HR-Software für Dienstleister und Beratungen: Skills, Auslastung und Projektzeiten im Griff
In Beratungen, IT-Dienstleistern, Ingenieurbüros und Agenturen sind Menschen das Produkt. HR-Software muss deshalb mehr leisten als Personalakte und Urlaubsantrag: Sie muss Skills und Verfügbarkeiten für die Projektbesetzung sichtbar machen, Projektzeiten fakturierbar erfassen, Karrierepfade und Vergütungsbänder nachvollziehbar abbilden und Risiken wie Scheinselbstständigkeit bei Freelancern beherrschbar machen. Dieser anbieterneutrale Vergleich ordnet acht Lösungen für Dienstleister mit 50 bis 5.000 Beschäftigten ein.
Warum Beratungen eine eigene HR-Software brauchen
Der deutsche Beratermarkt erreichte 2025 nach Angaben des BDU rund 49 Milliarden Euro Umsatz, das Wachstum lag mit 0,5 Prozent deutlich unter der Prognose. Bei den Unternehmensdienstleistern ging die Zahl der Erwerbstätigen 2025 laut Destatis um 64.000 Personen zurück. Wenn Projekte knapper werden, entscheidet die Auslastung über die Marge, und die Auslastung hängt davon ab, wie schnell die richtige Person mit den richtigen Skills auf das richtige Projekt kommt.
Warum Standard-HR-Software in Beratungen an Grenzen stößt
Klassische HR-Suiten sind auf Verwaltung ausgelegt: Stammdaten, Abwesenheiten, Dokumente, Lohnvorbereitung. In einer Beratung entsteht der Wert aber im Projekt. Die Projektleitung braucht eine aktuelle Sicht auf Skills, Zertifizierungen, Branchenerfahrung und freie Kapazität, die Geschäftsführung braucht die Auslastungsquote je Team, und das Controlling braucht fakturierbare Stunden je Kunde und Projekt. Liegen diese Informationen in einer HR-Suite, einer Skill-Tabelle, einem Planungs-Board und einer Zeiterfassung, entstehen widersprüchliche Zahlen und jede Besetzungsentscheidung kostet Abstimmungsrunden.
Hinzu kommen Themen, die in anderen Branchen kaum vorkommen: Freelancer im Projektteam mit dem Risiko der Scheinselbstständigkeit, Mitarbeitende, die über Monate beim Kunden vor Ort sitzen, Beförderungsrunden mit Kalibrierung über mehrere Standorte und Gehaltsbänder, die ab der EU-Entgelttransparenzrichtlinie begründbar sein müssen. Vertrauensarbeitszeit ist in vielen Beratungen gelebte Kultur, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 trotzdem.
Was eine beratungstaugliche HR-Lösung leistet
Eine beratungstaugliche Lösung führt Personalstammdaten, Skills, Rollen und Stundensätze einmal und stellt sie der Ressourcenplanung, der Projektzeiterfassung und dem Projektcontrolling zur Verfügung. Ob das eine integrierte Plattform aus HR, PSA und Finanzen leistet oder eine HR-Suite mit sauber angebundener PSA-Software, hängt von Größe und Geschäftsmodell ab. Wichtig ist, dass Performance-Reviews, Karrierestufen und Vergütungsbänder auf denselben Rollendefinitionen beruhen wie die Projektbesetzung.
Für die Zeitseite gilt: Arbeitszeit und Projektzeit sind zwei Sichten auf dieselben Stunden. Die Grundlagen beschreiben unsere Seiten zur Arbeitszeiterfassungspflicht und zum Zeit- und Workforce-Management. Wer Mitarbeitende dauerhaft im Kundenbetrieb einsetzt, sollte die Abgrenzung zur Arbeitnehmerüberlassung kennen, die auf der Seite Software für Zeitarbeit ausführlich behandelt wird. Für die Vergütungsseite hilft der Leitfaden zu Vergütungsmanagement und Stellenbewertung.
HR-Software für Beratungen im Vergleich
Die Übersicht ordnet HR-Suiten und Lösungen für Professional Services Automation (PSA) nach den Kriterien, die in projektgetriebenen Dienstleistungsunternehmen den Ausschlag geben: Skill-Management und Projektbesetzung, Projektzeiterfassung für die Fakturierung und die Abbildung von Karriere- und Vergütungsprozessen. Alle Funktionsangaben beruhen auf Herstellerangaben (Stand: Oktober 2026). Was nicht ausgewiesen ist, sollte in der Demo geprüft werden.
