wochen. Grosse Unternehmen mit mehreren Abrechnungskreisen oder Tochtergesellschaften sollten 3 bis 6 Monate einplanen. Voraussetzung ist, dass der Steuerberater aktiv mitwirkt, was haeufig der limitierende Faktor ist.

Was kostet die DATEV-Integration?

Die Kosten entstehen auf mehreren Ebenen. Die HR-Software berechnet die DATEV-Schnittstelle je nach Anbieter als inklusiven Bestandteil eines Tarifs oder als kostenpflichtiges Add-on (typischerweise 30 bis 200 EUR pro Monat). DATEV selbst berechnet den Kanzleien Gebuehren fuer die Datendienste, die in der Regel im Honorar des Steuerberaters beruecksichtigt sind. Hinzu kommt interner Aufwand fuer Konfiguration, Testing und Schulung (bei mittelgrossen Unternehmen 10 bis 30 Personalstunden). Eine Beispielkalkulation fuer ein 100-Mitarbeiter-Unternehmen ergibt Gesamtkosten Jahr 1 von ca. 4.000 bis 5.000 EUR, ab Jahr 2 ca. 2.000 bis 2.500 EUR jaehrlich.

Muss der Steuerberater der DATEV-Integration zustimmen?

Ja. Der Steuerberater muss aktiv mitwirken und den Mandanten im DATEV-System fuer den Datenaustausch freischalten. Ohne diese Freischaltung kann die HR-Software keine Verbindung aufbauen. Ausserdem muss der Steuerberater das Lohnarten-Mapping bestaetigen und Zugangsdaten bereitstellen. In der Praxis ist die Bereitschaft des Steuerberaters, die Integration zu unterstuetzen, einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Kanzleien, die mit modernen Datendiensten vertraut sind, richten die Integration erheblich schneller ein als solche, die noch primaer mit der manuellen ASCII-Dateiuebertragung arbeiten.

Was passiert bei DATEV-Updates mit der Schnittstelle?

DATEV veroeffentlicht regelmaessig Software-Updates, die Datenfeldaenderungen, neue Lohnart-Nummern oder API-Parameter beinhalten koennen. Wenn die HR-Software-Schnittstelle nicht zeitnah angepasst wird, kann es zu Uebertragungsfehlern oder Inkompatibilitaeten kommen. Zertifizierte DATEV-Schnittstellenpartner verpflichten sich, ihre Integrationen nach DATEV-Updates anzupassen. Es empfiehlt sich, beim HR-Software-Anbieter nach dem Update-Prozess zu fragen und die Release-Notes im November zu pruefen, wenn der jaehrliche DATEV-Jahreswechsel ansteht.

Ist eine bidirektionale Datenuebertragung zwischen HR-Software und DATEV moeglich?

Ja. Der am 16. Juli 2025 eingefuehrte DATEV Lohnaustauschdatenservice ermoeglicht bidirektionalen Datenaustausch (Quelle: DATEV Pressemitteilung, datev.de, 2025). Daten fliessen von der HR-Software zu DATEV (Stammdaten, Fehlzeiten, Lohnarten) und von DATEV zurueck zur HR-Software (Lohnzettel als PDF, Brutto/Netto-Uebersichten, eAU-Bestaetigungen). Die ersten zertifizierten Marktplatz-Partner mit implementiertem Lohnaustauschdatenservice waren HRworks, taxmaro und Factorial. Bei aelteren Integrationen ueber den Lohnimportdatenservice fliessen Daten nur unidirektional von der HR-Software zu DATEV.

Wie werden Uebertragungsfehler erkannt und gemeldet?

Moderne API-basierte DATEV-Integrationen liefern unmittelbares Feedback bei fehlgeschlagenen Uebertragungen. Die HR-Software zeigt Fehlercodes und Fehlerbeschreibungen an, zum Beispiel wenn ein Pflichtfeld fehlt, eine Lohnart-Nummer nicht bekannt ist oder der DATEV-Mandant nicht erreichbar ist. Der Anwender wird per E-Mail oder In-App-Benachrichtigung informiert. Bei der manuellen ASCII-Dateiuebertragung erfolgt keine automatische Rueckmeldung. Empfehlung: Nur API-basierte Integrationen mit automatischer Fehlerrueckmeldung einsetzen und Uebertragungsprotokolle regelmaessig pruefen.

Muss fuer die DATEV-Integration ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen werden?

