Software für Zeitarbeit: Disposition, Equal Pay und Abrechnung im Vergleich

Software für Zeitarbeit muss die Dreiecksbeziehung zwischen Personaldienstleister, Leiharbeitskraft und Entleiher abbilden. Dazu gehören Recruiting, Disposition, die Berechnung von Überlassungshöchstdauer und Equal-Pay-Frist je Einsatz, Branchenzuschläge, die Erfassung der Stunden beim Kunden sowie Lohnabrechnung und Kundenrechnung aus denselben Daten. Ohne diese Integration entstehen Doppelerfassung und Fehler bei Fristen, die im Ernstfall die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung gefährden.

Zu den bekannten Lösungen für den deutschen Markt zählen zvoove, Personal-DIALOG von Data Dialog, TIME JOB von GEDAT, timecount sowie compleet mit Schwerpunkt Einsatz- und Lieferantensteuerung. Mit Bullhorn gibt es zudem eine international verbreitete Staffing-Plattform, bei der deutsche Tarif- und AÜG-Logik über Partner ergänzt werden muss. Der Markt hat sich in den letzten Jahren konsolidiert, zvoove entstand 2021 aus mehreren Anbietern. Welche Lösung passt, hängt vor allem von Größe, Lohnabrechnung im Haus oder extern und dem Anteil kurzfristiger Einsätze ab.

Nach § 1 Abs. 1b AÜG darf derselbe Leiharbeitnehmer demselben Entleiher höchstens 18 aufeinander folgende Monate überlassen werden. Frühere Einsätze beim selben Entleiher werden angerechnet, auch über andere Verleiher, wenn zwischen den Einsätzen nicht mehr als drei Monate liegen. Eine gute Software führt diese Historie je Person und Entleiher und warnt rechtzeitig vor Fristende. Abweichende Höchstdauern aus Tarifverträgen der Einsatzbranche sollten als Regel hinterlegt werden können.

Nach § 8 Abs. 4 AÜG darf ein Tarifvertrag beim Entgelt nur für die ersten neun Monate einer Überlassung vom Gleichstellungsgrundsatz abweichen, längere Abweichungen sind nur mit einem gleichwertigen Entgelt spätestens nach 15 Monaten zulässig. In der Praxis wird das über Branchenzuschläge erreicht, die mit der Einsatzdauer steigen. Die Software muss je Einsatz die Einsatzbranche, die Zuschlagsstufe und den Stichtag für Equal Pay kennen und den Lohn automatisch anpassen. Bei Kundenwechsel oder Unterbrechungen sollte sie die Anrechnung nachvollziehbar dokumentieren.

Die Drehtürklausel nach § 8 Abs. 3 AÜG verhindert, dass ehemalige Beschäftigte über Zeitarbeit zu schlechteren Bedingungen zurückgeholt werden. Eine tarifliche Abweichung vom Gleichstellungsgrundsatz gilt nicht für Personen, die in den letzten sechs Monaten vor der Überlassung beim Entleiher oder einem Konzernunternehmen ausgeschieden sind. Für sie gilt ab dem ersten Tag Equal Pay. Software sollte beim Anlegen eines Einsatzes nach einem früheren Arbeitsverhältnis beim Kunden fragen und die Lohnberechnung entsprechend steuern.

Nach dem Mindestlohntarifvertrag von GVP und DGB gelten 14,96 Euro je Stunde vom 1. Januar bis 31. August 2026, 15,33 Euro vom 1. September 2026 bis 31. März 2027 und 15,87 Euro vom 1. April bis 30. September 2027 (Stand: September 2025). Höhere Entgeltgruppen und Branchenzuschläge kommen hinzu. Die Software sollte die Stichtage als Regel hinterlegen, damit Lohnläufe über einen Wechsel hinweg korrekt rechnen. Vor der Auswahl lohnt ein Test mit einem Lohnmonat, in dem ein Stichtag liegt.

Stunden entstehen beim Entleiher und werden per App der Leiharbeitskraft, über ein Terminal oder ein Kundenportal erfasst. Der Entleiher bestätigt die Stunden digital, danach fließen sie in Lohnabrechnung und Kundenrechnung. Bei großen Kunden mit eigener Zeiterfassung ist ein Import aus deren System sinnvoll, um Doppelerfassung zu vermeiden. Wichtig ist eine klare Regel, wer bei Abweichungen korrigiert und wie das dokumentiert wird.

Entleiher müssen die Überlassungshöchstdauer selbst im Blick behalten, da die 18 Monate auch für sie gelten. In Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Logistik und Bau, trifft sie zudem die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz. Am einfachsten ist es, Zeitarbeitskräfte im eigenen Schichtplan mitzuführen und die Stunden mit den Rechnungen des Personaldienstleisters abzugleichen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigen unsere Seiten zur Logistik und zur Fertigung.

Für einen Personaldienstleister mit einer Niederlassung sind drei bis sechs Monate von der Anforderungsanalyse bis zum ersten produktiven Lohnlauf realistisch. Mit vielen Niederlassungen, eigener Lohnabrechnung und umfangreicher Datenmigration kann es neun bis zwölf Monate dauern. Ein Parallellauf über mindestens einen Lohnmonat reduziert das Risiko fehlerhafter Abrechnungen deutlich. Diese Werte sind eine eigene Einordnung und hängen stark von Datenqualität und Projektkapazität ab.

Die meisten Anbieter für Zeitarbeitssoftware arbeiten mit Paketen und Preisen auf Anfrage, öffentliche Preislisten sind selten. Kostentreiber sind die Zahl der Nutzerinnen und Nutzer in der Disposition, die Zahl der abgerechneten Leiharbeitskräfte, Module für Lohn und Recruiting sowie die Datenmigration. Für eine belastbare Planung sollten Lizenz, Einführung und interner Aufwand über fünf Jahre gerechnet werden. Eine Vorlage dafür bietet unsere Seite zur Gesamtkostenrechnung von HR-Software.