| Anbieter | Schwerpunkt | Skills, Projekte und Vergütung | Zeit- und Projekterfassung | Preismodell |
|---|---|---|---|---|
| PersonioPersonio SE & Co. KG, München, gegründet 2015 | HR-Suite für Personalakte, Recruiting, Abwesenheiten und Performance im Mittelstand | Performance-Zyklen und Gehaltsprozesse, keine eigene Ressourcenplanung (Herstellerangabe) | Zeiterfassung mit Auswertung je Projekt (Herstellerangabe), Übergabe an Faktura per Schnittstelle | Pakete je Mitarbeitendem, Preis auf Anfrage |
| HRworksHRworks GmbH, Freiburg, gegründet 1998, rund 3.000 Kunden | HR-Suite mit Personalverwaltung, Zeiterfassung und ausgeprägter Reisekostenabrechnung | Talententwicklung in der Pro-Variante, Reisekosten mit Belegerkennung und Kreditkartenimport (Herstellerangabe) | Projektbezogene Zeiterfassung, Lohn über DATEV und andere Lohnprogramme (Herstellerangabe) | Preis auf Anfrage |
| FactorialFactorial, Barcelona, gegründet 2016, Büro in München | All-in-one-HR-Suite mit Projektmodul für kleinere und mittlere Dienstleister | Projektplanung, flexible Stundensätze, Rentabilitätsanalyse und abrechenbare Stunden (Herstellerangabe) | Zeiterfassung mit Projektbezug und Abgleich mit Abwesenheiten (Herstellerangabe) | Pakete je Mitarbeitendem, Preis auf Anfrage |
| WorkdayWorkday, Inc., USA, Suite aus HCM, Financials und PSA | Integrierte Plattform für größere Beratungen und Professional-Services-Organisationen | Skill-Matching für Projekte, Ressourcenprognosen, Abrechnung nach Aufwand oder Festpreis (Herstellerangabe) | Zeiterfassung von jedem Gerät, Projektkosten und Profitabilität je Kunde (Herstellerangabe) | Preis auf Anfrage |
| SAP SuccessFactorsSAP SE, Walldorf, HCM-Suite in der SAP-Landschaft | Talent- und Personalprozesse für große Mittelständler und Konzerne, oft mit SAP S/4HANA | Talent Intelligence Hub für Skills und Attribute, Opportunity Marketplace für interne Einsätze (Herstellerangabe) | Zeitwirtschaft im SAP-Umfeld, Projektabrechnung im ERP | Preis auf Anfrage |
| Projektron BCSProjektron GmbH, Berlin, seit 2001 | Projektmanagement- und ERP-Software für Dienstleister | Ressourcenmanagement, Projektcontrolling, Personal- und Bewerbermanagement, Spesen (Herstellerangabe) | Zeiterfassung mit Projektbezug, Angebote und Rechnungsstellung (Herstellerangabe) | Preis auf Anfrage |
| MOCOeverii Switzerland GmbH, Zürich, seit 2014 | Agentur- und Dienstleistersoftware für Projekte, Zeiten, Planung und Rechnungen | Kapazitäts- und Auslastungsplanung, Mitarbeiterdaten, Urlaubskonto, Zeitkonto und Spesen (Herstellerangabe) | Projekt- und Arbeitszeiterfassung, Rechnungen mit Forecast (Herstellerangabe) | Mietmodell je Nutzer und Monat |
| KantataKantata, 2022 aus Mavenlink und Kimble entstanden, Irvine (USA) und London | PSA-Plattform für Ressourcen-, Projekt- und Finanzsteuerung in Dienstleistungsorganisationen | Ressourcenprofile mit Skills, Ressourcenplanung, Talent Network für interne und externe Kräfte (Herstellerangabe) | Stundenzettel, Finanz- und Delivery-Analysen (Herstellerangabe) | Preis auf Anfrage |
In der Praxis kombinieren viele Beratungen eine HR-Suite für Personalakte, Recruiting und Performance mit einer PSA- oder Projektsoftware für Ressourcenplanung, Projektzeiten und Rechnungsstellung. Entscheidend ist, welches System für Stammdaten, Rollen und Stundensätze führend ist. Bezahlte Platzierungen gibt es nicht, mehr dazu in unserer Methodik.
Fünf Lösungen im Deep-Dive
Die Auswahl deckt die drei typischen Architekturen ab: HR-Suite mit Projektzeiterfassung, integrierte Plattform aus HCM, Finanzen und PSA sowie spezialisierte Projekt- und Agentursoftware mit Personalfunktionen.