Die AVV-Pflicht haengt von der rechtlichen Konstellation ab. Verarbeitet der HR-Software-Anbieter Lohndaten im Auftrag des Unternehmens, ist ein AVV nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Dieser wird in der Regel durch den HR-Software-Anbieter im Rahmen der Vertragsunterlagen bereitgestellt. Ob auch der Steuerberater einen AVV mit dem Unternehmen schliessen muss, haengt davon ab, ob er als Auftragsverarbeiter oder eigenverantwortlicher Verarbeiter handelt. Bei Unsicherheit sollte ein Datenschutzbeauftragter oder Rechtsanwalt hinzugezogen werden.

Welche DATEV-Schnittstelle ist fuer mein Unternehmen die richtige?

Die Wahl haengt von drei Faktoren ab: Welches DATEV-Produkt setzt der Steuerberater ein (LODAS oder Lohn und Gehalt)? Soll die Uebertragung unidirektional oder bidirektional sein? Wie komplex ist die Lohnstruktur des Unternehmens? Fuer einfache Setups mit wenigen Lohnarten reicht der Lohnimportdatenservice. Fuer vollstaendig integrierte Prozesse mit Lohnzettel-Rueckuebertragung und eAU-Automatisierung ist der Lohnaustauschdatenservice die moderne Wahl. Konkrete Empfehlung: Die Anforderungen gemeinsam mit dem Steuerberater und dem HR-Software-Anbieter klaeren, bevor eine Plattform ausgewaehlt wird.

Kann ich von DATEV zu einer integrierten HR-Lohnabrechnung wechseln?

Ja, das ist moeglich. Mehrere HR-Software-Anbieter bieten integrierte Lohnabrechnungsmodule an, die ohne externe DATEV-Anbindung funktionieren. Der Wechsel bedeutet jedoch, dass die Lohnabrechnung nicht mehr vom Steuerberater, sondern intern oder ueber einen anderen Abrechnungsanbieter durchgefuehrt wird. Fuer Unternehmen, die ihren Steuerberater behalten moechten oder muessen, ist die DATEV-Integration der sinnvollere Weg. Ein vollstaendiger Wechsel weg von DATEV erfordert ausserdem die Uebernahme historischer Lohndaten und muss mit dem Steuerberater koordiniert werden.

Welche Daten sollten vor jedem Lohnlauf geprüft werden?

Prüfen Sie vor jedem Export Pflichtfelder wie Bankverbindung, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Beschäftigungsart. Ergänzend gehören bestätigte Zeiten, geklärte Abwesenheiten samt eAU, plausible Zuschläge, stabile Konten und gültige Kostenstellen dazu. Fehlt eine Angabe, sollte der Export für diese Person blockiert werden, statt später nachzuberechnen. Legen Sie außerdem einen Cutoff fest, nach dem sich Daten nicht mehr ändern, und dokumentieren Sie die Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip.

Wie vermeide ich Doppelbuchungen bei wiederholten Exporten?

Vergeben Sie jedem Ereignis einen eindeutigen Schlüssel und lassen Sie das Zielsystem denselben Schlüssel nur einmal verarbeiten. So darf eine Übergabe nach einer Störung erneut gesendet werden, ohne dass Beträge doppelt wirken. Ergänzend sinnvoll sind Delta-Pakete mit Prüfsumme, ein Protokoll je Übergabe und eine Warteschlange für fehlerhafte Datensätze, in der Ursache und Korrekturhinweis stehen. Klären Sie diese Regeln vor dem Start mit Ihrem HR-Anbieter und der Kanzlei.

Welche Grenzen gelten 2026 für Minijobs und Midijobs?

Die Verdienstgrenze im Minijob liegt 2026 bei 603 Euro im Monat. Der Übergangsbereich für Midijobs reicht von 603,01 bis 2.000 Euro (Quelle: Deutsche Rentenversicherung, 23. Februar 2026). Beide Werte folgen dem Mindestlohn, der seit 1. Januar 2026 13,90 Euro pro Stunde beträgt und ab 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro steigt (Quelle: TK Firmenkunden). Die Schnittstelle muss die Beschäftigungsart monatlich korrekt übergeben, damit die Abrechnung die passenden Regeln anwendet.

Wie läuft der eAU-Abruf über die HR-Software?

Nach der Krankmeldung erfasst die HR-Software die Abwesenheit und stößt den Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten an. Die Krankenkasse stellt diese Daten nach § 109 SGB IV zum Abruf bereit. Beim Lohnaustauschdatenservice werden eAU-Daten laut DATEV automatisch zwischen HR-Lösung und Lohnsoftware synchronisiert (Quelle: DATEV Pressemitteilung, 16. Juli 2025). Legen Sie fest, wer den Abruf auslöst, wie Ergebnisse versioniert abgelegt werden und was bei fehlender Meldung passiert.