HR-Software für die Logistik: Schichtplanung, Fahrerzeiten und Zeitarbeit im Vergleich

HR-Software für die Logistik muss drei Gruppen in einem System abbilden: Lagerbeschäftigte im Schichtbetrieb, Berufskraftfahrer mit eigener Arbeitszeitregelung und Zeitarbeitskräfte in Spitzenzeiten. Wichtig sind eine Personaleinsatzplanung, die sich an Sendungsmengen orientiert, die getrennte Erfassung von Lenkzeit, sonstiger Arbeitszeit und Bereitschaft sowie die Aufzeichnung nach Mindestlohngesetz. Dazu kommen Spesen- und Zuschlagsregeln für die Lohnabrechnung und eine mehrsprachige App für Beschäftigte ohne Firmen-E-Mail.

Für Fahrer im Straßentransport gilt § 21a Arbeitszeitgesetz. Die Arbeitszeit darf 48 Stunden pro Woche nicht überschreiten und kann auf bis zu 60 Stunden verlängert werden, wenn der Durchschnitt über vier Kalendermonate oder 16 Wochen bei 48 Stunden bleibt. Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeit aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Die Lenkzeit aus dem digitalen Tachographen deckt nur einen Teil davon ab, Be- und Entladen, Wartezeiten und Fahrzeugkontrollen kommen hinzu. Eine geeignete HR-Software übernimmt die Tachographdaten und ergänzt die übrigen Tätigkeiten.

Ja. Das Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe ist in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt. Nach § 17 Mindestlohngesetz müssen Arbeitgeber in diesen Branchen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung aufzeichnen und die Aufzeichnungen zwei Jahre aufbewahren. Die Pflicht gilt auch für Entleiher, denen Zeitarbeitskräfte überlassen werden. Bei Kontrollen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit müssen die Unterlagen in deutscher Sprache bereitliegen.

Für größere Logistiker mit vielen Standorten kommen Workforce-Management-Spezialisten wie ATOSS, Protime oder Quinyx in Frage, die Einsatzplanung nach Mengen und Zeiterfassung an Terminals verbinden. Unternehmen mit SAP-Landschaft prüfen SAP SuccessFactors mit Zusatzmodulen. Für den Mittelstand eignen sich HR-Suiten wie Personio oder Kenjo, ergänzt um App-first-Tools wie Ordio oder Papershift für kleinere Teams. Wer viele Zeitarbeitskräfte einsetzt, sollte zusätzlich Anbieter mit Wurzeln in der Personaldienstleistung wie zvoove oder rexx systems vergleichen.

Die Daten der Fahrerkarte und des Fahrzeuggeräts werden in der Regel über eine Download-Lösung oder das Telematiksystem ausgelesen und als Datei oder über eine Schnittstelle an die Zeitwirtschaft übergeben. Entscheidend ist, dass die HR-Software Lenkzeit, sonstige Arbeitszeit und Bereitschaft unterscheiden kann und die Daten den richtigen Personalnummern zuordnet. In der Demo sollte ein echter Tachograph-Export eines Fahrers durchgespielt werden. Ohne diese Anbindung bleibt die Arbeitszeiterfassung der Fahrer eine manuelle Doppelerfassung.

Moderne Workforce-Management-Systeme leiten den Personalbedarf je Schicht aus Auftrags- oder Sendungsdaten ab, die aus dem Lagerverwaltungssystem kommen. Daraus entsteht ein Bedarfsplan je Tätigkeit, etwa Wareneingang, Kommissionierung und Versand, den die Schichtleitung mit Stammbelegschaft und Zeitarbeitskräften besetzt. Voraussetzung ist eine Schnittstelle zum WMS und eine saubere Zuordnung von Qualifikationen, zum Beispiel Staplerschein. Wie das Lagerverwaltungssystem selbst ausgewählt wird, behandelt unsere Schwesterplattform Find-Your-WMS.

Zeitarbeitskräfte sollten im selben Schichtplan wie die Stammbelegschaft geführt werden, damit Bedarf und Besetzung vollständig sichtbar sind. Die Software sollte je Person die Überlassungsdauer von grundsätzlich höchstens 18 Monaten und den Equal-Pay-Anspruch spätestens nach neun Monaten nachhalten, sofern Tarifverträge nichts anderes regeln. Für die Rechnungsprüfung werden die erfassten Stunden mit den Abrechnungen des Personaldienstleisters abgeglichen. Als Entleiher ist das Logistikunternehmen zudem zur Arbeitszeitaufzeichnung nach § 17 Mindestlohngesetz verpflichtet.

Ja. Telematik- und GPS-Systeme sind geeignet, Verhalten und Leistung der Fahrer zu überwachen, und unterliegen deshalb der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz. In der Betriebsvereinbarung sollten Zweck, Auswertungsrechte und Löschfristen der Standortdaten geregelt werden. Datenschutzrechtlich gilt die Zweckbindung nach DSGVO, eine dauerhafte Ortung außerhalb der Arbeitszeit ist in der Regel unzulässig. Den Ablauf der Abstimmung beschreibt unsere Seite zum Betriebsrat im HR-Projekt.

Für einen einzelnen Standort mit überschaubarer Schichtstruktur sind drei bis sechs Monate von der Anforderungsanalyse bis zum Echtbetrieb realistisch. Mit mehreren Lagern, Tachograph-Anbindung und Betriebsvereinbarung kann es neun bis zwölf Monate oder länger dauern. Ein Pilot an einem Standort mit eigenem Fahrerteam reduziert das Risiko deutlich. Diese Werte sind eine eigene Einordnung und hängen stark von Datenqualität und Projektkapazität ab.

Die meisten Anbieter im Logistiksegment arbeiten mit Preisen auf Anfrage, daher sind nur grobe Orientierungswerte möglich. Kostentreiber sind die Zahl der Standorte, Terminals, die Tachograph- und WMS-Anbindung sowie Module für Zeitarbeit und Spesen. Für eine belastbare Planung sollten Lizenz, Einführung, Hardware und interner Aufwand über fünf Jahre gerechnet werden. Eine Vorlage dafür bietet unsere Seite zur Gesamtkostenrechnung von HR-Software.