Personio
Personio ist eine HR-Suite aus München, die 2015 gegründet wurde und sich an mittelständische Unternehmen richtet. Für Beratungen und Agenturen ist sie vor allem als zentrales System für Personalakte, Bewerbermanagement, Onboarding, Abwesenheiten und Performance-Prozesse interessant. Die Zeiterfassung erlaubt laut Hersteller, Arbeitszeiten einzelnen Projekten zuzuordnen und projektbezogen auszuwerten. Eine Ressourcenplanung mit Skill-Matching und Auslastungsprognose ist nicht der Schwerpunkt, hier wird in der Regel eine PSA- oder Projektsoftware angebunden, die Stammdaten aus Personio übernimmt. Für Beratungen mit 50 bis einigen Hundert Beschäftigten ist diese Arbeitsteilung häufig sinnvoll: HR-Prozesse und Mitarbeiter-Self-Service in der Suite, Planung und Faktura im Projektsystem. In der Demo sollten Sie prüfen, wie Rollen, Karrierestufen und Gehaltsbänder hinterlegt werden und welche Felder per Schnittstelle an die Projektsoftware gehen. Details zu Modulen und Preismodell stehen im Personio-Anbieterprofil.
HRworks
HRworks wurde 1998 gegründet, sitzt in Freiburg und betreut nach eigenen Angaben rund 3.000 Kunden. Für Dienstleister mit hohem Reiseanteil ist die Reisekostenabrechnung ein zentrales Argument: Belege werden mobil erfasst und erkannt, Firmenkreditkarten importiert, und Verpflegungspauschalen werden nach den steuerlichen Vorgaben berechnet (Herstellerangabe). Dazu kommen Personalverwaltung, Zeiterfassung mit Projektbezug und in der Pro-Variante Funktionen zur Talententwicklung. Die Entgeltabrechnung selbst erfolgt nicht in HRworks, sondern über DATEV oder ein anderes Lohnprogramm, an das die Daten übergeben werden. Für Ingenieurbüros und Beratungen, deren Teams regelmäßig beim Kunden sind, kann die Kombination aus Reisekosten, Arbeitszeit und Personalakte in einem System viel manuellen Aufwand einsparen. Ressourcenplanung und Rechnungsstellung brauchen eine zusätzliche Projektsoftware. Mehr im HRworks-Anbieterprofil.
Workday
Workday verbindet Human Capital Management, Finanzen und Professional Services Automation auf einer Plattform. Laut Hersteller lassen sich benötigte Skills für ein Projekt definieren, passende Mitarbeitende zuordnen und Lernangebote zur Weiterqualifizierung vorschlagen. Ressourcenprognosen sind täglich, wöchentlich oder monatlich möglich, die Zeiterfassung funktioniert von jedem Gerät. Abgerechnet werden kann nach Aufwand, Festpreis, Abonnement oder Nutzung, die Projektprofitabilität ist je Kunde, Standort oder anderen Dimensionen auswertbar. Der Vorteil liegt im gemeinsamen Datenmodell: Rollen, Stundensätze, Skills und Kostenstellen müssen nicht zwischen Systemen synchronisiert werden. Dem stehen Einführungsaufwand, Lizenzkosten und der Bedarf an internem Know-how gegenüber, sodass die Plattform vor allem für Beratungen ab mehreren Hundert Beschäftigten und mit internationalen Standorten in Frage kommt. Details im Workday-Anbieterprofil.
Projektron BCS
Projektron ist ein Berliner Softwarehersteller, der seit 2001 die Projektmanagement- und ERP-Software BCS für Dienstleister entwickelt. Der Funktionsumfang reicht laut Hersteller von Projektplanung, Ressourcenmanagement und Projektcontrolling über Zeiterfassung, Ticketing und Spesenmanagement bis zu Angebotserstellung und Rechnungsstellung. Ein Modul für Personal- und Bewerbermanagement ist ebenfalls vorhanden. Für IT-Dienstleister, Ingenieurbüros und Beratungen, die ihre Wertschöpfung über Projekte steuern, kann BCS die Rolle des führenden Systems für Projektstunden, Auslastung und Faktura übernehmen. Personalakte, Lohn und tiefergehende Talentprozesse werden in diesem Szenario häufig in einer HR-Suite oder bei der Steuerberatung abgebildet. Prüfen Sie in der Auswahl, wie Qualifikationen und Rollen gepflegt werden, ob Soll-Arbeitszeiten aus der HR-Suite übernommen werden können und wie Abwesenheiten in die Kapazitätsplanung fließen. Ein Anbieterprofil auf find-your-hr.de gibt es derzeit nicht.
MOCO
MOCO wird von der everii Switzerland GmbH mit Sitz in Zürich entwickelt, die Software ist seit 2014 am Markt. Sie richtet sich an Agenturen, Beratungen und andere projektbasierte Dienstleister und verbindet Projektverwaltung, Projekt- und Arbeitszeiterfassung, Angebote, Rechnungen, Ausgaben und eine langfristige Kapazitäts- und Auslastungsplanung. Im Personalbereich verwaltet MOCO laut Hersteller Mitarbeiterdaten, Urlaubskonten, Soll-Ist-Zeitkonten und Spesen. Damit deckt die Software für kleinere Agenturen und Beratungen einen großen Teil dessen ab, was im Alltag gebraucht wird, ohne eine vollwertige HR-Suite zu ersetzen: Recruiting, strukturierte Performance-Zyklen, Vergütungsbänder und Lohnabrechnung liegen außerhalb des Kerns. Abgerechnet wird im Mietmodell je Nutzer und Monat. Sinnvoll ist MOCO vor allem dann, wenn Projektzeiten, Auslastung und Rechnungsstellung die drängendsten Probleme sind und die Personalverwaltung schlank bleiben kann. Ein Anbieterprofil auf find-your-hr.de gibt es derzeit nicht.
Was HR-Software für Beratungen mitbringen muss
Acht Funktionsbereiche entscheiden darüber, ob Skills, Verfügbarkeit, Projektstunden und Karriereentscheidungen in einem konsistenten Datenmodell zusammenlaufen oder in Tabellen gepflegt werden.
Skill- und Qualifikationsprofile
Fachliche und methodische Skills, Branchenerfahrung, Sprachen und Zertifizierungen strukturiert erfassen, mit Ablaufdaten und Selbsteinschätzung, damit Projektbesetzung nicht vom Gedächtnis einzelner Partner abhängt.
Ressourcenplanung und Projektbesetzung
Anfragen mit Rolle, Skills und Zeitraum anlegen, Verfügbarkeiten unter Berücksichtigung von Urlaub und Teilzeit sehen und Besetzungen als vorläufig oder fest buchen.
Auslastung und Utilization
Fakturierbare, interne und nicht produktive Stunden je Person, Team und Standort auswerten und Soll-Auslastungen je Karrierestufe gegen die Ist-Werte stellen.
Projektzeiterfassung für die Fakturierung
Stunden je Projekt, Aufgabe und Leistungsart erfassen, Freigaben durch die Projektleitung abbilden und Arbeitszeit und Projektzeit aus derselben Buchung ableiten.
Karrierepfade und Beförderungszyklen
Karrierestufen mit Erwartungen je Rolle beschreiben, Beförderungsrunden mit Nominierung, Kalibrierung und Entscheidung dokumentieren und Projektfeedback einbeziehen.
Performance-Reviews mit Projektfeedback
Rückmeldungen von wechselnden Projektleitungen sammeln, Zielvereinbarungen und Entwicklungsgespräche strukturieren und Ergebnisse revisionssicher ablegen.
Vergütungsbänder und Entgelttransparenz
Gehaltsbänder je Stufe hinterlegen, Abweichungen nach Geschlecht auswerten und Auskunftsanfragen nach der EU-Entgelttransparenzrichtlinie mit belastbaren Daten beantworten.
Reisekosten, Spesen und Weiterbildung
Reisekosten nach steuerlichen Pauschalen abrechnen, Spesen Projekten zuordnen und Weiterbildungsbudgets, Zertifizierungen und Lernzeiten je Person nachhalten.
Anbindung an PSA, ERP und Projektcontrolling
In Beratungen hängt die Personalarbeit direkt am Umsatz. Fünf Schnittstellen bestimmen, ob Stunden, Stundensätze und Personalstammdaten ohne Doppelerfassung fließen.
PSA- und Projektsoftware
Personalstammdaten, Rollen, Soll-Arbeitszeiten und Abwesenheiten fließen aus der HR-Suite in die Ressourcenplanung, Projektstunden kommen für Auswertungen zurück.
ERP und Projektcontrolling
Stundensätze, Kostenstellen und gebuchte Stunden gehen an Fakturierung und Deckungsbeitragsrechnung, etwa in SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics oder Branchen-ERP.
Lohnabrechnung und DATEV
Variable Vergütung, Reisekosten, geldwerte Vorteile und Zeitkonten werden als Lohndaten an die eigene Abrechnung oder die Steuerberatungskanzlei übergeben.
CRM und Vertrieb
Gewonnene Aufträge aus dem CRM erzeugen Besetzungsanfragen, damit Vertrieb und Ressourcenplanung frühzeitig über Bedarf und Verfügbarkeit sprechen.
Lernplattformen und Zertifizierungen
Abgeschlossene Kurse und Herstellerzertifikate aus der Lernplattform aktualisieren das Skill-Profil, damit Angebote mit aktuellen Qualifikationen belegt werden können.
Compliance: Status, Einsatz beim Kunden und Entgelt
Sechs Rechtsbereiche, die HR-Software für Dienstleister und Beratungen organisatorisch und technisch unterstützen sollte (Stand: Oktober 2026).
Scheinselbstständigkeit bei Freelancern
Beschäftigung liegt vor, wenn jemand nach Weisungen tätig und in die Arbeitsorganisation eingegliedert ist. Seit April 2022 stellt die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung im Statusfeststellungsverfahren den Erwerbsstatus fest, auch als Prognose vor Projektbeginn und in Dreieckskonstellationen.
Kundeneinsatz und Arbeitnehmerüberlassung
Arbeiten Beschäftigte beim Kunden nach dessen arbeitsrechtlichen Weisungen und eingegliedert in dessen Betrieb, kann Arbeitnehmerüberlassung vorliegen. Ohne Erlaubnis gilt ein Arbeitsverhältnis zum Kunden als zustande gekommen. Projektbezogene Anweisungen im Rahmen eines Dienst- oder Werkvertrags sind dagegen zulässig.
Arbeitszeiterfassung trotz Vertrauensarbeitszeit
Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Vertrauensarbeitszeit bleibt als Verzicht auf Kontrolle möglich, nicht als Verzicht auf Aufzeichnung. Ein im Juni 2026 bekannt gewordener Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz sieht die elektronische Erfassung vor.
Entgelttransparenz
Die Umsetzungsfrist endete am 7. Juni 2026. Im Juli 2026 bereitete das zuständige Bundesministerium den deutschen Gesetzentwurf noch vor. Die Richtlinie sieht Gehaltsangaben vor Einstellung, ein Auskunftsrecht der Beschäftigten und nach Größe gestaffelte Berichtspflichten vor.
Auslastungsdaten und Mitbestimmung
Auslastungs-, Projektzeit- und Skill-Auswertungen sind geeignet, Leistung und Verhalten zu überwachen, und unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats. Zweck, Auswertungsrechte, Sichtbarkeit von Rankings und Löschfristen sollten in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden.
Auslandseinsätze und A1-Bescheinigung
Wer Beschäftigte vorübergehend in einen anderen EU-Staat entsendet, auch für kurze Kundentermine, belegt die Fortgeltung des deutschen Sozialversicherungsrechts mit der A1-Bescheinigung. Arbeitgeber beantragen sie elektronisch aus dem Entgeltabrechnungsprogramm oder über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe.
Was HR-Software für Beratungen kostet
Die Kosten hängen weniger von der Mitarbeiterzahl als von der Frage ab, ob HR-Suite und PSA getrennt oder integriert betrieben werden. Die Spannen sind eine eigene Orientierung auf Basis öffentlich genannter Modelle und typischer Projektgrößen.
| Größenklasse | Typische Ausgangslage | Orientierung Softwarekosten | Wesentliche Kostentreiber |
|---|---|---|---|
| Kleine Beratungen und Agenturen bis 50 Beschäftigte | Projektzeiten in Tabellen, Planung im Kopf der Geschäftsführung, Lohn bei der Steuerberatung | ca. 10 bis 25 € je Nutzer und Monat für Projekt- und Agentursoftware, HR-Funktionen teils inklusive | Zahl der Nutzer, Rechnungsmodul, Datenübernahme |
| Mittlere Dienstleister 50 bis 250 Beschäftigte | HR-Suite oder Excel für Personal, separate Zeiterfassung, wachsender Planungsaufwand | ca. 6 bis 15 € je Mitarbeitendem und Monat für die HR-Suite, zuzüglich PSA je Nutzer | Module für Performance und Vergütung, Schnittstelle HR zu PSA |
| Größere Beratungen 250 bis 1.000 Beschäftigte | Mehrere Standorte, Beförderungsrunden, Freelancer-Pool, Controlling-Anforderungen | Preis auf Anfrage, häufig sechsstellige Gesamtkosten im ersten Jahr inklusive Einführung | Integrationen zu ERP und CRM, Skill-Taxonomie, Change-Management |
| Große Professional-Services-Organisationen ab 1.000 Beschäftigte | Internationale Teams, eigene Finanzorganisation, Konzernreporting | Preis auf Anfrage, Plattformlizenzen über mehrere Jahre | Implementierungspartner, Datenmigration, internationale Lohn- und Rechtsanforderungen |
Eigene Einordnung, keine Herstellerpreise. Die meisten Anbieter nennen Preise auf Anfrage, PSA- und Agenturlösungen werden häufig je Nutzer und Monat abgerechnet. Eine Vorlage für die Gesamtrechnung bietet die Seite TCO von HR-Software über fünf Jahre.
In sechs Schritten zur passenden HR-Software
Ein strukturierter Ablauf verhindert, dass Skill-Datenbank, Ressourcenplanung und Personalakte erneut als getrennte Inseln entstehen.
Geschäftsmodell und Datenhoheit klären
Festlegen, welches System für Personalstammdaten, Rollen, Stundensätze und Projektstunden führend ist und welche Kennzahlen Geschäftsführung und Controlling brauchen.
Rollen, Karrierestufen und Skills definieren
Eine schlanke Skill-Taxonomie und ein Karrieremodell mit Erwartungen je Stufe erarbeiten, bevor Software konfiguriert wird.
Anforderungskatalog mit Muss-Kriterien
Projektzeiterfassung, Auslastungsauswertung, Schnittstelle zur Faktura, Entgelttransparenz und Freelancer-Dokumentation als Muss-Kriterien festhalten.
Demo mit echten Projekten
Anbieter zeigen eine Besetzungsanfrage, eine Monatsabrechnung und eine Beförderungsrunde mit Ihren Rollen, Stundensätzen und Teams.
Pilot mit einem Geschäftsbereich
Sechs bis zehn Wochen mit einem Team testen, idealerweise über einen Monatsabschluss mit Rechnungsstellung und Auslastungsbericht.
Rollout und Betriebsvereinbarung
Stufenweise einführen, Projektleitungen schulen und Auswertungen zu Auslastung und Leistung mit dem Betriebsrat regeln.
Vorlagen für die Auswahl: HR-Software Lastenheft, HR-Software Demos bewerten und Betriebsrat einbinden.
Was Partner, Geschäftsführung und Betriebsrat wirklich fragen
Fünf Einwände, die in Auswahlprojekten von Beratungen, IT-Dienstleistern und Agenturen regelmäßig kommen, mit einer sachlichen Einordnung.
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, wenn sie als Verzicht auf Kontrolle verstanden wird, nicht als Verzicht auf Aufzeichnung. In Beratungen wird ohnehin fast überall Projektzeit für die Abrechnung erfasst. Eine gute Lösung leitet Arbeitszeit und Projektzeit aus derselben Buchung ab, sodass kein zusätzlicher Aufwand entsteht. Die Rechtsgrundlagen fasst die Seite Arbeitszeiterfassungspflicht zusammen.
Tabellen funktionieren, solange wenige Personen besetzen und alle Beteiligten sich kennen. Mit mehreren Standorten, Freelancern und parallel laufenden Angeboten veralten Skill-Listen schnell, und Verfügbarkeiten aus Urlaub, Teilzeit und Bestandsprojekten fehlen. Entscheidend ist weniger das Werkzeug als die Pflege: Skills sollten in einem System liegen, das Mitarbeitende selbst aktualisieren und das mit Abwesenheiten und Projektbuchungen verbunden ist. Sonst bleibt die Tabelle eine Momentaufnahme.
Der Einwand ist berechtigt und betrifft vor allem die Darstellung. Auslastungsdaten sind für die Steuerung nötig, aber sie müssen nicht als öffentliches Ranking erscheinen. Sinnvoll ist eine Auswertung je Team und Karrierestufe mit Soll-Werten, die interne Arbeit, Akquise und Weiterbildung berücksichtigen. Weil solche Auswertungen der Mitbestimmung unterliegen, sollten Sichtbarkeit und Verwendungszweck in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Hinweise dazu bietet die Seite Betriebsrat im HR-Projekt einbinden.
Integrierte Plattformen vermeiden Schnittstellen und widersprüchliche Stammdaten, sind aber in Einführung und Lizenz aufwendiger. Für Beratungen mit einigen Hundert Beschäftigten ist eine HR-Suite mit gut angebundener PSA-Software häufig gleichwertig, sofern eindeutig geregelt ist, welches System für welche Daten führend ist. Rechnen Sie beide Varianten über fünf Jahre durch, inklusive interner Administration. Eine Vorlage bietet die Seite TCO von HR-Software.
Formal stimmt das, praktisch trägt HR das Risiko mit. Wird ein Freelancer wie ein Angestellter in Teams eingeplant, nach Weisung eingesetzt und dauerhaft beschäftigt, droht die Einstufung als abhängige Beschäftigung mit Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen. Die HR-Software sollte deshalb erkennen lassen, wer extern ist, wie lange und in welchem Umfang die Person eingesetzt wird und ob ein Statusfeststellungsverfahren durchgeführt wurde. Ressourcenplanung und Vertragsdokumentation gehören zusammen.
Drei Demo-Szenarien, die Beratungen wirklich prüfen
Statt einer Standardpräsentation sollten Anbieter diese drei Abläufe mit Ihren eigenen Rollen, Stundensätzen und Projekten zeigen.
Besetzungsanfrage mit Skill-Matching
Legen Sie eine reale Anfrage an: eine Senior-Rolle mit zwei Pflicht-Skills, Branchenerfahrung und Englisch für zwölf Wochen ab einem bestimmten Datum, Einsatz teilweise beim Kunden. Der Anbieter soll zeigen, wie passende Personen gefunden werden, wie Urlaub, Teilzeit und Bestandsprojekte die Verfügbarkeit beeinflussen und wie eine vorläufige Buchung in eine feste übergeht. Prüfen Sie auch, ob ein Freelancer aus dem Pool berücksichtigt werden kann und wie dessen Einsatzdauer dokumentiert wird. Achten Sie darauf, wer welche Skill-Daten sehen darf.
Monatsabschluss von der Stunde bis zur Rechnung
Spielen Sie einen Monat für ein Team mit drei Projekten durch: eines nach Aufwand, eines zum Festpreis und ein internes Projekt. Mitarbeitende buchen Stunden, die Projektleitung gibt frei, eine Korrektur nach Freigabe muss nachvollziehbar sein. Am Ende sollen die fakturierbaren Stunden an die Rechnungsstellung gehen und ein Auslastungsbericht je Person und Karrierestufe entstehen. Gleichzeitig muss die Arbeitszeit für die gesetzliche Aufzeichnung vollständig vorliegen, ohne dass jemand doppelt bucht. Fragen Sie nach Exportformaten für ERP und Lohn.
Beförderungsrunde mit Gehaltsband
Lassen Sie eine Beförderungsrunde für zehn Personen zeigen: Nominierung durch die Führungskraft, Projektfeedback aus mehreren Projekten, Kalibrierungsrunde und Entscheidung. Danach soll die neue Karrierestufe mit dem zugehörigen Gehaltsband verknüpft werden, Abweichungen vom Band müssen sichtbar sein. Zum Abschluss sollte der Anbieter zeigen, wie eine Auskunftsanfrage nach der EU-Entgelttransparenzrichtlinie beantwortet würde: durchschnittliches Entgelt der Vergleichsgruppe nach Geschlecht, mit den Kriterien, nach denen Vergütung und Beförderung festgelegt werden.
Häufige Fragen zu HR-Software für Beratungen
Antworten auf die zwölf wichtigsten Fragen zu Auswahl, Recht und Betrieb in Beratungen und projektgetriebenen Dienstleistungsunternehmen.
HR-Software für Beratungen muss neben Personalakte, Abwesenheiten und Recruiting vor allem die Verbindung zur Projektarbeit herstellen. Dazu gehören Skill- und Qualifikationsprofile, eine Sicht auf Verfügbarkeit und Auslastung, Projektzeiterfassung, die für Fakturierung und gesetzliche Arbeitszeitaufzeichnung zugleich taugt, sowie Karriere-, Performance- und Vergütungsprozesse auf Basis klarer Rollendefinitionen. Ob diese Funktionen in einer Plattform liegen oder auf HR-Suite und PSA-Software verteilt sind, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass Stammdaten nur einmal gepflegt werden und die Systeme sauber verbunden sind. Einen Überblick über HR-Funktionen gibt die Seite HR-Software Funktionen.
Professional Services Automation (PSA) steuert das Projektgeschäft: Angebote, Ressourcenplanung, Projektzeiten, Budgets, Rechnungen und Projektprofitabilität. Eine HR-Suite steuert den Lebenszyklus der Beschäftigten: Einstellung, Vertrag, Abwesenheiten, Entwicklung, Performance, Vergütung und Austritt. Überschneidungen gibt es bei Zeiterfassung, Skills und Spesen. Viele Beratungen nutzen beide Systeme und definieren, dass die HR-Suite für Personenstammdaten und die PSA-Software für Projektdaten führend ist. Integrierte Plattformen wie Workday bündeln beides, erfordern aber größeren Einführungsaufwand.
Üblich ist die Quote aus fakturierbaren Stunden und verfügbaren Stunden, wobei verfügbare Stunden die Soll-Arbeitszeit abzüglich Urlaub, Krankheit und Feiertagen sind. Sinnvoll ist es, Soll-Auslastungen je Karrierestufe festzulegen, weil Partner und Führungskräfte mehr Zeit für Akquise und Personalführung brauchen als Einsteiger. Neben der Ist-Auslastung ist die geplante Auslastung der kommenden Wochen wichtig, um Leerlauf früh zu erkennen. Voraussetzung ist eine konsistente Zuordnung von Stunden zu Leistungsarten wie fakturierbar, intern, Akquise und Weiterbildung.
Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, wenn damit der Verzicht auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit gemeint ist. Die Aufzeichnung selbst kann an die Beschäftigten delegiert werden. Im Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums bekannt, der eine elektronische Erfassung vorsieht. Details beschreibt unsere Seite zur Arbeitszeiterfassungspflicht.
Maßgeblich ist § 7 Abs. 1 SGB IV: Eine Beschäftigung liegt vor, wenn jemand nach Weisungen tätig und in die Arbeitsorganisation eingegliedert ist. Risiken entstehen, wenn Freelancer dauerhaft im Team arbeiten, feste Zeiten haben, Betriebsmittel nutzen und wie Angestellte geführt werden. Das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung schafft Rechtssicherheit und ist seit 2022 auch als Prognose vor Projektbeginn und in Dreieckskonstellationen mit Kunden möglich. HR-Software sollte Externe kennzeichnen, Einsatzdauer und Umfang auswerten und Prüfergebnisse dokumentieren.
Arbeitnehmerüberlassung liegt vor, wenn Beschäftigte in den Betrieb des Kunden eingegliedert sind und dessen arbeitsrechtlichen Weisungen unterliegen. Bei einem Dienst- oder Werkvertrag organisiert dagegen der Dienstleister die Arbeit selbst, der Kunde darf projektbezogene Vorgaben machen. Fehlt bei tatsächlicher Überlassung die Erlaubnis, gilt nach § 9 und § 10 AÜG ein Arbeitsverhältnis zum Kunden als zustande gekommen. Die Abgrenzung erfolgt immer im Einzelfall. Unternehmen, die bewusst überlassen, finden Hinweise auf der Seite Software für Zeitarbeit.
Die Richtlinie (EU) 2023/970 musste bis zum 7. Juni 2026 umgesetzt werden, im Juli 2026 bereitete die Bundesregierung den Gesetzentwurf noch vor. Inhaltlich sieht sie Gehaltsangaben vor der Einstellung, ein Verbot der Frage nach dem bisherigen Gehalt, ein Auskunftsrecht der Beschäftigten und nach Unternehmensgröße gestaffelte Berichte zum geschlechtsspezifischen Entgeltgefälle vor. Für Beratungen mit Karrierestufen und Gehaltsbändern ist die Grundlage meist vorhanden, sie muss aber dokumentiert und auswertbar sein. Mehr dazu auf der Seite Entgelttransparenz mit HR-Software.
Für die HR-Seite kommen im Mittelstand HR-Suiten wie Personio, HRworks oder Factorial in Frage, die Projektzeiten erfassen, aber keine vollständige Ressourcenplanung bieten. Größere Organisationen prüfen integrierte Plattformen wie Workday oder SAP SuccessFactors im Verbund mit dem ERP. Für Projektzeiten, Auslastung und Faktura werden Lösungen wie Projektron BCS, MOCO oder Kantata eingesetzt. Die richtige Kombination hängt davon ab, ob das Projektgeschäft oder die Personalprozesse den größeren Handlungsbedarf haben.
Für Dienstreisen im Inland gelten 2026 Verpflegungspauschalen von 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit und 28 Euro für volle 24 Stunden, die Übernachtungspauschale beträgt 20 Euro und die Kilometerpauschale für den Privatwagen 0,30 Euro. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze des Bundesfinanzministeriums. Eine Reisekostenlösung sollte Belege mobil erfassen, Pauschalen automatisch berechnen, Mahlzeitenkürzungen berücksichtigen und Kosten dem Projekt zuordnen, damit sie weiterberechnet werden können. Die Übergabe an Lohn und Finanzbuchhaltung muss ohne Nacherfassung funktionieren.
Ja, aber mit Bedingungen. Auswertungen von Projektzeiten, Auslastung und Skills sind geeignet, Leistung und Verhalten zu überwachen, deshalb hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Datenschutzrechtlich gelten Zweckbindung und Datenminimierung nach DSGVO. Setzt die Software KI ein, um Personen für Projekte, Beförderungen oder Aufgaben vorzuschlagen, kann das nach dem EU AI Act als Hochrisiko-Anwendung gelten. Hinweise geben unsere Seiten zur DSGVO in HR-Software und zum EU AI Act im HR.
Beratungen und IT-Dienstleister rekrutieren häufig in Wellen, etwa Hochschulabsolventen zum Herbst und erfahrene Fachkräfte für konkrete Projekte. Ein Bewerbermanagementsystem sollte Karriereseite, Multiposting, Assessment-Termine, Fallstudien-Interviews und strukturierte Bewertungen abbilden. Hilfreich ist die Verknüpfung mit der Ressourcenplanung, damit offene Stellen aus erkennbarem Kapazitätsbedarf entstehen. Mit der Entgelttransparenzrichtlinie werden Gehaltsangaben vor der Einstellung zur Pflicht. Einen Vergleich bietet die Seite Recruiting- und ATS-Software.
Die Kosten hängen vor allem von der Architektur ab. Projekt- und Agentursoftware wird meist je Nutzer und Monat abgerechnet, HR-Suiten im Mittelstand je Mitarbeitendem, große Plattformen über individuelle Mehrjahresverträge. Kostentreiber sind Module für Performance und Vergütung, die Schnittstelle zwischen HR-Suite und PSA, die Datenübernahme aus Tabellen sowie der Aufwand für Skill-Taxonomie und Karrieremodell. Für eine belastbare Planung sollten Lizenz, Einführung, Integrationen und interne Administration über fünf Jahre gerechnet werden. Eine Vorlage bietet unsere Seite zur Gesamtkostenrechnung von HR-Software.
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